Как узнать точный срок — дату действия (службы, замены , использования, эксплуатации) — окончания фн — фискального накопителя онлайн кассы

Что такое касса без ФН и как ее использовать?

Касса без ФН (Фискальный накопитель) – это электронный устройство, предназначенное для осуществления операций по приему денежных средств от покупателей и регистрации этих операций. Особенность такой кассы заключается в том, что она не имеет встроенного ФН, то есть не способна автоматически регистрировать и передавать данные о продажах в налоговую службу.

Касса без ФН может использоваться в случаях, когда нет возможности подключить ФН или при временной потере связи с налоговой службой. Она позволяет продолжить работу с денежными средствами и регистрировать операции с покупателями. Однако, необходимо учитывать, что при использовании кассы без ФН, операции с денежными средствами не будут аутентифицироваться и учитываться в налоговой отчетности.

Для использования кассы без ФН необходимо выполнить следующие шаги:

1. Приобрести кассу без ФН в специализированном магазине или у производителя.
2. Зарегистрировать кассу без ФН в налоговой службе. Для этого необходимо предоставить соответствующие документы и заполнить заявление.
3. Подключить кассу без ФН к компьютеру или смартфону с установленным специальным программным обеспечением.
4. Осуществлять операции по приему денежных средств от покупателей, регистрировать их и выдавать чеки или квитанции.
5. Вручную учитывать и передавать данные о продажах в налоговую службу, согласно установленным процедурам.

Важно помнить, что использование кассы без ФН допустимо только в исключительных случаях и наряду с такой кассой обязательно должна быть наличие или подключение ФН. В случае нарушения правил использования кассы без ФН, могут применяться штрафные санкции со стороны налоговых органов

Учет кассового оборудования в составе основных средств

Для отнесения контрольно-кассовой техники к основным средствам необходимо выполнение следующих условий:

• предмет труда – самостоятельный объект, не являющийся запасной частью другого оборудования;
• срок полезного использования более года;
• применяется в процессе предпринимательской деятельности в целях извлечения прибыли;
• критерий первоначальной стоимости – не менее 100 тыс. рублей.

Если основные требования к технике удовлетворены, то по решению юридического лица в бухгалтерском учете в составе основных средств могут быть учтены активы стоимостью менее 100 тыс. рублей.

Если учетной политикой компании принято решение учитывать ККМ в составе основных средств, то первоначальная стоимость будет собираться из основных понесенных затрат:

• стоимость кассы;
• затраты на информационные и консультационные услуги;
• стоимость работ по настройке и установке оборудования, доставке и т. д.

В бухгалтерском учете формирование первоначальной стоимости основных средств отображается на активном 08 счете: дебет – формирование цены, кредит – перевод актива в состав ОС и начало использования:

• Дт 08 Кт 60 – учтены расходы на приобретение кассы и фискального накопителя;
• Дт 08 Кт 26 – списаны общехозяйственные услуги;
• Дт 01 Кт 08 – стоимость основного средства полностью сформирована, актив передан в использование.

Практический пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Русь» в целях модернизации рабочего места кассира приобрело новую автономную кассу с фискальным накопителем. Стоимость приобретения – 33,4 тыс. рублей, включая НДС 18% 5094,92 руб. Также компания понесла дополнительные расходы на покупку ключа активации на 36 месяцев и подключение ККТ к оператору фискальных данных. Суммарно затраты на дополнительные настройки составили 8600 рублей, в т. ч. НДС 18% 1311,87 руб.

Учетной политикой ООО «Русь» закреплено принимать кассы в бухгалтерском учете в составе основных средств, если их первоначальная стоимость выше 30 тыс. рублей.

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

• Дт 08 Кт 60 – 28 305,08 руб. – учтено приобретение оборудования у поставщика.
• Дт 19 Кт 60 – 5094,92 руб. – учет входного НДС.
• Дт 08 Кт 60 – 7288,13 рублей – издержки компании на настройку ККТ.
• Дт 19 Кт 60 – 1311,87 руб. – входной НДС от поставщика.
• Дт 68 Кт 19 – 6406,79 руб. – налог на добавленную стоимость принят к вычету.
• Дт 01 Кт 08 – 35 593,21 руб. – приобретенный кассовый аппарат включен в состав основных активов фирмы.

