Новые бланки трудовых книжек в 2023 году

Что делать со старыми бланками трудовых книжек

Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.

Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.

Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).

Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.

Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.

Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.

Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.

Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.

Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке

Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.

Как вести учет ЭТК работодателям НКО

Рассмотрим подробнее некоторые обязанности работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.

Работодатели с 2020 года сдают в Пенсионный фонд России отчет СВЗ-ТД, а с 2023 года отчет ЕФС-1 в СФР. Инструкция по работе с отчетом — в публикации эксперта. 

Один из разделов отчета — выбор работником формата трудовой книжки. В любой момент, сотрудник может перейти с бумажной трудовой на электронную, даже если уже принес заявление о том, что выбирает бумажный формат трудовой. Поменять решение и вернуть вам бумажную трудовую, если выбрал электронную возможности у сотрудника нет. 

Часть отчета с выбором формата трудовой книжки вы не заполняете на тех новичков, которые пришли к вам после после 1 января 2020 года и у них нет стажа. Так как права на бумажную трудовую книжку у них нет, то электронную книжку вы заводите таким сотрудникам без их заявления.

Отчет ЕФС-1 сможете подать, только после того, как сотрудник принесет одно из двух заявлений. О переходе на ЭТК или о выборе бумажной трудовой книжки. На тех, кто выбрал бумажную трудовую, все-равно нужно подавать отчетность в СФР.

Срок, чтобы отчитаться в СФР- до 25 числа месяца, который следует за тем в котором получили от сотрудника заявление. Например, Иванов принес заявление о переходе на ЭТК 10 апреля 2023 года, подать об этом отчет в СФР, нужно до 25 мая 2023 года.

Стоит отметить, что вести учет трудовых книжек на электронном носителе не входит в обязанности работодателя. Ведь необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, собирает и хранит у себя Социальный фонд России. Как провести процедуру выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки, узнаете дальше в статье. Но мы рекомендуем вести учет заявлений с выбором формата трудовых книжек. Вносить данные о заявлениях можете в журнал входящей документации или завести отдельный электронный реестр. Справки по форме СТД-Р, которые будете выдавать сотрудникам, которые перешли на ЭТК по их заявлению и при увольнении, регистрируйте в журнале исходящей документации. 

Регистрация документов, которые относятся к ЭТК поможет оперативно выяснить, кто из персонала выбрал определенный формат трудовой книжки

Это важно, так как работодатель не обязан выдавать справки СТД-Р всем работникам по запросу. Дело в том, что такая справка аналог бумажной трудовой и ее получают только те, кто забрал бумажную трудовую и работодателя и у него осталась только ЭТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465

Далее разберем, какую информацию выгодно включать вам в журнал учета электронных трудовых книжек. В этом журнале можно отразить информацию о:

1. Порядковом номере записи;
2. Ф.И.О. работника;
3. Должности сотрудника;
4. Дате заявления о переходе на ЭТК;
5. Дате, когда работнику выдали бумажную трудовую книжку;
6. Датах выдачи формы СТД-Р;
7. Ф.И.О. и должности сотрудника, ответственного за ЭТК;
8. Подписи работника, которая подтвердит, что справку СТД-Р он получил.

В случае, если вы решили, что журнал будет бумажным, обратите внимание на правила работы с документом:  

1. Первое — это оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование НКО, название регистра, а также даты начала и окончания журнала;
2. Второе — журнал нужно прошить, также все его  страницы должны быть пронумерованы;
3. Третье — руководитель организации должен заверить журнал своей подписью и печатью НКО;
4. Четвертое — наличие надписи на заднем обороте журнала «Прошито и пронумеровано на __ листах»;
5. Пятое — в журнале учета электронных трудовых книжек не должно быть помарок и исправлений.

Придерживайтесь этих правил при работе с любым регистрационным журналом или книгой.

При этом необходимо отметить, что ведение учета электронных трудовых книжек работодателем не обязателен. При необходимости можете разработать и утвердить удобную форму журнала.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

• • фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
  • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
  • профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Плюсы электронной трудовой книжки.

Итак, многие нововведения направлены на автоматизацию, улучшение и упрощение работы с документами. Рассмотрим, какие же имеет преимущества электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки:

1. Отсутствие физического носителя.

Поскольку, все данные хранятся в цифровом виде, а бумажный носитель отсутствует, то трудовую книжку невозможно потерять или испортить ни по вине работодателя ни силами самого владельца.

2. Не нужно сдавать и возвращать книжку.

С электронной версией не нужно заботится о передаче и получении книжки от работодателя. Как правило, этот вопрос ранее не отличался пунктуальностью. К тому же, лицам, находящимся на дистанционной работе, нет необходимости ездить в офис или отправлять книжку по почте.

