Как учесть фз об эдо при внедрении кадрового электронного документооборота

Подписывание электронных счетов

В соответствии с новыми правилами, электронные счета должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП — это электронная подпись, созданная с использованием специальных сертификатов, выданных аккредитованными органами.

Подписывание электронных счетов с помощью КЭП обеспечивает их юридическую значимость и безопасность. КЭП позволяет подтверждать авторство и целостность электронных счетов, а также их подлинность.

Процесс подписывания электронных счетов с помощью КЭП обычно осуществляется с использованием специальных программных решений, которые поддерживают данную функциональность. Пользователь загружает электронный счет в программу, выбирает нужный КЭП и подписывает документ. После подписи, счет становится юридически значимым и готовым к отправке.

Подписывание электронных счетов является важной частью процесса электронного документооборота и позволяет обеспечить их юридическую значимость и подлинность. Правильное использование КЭП при подписывании электронных счетов помогает улучшить эффективность и надежность бухгалтерского учета и операций с клиентами

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

трудовой договор, в том числе срочный;
ученический договор;
договор о полной материальной ответственности;
приказ о предоставлении отпуска;
распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815). Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

Для электронной документации не нужна бумага.
Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
для ведения кадровой документации;
для финансовой отчетности и уплаты налогов;
при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

подать заявление/жалобу/запрос;
подтвердить подлинность отсылаемых документов;
оплатить расходы/налоги/сборы;
провести платеж/ перевод денег
послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»

Поскольку документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника), сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.

Новый сервис 1С:Кабинет сотрудника — для взаимодействия сотрудников и бухгалтерии
Как в 1С настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО:

Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭП, и сотрудники сами могут формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо что-то подписать. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище. Планируется, что администратор абонента сервиса сможет настраивать срок действия сертификата сотрудника. Когда срок действия будет заканчиваться, сервис предупредит об этом сотрудника. При этом сотрудник сможет перевыпустить сертификат в любой момент.
Сотрудники подписывают свои документы с любого устройства, в том числе со смартфона, вводя пароль закрытого ключа ЭП один раз за сеанс.

Таким образом, готовым решением для перехода на кадровый ЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства, может стать использование следующих программно-технических средств:

Конфигурация 1С с зарплатным модулем («1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» ред. 3, «1С:ERP» ред. 2, «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 2), в которой происходит подготовка кадровых документов, их подписание УКЭП, публикация на портале «Работа в России» и взаимодействие с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Система «Работа в России», которая обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО, где сотрудник сможет подписывать УНЭП кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.

В планах – интеграция с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

Лицензирование КЭДО

Оплата производится только за пользование платформой ELMA365 и УНЭП, само решение ELMA365 КЭДО предоставляется бесплатно. Что касается УНЭП: мы не продаем систему по подписке. Есть фиксированная сумма за сотрудника. Вы можете приобрести лицензию на то количество пользователей, которое вам необходимо.Узнать цены

Отметим, что при увольнении сотрудника лицензии докупать не нужно. Предположим в компании есть Вася, за ним закрепляется его личная лицензия. При этом, когда Вася увольняется, учетная запись блокируется, а лицензия высвобождается. УНЭПы не взаимозаменяемы, поскольку они выдаются персонально.

УНЭП + УКЭП = Госключ

Мобильное приложение семейства Госуслуг от Минцифры предназначено для подписания документов с обеспечением юридической значимости. Сегодня в нем можно самостоятельно получить обе усиленные подписи. Для генерации УНЭП потребуется смартфон, подтвержденная учетная запись на Госуслугах и 2-5 минут времени. Для получения УКЭП дополнительно нужен заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными и модуль NFC в смартфоне для их распознавания.

Использование Госключа легитимно, безопасно и бесплатно. Этим объясняется возрастающая популярность сервиса — прошло чуть больше года с момента анонсирования приложения, а с его помощью уже подписано более 600 тысяч документов.

В КЭДО Госключ используется в тестовом режиме и показывает хорошие результаты. Так, в компании Directum прошел эксперимент, подтвердивший работоспособность УНЭП Госключа при подписании кадровых документов в системе Directum HR Pro.

Подписать документ через Госключ можно в пару кликов

Универсальность и доступность госсервиса наводит на мысль о том, что он прочно войдет в КЭДО как инструмент подписания.

«Госключ — многообещающая разработка, к которой рынок демонстрирует интерес. Есть предпосылки для того, чтобы этот сервис от Минцифры стал универсальным средством заверения любых документов».

