Правомерность использования системы контроля сотрудников

Почему переход КЭДО актуален уже сейчас

Перейти на кадровое делопроизводство в электронном виде можно и потом — пока что законодательство этого не требует. Но на самом деле лучше сделать это уже сейчас, и вот почему.

В первую очередь необходимо учесть все практические преимущества внедрения электронного документооборота:

1. Экономия времени.
   Обмен электронными документами происходит практически моментально.
2. Минимизация ошибок в документах.
   Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать ошибок, поскольку во многих сервисах есть функция «конструктора шаблонов документов».
3. Контроль за процессом обмена документацией.
   В любой момент можно узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.
4. Освобождение помещений, выделенных под архив.
   Если организовать архив в электронном формате, это не только позволит освободить место в офисе, но и обеспечить сохранность документов, а также удобный доступ к ним.

Внедрение кадрового ЭДО позволяет сэкономить не только время, но и средства. Если наладить электронный документооборот в компании, это весомо сократит затраты на бумагу и копировальные расходники, а также на услуги курьерской службы.

Таким образом, за счёт внедрения КЭДО можно не только оптимизировать внутренний документооборот в компании, но и в значительной степени улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик и отслеживать их статус.

Государство требует единообразия

Долгое время компании сами решали как оформлять электронную документацию. Вести кадровый документооборот теперь «как удобно» не получится. С 1 марта 2023 г. вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой при создании электронных документов применяются единые требования к составу и формату электронных документов. Если работодатель переходит на КЭДО, то с этой даты он должен соблюдать требования, разработанные Минтрудом РФ в приказе №578 от 20 сентября 2022 г. Согласно единым требованиям служебные электронные документы должны содержать основную часть в виде файла PDF/A-1A-файл, приложения в виде тестовых, графических и табличных данных, электронные подписи к первым двум частям, машиночитаемую доверенность для подписи доверенного лица и описание документа в XML.

С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 г. идет еще один эксперимент правительства РФ по использованию кадрового электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В нем принимают участие Федеральное казначейство, Минцифры и ФНС. Возможно, по результатам данного эксперимента КЭДО станет обязательным в нашей стране в ближайшем будущем.

Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно

Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках — самых популярных на сегодняшний день. Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать — они практически не допускают ошибок при регистрации. Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.

Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии. Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server. Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.

Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. — на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки. Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется. Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.

Сроки, которые даются на увольнение

Сам по себе факт грубого нарушения дисциплины не располагает начальство к тому, чтобы проявлять терпение в отношении провинившегося. Поэтому увольнение, как мера дисциплинарного взыскания, не заставляет себя ждать. Но вот если ситуация требует рассмотрения или расследования, тогда работодатель должен помнить о том, что закон отводит ему всего тридцать дней с момента обнаружения проступка, ст. 193 ТК РФ. Это означает, что угрожать увольнением и держать сотрудника в вечном напряжении у начальства не получится. Закон настаивает: либо соразмерное наказание в течение месяца, либо полное прощение проступка. Тем работникам, которые планируют спрятаться от гнева руководства в отпуске или на больничном, стоит знать, что эти периоды исключаются из срока, отведенного на принятие решения о судьбе нерадивого сотрудника, ст. 193 ТК РФ. Вот почему после внезапного обострения хронических болезней, сколько бы оно не продлилось, наемному лицу придется давать письменные объяснения о причинах своего поведения.

Учет и контроль прихода и ухода работников

Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.

Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, — это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.

Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается — работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:

• сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
• время прихода;
• время ухода;
• время на рабочем месте.

Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение. Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии. Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.

Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.

Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.

Решить эту проблему можно двумя путями.

Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.

Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.

Перевод на КЭДО конкретных процессов

Дополнительные доказательства никогда не лишние

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему 9 .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

• или требованиями безопасности;
• или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Как контролировать рабочее время

Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени, руководствуются ТК РФ.

Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами, на законодательном уровне, нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», которые нельзя переступать с точки зрения нарушения прав личности.

По ст. 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работника исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в ст. 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так что сам по себе контроль со стороны работодателя — это право, данное ему Трудовым кодексом.

Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании ст. 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в Интернет для решения своих личных задач.

Более того, ст. 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне под такое допусловие подходит.

Справочно. Сотрудники, неустанно выполняющие должностные обязанности с 9 до 18 часов и ни за какие деньги не разглашающие коммерческую тайну, — мечта любого руководителя. Но, к сожалению, на практике все по-другому. Приходя в офис, работники «просыпаются» за чашечкой кофе и чтением гороскопа, в течение дня активно обмениваются сообщениями по ICQ, а остаток рабочего времени вечером проводят за игрой в «косынку».

