Как составить график отпусков на 2024 год

Деловые события и график отпусков

Исходя из графика отпусков 2024 года, компания разработала план на ближайший год, учитывая возможные деловые события

При составлении графика отпусков важно принимать во внимание не только личные пожелания сотрудников, но и предстоящие деловые мероприятия, которые требуют их присутствия

Планирование графика отпусков с учетом деловых событий позволяет эффективно организовать работу коллектива и обеспечить бесперебойное функционирование компании во время отсутствия отпускающихся сотрудников

Это особенно важно при проведении больших проектов, мероприятий, выездных семинаров и конференций

Например, если в графике отпусков предусмотрено увольнение ключевого сотрудника или проведение важной переговорной встречи, компания может рассмотреть возможность переноса отпуска или замены сотрудника другим специалистом, чтобы минимизировать проблемы в работе бизнеса. График отпусков, рассчитанный с учетом деловых событий, также позволяет предупредительно планировать загруженность отделов и балансировать нагрузку между сотрудниками

Это помогает обеспечить равномерное распределение работы и избежать перегрузки сотрудников при отсутствии их коллег

График отпусков, рассчитанный с учетом деловых событий, также позволяет предупредительно планировать загруженность отделов и балансировать нагрузку между сотрудниками. Это помогает обеспечить равномерное распределение работы и избежать перегрузки сотрудников при отсутствии их коллег.

Кроме того, включение в график отпусков деловых событий помогает сотрудникам лучше организовать свои планы на отпуск и спланировать свободное время так, чтобы они не пропускали важные встречи или мероприятия внутри компании, связанные с их работой.

В каком случае вносятся изменения в график

Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.

Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.

Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.

Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:

• Если у работника наступает период нетрудоспособности.
• В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.

Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.

Внимание! Администрация может произвести перенос отпуск работника, если в этом возникнет производственная необходимость, грозящая приостановке работе предприятия или создания аварийной и чрезвычайной ситуации. Но при этом устанавливается, что у работника нужно получить согласие.

Читайте далее:. Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск, когда это не возможно, что делать в случае отказа

Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск, когда это не возможно, что делать в случае отказа

Отпуск ветеранам боевых действий в 2024 году: основной и дополнительный, могут ли отказать

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам в 2024 году: длительность, могут ли отказать?

Приказ о приеме на работу — основания для издания, образец оформления в 2024 году, можно ли его отменить

Как оплачивается переработка по трудовому кодексу, можно ли принудительно увеличить трудовой день, ответственность в 2024 году

Составьте проект графика

После того как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Вы можете оформить график как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали сами. Унифицированную форму графика отпусков № Т-7 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1.Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то в ней должны быть обязательные реквизиты. Подробнее о том, какие обязательные реквизиты должны быть в графике, смотрите в .Вы можете дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника. Также в график отпусков можете ввести дополнительную графу о том, что сотрудник уведомлен о дате начала отпуска, где работник проставит дату уведомления и свою подпись. Тогда не нужно будет потом оформлять каждому сотруднику уведомление о предстоящем отпуске и отправлять его сотруднику под подпись не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК).Определите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат – при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет. При этом укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части, а не просто месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск. В таком случае не придется согласовывать с работником дату начала отпуска.Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение в датах отпусков, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.Видеоинструкция. Как составить график отпусков

Чтобы составить график отпусков на следующий год в два раза быстрее, воспользуйтесь умным графиком отпусков, который мы сделали в таблице Excel. Он посчитает окончание отпуска с учетом праздников, предупредит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска, покажет пересечение отпусков сотрудников и сформирует унифицированную форму графика. Скачайте умный график отпусков.Видеоинструкция. Как работать с умным графиком отпусков

Дата утверждения графика

Согласно ст. 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить график ухода сотрудников в отпуск минимум за 2 недели до нового года. Так как в 2023 году дата выпадает на выходной день, то у начальника есть время до 17 декабря включительно.

Кроме того, подготавливая график, рекомендовано учесть дополнительное время, которое понадобится на мнение профсоюза при его наличии. Обычно орган рассматривает любые ЛНА в течение 5 суток после их получения. Однако для перестраховки лучше заложить календарную неделю. Особенно, если в компании ненормированный график работы.

С графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников. Но так как в законе нет бланка ознакомительного документа, Роструд разрешает делать это в свободной форме под подпись.

