Переход на электронную трудовую книжку

Какая ответственность грозит за непредставление новой отчетности в ПФР

17.12.2019. Введение электронных трудовых книжек сопровождается внесением поправок в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ), которые устанавливают для работодателей новую обязанность.

С 1 января 2020 года работодателям необходимо представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности своих работников. Данную отчетность необходимо будет сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 2021 года такие отчеты необходимо будет сдавать при каждом кадровом изменении. ПФР в связи с этим уже подготовил форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Одновременно поправки в статью 17 закона № 27-ФЗ устанавливают, что за непредставление, представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности, как за нарушение трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, по действующим в настоящее время нормам статьи 5.27 КоАП РФ, перечисленные нарушения грозят предупреждением или административным штрафом:

• для должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение грозит:

• должностному лицу штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от года до 3 лет;
• ИП – штрафом от 10 000 до 20 000 рублей;
• юрлицу штрафом — от 50 000 до 70 000 рублей.

Вместе с тем, Госдумой принят в первом чтении  № 748758-7, который должен дополнить статью 5.27 КоаП РФ новым положением. Оно гласит, что неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений — влечет предупреждение должностных лиц. Под неоднократным нарушением понимается совершение работодателем указанных действий два и более раза в течение года.

Соответственно, после принятия этих поправок должностным лицам за нарушения при представлении в ПФР сведений о трудовой деятельности работников будут выносить предупреждения.

Что переводится в электронный формат?

• Бухгалтерская отчетность — годовые отчеты, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и другие финансовые документы, подлежат переводу в электронный формат. Это облегчит процесс их хранения и обмена, а также упростит проверку и анализ финансовой отчетности.
• Договоры — все договоры и соглашения, заключаемые организацией, должны быть переведены в электронный формат. Это включает в себя как договоры с поставщиками и партнерами, так и внутренние соглашения между подразделениями компании.
• Документация по кадровому учету — данные о сотрудниках, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, расчетные листы и другие документы, связанные с управлением персоналом, требуют перевода в электронный формат для удобства работы с ними и обеспечения их безопасности.
• Налоговая отчетность — налоговые декларации, отчеты о доходах и расходах, протоколы проверок и другие документы, связанные с уплатой налогов, также должны быть переведены в электронный формат. Это упростит взаимодействие с налоговыми органами и обработку налоговых данных.

Перевод документов в электронный формат является необходимым шагом для повышения эффективности бизнес-процессов и обеспечения безопасности информации. Он позволяет ускорить обработку документов, упростить их хранение и поиск, а также снизить затраты на бумажные носители и их обработку. Внедрение электронного формата также способствует снижению риска утраты или повреждения документов.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

• • фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
  • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
  • профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка представляет собой электронный документ, содержащий информацию о трудовом стаже работника. Использование электронной формы имеет несколько преимуществ перед традиционной бумажной версией:

• Удобство и легкость использования: Информация доступна в любое время и из любого места с помощью интернета. Нет необходимости хранить бумажную книжку и беспокоиться о ее сохранности.
• Экономия времени: Возможность быстрого доступа и поиска необходимой информации. Нет необходимости искать и перебирать страницы в бумажной книжке.
• Отсутствие риска потери данных: Все данные хранятся в электронной форме и имеют резервные копии, что исключает возможность потери информации.
• Улучшение безопасности: Электронная трудовая книжка имеет систему защиты информации, что делает ее более надежной и предотвращает возможные фальсификации.
• Удобство при смене работы: При смене работодателя информация о предыдущем трудовом стаже автоматически переносится в электронную книжку, что упрощает процедуру оформления приема на новое место работы.
• Экологическая дружественность: Использование электронной формы способствует сокращению использования бумаги и принесет пользу окружающей среде.

Электронная трудовая книжка является современным и эффективным способом ведения трудового стажа работника. Ее преимущества включают удобство, экономию времени, безопасность и öшщтунт зщыеу, приносит пользу как работодателям, так и работникам.

Законопроект об электронных архивах бумажных документов

Сколько ещё ждать закона о цифровых дубликатах? За последнее время существенно продвинулось согласование законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Долгожданный многими компаниями документ позволит переводить архив в цифровой вид и зафиксирует правила хранения. Его текст сильно изменился за 5 лет и сейчас он максимально близок к тому, чтобы его вынесли на рассмотрение в Государственную думу.

По словам ФНС осталось всего 3 разногласия между ведомствами по согласованию законопроекта, поэтому к марту 2024 года он может быть опубликован для ознакомления в том виде, в котором будет представлен в Госдуму.

Минтруд подготовил формы выписок из электронной трудовой книжки

19.12.2019. Минтруд подготовил формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем и из информационных ресурсов ПФР.

Проект соответствующего приказа  для размещения проектов НПА.