Станет ли внедрение кадрового электронного документооборота обязательным в 2024 году

С 1 июня 2024 года планируется провести эксперимент по внедрению электронной документации в работу с персоналом в некоторых государственных органах, согласно Постановлению Правительства РФ от 18 марта 2023 года № 413. Аналогичный эксперимент уже был проведён в коммерческих организациях, результатом которого стали статьи 22.1-22.3 ТК РФ.

А с 1 марта 2023 года действуют единые формы электронной документации (приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578Н). Данная мера является частью подготовки к автоматизированному контролю со стороны трудовой инспекции. Унифицированные шаблоны документов помогают автоматизировать обнаружение нарушений трудового законодательства, что впоследствии приведёт к обязательному представлению электронных документов в трудовую инспекцию, что упростит переход компаний на цифровой формат документации.

Всё вышеперечисленное указывает на необходимость обязательной цифровизации кадровых процессов, однако обязательность перехода на электронное кадровое документирование в 2024 году ещё не определена. Решение этого вопроса зависит от решений госструктур и возможных изменений в законодательстве. На данный момент компании могут сами оценивать необходимость и преимущества перехода на электронную документацию.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства 6

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха 7 . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

• вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
• время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
• передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его. Советуем руководителю

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Контроль дистанционного работника и работника по ГПД

Здесь могут возникнуть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.

Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.

Вот, к примеру, если удаленный работник без уважительной причины не отвечает работодателю, его можно уволить. Но какова процедура этого увольнения: надо ли предварительно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности? Ответ на этот вопрос попытались дать чиновники Роструда в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.

Дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 Трудового кодекса).

При этом, по мнению экспертов Роструда, основания для увольнения возникают на четвертый день. Исключение — если на фирме установлен более длительный срок взаимодействия.

По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 Трудового кодекса).

Под отсутствием взаимодействия подразумевается неисполнение удаленщиком своих должностных обязанностей либо игнорирование работодателя или его законного представителя по вопросам, непосредственно связанным с исполнением удаленщиком своих должностных обязанностей.

А вот к единому мнению о том, является ли увольнение удаленного сотрудника за невыход на связь с работодателем мерой дисциплинарной ответственности, эксперты Роструда еще не пришли.

В одних случаях они говорят, что нет. То есть при увольнении дистанционного работника в соответствии со ст. 312.8 Трудового кодекса соблюдать процедуру наложения на него дисциплинарного взыскания не нужно.

В других разъяснениях специалисты службы полагают иначе: увольнение по указанному основанию относится к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, фирме требуется соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

И если после увольнения работник в суде докажет уважительность причин отсутствия взаимодействия с работодателем, то суд может восстановить его на работе. Кроме того, если суд согласится с подобным подходом, то за несоблюдение процедуры привлечения удаленного сотрудника к дисциплинарной ответственности, работника восстановят в прежней должности. Однако чиновники Роструда рассудили иначе. Они пришли к выводу, что дистанционного работника, не выходящего на связь с работодателем, можно уволить:

— либо по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. В таком случае понадобится предварительно оформить привлечение к дисциплинарной ответственности;

— либо по специальным основаниям, предусмотренным для удаленных сотрудников. Специальные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником предусмотрены в ст. 312.8 Трудового кодекса. В их число и входит увольнение за молчание.

Обратите внимание! Работник, принятый на условиях «удаленки», переехал в другую местность. В результате изменился часовой пояс и возникла необходимость доплачивать сотруднику за работу в ночное время

Однако работодатель не хочет этого делать и планирует уволить сотрудника. Вправе ли он так поступать? Если работодатель не согласен с тем, что дистанционный работник изменит место работы, у фирмы появится право уволить такого сотрудника. Это право предоставлено организации ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса. Однако такое увольнение возможно при одном условии: если переезд сотрудника влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. При этом увольнение по данному основанию не означает, что речь идет о расторжении трудового договора по инициативе работодателя либо он привлекает сотрудника к дисциплинарной ответственности. Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса обусловлено именно невозможностью для сотрудника исполнять свои обязанности на прежних условиях. На это указал Роструд в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.

Типы заградителей на пропускном пункте

С целью организации пропускного режим на любом объекте (офис, предприятие, школа, гостиница, частный дом) на входе или въезде устанавливаются специальные заградительные устройства. К ним относятся:

двери, калитки с электронными или электронно-механическими замками, магнитными защелками;

Эти исполнительные устройства приводятся в действие при считывании информации с магнитной карты или брелока. Управлять ими можно также дистанционно с помощью импульса, который подается системой удаленного открытия заградительного устройства, сигнал домофона и другого оборудования.

