Применение мчд в кэдо: что нужно знать перед 1 сентября 2023 года? - генеральный директор ооо «парадокс» денис куликов

Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма

Изначально законодательством утверждены два формата машиночитаемой доверенности:

для межкорпоративного обмена документами (В2В), разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом;
для взаимодействия с госорганами (В2G). При этом у органов власти сохраняется возможность утверждать собственные формы МЧД.

В марте 2023 года на портале государственных и муниципальных услуг опубликовали xsd-схему единого формата МЧД (версия 003). Теперь в электронную доверенность можно включать полномочия для подписания документов B2B- и В2G-сегментов. Это означает, что участникам рынка и разработчикам информационных систем не потребуется учиться работать с множеством форматов.

Какие полномочия доверенного лица могут быть в МЧД

МЧД может содержать полномочия только из классификатора ЕСНСИ, что обеспечивает машиночитаемость этих полномочий в разных информационных системах.Во время первых экспериментов с МЧД стало ясно, что если полномочия для взаимодействия с государственными информационными системами (B2G) еще можно описать более-менее полно, то разнообразие полномочий в корпоративном мире (B2B) настолько велико, что пытаться описать их в едином классификаторе бесполезно. Например, доверенность может выдаваться на определенный вид сделки, на определенную сумму и в отношении определенного контрагента. Чтобы не состязаться с этим естественным многообразием, Минцифры предложило следующий подход: машиночитаемые полномочия в классификаторе указываются укрупненно, а дополнительно к машиночитаемому полномочию доверитель может указать ограничение полномочий в текстовом виде.Например, Минтруд включил в классификатор всего одно полномочие для работы с кадровыми документами: «Подписание кадровых документов от лица работодателя». При этом, очевидно, что оформление отпуска и оформление выплаты премии, представляют собой совсем разные полномочия. А если полномочие касается выплаты премии, то оно, скорее всего, еще будет ограничено суммой в полномочии на выплату премии.На практике это потребует при создании МЧД выбрать полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя» и добавить к нему текстовое описание ограничения, например, по типу документа и сумме полномочия.

Список регулирующих МЧД документов и полезные ресурсы

Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102146610
Приказ Минцифры России № 856 от 18.08.2021 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»https://digital.gov.ru/ru/documents/8104/
Приказ Минцифры России №857 от 18.08.2021 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» https://digital.gov.ru/ru/documents/8099/
Письмо ФНС № ЕА-4−26/534 «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности» https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/docs/11815705/
Постановление правительства РФ №223 от 21.02.22 «Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 172 и 173 Федерального закона «Об электронной подписи» доверенностей. http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202202220056
Постановление Правительства Российской Федерации №224 от 21.02.2022 «Об утверждении требований к нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, устанавливающим порядок представления доверенности в предусмотренном пунктом 2 части 1 статьи 172 Федерального закона «Об электронной подписи» случае, и требований к порядку представления доверенности в предусмотренном пунктом 2 статьи 173 Федерального закона «Об электронной подписи» случае» http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202202220036
Портал ЕСНСИ с классификатором полномочий: https://esnsi.gosuslugi.ru/classifiers/9532/
Создание, проверка и получение сведений по МЧД на сайте ФНС РФ https://m4d.nalog.gov.ru

Сроки введения электронных доверенностей

Переход на машиночитаемые доверенности окончательно закончится 31 августа 2024 года. В связи с этим требуется сделать некоторые пояснения.

Закон установил, что машиночитаемая доверенность должна была стать обязательным атрибутом для сдачи отчетности в ФНС представителями компаний и ИП уже с 1 января 2023 года. Однако до 31.08.2023 года государство оставило для бизнеса некоторый переходный период, который был закреплен Федеральным законом от 19.12.2022 №536-ФЗ.

Другими словами, машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года должна была стать обязательным элементом в электронном документообороте. И предполагалось, что к этой дате бизнес добровольно перейдет на использование МЧД, сумев подготовиться к изменениям. Однако новый закон №457-ФЗ от 04.08.2023 г. внес очередные поправки в закон об электронной подписи. Это привело к тому, что сроки перехода на обязательное применение МЧД также были скорректированы.

Для понимания основной сути изменений обратимся к порядку выдачи электронных подписей.

Ранее для того, чтобы получить электронную подпись (ЭП) необходимо было обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). Такие УЦ могли оформить три вида сертификатов ЭП.

Вариант 1 Сертификат организации. В этом случае электронная подпись и, соответственно, сертификат оформлялся на руководителя, то есть на лицо, указанное в ЕГРЮЛ в качестве руководителя организации. Этот сертификат содержал реквизиты организации. Этой ЭП руководитель вправе подписывать любые документы, в том числе отчетность для сдачи в ФНС, Соцфонд и т. д.

