Электронные трудовые книжки с 2020 года

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Для чего нужен переход на цифровой формат книжек

В Пенсионном фонде России переход на электронные трудовые книжки объясняют созданными предпосылками для этого и теми выгодами, которые должны получить все стороны.

Что касается предпосылок, то действительно, никого в России уже не удивить ни мобильным телефоном, ни интернетом, ни различными электронными услугами. Уже давно можно покупать билеты на поезда РЖД или самолёт в электронном виде, не посещая кассы. Электронными стали дневники в школах и более серьёзные документы — например, ПТС на автомобили. Понятно, что со временем весь профиль каждого гражданина станет цифровым. Государство к этому давно идёт.

Если говорить о преимуществах электронных документов, то в ПФР назвали несколько главных. Например, то, что цифровой документ нельзя потерять. Утрата бумажной трудовой книжки становится большой головной болью. Особенно если в течение жизни человек сменил несколько мест работы. На каждое из них нужно обратиться, чтобы восстановить запись.

Бумажные документы гораздо проще подделать. Электронные избавят от подобного мошенничества.

Россиянам обещают и ряд преимуществ в повседневной жизни. Например, если человеку для получения кредита или визы нужна выписка из трудовой книжки, сейчас это отнимает достаточно времени. Выписка готовится работодателем три рабочих дня. Из электронного реестра выписку можно будет получить за минуту.

Работодателям не нужно будет тратиться на приобретение бумажных бланков и их хранение в сейфах.

Что касается главной потенциальной проблемы — защиты данных, в ПФР обещают, что система будет надёжной. Они ссылаются и на то, что система отвечает всем современным требованиям, и на то, что у ПФР накоплен более чем 20-летний опыт  работы с персональными данными людей. Понятно, что ничего другого в Пенсионном фонде и не скажут, поэтому остаётся надеяться, что база данных и правда будет защищена. Поскольку переход на электронные трудовые книжки — дело фактически решённое.

Понравился материал? Расскажите о нём друзьям!

Повышение прозрачности и доверия к трудовым документам

В 2024 году в трудовой книжке будут внесены изменения, направленные на повышение прозрачности и доверия к трудовым документам. Это поможет установить четкие правила и условия трудового контракта между работником и работодателем, а также предотвратить возможные злоупотребления и нарушения прав работников.

Одно из основных изменений — добавление электронного подтверждения трудовых документов. Теперь сведения о трудовой деятельности будут содержаться не только в бумажной форме в трудовой книжке, но и в электронном виде. Это предоставит возможность легко и быстро проверить данные о предыдущих местах работы работника и подтвердить их достоверность. Кроме того, электронные копии трудовых документов могут быть важным доказательством при разрешении споров и конфликтов между работником и работодателем.

Еще одно изменение коснется сохранности трудовой книжки. Теперь каждый работник будет обязан регулярно обновлять трудовую книжку и следить за тем, чтобы она не пострадала от внешних воздействий или утери. В случае утери, сотрудник будет обязан получить дубликат или справку о его трудовой деятельности.

В целом, введение этих изменений в трудовую книжку в 2024 году поможет создать более прозрачную и доверительную систему трудовых документов, что положительно скажется на отношениях между работниками и работодателями, а также на защите прав работников.

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

• порядковый номер записи;
• дату приема (арабскими цифрами);
• саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
• дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

«Открытое акционерное общество «Весна» (ООО «Весна») Принята в технический отдел на должность инженера-энергетика».

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Как перенести стаж до 2020 и до 2002 года

Электронные трудовые книжки ввели в 2020 году, и стаж в них учитывается тоже только с 2020-го. При этом у Пенсионного фонда по всем работникам есть информация об их трудовой деятельности с 2002 года – когда произошел переход на систему персонифицированного учета. Но по умолчанию данные о периодах занятости с 2002 по 2019 годы в электронные трудовые книжки не вносятся.

Соответственно, даже если человек откажется от ведения бумажной трудовой книжки, ему придется ее хранить как минимум до пенсии – иначе он рискует потерять часть данных о стаже. Учитывая, что храниться документ будет уже не в сейфе работодателя, а дома, потерять его становится проще. И чтобы россияне не остались без части пенсий, недавно появилась процедура переноса информации из бумажных в электронные трудовые книжки.