Если на объекте совместно используются системы контроля доступа и видеонаблюдения, то все действия по открытию/ закрытию заградительных устройств, проходу через пункт охраны фиксируются на видео.

https://youtube.com/watch?v=fOtmP0LCykA%26pp%3DygVv0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YvQtSDQv9GA0L7Qv9GD0YHQutCwINC60L7QvdGC0YDQvtC70Ywg0YDQsNCx0L7Rh9C10LPQviDQstGA0LXQvNC10L3QuCDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCy

Акт о прогуле работника (образец заполнения)

Акт

	16.01.2018 г.		№ 11
	(дата)		(номер)
	г. Краснодар
(место)

Об отсутствии работника

на рабочем месте

Мною,

руководителем отдела продаж Куликовым И.В.

(должность, фамилия, имя, отчество)

в присутствии

бухгалтера Сорокиной И.Ю.

                                                                                (должность, фамилия, имя, отчество)

и	маркетолога Петровой  Е.В.

                                                                                (должность, фамилия, имя, отчество)

составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник

отдела продаж, товаровед Рябининой Марина Ивановна

(должность, подразделение, фамилия, имя, отчество)

отсутствовала на рабочем месте

15.01.2018 г. в течение четырех часов с 14.00 по 18.00

(дата, период времени)

без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказалась.

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1.

бухгалтер

Сорокина

И.Ю. Сорокина

                          (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

2.

маркетолог

Петрова

Е.В. Петрова

                         (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

Настоящий акт составил:

руководитель отдела продаж

Куликов

И.В.  Куликов

                                       (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

С актом ознакомился и один экземпляр получил:

товаровед

Рябинина

М.И.Рыбакова

                          (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

Как правильно уволить сотрудника, нарушающего трудовую дисциплину

В некоторых случаях проступок сотрудника настолько серьезен, что ничего не остается, как уволить его. Рассказываем, как правильно оформить увольнение работника, который действительно этого заслуживает.

1. Зафиксируйте нарушение с помощью актов медицинского освидетельствования, докладных и служебных записок других работников, записей с камер наблюдения и аналогичных материалов;
2. На основе собранных доказательств составьте акт о нарушении трудовой дисциплины;
3. Ознакомьте работника-нарушителя с актом под роспись. Потребуйте представить служебную записку, где он укажет причины нарушения. Отказывается ознакомиться или дать объяснение — зачитайте текст вслух при свидетелях, зафиксируйте отказ дополнительным актом и направьте копии этих документов заказным письмом на домашний адрес работника;
4. Издайте приказ о расторжении трудового договора с дисциплинарным нарушителем. Укажите причины увольнения и документы, которые доказывают нарушение;
5. В последний день работы начислите и выплатите увольняемому сотруднику зарплату, компенсацию за отпуск и прочие денежные выплаты, указанные в трудовом или коллективном договоре. Сделайте запись об увольнении в трудовой книжке и выдайте ее под роспись. Если сотрудник не пришел за трудовой книжкой, в течение трех дней отправьте ее ценным письмом с описью на его домашний адрес.

Как организовать переход на КЭДО

Суд не против

Суды исходят из того, что ТК РФ дает работодателям право контролировать исполнение работниками своих обязанностей и правильность использования рабочего места.

Для этого в компании могут применяться различные технические средства и специальное программное обеспечение. С этим, к примеру, согласились судьи Московского городского суда в Апелляционном определении 24.08.2012 по делу N 11-18398.

Кроме того, судьи высказывались о том, что работники не вправе использовать рабочий ПК в целях, выходящих рамки их трудовых обязанностей (Апелляционные определения Рязанского областного суда от 11.02.2015 N 33-335, Новгородского областного суда от 06.06.2012 по делу N 2-1935/12-33-823).

Как установить пропускной режим, чтобы избежать проблем

Чтобы ввести в компании электронную пропускную систему, вам понадобятся три документа: приказ по основной деятельности, локальный нормативный акт и письменные согласия работников на обработку персональных данных.

В положении о пропускном режиме опишите порядок входа и выхода в организацию, порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу.

Опишите порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации: встреча, сопровождение на территории. Укажите, кто наблюдает за турникетами: охрана организации или охранная организация по договору, функции охранника у турникета, его полномочия.

Проверьте, что в приказе об установлении пропускного режима есть точная дата начала работы пропусков. Укажите в приказе сотрудников, ответственных за работу пропусков, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться, если будут проблемы.

С приказом и положением ознакомьте всех сотрудников под подпись, иначе не сможете привлечь к ответственности тех, кто будет нарушать новые правила прохода в компанию.