Как продавцам маркированных товаров перейти на новый формат фискальных данных

Если вы продаете маркированные товары, то нужно не только купить и зарегистрировать ФН-М, но и перейти на новый формат фискальных данных — ФФД 1.2. Его главное отличие — это новые документы для обмена с Честным ЗНАКом. Исключение — для продавцов крепкого алкоголя, ювелирных изделий и меха, им на новый формат переходить не нужно.

Поддерживать ФФД 1.2 должен не только фискальный накопитель, но и онлайн-касса. Проверьте в реестре контрольно-кассовой техники от ФНС, поддерживает ли нужная вам модель онлайн-кассы новый формат. 

Также налоговая уже опубликовала список онлайн-касс, которые планируют поддерживать ФФД 1.2, его можно изучить по этой ссылке. Есть и список онлайн-касс, которые не планируют поддерживать ФФД 1.2, вот он. Реестр и списки, скорее всего, будут ещё несколько раз обновляться. Если нужной модели нет ни в одном из списков, проверьте их спустя некоторое время — ситуация может измениться.

После того, как вы купили ФН-М и убедились, что ваша онлайн-касса поддерживает ФФД 1.2, нужно перерегистрировать кассу под новый формат. Для этого установите ФН-М, обновите кассовую программу и прошивку — в некоторых системах обновления происходят автоматически. А затем перерегистрируйте кассу под ФФД 1.2 в налоговой службе. Вот подробная инструкция от ФНС, как зарегистрировать онлайн-кассу.

Важно. Если нужная вам модель онлайн-кассы попала в список оборудования, которое не будет поддерживать ФФД 1.2, то придется купить новую

Если, конечно, производители не передумают — на всякий случай проверьте реестр ещё раз ближе к концу срока действия вашего ФН. А если ваша модель находится в списке касс, которые будут поддерживать новый формат, то дождитесь, пока она попадет в реестр ККТ от ФНС — после этого на перерегистрацию кассы под ФФД 1.2 дается три месяца.

Аскар Рахимбердиев, генеральный директор МоегоСклада:Версия ФФД 1.2 меняет реквизиты чеков и устанавливает дополнительные требования к тому, как использовать онлайн-кассы продавцам товаров с маркировкой. Соответственно, бизнесу не нужно заново покупать онлайн-кассу. Достаточно установить фискальный накопитель, который поддерживает обновленный формат. Убедитесь, что ККТ и программное обеспечение ККТ поддерживают ФФД 1.2. Только в этом случае вы сможете выпускать кассовый чек в соответствии с требованиями нового формата

Важно, чтобы ККТ умела располагать реквизиты чека в правильном порядке и обмениваться данными с новым фискальным накопителем

Что такое онлайн-касса и из чего она состоит

Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления в силу 54-ФЗ по онлайн кассам, регулирующего работу с кассовой техникой.

Начнем с того, что теперь вкладывать в понятие «касса».

Было до перехода на онлайн кассы	Стало после перехода на онлайн кассы
Касса = Железная коробка с принтером, печатающим чеки	Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных

Онлайн-кассы бывают четырех типов:

Выбирая ККТ, нужно учитывать специфику бизнеса. Например, для торговли алкоголем нужна касса, работающая с ЕГАИС. Обязательно убедитесь в том, что модель разрешена к использованию. Проверить это можно,
.

Прежде, чем осуществить переход ИП на онлайн-кассы, разберитесь, из чего состоит это оборудование.

Фискальный накопитель

Составляющая онлайн-кассы, которая используется для получения, обработки и передачи данных об операциях через ОФД в ФНС. Имеет срок действия ключа фискального признака (13, 15 или 36 месяцев), по истечении которого нужно произвести замену.

В случае отсутствия соединения с интернетом в течение 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе будет заблокирован и возобновит работу автоматически после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.