Вариант 2 Сертификат на сотрудника. В этом случае сертификат (электронная подпись) содержал реквизиты сотрудника организации. Другими словами, было указано, что, например, Иванова является главным бухгалтером ООО «Сказка». Этой электронной подписью Иванова могла подписать от имени своего ООО документы в электронном виде. Этот вид КЭП был распространен, наряду с ЭП организации.

Вариант 3 Сертификат физлица. В этом случае сертификат содержал только реквизиты физлица — в документе не было привязки к той организации, в которой человек работал. Другими словами, та же самая Иванова могла получить подпись, но в этой ЭП не было указано, что она является главбухом. Этот вид КЭП не был сильно распространен.

До 31.08.2023 года (включительно) подписать цифровые документы было возможно тремя способами. В первом случае документы подписывались подписью руководителя организации.

Во втором случае документы подписывались подписью сотрудника, на которого была оформлена эта ЭП.

В третьем случае документы подписывались подписью физлица, но к этим документам прикладывалась машиночитаемая доверенность (подписанная подписью руководителя компании), которая подтверждала полномочия подписанта.

Что же произошло с 01.09.2023 года? А случилось то, что с этой даты Удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов сотрудников (вариант 2 теперь недействителен). И теперь выдаются только электронные подписи на организации и на физлиц (вариант 1 и вариант 3).

Но есть одно но: если такой сертификат сотрудника по варианту 2 будет действовать и после 31 августа 2024 года, то воспользоваться им будет нельзя — 31.08.2024 года крайний срок переходного периода. Предполагается, что такой порядок поможет более плавно перейти на машиночитаемые доверенности при электронном документообороте.

Отдельно скажем, что в связи с этим сертификат физлица станет более востребованным. Так же как и оформление машиночитаемых доверенностей.

Выгрузка УПД реализации в xml ФНС для загрузки в ЭДО: Диадок, СБИС, Такском, КОРУС, Астрал и прочие. Обработка на управляемых формах для БП 3.0, УНФ 1.6 / 3.0, УТ 11.4 / 11.5, КА 2, ERP 2 (Приказ ФНС №820 от 19.12.2018, 736 от 12.10.2020)

Выгрузка УПД, товарной накладной ТОРГ-12, акта, счета-фактуры по реализации (в БП сч-ф на аванс) в xml-файл в формате ФНС приказ 820 от 19.12.2018.
Выгрузка УКД и корректировочного счета-фактуры в xml-файл в формате ФНС приказ 736 от 12.10.2020.
Выгрузка товарной накладной в xml-файл ФНС приказ 551 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Выгрузка акта приемки-сдачи работ (услуг) в xml-файл ФНС приказ 552 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019.
Добавлена выгрузка счетов на оплату по документам ЗаказПокупателя (в УНФ), ЗаказКлинета (в УТ / КА / ERP), СчетНаОплатуПокупателю (в БП).

10800 руб.

424

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта

Поэтому важно правильно указать статус УПД:

1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Почему не стоит откладывать оформление МЧД?

Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.

При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами

Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.. При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера

Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса ([email protected]) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.

При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера. Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса ([email protected]) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов. Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.

Зачем понадобилась электронная доверенность

В ответ на изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» появилось требование разработать новый вид доверенности в электронном формате. Чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физлица и прикреплять к файлу машиночитаемую доверенность (МЧД).

До 31 августа 2023 года представители компании могут визировать документы ЭП юрлица. Но здесь есть нюансы.

Использовать сертификаты КЭП, выпущенные по старым правилам (с указанием юридического лица), разрешается до окончания срока их действия или до 31 августа 2024 года. При этом после 1 сентября 2023 года по старым правилам КЭП выпускаться не будут. Ожидается, что переход будет более плавным.

В случае с МЧД полномочия фиксируются в самой доверенности и их действительность можно проверить в сервисах обмена благодаря интеграции с распределенным реестром ФНС.

Обязательное использование ЭЦП

С 1 января 2024 года вступят в силу новые правила, которые предусматривают обязательное использование ЭЦП (электронной цифровой подписи) при осуществлении электронного документооборота (ЭДО).

ЭЦП является электронным аналогом обычной бумажной подписи и позволяет подтвердить подлинность и целостность электронного документа. Она гарантирует, что документ не был изменен после подписания и что подпись принадлежит именно указанному лицу.

В рамках новых правил все участники электронного документооборота будут обязаны использовать ЭЦП при отправке и получении электронных документов. Это касается как физических лиц, так и юридических лиц, государственных и негосударственных организаций.

