Проведение претензионной работы по 44-фз

Претензионная работа при одностороннем расторжении контракта

Заключенный контракт стороны вправе расторгнуть по соглашению между собой или через суд. Кроме того, согласно ч. 9 ст. 95 закона № 44-ФЗ, заказчик может применить одностороннее расторжение контракта (точнее, отказаться от исполнения контракта, вследствие чего он будет считаться расторгнутым) при одновременном соблюдении 2 условий:

1. Такая возможность обозначена непосредственно в контракте.
2. Имеют место основания, наличие которых в силу норм ГК РФ допускает отказ одной из сторон от исполнения контракта (например, при неоднократной просрочке поставок, согласно ст. 523 ГК).

Если заказчик по предусмотренным выше основаниям отказывается от исполнения контракта либо его части, он в течение 3 рабочих дней:

1. Размещает в единой информационной системе уведомление о принятии этого решения.
2. Направляет контрагенту уведомление о своем решении. Желательно это делать заказным письмом с извещением о вручении, хотя другие способы связи, позволяющие зафиксировать факт передачи информации, также возможны.

По прошествии 10 дней с момента уведомления поставщика такой контракт считается расторгнутым. Однако заказчик обязан будет отменить одностороннее расторжение в том случае, если в течение срока уведомления поставщик устранил те недостатки по контракту, по которым была выставлена претензия.

При каких условиях заказчик вправе отказаться от исполнения контракта

Чтобы отказаться от исполнения контрактных обязательств, следует иметь уважительную причину. Одной из них являются обстоятельства, в числе которых получение ТРУ ненадлежащего качества, неоднократное нарушение регламентированных сроков поставки, неполное исполнение договорных условий. Полный перечень приведён в статье 523 Гражданского кодекса РФ.

С 1 июля 2022 года в случае принятия решения об одностороннем отказе от исполнения контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур заказчик с использованием ЕИС формирует такое решение, подписывает его усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает его в ЕИС.

Участие в закупочных процедурах подразумевает наличие ЭЦП для торгов.

Решение об одностороннем отказе не позднее одного часа с момента его размещения в ЕИС автоматически с использованием ЕИС направляется поставщику (подрядчику, исполнителю). Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) такого решения считается дата его размещения в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен поставщик (подрядчик, исполнитель).

Поступление поставщику (подрядчику, исполнителю) через ЕИС решения об одностороннем отказе от исполнения контракта считается надлежащим уведомлением об одностороннем отказе от исполнения контракта

Уведомление ещё не говорит об автоматическом прекращении контрактных обязательств. Поставщику даётся 10 дней, чтобы устранить нарушения. В этом случае заказчику придётся отозвать своё решение.

Для успешного участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ предлагаем воспользоваться комплексным решением Астрал.Торги. Вы можете подобрать как готовый набор услуг, так и конкретный необходимый сервис. Для подключения оставьте заявку на нашем сайте.

Нюансы ведения претензионной работы по фз-44

Сослаться на не направление претензии, а, значит, не соблюдение досудебного способа урегулирования спора. Это может привести к возвращению искового заявления.

Стороны вправе в требовать устранения нарушения, а также выплаты штрафов и неустоек, предусмотренных контрактом. Оформление претензии в спорной ситуации согласно нормам действующего КоАП является обязательным этапом. Без подтверждения ведения претензионной работы исковые заявления судом не рассматриваются.

Как ведется претензионная работа по ФЗ №44. Срок направления и срок рассмотрения претензий, особенности оформления письма.

Вручение необходимо произвести лично представителю контрагента. При этом необходимо взять с него расписку, подтверждающую получение. Кроме того, можно воспользоваться и услугами почтовой связи. Отправить документ следует заказным письмом с уведомлением.

Просрочка составила _____________________. (Вариант: Согласно п. _______ Контракта обязательство по _________________ должно быть исполнено поставщиком (или: заказчиком)) в срок до «___»______ ____ г.

Относится это к тем случаям, когда у получателя претензии такие документы отсутствуют (например, документы, свидетельствующие о понесенных убытках – договоры с третьими лицами, платежки и т.п.).