3. Снижение количества ошибок в сведениях.

Заполнение формы СЗВ-ТД с помощью средств вычислительной техники минимизирует неточности и человеческие факторы при формировании данных о кадровых мероприятиях. Если в последующем будут выявлены ошибки их легко можно исправить, направив бланк повторно с соответствующими отметками.

Пример формы СЗВ-ТД.

4. Снятие ответственности с работодателя за хранение.

В свою очередь, после перехода на электронные книжки, организации возвращают бумажный аналог владельцу и долее не отвечают за хранение данного документа.

5. Минимизация расходов работодателя на хранение книжек.

Поскольку отсутствует бумажная документация, то для нее не требуется приобретение носителей (самих книжек), а также средств для обеспечения их сохранности (сейфы и т.д.). Вместе с тем, не понадобится и книга учета движения книжек, которая обычно также ведется в бумажном формате.

6. Удаленное оформление пенсий.

С использованием электронных книжек не нужны лишние документальные подтверждения при оформлении пенсий, что позволяет проводить эту операцию дистанционно.

7. Интеграция электронных книжек с Госуслугами.

Сейчас многие государственные услуги можно оформить через интернет с использованием электронных данных без бумажных документов. И в ряде случаев для этого можно использовать цифровые сведения о трудовой деятельности.

8. Аналитика для работодателей и государственных учреждений.

Хранение трудовых сведений в единой базе данных позволяет использовать инструментарий для построения аналитических и статистических отчетов. Что смогут производить как организации работодатели, так и надзорные органы.

9. Безопасность хранения персональных данных.

Хранение записей о трудовой деятельности персонала в электронном виде сводит к минимуму вероятность ее кражи и попадания к третьим лицам.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

План перехода на КЭДО

Обязанности по подготовке плана пошагового перехода на КЭДО ложатся на рабочую группу. Ей предстоит определить задачи, этапы и итоговый результат. Многое будет зависеть от того, будет ли компания переводить на электронный формат весь персонал или внедрение пока происходит в качестве эксперимента. На основании этого можно будет:

• подготовить перечень автоматизированных процессов;
• выявить список оформляемых документов;
• установить виды ЭП для конкретных материалов.

Только когда будет ясность в отношении масштабов автоматизации, количества работников в штате, территориальной распределённости подразделений и списка документов, можно будет переходит к выбору ИТ-системы. На текущий момент компаниям доступно следующее:

1. Приобрести ИС у одного из поставщиков таких систем. Но в этом случае можно столкнуться с тем, что готовый продукт не будет полностью отвечать установленным потребностям. Тогда систему нужно будет дорабатывать;
2. Самостоятельно разработать ИС. С точки зрения соответствия всем ожиданиям — это оптимальный вариант. Но такой подход значительно увеличит временные и финансовые затраты на автоматизацию предприятия;
3. Воспользоваться официальной платформой «Работа в России». Доступ к этой системе можно получить бесплатно, что в итоге позволит сократить издержки на разработку и приобретение усиленных ЭЦП для персонала.

После выбора ИС нужно решить вопрос по организации к ней доступа: удалённо или только из офиса компании. Первый вариант в приоритете, поскольку в основе КЭДО как раз лежит возможность официального дистанционного сотрудничества. При переходе на цифру также стоит подумать о разработке:

• системы хранения данных;
• корпоративного портала;
• единого окна входа для всех;
• мобильного приложения.

Как меняется порядок заполнения трудовой книжки в 2024 году

1. Информация о работнике

• Фамилию, имя и отчество работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• ИНН (индивидуальный налоговый номер);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• Образование;
• Данные о семейном положении.

Примечание: Все эти сведения должны быть указаны в трудовой книжке и при необходимости могут быть подтверждены документами.

2. Разделы и заполнение

Трудовая книжка должна содержать следующие разделы:

• Первый раздел — «Общие сведения». В этом разделе указывается фамилия, имя и отчество работника, его дата рождения, данные из паспорта и другие персональные сведения.
• Второй раздел — «Трудовая деятельность». Здесь указывается перечень предыдущих мест работы, даты начала и окончания трудового отношения, должность, которую занимал работник, и причины увольнения.
• Третий раздел — «Надбавки и доплаты». В этом разделе указываются все дополнительные выплаты, которые получал работник.
• Четвертый раздел — «Переводы и командировки». Здесь фиксируются все случаи перевода или командировки работника в другое подразделение или на другую работу.
• Пятый раздел — «Нарушения дисциплины». В этом разделе отражаются все факты нарушения работником трудовой дисциплины и примененные к нему меры дисциплинарного воздействия.

