Подключить кэдо

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Перейти на «цифру» за один день
не получится — необходимо предпринять ряд обязательных
действий:

• Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
• Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ
  о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть
  приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом
  делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать
  перечень документов, переводимых в электронный формат.
• Проинформировать персонал и получить письменное согласие
  на ЭДО.
• Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт.
  В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено,
  какие виды цифровой подписи и в каких случаях
  понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись,
  он может использовать её.

Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО
с выбранной даты.

Переход на электронное оформление командировок:
инструкция и образцы документов 

Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.

Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза.
Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим
органом, но любые согласования занимают время.

Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал
на «цифру» одномоментно не получится, и обмен
бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все
сотрудники согласятся на переход, компании придётся
дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это
увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить
к путанице.

В-третьих, придётся потратиться на специальное программное
обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников.
Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.

Получать согласие на КЭДО не нужно у кандидатов, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2022 года. Их следует только проинформировать, что организация использует ЭДО.

Работа с контрагентами

Для организации работы с контрагентами по ЭДО необходимо проработать локальные нормативные акты и определить новый способ обмена документами.

Это можно сделать тремя способами:

1) В дополнительном соглашении прописать, когда компании начнут электронный обмен документами. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах, на каждом из них должна быть печать и подпись. После этого вы обмениваетесь экземплярами с контрагентом. Это самый безопасный и простой способ с юридической точки зрения.

2) Сделать такое же соглашение и обменяться им через ЭДО.

3) Письмом уведомить контрагента о переходе на электронный документооборот. Как только он примет приглашение, обмен документами будет осуществляться в электронном формате. Этот вариант наиболее небезопасен с юридической точки зрения, однако его используют чаще всего из-за простоты процесса.

Как организовать переход на КЭДО

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:

• Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
• Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
• Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
  • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
  • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
  • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
• Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап перехода на КЭДО — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволит быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. С его помощью можно не только реализовать цифровую платформу для работы электронными кадровыми документами (личный кабинет для каждого сотрудника, общий доступ к документации, организация маршрутов согласования перед подписанием документов), но и обеспечить сотрудников электронными подписями, выпуск которых заказывается прямо в сервисе. Кроме того, Астрал iКЭДО можно интегрировать с собственной учётной системой.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление работников

На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО), которое получат сотрудники.
Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Подключим iКЭДОза 2 дня

Подключить

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. В рамках этого взаимодействия работник (лицо, поступающее на работу) может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы. Такие документы считаются полученными вами на следующий рабочий день после направления. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать (направить):

• в письменной форме;
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
• через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

По этому заявлению вы обязаны безвозмездно предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы предоставьте способом, указанным в заявлении работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа. Например, разместите его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если используете ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий. По заявлению работника вы обеспечиваете его доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в вашей информационной системе. С этой целью электронные документы направляйте в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ. На цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается:

• фиксация фактов получения работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки электронных документов, созданных с помощью цифровой платформы «Работа в России», и автоматизированной загрузки на цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя.

На цифровой платформе «Работа в России» электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник (лицо, поступающее на работу) и работодатель могут получить доступ к ним через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя». Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждается Минтрудом России. Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг. Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы «Работа в России», через единый портал государственных и муниципальных услуг устанавливает Правительство РФ.

Учтите: положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, а также положения п. 61 Правил функционирования цифровой платформы в части, касающейся использования единого портала госуслуг, применяются с 01.09.2022.

С 1 марта 2023 г. электронные документы необходимо создавать в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов. Их установит Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

• как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
• для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

1С:Кабинет сотрудника в облаке «1С»	Розничная цена, без НДС
1С:Кабинет сотрудника 10 на 12 месяцев	3 360
1С:Кабинет сотрудника 25 на 12 месяцев	8 400
1С:Кабинет сотрудника 50 на 12 месяцев	16 800
1С:Кабинет сотрудника 100 на 12 месяцев	33 600

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

1С:Кабинет сотрудника для локальной установки	Розничная цена, без НДС
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 1000 на 12 месяцев	276 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 2000 на 12 месяцев	528 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 5000 на 12 месяцев	1 260 000
1С:Кабинет сотрудника для локального использования 10000 на 12 месяцев	2 520 000

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

Напоследок

Какие преимущества мы для себя выделяем как активные пользователи:

Автоматизация процессов

КЭДО позволяет значительно сократить временные затраты на выполнение рутинных операций, таких как заполнение и обработка документов, ручная сортировка и архивация информации.

Оперативность работы

Благодаря электронному документообороту информация становится доступной всем заинтересованным сторонам в режиме реального времени. Коллеги и руководители могут быстро получать необходимые документы и делать оперативные решения на основе актуальной информации.

