Оформление отпуска

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2023 ― 2023 году

• коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
• положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
• график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
• должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
• положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
• журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

1. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

• трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2023 ― 2023»);
• трудовые книжки;
• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• график отпусков;
• личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Как взять выходные за свой счет?

Неофициальный прогул работы может повлечь за собой дисциплинарные или административные меры наказания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Данные последствия регламентируются нормативными, правовыми актами ТК РФ. Во избежание неприятного исхода внепланового отсутствия на работе можно взять отгул за свой счет. И хотя такое понятие законодательством не предусмотрено, официальная возможность не выходить на работу все же существует.

Выходной за свой счет приравнивается к отпуску, однако основное его отличие — отсутствие оплаты.

К уважительным причинам для внепланового выходного можно отнести:

• семейные обстоятельства;
• чрезвычайные ситуации;
• экзаменационную сессию.

Кроме этого, при необходимости работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы в случае:

• если сотрудник является участникам ВОВ;
• если работник является пенсионером по старости;
• отпуска военнослужащих детей или супругов сотрудника;
• если работник является инвалидом;
• рождения ребенка;
• заключения брака;
• смерти близких родственников сотрудника.

В каждой конкретной организации, помимо перечисленных, могут присутствовать другие пункты, которые регламентируются коллективными договорами или федеральными законами. В остальных случаях начальник самостоятельно решает можно ли считать, указанную причину уважительной и следует ли предоставлять сотруднику отгул. Для получения выходного за свой счет необходимо написать заявление на имя руководителя.

Если организацией не утверждена форма заявления, то оно составляется в свободной форме с указанием следующих данных:

• причины отгула;
• ФИО и подписи работника.

В случае одобрения работодателем письменной просьбы, бумага закрепляется его подписью. После этого организацией издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы. Распоряжение также подписывается работником и заверяется подписью руководителя.

Для сохранения трудового стажа длительность отгулов за свой счет не должна превышать двух недель.

Процесс предоставления сотруднику отпуска не отличается особой сложностью. Причиной такому положению дел служит упорядоченность действий и соблюдение правил при его оформлении.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Законодательная база вопроса

Согласно ст.114 ТК РФ труженикам любого предприятия, невзирая на форму собственности оного, дано право на отдых в порядке определенном нормами закона.

При этом в связи с тем, что работники не могут отсутствовать в компании в полном составе в одно и то же время, а также с целью учета специфики хозяйственной деятельности отдельно взятого учреждения, законом определено правило, позволяющее равноценно распределить периоды освобождения от трудовых обязанностей в отношении всех рабочих учреждения без ущерба для производственного процесса посредством оформления графиков очередности.

Так в рамках ст.123 ТК РФ в каждой организации до конца года оформляется своеобразный план отдыха на последующие 12 месяцев для всех сотрудников с учетом их круга обязанностей, принадлежности к льготным слоям населения, а также специфики компании. Оговоренный план утверждается руководством и председателем профсоюза, который собственно и контролирует соблюдение прав тружеников, а также отстаивает их интересы в случае возникновения спорных ситуаций.

Следует отметить, что в рамках законодательных норм, отпуск подразделяется на два периода, а именно основной и дополнительный. При этом на основной могут рассчитывать все рабочие, независимо от протяженности трудовых часов или объема выполняемых работ. А вот на дополнительный могут претендовать только те сотрудники, чьи обязанности сопряжены с особыми факторами занятости, выражающимися в наличии опасных испарений либо повышенной психологической нагрузки.

То есть, очередным отпуском в рамках закона считается совокупность двух вышеперечисленных периодов отдыха, которые в порядке норм, оговоренных в Письме Минтруда №861-7, оформляются с учетом норм графика очередности и отработанного стажа, а также иных норм закона, определяющих продолжительность периода освобождения от трудовых обязанностей уже в зависимости от хода производственной деятельности либо иных аспектов оной.

РЕЗЮМЕ

1. Оформляя отпуск работнику по графику, необходимо направить последнему извещение о начале отпуска за две недели
до его начала.

