Системы электронного документооборота: 20 лучших платформ

Преимущества использования СЭД Лотус в организации

Система электронного документооборота (СЭД) Лотус представляет собой специальное программное обеспечение, которое позволяет организации упростить и автоматизировать процессы работы с документами. Использование СЭД Лотус в организации предоставляет ряд значительных преимуществ:

Увеличение эффективности работы. СЭД Лотус обеспечивает быстрый и удобный доступ к документам, а также возможность их быстрого поиска и классификации. Это позволяет сотрудникам сократить время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, и сфокусироваться на выполнении более важных задач.
Снижение рисков потери и искажения информации. С помощью СЭД Лотус документы хранятся в электронном виде, что значительно снижает риск их случайной потери, повреждения или искажения. Все изменения и операции с документами записываются в журнале, что позволяет отследить историю изменений и определить ответственных лиц.
Улучшение безопасности документооборота. СЭД Лотус обеспечивает доступ к документам только уполномоченным пользователям, что минимизирует риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. Также система имеет функцию шифрования документов, что обеспечивает дополнительный уровень защиты данных.
Упрощение процесса согласования и утверждения документов. С помощью СЭД Лотус можно организовать электронные цепочки согласования и утверждения документов, что ускоряет процесс принятия решений. Участники согласования могут видеть все изменения и комментарии к документу, а также оставлять свои комментарии и замечания.
Сокращение затрат на печать и хранение бумажных документов. Использование СЭД Лотус позволяет сократить затраты на печать и хранение бумажных документов. Это существенно экономит бюджет организации и уменьшает вредные экологические последствия от использования бумажных носителей.

В целом, СЭД Лотус является мощным инструментом для упрощения процессов работы с документами в организации. Её использование позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, улучшает безопасность и контроль над документами, а также способствует повышению эффективности и производительности работы всей организации.

Интеграция СЭД Лотус с другими системами

Система электронного документооборота (СЭД) Лотус предоставляет возможность интеграции с другими системами для обеспечения более эффективной работы с документами. Это позволяет улучшить взаимодействие между различными информационными системами и повысить производительность и комфортность работы пользователей.

Одним из основных способов интеграции СЭД Лотус с другими системами является использование API (Application Programming Interface) системы. С помощью API разработчики могут создавать приложения, которые взаимодействуют с СЭД Лотус и выполняют определенные операции, такие как создание, редактирование или удаление документов.

Также СЭД Лотус поддерживает интеграцию с системами управления задачами, внедренными в компании. Это позволяет создавать задачи и управлять ими прямо из СЭД Лотус, что облегчает координацию работы над документами и повышает эффективность командной работы.

Интеграция СЭД Лотус с системами электронной почты является одной из самых популярных и полезных функций. Она позволяет отправлять документы из СЭД Лотус на электронную почту и получать документы из почты прямо в СЭД Лотус. Это значительно упрощает процесс обмена информацией между сотрудниками, сокращает время на поиск нужных документов и повышает прозрачность работы.

Другой вариант интеграции – использование веб-сервисов, которые предоставляют системы, уже внедренные в организации. Например, СЭД Лотус может взаимодействовать с корпоративной системой управления клиентами (CRM), что позволяет автоматически сохранять документы, связанные с клиентами, в СЭД Лотус и получать доступ к ним из CRM-системы.

Важным аспектом интеграции СЭД Лотус с другими системами является возможность синхронизации и обмена данными. СЭД Лотус может автоматически обновлять данные в других системах, что позволяет всегда иметь актуальную информацию.

Интеграция СЭД Лотус с другими системами открывает новые возможности для эффективного управления документами и повышения производительности. Она позволяет объединить различные информационные ресурсы в единый рабочий процесс и обеспечить централизованное хранение и доступ к документам.

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Зачем нужна система электронного документооборота?

Сколько времени вы сэкономили бы, если бы могли найти нужные документы за считанные секунды? И насколько упростилось бы управление файлами, если бы вы могли их сохранять и просматривать, находясь где угодно?

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет отслеживать и контролировать все рабочие файлы из одного центрального местоположения, что делает ведение бизнеса более эффективным, в какой бы стране ни находились ваши клиенты и партнеры. СЭД также обеспечивает упорядоченное хранение и безопасность документов, помогая вам и вашим сотрудникам экономить время и способствуя безопасности данных.

Версионность и история изменений

Система версионности позволяет пользователям отслеживать все изменения, сделанные в документе, и в любой момент восстановить предыдущую версию. Это особенно полезно в случае совместной работы над документами или при необходимости отменить нежелательные изменения.

Каждая версия документа имеет свойство «сохраненная копия», которая включает в себя всю информацию о состоянии документа на момент сохранения. Пользователь имеет возможность просмотреть и сравнить различные версии документа, а также откатиться к любой из предыдущих версий.

История изменений документа может быть представлена в виде списка версий с указанием даты и времени сохранения каждой версии. Пользователь может просмотреть историю изменений и выбрать нужную версию для просмотра или восстановления.

