Электронная подпись уполномоченного лица

Электронная подпись для представителей организаций

В 2021 г в законе появилась норма о том, что представители юридических лиц и финансовых организаций могут без предъявления доверенностей использовать УКЭП, выданный этим организациями с указанием в качестве владельца физического лица, выполняющего функции представителя. Представители индивидуальных предпринимателей также могут использовать УКЭП без предъявления доверенностей.

То есть речь идет о выдаче УКЭП с реквизитами двух владельцев – физического и юридического лица (индивидуального предпринимателя). Для указанных случаев было необходимо, чтобы УКЭП был выдан удостоверяющим центром, прошедшим аккредитацию после 1 июля 2020 г. Изначально соответствующая норма действовала до 31 декабря 2022 г., затем ее продлили до 31 августа 2023 г.

Сейчас указанный порядок продлевается до 31 августа 2024 г., при этом необходимо будет использовать УКЭП, выданные не позднее 31 августа 2023 г. УКЭП, выданные сотрудникам юридических лиц, имеющим право действовать без доверенности, будут действительны до 31 августа 2023 г.

Хранение и передача МЧД

Вопросы хранения и использования МЧД регулируются постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223. Хранить МЧД необходимо в электронном виде в одной из информационных систем:

• головного удостоверяющего центра Минцифры;
• удостоверяющих центров ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка;
• аккредитованных удостоверяющих центров;
• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти, в том числе в наиболее востребованном и наполненном на текущий момент распределенном реестре ФНС России;
• государственных внебюджетных фондов — СФР, ТФОМС и других;
• любых третьих лиц при условии, что в информационной системе можно создать электронный документ и подписать его КЭП.

Передавать МЧД своему контрагенту можно разными способами, например:

• отправить доверенность отдельным файлом вместе с подписанными документами в одном пакете;
• указать номер доверенности в документе — получатель может проверить ее действительность по общей информационной базе без самого документа;
• передавать данные о доверенности в метаданных документа.

Хотя изменения еще не вступили в силу и они не отменят использование традиционных доверенностей на бумажном носителе, получать МЧД и пробовать использовать новые возможности стоит уже сейчас. Операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физических лиц без МЧД, что заблокирует уже внедренный в компании электронный документооборот. Заранее получите сертификаты КЭП для физических лиц, выдайте им МЧД и протестируйте обмен документами, чтобы вовремя выявить проблемы и устранить их.

Ввод обязательного электронного документооборота для определенных видов деятельности

С 1 января 2024 года в России будут введены новые правила в области электронного документооборота (ЭДО). Одно из основных изменений состоит в введении обязательного использования ЭДО для определенных видов деятельности.

Основная цель таких изменений заключается в повышении эффективности и прозрачности взаимодействия между организациями и сокращении бумажной документации. В результате внедрения обязательного ЭДО ожидается экономия времени и ресурсов, сокращение затрат на обработку и хранение бумажных документов.

Переход на обязательный ЭДО позволит реализовать автоматизацию бизнес-процессов, ускорить процессы обмена документами, улучшить качество обработки информации и снизить риски возникновения ошибок в документообороте.

Введение обязательного ЭДО будет осуществляться поэтапно с 1 января 2024 года. Постепенно охват деятельности, для которых требуется обязательное использование ЭДО, будет расширяться. Начнет действовать обязательный ЭДО для крупных компаний, государственных предприятий и госорганов. Затем территория применения этого правила будет расширяться и на организации среднего и малого бизнеса.

Для тех, кто еще не использует электронный документооборот, введение обязательности может потребовать адаптацию, обучение сотрудников и имплементацию необходимых программных и технических решений. Однако, в долгосрочной перспективе это позволит сократить временные и финансовые затраты на документооборот и улучшить эффективность бизнес-процессов.

Следует отметить, что новые правила введены не для всех видов деятельности, а только для определенных. В список таких видов деятельности входят преимущественно те, которые связаны с большим объемом документации и широкими потоками информации. Подробные списки видов деятельности, подпадающих под обязательный ЭДО, будут определяться и утверждаться соответствующими органами исполнительной власти.