Составление и формирование графика отпусков

Включать в график нужно всех работников без исключения, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием. Но составляя документ, руководитель или уполномоченный обязан соблюдать законодательство в части преференций у некоторых сотрудников. Речь идет о гражданах, которые вправе получить отдых в удобное для них время. К примеру, в соответствии с п. 4 ст. 123 ТК РФ эти льготы есть:

• у многодетных родителей с тремя несовершеннолетними и более детьми;
• отозванные из положенного отпуска;
• женщины перед декретом либо сразу после него;
• несовершеннолетние;
• почетные доноры РФ и др.

Не возбраняется учитывать пожелания и других работников по личному усмотрению.

Также при составлении стоит учесть рекомендацию Минтруда о том, что чрезмерно дробить отпуск не нужно, так как работник не сможет полноценно отдохнуть. Кроме того, одна из частей отпуска не может быть менее 14 суток, а праздники и вовсе нельзя учитывать при расчете отпускных дней.

Оформление

Что касается оформления документа, то график можно составить, используя форму Т-7. При этом издавать приказ о подготовке и утверждении графика необязательно. Хотя наличие приказа поможет разрешить разногласия, которые могут возникнуть с работниками.

Второй вариант оформления — произвольная форма. В этом случае руководитель компании разрабатывает фирменный бланк и закрепляет его в локальном акте. И этим шаблоном придется пользоваться при каждом составлении документа.

Срок хранения утвержденного графика отпусков составляет 3 года, ознакомительные документы разрешают хранить столько же. По прошествии этого времени график и лист ознакомления можно уничтожить.

Нужен ли приказ об утверждении графика

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Важно! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике.. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними

Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года.

А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года.

Бланка формы Т-7:

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя.

Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.

При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК. На 2024 год нужно утвердить график не позднее 17.12.2023.

Так как эта дата выпадает на воскресенье, лучше позаботиться о составлении графика отпусков заранее. Хотя Минтруд и не против, чтобы при выпадении этого срока на выходной он сдвигался на ближайший рабочий день (письмо от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Устали работать по трудовому договору? Специально для вас разработали курс по выходу из найма.

Научим всему, что нужно для старта в бухаутсорсинге в 2023 году:

• Искать клиентов.

• Поднимать чек.

• Грамотно проводить переговоры и составлять договоры для безопасной работы.

• Получите удостоверение на 72 ак. часа. Внесем его в госреестр Рособрнадзора.

Нюансы составления графика отпусков

При предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель имеет обязанность составить график отпусков, который устанавливает последовательность предоставления отпусков с учетом интересов работников и потребностей организации.

При составлении графика отпусков следует учитывать несколько нюансов:

1. Форма составления графика. График отпусков может быть представлен в виде таблицы или списка. Главное, чтобы он был понятным и наглядным для всех работников.
2. График работы. При составлении графика отпусков необходимо учитывать график работы каждого работника. Например, если у работника сменный график, то отпуск может быть предоставлен в течение его первой смены.
3. Можно ли согласовать изменение даты отпуска. В случае если работник планирует изменить даты предоставления отпуска после утверждения графика, он должен обратиться к работодателю с просьбой о переносе.

Составление графика отпусков является ответственным процессом, который требует внимательного подхода и учета всех особенностей организации и интересов работников. Правильное составление графика отпусков способствует соблюдению трудового законодательства и созданию благоприятного рабочего климата.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция

Шаг 1. Собирают пожелания сотрудников

Как мы упомянули в самом начале, желательно собрать желаемые даты отпусков с работников.

Когда штат большой, это делает руководитель каждого департамента (отдела) и передает данные в отдел кадров.

Шаг 2. Заполняют проект графика: пример на базе формы Т-7

Когда пожелания сотрудников собраны, начинают составлять проект графика отпусков. Распределяют даты в форме и заполняют другие основные графы.

В типовой форме Т-7 это:

• графа 1 – название подразделения (отдела), где числится работник;

• графа 2 – должность (специальность) по штатке;

• графа 3 – ФИО каждого сотрудника;

• графа 4 – табельный номер;

• графа 5 – продолжительность отпуска или каждой его части;

• графа 6 – планируемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 заполняют уже после утверждения, по факту событий.

В частности, в графе 7 ставят фактическую дату начала отпуска, а графы 8 и 9 используются только при переносе. В графу 10 при необходимости заносят примечания, например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Дату, номер и подписи ставят уже в конце, при окончательном утверждении документа.

Шаг 3. Получают одобрение профсоюза

Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то проект графика обязательно с ним согласовывают.

Обычно направляют график с сопроводительным письмом в 2 экземплярах, чтобы потом осталось подтверждение с отметкой профсоюза.