Для получения и использования ЭЦП необходимо обратиться в аккредитованный сертификационный центр. После прохождения процедуры идентификации и проверки подписывающего лица, сертификационный центр выдает электронный сертификат, который будет использоваться для создания и проверки ЭЦП.

Использование ЭЦП обеспечивает безопасность и юридическую значимость электронных документов. Оно помогает избежать подделки, изменения или несанкционированного доступа к электронным данным. Кроме того, использование ЭЦП позволяет существенно сократить время и затраты на обработку документов, повысить эффективность бизнес-процессов.

В связи с вступлением в силу новых правил, необходимо подготовиться к использованию ЭЦП уже сейчас. Обеспечение безопасности и надежности электронного документооборота станет актуальной задачей для всех участников бизнес-процессов.

Важно помнить, что невыполнение требований по обязательному использованию ЭЦП может повлечь за собой административные или юридические последствия. Поэтому рекомендуется обратиться в аккредитованный сертификационный центр заранее и получить ЭЦП в установленные сроки

Использование ЭЦП является необходимым инструментом для эффективной и безопасной работы в условиях электронного документооборота. Соблюдение требований новых правил поможет уверенно перейти к использованию современных технологий и сэкономить время и деньги на обработке документов.

Проверка полномочий в МЧД

Любая доверенность выдается для того, чтобы подтвердить полномочия представителя при заключении сделок, в том числе при подписании документов в электронном виде. Для автоматизированной проверки полномочий в МЧД они должны быть оцифрованы, то есть внесены в специальный реестр с определенным кодом (идентификатором).

Сейчас полномочия в МЧД для сдачи налоговой отчетности оцифрованы ФНС России и частично СФР. Поэтому полномочия в МЧД, которые формируются в системах операторов ЭДО для отчетности, уже сейчас автоматически определяются информационными системами этих ведомств. Это позволяет им оперативно отклонять направленную представителями отчетность, если у них недостаточно полномочий для ее подписания.

В сфере же взаимодействия хозяйствующих субъектов оцифрованных полномочий для их автоматического определения в информационных системах сейчас нет — над общим классификатором полномочий для МЧД работает Минцифры. Когда он будет запущен, операторам информационных систем нужно будет сделать дополнительные доработки. Поэтому пока полномочия в МЧД указываются обычным текстом и их необходимо проверять так же, как и в бумажных доверенностях.

Каждому участнику электронного документооборота придется решить, как проверять полномочия в МЧД. Можно использовать один из вариантов:

Оформить заверения об обстоятельствах, в которых стороны до начала документооборота гарантируют наличие у представителей достаточных полномочий для подписания электронных документов.
Проверять полномочия представителя в МЧД при приеме каждого документа.
Доверять связке подписи физлица с данными организации-отправителя по аналогии с подписями сотрудников компании при использовании систем операторов ЭДО.

МЧД для сдачи отчетности в ФНС

В решениях 1С поддерживается отправка отчетности в налоговые органы с использованием МЧД, зарегистрированной через и через распределенный реестр ФНС. При использовании функционала для регистрации МЧД через распределенный реестр подключение к сервису 1С-Отчетность не требуется.

Для сдачи отчетности в налоговые органы необходимо использовать формат МЧД, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. МЧД ФНС должна содержать следующие реквизиты:

номер доверенности и сведения о доверителе;
сведения о представителе (Ф. И. О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
дату совершения доверенности и срок ее действия;
перечень полномочий представителя;
усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя компании.

В сервисе 1С-Отчетность новая МЧД оформляется в разделе Уведомления. Нужно нажать команду Создать и в появившемся окне Виды уведомлений выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС).

В решениях 1С экранная форма МЧД ФНС РР доступна в рабочем месте 1С-Отчетность в разделе Уведомления. По команде Создать в открывшейся форме Виды уведомлений из папки МЧД следует выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС, распределенный реестр).

Перед сдачей отчетности сформированную МЧД необходимо направить в ФНС для регистрации.

Как зарегистрировать машиночитаемую доверенность в ФНС через сервис 1С-Отчетность
Как зарегистрировать машиночитаемую доверенность в распределенном реестре ФНС

По завершении регистрации сведения о сотруднике, на которого была оформлена доверенность, автоматически будут добавлены в учетную запись ЭДО с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности.

После этого электронную доверенность можно использовать для представления в ФНС любой налоговой и бухгалтерской отчетности. По умолчанию (если иное не указано в самой доверенности) МЧД будет действовать во всех налоговых инспекциях, где компания-доверитель состоит на налоговом учете.