Однако, даже для тех видов деятельности, которые пока не входят в список обязательного ЭДО, внедрение электронного документооборота может стать конкурентным преимуществом и позволить улучшить бизнес-процессы и снизить затраты на обработку и хранение документов.

Может ли физлицо (сотрудник компании) обратиться в ФНС за получением электронной подписи?

Физические лица в 2022 году будут получать ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Налоговики физлицам выдавать электронные подписи не будут.

При этом сотрудники организаций и ИП на протяжении всего 2022 года по-прежнему смогут получать и использовать электронные подписи, которые содержат реквизиты работодателя.

Однако пока форматы таких доверенностей еще не разработаны и ожидаются 1 марта 2022 года. А полный переход на применение МЧД теперь запланирован на 1 января 2023 года.

Таким образом, у компаний и ИП будет время, чтобы подготовиться к переходу на МЧД, и спокойно отладить рабочие процессы.

Обратите внимание, что для сдачи отчетности в налоговую службу уже действует электронная доверенность (приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Не нужно путать ее с МЧД

Электронная доверенность для ФНС — это документ, который организация (ИП) отдельно направляет в налоговую по каналам ТКС.

Электронная доверенность подтверждает полномочия представителя (например, бухгалтера), который будет сдавать отчетность от лица организации (ИП) и подписывать ее ЭП физлица с реквизитами доверителя. Электронную доверенность нужно передать в налоговую до того, как представитель впервые направит отчетность.

Как создать МЧД

Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это
может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания
и подписания доверенности в электронном виде. Например:

• провайдер ЭДО (Контур.Доверенность, СБИС);
• портал ФНС с реестром
  машиночитаемых доверенностей;
• своя информационная система.

Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать
готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность
регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный
идентификационный номер — GUID.

МЧД должна содержать:

• наименование и номер документа;
• дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
• сведения о доверителе и представителе;
• УКЭП, которой подписан документ;
• сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
• информацию о возможности передоверия;
• перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста
  в свободной форме.

Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании
которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что
сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает
200 тыс. руб.

Машиночитаемая доверенность: что это и как регулируется законом

Начнем с основ. Любая доверенность — это документ, дающий право одному человеку действовать либо от имени другого человека, либо от имени организации (ИП). При этом тот, кто выдает доверенность, является доверителем, а тот, кто действует от имени доверителя, является представителем или доверенным лицом. В дальнейшем будет рассматриваться случай, когда доверенность выдается организацией, то есть человек (сотрудник) действует от имени своей организации.

До недавнего времени основным вариантом была доверенность, оформленная в бумажном виде. Однако с развитием электронного документооборота возникла необходимость некоторого «апгрейда» бумажных доверенностей.

Действительно, ранее в электронном документообороте чаще всего применялся скан бумажной доверенности. Однако автоматизировать считывание такого скана довольно сложно (практически невозможно). Поэтому возникла идея разработать доверенность в электронной форме, которая имеет специальный формат и определенные требования к содержанию. И вот уже из таких электронных доверенностей информационные системы и сервисы могут считать данные автоматически, чего не получается делать из скан-копии.

Такая электронная доверенность получила название МЧД — машиночитаемая доверенность. И формироваться такая доверенность должна в специализированных сервисах. Требования к оформлению МЧД изложены в Приказе Минцифры России №857 от 18.08.2021 г.

Следует отметить и ещё один момент. Существует два вида МЧД: B2B-доверенность для электронного документооборота между организациями и B2G-доверенность для электронного взаимодействия с государственными органами.

Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам действовать от имени компании при электронном документообороте: сдавать отчеты, выставлять счета, оформлять завершающие документы и т. д.

Новый формат УПД

ФНС постоянно развивает механизмы, связанные с электронным документооборотом, в том числе на основании обратной связи от бизнеса. Такполучилось и с новым форматом универсального передаточного документа.