В целом, функция версионности и истории изменений обеспечивает удобство и безопасность работы с документами в облачной среде, позволяя пользователям контролировать и отслеживать все изменения в документах и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.

Что бесплатно, а за что придется платить

1С:Клиент ЭДО – это готовое рабочее место для отправки и получения электронных документов в облаке. Но такого приложения недостаточно, чтобы работать в сервисе с юридически значимыми документами. Кроме этого, необходимы:

квалифицированная электронная подпись;
оплата исходящего трафика.

Важно: входящие документы в сервисе можно получать бесплатно. Также фирма «1С» предоставляет пользователям облачного «Клиента ЭДО» бесплатный ежемесячный пакет – 20 исходящих документов

Каждую следующую отправку нужно будет оплачивать по действующим тарифам.

Количество отправленных электронных сообщений за расчетный месяц по постоплатым тарифам (по факту)	Стоимость одного комплекта, руб.
До 1 000	10,00
От 1 001 до 2 500	9,00
От 2 501 до 5 000	8,00
От 5 001 до 10 000	7,00
От 10 001 до 20 000	6,00
Более 20 000	5,00

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Провести тестовый обмен документами.
Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Функциональные возможности приложения 1С:Клиент ЭДО

Возможности локальной и облачной версии 1С:Клиент ЭДО включают следующие возможности:

получение нового ключа электронной подписи через сервис 1С:Подпись;
подключение организации к ЭДО;
отправка приглашений к электронному обмену своим контрагентам;
автономное создание первичных документов:
- ТОРГ-12
- Акт выполненных работ
отправка электронных документов контрагенту;
прием электронных документов от контрагента и просмотр их содержимого;
подписание электронного документа электронной подписью или отклонение его;
контроль этапов прохождения ЭДО с контрагентами;
обмен произвольными электронными документами (например, «Договор» или «Акт сверки»);
хранение электронных документов.

Для формирования электронных документов в программе предусмотрен ручной ввод данных. Пользователь может заполнить документ в программе и сформировать из него исходящий электронный документ.

Также 1С:Клиент ЭДО 8 можно использовать в связке с учетной системой. Стандартно доступна интеграция с УТ 10.3 и УПП1.3, а также синхронизация данных через универсальный формат.

После настройки подключения данные из основной учетной системы в фоновом режиме будут подгружаться в программу для формирования электронных документов по подключенным к ЭДО контрагентам и будут доступны в Текущих делах на начальной странице программы.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Основные функции СЭД Лотус

СЭД Лотус, или система электронного документооборота Лотус, представляет собой комплекс программных средств, предназначенных для автоматизации управления документами в организации.

Основные функции СЭД Лотус включают:

Хранение и управление документами: С помощью СЭД Лотус можно создавать электронные копии документов, хранить их в централизованной базе данных и осуществлять управление доступом к ним.
Поиск и индексация: Сэд Лотус позволяет выполнять быстрый поиск документов по ключевым словам, а также проводить индексацию документов для упрощения их последующего поиска.
Распределение и контроль доступа: С помощью СЭД Лотус можно устанавливать права доступа к документам для различных пользователей и групп пользователей, а также контролировать и отслеживать их действия.
Работа с электронной почтой: СЭД Лотус предоставляет возможность интеграции с почтовыми клиентами, что позволяет отправлять и получать документы и организовывать коммуникацию между участниками документооборота.
Управление рабочими процессами: СЭД Лотус позволяет автоматизировать рабочие процессы организации, определять порядок обработки документов, устанавливать сроки исполнения и контролировать выполнение задач.
Архивирование и удаление: Система позволяет архивировать документы после их исполнения и осуществлять безопасное удаление устаревших документов для оптимизации хранения и управления информацией.

Таким образом, СЭД Лотус предоставляет организации эффективный инструмент для управления документами, повышения производительности и автоматизации рабочих процессов.

МОБИЛЬНАЯ ВЕРСИЯ СЭД — ЭТО ПРОСТО

Современные СЭД предлагают массу функций. Помимо управления классическим документооборотом, контроля исполнительской дисциплины и ведения канцелярии, в СЭД могут быть реализованы как различные рабочие процессы (к примеру, организация совещаний), так и технические возможности (к примеру, потоковое сканирование и ввод документов, генерация отчетов, использование ЭП и так далее). Богатое функциональное наполнение современных СЭД является несомненным преимуществом, однако делает их чересчур громоздкими для использования на мобильных устройствах.

В случае мобильного интерфейса СЭД на передний план выходит не обширность функциональных возможностей системы, а простота и оперативность работы в ней. Часть функций, которые доступны в «десктопной» СЭД, на мобильном устройстве просто не имеют смысла — к примеру, потоковый ввод документов (вряд ли кому-то придет в голову подключать смартфон к сканеру). Другая часть оказывается нерабочей чисто технически — так, перспективы использования мобильной ЭП до сих пор остаются достаточно туманными. Кроме того, слишком большой набор функций сильно усложняет юзабилити мобильного приложения. Поэтому разумным решением для удобства использования СЭД на мобильном устройстве является ограничение функциональности.