2. Если работник желает пойти в отпуск вне графика, он должен обратиться
к работодателю с заявлением. Работодатель вправе согласиться с предоставлением отпуска вне графика либо отказать работнику.

3. Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время.

4. По согласию работника и работодателя можно перенести отпуск по графику.

5. При подсчете стажа на отпуск необходимо учесть периоды, не входящие в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого
отпуска.

6. Соблюдая процедуру, кадровая служба должна издать приказ о предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, оформить записку-расчет, внести записи в личную карточку работника, отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и внести сведения в график
отпусков.

Ошибки кадровиков и как их избежать

Ошибки при оформлении законного отсутствия сотрудника чаще всего встречаются при ситуации с отпусками.

Отгулы оформляются простым заявлением со стороны сотрудника и его согласованием с работодателем, а больничные листы важно правильно оформить по месту лечения. Тут трудно допустить какую-то фатальную ошибку или неточность, которая может кардинально сказаться при возникновении спорных ситуаций

С отпусками все иначе: их существует несколько видов, каждый из которых имеет нюансы оформления, регламентированные законодательно, причем некоторые виды связаны с осуществлением дополнительных выплат. Поэтому цена и возможность ошибки здесь существенно возрастает. Рассмотрим типичные ошибки, чаще всего допускаемые отделом кадров при оформлении отпусков, которые при неблагоприятной ситуации могут дорого стоить работодателю.

О начале отпуска нужно своевременно сообщать. Издать приказ на отпуск и подписать его у руководителя за несколько дней до начала – недостаточно. Закон определяет сроки обязательного уведомления сотрудников под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) за 14 дней. Способ извещения может быть любым: специальные бланки, ознакомительные листы, роспись в журнале учета графика отпусков, ведомость и пр.

К некоторым сотрудникам стоит прислушаться. Мнение обычных категорий персонала при составлении графика отпусков может учитываться, если не идет вразрез с планами работодателя. Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться тогда, когда это целесообразно для организации, а не по желанию сотрудника. Но некоторые категории работников имеют особый приоритет по выбору времени для отдыха:
мужья, чьи жены вскоре готовится стать матерью (в отпуске по беременности и родам);
будущие мамочки перед уходом в декрет и по выходе из него;
несовершеннолетние сотрудники;
совместители (надо согласовывать со временем отпуска на основном месте);
женам военных (нужен отпуск одновременно с мужьями).

Через полгода можно в полный отпуск. Право уйти в оплачиваемый отпуск наступает у сотрудника с полугодовым стажем работы в данной организации, при этом он должен предоставляться в полном объеме. Если работодатель не против, он может отпустить работника в отпуск и раньше, но отказать в отпуске после 6 месяцев работы или предоставить в сокращенной форме не разрешается.

Отдыхать предусмотренное число дней. Обычная продолжительность отпуска – 28 календарных суток, но некоторые категории имеют право на иную длительность, например, сезонные рабочие, работники на краткосрочных договорах, сотрудники до 18 лет и др. Некоторым должностям и профессиям полагаются более длинные отпуска, а также дополнительные.

Деление отпуска на части

Работодатели обычно не любят «дробить» отпуска, но если сотрудник на этом настаивает, отказать он не вправе, важно лишь соблюдать «доли», на которые сотрудник хочет разделить отдых. Разрешено делить отдых на три части, причем одна – не менее, чем двухнедельная, относительно двух других закон оставляет решение на согласование сторон.

Не путайте календарные и рабочие дни

При расчете отпусков, когда дополнительные приплюсовываются к основному, считать надо в одной системе во избежание путаницы и неправильного расчета.

Отпуск по графику переносить без согласования нельзя. Если график отпусков был утвержден, а работник уведомлен, но производственная целесообразность требует внести в него изменения, работодатель не имеет на это права. Грубое нарушение ТК – изменить время отдыха без согласия сотрудника. Зато и просьбу работника о переносе отпуска, если такое желание у него возникнет, удовлетворять работодатель не обязан (кроме нескольких случаев, отдельно оговоренных в законе).