На первый взгляд, работать это будет просто:

• любой гражданин может обратиться в Пенсионный фонд с заявлением на включение в его индивидуальный лицевой счет информации о трудовой деятельности за периоды до 2020 года;
• Пенсионный фонд сверяет информацию из трудовой книжки с тем, что есть в системе персонифицированного учета;
• если информация расходится (например, в бумажной трудовой книжке есть информация о периоде работы, а в системе нет) – ПФР проведет дополнительную проверку.

В результате данные о периодах работы заявителя до 2020 года должны будут появиться в разделе «Сведения о трудовой деятельности».

Пока неизвестно, как и куда подавать такое заявление – но ранее заявлялось, что принимать их обяжут работодателей (и для передачи таких сведений ПФР даже подготовил специальную форму отчетности).

Исправления ошибок

Если обнаруживается, что в записях есть ошибки или неточности, их необходимо исправить в следующем порядке:

1. Присвоить порядковый номер записи.
2. Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
3. Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
4. Прописать верную формулировку.
5. Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Минусы электронной трудовой книжки

Несомненно, изобилие плюсов нового формата учета трудовой деятельности говорит о целесообразности проводимого перехода. Тем не менее, как у любого проекта существуют и недостатки электронной трудовой книжки.

Минусы электронной трудовой книжки:

1. Не все сведения переносятся в электронную версию.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке в ее электронной копии отсутствует. Поэтому полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Вместе с тем, отсутствуют и данные о полученном образовании, специальностях и профессиях, которые также не будут учитываться.

2. Необходимость в подаче заявления.

Чтобы перейти на электронную версию, сотрудник должен написать об этом заявление работодателю. Если это делается разово и не вызывает трудностей, то в последующем на определенные действия по книжке также необходимо подавать заявление. Например, для внесения исправлений ошибочных данных или для получения выписки из ПФР.

3. Дополнительная отчетность.

На работодателей возложена дополнительная обязанность отчитываться по всем кадровым перемещениям ежемесячно в течение 2020 года. И делать это не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года.

4. Технические сбои.

Конечно, государственные сервисы находятся на высоком уровне, как по обеспечению защиты, так и по резервированию данных. Однако, в работе любого оборудования не исключены технические сбои и перерывы на работы по обслуживанию. Как следствие, при возникновении подобных фактов информация будет недоступна, а при наихудшем сценарии и вовсе потеряна.

5. Достоверность сведений.

Хотя, большинство специалистов по работе с персоналом добросовестно выполняют свои обязанности, есть ли гарантии отсутствия договорных записей в электронную трудовую книжку? Например, что мешает работнику за «коробку конфет» договориться с кадровиком в внесении «нужной» записи или правки ранее созданной?

6. Техническое обеспечение.

Работодателям придется уделить внимание вопросу обеспечения специалистов техническими средствами по бесперебойной работе, приему и отправке информации

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

• личные данные;
• выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
• увольнения;
• награждения;

При оформлении на работу гражданин предъявляет, в том числе и трудовую. В случае ее отсутствия – заводится новая книжка, первая страница которой – личные данные, заполняется на основании личных документов, об образовании и квалификации.

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

• общем стаже работы;
• непрерывном стаже работы;
• о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Как заполнить СТД-Р

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Законодательные акты

Правовое регулирование вопросов, связанных с описываемым документом, правилами его ведения, хранения и других вопросов осуществляется в нескольких законодательных актах:

• Трудовом кодексе РФ.
• Постановлении Правительства РФ № 225 “О трудовых книжках” (2003г.).
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (2003 г.).

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Новый порядок оформления трудовых книжек

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Вопросы, на которые пока нет ответов

На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.

Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.

Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).

Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:

• периоды стажа до 2001 года будут включаться точно так же, как и при назначении пенсий. То есть – с полноценной проверкой трудовой книжки на подлинность и запросом недостающих справок;
• такие периоды вообще не внесут в электронные трудовые книжки, если к записям в бумажном документе будут вопросы;
• такие периоды полностью перенесут из бумажной трудовой книжки, но «подозрительные» как-то дополнительно пометят (чтобы при назначении пенсии запросить справки).

Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.

Как именно будет обстоять дело на практике – пока неизвестно, закон вступил в силу только с 7 марта. Когда появятся первые отзывы и комментарии о процедуре переноса стажа, мы обязательно вернемся к этому вопросу.