Факт выполнения подрядчиком окончательных работ, объем и их стоимость заказчиком приняты в соответствии с условиями контракта. Вместе с тем, заказчик оплатил окончательные работы не в полном объеме, что подтверждается платежным поручением от 25.07.2016г. на сумму 42 000,00 руб.; платежным поручением от 26.07.2016 г. Когда претензионный досудебный порядок не является обязательным, направление претензии все же будет целесообразным действием. С одной стороны, получивший претензию контрагент, может исполнить требования отправителя. Тем самым аннулируется необходимость судебного спора.

Порядок ведения претензионной работы напрямую не прописан в 44-ФЗ. В статье 95 регламентируются лишь случаи составления такого документа по поводу расторжения контракта в одностороннем порядке. В остальных ситуациях необходимо руководствоваться требованиями Гражданского Кодекса России. В нем указана ответственность сторон за неисполнение своих обязательств.При составлении претензии можно также руководствоваться отдельными нормативными актами, принимаемыми на региональном или муниципальном уровне. Существуют также узкоспециализированные федеральные законодательные акты, которые помогут разрешить спор при поставке отдельных видов товаров, например, автомобильного транспорта, услуг связи и так далее.

Претензионное письмо может быть направлено только в момент наступления ненадлежащего исполнения участником контрактных отношений существенных условий договора. В том случае, если неисполнение образовалось в связи с наступлением непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств, кредитор не имеет права требовать взыскания (Постановление Президиума ВАС РФ № 4051/97 от 21.10.1997 по делу № 224/8).

Обязательный претензионный порядок 44 ФЗ определен на основании единых правил для всех организаций, при его неправильном выполнении может возникнуть дисциплинарная, административная, гражданско-правовая или даже уголовная ответственность.

Риски! При невыполнении обязательного досудебного порядка урегулирования спора с контрагентом суд откажет в принятии иска, документы будут возвращены истцу (подп. 1 п. 1 ст. 135 ГПК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 148 АПК РФ, подп. 1 п. 1 ст. 129 КАС РФ). В результате может быть упущено необходимое время.

Там будет проходить заседание по делу, где назначается компенсация за нарушение договора второй стороной.

Что должна включать в себя претензионная работа

Продуктивное решение конфликтов — условие существования честного бизнеса. Ведь часто они вызваны объективными причинами, которые можно устранить. Например, проблемы соблюдения порядка поставки или сроков проведения работ могут возникать из-за сбоя в производственном процессе, трудностей в работе поставщиков и субподрядчиков.

Но в этих ситуациях важно не только выяснить почему же нарушения появились, но и зафиксировать их наличия. Сделать это можно в претензии, адресованной контрагенту или клиенту. 
Поэтому договорно претензионная работа должна включать в себя:

1. Выявление или анализ ранее установленных нарушений договорных обязательств.
2. Их фиксацию в претензии.
3. Направление документа второй стороне.
4. Переговорный процесс и реакцию на ответные действия партнера (например, составление мотивированных отзывов).
5. Оформление достигнутого соглашения. 
6. Если спор решить не удалось — контроль сроков и сбор доказательств для последующего обращения в суд.

Грамотная претензионная деятельность — это «рычаг» регулирования партнерских отношений, позволяющий контролировать взаимное соблюдение прав и обязанностей.

Рекомендации:
Начинайте решение конфликта с составления письменной претензии даже в тех случаях, когда по требованию законодательства или договора такой шаг не является обязательным. 

Нужно ли облагать НДС

Составляем ответ по образцу

Ответ на претензию по задолженности (образец) составляется в письменной форме и включает все сведения для удовлетворения интереса и потребности того, кто её написал.

Есть несколько способов ответить на претензию об оплате задолженности:

• полностью признаёте требования кредитора и пишете, что претензия принята и долг будет выплачен;
• частично признаёте жалобу и предлагаете свои условия;
• полностью не признаёте задолженность и обосновываете свой ответ соответствующими законами.

Ответ пишется на фирменном бланке формата А4. Если нет возможности, то нужно указать реквизиты организации в верхнем левом углу. Указать адрес и название учреждения. Должны быть Ф. И. О. и подпись руководителя предприятия, перед которым возник долг в оплате, и печать. Ставится дата. Пишутся фамилия, имя, отчество должника, его адрес.

