Ведение старых трудовых книжек по-новому с 1 сентября 2021 г

Различные типы записей о сотрудниках

Понимание различных типов записей сотрудников может помочь вам в обеспечении того, чтобы ваш отдел кадров надлежащим образом документировал критические организационные функции

Существует пять типов записей о сотрудниках, которые важно поддерживать:

№1. Рекорды посещаемости

Записи посещаемости содержат информацию о времени, проведенном каждым сотрудником на работе. Записи о посещаемости могут включать следующую информацию:

• Оплачиваемый отпуск
• Отгул без оплаты
• Каникулы Каникулы
• Больной отпуск
• Рабочее время в неделю
• Опоздания/отсутствия

Ведение точных записей этой информации имеет решающее значение для демонстрации того, что ваша фирма выплачивает сотрудникам правильную сумму вознаграждения в зависимости от продолжительности времени, которое они провели на работе. В дополнение к темам, перечисленным выше, Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) требует от работодателей вести учет всех оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, а также случаев компенсации работникам.

№ 2. Записи о преимуществах

В соответствии с Законом об обеспечении пенсионных доходов сотрудников от 1974 года (ERISA) работодатели обязаны вести учет всех документов страховых агентств сотрудников, участия сотрудников и информации об отдельных бенефициарах в течение как минимум шести лет.

Страховые компании, доступные планы, даты регистрации и список всех сотрудников, которые в настоящее время зарегистрированы в бизнес-привилегиях, часто включаются в записи о льготах. Обновление этих записей после каждого периода регистрации может быть эффективным способом гарантировать, что ваши записи актуальны и соответствуют требованиям ERISA.

№3. Записи о тренировках

По целому ряду причин также жизненно важно вести надежные записи о тренировках. Во-первых, записи об обучении могут служить поучительным руководством для будущих инициатив по адаптации

Во-вторых, информация, полученная в ходе обучения, может служить доказательством того, что персонал готов к продвижению по службе или развитию в своей карьере.

Существуют также определенные национальные критерии для некоторых предприятий в отношении того, как и как часто проводится обучение. Отслеживание учебных программ и участников может помочь вашей фирме соблюдать федеральные правила.

№ 4. Оплатить удержания

Отслеживание удержаний из заработной платы сотрудников является важным шагом в процессе подачи налоговой декларации. У предприятий есть два основных преимущества для отслеживания удержаний из заработной платы:IRS требует от предприятий вести учет всех удержаний из заработной платы сотрудников в течение как минимум трех лет после даты возврата или даты подачи заявки, в зависимости от того, что наступит позже.

Точные записи могут помочь опровергнуть обвинения в том, что бывшая компания удержала слишком много налогов штата или федеральных налогов с сотрудника.

№ 5. Записи о безработице

После увольнения или увольнения работник может подать заявление на получение пособия по безработице и получить его

Крайне важно документировать каждый этап процедуры увольнения и хранить эти записи до тех пор, пока работник получает пособие по безработице. Должны быть включены следующие детали:

• Имя сотрудника
• Имя сотрудника Адрес сотрудника Номер социального страхования сотрудника
• Даты найма, увольнения или повторного найма
• Даты выплаты денежных средств и неоплаты
• Даты работы
• Рабочее время

Если кто-либо из ваших сотрудников получает пособие по безработице, ведение тщательного учета этой информации имеет решающее значение для подтверждения их файлов еженедельных пособий. В случае несоответствия между вашими записями и информацией, предоставленной сотрудником, сотрудник может потерять доступ к своим льготам. Точные записи о безработице могут помочь гарантировать, что ваши уволенные или уволенные сотрудники получат пособия, на которые они имеют право.

