«Сгорает» ли неиспользованный отпуск
Когда сотрудник увольняется, неотгулянный отпуск за предыдущие годы, как правило, компенсируется работником в день увольнения и выплачивается вместе с последней зарплатой. Однако, существуют различия в расчете и выплате компенсаций в зависимости от правил и политики компании.
В большинстве случаев, работодатель обязан компенсировать сотруднику количество неиспользованных дней отпуска исходя из его заработка. То есть, если сотруднику положено 28 дней отпуска в году, а он использовал только 20, то ему должны заплатить 8 дней неиспользованного отпуска.
Для получения компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, необходимо обратиться к HR-отделу или руководству компании с запросом о расчете и выплате компенсации. В некоторых случаях может потребоваться предоставление документов о неиспользованном отпуске, таких как табель учета рабочего времени или копия трудовой книжки.
При расчете компенсации за неиспользованный отпуск заработок сотрудника делится на количество рабочих дней в году, а затем умножается на количество неотгулянных дней отпуска. Таким образом получается сумма компенсации, которая будет выплачена сотруднику в момент увольнения.
Примеры расчета компенсации за неиспользованный отпуск:
- Если сотрудник получает зарплату в размере 50 000 рублей в месяц и у него осталось 5 неиспользованных дней отпуска, то компенсация составит 50 000 / 22 (количество рабочих дней в месяце) * 5 = 11 363 рублей.
- Если сотрудник получает зарплату в размере 40 000 рублей в месяц, а у него осталось 10 неотгулянных дней отпуска, то компенсация составит 40 000 / 22 * 10 = 18 182 рубля.
Компенсация за неиспользованный отпуск может быть подлежащей налогообложению, в зависимости от законодательства и правил компании
Поэтому, важно уточнить, как рассчитываются и удерживаются налоги при выплате компенсации за неиспользованный отпуск
Если работодатель не выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, то стоит обратиться в трудовую инспекцию или обратиться за помощью к юристу для разрешения проблемы.
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 18 июля 2023 г. № 14-6/ООГ-4763 О расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника
16 августа 2023
Вопрос: В октябре 2022 г. работник устроился на новое место работы. В 2023 г. он отгулял только 7 из 28 дней положенного ему основного отпуска, еще у него не использован предусмотренный дополнительный отпуск 5 дней. 12 июня 2023 г. работник уволился по соглашению сторон, отработав неполный год. За какой период ему должны выплатить компенсацию за неиспользованные дни основного и дополнительного отпусков?
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение от 12 июля 2023 г. о порядке расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
На основании ст. 122 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, т.е. в каждом рабочем году.
Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю.
В соответствии со ст. 127 Кодекса, если работник не использовал отпуска (в том числе дополнительные) за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении.
В случае если работник отработал рабочий год полностью, то ему полагается компенсация за отпуск в полном объеме.
Вместе с тем Кодекс не предусматривает общего механизма расчета компенсации за неиспользованный отпуск. В качестве исключения такой механизм предусмотрен лишь для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, которым согласно ст. 291 Кодекса названная компенсация выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы.
Принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении в случае, когда рабочий год полностью не отработан, закреплен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 (п.п. 28 и 29). Поскольку в Кодексе (ст. 127) это правило напрямую не установлено, следует руководствоваться указанными Правилами в части необходимости пропорциональности выплаты компенсации.
В соответствии с п. 35 Правил в случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска определяется в следующем порядке: определяется стаж работника (в полных месяцах), дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и определяется количество дней отпуска, соответствующее продолжительности стажа работника, путем деления установленной работнику продолжительности отпуска на 12 месяцев и умножения на количество месяцев, включенных в стаж.
Из полученного числа необходимо вычесть количество дней отпуска, использованных работником.
При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Вместе с тем организация может округлить дробное количество календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, но только в пользу работника.
| Заместитель директора департамента оплатытруда, трудовых отношений и социальногопартнерства Минтруда | Т.В. Маленко |
Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется
На его основании составляют приказ. Его можно заполнять согласно унифицированной форме Т-6, по которой оформляют и приказ на отпуск сотрудников. Помимо этого, можно использовать самостоятельно составленную форму этого документа – приказ на отпуск генерального директора.
Законом предусмотрены основания, когда руководитель предприятия может издать новое распоряжение – приказ об отмене отпуска. Подготовка документа не означает, что служащий полностью лишается своего права на отдых, но требует переноса отпускного периода или его части. Руководитель фирмы – единоличный владелец. В таком случае спрашивать разрешения ни у кого не нужно. Достаточно подготовить распоряжение о своем временном отсутствии с указанием особенностей производственного процесса на этот период.
Приказ служит распорядительным документом, на основании которого работник уходит в оплачиваемый отпуск. Он распространяется не только на ежегодный отпуск, но и на отпуск по беременности, декретный, а для учащихся — связанный с сессией. Любой из этих отпусков требует документального оформления, при этом обычно используют форму приказа на отпуск – Т-6.
Документ является основанием для внесения записи в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), а также используется для расчета соответствующих выплат и учитывается при окончательном расчете при увольнении и налогах организации.
Приказ об утверждении графика отпусков — образец можно бесплатно скачать далее — составлять необязательно, однако он применяется многими работодателями.
Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании.
Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.
Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.
Подпись руководителя свидетельствует о его ознакомлении с очередностью и периодичностью отдыха каждого служащего предприятия. Сотрудники знакомятся с графиком, подтверждая свое согласие с установленным порядком.
Продление срока отпуска для трудящихся
В 2024 году вступят в силу изменения в законе о рабочих отпусках, предусматривающие продление срока отпуска для трудящихся. Эта мера призвана улучшить условия труда и отдыха работников, а также установить новые стандарты в сфере трудовых отношений.
Согласно новым правилам, срок отпуска для трудящихся будет увеличен на одну неделю. Теперь работникам будет предоставляться 5 недель отпуска в год вместо прежних 4. Это решение было принято на основе анализа ситуации на рынке труда и международного опыта. Продление срока отпуска поможет улучшить здоровье и благополучие работников, увеличить их продуктивность и снизить уровень стресса на рабочем месте.
Однако следует отметить, что продление срока отпуска не касается всех категорий работников. Некоторые исключения могут быть оговорены в трудовых договорах или коллективных договорах между работодателем и профсоюзными организациями. Поэтому перед планированием отпуска рекомендуется обратиться к правовой базе и консультироваться с профсоюзом или юристом, чтобы уточнить свои права и обязанности в отношении отпуска.
Продление срока отпуска для трудящихся является важным шагом в развитии трудового законодательства. Эта мера будет способствовать улучшению условий труда и отдыха работников, а также повысить их уровень защиты. Работники смогут более полноценно отдохнуть и восстановить силы, что впоследствии положительно скажется на их работоспособности и производительности. Продление срока отпуска также будет стимулировать социально-экономическое развитие страны, поскольку здоровые и удовлетворенные работники являются важным фактором успеха в любой сфере деятельности.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Современные технологии позволяют значительно сократить использование бумаги и оптимизировать рабочее время отдела кадров. Это не только экологически выгодно, но и экономически целесообразно.
Преимущества электронных документов
- Удобство хранения и поиска информации
- Экономия места и ресурсов
- Быстрый доступ к документам
- Возможность удаленного сотрудничества
Электронная система учета отпусков
Вместо: Ручной ведение учета отпусков в таблицах и архивирование бумажных документов
Используйте: Электронные системы учета отпусков, которые автоматизируют процесс ведения учета, позволяют быстро получать информацию о занятости сотрудников и генерировать отчеты.
Электронные уведомления
Вместо: Рассылка бумажных уведомлений о начале отпусков
Используйте: Электронные уведомления, которые можно отправлять автоматически сотрудникам перед началом отпуска. Это позволяет сэкономить время на организацию рассылки и предоставить сотрудникам информацию в удобном для них виде.
| Традиционные методы | Электронные методы |
|---|---|
| Бумажные документы | Электронные документы |
| Ручной учет | Автоматизированный учет |
| Физическая передача документов | Электронная передача документов |
Применение современных технологий в отделе кадров позволяет значительно упростить и ускорить процессы, связанные с оформлением отпусков сотрудников. Это экономит рабочее время и ресурсы, а также повышает эффективность работы всей организации.
Определите, кого включать в график
В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график отпусков (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395).Также включайте в график работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также сотрудников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.Отдельным категориям сотрудников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 123 ТК). Таких сотрудников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска. Внешних и внутренних совместителей также включите в график отпусков. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.Не включайте в график тех сотрудников, которых будете принимать на работу в 2024 году. Их в график в декабре включить не получится, а составлять для них потом отдельный график, закон не требует. Включать мобилизованных сотрудников в график отпусков не нужно. Работодатель обязан приостановить действие трудового договора с сотрудником, которого призвали на военную службу по мобилизации, или если сотрудник заключил контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК).На время приостановки трудового договора приостанавливаются права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому работодатель не обязан включать мобилизованных сотрудников в график отпусков (ч. 3 ст. 351.7 ТК).Однако такие сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж, поэтому вы может включить их в график отпусков. Нарушением это не будет (ч. 7 ст. 351.7 ТК). Если решили включить мобилизованных сотрудников в график, то планируйте только основной ежегодный отпуск. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не нужно, поскольку период приостановки договора не входит в стаж для дополнительного отпуска ().Сами решайте на какой месяц планировать мобилизованным отпуск. В графике укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат — если до мобилизации успели получить от работника письменное согласие разделить отпуск (ч. 1 ст. 125 ТК).Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период, не советуем. График без дат — нарушение порядка заполнения формы графика.В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил.Учтите, что сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время в течение шести месяцев после возобновления трудового договора (ч. 9 ст. 351.7 ТК).
Оформление ежегодного отпуска: с чего начать
Подготовка к оформлению ежегодных отпусков в 2022 году осуществляется за две недели до начала нового года. Необходимо составить график отпусков по организации на следующий календарный год. Этот документ нужно согласовать с руководителем и профсоюзным комитетом.
Не забудьте уведомить каждого сотрудника об отпуске, чтобы все работники расписались в графике за две недели до начала отпуска.
Следующий этап – оформление отпуска непосредственно по каждому сотруднику:
– Примите заявление об отпуске у сотрудника.
– Создайте приказ об отпуске. Это удобно сделать в программе 1С. После создания документа “Отпуск” – вам будет доступна печатная форма приказа, а также других документов
Важно оформить все документы заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные за три дня до начала периода отдыха
– Заполните сопутствующие кадровые и учетные документы: личную карточку, табель, записку-расчет.
Это основные этапы, на которые нужно обратить внимание при создании ежегодного оплачиваемого отпуска. Каждый год на законодательном уровне вносятся новые изменения: их необходимо отслеживать и учитывать при создании отпуска
Мы собрали топ-5 важных вопросов, на которые нужно обратить внимание бухгалтеру или кадровому специалисту в 2022 году.
Нужен ли приказ об утверждении графика?
На основании данного распоряжения кадровик вносит в личную карточку подчиненного запись о таком факте (ф. № Т-2), с обозначением даты отбытия на отдых и возвращения на работу.
Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.\n\n\n\n\n\n\n\n\nЧто учесть при планировании отпусков\n\n\nЗаконодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков.
Расчет производится в соответствии со ст. 139 ТК и положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Еще несколько лет назад компании применяли для оформления «отпускной» процедуры приказ единой для всех унифицированной формы № Т-6, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт
В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.
Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска.
Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике.
Как оформить предоставление отпуска сотруднику? Какие документы оформить, если отпуск работника был перенесен? Какие возможны риски, если нарушен порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска?
В то же время, руководитель предприятия вправе вместо стандартного шаблона применить самостоятельно разработанную форму. Это обусловлено Госкомстатом РФ в постановлении № 1 от 05.01.2004 года, которым разрешено использование самостоятельно составленных шаблонов, вместо рекомендованных унифицированных. Поэтому, руководитель предприятия вправе написать приказ в произвольном стиле.
Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.
Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ.
Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс.
Тем, кто не желает пользоваться стандартным «отпускным» приказом, можно разработать свою форму.
Все сотрудники компании, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. По общему правилу, минимальная продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней. Однако для отдельных категорий работников установлены более продолжительные отпуска.
Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.
Сроки издания законодательно не определены. В каждой организации самостоятельно определяют, сколько времени требуется для подписания приказа, исполнения его бухгалтером в части расчета и выплаты отпускных без нарушения сроков.
Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.
Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
Сроки выплаты отпускных
Если срок выплаты совпал с выходным (нерабочим) днём, выплатить нужно накануне этого дня или раньше. Даже по просьбе работника нельзя выплачивать отпускные позже установленного срока.
За задержку и невыплату отпускных работодатели несут ответственность:
Также из-за опоздания с выплатой отпускных работник может потребовать перенести срок отпуска.
НДФЛ, удержанный с отпускных, нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором их выплатили. То есть, если сотрудник ушёл в отпуск 1 ноября, а отпускные получил 28 октября, налог перечисляют не позднее 31 октября.
Могут ли отозвать из отпуска? Как правильно должна пройти эта процедура?
Некоторые работодатели так переживают, что сотрудник на отдыхе потеряет квалификацию, что просят их поработать во время отпуска. Естественно, подобные просьбы незаконны и вы можете от таких заданий отказаться. На деле же сказать начальнику «нет» чревато обидами и конфликтами.
В ст. 125 говорится, что отозвать работника из отпуска можно только по его согласию. При этом сотрудник пишет заявление примерно с таким текстом «Прошу отозвать меня из очередного отпуска в связи со служебной необходимостью». Или же его начальник пишет служебную записку на имя руководителя организации с просьбой отозвать сотрудника для выполнения определенных обязанностей. В этом случае отпускной день сохраняется и его можно перенести.
Можно ли перенести отпуск на следующий год?
Обычно в компаниях сотрудники выходят в ежегодный отпуск по графику. Этот график отпусков обязателен как для них, так и для работодателя.
А что если сотрудник попросил перенести отпуск на следующий год? И это не связано с причинами, указанными в ст. 124 ТК РФ: временная нетрудоспособность работника; исполнение им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законодательством предусмотрено освобождение от работы. В законодательстве могут быть установлены и иные случаи. Например, родитель ребенка-инвалида вправе уйти в отпуск без учета графика отпусков, утвержденного работодателем. Причины для переноса отпуска могут быть определены также в локальном нормативном акте компании.
В перечисленных случаях работодатель должен продлить или перенести отпуск с учетом пожеланий работника. Если же работник просит перенести отпуск по другим причинам – ну вот не хочет он сейчас отдыхать, работодатель вправе ему отказать. Это потому, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно.
А бывает, что работодатель хочет перенести отпуск сотрудника на следующий год. Такое допустимо. Но только с согласия подчиненного. И лишь в исключительных случаях – когда предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации. При этом отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.
Если из-за переноса отпуска сотрудник будет работать без такого отдыха в течение двух лет подряд, то отпуск необходимо сдвинуть на другие даты в текущем году. При этом работник не может от него отказаться.
Пример из судебной практики. У сотрудника накопилось 248 дней отпуска. Его руководитель утвердил график отпусков, в который включил четыре отпускных периода для трудолюбивого подчиненного – каждый по 28 дней. Сотрудник не согласился с этим и обратился в суд. Три судебные инстанции поддержали работодателя. Они не усмотрели нарушения в утверждении четырех отпусков в году. По мнению судей, это свидетельствует лишь о том, что у сотрудника накопилось много дней отдыха и работодатель готов их предоставить (определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 11 мая 2022 г. № 88-8007/2022).
Дополнительные отпуска
В 2024 году будет введена новая норма, согласно которой работникам будет предоставляться дополнительный отпуск после достижения определенного стажа работы. Этот отпуск будет длиться несколько дней и будет предназначен для отдыха и восстановления работоспособности работника.
Для получения дополнительного отпуска работник должен отработать определенное количество лет на предприятии. Количество дней отпуска будет зависеть от стажа работы и утверждаться работодателем в соответствии с законом. Величина дополнительного отпуска может увеличиваться по мере роста стажа работы.
Дополнительные отпуска могут быть использованы работником по своему усмотрению, с согласия работодателя и в соответствии с установленным графиком работы. При этом работник несет ответственность за своевременное уведомление работодателя о желании воспользоваться дополнительным отпуском.
Дополнительные отпуска предоставляются работникам в рамках общих правил, установленных для других видов отпусков. Это означает, что работник имеет право на сохранение заработной платы во время дополнительного отпуска и на получение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Дополнительные отпуска являются одним из новшеств, которые будут введены в закон об отпусках в 2024 году. Это позволит работникам получить дополнительный отдых и улучшить свою работоспособность после многолетнего труда.
Сколько времени положено отдыхать?
28 календарных дней в году, то есть полных 4 недели. Выгодно брать отпуск во время праздников, так как эти дни не учитываются как календарные и отдых продлевается за их счёт. Например, в 2016 году 8 Марта выпало на вторник – официальный выходной. Все, кто в это время были в отпуске, получили ещё день «в подарок».
На дополнительный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать те, кто работает с опасными и вредными веществами, на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях, по ненормированному графику и пр. Также работодатель может сам предоставить любому сотруднику дополнительный отпуск по его желанию.