Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

Образец путевого листа личного автомобиля директора в 2024 году

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

До 01.03.2022 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

В январе 2024 года вступили в силу новые требования к заполнению путевых листов и обновились реквизиты. Новый приказ Министерства транспорта РФ имеет важные отличия, в соответствии с которыми форма путевого листа должна быть изменена. В статье мы расскажем о всех изменениях, а также вы сможете скачать образцы путевых листов.

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

4. ФНС проверяет в системе сведения о перевозчике и водителе, ГИБДД — сведения о транспорте. Если контролеры находят ошибки, то фиксируют их и сообщают через оператора ЭДО перевозчику. Последний должен устранить недочеты и заново отправить путевой лист. Если ошибок нет, то система «Суперсервис 22» присваивает путевому листу уникальный идентификатор. Оператор ЭДО сообщает этот номер перевозчику.

Минтранс намерен в течение нескольких лет перевести путевые листы в электронный формат. Ведомство уже подготовило соответствующий законопроект, который должен поступить в правительство РФ до конца 2024 года. Основой для документа стал пилотный проект по использованию электронных путевых листов. Что показал этот эксперимент и каковы дальнейшие планы Минтранса, рассказывает Игорь Голдырев, эксперт программы Контура «Путевые листы».

Во время эксперимента удалось воплотить не все запланированное. Контролирующие органы могли посмотреть ЭПЛ в единой базе данных: он отображался как фискальный документ типа кассового чека. Однако перед рейсом водитель все равно распечатывал путевой лист, чтобы предъявить инспектору ГИБДД. В электронном путевом листе нельзя было указывать сведения о заправках и другие важные данные.

Вводить электронный документооборот в сфере транспорта будут постепенно. Первыми на новый формат переведут транспортные накладные. Это произойдет уже в 2024 году (см. «Организации и ИП смогут обмениваться электронными перевозочными документами»). Путевые листы станут электронными позже. Изначально ЭПЛ были проработаны меньше, чем электронные транспортные накладные. А специфика регулярных пассажирских рейсов, работы спецтранспорта или строительной техники в ходе эксперимента вовсе не учитывалась.

Маршруты поездок в путевом листе

Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.

Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки? Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.

Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.

Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015). 

Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов. В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.

Имеются судебные решения по подобным ситуациям, что подтверждает риск возникновения претензий со стороны налоговиков. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 по делу № А55-31301/2012 суд отметил, что «отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции». В итоге дело было направлено на новое рассмотрение. Но в другом деле (постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3 по делу № А47-6173/2009), в котором также рассматривался спор относительно возможности указания в путевых листах записи «по городу», решение было принято в пользу компании.

Роль путевого листа, как документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;

• пройденный километраж;

• часы работы водителя;

• совершенные переезды в течение смены;

• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);

• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);

• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);

• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;

• путевой лист.

Кто заполняет бланк путевого листа

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов, — приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он применяется с 01.03.2023 до 01.03.2029. А с 01.09.2023 дейстует в новой редакции — приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. О нововведениях с 1 сентября читайте здесь.

С 01.03.2023 возможно оформление путевых листов в электронном виде.

Кроме того, правила заполнения первички регулируются законом о бухучете и ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике

А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Выделим ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства; при посменном использовании машины разными водителями формируется отдельный лист на каждого из них;
• путевой лист оформляют на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Можно ли составлять путевые листы на месяц, см. здесь.
• в наименовании документа фиксируется тип машины, в заголовке — номер путевого листа и дата составления (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично.С 01.09.2023 показания одометра (полные километры пробега) вносятся при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС;
• в сведениях о водителе с 01.09.2023 в числе прочего указываются реквизиты его водителького удостоверения и СНИЛС;
• в путевом листе должно фиксироваться заключение о медосмотрах, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О.;
• обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов;
• заполненные путевые листы могут регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (с 01.03.2023 вести журнал не обязательно, но целесообразно);
• все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Какой порядок заполнения новых путевых листов

Начиная с 15 декабря 2024 года, водителям требуется заполнять новые формы путевых листов в соответствии с установленным порядком. Следуйте следующим шагам:

1. Верхняя часть: В самом верху путевого листа укажите дату начала путешествия, дату окончания путешествия, а также номер путевого листа.

2. Информация о водителе: Заполните поля, относящиеся к водителю, включая ФИО, адрес, номер водительского удостоверения.

3. Информация о транспортном средстве: Укажите марку, модель и государственный регистрационный номер автомобиля.

4. Маршрут: Опишите маршрут, который будет преодолеваться во время путешествия. Укажите название и адрес начальной точки маршрута, а также название и адрес конечной точки маршрута.

5. Основания: Укажите причину поездки, например, командировка или доставка груза. При необходимости приложите соответствующие документы.

6. Прочие сведения: В этом разделе вы можете указать все необходимые дополнительные сведения, например, планируемые остановки по пути, наличие попутчиков и т. д.

7. Подписи: Подтвердите свою подпись в соответствующем поле. При необходимости, требуется также подпись организации, которой принадлежит автомобиль.

Следуя этому порядку заполнения новых путевых листов с 15 декабря 2024 года, вы будете соблюдать необходимые требования и предоставлять достоверную информацию о вашем путешествии. Не забывайте сохранять все заполненные путевые листы в течение требуемого периода времени.