Представительный орган профсообщества должен выдать свою резолюцию по графику в течение 5 рабочих дней – одобряет или предлагает доработать.

Если в случае разногласий руководитель компании не хочет вносить предлагаемые правки, он вправе утвердить график как есть. Но при этом обязательно оформить протокол, где зафиксировать спорные вопросы между сторонами.

Утверждать график отпусков без полного одобрения профсоюза опасно. Он может обжаловать такое решение работодателя в инспекции труда или в суде.

Шаг 4. Подписывают и утверждают

Когда все этапы пройдены, итоговый вариант графика отпусков подписывается руководителем отдела кадров или ответственным за кадровый учет (например, это может быть и бухгалтер).

Затем нужно утвердить график отпусков. В нем ставят номер документа, дату утверждения и подпись руководителя с расшифровкой. Также нужна отметка, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера его решения.

Образец заполнения график отпусков на 2023 год:

Шаг 5. Доводят график до сотрудников

Вообще такой обязанности по ТК нет, но лучше ознакомить сотрудников с итоговой версией графика отпусков.

Так вы избежите претензий от трудовых инспекторов в случае проверки. Плюс сотрудникам будет проще планировать отпуска.

Как зафиксировать факт, что сотрудники с графиком ознакомлены? Можно это сделать разными способами:

• Добавить в форму Т-7 столбец напротив каждой фамилии, где сотрудник сможет ставить свою подпись;

• Собрать подписи сотрудников в отдельном журнале / регистре;

• Попросить работников расписаться на обороте графика – например, добавить там таблицу «С графиком отпусков ознакомлен» в формате ФИО / Должность / Подпись.

График отпусков 2024: как составить и что учесть?

Почему невыгодно брать отпуск в январе 2024 г., как считать дни отпуска, который выпадает на новогодние каникулы, перенос дней отпуска, выпадающего на новогодние каникулы. Работники-сдельщики также получат меньше, если пойдут в отпуск в январе 2024 года. Вывод: в январе выгоднее отдохнуть в праздники, а остаток дней отработать, потому что в этом месяце рабочий день стоит дороже всего. Оформление отпуска с 1 января 2024 года. До 17 декабря 2023 года, согласно статье 123 ТК, предприятия должны разработать и утвердить график отпусков для своих сотрудников на 2024 год. Расскажем, как правильно составить такой график и какие факторы нужно учесть.

Разъяснения трудовых ведомств

В таблице мы собрали разъяснения Минтруда и Роструда по вопросу составления графика отпусков.

Документ	Суть разъяснения
Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399	Минтруд разъяснял, как считать срок для утверждения графика отпусков.
Письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439	В график отпусков можно вносить изменения
Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится
Письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится
Письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846	Знакомить сотрудников с графиком отпусков не надо. Главное, оповестить за 2 недели до начала отпуска.
Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1	В графике отпусков надо указывать конкретную дату.
Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193	Если организация создана в течение года, то график отпусков на текущий год составляется и дополняется по мере найма работников.
Письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1	В график отпусков надо включать, в том числе, работников, которые на момент его составления находятся в отпуске с последующим увольнением.
Письмо Роструда от 02.04.2021 № ПГ/07303-6-1	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится.
Письмо Минтруда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1	Дистанционщиков надо включать в график отпусков.
Письмо Роструда от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477	Отпуск можно делить на части.
Письмо Роструда от 12.01.2023 № ПГ/32986-6-1	Роструд разъяснял, как считать срок для утверждения графика отпусков.
Письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1	Отпуск за прошлые годы можно включить в график отпусков.
Письмо Роструда от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470	Новая компания не обязана делать график отпусков на текущий год.
Письмо Минтруда от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6552	Многодетный отец не может взять отпуск сразу после трудоустройства.
Письмо ГИТ в г. Москве от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964.	При составлении графика отпусков работодатель учитывает только мнение профсоюза и больше ничье.

https://www.klerk.ru/buh/articles/588671/

Полезные советы при составлении графика отпусков

Совет 1: Планируйте заранее. Чем раньше будет составлен график отпусков, тем больше возможностей у сотрудников спланировать свои отпуска с учетом личных планов и событий.
Совет 2: Учитывайте сезонные особенности работы. Если ваша компания зависит от сезонных спросов или имеет пиковые нагрузки в определенное время года, учитывайте это при составлении графика отпусков, чтобы избежать значительного снижения производительности.
Совет 3: Давайте всем сотрудникам равные возможности

Постарайтесь учесть пожелания и предпочтения каждого сотрудника, чтобы все имели возможность отдохнуть в удобное для себя время и не чувствовали себя обделенными.
Совет 4: Обратите внимание на коллективные события. Если у вас в компании есть традиционные коллективные события или мероприятия, попробуйте учесть их при составлении графика отпусков, чтобы сотрудники могли принять в них участие.
Совет 5: Слушайте мнение сотрудников

Проведите опрос или встречу, где сотрудники смогут высказать свое мнение и предложения по поводу графика отпусков. Учтите их пожелания, если это возможно.