Артём Пермяков,

директор по перспективному развитию компании Directum

на Freepik

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)

Основная информация

Накладная содержит следующую основную информацию:

Наименование организации-отправителя и ее адрес;
Наименование организации-получателя и ее адрес;
Дата составления накладной;
Номер накладной;
Количество и наименование передаваемых материальных ценностей;
Стоимость каждой материальной ценности;
Общая стоимость передаваемых материальных ценностей.

Порядок заполнения

Заполнение накладной включает несколько этапов:

Указание наименования и адреса организации-отправителя и организации-получателя;
Установление даты составления накладной и проставление номера документа;
Перечисление передаваемых материальных ценностей с указанием их количества, наименования и стоимости;
Расчет общей стоимости передаваемых ценностей;
Подписи уполномоченных лиц организации-отправителя и организации-получателя.

Важные моменты при составлении накладной

При составлении накладной необходимо учесть следующее:

Накладная должна быть заполнена четко и легко читаемым шрифтом;
Все поля накладной должны быть заполнены полностью и корректно;
Перед передачей ценностей необходимо убедиться в правильности и полноте заполнения накладной;
По окончании передачи ценностей необходимо хранить накладную в архиве организации на протяжении установленного срока.

Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону является важным инструментом учета и контроля передачи материальных ценностей. Процесс ее составления и исполнения должен осуществляться в соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами организации.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от простой электронной подписи УНЭП создается с использованием алгоритмов криптографического шифрования, что позволяет не только подтвердить, что документ заверен конкретным человеком, но и отследить все изменения, которые внесены после подписания.

УНЭП представляет собой комбинацию из открытого и закрытого ключа электронной подписи. Закрытый ключ зашифровывает документ, информация о нем конфиденциальна и не передается третьей стороне. Открытый ключ предназначен для проверки электронной подписи и может предоставляться контрагенту.

Получить УНЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в том числе неаккредитованном, а также самостоятельно, например, через государственное мобильное приложение Госключ.

В рамках кадрового электронного документооборота УНЭП — инструмент выбора для сотрудников, так как законодательство разрешает заверять этим видом подписи все кадровые документы, которые можно вести в цифре, в том числе трудовой договор.

В системе Directum HR Pro УНЭП для сотрудников выдаются прямо в системе

Работодатель с помощью усиленной неквалифицированной ЭП не сможет подписать такие важные документы, как:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования;
приказ о дисциплинарном взыскании.

Для придания УНЭП легитимности важно не забыть документально закрепить взаимное признание участниками взаимоотношений ее юридической значимости

Способы получения

Физическое лицо может обратиться за получением электронной подписи в отделение УЦ, в МФЦ или через официальный портал госуслуги.

Через МФЦ

Получить ЭЦП физического лица можно через отделение многофункционального центра, имеющего соглашение о сотрудничестве с удостоверяющим центром (если нужна КЭП). Если нужна НЭП, то можно обратиться в любое ближайшее отделение.

Нужно помнить, что МФЦ не занимается оформлением электронной подписи. Сотрудники лишь принимают и проверяют документы, а после передают их в УЦ. Сроки оформления подписи через МФЦ от 10 до 14 дней.

Чтобы оформить ЭП клиент должен прийти в офис МФЦ с комплектом документов (удобнее записаться на прием предварительно на сайте или по телефону), заполнить заявление, приложить квитанцию об оплате услуги по выбранному тарифу. После проверки и принятия документов сотрудник МФЦ выдает расписку с уникальным номером, по которому можно отслеживать процесс изготовления ЭП.

Для получения цифровой подписи физическим лицом необходимо лично подойти в указанное время в офис МФЦ.

Через Удостоверяющий центр

Оформить электронную подпись напрямую через УЦ просто. На сайте выбранного центра нужно заполнить заявку. После ее подтверждения на почту придет счет, который нужно оплатить в течение нескольких дней. Далее, клиент собирает все необходимые документы и приходит в офис УЦ.

Изготовление ЭП занимает до 3 рабочих дней, но возможен и срочный выпуск. Получить ключ и сертификат ЭЦП пользователь может только лично при следующем посещении офиса. В тариф электронной подписи входит ПО для работы и носитель ключа.

Через портал госуслуг

Для работы на портале государственных услуг обычно используется два типа ЭЦП: простая или квалифицированная. ПЭП (простая электронная подпись) можно получить в режиме онлайн и бесплатно, а оформление КЭП требует посещения офиса УЦ.

Оформление простой ЭП

Получить простую электронную цифровую подпись для физического лица можно еще на стадии регистрации на сайте. Как сделать ПЭП:

перейти на сайт https://www.gosuslugi.ru/, выбрать форму для регистрации;

ввести все необходимые данные;

ввести полученный код (приходит в виде смс), который и является простой цифровой подписью, и заполнить профиль;

заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛС.