Важно: если в течение 30 дней, пока отсутствовал интернет, не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) — коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).

Она является посредником между предпринимателем и налоговой службой. Список ОФД небольшой, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования, а при их несоблюдении могут быть оштрафованы на сумму до миллиона рублей.

Прежде, чем начать переход на онлайн-кассы для ИП на УСН, выберите оператора фискальных данных из списка на сайте ФНС.

Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи.

Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому вы доверили эту процедуру.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Она должна печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.

Сейчас на рынке есть два типа рабочих мест:

1. Привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – их нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.

Плюсы	Минусы
готовые к работе комплекты онлайн-касс	отсутствие интеграции онлайн-кассы с бухгалтерией и программой учета
техподдержка «железа» и программы в одном окне	ограниченность в выборе и замене комплектующих
мобильность	дополнительные расходы на ПО и поддержку

2. Рабочие места без привязки к технике («1С:Розница», «МойСклад») — их можно использовать с любой аттестованной ККТ, разрешенной ФНС, они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.

Плюсы	Минусы
онлайн касса связана с бухгалтерией и программой учета	нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор)
несложно интегрируются	поддержка железа и ПО в разных местах
свобода выбора в «железках»	первичная настройка

Какой порядок перехода на онлайн кассы выбрать — купить готовый комплект или собрать его самостоятельно — решать вам. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.

Сколько стоит

Стоимость фискального накопителя для онлайн-касс зависит от срока, на который он рассчитан:

• чип на 15 месяцев обойдется в 7500 р.*;
• на 36 месяцев — в 11 000 р.

При этом нужно учитывать также стоимость подключения онлайн-кассы и замены ФН. Купить накопитель можно у производителей кассовых аппаратов, операторов фискальных данных и сторонних производителей. Перед покупкой нужно удостоверится, что у компании есть сертификат на выпуск регистраторов, а сами чипы внесены в реестр ФНС.

Федеральная налоговая служба предъявляет к ФН ряд строгих требований, а в случае их нарушения может выписать штраф:

• Если предприниматель не пришлет в налоговую заявление о замене ФН, то его ждет штраф от 1,5 до 10 тысяч рублей.
• Если накопитель используется в кассе, не соответствующей требованиям закона, то бизнесмену выпишут штраф в размере от 25 до 50 % полученной прибыли, но не менее 10 000 р.

Обратите внимание! Наказания за покупку накопителя меньшего срока не будет. То есть ИП, работающий на спецрежиме, вполне может использовать чип на 36 месяцев

Принцип работы накопителя

В июле 2021 года закончится отсрочка для некоторых категорий ИП и онлайн-кассы будут использоваться повсеместно. Поэтому вопрос о том, что это такое — фискальный накопитель — становится все более актуальным. ФН, которые используются внутри ККТ, хранят, шифруют и передают информацию в налоговую. Чтобы во время эксплуатации не возникло проблем их необходимо вовремя менять и регистрировать.

*Указанные цены актуальны на октябрь 2019 года.

Как правильно работать с кассой без ФН?

Если вы используете кассу без фискального накопителя (ФН), вам необходимо соблюдать определенные правила и процедуры, чтобы не нарушать законодательство. В этом разделе мы расскажем вам, как правильно работать с кассой без ФН.

1. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Первым шагом при использовании кассы без ФН является ее регистрация в налоговой службе. Вы должны сообщить налоговым органам о своем намерении использовать кассу без ФН и получить соответствующее разрешение.

2. Ведите журнал регистрации операций

Если у вас есть касса без ФН, вы обязаны вести журнал регистрации операций. В этом журнале вы должны отображать все денежные операции, проведенные с помощью кассового аппарата. Это поможет контролировать финансовые потоки и обеспечить прозрачность вашей деятельности.

3. Соблюдайте требования закона

При работе с кассой без ФН необходимо соблюдать все требования, установленные законодательством. Вам не разрешается использовать кассу без ФН для расчетов с физическими лицами, а также для проведения крупных операций. Будьте внимательны и следуйте всем правилам и ограничениям, чтобы избежать неприятностей со стороны налоговых органов.