При составлении графика отпусков необходимо стремиться к балансу между интересами компании и потребностями сотрудников. Чем лучше будет продуман и организован график отпусков, тем больше удовлетворенность сотрудников и стабильность работы в компании.

1. Распределение отпусков сотрудников по месяцам достаточно равномерное, что способствует равномерной загрузке команды и поддержанию продуктивности на постоянной основе.

2. Во избежание перегрузки сотрудников и улучшения междуотраслевого сотрудничества, рекомендуется установить периоды, когда несколько сотрудников одного отдела или команды не могут брать отпуск одновременно.

3. Для сокращения количества запросов на одинаковые периоды отпусков, рекомендуется установить ограничение на количество сотрудников, которые могут взять отпуск одновременно.

4

Важно регулярно обновлять график отпусков, учитывая изменения в команде, новых сотрудников, а также индивидуальные обстоятельства каждого сотрудника

5. Рекомендуется применять автоматизированные системы для составления и управления графиком отпусков, такие как электронные таблицы или специализированные программы. Это позволит сэкономить время и предотвратить ошибки при распределении отпусков.

6. Необходимо учитывать индивидуальные предпочтения сотрудников в отношении отпусков, если это возможно, чтобы поддерживать высокий уровень мотивации и удовлетворения сотрудников.

Внедрение этих рекомендаций позволит оптимизировать процесс составления и управления графиком отпусков в 2024 году, обеспечивая сбалансированную загрузку команды и максимальную продуктивность на проекте.

Обязанность по предоставлению отпусков

Работодатель должен разработать график отпусков на каждый календарный год и представить его сотрудникам не позднее чем за две недели до его начала. В графике должны быть указаны все нюансы предоставления отпусков, включая количество дней, временной период, когда работник может использовать отпуск, и другие условия.

Если работник не был предоставлен отпуск по графику, он имеет право на его предоставление в другое время, но не позднее чем через 6 месяцев после окончания рабочего года. Если отпуск не был предоставлен до этого срока, работник имеет право на дополнительные дни отгула.

Также следует отметить, что форма графика отпусков может быть различной. Она может составляться в письменной, электронной или ином удобном для обеих сторон формате. Главное, чтобы график был составлен и предоставлен сотрудникам в установленные сроки.

Ст. 123 ТК РФ. Как предоставить ежегодные оплачиваемые отпуска

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставить своим сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска. Это одно из основных прав работника, которое гарантирует ему возможность отдохнуть и восстановить силы после продолжительного периода работы.

Однако, как правильно составить график предоставления отпусков? Во-первых, работодатель не может отказаться от составления графика отпусков. Это его обязанность в рамках организации работы предприятия. График отпусков должен быть составлен на каждый год и утвержден работниками. В случае несогласия работника с графиком, он имеет право обратиться в суд.

Первый год работы сотрудника не влияет на его право на отпуск. Он имеет право на полный размер ежегодного оплачиваемого отпуска после отработки первого года работы. Таким образом, даже если сотрудник работает менее года, его право на отпуск сохраняется.

Однако, есть нюансы предоставления отпусков. В случае, если работник не отработал полный календарный год, отпуск предоставляется пропорционально отработанному периоду. Если работник уволен до истечения года работы, ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Таким образом, предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков является обязанностью работодателя, которая регламентируется статьей 123 ТК РФ. Работодатель обязан составлять график отпусков, где будут указаны даты предоставления отпусков для каждого работника. При этом работнику гарантируется право на полный размер отпуска после отработки первого года работы.

Утверждение графика отпусков

В конце документ заверяется подписями начальника отдела кадров и непосредственного руководителя предприятия. В каких случаях дата утверждения графика может переноситься, и по каким причинам, рассмотрим ниже.

Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее.

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом. Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение

Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков

Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:

1. Официальное наименование работодателя.
2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
5. Подпись руководителя.
6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
7. Дата подготовки приказа.
8. Место подготовки приказа (город).

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.