Все данные, загруженные на портале, отправляются на проверку автоматически. Доступ к сервису открывается после подтверждения правильности информации. На этом процесс создания простой подписи закончен.

Если пользователю необходимо расширить возможности портала, то простую подпись можно перевести в неквалифицированную. Для этого нужно обратиться в отделение Почты России или МФЦ с паспортом и СНИЛСом. Сотрудники проверят подлинность и соответствие документов. При полном совпадении выдадут одноразовый код. Пользователь вводит его в настройках профиля личного кабинета.

Оформление КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (этим термином называют и обычную квалифицированную ЭП) позволяет использовать все функции портала госуслуг с момента регистрации. Купить ЭЦП для физических лиц можно только в удостоверяющих центрах, имеющих необходимую аккредитацию. Стоимость ЭП варьируется от типа и возможностей, и составляет от 2500 до 10000 рублей, а сроки оформления не превышают нескольких дней.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись: обратиться в выбранный офис УЦ с паспортом, заявлением, ИНН и СНИЛС, а также с оплаченной квитанцией. Документы можно отправить предварительно через веб-сайт, но личное посещение для подтверждения личности и получения подписи необходимо.

Для Почты России

С 2018 г. во всех отделениях Почты России можно получать посылки и письма при помощи простого электронного ключа, который выглядит как смс-код. Оформление такой ЭЦП не займет много времени, нужно лишь:

заполнить анкету на сайте Почты России;
лично обратиться в ближайшее отделение с паспортом и заявлением на подключение услуги;
подтвердить номер телефона, указанный в анкете.

После проверки данных сотрудник почты попросит подписать заявление на подключение услуги. В дальнейшем, личный код будет приходить на телефон в виде смс, или через специальное мобильное приложение. Оформляется такая ЭП бесплатно.

Как происходит выпуск УНЭПа сейчас

Пошаговый алгоритм выпуска УНЭП выглядит так:

При заведении документа «Прием на работу» кадровик вводит все личные, персональные и контактные данные физического лица.
Далее, по кнопке «Создать заявку на ЭП» он создает заявку на выпуск электронной подписи – при этом он еще раз проверяет данные, которые необходимы для выпуска подписи (ФИО, ИНН и СНИЛС). Вы сможете настроить под себя те данные, которые вы будете передавать для выпуска ЭП, но минимальный набор такой.
Дальше сотрудник заходит в личный кабинет под своим логином и паролем, подтверждает заявление на выпуск электронной подписи и устанавливает пароль, который будет потом использовать при подписании кадровых документов.
В этот момент генерируется закрытая часть электронной подписи на стороне удостоверяющего центра (в нашем случае это работодатель). По итогу сотрудник получает в личном кабинете бланк сертификата и подписывает его уже выпущенным НЭПом.

Мы провели исследование в нашей компании и выявили самые трудоемкие операции, которые возникают при взаимодействии с сотрудником по кадровым процессам. Такие операции возникали при оформлении отпусков, справок, больничных, увольнений, приема на работу, неявок сотрудника и ЛНА.

И приняли внутри компании решение, что будем автоматизировать именно кадровые процессы, а не отдельные кадровые операции. Тем самым компания сможет достигнуть поставленных целей и получит ценность, которую она ставит перед автоматизацией кадровых процессов.

Электронное хранение кадровых документов в организации

Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.

Рис. 1. Настройка электронной подписи

Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:

В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.

Рис. 2. Сохранение печатной формы

В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).

Рис. 3. Подписание присоединенного файла

Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).

Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа

В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:

файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).

Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на , выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7 (см. рис. 5).

Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи

Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.

Как организовать переход на КЭДО

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:

Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап перехода на КЭДО — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволит быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. С его помощью можно не только реализовать цифровую платформу для работы электронными кадровыми документами (личный кабинет для каждого сотрудника, общий доступ к документации, организация маршрутов согласования перед подписанием документов), но и обеспечить сотрудников электронными подписями, выпуск которых заказывается прямо в сервисе. Кроме того, Астрал iКЭДО можно интегрировать с собственной учётной системой.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление работников

На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО), которое получат сотрудники.
Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Подключим iКЭДОза 2 дня

Подключить

Что значат новые статьи ТК РФ

Компаниям вести кадровое делопроизводство
полностью или частично в электронном виде. Фактически
законодатели наконец приравняли оформленные по правилам
цифровые документы к бумажным. До этого легитимность
тех же электронных согласий на командировку
от «льготника» ставилась под сомнение.

не обязывает работодателей
переходить на документооборот в электронном виде,
а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться
от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти
на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые
документы в традиционном виде — на бумаге.

Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот
и планируют продолжать, должны выполнить требования нового
закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить
персонал и получить письменные согласия работников. Если этого
не сделать, придётся дублировать документооборот
на бумаге.

