Как правильно составлять график отпусков в 2023 году

Нужен ли приказ об утверждении графика

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Важно! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике.. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними

Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года.

А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года.

Бланка формы Т-7:

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя.

Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.

При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК. На 2024 год нужно утвердить график не позднее 17.12.2023.

Так как эта дата выпадает на воскресенье, лучше позаботиться о составлении графика отпусков заранее. Хотя Минтруд и не против, чтобы при выпадении этого срока на выходной он сдвигался на ближайший рабочий день (письмо от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Устали работать по трудовому договору? Специально для вас разработали курс по выходу из найма.

Научим всему, что нужно для старта в бухаутсорсинге в 2023 году:

• Искать клиентов.

• Поднимать чек.

• Грамотно проводить переговоры и составлять договоры для безопасной работы.

• Получите удостоверение на 72 ак. часа. Внесем его в госреестр Рособрнадзора.

Зачем нужен График Отпусков, составлять или нет, Заявление на отпуск

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю план отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

Таблицу отпусков на 2022 год необходимо утвердить не позднее 17.12.2021. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков, который утверждается не позднее чем за две недели до наступления года. (Часть 1 ст. 123 ТК РФ).

https://youtube.com/watch?v=NkMZo8dMOIk

Зачем работодателю график отпусков

Составление данного документа не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отдых предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему отдых сотруднику. В-третьих, график для отпуска позволяет контролировать своевременность предоставления работникам дней отдыха. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в план отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов переквалифицировать договор в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в ведомость можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать ежегодный отдых сразу после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить план отпусков, необходимо учесть:

• положения действующего законодательства РФ об отпусках;
• специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
• пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Нужно ли заявление на отпуск ?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика трудовых отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

• в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска;
• работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен план отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим. Однако каждая компания вправе внести индивидуальные правки.

Оформляем «шапку» документа

В начале листа пишут полное наименование организации, затем посередине строки указывают название документа. В нижней строке по левой стороне ─ дату формирования приказа, а по правой ─ номер документа.

Оформляем «тело» документа

Затем идет, собственно, приказ. Сначала тут указывается ссылка на основание, в данном случае это ст. 123 ТК РФ. Затем надо подробно прописать следующие детали:

1. Зафиксировать сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Назначить ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом. Чаще в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь.
3. Указать полномочия ответственного лица. В частности, написать, что он обязан ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков до конца года. Также он должен уведомлять сотрудников об отпуске за 2 недели до его начала.
4. Уточнить, что к приказу прикладывают непосредственно график отпусков, составленный на особом бланке.

Теперь документ подписывает руководитель предприятия и сотрудник, ответственный за реализацию полномочий.

Как оформить график отпусков

Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.

Порядок оформления

Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.

На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.

При составлении нужно проанализировать:

• не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
• не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.

В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.

Форма документа

Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7 , утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.

Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.

Заполнение формы № Т-7

В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.

В табличной части указывают сведения по каждому работнику:

• графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
• графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
• графа 3 — его ФИО;
• графа 4 — табельный номер;
• графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
• графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.

Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.

Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.

Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.

Кто подписывает

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.

Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.

Кто обязан заполнять форму Т7 графика отпусков на 2024 год?

Обязанность составлять форму Т7 графика отпусков возлагается на работодателя. При заполнении учитывается мнение персонала, но право на внесение изменений в график отпусков имеет именно работодатель.

При заполнении формы Т7 графика отпусков необходимо учитывать все изменения, которые могут произойти в течение года, например, изменения в количестве отпускных дней или отмена отпуска. Документ должен быть составлен в удобное для кадровиков время, но не позднее сроков, указанных в инструкции на 2024 год.

• Обязанность заполнения формы Т7 графика отпусков лежит на работодателе.
• При заполнении нужно учитывать все изменения в графике отпусков.
• Документ должен быть составлен в удобное для кадровиков время, но не позднее сроков, указанных в инструкции на 2024 год.
• В некоторых компаниях могут быть свои специальные порядки составления формы Т7 графика отпусков.

Отдельные вопросы

Вопрос:

Нужно ли включать в график отпусков работников, призванных на военную службу по мобилизации?

Ответ:

Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ в ТК РФ внесены изменения по вопросам социально-трудовых гарантий мобилизованным работникам.

Глава 55 «Особенности регулирования труда других категорий работников» ТК РФ в соответствии с п. 9 ст. 1 Федерального закона № 376-ФЗ дополнена ст. 351.7.

Согласно ст. 351.7 ТК РФ:

• в случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Федеральный закон № 53-ФЗ) либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;

• в период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей.

Для того чтобы приостановить действие трудового договора, работник и работодатель выполняют следующие мероприятия:

1. Работник в письменной форме направляет в адрес работодателя заявление о приостановлении действия договора. К заявлению работника прилагается копия повестки о призыве на военную службу по мобилизации или уведомление федерального органа исполнительной власти о заключении с работником контракта о прохождении военной службы в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона № 53-ФЗ либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ. Указанное уведомление предоставляется федеральным органом исполнительной власти, с которым работник заключил соответствующий контракт.

2. Работодатель на основании заявления работника издает приказ о приостановлении действия трудового договора.

