Как осуществляется учет путевых листов

Как правильно заполнять в 2024 году: актуальные требования

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
  • водителя — о получении путевого листа;
  • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
  • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Отрывной талон к путевому листу

Отрывные талоны нужны не во всех видах ПЛ, а только там, где для этого элемента предусмотрена конкретная функция — обоснование предъявления счета заказчику перевозки или работ, оказываемых с помощью спецтехники.

Талон в этом случае является подтверждением того, что конкретный исполнитель-собственник ТС:

• выполнил перевозку груза для заказчика;
• выполнил работы для заказчика.

В иных случаях в состав применяемой формы ПЛ отрывной талон не включают. Хотя это допустимо, если, например, получать талоны хочет постоянный контрагент-заказчик.

Талон вполне может быть заменен другими регламентными документами. Например, при перевозке груза достаточно оформить транспортную или товарно-транспортную накладную.

Еще одним фактом, говорящим о том, что отрывной талон — не самый важный элемент ПЛ, является отсутствие специальных указаний по его заполнению в НПА.

Например, алгоритм заполнения отрывного талона путевого листа может быть таким:

1. При оформлении путевого листа в отрывной талон к нему исполнитель (собственник ТС) переносит:
   • номер и дату ПЛ (если их продолжают указывать в самом ПЛ, так как с 01.03.2023 эти реквизиты необязательны);
   • наименование собственника (владельца) ТС;
   • марку, модель, государственный номер ТС;
   • наименование и местонахождение заказчика, ФИО его ответственного лица;
   • иные сведения, предусмотренные формой отрывного талона.
2. При прибытии ТС к заказчику его ответственное лицо проставляет время прибытия и показания одометра.
3. После оказания услуги ответственное лицо заказчика указывает время убытия, показания одометра и иные сведения, характеризующие оказанные услуги (например, количество перевезенного груза, наименование и реквизиты товаросопроводительных документов). Внесенные данные это лицо подтверждает своей подписью.
4. По возвращении водитель сдает ПЛ ответственному лицу (например, бухгалтеру). Это лицо заполняет в отрывном талоне данные о стоимости оказанной услуги и заверяет их так, как предусмотрено применяемой формой отрывного талона.
5. Далее заполненный отрывной талон прилагается к документам, выставляемым заказчику для оплаты оказанных услуг (выполненных работ).

Приказ на нумерацию путевых листов

Составление путевых листов необходимо для списания ГСМ и для обоснования расходов, а также Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037) и не должна повторяться. Можно ли для каждой из них сделать свою нумерацию? Выдает ответственный за выпуск автомобиля на линию, после проверки технического состояния автомобиля. Нумерация путевых листов может быть общей, но с добавлением буквы т (тревога). В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Правила заполнения путевых листов (путевых листов автомобиля) установлены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2022 № 152. Путевой лист — документальное подтверждение права на управление служебным транспортом, факт проделанной работы водителя по определенному маршруту. Опубликовано 10 октября 2022 г. Аналогичный порядок установлен законодательством по выписке путевых листов автобусов: путевые листы автобуса оформляют на 1 рабочий день при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 25). Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Нумерация путевых листов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нумерация путевых листов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС.

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами первичных документов (путевых листов), разработанных организацией (раздел II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 , ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому для признания стоимости ГСМ в расходах указание маршрута следования автомобиля в путевом листе не обязательно.

Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

Как правильно нумеруются путевые листы

Они были утверждены Минтрансом России в Приказе №457. В 2019 году приказ претерпел очередные изменения.

Путевые листы являются документами первичного учета, подтверждающими произведенные расходы на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ).

Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.

Нумерация путевых листов осуществляется в хронологическом порядке и, как правило, в начале каждого года начинается заново. «Перевозки и автотранспорт»(3-е издание, переработанное и дополненное)(Семенихин В.В.

)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) Наименование путевого листа «Путевой лист специального автомобиля» уже содержится в унифицированной форме N 3 спец.

Как нумеровать путевые листы если несколько автомобилей

Поэтому для признания стоимости ГСМ в расходах указание маршрута следования автомобиля в путевом листе не обязательно. Вместе с тем, если организация захочет воспользоваться данной точкой зрения, не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде.

Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Такой обязанности законодательством не установлено. Для удобства использования путевых листов организация вправе возобновлять периодически их нумерацию.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Налог-налог 21 февраля 2019 Все материалы сюжета Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства.

Что изменилось в порядке оформления путевых листов

Приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159, вступивший в силу с 1 сентября 2023 года, изменил Правила оформления путевых листов, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, и скорректировал состав сведений, которые перевозчики (организации и ИП) должны в них указывать. В частности, изменения смягчают правила формирования путевых листов при различной длительности рейсов, количестве водителей и числе совершаемых ими рейсов. 

Собственники транспортных средств по-прежнему должны формировать путевые листы до выпуска транспортного средства на линию. Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров, багажа и грузов. 

Новые правила разрешают оформлять один путевой лист на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня водителя. Одновременно сохраняется возможность оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию.

По новым правилам допускается оформление одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов. Кроме того, в электронных путевых листах теперь разрешается изменять сведения о водителе транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов и их регистрационных номерах автомобилей (п. 11 Правил).

Еще одно нововведение заключается в том, что в электронных путевых листах медработники теперь могут удостоверять факт проведения медосмотра исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было удостоверять факт медосмотра как УКЭП, так и неквалифицированной электронной подписью). Вместе с тем, в электронных листах больше не придется указывать сведения о лицензии медицинской организации (серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия) на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (п. 12 Правил).

Если при приеме груза для перевозки используется электронный путевой лист, перевозчик или водитель должен будет предъявить для сверки грузоотправителю электронный путевой лист либо его копию на бумажном носителе (п. 15 Правил). Одновременно был расширен перечень сведений о водителях, которые требуется указывать в путевых листах (как бумажных, так и электронных), оформляемых с 1 сентября 2023 года.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Систематизация бухгалтерии

Указанные даты, время и показания одометра проставляют уполномоченные лица предприятия и предпринимателя (или сам предприниматель, если он выполняет обязанности водителя) и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий (п. п. 13, 14 Порядка). Если на одно ТС выписано несколько путевых листов (на разных водителей), они заполняются особым образом (п. 15 Порядка). Дата, время и показания одометра при выезде ТС проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки. Соответственно, дату, время и показания одометра при заезде ТС следует фиксировать в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

• номер водительского удостоверения;
• сведения о сопровождающих лицах;
• задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия и убытия);
• информация о фактическом выполнении задания, маршруте движения, времени прибытия и убытия от заказчика, заверенного его штампом;
• движение горючего (марка, выдано, сдано, время работы спецоборудования и двигателя);
• расход горючего (марка, по норме и фактически);
• отметки о техническом состоянии ТС, проставляемые механиком при выезде и возвращении автомобиля в парк.

Маршруты поездок в путевом листе

Как делать нумерацию путевых листов

Нумерация путевых листов осуществляется в хронологическом порядке и, как правило, в начале каждого года начинается заново. «Перевозки и автотранспорт»(3-е издание, переработанное и дополненное)(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2022) Наименование путевого листа «Путевой лист специального автомобиля» уже содержится в унифицированной форме N 3 спец. А вот номер документа нужно указать. Номер указывается в заголовочной части путевого листа.

Для отнесения стоимости ГСМ на расходы необходимо наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ , ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно . При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2022 г. № 152.

Российское законодательство о путевых листах

Основные требования к путевым листам в России

• Путевой лист должен быть заполнен перед началом каждого рейса и содержать информацию о маршруте, времени и расстоянии перевозки, грузе и других важных деталях. Он также должен быть подписан водителем и представителем грузоотправителя или грузополучателя;
• Путевые листы должны содержать точные данные о погрузке и разгрузке груза, а также о промежуточных точках остановки и пробеге транспортного средства;
• Путевые листы должны быть хранены и предоставляться на проверку в течение определенного срока. В случае нарушения этих требований предусмотрены административные и уголовные санкции.