В тексте нужно указать:

• дату, номер претензии,по поводу которой составляется ответ;
• сумму задолженности, причину, по которой не производилась уплата в срок;
• дату погашения долга.

Если требуется выплатить пени, то дают ответ, когда они будут начислены. Следует извиниться и подтвердить, что у вас есть задолженность в указанном размере.

Если есть необходимость, то составляется акт сверки, чтобы сравнить бухгалтерские данные обеих сторон. Если ситуация более сложная, то лучше обратиться к специалистам.

Претензии чаще всего отправляют управляющие компании или руководители ЖКХ.

Для управляющей компании, которая нередко направляет письма о долге, следует написать следующее:

1. Уточнить период, за который возникла задолженность.
2. Попросить детализацию долга.
3. Выяснить, почему претензия была направлена в данное время.

Как выглядит ответ на претензию по задолженности – образец по договору подряда:

«Ваша претензия от 29 марта 2018 года № 107 по договору от 1 февраля 2018 года № 51 рассмотрена.

В ответ сообщаем, что просрочка за выполненные работы вызвана задержками в бюджетном финансировании. Данным ответом мы подтверждаем наличие долга по договору в сумме 60 тысяч рублей.

Но мы несогласны с суммой неустойки, которую вы указали,так как она несоответствует п. 6 договора. Прилагаем её расчёт.

Следовательно, сумма 67 тысяч рублей будет перечислена до 01.05.2018 года на ваш счёт.

Генеральный директор. Подпись»

Пример жалобы при неуплате заработной платы:

«С 01.10.2015 я работаю в ООО “Нано” и занимаю должность инженера. Согласно п.4 трудового договора я должен получать плату дважды в месяц.Я выполнял все обязанности, но заработная плата за декабрь 2015 года в размере 30 тысяч рублей не была выплачена. Невыплата является нарушением согласно ТК РФ. Работодатель должен выплатить долг по заработной плате».

Должен быть грамотно составленный ответ, но его получение и принятие не освободит должника от уплаты долга.

Бланки, где есть образец ответов на претензию о погашении задолженности, можно скачать на официальном сайте законодательства РФ.

Какие требования можно предъявить в соответствующей претензии?

Как можно отозвать претензию?

О том, как составляется претензия продавцу за непоставку товара, читайте тут.

В случае, когда товар находится на гарантийном сроке, однако в процессе эксплуатации была совершена поломка, вы имеете право на:

• Требование замены товара (возможно с доплатой);
• Возврат денежной суммы за приобретенный товар целиком;
• Возврат части денежной суммы (изначальная стоимость уменьшается на определенную сумму, исходя из существенности поломки);
• Бесплатный ремонт товара.

Очень часто на практике потребители не знают о том, что имеют право на требование соблюдения гарантийных обязательств. Происходит это из-за того, что при совершении приобретения покупатели не уделяют должного внимания гарантийному сроку товара. Стоит знать, что игнорирование или отказ от соблюдения гарантийных обязательств со стороны торгового представителя или изготовителя товара можно расценивать как нарушение закона с вытекающими из этого последствиями. Именно поэтому в случае, когда покупатель не осведомлен о том, что товар находится на гарантии, продавец обязан спросить об этом и удовлетворить требования покупателя.

Почему обязательно направлять претензионное письмо о погашении долга

Если кредитное учреждение решило взыскать просроченную задолженность с клиента, будь то физическое лицо или компания, то самым надежным и проверенным способом реализации данной задачи является обращение в суд – его решение является обязательным для исполнения. Но если по каждому вопросу организации и граждане обращались бы с исками в суд, то наплыв дел создал бы определенный коллапс. По этой причине в процессуальном законодательстве есть оговорка о том, что перед подачей искового заявления следует в обязательном порядке провести определенные процедуры. Для банка данной процедурой является направление должнику претензионного письма с требованием о возврате займа. И если в отведенный для этого срок должник не исполнит своих обязательств по кредитному договору, банк может смело нести иск в суд – досудебное урегулирование споров было проведено.