ФНС России утвердила новые электронные форматы для счета-фактуры и УПД 7 февраля 2024 года ФНС опубликовала приказ от 19 декабря 2023 года №ЕД-7-26/970@, который утверждает новый формат УПД. Кто ранее видел проект приказа, могли заметить, что в приложении № 1 описан новый формат УПД, а в приложении № 2 — формат, который полностью повторяет старый, утвержденный приказом № ММВ-7-15/820@.

Почему так? В Минюсте разъяснили, что не может быть одновременно два действующих приказа утверждающих разные форматы документов. При этом переходный период для использования старого формата действует до 1 апреля 2025 года. Исходя из этого ФНС были вынуждены взять формат по 820 приказу и поместить в приложение № 2, которое утратит силу и будет недействительным после 1 апреля 2025 года. Останется только новый формат из приложения № 1 970-го приказа. Какого-то отдельного приказа не будет.

В ближайшее время ФНС планирует опубликовать письмо, в котором расскажет об изменениях в новом формате, а именно про:

• изменения в формировании имени файла;
• отказе от описания оператора ЭДО;
• изменения в рамках прослеживаемости;
• добавление возможности заполнения сопроводительных документов, например, паспорта, товарно-транспортной накладной;
• изменения блока «Подписанты»;
• добавление блока с МЧД и полномочиями — это в будущем поможет пользоваться машиночитаемой проверкой полномочий;
• решение задачи в рамках фиксации «даты подписания документа» — прописали впрямую как один из реквизитов.

Также новый формат УПД ввели, чтобы контролировать оборот табачной продукции, так как с 1 марта 2024 года он должен сопровождаться универсальным передаточным документом, это отражено в 203-ФЗ от 13 июня 2023 года. Однако связки УПД+ТрН, по аналогии с алкогольной продукцией, для табака пока не предполагается.

Еще одно изменение касается использования УПД не только как первичного учетного документа, но и как документа для внутренних перемещений товара, что поможет при реализации алкогольной продукции.

Представители Управления ЭДО ответили также на один часто задаваемый нам вопрос: «Считает ли ФНС за ошибку, если у формализованного первичного учетного документа с корректной XML сформировалась некорректная PDF-визуализация в системе оператора ЭДО?»

Ответ: ФНС считает первичным документом именно XML-формат, а не PDF. Если налогоплательщик присылает документ в XML-формате и в нем нет ошибок — никаких проблем не будет. А вот если неверно сформирован XML — тогда у налоговой появятся вопросы.

Изменения в Законе «Об электронной подписи»

Государственная дума приняла в третьем окончательном чтении закон о внесении изменений в Закон «Об электронной подписи». Документ был разработан рядом парламентариев, включая председателя Комитета Госдумы по финансовым рынкам Анатолием Аксаковым и вице-спикером Совета Федерации Николаем Журавлевым.

Первоначально документ предполагал расширение возможностей по использованию электронных подписей представителями организаций – участников финансового рынка. Однако во втором чтении законопроект был значительно расширен, основным нововведением стало ужесточение требований к аккредитации удостоверяющих центров электронной подписи.

Сертификат для юрлица бесплатный, но за носитель для записи сертификата нужно будет заплатить

ФНС предупреждает о том, что квалифицированный сертификат необходимо записывать на носитель, который предоставляется самим заявителем. Ключ должен соответствовать сертифицированным требованиям ФСТЭК России или ФСБ России. УЦ ФНС России сейчас поддерживает носители формата USB Тип-А, в том числе:

• Рутокен ЭЦП 2.0
• Рутокен S
• Рутокен Lite
• JaCarta ГОСТ
• JaCarta-2 ГОСТ
• JaCarta LT
• ESMART Token
• ESMART Token ГОСТ и другие, соответствующие установленным требованиям.

Приобрести ключи можно будет у соответствующих поставщиков, или же использовать уже имеющиеся носители при условии их соответствия существующим требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких КЭП и сертификатов к ним, выданных как коммерческими, так и государственными УЦ, но не более чем для 32 экземпляров.

Как работает электронная подпись?

КЭП применяют для электронного обмена деловыми документами. С ней можно проводить множество операций:

• подавать налоговую отчетность;
• отправлять документацию в госорганы в электронном виде;
• принимать государственные заказы;
• работать с ЕГАИС;
• оформлять сделки;
• отправлять электронные документы и т.д.

