Путевой лист 2024

Бланки и образцы путевых листов

Форму путевого листа каждая организация и ИП утверждают самостоятельно на основании приказа. Соответственно, после вступления в силу новых норм нужно исправить свои документы.

Так, нужно исключить из формы бланка информацию о лицензии медицинского работника на проведение медосмотров – теперь эти данные в лист не вписываются.

Примерный образец заполнения путевого листа с 1 сентября 2023 года, а также новые бланки можно загрузить у нас:

«Бланк путевого листа для легкового автомобиля»Составлен в соответствии с новым Приказом Минтранса

«Бланк путевого листа для специальной техники»Составлен в соответствии с новым Приказом Минтранса

«Образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль»Составлен с учетом изменений в форме

Ответственность за нарушение

Для того, чтобы в размерах штрафов было проще сориентироваться, равно как и в причинах, обстоятельствах нарушений, мы составили сводную таблицу.

Таблица штрафов за путевой лист

Вид нарушения	Размер штрафа
У водителя нет с собой листа	500 рублей (штраф если нет путевого листа)
Владелец ТС не организовал предрейсовые осмотры или водители не прошли их	30 000 рублей (выход без оформленного путевого листа)
Нет отметок механиков и медработников, наличие в заполнении ошибок (для ИП и юрлиц)	30 000 рублей.

Кроме того, штраф в размере 100 000 рублей придется заплатить собственникам предприятий, если выяснится, что в компании отсутствует лицо, ответственное за БДД, и контролирующее все, что имеет отношение к таким документам. Также есть и более полная таблица штрафов ГИБДД.

Важно! Налоговая и трудовая инспекции имеют право выписывать штрафы за некорректное заполнение листов и за их отсутствие.

Путевой лист

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2024 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2024 года.

Изменения

С 15 декабря 2024 года вступают в силу новые формы путевых листов для всех транспортных средств. Это значительные изменения, которые затронут как водителей, так и организации, занимающиеся обработкой путевых листов.

Одним из основных изменений является введение электронной формы путевых листов. Теперь водители смогут заполнять и отправлять путевые листы через специальное электронное приложение. Это упростит процесс заполнения и передачи информации, исключит возможность потери или повреждения бумажных путевых листов.

Кроме того, новая форма путевых листов будет содержать расширенную информацию о поездке. Водители должны будут указывать точное время начала и окончания поездки, а также привязывать каждую поездку к определенному клиенту или заказу. Это поможет более точно контролировать рабочее время и отслеживать выполнение заданий.

Важным изменением является также введение санкций за нарушение правил заполнения путевых листов. Теперь, при обнаружении ошибок или неправильно заполненных данных, водитель может быть оштрафован, а организация ответственна за регулярные проверки и корректировку путевых листов.

В целом, новая форма путевых листов призвана упростить и улучшить процесс учета рабочего времени водителей и обработки путевых листов. Однако, для успешной адаптации к новым правилам необходимо произвести необходимые обновления программного обеспечения и обучить водителей и сотрудников организаций новым процедурам.

Важно отметить, что новые формы путевых листов будут обязательны для использования с 15 декабря 2024 года. Поэтому, все водители и организации, занимающиеся перевозкой грузов, должны быть готовы к внедрению новых правил и форм заполнения путевых листов

Путевой лист в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно вести учет топлива по путевым листам. Для этого следует включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное − Настройки − Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (рис. 1).

Рис. 1. Функциональность программы

После включения указанной настройки в программе появляется новый документ – Путевой лист. 

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса (рис. 2). В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе – в разделе Документы.

Рис. 2. Путевой лист

Документ Путевой лист могут использовать предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ.

Из документа Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

• Путевой лист (упрощенная форма);

• Путевой лист (№ 3) (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»);

• Авансовый отчет (АО-1).

Что изменилось в реквизитах

Сведения о лице, которое оформило путевой лист

Вместо сведений о собственнике или владельце транспорта в путевом листе необходимо будет указывать сведения о лице, которое его оформило:

Лицо, которое оформило путевой лист	Сведения о нем, которые нужно указывать в путевом листе
Юридическое лицо	• полное наименование; • адрес в пределах местонахождения; • номер телефона; • ОГРН
Индивидуальный предприниматель	• ФИО; • адрес регистрации по месту жительства; • номер телефона; • ОГРНИП

Сведения о транспортном средстве

Показания одометра необходимо будет фиксировать, в том числе, при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня или смены предыдущего водителя. Это необходимо будет делать, если на одно транспортное средство оформляются несколько путевых листов.