В кредитном договоре может быть раздел, в котором оговорена обязательность осуществления претензионной работы, причем стороны вправе сами договориться о конкретных сроках для обращения в суд в случае отказа должника от выполнения претензионных требований.

Если наличие претензионного письма является обязательным и прописано в договоре, то при подаче искового заявления, если в нем не будет отсылки к нему, суд не станет рассматривать дело. Судья вправе возвратить иск и указать на необходимость проведения всех обязательных методов урегулирования спора до суда. Когда это требование будет выполнено, банк может вторично подавать иск в суд, приложив к нему претензионное письмо и ответ должника, если он имеется.

Основные виды ответов на претензии

Ответ на претензию по задолженности по оплате, как правило, самый распространённый способ уладить разгорающийся конфликт между сторонами договора мирным путём. Так, данные документы, как правило, имеют одну из перечисленных ниже форм изложения, а именно:

• Обоснование неуплаты полной или частичной стоимости поставленных товаров или услуг с предложением по перечислению денежных средств в разумные сроки.
• Объяснение причины задержки платежа плохим материальным состоянием с предложением о рассрочке и компенсации за использование чужих денежных средств, либо о снижении цены товара.
• Отказ от ранее взятых на себя обязательств с возвратом товара и компенсацией морального ущерба за передержку продукции.
• Подача встречной претензии с требованием о компенсации ущерба путём пересчёта цены на товар из-за сорванных сроков поставки или ультиматум о расторжении договора, когда продукция пришла ненадлежащего качества.
• Описание иных важных обстоятельств дела, например, непреодолимой силы, что привело к невозможности дальнейшего сотрудничества.

Важно! Так как претензия является последней инстанцией перед подачей искового ходатайства в суд, её текст, равно, как и форма реакции на данную бумагу, должен в полной мере удовлетворять требованиям по составлению судебных документов, для того чтобы орган власти впоследствии мог рассмотреть его как основание для принятия решения. Это означает, что при составлении ответа на претензию заявителю следует обратиться к квалифицированному юристу, который сможет отобразить факты в соответствии с действующими регламентами

Следует учесть, что любой ответ на претензию, не связанный с предложением о погашении возникшей задолженности, вне зависимости от причин его написания может привести к судебному разбирательству, и конечное решение об уступках остаётся на усмотрение истца по данному делу.

Отсутствие оплаты

За шаг до суда

В ситуациях, когда найти решение самостоятельно не получается, письменные и устные переговоры становятся предварительной «ступенью» судебного разбирательства.

Досудебное урегулирование — процедура решения правового конфликта, заключающаяся в направлении партнеру претензии или применении иной мирной процедуры до подачи искового заявления в суд. Как правило, оно является обязательным для допуска сторон к началу судебного разбирательства. Тем самым законодатель призывает предпринимателей попробовать договориться друг с другом без постороннего вмешательства.

В каких случаях без претензии не обойтись

Так, направление претензии перед судом является обязательным:

Если дело не удастся решить мирно, у компании должны быть доказательства того, что она пыталась урегулировать спор до обращения в суд (когда это обязательно). Ими могут стать: претензия, подтверждение ее направления и т.п. Иначе иск будет оставлен без движения или возвращен.

Исключения из правила

Важно подчеркнуть, что согласно абз. 4 ч

5 ст. 4 АПК РФ арбитражный суд не требует соблюдения досудебного порядка по делам:

• об установлении юридических фактов;
• о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство и исполнение акта суда в разумный срок;
• о выполнении арбитражем функций содействия и контроля в отношении третейских судов;
• о признании решений иностранных судов и иностранных решений арбитража;
• в рамках корпоративных споров, 
• о признании несостоятельности (банкротства); 
• приказного производства; 
• инициированным прокурором, госорганами, муниципальными органами власти в защиту интересов и прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

Ответ на претензию о погашении задолженности

Передача кредитору ответа в письменном виде — единственный способ избежать судебные тяжбы. С помощью направления ответа должник инициирует начало переговоров, итогом которых может стать:

• Реструктуризация долга;
• Рефинансирование кредита;
• Уменьшение ежемесячного платежа в следствие снятия некоторых штрафных санкций.

