Что изменилось в правилах хранения архивных документов
Структура новых Правил хранения, вступивших в силу с 17.09.2023, значительно изменилась, появились новые разделы, в которых более полно описаны ранее закрепленные правила. Появились и новые требования, в частности, посвященные работе с документами ДСП и содержащими государственную тайну.
Уточнен порядок изъятия документов из архива, приведены новые условия уничтожения документов. Отдельно в Правилах хранения прописана возможность передачи документов на аутсорсинговое (внеофисное) хранение.
В свете появления в документообороте большого количестве электронных документов актуальной задачей становится задача обеспечения их сохранности. В соответствии с этой задачей в Правилах хранения появится отдельный раздел «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов».
Использование СХЭД
Исходя из новых Правил хранения, использование СХЭД получит более широкое распространение, так как СХЭД позволяет осуществлять как хранение электронных документов, которых в организациях становится с каждым днем все больше, так и вести учет архивных бумажных документов, что значительно упрощает работу архивистов и удешевляет процесс архивного хранения.
-
прием бумажных и электронных документов;
-
прием и хранение электронных документов в виде zip-контейнеров в соответствии с требованиями Росархива;
-
усовершенствование ЭП до формата CAdES-Av3 при приемке;
-
прием и хранение МЧД;
-
формирование файлов визуализации PDF/A для офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML;
-
добавление в ЭП архивных меток времени по мере устаревания срока действия сертификатов предыдущих меток;
-
загрузка и хранение ПЭП;
-
загрузка документов в составе дел и сдаточных описей;
-
загрузка документов в произвольных пакетах, формирование дел и передача на архивный контур в 1С:Архиве;
-
создание документов вручную из файлов на диске, автоматическое формирование контейнера;
-
формирование архивных шифров документов после загрузки;
-
регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка ЭП;
-
протоколирование всех действий пользователей;
-
обмен НСИ с источниками (организации, подразделения, сотрудники, виды документов и пр.);
-
загрузка и хранение связей между документами, добавление связей вручную;
-
загрузка и хранение виз согласования и резолюций;
-
загрузка и хранение информации о содержащихся в документах персональных данных;
-
ведение журнала передачи документов;
-
формирование сводных описей;
-
формирование печатных форм: список фондов, лист фонда, годовой раздел сводной описи и пр.;
-
уничтожение документов по истечении срока хранения, передача информации об уничтожении в систему-источник;
-
интеграция с типовыми решениями 1С и другими информационными системами;
-
выгрузка файлов выбранных документов, в том числе для предоставления в ФНС;
- распознавание текста для полнотекстового поиска.
https://buh.ru/articles/izmenenie-pravil-khraneniya-arkhivnykh-dokumentov-s-17-sentyabrya-2023-goda….
Использование СХЭД
Исходя из новых Правил хранения, использование СХЭД получит более широкое распространение, так как СХЭД позволяет осуществлять как хранение электронных документов, которых в организациях становится с каждым днем все больше, так и вести учет архивных бумажных документов, что значительно упрощает работу архивистов и удешевляет процесс архивного хранения.
Функции СХЭД «1С:Архив»
-
прием бумажных и электронных документов;
-
прием и хранение электронных документов в виде zip-контейнеров в соответствии с требованиями Росархива;
-
усовершенствование ЭП до формата CAdES-Av3 при приемке;
-
прием и хранение МЧД;
-
формирование файлов визуализации PDF/A для офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML;
-
добавление в ЭП архивных меток времени по мере устаревания срока действия сертификатов предыдущих меток;
-
загрузка и хранение ПЭП;
-
загрузка документов в составе дел и сдаточных описей;
-
загрузка документов в произвольных пакетах, формирование дел и передача на архивный контур в 1С:Архиве;
-
создание документов вручную из файлов на диске, автоматическое формирование контейнера;
-
формирование архивных шифров документов после загрузки;
-
регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка ЭП;
-
протоколирование всех действий пользователей;
-
обмен НСИ с источниками (организации, подразделения, сотрудники, виды документов и пр.);
-
загрузка и хранение связей между документами, добавление связей вручную;
-
загрузка и хранение виз согласования и резолюций;
-
загрузка и хранение информации о содержащихся в документах персональных данных;
-
ведение журнала передачи документов;
-
формирование сводных описей;
-
формирование печатных форм: список фондов, лист фонда, годовой раздел сводной описи и пр.;
-
уничтожение документов по истечении срока хранения, передача информации об уничтожении в систему-источник;
-
интеграция с типовыми решениями 1С и другими информационными системами;
-
выгрузка файлов выбранных документов, в том числе для предоставления в ФНС;
-
распознавание текста для полнотекстового поиска.