Создать МЧД для сдачи отчетности в налоговые органы можно также в сервисе ФНС России .

МЧД для сдачи отчетности в СФР

МЧД ФНС для сдачи отчетности в СФР не подойдет. Если пытаться сдать отчетность в фонд на основании электронной доверенности ФНС, то отчетность не примут. Но и единого утвержденного формата МЧД для СФР пока нет. Формат электронной доверенности для фонда зависит от того, какую именно отчетность в СФР планируется представлять.

Для отправки отчетов и документов, которые ранее направлялись в ФСС (например, электронные листки нетрудоспособности, справки в целях оформления разного рода пособий) работодатели должны использовать формат МЧД, .

Если МЧД будет использоваться для представления отчетности по форме ЕФС-1, АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3, необходимо оформить доверенность по формату, утв. постановлением правления ПФР от 21.04.2022 № 63п. Данная электронная доверенность носит название «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП).

Для создания МЧД в СФР (ФСС) в сервисе 1С-Отчетность нужно нажать кнопку Создать в разделе Уведомления и выбрать Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС).

Для создания МЧД в СФР (ПФР) в сервисе 1С-Отчетность нужно нажать кнопку Создать в разделе Уведомления и выбрать Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР).

ВНИМАНИЕ! Для работы с МЧД СФР в сервисе 1С-Отчетность сертификат электронной подписи доверителя должен быть выдан удостоверяющими центрами, авторизованными фирмой «1С»: ЦБ РФ, ООО «Такском», АО «Калуга Астрал», АО «Электронная Москва», ООО «НПЦ «1С», ФНС РФ, Федеральное казначейство

МЧД: отзыв, передоверие и другие сценарии

Можно ли в личном кабинете отозвать МЧД?

В личном кабинете предусмотрен функционал для отзыва МЧД — для этого достаточно выделить опцию галочкой. Более того, можно посмотреть список отозванных доверенностей.

Как передоверить машиночитаемую доверенность?

Уполномоченное лицо с правом выдачи МЧД может передать такое право доверенному лицу. При передоверии подписант МЧД и руководитель компании будут разными лицами.

Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка. После регистрации МЧД лицо, получившее право выдачи МЧД, сможет передавать его сотрудникам компании.

При выпуске дочерней доверенности доверителя нужно указать в качестве физического или юридического лица?

При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо. В дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо, которое имеет право на передоверие.

Распечатанная на бумаге МЧД выглядит как обычная доверенность со штампом электронной подписи?

В личном кабинете у вас есть возможность распечатать МЧД. В печатной форме будут отражены информация о доверителе и доверенном лице, полномочиях и штамп с электронной подписью доверителя.

Можно ли в личном кабинете подписать документ при отсутствии прав на это?

Все доверенности, созданные и подписанные в личном кабинете, проходят дополнительную проверку в блокчейн-системе ФНС России. Система верифицирует право подписания и выдачи доверенности.

С 1 сентября 2023 года подписать и передать юридически значимые документы без наличия МЧД будет нельзя. До выпуска единого классификатора полномочий отправители и получатели будут сами проверять указанные в МЧД полномочия, которые дают право на подписание электронного документа.

Что будет происходить с некорректными МЧД?

МЧД, у которых истёк срок действия, не прошедшие валидацию, не зарегистрированные в системе ФНС России или не подтвердившие принадлежность к файлу подписи, не будут обрабатываться на платформе Docrobot и не будут доставлены адресатам. Для файлов, не прошедших валидацию, система будет отображать ошибку. Допустившие ошибку пользователи получат рассылку с текстом ошибки.

Что входит в проверку машиночитаемой доверенности?

Docrobot будет проверять статус машиночитаемой доверенности в блокчейн-системе ФНС России, срок действия и принадлежность МЧД к файлу подписи, прикреплённому к документу. По законодательству провайдер не обязан выполнять перечисленные проверки, но Docrobot будет принимать все необходимые меры для подтверждения подлинности документа. При этом ответственность за достоверность данных и электронной подписи лежит на отправителе и получателе.

Можно ли загрузить на платформу уже имеющуюся МЧД в формате XML?

Работая на веб-платформе или в личном кабинете, вы можете загрузить МЧД, ранее зарегистрированную в блокчейн-системе ФНС России. Для этого нужен только её номер.

Можно ли использовать машиночитаемую доверенность, выпущенную в другом сервисе?

При работе с продуктами Docrobot вы можете использовать МЧД, выпущенную в другом сервисе. Обязательное условие — она должна быть зарегистрирована в блокчейн-системе ФНС России.