Работодатели могут перейти на КЭДО временно —
во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его
внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности
и впоследствии предоставить все документы в бумажном
виде.

На 1 июля 2021 года только 3,8% опрошенных компаний
в России полностью
перешли на ЭДО. 20,3% в основном ведут
документооборот в цифровом формате. 38,9% работодателей
пользуются традиционным и цифровым форматом поровну.
И 26,8% оформляют исключительно бумажные документы.

Изменения в порядке подачи налоговых деклараций

С 1 января 2024 года вступают в силу новые правила в электронном документообороте (ЭДО), касающиеся подачи налоговых деклараций. Данные изменения призваны упростить процесс подачи документов и обеспечить большую прозрачность и надежность взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами.

Одним из главных изменений станет обязательная электронная подача налоговых деклараций. С 2024 года налогоплательщики больше не смогут предоставлять бумажные версии деклараций. Все документы обязательно должны быть поданы через электронную систему, предоставляемую налоговыми органами.

Для удобства и простоты использования электронной подачи налоговых деклараций, налоговые органы разработали специальные онлайн-сервисы. Через такие системы налогоплательщики смогут легко и быстро подать свои декларации, а также получить информацию о состоянии своего налогового счета.

Кроме того, новые правила предусматривают установление жестких сроков подачи налоговых деклараций. Налогоплательщикам необходимо будет соблюдать определенный график и подавать декларации в установленные сроки. В случае нарушения сроков, могут быть применены наказания и штрафы. Это мера, направленная на соблюдение пунктуальности и ответственности со стороны налогоплательщиков.

В целях обеспечения точности данных и предотвращения возможных ошибок, новые правила предусматривают автоматическую проверку деклараций на налоговую нагрузку. Это означает, что налоговые органы будут иметь возможность быстро и эффективно проверить и подтвердить правильность заполнения деклараций. В случае обнаружения расхождений в данных, налогоплательщикам будет предоставлена возможность внести исправления и предоставить дополнительные документы, не выходя из электронной системы.

Переход к электронной подаче налоговых деклараций вносит значительные изменения в порядок взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами. Однако, эти изменения призваны сделать процесс более простым, эффективным и безопасным для всех участников.

Порядок перевода кадровых процессов в цифровой формат

После выбора цифровой платформы для внедрения КЭДО работодатель должен:

подготовить положение о цифровом документообороте;
определить кадровые бизнес-процессы, которые он планирует оцифровать;
создать внутренние регламенты компании по использованию КЭДО.

Конкретный перечень процессов, подлежащих переводу в электронный вид в целом и на каждом этапе внедрения ЭДО, определяется работодателем самостоятельно преимущественно по критерию частоты использования в компании.

Анализ кадровых процессов в КЭДО по частоте использования

До введения в действие КЭДО следует внести изменения в коллективный договор компании, пересмотрев нормы трудовых отношений, которые затрагивает автоматизация кадрового делопроизводства.

Необходимо провести инструктаж (обучение) сотрудников, научить пользоваться возможностями сервиса КЭДО.

Методическое и документальное обеспечение перехода на КЭДО на примере 1С: Кабинет сотрудника

Перевод персональных данных в режим электронного взаимодействия возможен только в добровольном порядке с письменного согласия каждого сотрудника. Отсутствие такого документа приравнивается к отказу. Любое принуждение работника к переходу на КЭДО является правонарушением.

Перемены на рынке КЭДО

Согласно статистике Deloitte, в 2021 г. SAP и Oracle занимали соответственно 20% и 6% рынка КЭДО. Казалось бы, с их уходом освободилась четверть рынка, однако, по мнению Михаила Ефимова, руководителя направления КЭДО компании «Тензор», на российском рынке импортного софта в сегменте КЭДО по сути не было, иностранные решения автоматизировали лишь часть процессов. «Если мы говорим про системы учета типа SAP, они отвечали только за учет кадров, но не за кадровый документооборот», — уверяет он.

Но есть и другие претенденты на долю рынка. Так, на него вышли некоторые крупные компании с собственными решениями КЭДО, которые изначально создавали для своих нужд.

Другое изменение — рост интереса к КЭДО со стороны малого и среднего бизнеса. Изначально двигателями рынка кадрового электронного документооборота был, в основном, территориально распределенный крупный бизнес с большим количеством удаленных работников. Малый бизнес же предпочитает цифровизировать клиентский сервис, а не внутренние бизнес-процессы. Но, как отмечает Михаил Ефимов, последнее время предприниматели малого и среднего бизнеса также поняли экономическую целесообразность внедрения КЭДО при гибридном графике работы своих сотрудников.