4. Регулярно проходите проверки

Не забывайте, что власти имеют право проводить проверки вашей деятельности. В случае использования кассы без ФН, вы должны быть готовы предоставить соответствующую документацию, подтверждающую ваши финансовые операции. Поэтому регулярно проверяйте свои записи и храните все необходимые документы.

Назначение прибора

Фискальный накопитель используется для хранения, шифрования и передачи информации о транзакциях оператору фискальных данных (ОФД), откуда эти сведения поступают в ФНС. Использование ФН регламентировано законом 54-ФЗ и является обязательным требованием законодательства для ИП и юридических лиц.

С точки зрения государства, цель использования онлайн-кассы – это контроль начисления и уплаты НДС, который всегда фиксируется в чеке. Поэтому получение наличной или безналичной оплаты за товары или услуги без фискального накопителя (по факту – без кассы) грозит наказанием для продавца.

Говоря проще, ФН отвечает за шифрование информации о покупке и передачу ее оператору фискальных данных. Кроме того, в памяти сохраняется информация о всех покупках – как до отправки ОФД, так и после ее приема оператором.

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

• из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
• из услуг консультационного характера;
• из услуг по установке и отладке оборудования.

Пример

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

• Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
• Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
• Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
• Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
• Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Новый накопитель приобретен за 5000 руб., в т.ч. НДС — 833,33 руб., услуги по его замене сторонней фирмой составили 2000 руб., в т.ч. НДС – 333,33 руб.

Операции отразятся в БУ так:

• Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
• Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
• Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
• Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
• Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
• Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет

Учет ККТ в составе материальных запасов

Помимо включения оборудования в состав основных средств, многие компании оприходуют технику на 10 счет в составе МПЗ и сразу списывают стоимость вводом в эксплуатацию на соответствующие счета затрат. В данном случае информация о фискальном накопителе и ККТ может учитываться на забалансовом счете или проверяться при детальном аналитическом учете сч. 10.

Практический пример 2

Общество с ограниченной ответственностью «Кактус» в рамках модернизации приобрело фискальный регистратор «АТОЛ» стоимостью 32 тыс. рублей (в т. ч. НДС 18% 4881,36 руб.). Затраты на заключение договора с ОФД и вызов технических специалистов составили 15 тыс. рублей, включая НДС 18% 2288,14 руб. Компания относится к малым торговым предприятиям.

Бухгалтерия ООО «Кактус» составила следующие проводки по операциям:

• Дт 10 Кт 60 – 27118,64 руб. – оприходование товаров от поставщика.
• Дт 19 Кт 60 – 4881,36 руб. – учтен НДС.
• Дт 44 Кт 60 – 12 711,86 руб. – издержки на вызов специалистов отнесены в затраты на продажу.
• Дт 19 Кт 60 – 2288,14 руб. – учет налога.
• Дт 68 Кт 19 – 7169,50 руб. – НДС принят к вычету.
• Дт 44 Кт 10 – 27 118,64 руб. – кассовый аппарат введен в эксплуатацию.

Зачем нужен ФН

Кассы с фискальными накопителями заменили устаревшие ЭКЛЗ-модели. Многие задают вопрос, в чем разница между онлайн-кассами с ФН и без ФН. В старых ККМ все данные записывались на ленту, которую в конце налогового года предприниматели отвозили ФНС. Это доставляло ряд неудобств как налоговым органам, так и владельцам. Кроме того, на ленте не сохранялись сведения о категории товара. С конца 2021 года на новые кассовые аппараты, оснащенные современными чипами, должны перейти абсолютно все юр.лица и ИП. Владельцам больше не придется отвозить ленту в ФНС, а государство сможет оперативно отслеживать изменение цен в разных сферах торговли и регионах. Онлайн-касса с фискальным накопителем выполняет следующие задачи:

• формирует чек;
• отправляет электронную версию документа на телефонный номер или электронную почту покупателя (если покупка совершена через интернет);
• печатает на бумажном чеке QR-код, который можно считать с помощью смартфона.