Улучшение контроля и обеспечение безопасности

КЭДО позволяет компаниям установить четкие правила доступа к различным документам и информации, что гарантирует их безопасность и конфиденциальность. Кадровая документация, сохраненная в электронном виде, может быть быстро восстановлена в случае потери или повреждения физических копий.

Экономия ресурсов

КЭДО позволяет значительно сократить затраты на печать и хранение бумажной документации.

Подписание

КЭДО позволил нам сократить количество ошибок при подписании.

Оказывается, что не все сотрудники знают, что документы можно подписывать только синей ручкой, как правильно оформить шапку заявления. Автособираемые заявления и электронное подписание позволили нам свести к нулю такие ошибки.

В России последние годы наблюдается активное развитие электронного документооборота и внедрение новых технологий в существующие бизнес-процессы. Об этом говорят переход на электронные трудовые книжки и программы цифровизации бизнеса. Имеет смысл проверить системы КЭДО в работе уже сейчас, пока рынок доступен и на нем нет поставщиков, которые делают системы «на коленке».

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке: Unsplash 

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от
вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания всех цифровых
документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как «электронная цифровая подпись». В настоящее
время законодательством закреплено название ЭП, которое расшифровывается как «электронная подпись».

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца.
Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем
ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в
документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы
документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на
государственных порталах.
Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной
подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела
кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать
договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы
подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи,
использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись
работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

• ученический договор;
• трудовой договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический
договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора
подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой
электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть
закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Простую электронную подпись для кадровых документов можно использовать в случаях, если работа с
таким видом ЭЦП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Подключаем к КЭДО за 4 шага

Напомним, что согласно ТК РФ, в электронный вид можно смело переводить все документы, кроме:

• акта о несчастном случае на производстве;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.

К слову, под занавес 2022 года в Госдуму внесен законопроект, который разрешает заверять прохождение инструктажей по охране труда дистанционно с помощью электронной подписи. Инициатива еще на один шаг приближает полностью безбумажное будущее.

На документы, выпускаемые при подключении к КЭДО, никакие ограничения не распространяются, а значит, они могут быть цифровыми, а весь процесс — проводиться без бумаги и удаленно.

Итак, чтобы ввести КЭДО в действие, вам нужно сделать всего 4 шага.

Шаг 1. Локальные нормативные акты

Разрабатываем и утверждаем нормативные документы, регулирующие КЭДО в организации, а именно:

• приказ о вводе КЭДО;
• положение о КЭДО;
• соглашение об использовании информационной системы.

Зачем это нужно? Локальные нормативные акты — это тот неснижаемый остаток, который необходим для легитимного перехода на кадровый электронный документооборот. Разработать и принять их требуют ст. 22.2 ТК РФ и ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Шаг 3. Сертификат электронной подписи

На странице авторизации работник принимает Соглашение об использовании информационной системы и дает разрешение на выпуск на его имя сертификата электронной подписи. Всё это происходит через конклюдентные действия — проще говоря, сотрудник ставит галочки в нужных полях.

Шаг 4. Согласие на КЭДО

В рамках первого задания направляем работнику Согласие на взаимодействие с работодателем через КЭДО. В нём работодатель уведомляет сотрудника о введении КЭДО на предприятии и предлагает ознакомиться с регламентирующими документами. Работник подписывает Согласие выданной ему усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Почему именно УНЭП? Для работника этот вид электронной подписи — инструмент выбора, так как с ее помощью можно подписывать все кадровые документы, которые закон разрешает вести в цифре. Простой ЭП нельзя подписывать некоторые виды документов, а функциональность УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) для рядового сотрудника избыточна. Для заверения можно использовать как УНЭП, которую генерирует информационная система работодателя, так и УНЭП Госключа — бесплатного государственного сервиса мобильного подписания документов.

Вуаля — подключение к КЭДО выполнено.

Сервис для автоматизации кадровых процессов

Рокет Кадры — это платформа, которая позволяет полностью автоматизировать кадровые процессы на протяжении всего сотрудничества от трудоустройства до увольнения. Сервис предлагает полный пакет услуг:

• оформление ЭП;
• подписание документов без бумажного дубликата;
• общий корпоративный портал для сотрудников;
• безопасное хранение данных;
• пакет необходимых ЛНА;
• полный маршрут согласования кадрового процесса;
• быстрый переход на КЭДО.

Рокет Кадры помогут не только с подготовкой необходимой документации, но и проведут инструктаж сотрудников по работе с сервисом и предоставят все необходимые материала для обучения.

Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге

Однако работодатель все равно хотя бы один раз лично встречается с сотрудником, чтобы его идентифицировать, заключить договор и выдать электронную подпись. Насколько это необходимо?

При использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи без встречи действительно не обойтись. В соответствии с п. 2 статьи 6 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» она может быть приравнена к собственноручной только по договоренности сторон, то есть нужно сначала подписать соглашение об использовании неквалифицированной подписи при подписании документов, либо внести соответствующий пункт в трудовой договор.

Однако, есть и другой вариант  –  использовать квалифицированную подпись. Технология одна и та же, но при создании квалифицированной подписи используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ, что по закону приравнивает ее к собственноручной подписи. Получить ее можно в аккредитованных удостоверяющих центрах — такие есть практически во всех городах. Процедура простая. Квалифицированная подпись стоит дороже, однако только она дает возможность взаимодействовать с сотрудником удаленно от начала до конца.

Более того  –  при выдаче квалифицированной электронной подписи происходит не только идентификация личности, но и проверяется валидность серии и номера паспорта, ИНН. То есть, можно сказать, проводится первичный скоринг работника.

Как обезопасить работу с кадровым ЭДО?

Часто сотрудники боятся, что их подпись украдут и, например, перепишут недвижимость или проведут еще какие-то махинации. Обезопасить себя можно, выбрав облачную электронную подпись. При использовании квалифицированной подписи на usb токене вы рискуете ее потерять или стать жертвой мошенников, которые могут незаконно ей воспользоваться. В случае утери usb токена необходимо немедленно сообщать об этом в удостоверяющий центр, чтобы подпись аннулировали. Если же злоумышленник успел ей воспользоваться, существует механизм разбора конфликтных ситуаций в удостоверяющем центре, с помощью которого можно доказать, что действия с электронной подписью совершал злоумышленник. В крайнем случае придется обращаться в суд.

Если же вы используете облачную электронную подпись, ее нельзя потерять или украсть физически,так как секретный ключ хранится на защищенных серверах с использованием тех же средств криптозащиты, что и при хранении данных банковских карт. Кроме того, с помощью облачной подписи нельзя войти на сайт Госуслуг или Росреестра, так как она работает только в периметре сервис-провайдера.

Если в компании используются неквалифицированные электронные подписи, бояться тем более нечего  –  ими можно подписывать только кадровые документы.

А адептам бумажного документооборота стоит помнить о том, что подделать собственноручную подпись технически проще, чем электронную.

Преимущества кадрового ЭДО

Переход на электронное кадровое делопроизводство  –  это, в первую очередь, упрощение и ускорение бизнес-процессов, экономия денег и избавление от архаичных привычек.

Вместо возни с бумагами, почтовых отправлений, курьерских доставок, ожидания подписей от начальства, теперь можно в два клика принять нового сотрудника на работу, отправить его в отпуск или в командировку, оформить нужную справку. Важным преимуществом кадрового ЭДО стали облачные электронные подписи, для которых не нужен даже компьютер  –  можно подписывать документы со своего смартфона.

Все это серьезно разгружает специалистов отделов кадров и повышает их эффективность. Кроме того, в крупных компаниях редко считают, во сколько обходится бумага, картриджи, курьеры, папки и т.д., а это миллионы рублей в год. Переход той же компании на кадровый ЭДО с обеспечением всех сотрудников электронными подписями выйдет значительно дешевле.

Поэтому повсеместный переход на электронное кадровое делопроизводство  –  всего лишь вопрос времени, и чем быстрее компании привыкнут к новому формату, тем лучше.

Преимущества КЭДО

• Исключение операционных ошибок. Электронная система забирает на себя типовые процессы, благодаря чему вероятность ошибок человеческого фактора значительно снижается.
• Экономия финансовых средств. КЭДО позволяет исключить затраты на бумагу, логистику, расходные материалы и т.д.
• Снижение загрузки сотрудников. Система значительно ускоряет работу с документами, оптимизирует учет сотрудников, благодаря чему кадровик получает больше времени для выполнения других задач.
• Укрепление HR-бренда. КЭДО выстраивает в компании удобные коммуникации между работниками и руководством, повышая тем самым лояльность персонала.
• Возможность удалённой работы. Благодаря цифровому пространству для обмена документами не требуется личное присутствие сотрудника.

Переход на КЭДО

Процесс перехода на КЭДО описывается законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ и ст. 22.1-22.3 и 312.1-321.9 ТК РФ. Совершается внедрение системы в три этапа.

