Что делать с документами после ликвидации ооо

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как утилизировать документы с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные архивные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения акта на уничтожение документов). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Все сроки регламентированы

Тем компаниям, кто только начал свою трудовую деятельность, просто необходимо знать, когда они имеют право уничтожать каждый вид документов. Понимание этого позволит организациям попусту не захламлять свое и так драгоценное и дорогостоящее помещение всякого рода мусором, а также не переплачивать «кровно заработанные», если мы говорим об услугах стороннего хранения. Порядок хранения, приведенный ниже, позволит нашим читателям не ошибиться во времени и вовремя избавиться от ненужных бумаг:

• 1 год – журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля), данные лиц, не принятых на работу, графики предоставленных отпусков;

• 3 года – учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника, записи о трудовой дисциплине;

• 5 лет – акты, предписания, отчеты по технике безопасности, выписки по улучшению условий и охраны труда, документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение, данные о командировках;

• 50 лет– личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и прочее), если только их не затребует владелец раньше;

• 75 лет – характеристики и личные карточки сотрудников, трудовые договоры работников;

• «До конца» – коллективные договоры, личные дела руководителей.

Очевидно, что наиболее востребованными с точки зрения уничтожения документов, будут те, чей срок хранения не превышает пяти лет. Надо отметить, что именно они составляют основной массив «бумажной массы», который в компаниях имеется в огромных количествах. Что касается более «долгосрочных» бумаг, то сейчас в коммерческой сфере не должно быть прецедентов по их уничтожению, ибо как таковая коммерция в современном ее виде появилась в России не многим более 20 лет назад. Придется ждать еще столько же для того, чтобы увидеть, как сжигаются копии дипломов и аттестатов, а также личные карточки сотрудников. Сейчас же, если фирма закрывается, то эти сведения передаются в государственный архив и уже в его ведении будет хранение и уничтожение этих документов.

Читайте статью: ««Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел». Ответственность за утерю первички».

Консультация юриста онлайн бесплатно без регистрации

Какие нормативные акты регулируют уничтожение уголовных дел с истекшим сроком хранения?
Уничтожение уголовных дел с истекшим сроком хранения регулируется следующими нормативными актами: Уголовно-процессуальным кодексом РФ, Положением о порядке ведения и хранения уголовных дел, Указанием Правительства РФ «Об утверждении Перечня типовых документов в уголовных делах, подлежащих уничтожению» и другими законодательными актами.
Как осуществляется востребование документов из архива?
Востребование документов из архива осуществляется по письменному заявлению юридического или физического лица в орган, хранящий архив. Заявление должно содержать указание на конкретное дело и причину востребования документов. Сроки рассмотрения заявления и выдачи документов определяются законодательством и внутренними правилами архивного учреждения.
Каков порядок и сроки хранения уголовных дел в архиве суда?
Порядок и сроки хранения уголовных дел в архиве суда определяются Положением о порядке ведения и хранения уголовных дел. Согласно этому Положению, суд хранит уголовные дела в архиве в течение определенного срока: для дел безвременного прекращения — 5 лет, для дела, завершившегося полным оправданием — 50 лет, для дела, завершившегося приговором, — 75 лет.
Какие последствия могут наступить при нарушении норм уничтожения уголовных дел?
При нарушении норм уничтожения уголовных дел могут наступить различные последствия, включая дисциплинарную ответственность для должностных лиц, административную и уголовную ответственность. Для должностных лиц, виновных в нарушении процедур уничтожения документов, может быть применена дисциплинарная мера вплоть до увольнения. Также, в случае нарушения норм уничтожения документов, возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа или обязательных работ. В тяжелых случаях, нарушение норм уничтожения уголовных дел может рассматриваться как преступление и влечь уголовную ответственность в соответствии с законодательством.
Какие документы можно уничтожать при истечении срока их хранения?
При истечении срока хранения можно уничтожать различные документы, включая уголовные дела с истекшим сроком хранения.