Сведения о водителе

В сведениях о водителе, помимо даты и времени проведения обязательного медосмотра, необходимо будет указывать его результаты.

Сведения о видах перевозки и сообщения

Уточнили, какую информацию необходимо будет указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения:

Сведения о перевозке	Информация о перевозке
Вид перевозки	• Коммерческая: регулярная перевозка пассажиров и багажа; перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды ТС с экипажем); перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси; организованная перевозка групп детей автобусами, если она осуществляется по договору фрахтования. • Перевозка для собственных нужд. • Передвижение и работа специальных транспортных средств
Вид сообщения	• городское; • пригородное; • междугородное

Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023

ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.

Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:

А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.

По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.

Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:

Образец путевого листа личного автомобиля директора в 2024 году

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

До 01.03.2022 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

В январе 2024 года вступили в силу новые требования к заполнению путевых листов и обновились реквизиты. Новый приказ Министерства транспорта РФ имеет важные отличия, в соответствии с которыми форма путевого листа должна быть изменена. В статье мы расскажем о всех изменениях, а также вы сможете скачать образцы путевых листов.

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

4. ФНС проверяет в системе сведения о перевозчике и водителе, ГИБДД — сведения о транспорте. Если контролеры находят ошибки, то фиксируют их и сообщают через оператора ЭДО перевозчику. Последний должен устранить недочеты и заново отправить путевой лист. Если ошибок нет, то система «Суперсервис 22» присваивает путевому листу уникальный идентификатор. Оператор ЭДО сообщает этот номер перевозчику.

Минтранс намерен в течение нескольких лет перевести путевые листы в электронный формат. Ведомство уже подготовило соответствующий законопроект, который должен поступить в правительство РФ до конца 2024 года. Основой для документа стал пилотный проект по использованию электронных путевых листов. Что показал этот эксперимент и каковы дальнейшие планы Минтранса, рассказывает Игорь Голдырев, эксперт программы Контура «Путевые листы».

Во время эксперимента удалось воплотить не все запланированное. Контролирующие органы могли посмотреть ЭПЛ в единой базе данных: он отображался как фискальный документ типа кассового чека. Однако перед рейсом водитель все равно распечатывал путевой лист, чтобы предъявить инспектору ГИБДД. В электронном путевом листе нельзя было указывать сведения о заправках и другие важные данные.

Вводить электронный документооборот в сфере транспорта будут постепенно. Первыми на новый формат переведут транспортные накладные. Это произойдет уже в 2024 году (см. «Организации и ИП смогут обмениваться электронными перевозочными документами»). Путевые листы станут электронными позже. Изначально ЭПЛ были проработаны меньше, чем электронные транспортные накладные. А специфика регулярных пассажирских рейсов, работы спецтранспорта или строительной техники в ходе эксперимента вовсе не учитывалась.

Формат электронного путевого листа: какие титулы включает

Для ЭПЛ предусмотрено шесть файлов обмена. Четыре из них присутствуют в цепочке всегда, ещё два — обязательны в определённых ситуациях.    

Титул 1 — об обстоятельствах и особенностях рейса

Обязательный титул (основной)  

По общему правилу титул формирует и подписывает владелец транспортного средства. Если автомобиль предоставляется в аренду с экипажем, обязанность создать и подписать первый титул лежит на арендодателе.    

Включает сведения: 

• о лице, оформившем путевой лист,

• о сроке действия путевого листа,

• о транспортном средстве,

• о водителе,

• о виде перевозки,

• о виде сообщения.

Титул 2 — о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя

Обязательный титул 

Подписывает медицинский работник. Сотрудник может работать в штате компании владельца автомобиля или в штате внешней организации, которая взяла на себя медосмотр. 

Включает сведения: 

• о медицинском работнике и медицинской организации, 

• о водителе транспортного средства, 

• о дате и времени медосмотра,

• о результатах медосмотра. 

Титулов 2 может быть несколько — для каждого водителя, участвующего в перевозке. 

Титул обязателен, если транспортное средство выезжает с парковки 

Подписывает сотрудник, ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства, которого назначает владелец автомобиля: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист. 