Отзыв из отпуска – только по согласию! Отозвать работника из законного отпуска работодатель может, только заручившись его согласием. «Выдергивание» из отпуска приказным порядком недопустимо, а для некоторых категорий работников не разрешено даже с их согласия.

Деньги вместо отпуска не всегда правомерны. Следует знать разрешенные законом случаи замены отпуска денежной компенсацией, в иных ситуациях это будет нарушением ТК, чреватым серьезными штрафами в случае обнаружения.

«Отпускной» иммунитет. Увольнять сотрудника, находящегося в отпуске, нельзя, кроме ситуации полной ликвидации организации или прекращения деятельности работодателя-ИП.

Как правильно выбрать отдел для оформления отпуска

1. Определите свой статус сотрудника

Первым шагом является определение вашего статуса сотрудника в организации. Если вы являетесь штатным сотрудником, вам следует обратиться в отдел кадров или отдел по работе с персоналом. В случае, если вы являетесь внештатным сотрудником или работником временной работы, обратитесь к вашему руководителю или представителю отдела, ответственного за внештатных сотрудников.

2. Ознакомьтесь с внутренними правилами оформления отпуска

Перед обращением в отдел необходимо ознакомиться с внутренними правилами оформления отпуска в вашей организации. Внимательно изучите положения, касающиеся сроков подачи заявления на отпуск и необходимости предоставления документов. Также узнайте, есть ли какие-либо особые требования для определенных категорий сотрудников, например, для женщин в декретном отпуске или инвалидов.

3. Обратитесь в отдел, отвечающий за отпуска

После определения своего статуса и ознакомления с правилами, обратитесь в соответствующий отдел, отвечающий за оформление отпусков. На приеме в отделе уточните все необходимые документы, заполните заявление и получите подтверждение о приеме заявления.

4. Будьте готовы предоставить необходимые документы

При обращении в отдел для оформления отпуска, будьте готовы предоставить все необходимые документы, такие как ваш трудовой договор, паспорт, медицинские справки и другие документы, требуемые вашей организацией. Предоставление полных и точных документов поможет избежать задержки в оформлении.

5. Отслеживайте статус оформления отпуска

После подачи заявления на отпуск, следите за статусом его оформления. Если процесс затянулся или возникли какие-либо проблемы, свяжитесь с отделом, чтобы уточнить причину задержки и принять необходимые меры.

Важно отметить, что каждая организация может иметь свои особенности в оформлении отпусков. Поэтому рекомендуется обратиться к внутренним правилам вашей организации и получить подробную информацию от отдела, отвечающего за оформление отпусков

Процедура предоставления отпуска сотруднику

1. О начале ежегодного отпуска сообщите сотруднику за две недели письменно и под роспись. Если работник отдыхает по графику, заявление с него можно не требовать.
2. Оформите приказ. Он тоже может быть произвольной формы, но чаще всего используют готовую форму Т-6, в котором есть все необходимые поля. С приказом ознакомьте сотрудника под роспись. Можно оформить приказ сразу на несколько человек. Для этого используйте унифицированный бланк Т-6а.
3. Рассчитайте и выплатите отпускные. Это нужно сделать не позже, чем за 3 дня до начала отдыха. Если опоздаете с выплатой, работник имеет право перенести дату начала отдыха.
4. В табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13 отметьте дни отдыха кодом «ОТ» или «09».
5. Сделайте отметку в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).

Необходимые бланки вы можете найти в базе шаблонов документов.