Таким образом, фискальный накопитель — это чип, на который записываются данные о каждой продаже. Данные передаются оператору, он их проверяет, а затем отправляет в налоговую. После этого ОФД отправляет электронный чек клиенту. В процессе вся информация шифруется криптографическим микроконтроллером.

Возможности фискального накопителя в онлайн-кассах

Проблема старых ЭКЛЗ была в том, что их легко можно было вскрыть и подделать результаты данных. Этим стали пользоваться недобросовестные предприниматели, из-за чего налоги начислялись не в полной мере. Пришедшие им на замену онлайн-кассы отличаются надежностью, но что еще важнее — они имеют фискальный накопитель. Корпус ККТ устроен таким образом, что при попытке его взломать не повредить ФН очень сложно. Исправить данные не получится и через сеть благодаря мастер-ключу фискального признака. У ФН также можно выделить следующие функции:

• Запись данных и их хранение.
• Шифрование информации о кассовых операциях.
• Передача сведений об операциях, Х- и Y-отчетов, данных о стоимости товаров в ОФД, а затем в налоговый орган.
• Хранение мастер-кода.

Обратите внимание! Информация на накопителе сохраняется даже при отсутствии электропитания

Преимущества ФН

У онлайн-кассы с фискальным накопителем множество плюсов:

• Объем памяти. ЭКЛЗ обладали всего 4 Мб памяти, из-за чего могли хранить весьма ограниченный объем информации. Современные чипы обладают куда большей вместимостью и могут хранить до 256 Мб данных. Если переводить это в чеки, то получится, что одного ФН хватит примерно на 650 000 документов.
• ФН могут отразить все сделки, следовательно, налоговая вовремя получает все данные о движении средств. Это исключает подделку бухгалтерских документов.
• ФН можно менять самостоятельно. В отличие от ЭКЛЗ, накопитель просто достается и вставляется, что позволяет сократить расходы на обслуживание.
• Данные хранятся на ФН и в налоговой, поэтому у предпринимателей больше нет необходимости хранить чеки.
• ОФД отсылает данные о сделке клиентам сразу после покупки. Имея на руках чек, пусть и электронный, покупателям легче вернуть или обменять некачественную продукцию.
• ИП больше не нужно заполнять кассовую книгу, что избавляет от траты времени на бумажную волокиту.

Онлайн-касса

Несмотря на то, что приобретение кассы с накопителем нельзя назвать дешевой затеей, все же это более удобно, чем привычные аппараты с ЭКЛЗ.

Средние цены на фискальные накопители на 2024 год

Купить ФН можно как у производителей напрямую, так и в специализированных компаниях. Покупка устройства у производителя займет больше времени: нужно заранее подать заявку и получить ответ, только после этого можно произвести покупку.

А вот приобрести ФН у посредников намного легче. Это может быть как обычный магазин, так и организация, специализирующаяся на продаже онлайн-касс и прочего оборудования для торговли. Выгоднее покупать ФН именно в специализированных фирмах, так как они кроме самого накопителя предоставляют и другие услуги, необходимые пользователям онлайн-касс.

Стоимость фискальных накопителей на январь 2024 года:

Фискальный накопитель	Стоимость, руб.
ФН-1.1 М на 15 месяцев	10 800–13 000
ФН-1.1 М на 36 месяцев	15 300–17 000
ФН-1.2 на 15 месяцев	10 800–16 900
ФН-1.2 на 36 месяцев	15 300–17 800

Перед покупкой можно уточнить цену в онлайн-магазинах – возможно, так покупка окажется даже выгоднее. Главное – чтобы ФН в выбранном исполнении подходил под конкретную кассу.

Популярные модели ФН на Яндекс Маркете

Порядок замены ФН

После смены ИНН, блокировки, поломки, заполнения памяти или истечения срока действия возникает необходимость заменить ФН. Сделать это нужно и в других случаях:

• ФН выдает ошибку и оказывается технически неисправен.
• Регистрация была проведена неправильно.
• Есть необходимость перехода с зашифрованного формата на нешифрованный.
• Поменялся основной собственник кассы.