Мобильный интерфейс СЭД ТЕЗИС ограничен по функциональности таким образом, чтобы пользователь видел только те части бизнес-процессов, которые требуют его оперативного участия. Это, в первую очередь, поступающие к нему задачи, договоры и документы, присланные на ознакомление, согласование, утверждение, либо регистрацию. Также мобильный интерфейс позволяет получать уведомления о действиях по процессам, выполненным другими участниками. Таким образом, мобильная версия не содержит ничего лишнего, а просто позволяет быстро получать доступ к информации, по которой нужно произвести действия как можно быстрее.

Конечно, из-за ограничений функциональности СЭД на смартфоне или планшет можно использовать только как средство оперативного решения срочных вопросов. Однако, даже такой лимитированный доступ к системе документооборота будет полезен в условиях повсеместного BYOD. Сотрудник сможет участвовать в бизнес-процессах и реагировать на задачи как на рабочем месте, так и вне его. Для выполнения важнейших действий, на которые рассчитана СЭД, вполне достаточно экрана смартфона или планшета — например, чтобы поставить задачу или прочитать и согласовать документ. Мобильная версия СЭД позволит быстро решить производственный вопрос даже в отрыве от стационарного ПК или вне офиса, используя персональное мобильное устройство.

Автоматизация бизнес-процессов

Система электронного документооборота ЭТЛАС позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия. Помимо этого система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений. Наша система может полностью взять на себя все заботы о том, чтобы все задачи были решены качественно и в срок.

Возможности СЭД на Microsoft 365

Взаимосвязь сервисов в облаке Microsoft 365 позволяет закрывать большой перечень вопросов по автоматизации процессов документооборота. Ниже рассмотрим каждый из них.

Блок «SharePoint Online» позволяет просматривать, хранить, искать и выгружать документы. В этом же блоке можно создавать карточки документов с настраиваемым набором реквизитов под каждую. В SharePoint можно создать личные кабинеты для каждого пользователя облачной СЭД. В зависимости от статуса и полномочий в системе у пользователей может быть настроен персональный набор виджетов для работы.

Блок «Отчетность» позволяет контролировать эффективность работы сотрудников и одновременно собирать консолидированные данные по ключевым показателям. Это позволяет оценить объем документооборота компании, а также объем средств и лимиты по финансовым документам, а также собирать другую статистику и уже на ее основании принимать управленческие решения.

К облачной СЭД можно подключить аналитические приложения Microsoft, включая MyAnalytics и Power BI. Это позволит более точно оценить загрузку и продуктивность сотрудников, а также извлечь данные из других систем Microsoft и сформировать более сложные отчеты, например, для отслеживания лимитов бюджетирования. Встроенные инструменты визуализации и построения дэшбордов позволяют передать агрегированные данные дальше для работы с ними как в ERP, так и в SharePoint или Teams.

Блок «Сервисы и роботы» — это встроенные инструменты автоматизации рутинных операций с помощью программных роботов (RPA — robotic process automation). Например, можно «научить» СЭД распознавать комплект входящих документов, передавать его в систему, при необходимости подписывать электронной подписью и возвращать контрагенту.

Также вы можете настроить интеграцию с внешними провайдерами ЭДО и EDI или использовать элементы AI и автоматизированные сервисы Azure. Например, Form Recognizer и Computer vision для умного сканирования и распознавания документов. Такие возможности могут быть реализованы как на базе существующего магазина готовых приложений Microsoft, так и при помощи встроенного конструктора.

Блок «Управление проектами» служит для связки документооборота с проектными историями. Его возможности с этой точки зрения шире, чем описанные в блоке «Отслеживание задач». Блок позволяет хранить вместе всю необходимую документацию в рамках проекта, а также связанные с ней корпоративные действия, мероприятия и встречи. С его помощью можно как управлять сложными проектами с большим количеством исполнителей и задач на разных уровнях как в Project, так и реализовывать более легкие решения в стиле канбан-досок.

Блок «Авторизации и Аутентификации» обеспечивает полноценную связку облачной СЭД с внутренними службами каталогов организации

Это важно для бесшовной интеграции компонентов экосистемы. Блок дает возможность пользоваться единой учетной записью в рамках всех продуктов, а также обеспечивает каждого пользователей единой средой и хранит его информацию, включая все действия в системе и настройки прав доступа

Блок «Совместная работа с документами» поддерживает работу пользователей со всеми стандартными офисными приложениями Microsoft, включая Word, Excel и PowerPoint, из любой точки, где есть интернет. Также существует мобильное приложение для работы в системе с планшета или смартфона.

Все вместе перечисленные блоки образуют экосистему, где все сервисы и приложения находятся в рамках одной среды и не требуют интеграции между собой. В облаке возможность подключения бизнес-приложений Microsoft 365 к другим платформам либо встроена, либо является быстрой технически выполнимой задачей, особенно при наличии в арсенале разработчиков Power Platform и Common Data Model.