Отдел продаж: оформление отпусков для команд командировочных сотрудников

Отдел продаж осуществляет следующие шаги для оформления отпусков команд командировочных сотрудников:

Подготовка запроса на отпуск. Каждый сотрудник команды должен заполнить специальную форму для запроса на отпуск, указав даты, на которые он планирует уйти в отпуск. Формы собираются и передаются в отдел продаж для дальнейшей обработки.
Координация отпусков. Отдел продаж анализирует полученные запросы на отпуск и просчитывает возможные варианты их согласования. Координаторы отдела продаж общаются с руководством и другими отделами, чтобы выработать оптимальный график отпусков команд командировочных сотрудников. Учитываются факторы, такие как необходимость одновременного присутствия сотрудников команды в разных регионах, сроки выполнения проектов и другие условия.
Уведомление сотрудников. После согласования отпусков отдел продаж уведомляет сотрудников команды о назначенных им датах отпуска. Они получают информацию о том, когда они смогут уйти в отпуск и сколько времени им будет предоставлено.
Учет отпусков. Отдел продаж также отвечает за ведение учета отпусков команд командировочных сотрудников

Важно следить за тем, чтобы сотрудники не использовали больше, чем им разрешено, и чтобы отпуска распределялись равномерно между всеми сотрудниками команды.

Отдел продаж играет ключевую роль в оформлении отпусков для команд командировочных сотрудников. Он обеспечивает согласование отпусков, уведомление сотрудников и ведение учета, чтобы всё было организовано эффективно и без проблем. Благодаря хорошей координации и сотрудничеству с другими отделами, отдел продаж обеспечивает командам командировочных сотрудников возможность отдохнуть и восстановиться перед новыми миссиями.

График отпусков

Он должен быть у каждого работодателя.

Разработать и утвердить график на будущий год нужно до 17 декабря.

Вы можете составить его в произвольной форме, но удобнее использовать унифицированную форму Т-7.

Имейте в виду, что есть категории работников, которые по закону могут отдыхать в то время, которое выберут сами, и вы не сможете им отказать. Среди них:

• сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
• внешние совместители;
• беременные женщины (они могут уйти в очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам, или после него);
• почетные доноры;
• участники боевых действий;
• работники, которых вы до этого отозвали из очередного отпуска;
• новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев – свой первый отпуск они берут вне графика.

Таких работников вы можете включать или не включать в график, главное – отпустить их отдыхать в то время, которое удобно им.

График можно утвердить отдельным приказом, но это не обязательный документ.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам

Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, составленному в соответствии с Трудовым Кодексом (ТК) РФ полагается регулярный отпуск с периодичностью в один календарный год. Этот срок работы отсчитывается со дня зачисления в штат.

Первый отпуск на новом месте, допустим после того, как стаж составит полгода с момента оформления, однако, с согласия начальства получить временное освобождение от работы возможно и раньше.

Очередность ухода каждого из сотрудников в отпуск, регулируется с помощью соответствующего графика, который составляется руководителем не позднее чем за две недели до нового года. Согласно этому документу каждый сотрудник уходит в отпуск в установленный срок.

В случае планового отпуска от сотрудника не требуется предоставление заявления, однако начальник за две недели должен оповестить его в письменном уведомлении о наступлении отпуска, а также оформить приказ о его предоставлении.

Кроме обязательного ежегодного отпуска сотрудникам могут предоставляться дополнительные дни отгулов и выходных, к ним относятся:

• больничный;
• декретный отпуск;
• учебный отпуск.

На ком лежит ответственность за оформление

Законное отсутствие персонала на рабочем месте касается сразу всех сторон трудового сотрудничества:

• работник заинтересован в том, чтобы его право реализовалось полностью, без лишних задержек, проволочек и бумажной волокиты;
• начальство должно понимать, как строить работу организации с учетом временного отсутствия того или иного сотрудника, в том числе нескольких одновременно;
• отдел кадров занимается согласованием графиков отпусков, в случае временной нетрудоспособности учитывает показания больничного листа и готовит все сопроводительные документы;
• бухгалтерия получает дополнительную нагрузку в связи с расчетом, начислением и выдачей работникам заработной платы и других средств с учетом отпусков, больничных и отгулов.

В организации каждое звено должно понимать свои задачи и всю систему, чтобы процесс проходил согласованно и без ошибок.

Оформление отпуска работника без сохранения заработной платы

Если сотрудник попросил у вас дни отдыха за свой счет, соглашаться или нет – это ваше право. Но есть ситуации, предусмотренные статьей 128 Трудового кодекса РФ, когда отказать вы не можете.

