Начальная штатная расстановка в программе 1с зуп (8.3 и 8.2)

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием?

Список локальных документов, которые заполняют сотрудники кадровых служб, является достаточно широким. В любой серьезной компании составляется штатной расписание. Ведение основных показателей осуществляется при помощи этого вида документации.

В ней отражается структура подразделений, список должностей, нужное число сотрудников и размер окладов. Расстановка имеет не так много отличия от ранее упомянутого термина, просто она считается расширенным документом.

Здесь находится место еще и для информации в отношении занятых сотрудниками и свободных должностей.

Что такое штатное расписание?

Расписанием называют нормативный официальный документ организации, который в себе содержит данные о:

• составе штата;
• структуре;
• размере окладов по должностям.

расписания связывают с должностными инструкциями. В комплексе эти документы позволяют четко разделять обязанности между работниками.

Цели составления штатного расписания

Эффективное использование каждого отдельного работника – это основная цель создания этого локального акта. Благодаря существующей форме, руководители смогут законно и удобно доукомплектовывать штат предприятия.

Именно при помощи этого документа кадровые сотрудники осуществляют прием новых работников на свободные должности и организовывают учебный процесс для уже набранного штата. Считается, что при наличии расписания работники получают наглядное подтверждение возможности карьерного роста.

Образец штатного расписания

Приведенная ниже ссылка позволит скачать образец этого документа. В нем применяется специальная таблица.

Указывается, какие должности входят в структурные подразделения, размеры соответствующих тарифных ставок. Перечисляются возможные надбавки по должностям и подсчитывается общий заработок.

Также в тексте должны содержать реквизиты – номер, ссылка на приказ, срок действия, дата составления, подписи должностных лиц.

Скачать образец

Что такое штатная расстановка?

Расстановку нередко называются другими терминами: список, книга, замещение должностей. Однако чаще практикуется применение названия – штатная расстановка.

По сути, данный документ является расширенной версией предыдущего и содержит больше конкретики. Так, в него добавляются фамилии и другие данные сотрудников, которые соответствуют существующим на предприятии должностям.

Цели составления штатной расстановки

Расстановка применяется для отчетности. Кадровики используют его для собственных целей – чтобы упростить работу. Благодаря наличию такой систематизированной информации кадровики смогут следить за тем, кто именно выполняет определенные обязанности, как распределяется ставка между сотрудниками, сколько совместителей работает на предприятии.

Образец штатной расстановки

Обратить внимание следует на наличие фамилий напротив наименования позиций в компании. Также чаще здесь заполняются поля с примечаниями, ведь они имеют отношения к конкретным сотрудникам

Например, в это поле можно вписать, что работник является совместителем или временно находится в отпуске.

Скачать бланк

Отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой

Хотя у этих двух видов документаций достаточное количество общих полей, но и отличий у них предостаточно. Например, расписание является нормативным и обязательным документом, тогда как расстановку кадровики заполняют добровольно. Соответственно и для расписания существует унифицированная форма.

И хотя она перестала быть обязательной для использования, но многие все равно ее используют. В расписании все данные не конкретизированы, нет упоминания фамилий работников.

В нем содержатся плановые показатели, и хранятся они 3 года, а для сравнения в расстановке – лишь фактические значения, сохраняющиеся на протяжении 75 лет.

Как заполнять штатное расписание и штатную расстановку?

Для обязательного вида документа в РФ была утверждена единая форма Т-3, о которой уже писалось выше. Для расстановки также можно использовать этот образец, но его придется расширить дополнительными полями.

Как минимум, нужно будет дописывать фамилии сотрудников, занимающих соответствующие должности. Для замещения считается нормально, если некоторые поля останутся пустыми.

Поэтому в его конце приводится статистические данные о том, сколько свободных вакансий на данный момент в компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (1 4,00 из 5) Загрузка…

Штатное расстановка на 2023 год образец

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Штатная расстановка на 2018 год – оформляем по всем правилам

Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2018 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации.

Кадровым документом, позволяющим оперативно отследить многие процессы, происходящие со штатом сотрудников, является штатная расстановка. Несмотря на это, законодательство не регулирует ни ее формы, ни содержания. Далее будет рассмотрено, как чаще всего выглядит образец штатной расстановки, каким образом он должен вестись и в каких целях использоваться.