Кроме того, если должник не посылает ответ в течение отведенных ему 30-ти дней (или меньше в зависимости от условий договора), этот аспект в суде сыграет против должника. Ему обязательно будет задан вопрос, почему не был передан ответ — и если дебитор укажет, что ответ не был направлен по какой-либо серьезной причине, судья потребует документальное доказательство (например, справка из больницы, если из-за госпитализации ответчик не мог ответить истцу).

По этим причинам составление ответа — крайне желательная процедура. Правила составления при этом достаточно простые. Нужно указать в ответе:

• ФИО получателя ответа (если кредитор — юридическое лицо, то наименование предприятия), адрес;
• Те же данные про составителя;
• Контактные данные отправителя и дата составления ответа;
• В шапке документа — «Ответ на претензию»;
• Далее текст: «В ответ на вашу претензию от такого-то числа сообщаю, что перед таким-то в таком-то размере у меня имеется задолженность (если вы не согласны с кредитором, то наоборот, не имеется). Оплата такому-то такой-то суммы в счет погашения долга будут произведены с такого-то числа»;
• Подпись составителя.

Срок ответа зависит от условий договора. Как правило, дебитору дают от 2-х недель до месяца на направление ответа. Если между должником и кредитором был найден компромисс, срок направления ответа может быть увеличен по усмотрению сторон.

Регулирование претензионной работы законом №44-ФЗ

Регламент ведения претензионной работы в отношении поставщиков, подрядчиков по госдоговорам определён следующими нормативными актами:

• Гражданский кодекс РФ. Здесь прописаны меры ответственности за неисполнение взятых на себя стороной обязательств, когда возможно в одностороннем порядке отказаться от исполнения работы по контракту. Это один из основных нормативных актов, по которым ведётся претензионная работа в рамках исполнения тендеров.
• Федеральный закон № 44-ФЗ. Тут содержатся инструкции в отношении схемы оценки итогов исполнения договора, а также прописаны ситуации, позволяющие в одностороннем порядке расторгнуть контракт.
• АПК РФ. Здесь описаны случаи, когда нужно подавать претензию, какие документы должны её сопровождать.
• АПК РФ. Здесь описаны случаи, когда нужно подавать претензию, какие документы должны её сопровождать.
• Различного рода ведомственные регламенты и прочие нормативные акты, включая муниципальные.
• Другие федеральные законы, в которых прописана схема предъявления претензии в зависимости от конкретного вида правоотношений.

Особенности претензионной работы в свете закона о контрактной системе

Пример: по недостаткам товара это возможно в пределах гарантийного срока или, если он не установлен, в течение 2 лет с момента его передачи (п. 2 ст. 477 ГК РФ). Особого срока ответа на претензию в законе 44-ФЗ также нет. Ранее АПК РФ предусматривал общий срок рассмотрения претензий ― 30 дней, хотя допускалось установление в договоре другого срока. В случае, когда организация или лицо, отвечающее за ремонт изделия, отказывается принять бракованный товар, вы должны предпринять ряд определенных мер для того, чтобы защитить свои интересы. В первую очередь, составьте претензию по шаблону, в которой укажите все необходимые детали. Подробнее о правилах написания документа читайте ниже. Претензионная работа по контрактам Особенности претензионной работы в свете закона о контрактной системе Претензионная работа при исполнении контракта Претензионная работа при одностороннем расторжении контракта Особенности претензионной работы при применении штрафных санкций к поставщику Применение обеспечительных мер при неисполнении условий контракта Претензионная работа по контрактам Под претензией понимаются письменно изложенные (что обеспечивает большую доказательственную силу) требования заказчика к исполнителю в случае обнаружения недостатков поставляемых товаров (услуг) либо ненадлежащего исполнения обязательств контракта. Под претензией понимаются письменно изложенные (что обеспечивает большую доказательственную силу) требования заказчика к исполнителю в случае обнаружения недостатков поставляемых товаров (услуг) либо ненадлежащего исполнения обязательств контракта. Претензионная работа проводится на досудебной стадии разбирательств и начинается со сбора доказательств неисполнения положений договора, которые и будут заявлены в претензии.

Услуги «ДП Консалт» по организации претензионной работы

Лучше выигранного суда только тот, которого удалось избежать. «ДП Консалт» успешно разрешает споры клиентов в досудебном порядке.