Например, если работник женится, у него родился ребенок или умер близкий родственник, по заявлению такой работник может взять до 5 дней за свой счет.

В пределах 60 дней в году имеют право на отпуск за свой счет инвалиды, до 14 дней – пенсионеры, до 14 дней – супруги или родители погибших военнослужащих.

Процедура оформления:

1. Заявление от сотрудника на отпуск.
2. Оформление приказа по форме Т-6.
3. Отметка в табеле Т-12 или Т-13 с кодом «ДО» или «16», либо «ОЗ» или «17».
4. Отметка в личной карточке.

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе, чтобы делать расчеты и оформлять документы правильно.

Личный кабинет: онлайн оформление отпусков

В современных условиях технологического развития, многие государственные организации предлагают своим сотрудникам использовать личный кабинет для онлайн оформления отпусков. Такой подход позволяет сократить время и упростить процесс подачи заявки на отпуск.

Важно отметить, что для доступа к личному кабинету необходимо иметь логин и пароль от системы. Поэтому перед использованием онлайн-сервиса необходимо зарегистрироваться на сайте вашей организации

Затем вы можете войти в свой личный кабинет, используя свои учетные данные.

Преимущества онлайн оформления отпусков:

• Экономия времени: нет необходимости ездить в отдел кадров и стоять в очереди;
• Удобство: вы можете подать заявку на отпуск в любое удобное для вас время;
• Полнота информации: в личном кабинете вы можете ознакомиться со всей необходимой информацией о вашем отпуске, в том числе о количестве оставшихся дней отпуска;
• Отслеживание статуса заявки: в личном кабинете вы можете узнать, находится ли ваша заявка на отпуск на рассмотрении, одобрена или отклонена;
• Удобный интерфейс: система личного кабинета дружественна к пользователю и позволяет легко и быстро оформить заявку на отпуск.

Оплата

В рамках ст.114 ТК РФ на протяжении всего периода отдыха за тружеником сохраняется не только место занятости, но и средняя оплата, исчисляемая согласно ст.139 ТК РФ.

В частности, учитываются все начисления за год, суммируются и делятся на 12, а затем на 29,3 (усредненный показатель количества дней в месяце), полученный результат будет равняться среднему заработку за день, который в свою очередь затем умножается на количество дней освобождения от работы, предоставляемого на основании заявление и приказа.

При этом в порядке ст.136 ТК РФ перечисление денежных средств в режиме отпускных должно быть осуществлено не позднее 3-х дней до начала данного периода, а в случае совпадения оговоренного срока с выходными днями и ранее. Таким образом, к началу законного отдыха сотрудник не только может спокойно отдохнуть от круга обязанностей, но и не нуждаться в средствах, учитывая, что в данной ситуации проплата осуществляется авансом.

О порядке предоставления времени освобождения от рабочего процесса рассказано в следующем видеосюжете:

Как оформить отпуск сотруднику в программе 1С?

Чаще всего отпуск оформляется в программах 1С: Бухгалтерия или 1С: Зарплата и управление персоналом, но данная опция есть и в других конфигурациях 1С. Алгоритм создания документа “Отпуск” примерно одинаковый во всех решениях 1С. В этой статье мы рассмотрим создание отпуска на примере самой популярной программы – 1С: Бухгалтерия.

Перед созданием документа “Отпуск” убедитесь, что в программе включены соответствующие настройки. Для этого перейдите в раздел “Администрирование” и откройте пункт “Параметры учета”.

Чтобы можно было начислять и выплачивать заработную плату, вести кадровый учет в программе 1С: Бухгалтерия, необходимо поставить соответствующую галочку и выбрать пункт “В этой программе”.

Перейдите в раздел “Зарплата и кадры”, выберите пункт “Все начисления”.

Нажмите на кнопку “Создать” и выберите документ “Отпуск”.