Ответственность за нарушение требований по путевым листам

Нарушение требований по путевым листам может повлечь за собой серьезные последствия для грузоотправителей, грузополучателей и владельцев транспортных средств. Согласно статье 14.9 КоАП РФ нарушение порядка ведения и хранения путевых листов может влечь наложение штрафа на грузоотправителя или грузополучателя в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Кроме того, статья 357 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за подделку или использование подложных путевых листов или других документов при оформлении грузоперевозок. За такие деяния лица могут быть наказаны лишением свободы на срок до 3 лет или крупным штрафом.

Системы электронных путевых листов

В целях упрощения и автоматизации процесса ведения путевых листов с 2024 года в России вводятся электронные путевые листы. Это позволит ускорить процесс обработки данных и уменьшить административную нагрузку на грузоотправителей и грузополучателей.

Системы электронных путевых листов обеспечивают прозрачность и контроль за перевозками, а также позволяют значительно сэкономить время и ресурсы, связанные с оформлением бумажных документов.

Законодательство о путевых листах в России строго регулирует требования и ответственность за их нарушение. Грузоотправители, грузополучатели и владельцы транспортных средств должны быть внимательны и соблюдать все правила и нормы, связанные с оформлением и хранением путевых листов. Введение электронных путевых листов в 2024 году будет способствовать упрощению и ускорению процесса перевозок, а также повысит прозрачность и контроль в этой сфере деятельности.

Когда необходимо оформление путевых листов в 2023 году

Путевой лист (далее иногда будем использовать сокращение ПЛ) требуется, если выполняемая на автомобиле перевозка так или иначе связана с коммерческой деятельностью:

• перевозки (чаще всего по договору и за плату) грузов, багажа и людей с использованием транспортных средств (ТС);
• предоставление ТС в платную аренду с экипажем;
• если сотрудник пользуется личным авто, чтобы возить грузы и людей для нужд компании. Дело в том, что такое перемещение материальных объектов и/или лиц (кроме водителя) считается перевозкой для собственных нужд компании. Поэтому даже если специальный договор с водителем-сотрудником не заключен, на его компанию-нанимателя распространяются обязанности лица, эксплуатирующего ТС (п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 N 26, Письмо Минтранса от 17.03.2017 N 03-525ПГ);
• когда работает или выполняет передвижения спецтехника. Это следует из п. 7 Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390, в нем есть ссылка на п. 6 технического регламента Таможенного союза «О безопасности колесных транспортных средств» ТР ТС 018/2011, утвержденного решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 877 и ратифицированного РФ.

Регулируется обязанность оформлять путевые листы в 2023 году ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ и п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. Приказом Минтранса N 390.

Приказ Минтранса N 390 в 2023 году является основным источником изменений в путевых листах. Поговорим о нем подробнее.

Как нумеровать путевые листы если несколько автомобилей

Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

Нумерация путевых листов осуществляется в хронологическом порядке и, как правило, в начале каждого года начинается заново. «Перевозки и автотранспорт»(3-е издание, переработанное и дополненное)(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2022) Наименование путевого листа «Путевой лист специального автомобиля» уже содержится в унифицированной форме N 3 спец. А вот номер документа нужно указать. Номер указывается в заголовочной части путевого листа.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Порядок и правила заполнения путевых листов

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил.

При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Нумерация путевых листов на разные машины

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

Систематизация бухгалтерии

Кстати, в связи с изданием Приказа Минтранса России от 18.09.2022 N 152 свою силу утратили нормативные акты Минтранса о путевой документации индивидуальных предпринимателей на автомобильном транспорте (Приказы от 30.06.2022 N 68, от 22.09.2022 N 191). Вместе с тем Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации на автомобильном транспорте, — документ действующий. Где пересекаются и как применяются положения статистического и транспортного ведомства в части оформления путевой документации?