Весомый аргумент в пользу электронной подписи — она значительно упрощает процесс взаимодействия с контрагентами, партнерами и контролирующими организациями.

Формально, процесс работы с ней выглядит так:

1. Вы вставляете флешку с подписью и сертификатами в ПК.
2. Открываете программу КриптоПро.
3. Загружаете документ, который нужно подписать.
4. Выбираете необходимый сертификат.
5. Нажимаете «Подписать».
6. Отправляете документы адресату.

В некоторых системах можно подписать документ прямо в файле — функция подписи находится в меню.

Изменения в Законе «Об электронной подписи»

Государственная дума приняла в третьем окончательном чтении закон о внесении изменений в Закон «Об электронной подписи». Документ был разработан рядом парламентариев, включая председателя Комитета Госдумы по финансовым рынкам Анатолием Аксаковым и вице-спикером Совета Федерации Николаем Журавлевым.

Первоначально документ предполагал расширение возможностей по использованию электронных подписей представителями организаций – участников финансового рынка. Однако во втором чтении законопроект был значительно расширен, основным нововведением стало ужесточение требований к аккредитации удостоверяющих центров электронной подписи.

Для использования сертификатов сотрудников без МЧД – обновите ПО

Отправить заявление на сертификат сотрудника в УЦ ООО «НПЦ 1С» до 31.08.2023 можно из всех прикладных решений, в которых есть поддержка 1С:Подписи, не обновляя конфигурацию.

Однако возможность подписывать документы в ЭДО после 1 сентября 2023 года таким сертификатом отражена только в последних релизах 1С:Библиотеки стандартных подсистем, начиная с 3.1.9.74, 3.1.8.375, 3.1.7.474 от 13.07.2023.

И релизы прикладных решений, поддерживающих это изменение, пока ограничены:

• 1С:Бухгалтерия, начиная с версии 3.0.140.20
• 1С:ERP Управление предприятием 2, начиная с версии 2.5.12.99
• 1С:Комплексная автоматизация 2.5.12.99

В ближайшее время этот список должен расшириться.

Напомним, что для сертификатов физических лиц, требующих проверку МЧД, фирма «1С» также выпустила исправление, разрешающее в переходный период подтверждать правильность подписания по МЧД вручную.

Как отозвать МЧД

В случае увольнения сотрудника или лишения его полномочий руководитель направляет заявление с просьбой отозвать МЧД в информационную систему, где она оформлялась. Каждый оператор разрабатывает собственную форму.

Примерная форма для ИФНС:

Руководителю ИФНС России №___ по___

(ФИО)

от (наименование организации / ФИО ИП)

ИНН

КПП

р/с (реквизиты банка)

ОГРН

ЗАЯВЛЕНИЕ

об отзыве доверенности

 Прошу отозвать доверенность от (дата) № __, выданную (должность и ФИО лица)

(должность руководителя организации)

М.П.

г. Москва   «» _______ 202 г.

Чтобы узнать форму конкретного оператора, нужно обратиться с запросом. А, например, в системе 1С для этого есть кнопка «Отозвать» в контекстном меню списка выданных доверенностей.

В настоящее время, после внесения изменений в 63-ФЗ, появилась возможность передоверия по МЧД. При этом лицо, получившее право от предыдущего доверенного лица, должно предоставить изначальную доверенность, подписанную руководителем.

Законодательное регулирование

Возможность применения МЧД и правила ее оформления закреплены федеральными законами, приказами Минцифры, постановлениями Правительства:

• Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Этот закон регулирует применение электронной подписи, а положения касательно применения подписей с МЧД внесли в законе 476-ФЗ от 27.12.19.
• Федеральный закон 443-ФЗ от 30.12.21. Это – основной документ, регулирующий переход на машиночитаемые доверенности. В нем закреплено право предоставления доверенности в электронном виде.
• Письмо ЦБ № 017-46-2/8806 – в нем содержится форма МЧД для участников финансового рынка.
• Приказ Минцифры 856 от 18.08.21 – в документе указан порядок формирования полномочий.
• Приказ Минцифры 857 – в документе обозначены требования к оформлению МЧД и применению электронных подписей к ним.
• Постановление Правительства № 223 от 21.02.22 – в нем утверждены правила использования, отмены и хранения МЧД.