🟠 Введите свой вопрос в форму для консультаций

Нормативная база 🠒 Нюансы законодательства 🠒 Нужные видео 🠒 К кому обратиться 🠒 Полезные документы 🠒 Пошаговая инструкция 🠒 Как сделать расчет

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Подборка наиболее важных документов по запросу Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 30.08.2022 N 88-13667/2022Категория спора: Пенсионное обеспечение.Требования заявителя: О возложении обязанности подать уточнение в индивидуальные сведения, выдать уточняющую справку.Обстоятельства: Не подтверждена полная занятость истца на работах, дающих право на досрочное назначение пенсии по старости в отношении указанного периода работы ни работодателем истца, ни представленными суду письменными доказательствами, притом что свидетельские показания являются недопустимым видом доказательств.

Решение: Отказано.

https://www.youtube.com/watch?v=ITkaKlW4wGc\u0026pp=ygV40KPQvdC40YfRgtC-0LbQtdC90LjQtSDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDRgdC60LjRhSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDRgSDQuNGB0YLQtdC60YjQuNC8INGB0YDQvtC60L7QvCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGP

Факт полной занятости П. на работах с осужденными в период с 03 июля 2006 года по 31 декабря 2011 года ФКУ «ИК N 6» ни ранее (в письме в пенсионный орган от 22 августа 2013 года), ни при рассмотрении настоящего дела не подтверждало, указывая, что в обязанности бухгалтера бухгалтерии П.

входила работа с документами бухгалтерского учета на осужденных, а не с осужденными, вследствие чего ее право на досрочное пенсионное обеспечение в отношении указанного периода не подтверждается, кроме того, указывало на не сохранность документов о фактической занятости П.

на работах в этот период, в том числе табелей учета рабочего времени, уничтожение этих документов по истечении сроков хранения.

Нормативные акты

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

«Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов))»(утв. Росархивом)3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

Ответ эксперта

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения.

В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 4.7, 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

 На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности: 

• выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
• участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
• подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
• участие в разработке документооборота организации;
• организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

• составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
• выделите документы с истекшими сроками хранения. 

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии. После этого акт утвердите у руководителя организации (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. 

В акте укажите: 

• перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.

КС признал, что вещдоки нельзя уничтожать до вынесения решений по всем делам с их участием

Конституционный суд Российской Федерации (КС РФ) признал, что вещдоки – материалы дел, заводимых в рамках уголовных дел, нельзя уничтожать до вынесения решений по всем делам, в которых они участвуют. Такое решение было принято КС РФ в связи с нарушениями сроков хранения и уничтожения таких материалов.

В России существует нормативное регулирование порядка уничтожения уголовных дел с истекшим сроком хранения. Однако, пошаговая инструкция и указания по уничтожению таких дел в архивном хранении вызывают сложности и неоднозначности.

Конституционный суд признал, что вещдоки не могут быть уничтожены до вынесения решений по всем делам, в которых они участвуют. Это связано с тем, что вещдоки могут являться ключевыми доказательствами в делах, а в случае уничтожения таких материалов невозможно будет достоверно установить факт совершения преступления и назначить справедливое наказание.

Судебная система России столкнулась с проблемой нарушения сроков хранения и уничтожения вещдоков, что приводит к фактическому нарушению прав граждан на справедливое судебное разбирательство. Именно поэтому Конституционный суд принял решение о невозможности уничтожения вещдоков до вынесения решений по всем делам.

Таким образом, вещдоки в архиве уголовного дела должны храниться до вынесения окончательного решения по каждому делу, в котором они участвуют. Правила уничтожения вещдоков с истекшими сроками хранения должны быть пересмотрены и уточнены в соответствии с решением Конституционного суда РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

• за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
• за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

• 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
• 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
• 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации

Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании)

Журнал по медкомиссии

Приказы на отпуск

Копии документов или корешки о принятии наличных средств

Документы по учетной политике

Карточки инвентаризации по выбывшим фондам

Первичные документы и регистры

5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)

Паспорта на ККТ

Пока не истек срок действия

Журнал инструктажа по технике безопасности

Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)

50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)

Книга по движению трудовых и учету пустых бланков

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников

Инструкции по охране труда

Как утилизируют?