Второй утраченный атрибут — движение горючего и его расход. Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно. Справедливости ради отметим, не является, причем для целей как бухгалтерского учета, так и налогообложения. На это указывают несколько признаков. Во-первых, согласно назначению путевых листов, закрепленному в Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, они являются «первичкой» по учету работы ТС и начислению заработной платы водителю. Первичная документация по движению материалов (формы М-4 и М-11) утверждена другим статистическим документом (Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Это бухгалтерские аргументы. Для списания стоимости ГСМ в расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли в качестве первичного документа может быть принят кассовый чек АЗС (Письмо Минфина России от 17.09.2022 N 03-03-07/22), а наличие путевого листа вовсе не обязательно (Постановление ФАС ПО от 14.05.2022 N А06-1544/07-13). Получается, что информация о движении ГСМ в путевом листе достаточно бесполезна, однако при самостоятельной разработке форм путевой документации все же следует помнить, что налоговики достаточно тщательно ее проверяют, как и расход ГСМ. Поэтому лучше позаботиться о разработке специальных регистров движения запасов заранее, не дожидаясь требования проверяющих о расшифровке расходов на топливо.

Как нумеровать путевые листы если несколько автомобилей

Внимание! С 15.12.2022 обязательным реквизитом путевого листа стал ОГРН. Подробности и обновленный бланк см

здесь. Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

Изменения в путевых листах с 1 марта 2023

С 01.03.2023 вступили в силу изменения в путевых листах по Приказу N 390. Они затронули как обязательные реквизиты путевого листа, так и правила их заполнения.

Изменения в обязательных реквизитах путевого листа

Посмотрим на новшества в сравнении:

И еще несколько важных нюансов:

• Показания одометра (в разделе сведений о ТС) нужно вносить в ПЛ, в том числе, когда оформлено несколько ПЛ на одно авто. Делать это нужно при приемке-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя.
• Информация в сведениях о виде перевозки должна быть конкретная, точно описывающая данную перевозку. Общих фраз быть не должно. Основные формулировки мы привели в . Если вышло так, что в одной поездке объединились несколько видов, то их нужно внести в соответствующую графу ПЛ все, через точку с запятой. Аналогично следует поступить, когда рейс включил в себя не один вид сообщения.

ПЛ по-прежнему допускается формировать в бумажном и электронном виде. Документ оформляет собственник ТС, а если транспорт передали в аренду с экипажем, ПЛ делает арендодатель.

По сравнению с правилами, действовавшими в 2023 году, изменений немного, и они не радикальные:

Порядок проставления отметок медработниками и техническими специалистами

Разберем порядок действий медицинских и технических специалистов при проставлении ими отметок в ПЛ, соответственно, о прохождении медосмотра водителем и проверке автомобиля. Ранее такого подробного порядка действий не было.

Отметки о состоянии водителя:

Отметки о состоянии авто:

Свои записи показаний одометра уполномоченное лицо заверяет так же, как это представлено в памятке для техосмотра.

В случае оформления на одно ТС нескольких бумажных ПЛ показания одометра при передаче-приемке ТС заверяет принимающий водитель своей подписью от руки. А в такой же ситуации с электронными ПЛ заверить показания одометра при передаче авто может только то же уполномоченное лицо, которое заверяет их при въезде и выезде, применяемой для этого электронной подписью (п. 14 Порядка оформления ПЛ по Приказу N 390).

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Вопрос: Допускаются ли расхождения в данных об отработанном времени водителя в путевых листах (фактически отработанное время) и табеле учета рабочего времени (время согласно установленному режиму)?Посмотреть ответ

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

• заполнять бумажный вариант журнала;
• вести таблицы в Excel;
• ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Вопрос: В силу производственной необходимости директор не автотранспортной организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами рабочего дня?Посмотреть ответ

Тема: Нумерация путевых листов

Нет) На каждый автомобиль своя отдельная нумерация, сквозная. 1 автомобиль: №1, №2, №3. ; 2 автомобиль: №1, №2, №3. и т.д. Удобно тем, что каждый водитель пишет ПЛ самостоятельно и приносит их в бухгалтерию в конце месяца. Следовательно, он всегда знает сам, сколько у него литров бензина на начало месяца, какой километраж и какой будет следующий номер его ПЛ.

Насчет журнала регистрации, зависит от того, в чьей собственности находятся автомобили. У нас они проходят как использование личного транспорта в служебных целях, поэтому журнал регистрации ПЛ мы не заводим. Если автомобили находятся в собственности организации, насколько я знаю, журнал необходим.

Образец путевого листа личного автомобиля директора в 2024 году

Порядок и правила заполнения путевых листов

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.