Новые требования к путевым листам с 1 января 2024 года

Что необходимо для перехода на электронные путевые листы

Провести обучение персонала работе с ЭПЛ.
Выбрать оператора ИС ЭПД ЭДО, у которого имеется функционал по работе с ЭПЛ (заключить договор).
Получить электронные подписи для всех сотрудников, участвующих в формировании ЭПЛ.
В личном кабинете оператора ИС ЭПД зарегистрировать каждого водителя и каждый автомобиль, используемый в перевозках. Указания относительно процедуры регистрации необходимо смотреть в базе знаний оператора.
Установить на планшет или смартфон водителя приложение оператора ИС ЭПД для работы с электронными путевыми листами.

Напоминаем, что электронный путевой лист должен храниться не менее 5 лет после окончания перевозки.

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Форма №3 для легковых автомобилей
Форма №4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям
Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Форма №4 для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.
Форма №6 — путевой лист автобуса	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Какую форму путевого листа выбрать бухгалтеру АУ?

В настоящее время у бухгалтера государственного (муниципального) учреждения есть право выбора одного из двух вариантов оформления путевого листа:

– воспользоваться унифицированной формой;

– разработать бланк самостоятельно.

Раньше в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н был приведен перечень применяемых учреждениями путевых листов. Коды по ОКУД отсылали бухгалтеров к Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте. Данный документ статведомства в связи с обновлением Закона о бухгалтерском учете
уже не является обязательным к применению для коммерческих организаций.

Автономные учреждения как некоммерческие организации продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Перечень используемых «бюджетниками» бланков в настоящий момент представлен в Приказе Минфина РФ № 52н

В нем нет упоминания о путевых листах, что вовсе не означает, что названные учреждения вправе отказаться от применения этого важного для владельцев транспортных средств документа.

Дело в том, что Приказом Минфина РФ № 52н утвержден перечень наиболее распространенных документов. Для хозяйственных операций, для которых бюджетная «первичка» не разработана, бухгалтер вправе использовать бухгалтерскую справку, представленную в обозначенном приказе. Но мы не рекомендуем путевой лист заменять этой справкой, ведь обязанность его составления установлена специальным «транспортным» законодательством, которое имеет приоритет в вопросах эксплуатации автомобилей юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы.

Получается, что сейчас бухгалтеру АУ лучше не использовать унифицированные формы, а самостоятельно разработать и утвердить в составе учетной политики бланк. При этом вовсе не нужно изобретать велосипед. Есть минимальный набор реквизитов, которые являются базой при составлении собственной формы документа. Здесь также возникает дилемма:

– выбрать обязательные реквизиты только из названных в Приказе Минтранса РФ № 152;

– дополнить эти минимальные данные обязательными реквизитами, предусмотренными для первичного учетного документа Инструкцией № 157н.

При выборе нужно понимать, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. «Транспортный» документ нужен не только для водителя, который обязан соблюдать положения правовых актов в сфере дорожного движения, но и для бухгалтера. Последнему данные путевого листа позволяют установить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, а также подтвердить количество километров, пройденных им при перевозке, необходимое для определения расходов на ГСМ и иных расходов на ремонт и содержание транспорта.

Между тем путевой лист все же не является первичным документом. Ведь последний должен удостоверять конкретную хозяйственную операцию и содержать как натуральные, так и стоимостные характеристики. Однако путевой лист не показывает, в какую сумму оценивается эксплуатация транспортного средства. Есть лишь данные по расходу ГСМ в натуральном выражении, информация о времени работы водителя. Оценивать соответствующие затраты бухгалтеру приходится в иных оформляемых документах (акт о списании топлива, ведомости по расчету заработной платы). Кроме того, данные в путевом листе связаны сразу с несколькими операциями, в то время как первичный документ должен быть составлен на каждую хозяйственную операцию отдельно.

В итоге путевой лист нужен АУ не как первичный документ, а как бумага по контролю работы автотранспорта и водителя. А значит, при его составлении бухгалтеру необходимо придерживаться минимальных обязательных реквизитов, обозначенных в Приказе Минтранса РФ № 152. Требования Инструкции № 157н к «первичке» следует применять не к путевым листам, а к иным документам, на основании которых бухгалтер отражает бухгалтерские записи в учете АУ.