Мы подошли к самому интересному вопросу нашей темы, и он напрямую касается способов утилизации документов. Конечно, можно сесть дружным коллективом в свободное от работы время и просто рвать бумагу, можно купить недорогой шредер и потихоньку ее измельчать. Однако, как выяснилось, это не самый лучший выход их положения. На рынке существует перечень компаний, который специализируется на утилизации документов. Заметим, что стоимость их услуг бывает, порой, неоправданно высока. Их представители объясняют это тем, что они сохраняют конфиденциальность в работе с чужими бумагами, гарантируют, что старые документы ни в коем случае не попадут в руки конкурентов. Как это проверяется на практике – совершенно не понятно. Остается только верить на слово. И все же их услуги чрезвычайно популярны. Пользуются такие организации довольно оригинальными для простых пользователей способами уничтожения – варкой, прессованием и, конечно же, измельчением.

Первые два способа интересны. Варка подразумевает под собой помещение документов в бумагоделательную машину, которая методом установленных манипуляций изготавливает из нее вторичное сырье. Тот же принцип применяется, когда производится, к примеру, туалетная бумага низкого качества или картон. Именно ее (варку) по неким Европейским стандартам качества признали наиболее безопасным, экологически чистым и, главное, «социально ответственным» способом уничтожения. Компания не просто выбрасывает или сжигает документы, а дает ей возможность найти «новую жизнь» без ущерба для экологии. Многие, между прочим, не забывают об этом напомнить, когда демонстрируют свои конкурентные преимущества в сравнении с партнерами по рынку. Мол, мы такие передовые, придерживаемся «правильного» подхода в уничтожении документов, не то, что некоторые… Второй способ в виде прессования подразумевает под собой измельчение документов с дальнейшим сжатием их до размеров небольших блоков. Эти кубики также могут идти на переработку. Прессованию присвоен IV класс надежности (у варки он выше), что говорит о том, что он также является относительно передовым, хотя технология, как таковая, стара, как мир.

Компании, оказывающие услуги по переработке документов, оставляют за собой право хранить у себя переработанный материал с целью его дальнейшей перепродажи. Вот такие вот блоки, или застывшие листы сваренной бумаги затем уходят на другие бумажные комбинаты, где им находят применение в виде сырья для производства новой продукции. В теории, компания (первоначальный владелец документов) могла бы сама заниматься продажей вторсырья, но едва ли ей захочется этим заниматься – у нее своих дел полно и доход, скорее всего, есть стабильный. Возможно, этим бы с удовольствием занялись бы мелкие (по финансовым оборотам) индивидуальные предприниматели или общества с ограниченной ответственностью, но весь фокус в том, что, как правило, у них не имеется так много деловых бумаг, чтобы вообще обращаться к кому-то за помощью в их уничтожении. Сидит ИП, как говорится, и просто рвет документы (почему-то здесь вспоминается Крэг Туми из «Лангольеров»).

Не пропустите: ««Всем по червонцу». Любопытная инициатива депутатов КПРФ»

Как происходит процедура уничтожения

Каким образом происходит уничтожение документов с истекшими сроками хранения? Существует общий порядок уничтожения документов, неважно, это бухгалтерские, распорядительные или кадровые.

Нужно произвести следующий порядок действий:

• Проверить срок хранения и практическое значение документации;
• Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности и оформляет протоколом;
• Составляется акт на уничтожение документов и утверждается руководителем предприятия;
• Дела на уничтожение уничтожаются, и оформляется акт.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует.

После выполнения всех требований разрешается уничтожение документов шредером для утилизации.

Законодательная база Российской Федерации

В Российской Федерации уничтожение уголовных дел с истекшим сроком хранения регулируется законодательством. Нормативное регулирование этого процесса осуществляется Конституцией Российской Федерации, Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации и другими законами.

Закон Российской Федерации «О порядке разрешения указанием суда дел особенной важности» указывает, что материалы уголовных дел могут храниться в архиве в течение определенного срока. В случае истечения срока хранения документации, дело признается отработанным и подлежит уничтожению

Пошаговая инструкция по уничтожению уголовных дел с истекшим сроком хранения утверждена приказом Комитета по архивам России. Согласно этой инструкции, уничтожение дел происходит с учетом особенностей их содержания и сроков хранения.

Уничтожение материалов уголовных дел проводится в специально оборудованных помещениях, которые соответствуют требованиям Комитета по архивам России. Перед уничтожением дел производится их проверка на наличие секретной информации и наличие решений Конституционного суда Российской Федерации, которые могут быть востребованы в будущем.