Для защиты интересов вашей компании наши юристы:

1. Организуют претензионную работу на постоянной основе в рамках абонентского обслуживания или окажут помощь при возникновении потребности. 
2. Разработают стратегию решения споров без суда. 
3. Подготовят претензию или грамотный ответ на нее. Это позволит устранит эмоциональный характер конфликта и зафиксировать его реальные обстоятельства. 
4. Примут участие в переговорах и согласовании вариантов выхода из сложившейся ситуации.
5. Составят документы, закрепляющие достигнутые договоренности.
6. Помогут реализовать их на практике. 
7. Сведут ваше участие в переговорах к минимуму. 

Общие сведения

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Кредитор отправляет претензию в трёх основных случаях:

1. Чтобы стимулировать должника к оплате, рассчитывая обойтись без судебной процедуры, по возможности.
2. Чтобы иметь право обратиться в суд.
3. Чтобы напугать должника, прекрасно понимая, что шансы выиграть судебное дело о взыскании ничтожно малы.

В зависимости от преследуемой кредитором цели зависит и форма ответа на претензию.

Если претензия кредитора содержит лишь сумму долга без учёта неустойки и инфляционных потерь или же они минимальные – кредитор не горит желанием скрещивать шпаги в суде. В таком случае не стоит лезть на рожон.

Необходимо отправить вежливый ответ, в котором:

1. Выразить согласие с наличием задолженности и извиниться за задержку платежа.
2. Поблагодарить за сотрудничество и высказать пожелание о его продолжении (если есть такая цель).
3. Указать в какие сроки вы готовы ликвидировать задолженность.
4. Если нет возможности в скором времени погасить долг, стоит предложить отсрочку или рассрочку платежа, составив соответствующий график.

Если претензия кредитора пестрит ссылками на процессуальные кодексы, законодательство о защите прав потребителей и пункты договора – кредитор ищет повод для суда и на компромисс не настроен. Такая претензия будет содержать максимальную неустойку без учёта исковой давности с детальным расчётом роста задолженности по дням.

Несмотря на неизбежность суда, писать ответ на претензию нужно.

Ответ должен быть не менее вежливым, чем в предыдущем случае, содержать ту же информацию и причины возникновения задолженности.

Если долг возник по уважительным причинам, и должник принимает все необходимые меры, чтобы ликвидировать задолженность, суд наверняка удовлетворит ходатайство о длительной отсрочке и рассрочке исполнения решения. А ведь это совсем не то, чего хочет кредитор.

Поэтому если должник предложит мирное разрешение спора с составлением графика погашения задолженности, на фоне объективно составленного ответа на претензию – кредитору будет выгоднее согласиться на условия должника, нежели входить в затяжной судебный процесс.

Если же претензионное письмо кредитора выполнена в неуважительной форме с явными экспрессивными выражениями, содержит угрозы обращения в полицию с заявлениями о мошенничестве, передаче дела коллекторам, с намёком на их методы оказания услуг– кредитор не видит законного способа взыскать задолженность и попросту пытается напугать должника.

Важно знать: действующим законодательством не предусмотрена ответственность за игнорирование претензий кредитора. Поэтому на подобные претензии-угрозы вообще можно не отвечать

Но, чтобы дать понять автору необоснованной претензии свою юридическую осведомлённость, нужно составить письменный ответ, в котором выразить своё возражение, указав на пропущенный срок исковой давности, выполнение обязательств в безденежной форме, или другую причину, исключающую взыскание долга.

Как оформить письмо-требование

Согласно общепринятому стандарту оформления деловых писем, письма данного вида составляются на фирменном бланке компании. Как правило, это лист формата А4. Если размер текста не превышает семи строк, то можно использовать формат листа А5. В последнем случае заголовок сообщения не указывается.

Справка

Заглавная часть требования содержит:

1. дату;
2. номер;
3. заголовок письма, сформулированный одной фразой.

Поле «Адресат» должно содержать:

название компании;

структурное подразделение;

должность адресата;

ФИО адресата;

почтовый адрес получателя письма.