Суть нововведений заключается в том, что руководитель теперь может оформить ЭЦП только в налоговом органе (ключ подписи не копируемый). Для работников сохраняется возможность оформить электронную подпись в стороннем удостоверяющем центре (УЦ). И применять ее можно не только для подписания деловых бумаг, но и использовать в личных целях.

Только на работников, имеющих сертификат ЭЦП, может быть оформлена МЧД. Сейчас же сотрудник подписывает документ подписью, выданной на организацию.

Новые возможности и требования по использованию электронной подписи

Изначально нынешний законопроект был направлен на то, чтобы обеспечить возможность передоверия для участников финансового рынка. Кроме того, перечень участников финансового рынка, которым удостоверяющий центр Центробанка выдает УКЭП, расширяется за счет саморегулируемых организаций в сфере финансового рынка и саморегулируемых организаций в сфере оказания профессиональных услуг на финансовом рынке.

В окончательной версии документа появился еще целый ряд нововведений. Так, полномочия удостоверяющего центра Федерального казначейства по выдаче УКЭП, относящиеся к органам государственной и муниципальной власти, будут расширены на государственные и муниципальные учреждения, государственные корпорации и государственные компании, публично-правовые компании и автономные некоммерческие организации (АНО), среди учредителей которых есть Российская Федерация.

Удостоверяющий центр ФНС получит полномочия выдавать УКЭП филиалам и представительствам иностранных компаний. Появится возможность действовать на основе доверенностей от иностранных представительств по аналогии с той, которая была введена для российских юридических лиц. Электронные подписи, выданные в соответствие с законодательством иностранных государств, будут признаваться при согласии сторон и подтверждении действия подписей удостоверяющими центрами или аккредитованной третьей стороной.

Удостоверяющий центр сможет дистанционно выдавать усиленную неквалифицированную подпись лицу, которому ранее он выдал электронную подпись при личной явке или с помощью УКЭП или с помощью ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Необходимо, чтобы ранее выданная электронная подпись при этом продолжала быть действительной.

Удостоверяющий центр должен будет уничтожать УКЭП по окончанию срока ее действия с помощью прошедших процедуру оценки соответствия средств электронной подписи, в составе которых реализована функция уничтожения информации. Удостоверяющий центр сможет привлекать третьих лиц для сбора заявлений и выдачи сертификатов электронных подписей, но для этого необходимо будет личное присутствие заявителя.

Электронная подпись будет считаться действительной, если срок ее действия не истек на момент подписания договора или на момент проверки сертификата. Данная норма вступит в силу через два года после принятия закона.

Изменения в использовании электронных подписей участниками финансового рынка

В 2019 г. была введена частичная монополия государства на выдачу УКЭП. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей соответствующие функции были переданы удостоверяющему центру Федеральной налоговой службы, для участников финансового рынка (банков, небанковских кредитных организаций, платежных систем, бюро кредитных историй, кредитных рейтинговых агентств, лиц, осуществляющих актуарную деятельность) – удостоверяющему центру Центробанка, для органов государственной и муниципальной власти и их должностных лиц – удостоверяющему центру Федерального казначейства.

Также была введена возможность использования электронной подписи лицам, представляющим интересы юридических лиц, финансовых организаций, государственных организаций и индивидуальных предпринимателей по доверенности. Для этого указанные представители должны представить свой УКЭП и электронную доверенность в машиночитаемом виде, подписанную УКЭП соответствующей организации (индивидуального предпринимателя).

Для юридических лиц, госорганизаций и индивидуальных предпринимателей была также введена возможность передоверия. В этом случае лицо, представляющее интересы соответствующей организации, предъявляет свой УКЭП, электронную доверенность, выданная в порядке передоверия, и электронная доверенность лицу, получившему право передоверия.