Как заполнить бланк путевой лист легковой автомашины на один месяц

Такой бланк обязан разрабатываться в учреждении на базе унифицированного шаблона и утверждается руководством учреждения (п. 4 ПБУ 1/2008). Обязательно необходимо предусмотреть следующие сведения:

Название и номер. Здесь указывается, на какой транспорт выписывается «путевка». Например, «Путевой лист легковой автомашины». В верхнем правом углу документа ставиться штамп учреждения, если конечно он имеется.
Данные о времени действия выписанного бланка. В данной графе записывают дату, на протяжении которой документ является действительным. В данном случае, в документе отображается первая и последняя дата месяца, на протяжении которого будет использоваться выписанная «путевка».
Информация о владельце транспорта.

Если владелец – учреждение, то записывается название, форма управления, место регистрации и телефонный номер диспетчера автопарка.
Если владелец – ИП, то записывается его ФИО, адрес стоянки авто и контактный телефон.

Информация об автотранспорте. Здесь заполняется:

Тип автомашины (легковой, грузовой, трамвай, троллейбус, автобус). В данном случае – легковая автомашина.
Модель транспорта. Заполняется марка легкового авто.
Если легковая автомашина использует прицеп, полуприцеп – отображается также марка прицепного устройства.
Государственный номер легковой автомашины и прицепного устройства.
Значение спидометра при выезде легкового автотранспорта из гаража и при возврате назад.
Дата (с отображением числа, месяца, года) и время (с отображением часов и минут) выезда легкового транспорта от гаража и его возвращения в гараж.

Данные о шофере. Записывается ФИО шофера, дата и время осуществления его пред-рейсовой и после-рейсовой проверки.
В путевой бланк можно дописывать дополнительно собственные сведения фирмы, которые по распоряжению руководителя учреждения необходимо отображать. При этом, надо иметь ввиду, что, если диспетчер, при выписывании путевки, пропустил хотя бы один обязательный пункт, путевой лист является недействительным.

Выписывание и регистрация, как правило осуществляется диспетчером автопарка, который назначается приказом руководителя учреждения. В небольших учреждениях, руководитель фирмы может назначить ответственным за данный сегмент работы – секретаря. Листы выписываются шоферу под его роспись. При этом, шофер, перед получением нового маршрутного бланка, должен отчитаться перед диспетчером, сдав предыдущий бланк, заполненный соответствующим образом.

При выезде автомашины из гаража и возврате на место постоянной прописки автомашина и выписанный документ проверяется механиком автопарка или другим работником, отвечающим за эксплуатацию транспорта. При этом проверяются показания спидометра, остаток топлива в баке и прочие параметры автомобиля. После проверки ответственное лицо подписывает путевой лист, с указанием своей ФИО и ставит штамп, или печать.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Что такое путевой лист грузового автомобиля?

Цель и принципы путевого листа грузового автомобиля

Обязательность заполнения: каждый грузовой автомобиль, который осуществляет перевозку товаров, должен иметь путевой лист, заполненный водителем.
Точность и четкость: путевой лист должен содержать правильную и полную информацию о грузе, маршруте, времени и прочих деталях перевозки.
Контроль: путевые листы подлежат контролю со стороны государственных органов, что позволяет избежать нелегальных и неправомерных действий при транспортировке грузов.

Состав путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля обычно содержит следующую информацию:

Дата и место начала и окончания путевого листа.
Марка и регистрационный номер транспортного средства.
ФИО водителя и его контактные данные.
Маршрут движения — начальный и конечный пункты, промежуточные остановки.
Информация о грузе — название, количество, вес, объем, характеристики, ценность и прочие особенности.
Условия перевозки — температурный режим, необходимые манипуляции, требования к упаковке и т. д.
Подпись водителя и печать организации, осуществляющей грузоперевозки.

Значимость путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля является важным документом, который не только регулирует процесс перевозки, но и служит основой для контроля и учета передвижения транспортных средств и их грузов. Он позволяет:

Обеспечить безопасность: путевой лист содержит информацию о грузе и условиях его перевозки, что важно при транспортировке опасных, хрупких или иных специфических грузов.

Установить ответственность: в случае нарушения условий путевого листа, например, неправильного маршрута или использования несоответствующей техники, виновные лица могут быть привлечены к ответственности.

Предоставить информацию для контроля: путевой лист позволяет государственным органам отслеживать перемещение грузовых автомобилей и принимать меры, если возникают нарушения закона.

Обеспечить учет расходов: информация в путевом листе помогает оценить стоимость перевозок, а также контролировать использование топлива и других ресурсов.

Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля

Дата и место начала
Марка и номер автомобиля
Водитель
Маршрут движения
Груз
Условия перевозки
Подпись водителя

01.09.2023, г. Москва
ГАЗель, Г123АВ
Иванов Иван Иванович
Москва — Санкт-Петербург
Электроника, 500 кг
Требуется аккуратная упаковка и защита от влаги
______________

Как правильно заполнять в 2024 году: актуальные требования

1. Указывайте полную информацию о перевозке

При заполнении путевых листов важно указывать все необходимые данные о перевозке, такие как маршрут, даты и время начала и окончания путешествия, причина поездки и все пункты назначения. Также необходимо указать информацию о транспортном средстве, такую как марка, модель и номерной знак

2. Не допускайте ошибок и исправлений

Важно заполнять путевые листы без ошибок и исправлений. Если допущена ошибка, необходимо перенести данные в новый путевой лист, указав причину корректировки и подпись ответственного лица

Также необходимо сохранять все предыдущие версии путевых листов.

3. Подписывайте путевой лист водителем и ответственным лицом

В 2024 году требуется подписывать путевой лист водителем и ответственным лицом, которое контролирует передвижение транспортного средства. Подписи должны быть разборчивыми и сопровождаться фамилией и инициалами подписавшего.

4. Тщательно заполняйте графу «Пройденное расстояние»

Графа «Пройденное расстояние» должна содержать точную информацию о расстоянии, пройденном транспортным средством. Для этого рекомендуется использовать специальное устройство для измерения расстояния или использовать геолокацию в мобильном телефоне.

5. Фиксируйте причину несоответствия фактических и плановых данных

Если фактические данные о передвижении транспортного средства не соответствуют плановым данным в путевом листе, необходимо указать причину этого несоответствия и оформить соответствующую запись. Это может быть связано, например, с изменением маршрута или заменой водителя.

6. Передавайте путевые листы в установленные сроки

Путевые листы необходимо передавать в установленные сроки, которые определены законодательством. Необходимо учитывать, что непредоставление или несвоевременное предоставление путевых листов может повлечь за собой административные или финансовые санкции.

7. Храните путевые листы в течение установленного срока

Путевые листы должны храниться в течение установленного законодательством срока. Обычно этот срок составляет не менее одного года

Хранение путевых листов важно для контроля передвижения транспортных средств и возможных проверок со стороны контролирующих органов

8. Обеспечивайте достоверность данных путевых листов

Достоверность данных путевых листов является важным требованием. Нельзя допускать подлог или искажение информации. В случае выявления фальсификации данных путевого листа могут быть применены административные или уголовные меры в отношении ответственных лиц.

Пример таблицы заполнения путевого листа

Пункты заполнения
Пример

Дата заполнения путевого листа
01.01.2023

Марка и модель транспортного средства
Toyota Camry

Государственный регистрационный знак
А001АА777

Ф.И.О. водителя
Иванов Иван Иванович

Маршрут перевозки
Москва — Санкт-Петербург

Дата и время начала путешествия
01.01.2023, 08:00

Дата и время окончания путешествия
02.01.2023, 18:00

Пройденное расстояние
700 км

Причина поездки
Деловая встреча

Подписи водителя и ответственного лица
И.И. Иванов, Петров П.П.

Образец заполнения и новые правила оформления

Оформление путевого листа автотранспортного предприятия ̶ обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.

Нередко при заполнении путевого листа на легковой автомобиль применяется специальная программа. С ее помощью можно скрыть ненужные участки бланка, точно определить время пройденного пути, проставить число на документ. Для одинакового оформления путевок все диспетчеры должны владеть навыками работы с указанной программой. Также она значительно упростит работу водителя, у которого теперь есть возможность учитывать итоговую стоимость затраченного на путь топлива и определять точный остаток. Наличие данной программы необязательно, ведь новые бланки разрешается оформлять вручную.

Обязательными условиями оформления являются следующие моменты:

Проверка показаний приборов на соответствие записям в документе.
Фиксация технического состояния машины уполномоченным сотрудником (мастер, механик).
Указание медработником сведений о предрейсовом осмотре водителя.