Какие санкции будут применены в отношении работодателей, не учитывающих новые правила заполнения трудовых книжек

Прежде чем разбираться с тем, на какие моменты обратит особое внимание трудовая инспекция, следует уяснить, какими могут быть последствия несоблюдения всех требований, касающихся ведения трудовых книжек:

Вид нарушения	Нарушитель	Размер штрафа, иные меры наказания	Нормативный акт
Невыдача трудовой книжки в срок	Юридическое лицо	30-50 тысяч рублей	ч. 1 ст. 5.27 КоАП
Должностное лицо организации, индивидуальный предприниматель	1-5 тысяч рублей
Заверение копии трудовой книжки ненадлежащим образом	Должностное лицо организации, индивидуальный предприниматель	Штраф 10-20 тысяч рублей. Дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.	п. 2 ст. 5.27 КоАП
Юридические лица	50-70 тысяч рублей
Нарушение правил хранения трудовых книжек	Должностное лицо, ответственное за хранение книжек	1-5 тысяч рублей	п. 45 Правил ведения трудовых книжек,
Юридические лица	30-50 тысяч рублей

Информация о работнике (новые правила заполнения трудовых книжек)

При приеме на работу у нового сотрудника спрашивают паспорт или иной документ, который по российским законам может рассматриваться в качестве удостоверения личности. Сведения, подтвержденные таким образом, должны быть внесены на 1-ую страницу трудовой книжки (титульный лист). Дата рождения, фамилия, имя, отчество не подлежат сокращению — их непременно указывают полностью.

Сведения об образовании, специальности и профессии можно записать в трудовую книжку, только если были предоставлены документы об образовании — аттестат, диплом, удостоверение. Также прописывается информация о наличии специальных знаний (если характер деятельности предполагает их наличие) и квалификации. Если новый сотрудник принес студенческий билет, справку из ССУЗа или ВУЗа, зачетную книжку и т.д., необходимо внести сведения о незаконченном образовании.

Когда вся информация будет внесена, сотрудник ставить свою подпись в подтверждение правильности записанных сведений. Дата заполнения трудовой книжки прописывается без сокращений, полностью, например: «10 февраля 2024 года». Запись «10.02.2024» недопустима.

Титульный лист книжки подписывается сотрудником кадровой службы, который несет ответственность за заполнение данного документа. На отметке «М.П.» (место для печати) ставится печать ООО или ИП (если таковая имеется). См. Постановление Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.
Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.

Что такое трудовые книжки?

Записи сотрудников представляют собой совокупность всей информации, относящейся к сотруднику, с даты найма до даты увольнения. Эта информация может включать имя сотрудника, номер социального страхования, адрес, дату рождения, должность, зарплату и льготы. Записи о сотрудниках часто ведутся в виде личного дела.Эти записи могут содержать основную информацию, собранную в процессе интервью, такую ​​как:

• Фамилия
• Контактная информация
• Опыт работы
• Образование
• Полномочия и сертификаты
• Заметки об интервью
• Рекомендации

Записи о трудоустройстве могут также включать информацию, собранную в процессе найма, некоторые из которых компании обязаны проверять и хранить в соответствии с законами штата и федеральными законами о занятости, например:

• Статус гражданства
• Номер социального страхования
• Освобождение от налога на заработную плату
• Статус удержания налога (W-4)
• Освобожденный или не освобожденный статус
• Идентификация фотографии
• Дата начала трудоустройства
• Должность
• Шкала заработной платы
• Подтверждение профессиональных разрешений и сертификатов

Записи, созданные с течением времени, также могут быть включены в личное дело сотрудника или трудовую книжку, например:

• Часы времени
• Оценки эффективности
• Документация о дисциплинарном производстве
• Записи о заработной плате
• Информация о преимуществах
• Официальная фотография

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Каковы преимущества ведения учета сотрудников?

Записи о сотрудниках имеют множество преимуществ как для компании, так и для сотрудника. Записи о сотрудниках могут помочь работодателям отслеживать производительность сотрудников с течением времени, определять области, в которых сотрудники нуждаются в улучшении, и документировать дисциплинарные меры. Эти записи также могут помочь фирмам в соблюдении нормативных требований. Записи о сотрудниках могут содержать информацию об истории карьеры и опыте, а также об обучении и образовании сотрудника. Записи о сотрудниках также могут помочь в квалификации сотрудников для продвижения по службе или других возможностей трудоустройства.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Перспективы изменений в правовом регулировании сохранения трудового стажа

1. Повышение мобильности на рынке труда

Одной из главных перспектив данных изменений является повышение мобильности работников на рынке труда. Увольнение без утраты трудового стажа даст работникам большую свободу выбора новой работы, поскольку они смогут уйти с текущей должности и начать работу в другой компании без риска потерять накопленный стаж. Это может способствовать более динамичному развитию карьеры и возможностям для повышения заработной платы.