Фото: Shutterstock

КЭДО за три шага

1. Компания готовит документы и получает согласие всех работников.

2. Сотрудники оформляют электронные подписи (квалифицированную — КЭП), неквалифицированную (НЭП) и простую (ПЭП). Как правило, для большинства сотрудников достаточно оформить НЭП).

3. На этом этапе необходимо выбрать и установить систему электронного документооборота и начать ей пользоваться.

В бумажном виде согласно закону должен оформляться и храниться только один кадровый документ — приказ на увольнение. Более 160 других кадровых документов можно оформлять и хранить только в электронной форме.

Преимущества КЭДО

— Экономия времени. Сотрудникам больше не нужно ходить в отдел кадров, получать подписи и печати, не нужно пересылать документы почтой. Электронные документы подписываются онлайн с любого цифрового устройства: компьютера, планшета или смартфона. Подсчитано, что после внедрения КЭДО время оформления документов в среднем сокращается в десять раз.

— Снижение нагрузок. КЭДО позволяет подписывать типовые документы за секунды, кадрам не надо вести архив, разбирать, оформлять и каталогизировать бумаги. Сотрудники могут сосредоточиться на своих профильных задачах, не отвлекаясь на рутину.

— Сокращение расходов. Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на архивное хранение (бумажные документы нужно хранить по закону 75 лет). Кроме содержания архивов компания получает экономию за счет уменьшения расходов на печать, услуги курьеров и пересылки документов. Сроки окупаемости систем КЭДО составляют один-два года.

— Усиление информационной безопасности. Бумажные документы часто теряются, могут пострадать от пожара, протечки воды или других нештатных ситуаций. В итоге компания может потерять важные документы, потратить время на их восстановление и даже получить штраф со стороны трудовой инспекции. Онлайн-архивы находятся в зоне безопасности. Потеря документов с защищенных серверов практически исключена.

— Ускорение взаимодействия и принятия решений внутри компании. Готовые маршруты согласования и понятный контроль за их исполнением повышает дисциплину сотрудников и в итоге увеличивает привлекательность компании как работодателя.

Доступный функционал

Во всех системах кадрового ЭДО есть множество функций. Вот самые популярные из них:

1. Трудоустройство.
2. Внутренние инструкции, регламенты и ЛНА.
3. Перевод.
4. Оформление отпуска, в том числе оформление графика на всю компанию. У нас есть правило, что два сотрудника из одного отдела не могут вместе пойти в отпуск. При внедрении системы мы прописали это правило, и если оно нарушается, сотруднику приходит уведомление «Извините, эти даты уже закреплены за Ивановым И.И., просим выбрать вас другие даты». Это очень удобно, так как сотрудник никого не отвлекает.
5. Оформление больничного.
6. Оформление отпуска за свой счет.
7. Увольнение.
8. Запросы справок. Например, сотрудник может запросить копию своего трудового договора, справку о заработной плате, выписку из трудовой книжки.
9. Запросы на подпись нетрудовых документов. Мы в компании зовем это «джентльменские соглашения». Как правило, эти соглашения мы используем, когда сотрудник тестируется на новую должность. В них мы прописываем условия, при которых он займет эту должность на официальном уровне. Подписывается оно между руководителем и сотрудником, чтобы один не менял правила посередине игры, а второй с ними был ознакомлен.

Этот функционал доступен во всех представленных на рынке системах. Штату запросы доступны не только с рабочих компьютеров, но и с планшетов и смартфонов.

Благодаря возможности доступа к кадровым документам из мобильного устройства, можно в любое время и в любом месте получить нужную информацию или выполнить нужные действия. 

Читайте по теме: Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей

Где-то через полгода от старта активного использования КЭДО мы выделили для себя еще один плюс — электронный архив.

К примеру, за 2023 год мы через кадровый электронный документооборот подписали уже 586 документов, каждый из них примерно три-четыре страницы. Получается, что мы сэкономили примерно 2 344 листа бумаги.

Еще у электронного архива есть пользовательский плюс — это поиск. В системе предусмотрена поисковая строка. Можно по фамилии сотрудника найти и выгрузить все его документы.

А еще это безопасно! Архив защищен паролями и правами доступа, что обеспечивает более высокий уровень безопасности, чем традиционная бумажная система. Плюс ко всему никто не сможет украсть данные сотрудников. 

Принцип работы систем Кадрового ЭДО потрясающий. Теперь можно подписывать любой документ не за две недели, а за две минуты.

• Вам уже не понадобится оплачивать курьера или Почту России, если у вас несколько филиалов.
• Плодить бесконечные личные дела сотрудников.

А самим работать из любой точки мира, где есть интернет.