Если вы собираетесь поставить в известность о своем требовании третьих лиц, то вы можете направить им копии послания. В этом случае, сначала нужно указать основного получателя, а потом всех остальных. Слово «копия» в данном случае не ставится.

Как правило, письмо-требование не содержит обращения, но вы можете его поставить. Для апелляции к конкретном лицу используется формула: «Уважаемый + имя-отчество или господин + фамилия», а если вы обращаетесь к нескольким лицам, используйте обращение «Уважаемые господа»

Обратите внимание, что в том случае, если вы используете обращение в начальной части письма, то в заключительной нужно использовать формулу «С уважением». Она предваряет должность, имя, отечество и фамилию руководителя компании

Справка

В служебных письмах может использоваться несколько вариантов глагольных форм:

1. Первое лицо множественного числа (требуем, доводим до сведения);
2. Первое лицо единственного числа (требую, довожу до сведения);
3. Третье лицо единственного числа (компания требует, доводит до сведения).

Несмотря на то, что письмо подписывается одним лицом, как правило, руководителем организации, по факту оно выражает мнение всей компании, в связи с этим использование первого лица множественного числа является более предпочтительным вариантом. Форма первого лица единственного числа более уместна для приглашений и рекомендательных писем.

Обратите внимание, что в письме-требовании, как и вообще в деловой переписке, местоимение «я» и «он» не используется. В посланиях подобного рода уместны местоимения «мы» и «вы»

Завершающий этап оформления послания — подписание его руководителем организации либо лицом, уполномоченным это сделать согласно соответствующий доверенности.

Дата подписания текста послания является одновременно и датой письма.

Как правило, претензионное письмо о погашении задолженности используется в нескольких случаях. Если говорить о кредитных договорах, то с помощью письменной претензии владелец кредита может отправить должнику напоминание о том, что ему необходимо возвратить долг. Претензионное письмо о погашении задолженности также содержит информацию о дальнейших действиях банка в том случае, если заемщик не выполнят своих договорных обязательств.

Если банк в дальнейшем обратится в суд для защиты своих финансовых интересов, данное письмо будет являться прямым доказательством осуществления досудебного урегулирования спора.

• Почему обязательно направлять претензионное письмо о погашении долга
• Содержание и форма письма-претензии о погашении задолженности
• Какие моменты должны быть отражены в претензии?
• Как направить должнику претензию?
• Последствия отказа выполнения требований претензионного письма
• Образец претензии о погашении задолженности

Как действовать заказчику до подачи претензии

Перед тем как начинать претензионную работу, следует убедиться в наличии достаточной доказательной базы. Нужно собрать свидетельства того, что поставщик не исполнил должным образом взятые на себя по контракту обязательства.

Далее нужно действовать по схеме:

1. Выявив нарушения, заказчику следует отправить уведомление второй стороне договора с просьбой о визите представителя.
2. Затем нужно подготовить двусторонний акт и отобразить в нём все выявленные недочёты.

Инструкция по проведению работы с претензиями довольно простая. Есть нюанс — вызвать представителя поставщика, чтобы составить акт, можно указанным в тексте договора способом. В противном случае это следует сделать так, чтобы можно было подтвердить направление вызова.

В ряде ситуаций условие об извещении второй стороны контрактных обязательств о выявленных дефектах регламентировано на законодательном уровне. Это прописано в тексте статей 513 и 720 Гражданского кодекса РФ. Даже если подобного условия нет в законодательных и нормативных актах, желательно выполнить описанные действия.

Неявка второй стороны отображается в акте.

Учет претензий у поставщика

Если товар, поставленный поставщиком заказчику, был оприходован на склад покупателя, то его возврат осуществляется посредством составления обратной реализации и выставления соответствующей документации (ТОРГ-12, счет-фактура или УПД).

Полученные претензии от покупателей в связи с нарушениями условий договора в бухгалтерском учете поставщика могут быть зафиксированы на субсчете 76.02: по кредиту — получение претензии, дебет субсчета — удовлетворение условий заказчика. Субсчет дебетуется на суммы претензии в корреспонденции со счетами учета способов проведения расчета: возврат наличных денежных средств , возврат оплаты безналичным перечислением , поставка товаров , оплата штрафов и неустоек и т.д.