2. Улучшение условий социальной защиты

Введение сохранения трудового стажа при увольнении по собственному желанию также может улучшить условия социальной защиты работников. Стаж является основным фактором, влияющим на размер пенсии и других социальных льгот. Поэтому сохранение стажа после увольнения поможет работникам не потерять накопленные пенсионные права и сохранить доступ к социальной поддержке в случае увольнения.

3. Повышение гибкости в выборе карьерного пути

Изменения в правовом регулировании также могут способствовать повышению гибкости работников в выборе карьерного пути. Сохранение трудового стажа позволит работникам исследовать различные области деятельности и профессиональные возможности, не боясь потерять наработанный опыт. Это может способствовать повышению мотивации и удовлетворенности работников, а также развитию и инновациям в различных отраслях.

4. Укрепление социальной защищенности работников

Введение изменений в правовое регулирование сохранения трудового стажа также укрепит социальную защищенность работников. Потеря стажа при увольнении может быть фактором, препятствующим переходу на новую работу и получению социальной поддержки. Сохранение стажа обеспечит работникам более стабильные условия и возможность быстрого восстановления на новом месте работы.

5. Содействие повышению качества жизни работников

Одним из результатов изменений в правовом регулировании может быть повышение качества жизни работников. Сохранение трудового стажа при увольнении по собственному желанию даст возможность работникам более свободно управлять своей карьерой и выбирать работу, которая лучше соответствует их потребностям и целям. Это может привести к улучшению баланса работы и личной жизни, а также общего благополучия работников.

Перспективы изменений в правовом регулировании сохранения трудового стажа при увольнении по собственному желанию работником являются весьма значимыми. Они открывают новые возможности для повышения мобильности на рынке труда, улучшения социальной защиты и гибкости в выборе карьерного пути, укрепления социальной защищенности и повышения качества жизни работников. Введение таких изменений может стать важным шагом в развитии трудовых отношений и социальной политики в целом.

Информация о поощрениях и награждениях (новые правила заполнения трудовых книжек)

Способ внесения в трудовую книжку сведений о поощрениях и награждениях сотрудника будет различаться в зависимости от того, какого образца книжка находится в руках у ответственного сотрудника кадровой службы.

ТК образца 2004 года	ТК образца 1974 года
В раздел «Сведения о награждении» вносятся все сведения о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги.	В разделе «Сведения о поощрениях» необходимо сообщить сведения о поощрениях и награждениях, имеющих отношение к работе в данной компании. В разделе «Сведения о награждениях» указывается информация о выданных государственных наградах, о присвоении почетных званий (основанием является указ и др. решения).

Итак, сведения вносятся ответственным работником отдела кадров следующим образом:

Номер графы	Информация
Графа 1	Порядковый номер записи.
Графа 2	Дата поощрения/награждения.
Графа 3	Кем награждался/поощрялся сотрудник, какой наградой/поощрением, за какие достижения.
Полное наименование фирмы в виде заголовка, включая сокращенное название, если таковое указано в трудовом договоре.
Графа 4	Основание для внесения записи, ссылка на название, дату, номер документа.

Внесение изменений в информации о работнике

На внесение изменений в сведениях о сотруднике имеет право только сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек. Данные меняются по последнему месту работы. Необходимо после внесения изменений ссылаться на дату и номер документов, которые послужили основанием для корректировки данных (это может быть свидетельство о заключении/расторжении брака, паспорт, свидетельство о перемене ФИО).

Способ внесения изменений следующий — информация, требующая изменений (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность), должны быть перечеркнута, после чего вносится корректная запись. Нагромождать надписи и ссылки на подтверждающие факт изменения личных данных документы не следует — ссылки на документы записываются на внутренней стороне обложки, под ними сотрудник отдела кадров ставит подпись и печать ООО/ИП или кадровой службы.