Включает сведения:

• о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства. 

• о дате и времени предрейсового контроля технического состояния транспортного средства,

• о результатах технического осмотра, 

• о дате и времени выпуска транспортного средства на линию. 

Обязательный титул 

Подписывает ответственный сотрудник, уполномоченный владельцем автомобиля на снятие показаний одометра: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист.   

Включает сведения: 

• о дате и времени выезда с парковки или приёма транспортного средства, 

• о показаниях одометра при выезде с парковки или приёме транспортного средства от другого водителя.

Обязательный титул 

Подписывает ответственный сотрудник, уполномоченный владельцем автомобиля на снятие показаний одометра: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист.   

Включает сведения: 

• о дате и времени заезда транспортного средства на парковку или сдачи транспортного средства другому водителю, 

• о показаниях одометра при заезде парковку или сдаче другому водителю.

Титул 6 — о результатах послерейсового медицинского контроля

Титул обязателен в отдельных ситуациях, предусмотренных российским законодательством   

Медицинский осмотр после окончания рейса становится обязательным в определённых ситуациях: например, при перевозке пассажиров или перевозке опасных грузов. Поэтому шестой титул может отсутствовать. 

Подписывает медицинский работник. Сотрудник может работать в штате компании владельца автомобиля или в штате внешней организации, которая взяла на себя медосмотр. 

Включает сведения: 

• о медицинском работнике и медицинской организации, 

• о водителе транспортного средства, 

• о дате и времени медосмотра,

• о результатах медосмотра. 

Титулов 6 может быть несколько — для каждого водителя, участвующего в перевозке. 

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Форма №3 для легковых автомобилей
Форма №4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям
Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Форма №4 для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.
Форма №6 — путевой лист автобуса	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023

В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.

У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:

Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.

Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Прочие изменения

Одновременно изменения расширяют перечень случаев, когда в путевых листах необходимо указывать показания одометра. Ранее такие показания необходимо было вносить при выезде транспортного средства с парковки и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня водителя. По новым правилам заполнять раздел путового листа с показаниями одометра необходимо:

• при выпуске транспортного средства на линию;

• при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;

• при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство).

Показания одометра должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя организации или ИП, и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо электронной подписью.

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием его ФИО (п. 14 Правил).

Изменения в образце путевых листов с 1 марта 2024 года

Основные изменения:

• Введение нового поля «Номер лицензии» для водителей, осуществляющих коммерческие перевозки. Теперь в путевом листе обязательно указывается номер лицензии водителя, что позволяет с легкостью проверить его право осуществления транспортных услуг.
• Добавление поля «Пункт назначения» для уточнения информации о месте, куда направляется транспортное средство. Такое назначение позволит более точно контролировать передвижение автомобилей и обеспечить их своевременное прибытие.
• Дополнительное поле «Цель поездки» требует указания цели перемещения автомобиля. Это поможет организациям проводить более точные анализы передвижения и оптимизировать работу транспортных средств.

Преимущества нового образца путевых листов:

• Улучшенный контроль: благодаря новым полям, в путевых листах будет более полная информация о водителях и их маршрутах, что позволит более эффективно контролировать выполнение задач.
• Упрощенная проверка: добавление номера лицензии в путевые листы упростит проверку прав водителей и позволит быстро выявлять нарушения.
• Точное планирование: новые поля позволят организациям более точно планировать ресурсы и временные рамки для каждой поездки, что сократит время и затраты.

Новый образец путевого листа

Дата
Время
Номер автомобиля
Номер лицензии
Пункт назначения
Цель поездки

01.03.2023
09:00
А123ВС
1234567890
Город А
Доставка груза

01.03.2023
12:30
В456ХЕ
0987654321
Город Б
Переговоры

02.03.2023
08:00
К789ОР
6789012345
Город В
Сервисное обслуживание

С обновленным образцом путевых листов, начиная с 1 марта 2024 года, организации смогут повысить контроль и эффективность управления своим транспортным парком. Путевые листы станут предоставлять более полную информацию о поездках и помогут более точно планировать задачи и ресурсы. Водители, осуществляющие коммерческие перевозки, теперь будут более ответственно относиться к своим обязанностям, обеспечивая правомерность своей деятельности.