По мнению Роструда, мобилизованных работников не нужно включать в график отпусков, поскольку действие трудового договора с мобилизованными работниками приостановлено (информация с сайта онлайнинспекция.рф, вопрос от 21.10.2022 № 170911).

Статья 351.7 ТК РФ позволяет мобилизованному или добровольцу в течение 6 месяцев после возвращения на работу и возобновления действия трудового договора оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время. Стаж работы у работодателя не важен.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается период приостановления трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Вопрос:

Если в январе 2023 года прекращается действие срочного трудового договора с работником, нужно ли его включать в график отпусков?

Ответ:

Разъяснения по этому вопросу даны в Письме Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321.

Чиновники считают, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок действия трудового договора.

Вопрос:

Как внести изменения в утвержденный график отпусков на 2023 год, если трудовой договор с работником заключен после 16 декабря 2022 года?

Ответ:

По данному вопросу есть две точки зрения:

1. Внести изменения в утвержденный график отпусков работников на основании приказа о приеме на работу.

2. К действующему графику отпусков оформить приложение по унифицированной форме Т-7 (по форме, принятой в учреждении) и внести в него сведения об отпуске нового работника.

Поскольку по данному вопросу нет однозначной позиции, учреждение принимает решение по согласованию с учредителем: вносить изменения в график отпусков работников или оформить приложение к нему.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом – при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2023 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Грамотное составление приказа — форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

«Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.

Основная часть распоряжения должна состоять из:Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту

Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.

Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.

При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).

В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).

Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
Визируется документ руководителем предприятия.
Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Как сформировать график отпусков

Обычно график отпусков составляют кадровики. Но возложить обязанность могут и на бухгалтера или секретаря.

В крупных компаниях структурные подразделения могут составлять свой график отпусков. Часто занимаются этим руководители, затем передают документ кадровикам, которые формируют единый график отпусков в компании.

Если работодатель, к примеру, начал вести деятельность в середине или ближе к концу 2023 года, то ему всё равно следует составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Впоследствии документ можно дополнять, если придут новые сотрудники.

Подготовка к оформлению

Подготовку можно поделить на несколько этапов:

1. Пожелания сотрудников. Проводится опрос о желаемой дате и периоде отпуска. Для удобства ответы направляются в письменном виде.
2. Приоритетное право. В первую очередь учитываются пожелания тех работников, кто имеет возможность уйти в отпуск в любой момент без согласия работодателя.
3. Черновой вариант графика. Нужно проанализировать и понять, не совпадают ли отпуска работников с одинаковыми обязанностями и сможет ли компания работать в период повышенной производительности при таком графике отпусков.

По закону работодатель не обязан учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков. Но часто для поддержания корпоративной атмосферы он это делает и по возможности предоставляет дни отдыха в желаемые даты.

Делить отпуск можно на части. Одна из них обязательно должна быть не меньше 14 календарных дней.

Также отметим, что обычно при составлении графика отпусков указывают конкретные даты начала и окончания отдыха. Но закон не обязывает это делать. При необходимости работодатель может указать только название месяца.

Как заполнить

Составить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7. Но разрешено разработать и собственный шаблон формы для подобной цели и использовать его в деятельности организации.

Если заполнять форму Т-7, то сначала нужно указать:

• Название ИП или организации.
• ОКПО для организаций.
• Номер документа, дату составления и год графика отпусков.

При наличии профсоюза указать, что мнение выборного профсоюзного органа учтено.

Для этого нужно заранее предоставить график отпусков на ознакомление. Спустя время кадровик в ответ получает мотивированное мнение. Исходя из него, можно внести изменения в график или проигнорировать, составив акт разногласий.

Если профсоюза нет, то написать «Профсоюз в организации не утверждён».

Далее внести сведения в графы:

Сведения в графах

Образец графика отпусков:

Пример заполнения графика отпусков

Как утверждается

В нижней части формы Т-7 руководитель кадровой службы указывает должность, подпись и расшифровку. Когда его нет, свои данные указывает работник, у которого есть обязанности по формированию документов. Это касается и индивидуально разработанной формы для графика отпусков.

Когда отдел кадров подписал график отпусков, утвердить его может руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Он указывает:

• дату подписания документа;
• должность;
• подпись и расшифровку.

Утвердить график можно и иным способом — выпустив соответствующий приказ. Либо сделать и то, и другое, но главное, чтобы дата приказа и дата подписания графика отпусков совпадали.

Образец приказа утверждения графика отпусков:

Образец приказа

Как производится ознакомление сотрудников

После утверждения графика отпусков на 2024 год можно сразу же с ним ознакомить всех сотрудников одним из вариантов:

• Составить отдельный нормативный акт об ознакомлении и собрать подписи с работников. Документ приложить к графику отпусков.
• На основании формы Т-7 составить собственную форму графика отпусков и добавить, к примеру, в неё графу 11 для ознакомления работников.

В редких случаях сотрудник может не захотеть поставить подпись. Тогда нужно в присутствии двух свидетелей его ознакомить с графиком отпусков и это документально зафиксировать, например, составив акт.

Отметим, что по закону работодатель не обязан сразу же ознакамливать сотрудников с графиком отпусков. Требуется лишь извещать об этом под роспись не позднее, чем за две недели до начала отдыха.

Если как минимум за две недели не ознакомить работника о его уходе в отпуск, то это может послужить основанием с его стороны для переноса начала отдыха на другую дату.