После рейса путевка передается диспетчеру. Помимо дополнительных сведений в графе №6 «Нулевой пробег» он указывает расстояние от гаражного бокса до начального места погрузки, затем от последнего пункта разгрузки до гаража. Закрытые путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008).Ответственность за ненадлежащее заполнение документации возложена на руководство предприятия и лиц, которые отвечают за эксплуатацию ТС и участвуют в оформлении. Ставя свою роспись в бланке, сотрудник должен понимать, что он ответственен за достоверность внесенных сведений.

Ниже приведен пример правильного заполнения п/л для легкового автомобиля (форма №3) в 2024 году:

Оборотная сторона

III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС

Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:

за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Важно обратить внимание, что в силу примечания к этой статье ИП несут административную ответственность как юридические лица. Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен

Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен

Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен.

КС РФ в своем Определении от 29.01.2019 № 234-О пояснил, что к ответственности по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ должны привлекаться не только работодатель, его должностные лица, но и сам водитель, которого контролерам надлежит рассматривать как одного из субъектов правонарушения: он не должен был выходить в рейс не только не пройдя медосмотр, но и не удостоверившись в положительных результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Указанные санкции вправе налагать (в пределах своей компетенции) ГИБДД (за исключением легковых такси), органы Ространснадзора и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (в части легковых такси) (ст. 23.3, 23.36, 23.36.1 КоАП РФ).

Напомним, что обязанности по организации и проведению медосмотров водителей и технического контроля ТС перед рейсом возложены ст. 20 (п. 2) и 23 (п. 3-5) Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей – организации и ИП. Причем обязательные периодические медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства и обязательность их прохождения распространяется также на ИП, самостоятельно управляющих автотранспортом, осуществляющим перевозки; предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться юридическими лицами и ИП, осуществляющими коммерческие перевозки пассажиров и (или) грузов, а также перевозки пассажиров и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями для собственных нужд.

Учет времени и пройденного пути

Для учета времени и пройденного пути обычно используется путевой лист. В нем указывается информация о маршруте, точках отправления и прибытия, пройденном расстоянии, времени начала и окончания работы. Также в путевом листе можно отмечать промежуточные точки остановок, время простоя и другие детали, связанные с доставкой.

Учет времени и пройденного пути имеет несколько целей. Во-первых, это позволяет контролировать выполнение задач водителем и оценить его эффективность. Ведение учета времени помогает установить, сколько времени водитель проводит за рулем и на сколько он отдыхает. Это позволяет предотвратить переутомление и усталость водителя, что повышает безопасность на дороге.

Во-вторых, учет времени и пройденного пути помогает оптимизировать логистические процессы и планировать маршруты. Анализ данных о времени и расстоянии позволяет выявить оптимальные маршруты доставки, сократить простои и избежать пробок. Это помогает снизить затраты на топливо и повысить эффективность работы грузовых автомобилей.

В общем, учет времени и пройденного пути является важным инструментом для контроля и оптимизации работы грузовых автомобилей

Путевой лист позволяет не только фиксировать информацию, но и анализировать ее, что важно для принятия решений и улучшения работы организации

Обязательность заполнения путевого листа

Заполнение путевого листа является обязательным документальным действием для многих видов транспорта. Оно осуществляется в целях контроля и учета передвижений транспортных средств и обеспечения безопасности дорожного движения.

Обязательность заполнения путевого листа определяется законодательством и распространяется на следующие виды транспорта:

Грузовые автомобили и фургоны
Автобусы и микроавтобусы, используемые в коммерческих целях
Такси
Специализированный транспорт, например, автокраны, рефрижераторы и т.д.

При заполнении путевого листа следует учитывать следующие обязательные данные:

Дата и время начала движения
Дата и время завершения движения
Маршрут пути следования с указанием населенных пунктов и промежуточных остановок
Пробег в километрах
ФИО водителя
Транспортное средство: марка, модель, государственный регистрационный номер

Обращаем внимание на то, что заполнение путевого листа должно быть четким и точным. Ошибки или неточности могут привести к неправильной фиксации данных о пробеге и маршруте, а также могут повлечь штрафы или санкции со стороны контролирующих органов

Кроме этого, водитель обязан сохранять путевой лист в течение определенного времени, которое также регламентируется законодательством. Это необходимо для возможности предоставления документа на проверку контролирующим органам, если такая необходимость возникнет в будущем.

Таким образом, обязательность заполнения путевого листа направлена на улучшение контроля и безопасности на дорогах, и его неправильное заполнение или несоблюдение требований может повлечь негативные последствия для водителя и транспортной компании.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.