В документе “Отпуск” заполните поля:

• “от” – укажите дату документа. Поскольку отпускные вы должны выплатить не менее чем за 3 дня до начала отпуска, укажите дату в соответствии с этим правилом.
• “Сотрудник” – выберите из справочника сотрудника, для которого вы создаете документ “Отпуск”;
• “Отпуск с” … “по” – укажите период отпуска сотрудника.

На основании введенных вами данных, программа автоматически рассчитает:

• количество дней отпуска;
• сумму начисленных отпускных;
• НДФЛ;
• сумму к выплате.

Разверните вкладку “Основание, период работы”. Здесь вы можете изменить основание отпуска, а также увидеть период работы сотрудника.

Нажмите на кнопки “Записать” и “Провести”. По кнопке “Печать” вы сможете создать печатные формы документов: “Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)” и “Расчет среднего заработка”.

Порядок составления графика отпусков

По норме ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Пожелания работников

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников. При этом работникам отдельных категорий в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Например, ветеранам боевых действий отпуск предоставляется в удобное для них время (пп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»).

По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ). Правовыми актами предусматриваются и иные случаи предоставления отпуска в удобное для работника время, когда ему не может быть в этом отказано.

Разделение отпуска на части

При составлении графика отпусков необходимо учесть положения ст. 125 ТК РФ, согласно которым по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней

В Письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 Минтруд обращает внимание на то, что ТК РФ регламентирует продолжительность одной части отпуска. Поскольку требований по количеству других частей отпуска, их продолжительности, а также дня (рабочего или выходного) начала отпуска ТК РФ не содержит, полагаем, эти вопросы могут быть разрешены соглашением работодателя и работника

Кроме того, Минтруд отмечает, что норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день, ТК РФ не предусматривает.

Мнение профсоюза

При составлении графика отпусков должно быть учтено мнение профсоюза (при его наличии в организации) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов).

После согласования с профсоюзом график отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

Отдел кадров: оформление отпусков для сотрудников

Информирование сотрудников о правилах и процедуре оформления отпусков

При приеме на работу нового сотрудника отдел кадров ознакамливает его с правилами и процедурой оформления отпусков. Для этого проводится инструктаж, на котором рассказывается о необходимых документах, сроках подачи заявки на отпуск, особенностях разных видов отпусков и других важных моментах.

Виды отпусков

Вид отпуска	Особенности
Основной отпуск	Длительность до 28 календарных дней, предоставляется каждому сотруднику ежегодно
Дополнительный отпуск	Предоставляется сотрудникам с климатическими особенностями и работающим в условиях вредных и опасных производственных факторов
Учебный отпуск	Предоставляется для прохождения обучения или повышения квалификации
Отпуск по уходу за ребенком	Для сотрудников, имеющих детей в возрасте до 3 лет

Важно, чтобы сотрудники знали, какие виды отпусков существуют и какие требования необходимо выполнить для их получения

Подача заявки на отпуск

Для оформления отпуска необходимо своевременно подать заявку в отдел кадров. Чаще всего это происходит в письменной форме или используется электронная система, где сотрудник указывает период, вид отпуска и дату начала и окончания. Заявка должна быть подписана руководителем отдела или непосредственным руководителем сотрудника.

Учет отпусков и составление графика

Отдел кадров ведет учет отпусков каждого сотрудника и составляет график отпусков для всей организации. При этом учитывается, чтобы несколько сотрудников из одного подразделения не были в отпуске одновременно, чтобы обеспечить непрерывность работы.

Оформление документов для отпуска

Отдел кадров производит оформление всех необходимых документов для отпуска сотрудника, включая направление на отпуск, трудовую книжку, договор о предоставлении отпуска и другие

Важно, чтобы все документы были оформлены правильно и в соответствии с законодательством

Какие документы могут потребоваться для оформления отпуска

1. Заявление о предоставлении отпуска
2. Копия трудовой книжки
3. Направление на отпуск от непосредственного руководителя
4. Медицинская справка (при необходимости)

Оформление всех документов проводится своевременно, чтобы сотрудник мог получить все необходимые разрешения и документы перед отпуском.