Уничтожение уголовных дел происходит с использованием специального оборудования и методов, которые гарантируют их полное и окончательное уничтожение

Важно отметить, что уничтожение дел проводится под надзором специальных комиссий, которые состоят из представителей архивного учреждения и правоохранительных органов

Таким образом, законодательная база Российской Федерации предусматривает порядок уничтожения уголовных дел с истекшим сроком хранения. Основные принципы этого процесса включают прозрачность, надежность и сохранение конфиденциальности информации. Исполнение данного порядка осуществляется под строгим контролем соответствующих органов власти и архивных учреждений.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт об уничтожении документов — не единственный документ, который нужно оформить. Нужен еще один акт для подтверждения самого факта уничтожения устаревших архивных документов. В нем нужно отразить:

• название документа и компании;
• дату оформления;
• описание факта уничтожения документов (указать объем
• или количество, способы уничтожения);
• подписи ответственных лиц.

Сегодня документация может храниться в электронном виде и на специальных носителях (флеш-картах, дисках и пр.). Если электронные документы теряют актуальность, то информация уничтожается вместе с носителем. Можно применять те же способы уничтожения документов организации, что и для бумажных носителей, а именно сжигание, измельчение, изменение формы и другие.

Особенности уничтожения уголовных дел с истекшими сроками

Уничтожение уголовных дел с истекшими сроками хранения проводится по решению Конституционной Судебной коллегии КС РФ. Все материалы таких дел после уничтожения должны быть удалены из базы данных Российской Федерации.

Особенностью таких дел является регулирование сроков их хранения, так как архивация и хранение документов с истекшими сроками является нарушением законодательства. Признание дела с истекшим сроком хранения недопустимым и его уничтожение должно быть осуществлено в соответствии с решением Конституционной Судебной коллегии КС РФ и стороной, которая завела дело.

Особое внимание уделяется уничтожению уголовных дел, связанных с наркотиками, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Выводы:

Выводы:

• Уничтожение уголовных дел с истекшим сроком хранения производится по решению суда.
• Указания по уничтожению дел выдаются по решению Конституционной Судебной коллегии КС РФ.
• Несоблюдение порядка уничтожения дел может повлечь наказание.

Таким образом, решение Конституционной Судебной коллегии о порядке уничтожения уголовных дел с истекшим сроком хранения является нормативным актом, регулирующим данную ситуацию и определяющим порядок действий при уничтожении таких дел.

Наказание за нарушения

В соответствии с законодательством Российской Федерации нарушения в сфере уничтожения уголовных дел с истекшим сроком хранения могут привести к наказанию. Особенности наказания определены в Уголовном кодексе Российской Федерации.

Для начала следует отметить, что в соответствии с нормативными актами уничтожение уголовных дел с истекшим сроком хранения является обязательным и проводится по указанию суда. Однако, уничтожение таких дел должно быть проведено в соответствии с определенным порядком и сроками, устанавливаемыми законодательством.

Если устанавливается факт нарушения процедуры уничтожения или несоблюдения установленных сроков, то в отношении ответственных лиц могут быть применены различные виды наказания. Это может быть административное наказание, дисциплинарные меры или даже уголовное преследование.

Сроки хранения

Ликвидационной комиссии общества необходимо учитывать принадлежность документов к определенной группе. Всего нормативными актами выделено две категории(ст. 3 закона 125-ФЗ).

Вид
Краткая характеристика
Срок хранения наиболее распространенных документов
Постоянно
Закон не устанавливает временных рамок
Устав, штатное расписание, списки учредителей, инвентаризационные описи ликвидатора и др.
Временно
Основное внимание на этапе закрытия фирмы уделяют подготовке дел долгосрочного хранения (свыше 10 лет). В большинстве случаев таковыми становятся сведения о личном составе

В группу включены любые письменные свидетельства занятости людей
Трудовые договоры, соглашения об обработке персональных данных, кадровые приказы, учетные регистры – все это хранится не менее 50 лет. Если документы оформлены до 01.01.2003 года, период нахождения их в архиве увеличивается до 75 лет (ст. 22.1 закона 125-ФЗ). Для журналов регистрации и актов о несчастных случаях установлен предел в 45 лет
Ликвидационная комиссия сдает также документы временного хранения (до 10 лет). Такая обязанность появляется, если срок их актуальности не истек
Например, налоговые декларации, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения, первичная документация и хозяйственные договоры остаются в архиве в течение 5 лет (ст. 29 закона 402-ФЗ от 06.12.11)

До передачи в специализированную организацию за сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия.

Уничтожение бухгалтерских документов

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения выделен в отдельную категорию, поскольку у него есть некоторые особенности, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом «О бухгалтерском учёте».

Они устанавливают минимальный срок хранения налоговых и бухгалтерских документов в 5 лет. При наличии несоответствий в сроках хранения документов, указанных в приказах Минкультуры, Росархива с показателями НК РФ и указанного Федерального закона, приоритет будет оставаться за последними.

Факт нарушения сроков хранения документов могут выявить при выездных или камеральных налоговых проверках. Кроме того, преждевременное уничтожение финансовых документов может нанести вред самому предприятию, например, из-за отсутствии оснований для подтверждения своей правоты в судах или спорах с государственными органами.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Чем грозит нарушение порядка хранения

Единообразной судебной практики привлечения к ответственности за пренебрежение порядком не сложилось. За утрату сведений и важных бумаг членам ликвидационной комиссии грозит наказание по статьям КоАП РФ. Потеря документов или неправильное их хранение – это административное правонарушение.

Санкции предусмотрены статьей 13.25 Кодекса. Норма является общей и применяется при любом грубом отклонении от правил. Должностным лицам за проступок грозит штраф в 2 500–5 000, а самому хозяйственному обществу – денежное взыскание в 200 000–300 000 рублей. Правом привлечения нарушителей к ответственности наделены Банк России (ст. 23.74 КоАП РФ) и сотрудники государственных архивов (ст. 28.3 КоАП РФ).

Уничтожение электронной документации

С развитием компьютерных технологий, появилась тенденция, хранить документацию в электронном виде на компьютере или в облачном хранилище. Доля такого способа хранения данных очень велика. Электронный документооборот, также как и бумажный, нуждается в правильном хранении и своевременной отчистки от потерявших актуальность бумаг, как и передача на утилизацию бумажной макулатуры.

В настоящее время, законом не регламентируется разница в каком виде хранится документация (ст.5 федерального закона – 125). В случае необходимости уничтожения старых документов, порядок действий идентичен тому, как списывается информация, хранящаяся на бумажном носителе.

Правда имеются определенные особенности:

• правило гласит, что при уничтожении любого документа, подлежит утилизации и носитель этого документа (диск, карта памяти);
• в случае, когда документ храниться на жестком диске стационарного компьютера или ноутбука, обычное перемещение файла в корзину или нажатие клавиши «delete» не гарантирует его полного уничтожения. Как показывает практика, даже по прошествии 8 циклов уничтоженные файлы подлежат восстановлению по «магнитному эху» (по ГОСТам Пентагода, процедура имеет место быть даже через 50 циклов).

Из-за этого, для полного уничтожения ненужного файла требуется либо продолжительная перезапись, либо уничтожение непосредственно жесткого диска (способов много: электромагнитное излучение, применение химических средств, физическое уничтожение). Только в этом случае есть уверенность, что документы ликвидированы полностью и третьим лицам не удастся их заполучить.

Выводы

Вполне очевидно, что компании обращаются в специализированные службы по уничтожению документов только в двух случаях – когда объемы бумаги большие и когда на утилизацию хватает денег. Услуга, как выяснилось, не из дешевых. Вполне возможно, что она может доходить и сотен тысяч рублей, делая сноску на конфиденциальность и способ очистки. Смеем предположить, что варка бумаги с гарантией того, что документы не попадут в руки конкурентов – это самая дорогостоящая форма утилизации. Вполне возможно, что такая мера на рынке оправдана. Достаточно один раз взглянуть, сколько материала привозится на уничтожение (может и КАМАЗ приехать), чтобы понять, насколько такая опция нужна российскому бизнесу. Во всяком случае, хочется надеяться на то, что в скором времени мы откажемся от повсеместного использования бумаги. За деревья обидно… За деревья…

Благодарим за внимание и до новых встреч!