Документы постоянного и временного сроков хранения
Правила хранения касаются хранения именно архивных документов, к которым относят документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу. Правила регламентируют порядок работы с этими категориями документов еще задолго до передачи в архив, а именно с момента формирования данных документов в дела и организации их оперативного хранения.
Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения
-
отчеты по проведению специальной оценки условий труда и документы к ним;
-
приказы по личному составу и документы к ним о приеме, переводе, увольнении, совмещении, оплате труда, аттестации, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком;
-
личные дела, личные карточки уволенных работников;
-
расчеты по страховым взносам (формы РСВ и СЗВ);
-
документы о производственных травмах, авариях, несчастных случаях на производстве;
-
лицевые счета работников по заработной плате;
-
договоры аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом;
-
договоры поручения по недвижимому имуществу и другие документы.
Документы постоянного срока хранения
-
договоры дарения недвижимого и движимого имущества;
-
договоры мены недвижимого имущества;
-
журналы регистрации договоров об отчуждении недвижимого имущества;
-
документы технического учета объектов недвижимого имущества;
-
годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность;
-
документы о реорганизации организации;
-
документы о ликвидации организации;
-
реестры владельцев ценных бумаг;
-
инвентаризационные описи ликвидационных комиссий;
-
документы по основным средствам, по недвижимости и другие документы.
Архивные документы должны поступать на хранение в архив организации и храниться там до их передачи на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы (для организаций – источников комплектования государственных/муниципальных архивов) или до истечения срока хранения (для остальных организаций). В соответствии с п. 47 Правил хранения документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях. По решению руководителя организации документы временных сроков хранения подлежат передаче в архив.
Новые требования к хранению электронных документов
Самое главное новшество в новых Правилах хранения – это возможность хранить электронные архивные документы не только на обособленных носителях, как это позволяли делать Правила хранения 2015 года, но и в специальных информационных системах хранения электронных документов (СХЭД). В п.132 Правил указано, что хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД или на физически обособленных носителях.
Используемые СХЭД государственных органов должны соответствовать Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденным приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 (Типовые требования). Данные Типовые требования устанавливают общие и специфические требования к системам электронного документооборота (СЭД) и СХЭД.
«1С:Архив» — универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
Разработана в соответствии с Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденным приказом Росархива от 15.06.2020 № 69
Еще одно важное новшество в новых Правилах хранения связано с экспертизой ценности и последующим составлением по ее результатам описей дел. Правилами хранения 2015 года для электронных архивных документов предусматривалось составление Описей электронных дел по аналогии с Описями дел на бумажных носителях. Однако электронные информационные системы позволяют вести поиск по заголовку каждого документа, минуя заголовок дела. Поэтому было принято решение отказаться от формирования дела в классическом понимании для электронных документов и сохранить его в качестве сущности, привязывающей документ к сроку хранения. В связи с этим п.146 новых Правил хранения предполагает включение электронных архивных документов в описи электронных документов с составлением к ним реестров файлов электронных документов.. Составление реестров файлов вызвано необходимостью обеспечения точного учета электронных документов на уровне архива
Первоначально в Правилах 2015 года была предложена опись электронных дел с реестрами документов, но практика показала, что этого недостаточно, так как каждый документ может состоять из групп файлов. Поэтому реестр документов был преобразован в реестр файлов.
Составление реестров файлов вызвано необходимостью обеспечения точного учета электронных документов на уровне архива. Первоначально в Правилах 2015 года была предложена опись электронных дел с реестрами документов, но практика показала, что этого недостаточно, так как каждый документ может состоять из групп файлов. Поэтому реестр документов был преобразован в реестр файлов.
Составление описей электронных документов производится по результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях. На основе этих описей сотрудник архива готовит проекты годовых разделов описей электронных документов отдельно на электронные архивные документы постоянного, временного (до 10 лет) срока хранения, по личному составу.
На электронные документы, согласно п. 28 Правил хранения, составляется отдельный Акт о выделении документов к уничтожению. В Акте об уничтожении указывается групповой заголовок уничтожаемых электронных документов.
Также в новых Правилах есть пункт 133, позволяющий коммерческим организациям использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.
II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), учёное звание и учёная степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.
2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (), в которой указывает:
фамилию (обязательно для заполнения);
имя (обязательно для заполнения);
отчество (при наличии) (обязательно для заполнения);
дату рождения (обязательно для заполнения);
гражданство (обязательно для заполнения);
место работы (учёбы) и должность (при наличии);
образование, учёное звание и учёную степень (при наличии);
основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);
тему, хронологические рамки исследования (обязательно для заполнения);
цель работы;
адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (обязательно для заполнения);
адрес фактического проживания (обязательно для заполнения);
номер контактного телефона (при наличии);
адрес электронной почты (при наличии);
вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ (обязательно для заполнения);
фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица (обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом).
Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала докумень, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.
Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядке несовершеннолетним пользователем.
Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, им, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учёбы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.
2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.3 Порядка.
Новый порядок хранения документов
С 17 сентября 2023 года вступает в силу приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях». Прежний порядок хранения документов, установленный приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, с указанного момента утрачивает силу и применяться больше не будет.
Согласно новым правилам, документы нужно сдавать на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве). В архив нужно передавать только документы постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет в архив можно не сдавать – их хранят в подразделении организации, которое их оформило (например, бухгалтерия) и по истечении сроков их хранения уничтожают.
Передача документов на хранение в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации. Прием-передача дел производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи указывают количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил).
Перед сдачей в архив документы нужно будет сгруппировать в отдельные дела. Документы группируют в дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации (например, первичные документы, личные дела работников и т.д.).
Документы постоянного и длительного сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел). В каждое дело включают только один экземпляр каждого документа. В дела включают документы одного календарного года, за исключением личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников (п. 49 Правил). Документы постоянного и временного (длительного) срока хранения группируются отдельно друг от друга. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 см (п. 51 Правил).
Если организация решит хранить документы самостоятельно, она должна оборудовать архив – изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, отделенное от соседних помещений огнеупорными стенами. Такое помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, выходы к лифтам или лестничным клеткам. Архив не должен располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли. Если документов в организации не много, вместо архива в виде отдельного изолированного помещения, их разрешается хранить в запирающихся шкафах или сейфах (например, в кадровом отделе или бухгалтерии). Деятельность архива необходимо регламентировать локальным актом организации. Также нужно назначить работника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования документов.
При этом организациям разрешается доверить хранение документов (как электронных, так и на бумажных носителях) сторонним организациям, для которых хранение архивных документов является уставной деятельностью. Для этого с такой организацией потребуется заключить договор возмездного оказания услуг, предметом которого является хранение архивных документов. Порядок хранения электронных документов имеет свои особенности.
Что изменилось в правилах хранения архивных документов
Структура новых Правил хранения, вступивших в силу с 17.09.2023, значительно изменилась, появились новые разделы, в которых более полно описаны ранее закрепленные правила. Появились и новые требования, в частности, посвященные работе с документами ДСП и содержащими государственную тайну.
Уточнен порядок изъятия документов из архива, приведены новые условия уничтожения документов. Отдельно в Правилах хранения прописана возможность передачи документов на аутсорсинговое (внеофисное) хранение.
В свете появления в документообороте большого количестве электронных документов актуальной задачей становится задача обеспечения их сохранности. В соответствии с этой задачей в Правилах хранения появится отдельный раздел «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов».
Ликвидирующимся организациям — МКУ ВГА
Информация для конкурсных управляющих и председателей ликвидационных комиссий по передаче документов на хранение
При ликвидации муниципальных унитарных, казенных предприятий, муниципальных учреждений города Волгограда в соответствии с п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.
2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» документы по личному составу подлежат обязательной передаче на хранение в муниципальное казенное учреждение «Волгоградский городской архив».
Прием документов осуществляется на безвозмездной основе.
Архивные документы передаются в муниципальный архив представителем конкурсного управляющего, ликвидатора, председателя ликвидационной комиссии (далее ликвидатор) ликвидируемой организации. Ликвидатору необходимо обратиться в орган местного самоуправления с ходатайством о передаче документов ликвидируемой организации в муниципальный архив.
2015 № 526 » Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
- Основные требования к оформлению дел:
- — формирование и систематизация листов дела;
- — подшивка документов дела в 4 прокола в твердую обложку;
- — нумерация листов дела;
- — составление листа-заверителя;
- — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
- — оформление обложки дела.
Ликвидатор организует транспортировку упорядоченных дел в архив. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками муниципального архива и оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается ликвидатором и директором МКУ «ВГА».
Вместе с документами на хранение в архив передаются три экземпляра описи дел и ее электронный вариант, научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).
- К описям документов прилагаются справки на отсутствующие документы, с указанием причин отсутствия.
- Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:
- 1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации, документы о создании, устав или положение организации, документы о ликвидации, свидетельства об исключении из Единого государственного реестра юридического лица);
- 2. Приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве);
- 3. Трудовые договоры, контракты, соглашения;
- 4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников);
5. Личные дела уволенных работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.);
6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы;
7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);
- 9. Акты о несчастных случаях;
- 10. Штатные расписания;
- 11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, изменение в должности и социально-правовом положении граждан;
12. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение.