Замена накопителя

Произвести работы можно без посторонней помощи, выполнив следующие действия:

1. Отправить все данные в ОФД.
2. Закрыть архив накопителя через личный кабинет.
3. Поменять чип. Для этого достаточно открутить крышку и вытащить старый образец, заменив его на новый.
4. Поставить новый ФН на учет в налоговой через личный кабинет.
5. Заменимый чип положить в надежное место — его нужно хранить в течение 5 лет.

В бухгалтерии покупку нового накопителя можно отразить с помощью следующих проводок:

• Дт 10 Кт 60;
• Дт 01 Кт 08.

Если предприниматель работает с кассой АТОЛ, то алгоритм замены накопителя будет следующий:

1. Для начала нужно отсоединить аппарат от электричества и других устройств.
2. На нижней части устройства открутить винты, удерживающие крышку отсека.
3. Аккуратно отсоединить шлейф от накопителя и вынуть его.
4. Достать из разъема кабель и подключить к нему новый накопитель.
5. Вставить чип на место, закрыть крышкой и закрутить винтами.

Важно! Перед заменой ФН нужно прочитать договор об обслуживании ККТ. Некоторые производители не разрешают клиентам менять чип самостоятельно

Замена накопителя не занимает много времени. Старый чип выбрасывать нельзя — по закону его следует хранить еще в течение пяти лет в недоступном для посторонних месте

Нужна такая предосторожность для того, чтобы в случае утери данных их можно было восстановить

Функциональность кассы без ФН

Касса без ФН (фискальный накопитель) является устройством, которое не осуществляет фискализацию и не регистрирует фискальные операции. Такие кассы могут быть полезны в тех случаях, когда требуется временное или условное использование кассового оборудования.

Несмотря на то, что касса без ФН не выполняет фискальные функции, она все равно имеет определенные возможности и функциональность:

Регистрация товаров и услуг: Касса без ФН позволяет регистрировать товары или услуги, которые были проданы или оказаны клиенту. Это может быть полезно для ведения учета и контроля за реализацией товаров или услуг.

Печать чеков: Касса без ФН может печатать обычные чеки или квитанции с информацией о продаже товаров или услуг

Важно отметить, что такие чеки не являются фискальными документами и не могут быть использованы в качестве официальных доказательств продажи.

Отчетность: Некоторые кассы без ФН могут предоставлять возможность формирования различных отчетов, которые помогают ведению учета продаж и контролю за финансовой деятельностью организации.

Функции по работе с деньгами: Касса без ФН может выполнять операции по расчету с клиентом и работе с денежными средствами, такие как принятие платежей, выдача сдачи и т.д.

Важно отметить, что все операции, выполненные на кассе без ФН, должны быть документально оформлены другими способами, например, через выдачу обычных квитанций или заполнение расчетных документов

Преимущества и недостатки использования кассы без ФН
Преимущества
Недостатки

• Временное или условное использование
• Возможность ведения учета
• Низкая стоимость
• Простота использования

• Отсутствие фискальных функций
• Необходимость оформления операций другими способами
• Невозможность использования в качестве официальных документов
• Ограниченный функционал

В целом, касса без ФН может быть полезным инструментом для временного или условного использования, однако необходимо учитывать ее ограниченную функциональность и неспособность выполнять фискальные операции. Перед использованием такой кассы, рекомендуется консультироваться с юристами или специалистами в области бухгалтерии и налогообложения.

Как сделать отчет о закрытии фискального накопителя

Если накопитель больше не будет использоваться, его нужно правильно закрыть. Отчет о закрытии накопителя формируется в виде зашифрованного документа и содержит сведения по проведенным через него операциям за весь срок службы. Его формируют однократно – перед тем, как заменить чип на новый.

В каких случаях это требуется

Отчет необходимо сделать:

• перед заменой накопителя при заполнении памяти или по окончанию срока службы;
• при смене владельца кассы;
• перед снятием онлайн-кассы с регистрации;
• если ФН начал сбоить, например, перестал отправлять отчет в ФНС.