Преимущества и недостатки приложения Госключ

Приложение Госключ представляет собой уникальную возможность получения усиленной квалифицированной подписи для физических лиц. Причем этот ресурс предоставляет услугу совершенно бесплатно. Как правило, ее стоимость составляет 1500-2000 рублей. При этом существуют и определенные нюансы.

Итак, к основным плюсам приложения относят следующее:

• возможность бесплатного получения ЭП;
• быстрая и дистанционная выдача;
• защищенность – чтобы зайти в приложение, требуется разблокировать смартфон и пройти авторизацию в приложении;
• возможность подписания документа путем нажатия кнопки в приложении.

При этом софт обладает и некоторыми недостатками. К основным минусам ресурса стоит отнести следующее:

• необходимость в наличии заграничного паспорта нового образца;
• не слишком удобный способ подписания документов – их требуется отправлять через портал Госуслуг;
• периодические технические сбои;
• возможность подписания документов только в PDF-формате;
• медленная работа ресурса.

Тем не менее, работа софта постоянно улучшается. Чтобы направить пожелания или задать вопросы относительно функционирования приложения, стоит воспользоваться порталом Госуслуг.

Госключ представляет собой удобный сервис, который позволяет получить разные виды электронной подписи. Они отличаются по полномочиям, которые предоставляются, и способам получения. Благодаря этому каждый пользователь может выбрать подходящий вариант.

Законопроект об электронных архивах бумажных документов

Сколько ещё ждать закона о цифровых дубликатах? За последнее время существенно продвинулось согласование законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Долгожданный многими компаниями документ позволит переводить архив в цифровой вид и зафиксирует правила хранения. Его текст сильно изменился за 5 лет и сейчас он максимально близок к тому, чтобы его вынесли на рассмотрение в Государственную думу.

По словам ФНС осталось всего 3 разногласия между ведомствами по согласованию законопроекта, поэтому к марту 2024 года он может быть опубликован для ознакомления в том виде, в котором будет представлен в Госдуму.

Настройка ПК для работы с подписью

Для работы ЭЦП необходима утилита КриптоПро. Если вы не работали на своем устройстве с электронными подписями раньше, то программу нужно устанавливать.

Скачать утилиту можно на официальном сайте КриптоПро. Среди возможных разделов есть сервис «Продукты». Наведите на него курсор, в выбранном перечне выберите КриптоПро CSP. Рядом с выбранным провайдером появится список возможных действий — нам нужна «Загрузка файлов».

Дальше алгоритм по скачиванию следующий:

• Регистрация на сайте. Портал попросит задать пароль и указать данные ИП или руководителя.
• Согласие с лицензионным соглашением. Прочтите текст соглашения и подтвердите согласие с условиями.
• Приступите к загрузке. Сайт предложит вам выбрать одну из доступных версий программы. Лучше выбирать самую свежую.
• Загрузка на ПК. Дождитесь окончания загрузки криптопровайдера на устройство.
• Установка. Откройте появившуюся иконку загрузки и установите приложение.

Теперь нужно подключить ключ от налоговой. Действуйте в таком порядке:

• Подключите USB к компьютеру.
• Откройте программу КриптоПро.
• Перейдите в сервисы программы и найдите опцию просмотра сертификатов.
• Выберите свой ключ из предложенного списка нажмите «ОК».
• Активируйте установку ключа в открывшемся окне.

Когда основная часть установки ЭП от налоговой выполнена, можно подключить ее к личному кабинету ФНС. Для этого нужно настроить рабочий браузер.

Чтобы подключить электронную подпись от налоговой к личному кабинету, нужно сделать следующее:

Разрешить доступ к сайтам, использующим ГОСТ-шифрование. Для этого нужно открыть системные настройки браузера и поставить галочку рядом с соответствующей возможностью.

Внести адрес личного кабинета в список безопасных. Для этого нужно открыть свойства браузера через панель управления устройством. В открывшемся окошке нужно открыть вкладку «Безопасность». Затем выбрать раздел надежных сайтов. А чуть ниже — функцию «сайты».

Сервис предложит вам ввести адреса сайтов. Оставьте там ссылку на личный кабинет ИП или компании — в зависимости от правовой формы вашего бизнеса.