Ведение документа

Действующим законодательством не прописываются какие-либо нормы, в соответствии с которым работодателям нужно в обязательном порядке вести документ штатной расстановки, то есть каждому работодателю предоставляется право на самостоятельный выбор того, стоит ли делать это действие. При этом не стоит забывать о том, что ведение этого документа осуществляется не только в бумажном, но и в электронном виде, используя программы наподобие Microsoft Excel или Word.

В преимущественном большинстве случаев в кадровом отделе принято указывать в подобных документах полный перечень сведений о своих работниках, включая их прибытие или же выбытие из длительных отпусков, наличие каких-либо особенных статусов наподобие статуса инвалида, а также множество другой информации, которая может пригодиться при ведении деятельности и учете данного лица. К примеру, в соответствии со штатной расстановкой в дальнейшем будет на порядок проще оформлять различную отчетность для руководителей по различным вопросам.

Некоторые директора периодически делают уточнения того, кому именно из рабочего состава на данный момент предоставлено право воспользоваться предназначенным временем отпуска, вследствие чего сотрудники отдела кадров на основании бланка штатной расстановки могут в кратчайшие сроки оформить необходимую отчетность с указанием всей нужной информации.

Недостатки штатной расстановки

1. Ограниченность рабочих мест: Штатная расстановка предполагает определенное число рабочих мест и должностей, что может затруднить привлечение новых сотрудников или перераспределение обязанностей в случае изменения рыночной ситуации.

2. Недостаточная гибкость: Штатная расстановка не позволяет быстро реагировать на изменения внешней среды, такие как изменение технологий, возникновение новых конкурентов или изменение запросов клиентов.

3. Высокие затраты: Установление штатной расстановки и поддержание ее требует значительных затрат. При этом, если число сотрудников находится на фиксированном уровне, это может оказаться менее эффективным по сравнению с наймом временных или консультационных работников.

4. Непроизводительное использование ресурсов: Штатная расстановка может привести к нерациональному использованию ресурсов, поскольку рядом сотрудников может иметь мало работы, а другие, наоборот, перегружены работой.

5. Ограниченность профессионального роста: В рамках штатной расстановки может оказаться ограниченным развитие карьеры сотрудников, поскольку, как правило, предусмотрены небольшие потолки по занимаемым должностям.

Шаг 8. Проверьте ведение трудовых книжек

Назначьте ответственное лицо

Изначально нужно подготовить приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.

Если назначается работник, в чьи обязанности не входит кадровое делопроизводство (к примеру, главный бухгалтер), следует сначала оформить соглашение о совмещении (поручении работнику допработы при наличии его письменного согласия) с доплатой согласно ст. 151 ТК РФ.

Проверьте ведение и учёт трудовых книжек

На этом этапе следует проверить, чтобы бланки трудовых книжек вместе с вкладышами в них были приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге.

Согласно п. 44 приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н (далее – приказ № 320н), работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё.

Как и бланки строгой отчётности, бланки трудовых книжек и вкладыши нужно хранить в бухгалтерии.

Также проверьте, оформлены ли:

• приходно-расходная книга – её ведёт бухгалтерия (см. п. 41 приказа №320н)
• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – её ведёт кадровая служба

Обе книги нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя (или ИП) и печатью организации (при её наличии).

Важно: обязательно проверьте наличие трудовых книжек на всех работников, на которых работодатель обязан продолжать их вести. Это те работники, которые выбрали такую форму и предъявляли при трудоустройстве трудовую книжку с записью об увольнении

Работодателю не нужно вести трудовые книжки на работников, которые:

• впервые поступили на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года
• подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
• являются совместителями
• работают дистанционно (если они не подали заявление о ведении трудовых книжек)

Предоставление отчётности в ПФР

С 1 января 2020 года работодатели обязаны предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, а с 1 января 2023 года в составе единой форме ЕФС-1, если:

• работника трудоустраивали на работу, переводили, увольняли
• работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную или электронную трудовую книжку

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

	Штатная расстановка	Штатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательства	Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе.	Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
Форма	Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено.	Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихся	В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат.	Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или .
Сроки хранения	Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения.	Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополнения	Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент.	Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведений	В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий.	Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельность	Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия.	На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Что такое штатное расписание?