Напомним, введение электронных трудовых книжек предусматривает, что сведения о трудовой деятельности работодатель формирует в электронной форме и представляет их в ПФР. При этом работник может получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя), в МФЦ, в ПФР и через единый портал госуслуг.

В связи с этим проект приказа Минтруда предполагает утвердить:

• форму «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)»;
• форму «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)».

Согласно проекту приказа, формы СТД-Р и СТД-ПФР могут быть сформированы и представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. Фактически данные формы являются выписками из электронной трудовой книжки работника.

Закон об электронных трудовых книжках будет введен с 1 января 2020 года. Указанные формы выписок будут введены также в 2020 году, но только после утверждения и вступления в силу соответствующего приказа Минтруда РФ.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Формы книжки и вкладыша

В новых книжках и вкладышах увеличили количество страниц для сведений о работе и уменьшили для информации о награждении. Так, в форме книжки 14 разворотов отвели для сведений о работе, 7 — для информации о награждении. Сейчас предусмотрено по 10 разворотов для каждых. На титульном листе предусмотрели отметку о том, что печать ставить нужно при ее наличии. С 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку — не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено соответствующее требование. Но при желании вы можете вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен. А если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 г., но не вшитые в трудовые книжки в соответствии с действовавшим до этой даты порядком, рекомендуем их вшить во избежание возможных претензий проверяющих.

С 1 сентября 2021 г. знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено такое требование.

Исключение. Если вы не ознакомили работника с записью в трудовой книжке, которую внесли до 1 сентября 2021 г. Тогда рекомендуем провести ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты, а именно повторите в личной карточке внесенную в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу или увольнении и ознакомьте работника с этой записью под подпись. Иначе, полагаем, возможен риск претензий со стороны контролирующих органов. Отметим, обновленные трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных. Дело в том, что на трудоустроенных впервые работников оформлять книжки уже не нужно.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Госдума одобрила законы о переходе на электронные трудовые книжки

03.12.2019. Госдума одобрила в третьем (окончательном) чтении законопроекты, которые устанавливают возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Одобренные законопроекты (№ 748684-7 и № 748744-7) содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ) и в КоАП РФ.

Поправки в ТК РФ устанавливают возможность введения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно новым положениям, сведения в электронной форме будут являться основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Эта информация будет представляться работодателями в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

Одновременно поправки вносятся в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Они вводят с 1 января 2020 года новую обязанность для работодателей, который будут представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц.

Как , законопроекты предполагают, что с 1 января 2021 года работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде. До 30 июня 2020 года работодатели обязаны в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой.

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно сможет подать работодателю письменное заявление о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал, но если заявление не было подано, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде.

Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, все сведения будут вестись в электронном виде, и бумажная трудовая книжка им оформляться не будет.

БУХПРОСВЕТ

Сейчас по общему правилу всем впервые поступающим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется работодателем. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него их стоимость. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Исключения составляют случаи, когда на стороне работодателей выступают физлица, не являющиеся ИП. Такие работодатели не обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В 2020 году работодатели обязаны будут подготовить и принять локальные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме, а также внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете. Одновременно с целью перехода на электронные трудовые книжки для работодателей будет введена обязанность по направлению в ПФР новой отчетности по форме № СЗВ-ТД. Данную отчетность необходимо будет сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 2021 года такие отчеты необходимо будет сдавать при каждом кадровом изменении. Например, при устройстве на работу и увольнении сотрудника.

Штраф за неиспользование ЭДО

Согласно изменениям, внесенным в приказ Минфина России от 29 апреля 2021 г. №61н, предприятиям и организациям будет установлен штраф за неиспользование электронного документооборота (ЭДО) с 1 января 2024 года. Необходимость перехода на ЭДО вызвана стремлением государства к повышению эффективности и прозрачности бухгалтерии, сокращению затрат и увеличению оперативности взаимодействия с контрагентами.

Какие предприятия подпадают под обязательное использование ЭДО?

• Юридические лица, использующие автоматизированные системы учета, ведения налогового и/или бухгалтерского учета.
• Индивидуальные предприниматели, ведущие налоговый учет в электронной форме.
• Организации, осуществляющие деятельность в сфере государственных закупок.

Какие документы должны передаваться в формате ЭДО?

Согласно изменениям в приказе, следующие документы должны быть переданы через электронный документооборот:

1. Счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры.
2. Акты выполненных работ или услуг.
3. Прочие счета и документы, связанные с расчетами поставщиков и покупателей.

Какой размер штрафа за неиспользование ЭДО?

Начиная с 1 января 2024 года, предприятиям и организациям, подпадающим под обязательное использование ЭДО, будет установлен штраф в размере до 50 000 рублей за каждый факт нарушения. При этом размер штрафа может быть увеличен в два раза, в случае повторных нарушений в течение одного календарного года.