Соберите у работников согласие на обработку биометрических персональных данных. Получить согласие придется, если поместите на пропуск фотографию сотрудника или возьмете его отпечатки пальцев,Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Работник имеет право отказаться, тогда пропускать такого сотрудника будете по паспорту или сделаете пропуск без фотографии.

Сделаете пропуска с фото без согласия сотрудников — компанию может оштрафовать Роскомнадзор.

Если делаете пропуска без фотографий, можете не брать согласие на обработку персональных данных.

Желательно закрепить условие о пропускном режиме в Правилах внутреннего трудового распорядка. Сделайте ссылку на положение и приказ о пропускном режиме.

Приказ о введении пропускного режима

Опоздание на работу на 15 минут по Трудовому Кодексу — в 2019 году, объяснительная, уважительная причина, увольнение или наказание, прогул, санкции

Работодатель будет считать опозданием факт отсутствия работника в рабочее время на его рабочем месте.

Существует миф, что опоздание на работу на 15 минут по Трудовому Кодексу не будет иметь никаких неприятных последствий для сотрудника. Однако, это не так.

В том случае, если время прихода на работу фиксируется специальными автоматами, даже задержка на одну минуту не останется незамеченной.

В разных организациях ситуация отличается: если в одной компании руководство закрывает глаза на опоздание даже на час, то в другой разбирательство начнется уже в случае минутного опоздания.

Нужно отметить, что любой работодатель не оставит без внимания отсутствие человека на работе более 4-х часов, если на то нет уважительной причины. Это будет считаться прогулом и может привести к серьезному дисциплинарному взысканию.

В подобном случае Трудовой кодекс допускает увольнение сотрудника по статье, о чем в трудовой книжке появится соответствующая запись. В результате могут возникнуть серьезные проблемы с устройством на новую работу. Учитывая это, некоторые директора стараются уважительно и с пониманием отнестись к работнику, давая ему возможность написать заявление и уволиться по собственному желанию.

Техническая оснащенность контрольно-пропускного пункта зависит от многих факторов, например от предназначения. Различают два основных типа – для пропуска людей или транспорта, оснащение этих пропускных пунктов будет включать:

• Контрольное оборудование – видеонаблюдение плюс система контроля и учета доступа (СКУД).
• Инженерные укрепления – в зависимости от ситуации это могут быть турникеты, шлагбаумы или ворота.
• Средства обороны – в зависимости от объекта это может быть газовое, травматическое или огнестрельное оружие.
• Досмотровое оборудование (только для транспортных КПП) – фонари, щупы, досмотровые зеркала.
• Средства связи – стационарный телефон и/или рация.

Какие причины прогула считаются уважительными

Законодатель не дает ни в одной статье ТК определения, какие уважительные причины для прогула. Считается, что этот факт необходимо устанавливать в рамках разбирательства, то есть, отдельно в каждом индивидуальном случае. На практике уважительным является основание, возникшее не по воле работника. А именно:

• болезнь работника;
• болезнь (смерть) близкого родственника;
• чрезвычайные ситуации;
• дорожные аварии либо происшествия;
• жилищно-коммунальные аварии;
• прочее.

Разумеется, уважительные причины прогула работы должны быть документально засвидетельствованы либо подтверждены иным образом, допустим, показаниями свидетелей. Документы необходимо удостоверить в общем порядке. Например, получить медицинскую справку, копию протокола о ДТП.

Закон не считает прогулом также отсутствие работника с ведома руководителя. То есть, если сотрудник «отпросился», то это не прогул. Но, как и при других причинах, факт разрешения руководства необходимо доказать.

Устного разрешения недостаточно, ведь его невозможно будет доказать. На практике работодатель может воспользоваться этим

Поэтому важно знать, что является прогулом без уважительной причины, отсутствие на рабочем месте даже с дозволения руководителя, если нет письменных подтверждений разрешения

Необходимость ведения табеля учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.

Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.

Согласно Приказу N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?

Автоматизация управления пропусками

VisitorControl — универсальное решение для автоматизации всех процессов, связанных с управлением пропусками, включая: оформление и согласование заявок на все типы пропусков, изготовление и выдача пропусков, замена утраченных, изменение личных данных или уровней доступа, групповое продление, блокировка и отзыв пропусков, просмотр отчетов и поиск в архиве.

https://youtube.com/watch?v=bz_Pse-F09Q%26pp%3DygVv0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YvQtSDQv9GA0L7Qv9GD0YHQutCwINC60L7QvdGC0YDQvtC70Ywg0YDQsNCx0L7Rh9C10LPQviDQstGA0LXQvNC10L3QuCDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCy