Кадровая отчетность в 2023 году: календарь кадровика

Отчет по квоте для инвалидов

Квоты на прием инвалидов установлены статьей 21 ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ. А требование сдавать отчетность – пунктом 3 статьи 25 Закона № 1032-1.

Квоты установлены не для всех компаний. Они должны соблюдаться в компаниях с численностью не менее 35 работников.

Компании, в которых численность работников превышает 100 человек, обязаны соблюдать квоты по приему на работу инвалидов в размере от 2 % до 4 % среднесписочной численности работников.

Для компаний, где численность работников составляет не менее 35 и не более 100 человек, квота на прием инвалидов может устанавливаться местными властями в размере не выше 3% от среднесписочной численности работников.

Кадровые отчёты в службу занятости в 2023 году

Отправляя отчётность в центр занятости в 2023 году, работодатель сообщает о свободных вакансиях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Эти виды отчётов сдаются ежемесячно, а требования к их оформлению, срокам и порядку сдачи зависят от региона.

В 2023 году работодатели подают в Центр занятости следующие отчёты:

• о принятии решения о ликвидации компании, прекращении деятельности ИП, сокращении штата или численности (приложение 1 к приказу Минтруда России от 26.01.2022 № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о введении режима неполного рабочего времени (приложение 2 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о введении режима простоя и приостановке производства — с 1 января 2023 года (приложение 3 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• об организации дистанционной работы — с 1 января 2023 года (приложение 4 к приказу № 24);
• об отпусках без сохранения заработной платы — с 1 января 2023 года (приложение 5 к приказу № 24);
• о применении процедуры банкротства (приложение 6 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о квотировании рабочих мест для инвалидов и создании специально оборудованных рабочих мест (приложение 7 и приложение 8 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о трудоустройстве гражданина, направленного от ЦЗН (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I; приложение 6 к приказу Минтруда России от 20.10.2021 № 738н).

• ИП и юридические лица, среднесписочная численность работников у которых больше 25 человек;
• государственные и муниципальные учреждения, ГУП и МУП;
• органы государственной власти и местного самоуправления;
• компании с участием в уставном капитале РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

Все остальные могут направлять отчёты в ЦЗН через платформу «Работа России» или сдавать их в бумажном виде — через Почту России, с описью вложения (письмо Минтруда от 29.04.2022 № ПГ/09700-4-3).

Важные изменения для кадровика

До 1 января нужно привести численность иностранных работников в соответствие 

В отдельных регионах власти поменяли допустимую долю иностранных работников. Однако общие квоты по стране для разных видов деятельности оставили прежними. До начала следующего года работодателям нужно привести численность иностранцев в соответствие с ограничениями (ПП РФ от 16.09.2023 № 1511). 

Пособие по уходу за ребенком оставят, даже если вышли на работу раньше

С 1 января право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком будет сохраняться при выходе на работу до достижения ребенком возраста 1,5 лет. Право на получение указанного пособия сохраняется также у лиц, которые в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет трудятся у другого работодателя. Раньше право на пособие сохранялось только в случае, если указанное лицо работало на условиях неполного рабочего времени или на дому (ст. 1 Закона от 19.12.2023 № 614-ФЗ).

С 1 января увеличат возраст призыва на военную службу

Верхнюю границу призывного возраста повысили с 27 до 30 лет. Нижний предел остался прежним – 18 лет. Отсрочку от призыва на военную службу работникам ИТ-компаний станут давать не до 27, а до 30 лет (Закон от 04.08.2023 № 439-ФЗ; Указ Президента РФ от 04.09.2023 № 660).

С 1 января предельный возраст пребывания в запасе повысят

Для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов постепенно увеличат срок пребывания в запасе. Предельный возраст поднимут:

• для первого разряда – с 35 до 40 лет;
• для второго – с 45 до 50 лет;
• для третьего – с 50 до 55 лет.

Предусмотрен постепенный переход, который продлится до 2028 года. 

Продлен мораторий на внеплановые проверки многих юрлиц и ИП на 2024 год

Как и ранее, исключения составили проверки, которые проводят при непосредственной угрозе причинения вреда жизни и тяжкого вреда здоровью граждан, обороне и безопасности государства, возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, при выявлении индикаторов риска нарушения обязательных требований, а также при проверке объектов, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска (ПП РФ от 14.12.2023 № 2140).

С 1 сентября вступит в силу новая методика проведения СОУТ

Появится новый классификатор вредных и опасных производственных факторов. Утверждена форма отчета о проведении специальной оценки условий труда, а также инструкция по ее заполнению. Цель новой методики – совершенствование процедуры проведения специальной оценки условий труда, повышения качества и достоверности ее результатов с целью более эффективной защиты работников, занятых во вредных условиях труда (Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н).

С 1 сентября можно пройти повторное обязательное психиатрическое освидетельствование

Гражданин, которого признали непригодным к выполнению отдельных видов деятельности, сможет пройти повторное обязательное психиатрическое освидетельствование, если по заключении психиатра его состояние улучшилось. Сейчас такой возможности нет (ст. 1 Закона от 04.08.2023 № 465-ФЗ).

Поправки о премировании внесли в Госдуму РФ

В коллективных договорах, соглашениях, ЛНА хотят определять виды премий, их размеры, сроки, основания, а также условия выплаты. Обяжут учитывать качество, эффективность и длительность работы, дисциплинарные взыскания. Проект внесли с подачи Конституционного суда РФ. Он указал, что из-за наказания нельзя произвольно снижать зарплату. Поправки планируют ко вступлению в силу 1 сентября 2024 года (Паспорт проекта Закона № 513234-8).

Поправки об оплате сверхурочной работы внесли в Госдуму РФ

Согласно проекту ее надо будет оплачивать исходя из зарплаты с учетом компенсационных и стимулирующих выплат за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. На практике работодатели при расчете за переработки берут лишь тарифную ставку без компенсационных и стимулирующих выплат (Паспорт проекта Закона № 513228-8). 

Нормативное регулирование

В соответствии с п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 работодатели (в том числе учреждения) обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости:

• информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов;

• информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, о рабочих местах, созданных или выделенных для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов (порядок установления этой квоты определен в ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ), включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

В то же время обозначенный срок может быть определен в соответствующем нормативном акте, принятом властями субъекта РФ. К примеру, Постановлением Правительства Нижегородской области от 06.10.2014 № 670 утвержден Порядок представления работодателями информации о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей в государственные казенные учреждения центры занятости населения районов (городов) Нижегородской области (далее – Порядок по НО). В нем установлено, что представлять сведения и информацию работодателям нужно до 2-го числа месяца, следующего за отчетным.

Общий порядок подачи работодателями сведений и информации в службу занятости (размещения их на портале «Работа в России) определен Постановлением Правительства РФ от 30.12.2021 № 2576 (далее – Постановление Правительства РФ),которым утверждены Правила представления работодателем сведений и информации, предусмотренных пунктом 3 статьи 25 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Правила № 2576). Заметим: они во многом идентичны положениям региональных постановлений.

Правила № 2576 вступили в силу 1 января 2022 года. Для отдельных работодателей предусмотрено исключение – названные сведения и информацию с 2022 года они обязаны представлять только путем размещения на портале «Работа в России» (альтернативный вариант – подача отчетов в службу занятости – для них неприемлем), а с 2023 года они смогут представлять эту информацию через сайт госуслуг.

Сроки сдачи отчетов в ЦЗН в 2024 году

Все работодатели обязаны предоставить отчетность в ЦЗН ежегодно, в установленные законодательством сроки. Главный отчет, который должны предоставить работодатели, это отчет о численности занятых работников и выданных разрешений на привлечение иностранных работников, если таковые имеются. Срок сдачи этого отчета – до 1 марта.

Также обратите внимание на то, что все организации, которые имеют больше 100 работников, должны предоставить отчет о работе с инвалидами до 1 апреля. В данном отчете нужно указать количество инвалидов, принятых на работу за предыдущий год, а также информацию о профессиональной реабилитации инвалидов на рабочих местах

Если ваша организация является образовательным учреждением, то вам также необходимо предоставить отчет о трудоустройстве выпускников до 1 апреля. В этот отчет включается информация о числе выпускников, трудоустроенных в течение года, а также о полученных ими местах работы.

Для учреждений здравоохранения важным отчетом является отчет о деятельности по содействию занятости медицинских работников. Он также должен быть представлен до 1 апреля и содержать данные о численности, профессиональном разнообразии и перемещении медицинских работников.

Кроме перечисленных отчетов, ЦЗН также может запросить дополнительную информацию по своим требованиям. Непредставление отчетов в установленные сроки может повлечь за собой серьезные последствия для работодателей, вплоть до наложения штрафов.

Отчёты по кадрам в 2023 году в Росстат

Больше всего отчётов кадровики сдают в органы статистики. Часть отчётов обязательна для всех, другая — только для отдельных категорий работодателей. Сроки и периодичность сдачи отчётов тоже разная. Уточнить, какие отчёты и когда нужно сдавать, можно на сайте Росстата или составить письменный запрос в местное отделение ведомства.

№ П-4. Сведения о численности и заработной плате работников

Сдают все работодатели, кроме субъектов малого предпринимательства. Также не сдают эту форму объединения работодателей и фермерских хозяйств, товарищества собственников недвижимости, благотворительные организации и фонды, потребительские кооперативы и общественные организации, если средняя численность их персонала в течение двух предыдущих лет не превышала 15 человек, а годовой оборот — 800 миллионов рублей. Они сдают другой отчёт — по форме № 1-Т. Этот отчёт сдаётся раз в год, не позднее 30 января года, следующего за отчётным.

Периодичность сдачи формы № П-4 зависит от размера бизнеса: малые предприятия отчитываются раз в квартал, средние и крупные — ежемесячно. Организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или прошлом году, а также компании, владеющие лицензиями на добычу полезных ископаемых, делают это каждый месяц, независимо от годового оборота и количества персонала. Срок сдачи: до 15 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

В 2023 году отчёты П-2 и 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» сдают по формам, введённым приказом Росстата № 532 от 29 июля 2022. В новом бланке П-4 изменили точность сведений, теперь они указываются с двумя десятичными знаками. В расчёте средней численности необходимо учитывать подрядчиков по договорам ГПХ. В форме 1-Т некоторые поля нужно заполнять по новым правилам:

• данные о ФОТ и численности персонала необходимо отражать с одним знаком после запятой;
• графу 5 необходимо заполнять с одним десятичным знаком;
• изменилась нумерация граф в разделе о вакансиях.

№ П-4 (НЗ). Сведения о неполной занятости и движении работников

Ежеквартально сдают организации и ИП, за исключением малых предприятий.

Срок сдачи: до 8 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

№ 1-Т (условия труда). Сведения о состоянии условия труда и компенсациях на работах с вредными и опасными условиями труда

Этот документ оформляют только работодатели, включённые по роду своей деятельности в определённые группы ОКВЭД (сельское хозяйство, водоснабжение, охота, лесное хозяйство и т.д.), кроме субъектов малого предпринимательства. Срок сдачи — до 21 января года, следующего за отчётным.

№ 1 (кадры). Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке сотрудников

Этот отчёт сдают все компании, за исключением субъектов малого предпринимательства, страховых, религиозных, военных и экстерриториальных организации, домашних хозяйств и организаций государственного управления. Графика сдачи этого отчёта нет. Следует уточнять в Росстате, нужно ли компании отчитаться по этой форме.

Срок сдачи: до 3 февраля года, следующего за отчётным.

№ 1. Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы

Сдаётся один раз в два года и только теми, кого Росстат включил в специальную выборку. Этот отчёт не сдают только малые предприятия.

Срок сдачи: с первого рабочего дня до 20 мая отчётного года.

№ 57-Т. Сведения о зарплате работников по профессиям и должностям

Этот отчёт также сдаётся только работодателями из выборки Росстата, в которую никогда не включаются субъекты малого предпринимательства. От этого отчёта освобождены также финансовые и страховые компании, организации, осуществляющие государственное управление или обеспечивающие военную безопасность. Работодатель, включённый в выборку, должен отчитаться по форме №57-Т один раз в два года за нечётные годы начиная с отчёта за 2019 год.

Срок сдачи: 29 ноября отчётного года.

№1-Т (проф). Сведения о численности и потребности в работниках по разным профессиональным группам (руководители, специалисты, рабочие и служащие)

Готовят этот отчёт не все, а только попавшие в выборку статистического наблюдения работодатели, и только за чётные годы (начиная с отчёта по состоянию на 31 октября 2018 года). Срок сдачи — до 28 ноября отчётного года.

Существуют и другие виды статистических отчётов, которые сдаются в общем порядке или по требованию Росстата. Например, ежемесячный отчёт о просроченной задолженности по зарплате (форма №3-Ф), одинаковый для организаций всех типов и форм собственности, или форма №1-Т (ГМС), которую составляют исключительно органы государственного управления и местного самоуправления.

Таблица. Отчетность в центры занятости для организаций и ИП с работниками

Сразу обратим ваше внимание на то, чтопредставлять в службу занятости информацию об отпусках без сохранения заработной платы и организации «дистанционки» закон работодателя не обязывает.

Соответственно, не установлены и сроки предоставления такой информации.,

Кроме того, сохраняется отчетность о наличии и закрытие вакансий через портал «Работа России».

Отчет в центр занятости	Периодичность	Основание	Утвержденная форма
Отчет о принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП, сокращении численности (штата) работников и возможном расторжении трудовых договоров	За 2 месяца При массовом сокращении за 3 месяца. ИП сообщают за две недели.		Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 1.
Отчет о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели	В течение трех рабочих дней	пункт 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 2.
Отчет о введении режима простоя (о приостановке производства)	В течение трех рабочих дней	пункт 2 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 3.
Отчет об организации дистанционной (удаленной) работы (новый)	По рекомендации Минтруда сразу, когда работодатель принял решение об организации удаленной работы или изменении численности сотрудников, которые работают на дистанционной работе.	Нет, вероятно, в течение 3 рабочих дней	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 4.
Отчет об отпусках без сохранения заработной платы (новый)	нет	Нет, вероятно, в течение 3 рабочих дней	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 5.
Отчет о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве)	За два месяца	пункт 2 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 6.
Информация о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов	Ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным	пункт 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда приказом от 16.12.2022 № 786. Приложение № 7.
Информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.	Ежемесячно, до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, в регионах могут быть установлены свои дата отчетности	пункт 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда от 16.12.2022 № 786. Приложение № 8.
О наличии свободных мест и вакантных должностей	Ежемесячно	пункт 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»	Приказ Минтруда от 20.10.2021 № 738н. Приложение № 9
Уведомление о приеме на работу соискателя, направленного сайтом «Работа в России»	В пятидневный срок	пункт 5 в статьи 25 Закона № 1032-1

Вместо 5 форм отчетов, которые сдавали в 2022 года, с 1 января 2023 года введены 8 форм отчетов в службу занятости.

Отчеты о введении режима простоя, об организации дистанционной работы и об отпусках без сохранения зарплаты – это новые формы отчетов.

Сдавайте отчеты в ЦЗН в 2024 году: сроки и порядок

В 2024 году Центр занятости населения просит всех работодателей, включая юридические и физические лица, предоставлять отчетность о деятельности на рынке труда. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выполнить анализ собственной деятельности и подготовить отчетные материалы.
2. Составить и подписать отчет, содержащий информацию о численности работников, выплате заработной платы, заключенных трудовых договорах и других параметрах трудовой деятельности.
3. Предоставить отчет в Центр занятости населения в установленные сроки. Для разных категорий работодателей могут быть установлены разные сроки сдачи отчетности.
4. Уведомить ЦЗН об изменениях в деятельности организации, которые могут повлиять на работу и помощь безработным гражданам.

Предоставление точной и своевременной отчетности поможет Центру занятости населения организовать работу по трудоустройству и социальной поддержке нуждающихся граждан

Поэтому при сдаче отчетов в 2024 году важно соблюдать установленные сроки и форматы отчетности

Неизучение и несдача отчетов может повлечь за собой административные и финансовые наказания. Поэтому будьте внимательны и своевременно предоставляйте все необходимые документы и отчеты в Центр занятости населения.

Формы отчетности в центр занятости с 2023 года

Формы отчетности утвердил Минтруд приказом № 786 от 16.12.2022. Всего 8 форм. В 2022 году их было всего 5.

Это такие формы:

• отчет о принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП, сокращении численности (штата) работников и возможном расторжении трудовых договоров;

• отчет о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели;

• отчет о введении режима простоя (о приостановке производства);

• отчет об организации дистанционной (удаленной) работы;

• отчет об отпусках без сохранения заработной платы;

• отчет о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве);

• информация о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов;

• информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.

Отчетность о сокращении персонала

Организация, планирующая сокращение, за два месяца до этого, одновременно с уведомлением работников, обязана подать в центр занятости уведомление о сокращении штата.

Если планируется массовое сокращения штата, сведения об этом нужно подать в центр занятости за три месяца до начала сокращений.

Отчет о введении режима неполного рабочего времени, простоя

Сообщать о введении режима неполного рабочего времени в органы службы занятости работодатели обязаны с 2009 года.

Сделать это необходимо в течение трех рабочих днейпосле принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

К отчету нужно приложить копию приказа о введении на предприятии режима неполного рабочего времени.

Памятка работодателю о сроках сдаче отчетности в центр занятости населения с 1 января 2024 года

     С 1 января 2024 года вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». В частности изменились сроки сдачи отчетов работодателями в ЦЗН.

     Состав сведений практически не изменился. В 2024 году продолжают действовать Приказ Минтруда от 20.10.2021 № 738н и Приказ Минтруда от 26.01.2022 , которыми утверждены формы отчетов в ЦЗН и рекомендации по их заполнению.

№  пп	Содержание отчета; чем утверждена форма	Сроки сдачи с 1 января 2024 года
1	О принятии решения о ликвидации предприятия, прекращении деятельности ИП, возможном сокращении численности или штата к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	При принятии решения — за 2 месяца до начала соответствующих мероприятий для компании за 3 месяца, если планируется массовое увольнение 2 недели — для ИП Об изменении или отмене приказа о ликвидации, сокращении — в течение 3-х рабочих дней ч. 4 № 565-ФЗ
2	О введении режима неполного рабочего времени Приложение 2  к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	В течение 3-х рабочих дней после издания приказа ч. 5 № 565-ФЗ
3	О введении простоя, приостановке производства к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	В течение 3-х рабочих дней после издания приказа ч. 5 № 565-ФЗ
4	Об организации дистанционной работы по инициативе работодателя к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	В течение 3-х рабочих дней после издания приказа ч. 5 № 565-ФЗ
5	Об отпусках без сохранения заработной платы к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	В течение 3-х рабочих дней после издания приказа ч. 5 № 565-ФЗ
6	О применении в отношении работодателя процедуры банкротства к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	В течение 3-х рабочих дней с даты принятия решения ч. 5 № 565-ФЗ
7	О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей к Приказу Минтруда от 20.10.2021 №738н	В течение 5-ти рабочих дней: о появлении вакансии; об изменении сведений в отчете ч. 6 № 565-ФЗ
8	О выполнении квоты по приему на работу инвалидов 7 и приложение 8  к Приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24	Ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным ч. 7 № 565-ФЗ
9	Информация о результатах собеседования с кандидатом на трудоустройство от ЦЗН к Приказу Минтруда от 20.10.2021 №738н	В течение 5-ти дней с даты получения уведомления от центра занятости ч. 11 № 565-ФЗ

     Если у вас на предприятии нет вакансий или не произошло событий, по которым надо подавать сведения в ЦЗН, то «нулевые» отчеты направлять не нужно (ч. 8 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

     За непредставление или нарушение сроков отчетности в центры занятости предусмотрена административная ответственность. Это предупреждение или штраф:

     — для должностных лиц — 300-500 рублей;

     — на компанию — 3 000-5 000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

     О такой ответственности работодателей предупредил Роструд.

Трудовая книжка

Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.

За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. 

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

При увольнении работника работодатель обязан выдать:

• трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
• выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
• выписку из третьего раздела РСВ;
• выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
• расчетный листок.

По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:

• документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
• справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Новые отчеты с 2024 года

С 2024 года вводятся два новых отчета. 

№ 1-ОЛ «Сведения об отдыхе и оздоровлении детей в летний период» (приложение №8 к приказу). 

Этот отчет сдают все компании, которые работают в сфере организации отдыха и оздоровления детей. 

Исключение: отчет не сдают компании, которые относятся к СМП.

Срок сдачи отчета: раз в год, 29 июля – 8 сентября года, следующего за отчетным. То есть впервые этот отчет требуется сдать 29 июля – 8 сентября 2025 года.

Квартальный отчет № 45-ПП «Сведения о почтовых переводах» (приложение №9 к приказу). 

Этот отчет сдают: Почта России, Почта Крыма, Почта Херсона, Почта Донбасса, Почта ЛНР, Почта Таврии.

Срок сдачи отчета: раз в квартал, с 1-го по 20-е число после отчетного периода; за январь–декабрь – с 1-го по 10-е февраля после отчетного периода.  

Как сдавать отчеты

Порядок представления отчетности в службу занятости утвержден постановлением Правительства от 30.12.2021 № 2576.

Отчетность можно сдавать в центр занятости лично, курьером, по почте, электронно на сайте Минтруда – через портал «Работа в России».

Но большинство организаций с 2022 года обязаны отчитывать только в электронном формате через портал «Работа в России». Это те же организации, которым вменили в обязанность размещать на госсайте вакансии.

Кто обязан размещать вакансии на сайте «Работа России» и отчитываться по ним

Свои вакансии на сайте «Работа в России» обязаны размещать организации и ИП, если выполняется одной из условий:

• среднесписочная численность работников превышает 25 человек;

• в уставном капитале есть доля государства.

Эта обязанность не установлена только для госсектора, публиковать свои вакансии должны все, у кого численность работников превысит 25 человек.

Если организация принимает на работу соискателя, направленного сайтом «Работа в России», нужно уведомить об этом службу занятости в пятидневный срок. Сделать это нужно также через портал «Работа в России».

Если соискателю отказано в приеме на работу, нужно направить электронное уведомление, в котором следует указать день собеседования и причины отказа в приеме на работу.

Важные изменения для бухгалтера

Нематериальные активы

С 2024 года становится обязательным к применению ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». Чтобы перейти на этот стандарт, необходимо закрепить в учетной политике лимит стоимости НМА и начало начисления амортизации — с месяца принятия к учету или со следующего месяца.

Стандарт предусмотрел новые виды НМА: 

• неисключительные права на лицензионное ПО;
• лицензии на отдельные виды деятельности; 
• любые успешные НИОКР (пп. 4–6 ФСБУ 14/2022).

Инвентаризация

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» обязательно нужно будет применять с 01.04.2025. Главное, что изменится — альтернативные способы, которыми можно будет установить фактическое наличие объектов. Это способ предполагает видеофиксацию, фотофиксацию и др. Главное, чтобы с их помощью можно было выявить действительное существование объектов инвентаризации, оценку их состояния и обоснованности нахождения у организации. Перечень допустимых альтернативных способов не ограничен.

Бухгалтерская отчетность         

ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность» еще не вступил в силу. Ожидается, что стандарт нужно будет применять с 2025 года. В 2024 году отчетность за 2023 год составляют и сдают по прежним правилам.

ЕНП и ЕНС

С 01.01.2024 платежки со статусом «02» отменены. Налоги и взносы можно будет перечислять только платежками на ЕНП со статусом «01».

Хранение документов

С 1 января  2024 года хранить документы бухучета и сведения из них, а также размещать базы с такими данными можно только в России (абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021).

Размер квот на прием инвалидов

Для кого установлена квота	Среднесписочная численность	Квота
Организации и ИП с работниками	От 35 до 100 работников	Не более 3%
Более 100 работников	От 2 до 4%

Отчетность о приеме на работу инвалидов по квотам сдается в службу занятости ежемесячно. Конкретные сроки отчетности устанавливают региональные власти. Единого для всех дня сдачи отчетности не установлено.

Единой для всех формы отчетности также нет. Поэтому форму, установленную в конкретном регионе нужно искать на сайте региональной службы занятости.

По общим правилам в отчете о квотировании рабочих мест для инвалидов указывают: общее число сотрудников-инвалидов; количество рабочих мест; количество вакантных мест для людей с ограниченными возможностями.

Порядок представления сведений и информации

Большинство учреждений-работодателей может представлять вышеназванные сведения и информацию одним из следующих способов по их выбору (п. 3 Правил № 2576):

• путем размещения сведений и информации на портале «Работа в России» (в том числе с использованием портала госуслуг);

• в органы службы занятости – непосредственно (то есть лично), в виде почтового отправления с описью вложения или в форме электронных документов с использованием ТКС либо Интернета.

В свою очередь органы службы занятости должны разместить представленные сведения и информацию на портале «Работа в России» в течение 1 рабочего дня со дня их подачи учреждением-работодателем (п. 4 Правил № 2576).

Особый порядок представления вышеназванных сведений и информации п. 5 Правил № 2576 установлен:

• для госструктур (органов государственной власти РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных и муниципальных унитарных предприятий);

• для юридических лиц, в уставном капитале которых имеется доля участия РФ, субъекта РФ или муниципального образования;

• для работодателей, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 25 человек;

• для вновь созданных (в том числе в результате реорганизации) организаций, у которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек.

Приведенные организации в 2022 году представляют сведения и информацию посредством их размещения на портале «Работа в России». С 2023 года эту информацию они смогут подавать через портал госуслуг (п. 3 Постановления Правительства РФ).

Сведения и информация, представленные через портал госуслуг, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 6 Правил № 2576).

Особенности порядка сдачи отчетов в ЦЗН в 2024 году

Сроки сдачи отчетов

В 2024 году сроки сдачи отчетов в Центр занятости населения (ЦЗН) остаются традиционными. Обязательно соблюдение установленного срока, иначе нарушители могут быть подвержены штрафным санкциям.

Порядок сдачи отчетов

В 2024 году порядок сдачи отчетов в ЦЗН сохраняет прежние основные этапы. Сначала необходимо подготовить отчетные документы, включающие в себя информацию о деятельности организации за соответствующий период. Затем следует представить отчет в ЦЗН в установленный срок

Обратите внимание, что сдача отчетов может осуществляться как в электронном, так и в письменном виде, в зависимости от требований ЦЗН

Особенности сдачи отчетов в электронном виде

Сдача отчетов в ЦЗН в электронном виде становится все более популярной и удобной формой представления документации. При этом необходимо следовать определенным правилам и требованиям, например, использовать официальную электронную подпись, прикреплять отчетные документы в формате PDF и сохранять копии для собственных целей. Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по сдаче отчетов в электронном виде на официальном сайте ЦЗН.

Важность своевременной сдачи отчетов

Особую важность имеет своевременная сдача отчетов в ЦЗН. Она позволяет вовремя получить актуальную информацию о деятельности организации, контролировать исполнение требований законодательства и принимать необходимые меры в случае выявления нарушений

Будьте внимательны и ответственны в отношении своевременной сдачи отчетов в ЦЗН в 2024 году.