Теперь откройте личный кабинет. В нем нужно найти функцию проверки условий доступа. Запустите ее.

Если на предыдущих этапах не возникло сбоев, проверка пройдет успешно и личный кабинет запросит ваше согласие на доступ к КЭП.

Иногда на этапе проверки возникают проблемы. Если налоговый сервис не сможет установить соединение, попробуйте исправить проблему по советам от ФНС или обратитесь к специалистам.

Законодательство

Можно ли перевести бумажную доверенность в формат МЧД, если просто отсканировать ее?

Нет, так делать нельзя. Так вы получите просто отсканированную копию бумажной доверенности, но не МЧД. Машиночитаемая доверенность должна быть сформирована в XML по действующему формату.

Нужно ли перевыпускать МЧД, если юрлицо сменило название?

Переименование организации не аннулирует выданные ею доверенности.

Согласно п.1 ст. 188 ГК РФ, действие доверенности прекращается при:

• истечении срока доверенности;
• отмене доверенности лицом, которое ее выдало;
• отказе представителя от полномочий;
• прекращении работы юрлица;
• смерти, недееспособности доверителя или представителя;
• введении процедуры банкротства в адрес доверителя.

Подписывать документы сертификатами сотрудников юрлиц можно будет до 31 августа 2024 года или до окончания их срока действия, что может наступить раньше. При этом получить такой сертификат после 1 сентября 2023 года уже будет невозможно.

Например, срок действия сертификата сотрудника у главного бухгалтера компании истекает в октябре 2023 года. Бухгалтер может использовать сертификат сотрудника до окончания его срока действия, но получить такой вид сертификата после 31 августа 2023 года будет невозможно. В таком случае сотрудник должен получить сертификат физлица и применять МЧД при подписании документов. Определить полномочия и выпустить МЧД на главного бухгалтера должен директор, который заверяет доверенность своим сертификатом руководителя.

Теряют ли силу доверенности, выданные в порядке передоверия, в случае отмены корневой?

Да, в случае отзыва корневой доверенности и другие доверенности в цепочке утрачивают силу. Проверка валидности всей цепочки передоверия должна происходить при подписании документа с МЧД, выданной в порядке передоверия. Распределенный реестр ФНС анонсировал у себя такую функциональность.

Где приобрести новые КЭП

Получить электронные подписи по последним требованиям закона и начать использовать МЧД можно уже сегодня. С началом обязательного применения электронной доверенности сервисы обмена перестанут работать с сертификатами старого образца, поэтому компании в срочном порядке будут вынуждены выпускать КЭП.

Место получения сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:

Бенефициар	Удостоверяющие центры
Руководители компаний, ИП и нотариусы	ФНС и доверенные центры из списка аккредитованных УЦ
Первые лица банков и финансовых организаций	УЦ Банка России
Должностные лица государственных органов	УЦ Федерального Казначейства

Руководитель должен получить подпись лично и в единственном экземпляре. Сертификат
юрлица записывается на токен без права копирования.

Фирма «1С» предлагает воспользоваться сервисом 1С:Подпись

Фирма «1С» сообщила о том, что до 18:00 31.08.2023 в сервисе 1С:Подпись будут приниматься заявления на регистрацию сертификатов как на имя физических лиц, так и на сотрудников юридических лиц, действующих на основании доверенности.

А уже с 1 сентября 2023 года через 1С:Подпись можно будет оформить сертификат только на физическое лицо.

Сервис 1С:Подпись встроен в прикладные решения фирмы «1С», построенные на БСП. Порядок получения сертификата электронной подписи несложный.

Возможность оформить один квалифицированный сертификат включена в пакеты обслуживания ИТС ПРОФ, СтартЭДО и «Новый бизнес начни с 1С!».

Или можно приобрести лицензию на 1С:Подпись отдельно – стоимость оформления одного квалифицированного сертификата составит 600 рублей.
 