Трудоустройство в 2024 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2024 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

• принять трудовую книжку;
• сделать в ней запись о приеме на новую работу;
• вести записи по старым правилам;
• хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки. Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2024 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат. Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Как правильно работать с трудовой книжкой

1. Храните трудовую книжку в безопасности

Трудовая книжка является документом, содержащим важную информацию о вашей трудовой деятельности

Поэтому очень важно хранить ее в безопасности. Следует избегать утраты или повреждения документа

Мы рекомендуем держать трудовую книжку в специальном защитном пакете или папке.

2. Заполняйте трудовую книжку правильно и своевременно

Вся информация в трудовой книжке должна быть заполнена четко и правильно. При приеме на работу вам следует внимательно прочитать все данные, внесенные в трудовую книжку работодателем, и если вы заметите какие-либо ошибки или неточности, обратитесь к работодателю для их исправления.

Также следует своевременно заполнять сведения о каждой новой работе или изменении в условиях труда. Не забывайте делать записи о начале и окончании работы, а также внесении изменений в должность, условия труда или заработную плату.

3. Проверяйте и храните копии документов

При увольнении или смене работы, убедитесь, что у вас есть копия всех необходимых документов, таких как трудовой договор, приказы о приеме на работу, приказы об увольнении и т.д. Храните эти копии вместе с трудовой книжкой в безопасном месте.

4. Обратитесь к работодателю для потерянной или поврежденной трудовой книжки

Если ваша трудовая книжка была утрачена или повреждена, необходимо немедленно обратиться к вашему работодателю. Работодатель должен выдать вам другую трудовую книжку или выполнить все необходимые действия для восстановления утраченных или поврежденных записей.

5. Следуйте законодательству относительно передачи трудовой книжки в другую организацию

Если вы переходите на новое место работы, обратитесь к вашему предыдущему работодателю для передачи трудовой книжки в новую организацию. Работодатель обязан передать трудовую книжку в течение 3 дней со дня обращения к нему с соответствующей просьбой.

Правильное ведение и работа с трудовой книжкой являются важным аспектом в трудовых отношениях. Следование правилам и соблюдение законодательства поможет вам избежать неприятностей и сохранить целостность ваших трудовых записей.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книга — это цифровой документ, идентичный по содержанию традиционному бумажному, для краткости её часто обозначают аббревиатурой ЭТК. Электронная версия трудовой книги представляет из себя базу данных, в которую вносятся записи о:

• работнике;
• приёме на работу, увольнениях, переводах;
• должности, квалификации, подразделении;
• основаниях для приёма на работу, назначения (перевода) на должность и увольнения.

Новая форма электронной трудовой книжки содержит структурированную информацию о трудовой деятельности работника (форма СЗВ ТД). На сайте Пенсионного фонда России (ПФР) можно посмотреть, как выглядит электронная трудовая книжка. Конечно, оригинал будет для человека невидим, как и фильм, записанный на флэшку. Доступно будет отображение сведений в виде взаимосвязанных таблиц, то есть в форме, утверждённой Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

В ТК РФ прописаны требования к содержанию трудового договора (ст. 57), и среди них трудовые книжки не упоминаются. Поэтому в трудовом договоре электронные трудовые книжки могут не отражаться. Впрочем, конкретному работодателю ничто не мешает это сделать.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Какого-либо унифицированного образца заявления на оформление трудовой книжки в электронном виде на сегодняшний деньнет, оно составляется в произвольной форме. Кадровая служба любой организации может самостоятельно составить бланк заявления на электронную трудовую книжку. Практика показывает, что такое заявление весьма компактно, в нём:

• указывается Ф. И. О. и должность руководителя организации (КОМУ) и работника (ОТ КОГО);
• излагается просьба о переводе на ЭТК, можно со ссылкой на положения ТК РФ;
• проставляется дата и подпись работника.

Какие еще нужны документы

В связи с введением ЭТК в законодательных и нормативных актах, помимо заявлений работников о переходе на электронные документы или сохранении бумажных книжек, предусмотрены и другие документы по электронным трудовым книжкам:

• уведомление работодателя работнику об изменениях в ТК РФ, связанных с ведением данных о трудовой деятельности в электронном виде;
• заявление работника работодателю о предоставлении данных о трудовой деятельности в бумажной или электронной форме;
• справка по форме СТД-Р о трудовой деятельности, выдаваемая работодателем работнику способом, указанным в заявлении последнего;
• справка по форме СЗВ-ТД о трудовой деятельности работника, предоставляемая работодателем в ПФР;
• справка по форме СТД-ПФР о трудовой деятельности, предоставляемая из информационных ресурсов ПФР.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.