Отчет следует сформировать для того, чтобы информация о проведенных чеках не потерялась и была передана в налоговую.

Инструкция по формированию отчета

Перед тем как начать формировать отчет, нужно дождаться полной передачи чеков в налоговую и закрыть смену. В полученном чеке проверить пункт «Непереданные ФД» – должно стоять «0» (то есть, убедиться, что накопитель передал все данные в ОФД).

После этого нужно подключить кассу к компьютеру для синхронизации (дата и время на ККТ и ПК должны совпадать). В меню выбрать пункт «Закрыть архив фискального накопителя», ввести дату и время и подтвердить операцию. Отчет будет автоматически перенаправлен к оператору фискальных данных, а потом – в налоговую.

Дальше разберем, как сформировать этот отчет на трех основных моделях ККТ.

ККТ «Эвотор»

Для закрытия ФН через кассу марки «Эвотор» нужно зайти в настройки (дополнительные операции) через администратора, там выбрать раздел «Закрытие архива». После печати отчета ФН можно доставать из кассы.

ККТ «АТОЛ»

Чтобы сформировать отчет о закрытии накопителя в кассах АТОЛ, следует перейти в меню и выбрать раздел «Закрыть архив фискального накопителя». После печати отчета в виде чека касса напомнит о необходимости отправки отчета оператору ФД.

Дальше нужно подтвердить отправку и дождаться ответа. После этого можно доставать накопитель из ККТ.

ККТ «Штрих-М»

Для закрытия накопителя на кассах марки «Штрих-М» нужно зайти в раздел «Тест драйвера». Сначала – проверить, все ли данные были отправлены в налоговую во вкладке «ФН». Если всё отправлено, то переходим в раздел «Состояние ФН» и выбираем пункт «Закрыть фискальный режим».

После составления отчета он будет напечатан в виде чека.

Как выглядит отчет о закрытии ФН

В отчете обязательно указывается следующая информация:

• наименование компании или ФИО предпринимателя, а также ИНН;
• ФИО кассира;
• регистрационный и заводской номер онлайн-ККТ;
• номер фискального накопителя;
• дата и время.

Продавец должен обязательно сохранить этот отчет, потому что информация из него будет нужна при регистрации нового накопителя после замены.

Кроме этого, отчет о закрытии накопителя может запросить налоговая в ходе проверки.

Выбрасывать старый накопитель нельзя, даже если у него закончилась память или срок действия. Закон предписывает хранить его пять лет после формирования отчета о закрытии. Периодически ФНС проводит проверки – отсутствие отчета и чипа в течении указанного в законодательстве срока (п. 2 ст. 5 Закона 54-ФЗ) грозит предупреждением или штрафом в соответствии с нормами, прописанными в ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Как работает фискальный накопитель

Фискальный накопитель позволяет сформировать отчет, создать признак (ключ) документа, зашифровать данные и передать их. Благодаря встроенной памяти вся информация на нем хранится весь период использования и не может быть изменена.

Работает всё это поэтапно так:

1. Кассир вводит данные о покупке в кассовый аппарат и проводит ее.
2. Если операция прошла успешно, то программное обеспечение кассы сформирует чек. Информация поступит после завершения транзакции с данными о расчетах на ФН.
3. Фискальный накопитель присвоит ему признак и из обычного чека сделает полноценный отчет о покупке в зашифрованном виде.
4. Зашифрованные документы ФН сохранит у себя, документ перенаправит обратно в ПО кассового аппарата.
5. Если интернет работает стабильно, отчет поступает к ОФД.
6. Оператор передает отчеты в налоговую службу.

То есть, данные на фискальный накопитель поступают из ПО кассы. Если чек не проведен, то эти данные еще можно изменить. А если нужно отменить покупку уже после передачи отчета, можно создать новый чек на возврат. В таком случае в отчете будет зафиксирован факт отмены.

Таким образом, фискальный накопитель отвечает за целостность информации о покупке, ее шифрование и передачу оператору фискальных данных. Кроме того, именно ФН сохраняет данные о покупке, если касса не подключена к интернету, и отправляет их, когда соединение появляется.