Новые возможности и требования по использованию электронной подписи

Изначально нынешний законопроект был направлен на то, чтобы обеспечить возможность передоверия для участников финансового рынка. Кроме того, перечень участников финансового рынка, которым удостоверяющий центр Центробанка выдает УКЭП, расширяется за счет саморегулируемых организаций в сфере финансового рынка и саморегулируемых организаций в сфере оказания профессиональных услуг на финансовом рынке.

В окончательной версии документа появился еще целый ряд нововведений. Так, полномочия удостоверяющего центра Федерального казначейства по выдаче УКЭП, относящиеся к органам государственной и муниципальной власти, будут расширены на государственные и муниципальные учреждения, государственные корпорации и государственные компании, публично-правовые компании и автономные некоммерческие организации (АНО), среди учредителей которых есть Российская Федерация.

Удостоверяющий центр ФНС получит полномочия выдавать УКЭП филиалам и представительствам иностранных компаний. Появится возможность действовать на основе доверенностей от иностранных представительств по аналогии с той, которая была введена для российских юридических лиц. Электронные подписи, выданные в соответствие с законодательством иностранных государств, будут признаваться при согласии сторон и подтверждении действия подписей удостоверяющими центрами или аккредитованной третьей стороной.

Удостоверяющий центр сможет дистанционно выдавать усиленную неквалифицированную подпись лицу, которому ранее он выдал электронную подпись при личной явке или с помощью УКЭП или с помощью ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Необходимо, чтобы ранее выданная электронная подпись при этом продолжала быть действительной.

Удостоверяющий центр должен будет уничтожать УКЭП по окончанию срока ее действия с помощью прошедших процедуру оценки соответствия средств электронной подписи, в составе которых реализована функция уничтожения информации. Удостоверяющий центр сможет привлекать третьих лиц для сбора заявлений и выдачи сертификатов электронных подписей, но для этого необходимо будет личное присутствие заявителя.

Электронная подпись будет считаться действительной, если срок ее действия не истек на момент подписания договора или на момент проверки сертификата. Данная норма вступит в силу через два года после принятия закона.

Сроки хранения электронных документов

Согласно новым правилам ЭДО, утвержденным с 1 января 2024 года, введены новые сроки хранения электронных документов. Эти сроки определяют, как долго организации должны хранить свои электронные документы в электронном виде.

В таблице ниже приведены основные типы электронных документов и их сроки хранения:

Тип документа	Срок хранения
Договоры и соглашения	10 лет
Финансовые документы	5 лет
Отчеты и протоколы	5 лет
Корреспонденция с клиентами	3 года
Трудовые договоры и документы	75 лет
Налоговые документы	5 лет

Важно отметить, что указанные сроки являются минимальными и организации могут сохранять электронные документы дольше, если это необходимо с учетом их внутренних процедур и требований законодательства. Для обеспечения сохранности электронных документов на протяжении всего срока их хранения, организациям рекомендуется использовать специальные системы электронного хранения и защиты данных

Для обеспечения сохранности электронных документов на протяжении всего срока их хранения, организациям рекомендуется использовать специальные системы электронного хранения и защиты данных.

Какие изменения предусмотрены поправками в закон об электронной подписи

Фирма «1С» опубликовала разъяснения в связи с новыми нормами выдачи и использования сертификатов электронной подписи, предусмотренные федеральным законом № 457-ФЗ от 04.08.2023 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Поправки продлевают возможность использования без МЧД сертификатов, выданных сотрудникам юридических лиц аккредитованными УЦ, до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия сертификата – в зависимости от того, какое событие наступит раньше.

Одновременно с этим предусмотрено ограничение сроков выдачи таких сертификатов. Оформить сертификат на сотрудника юрлица без МЧД можно до 31 августа 2023 года. Начиная с 1 сентября 2023 года будет доступно оформление сертификата только на физическое лицо.

«Действующие сертификаты УЦ ООО «НПЦ «1С» на сотрудников юридических лиц, в которых содержатся как данные о физическом лице – представителе, так и наименование, ИНН и ОГРН организации заявителя, полученные через 1С:Подпись, можно будет использовать без предоставления МЧД до 31 августа 2024 года», – говорится в информационном письме на сайте «1С».