Проверка архивов
Документы, переданные на хранение в архив, необходимо периодически проверять на предмет их фактического наличия и физического состояния. Такие проверки проводят в плановом режиме на основании локальных актов организации. Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме ежегодно. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях (жестких дисках) осуществляется раз в 5 лет (п. 153 Правил).
В ряде случае требуется проводить внеплановую проверку документов. К таким случаям относятся (п. 98 Правил):
- смена работника, ответственного за архив;
- подготовка архивных документов к передаче в государственный или частный архив;
- массовое перемещение архивных документов (например, при переезде организации);
- чрезвычайная ситуация или действие других обстоятельств, в результате которых документы могли быть утрачены или повреждены;
- реорганизация организации.
Проверку наличия документов в архиве проводят силами двух работников (лицом, ответственным за архив, и иным специально назначаемым работником) посредством визуального осмотра дел и их сверки с описью. Проверка документов включает выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей, установление фактического наличия хранимых документов, а также организацию розыска отсутствующих документов.
Проверка считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов. Если проверкой установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск. Такой розыск проводят в течение одного года с даты выявления отсутствия документов. Допускается продление срока розыска документов на 1 год. В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов (п. 104 Правил).
Проверку наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляют в автоматическом режиме. Для этого работник архива ежегодно выборочно проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и изменения документов и их метаданных.
Проверка физических носителей осуществляют путем визуального и программного контроля физического и технического состояния носителя. Носитель проверяют на целостность, воспроизводимость, наличие на нем файлов документов и вредоносных компьютерных программ (п. 153 Правил). При обнаружении изменений физического состояния носителей или при их некорректном воспроизведении работник архива по решению руководителя организации должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.
14.09.2023
Хранение бумажных документов
Что касается хранения бумажных документов, то новыми Правилами хранения установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.
-
в государственных органах и органах местного самоуправления — в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, 2019.
-
в государственных организациях — в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, 2018.
-
в коммерческих организациях — в соответствии с локальными нормативными актами, к которым могут относиться Положение о делопроизводстве, Положение об архивном хранении, Положение о хранении электронных документов (основой для разработки положений может являться методическая разработка фирмы «1С» Комплект нормативных документов — 2023» к «Методике управления документами и совместной работой).
Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Есть изменения и в требованиях к помещению архивохранилища. Для освещения помещения архива можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники.
Основные учетные документы архива: книга учета поступления и выбытия дел, документов; опись дел; лист фонда; дело фонда; паспорт организации – для источников комплектования государственного (муниципального) архива.
Вспомогательные учетные документы архива: список фондов; книга выдачи единиц хранения во временное пользование; реестр описей (для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава); список источников комплектования; топографические указатели; каталоги; указатели.
Новый порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов
Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приказ от 31.07.2023 № 77). Они заменят приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», который утратит силу.
В целом правила комплектования бумажных дел и требования к их хранению не изменились. Сроки хранения документов изменения также не затронули
Но есть и новые положения, которые важно учесть в работе. Положения вступили в силу 17 сентября 2023 года.
По договору возмездного оказания услуг компания (работодатель) может передать хранение архивных документов организации, для которой это уставная деятельность. Требования к температурному режиму, обустройству помещения в целом не изменились. Но есть дополнение: при освещении помещения архива, кроме ламп накаливания в закрытых плафонах, разрешили использовать люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.
Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не изменили. В каждом из них должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают на 4 прокола (в малоформатных делах ― на 3) в твердую обложку. А вот правила по экспертизе выделили в отдельную главу и дополнили, что при экспертизе документ оценивают по четырем критериям: происхождение, содержание, внешние особенности документов, а также пригодность для использования.
Уточнили, что экспертизу проводят:
— при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
— при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
— при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный/муниципальный архив;
— при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
Порядок работы с электронными архивными документами конкретизировали и поместили в отдельную главу. Их можно хранить на физически обособленных носителях и (или) в спецсистеме ― СХЭД.
В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на бумажные и электронные дела.
В приложениях к приказу приведены обновленные рекомендуемые формы:
— номенклатуры дел организации;
— номенклатуры дел структурного подразделения организации;
— акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
— листа-заверителя дела;
— обложки дела;
— описи электронных документов;
— описи дел по личному составу;
— акта о технических ошибках в учетных документах;
— книги учета поступления и выбытия дел, документов;
— акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
— акта конвертации электронных архивных документов и др.
Изображение
Мероприятие
27 сен 2023 г.