3. Заверение трудовой книжки

Заверение трудовой книжки является одной из форм защиты трудовых прав работников. В 2024 году введены следующие требования к заверению книжки:

• Заверение трудовой книжки может быть произведено только уполномоченными представителями работодателя, например, главным бухгалтером или руководителем кадровой службы.
• Заверение производится путем проставления печати или подписи работодателя, а также указания даты заверения.
• После заверения трудовой книжки, работнику предоставляется удостоверение о заверении.

4. Роль электронного документооборота

В 2024 году получение и заверение трудовой книжки также стало доступным в электронной форме. Работодатель обязан предоставлять возможность работнику получить и сохранить электронную копию своей трудовой книжки. При этом, электронная копия имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Преимущества электронного документооборота:	Недостатки электронного документооборота:
Удобство и доступность; Сокращение бумажной работы; Быстрое получение копии трудовой книжки; Возможность сохранения электронной копии в защищенных хранилищах данных.	Потенциальные угрозы безопасности данных; Необходимость обеспечения надежной системы электронного документооборота; Ограничение доступа к электронной копии только по запросу работника.

Изменения, внесенные в порядок заполнения и заверения трудовой книжки в 2024 году, направлены на обеспечение более точной и полной информации о работнике, а также на усовершенствование процедуры заверения и сохранения книжки

Выполнение этих требований важно для соблюдения трудового законодательства и защиты трудовых прав всех работников

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Какая лучше, электронная трудовая книжка или бумажная?

Некоторым людям намного спокойнее физически ощущать в руках свои документы, видеть их и знать, что они в порядке. Не исключение и трудовая книжка. Такое восприятие выработалось годами, а подкрепляется низким доверием к государственным учреждениям и посторонним лицам. Тем более, когда дело касается личных сведений.

Однако, задумаемся на минуту, кто и что теряет с отсутствием бумажного документа? Да, «достать из широких штанин» на новой работе книжку с «красивой» зеленой или серой обложкой в виде «бесценного груза» уже не получится. Но и таскать ее всюду, следить за сохранностью, ждать выдачи при увольнении тоже не придется. Без физического носителя исчезают и все присущие ему недостатки.

Конечно, для уточнения рабочих сведений немного проще пролистать несколько страниц, если бумажная трудовая на руках. Но и запросить выписку о трудовой деятельности из ПФР за нужный период не составит труда. Ее можно взять как самостоятельно, так и через своего работодателя. При этом документ можно получить как в электронном виде, подписанный ЭЦП, так и распечатанный на листке бумаги. Что, в свою очередь, имеет сходство с классической книжкой.

Читайте:

Стоит учитывать и человеческий фактор. Ведь на бумаге допустить ошибку несложно, и гораздо сложнее ее исправить. Ошибки не исключены и в цифровом виде. Однако, они могут быть легко устранены без следов прежних неточностей.

А что насчет работодателей? Ведь, с введением электронных трудовых увеличилась и нагрузка. Добавилась новая отчетность и строгое соблюдение сроков ее сдачи. Что есть, то есть. Тем не менее, при выборе сотрудниками ведение записей по ним и в бумажном виде работы прибавится вдвое. Поскольку, будут одновременно вестись обе книжки.

Существует же риск технических сбоев и потери данных, как это бывает с некоторыми информационными системами. И это верно. Только насколько велика вероятность этого с базой данных государственного уровня, резервированием информации, современным уровнем безопасности и обслуживанием квалифицированными специалистами? Очевидно, что минимальная. Намного ближе к истине порча физического документа домашними питомцами, детьми, чашкой кофе или банальная утеря.

Гибкие условия рабочего времени

Исключено ограничение по продолжительности рабочего времени в течение дня при гибком режиме рабочего времени ( ст.129 ТК).

Сняты ограничения и предоставлена возможность сторонам трудового договора согласовывать максимально гибкие условия рабочего времени с учетом целей и задач, поставленных в организации.

Дополнительно по теме • при неполном рабочем времени рабочий день перед праздником сокращается пропорционально продолжительности неполного рабочего времени (ч.2 ст.116 ТК). Работникам организации установлено неполное рабочее время: 1, 4 и 7 ч. На сколько сокращать продолжительность рабочего времени в рабочий день перед праздником начиная с 01.01.2024? Нужно ли применять правило пропорционального расчета перед 7 ноября 2023 г. или следует сократить предпраздничный рабочий день на 1 ч.? • законодательства о труде с 1 января 2024 года: регулируем коллективный договор, иной ЛПА.