Расписанием называют нормативный официальный документ организации, который в себе содержит данные о:

• составе штата;
• структуре;
• размере окладов по должностям.

Цели составления штатного расписания

Эффективное использование каждого отдельного работника – это основная цель создания этого локального акта. Благодаря существующей форме, руководители смогут законно и удобно доукомплектовывать штат предприятия.

Именно при помощи этого документа кадровые сотрудники осуществляют прием новых работников на свободные должности и организовывают учебный процесс для уже набранного штата. Считается, что при наличии расписания работники получают наглядное подтверждение возможности карьерного роста.

Образец штатного расписания

Приведенная ниже ссылка позволит скачать образец этого документа. В нем применяется специальная таблица. Указывается, какие должности входят в структурные подразделения, размеры соответствующих тарифных ставок. Перечисляются возможные надбавки по должностям и подсчитывается общий заработок. Также в тексте должны содержать реквизиты – номер, ссылка на приказ, срок действия, дата составления, подписи должностных лиц.

Штатная расстановка образец заполнения

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

• наглядно отражены существующие вакансии;
• видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
• позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Но главной функцией рассматриваемого документа является возможное отслеживание вакантных должностей, определение нуждаемости предприятия в дополнительной рабочей силе, расчет заполнения штата сотрудниками компании. Сюда же относится прием в организацию новых рабочих, включая занятость по совместительству.

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Практика показывает, что ССЧ – более востребованный показатель, чем списочный состав. Его используют при определении способа сдачи налоговой отчетности, распределении налога на прибыль между обособленными подразделениями, расчете количества квот для инвалидов и других целей.

• наглядно отражены существующие вакансии;
• видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
• позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия. Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Чтобы оценить укомплектованность штата, руководству недостаточно знать, как определить списочную численность работников, нужно уметь оценивать показатель в динамике. Например, если коэффициент замещения – положительная величина, компания расширяет штат, осваивает новые возможности. Чем он больше, тем более быстрыми темпами идет набор персонала.

Действующее законодательство не включает термина «штатная численность». На практике это понятие толкуется как количество специалистов, предусмотренное штатным расписанием фирмы или ИП. Иными словами, в него входят и те позиции, на которых наняты работники, и вакантные места.

Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту

Отличия от расписания

Должностные инструкции, включающих в себя список необходимых производственных должностей тех или иных сотрудников, рассматриваются как основание, в соответствии с которым будет создаваться штатное расписание, и в этом нормативном акте указывается запланированный перечень работ, а также порядок их распределения между членами организации.

К примеру, в компании открывается кондитерский цех, занимающийся изготовлением мучной продукции. Учитывая особенности используемого технологического процесса, экономист организации делается расчет общего количества сотрудников, которые должны быть наняты для обеспечения нормальной работы нового подразделения.

По правилам, прописанным в учредительных бумагах, данное расписание используется для определения и закрепления структуры, а также численности и стандартного состава компании.

Сам по себе документ является обобщенным, потому что в нем не указывается, как именно сотрудники распределены между рабочими местами по факту. Для оформления такого расписания существует специализированная форма №Т-3, которая может использоваться всеми компаниями вне зависимости от их формы собственности. При этом стоит отметить, что все строки и графы этого документа обязательно должны быть заполнены, а в случае отсутствия информации в строчке должен ставиться прочерк.

Категорически запрещается сокращать наименование определенных должностей или профессий, и записывать их все нужно в соответствии с информацией из ЕТКС. Помимо этого, чтобы исключить какие-либо проблемы сотрудников в процессе оформления пенсии, нужно заполнить трудовую книжку в полном соответствии с данными, прописанными в штатном расписании.

Оформление этого документа относится к непосредственным обязанностям сотрудников отдела труда, после чего бумага должна быть согласована на уровне руководства компании.

При желании же сотрудники отдела кадров могут дополнить таблицу штатного расписания несколькими добавочными графами, в которых будут конкретизироваться данные о сотрудниках компании, включая сумму их заработной платы и их ФИО.

Такая форма документа имеет несколько названий, включая:

• штатный список;
• штатная книга;
• замещение должностей.

Но в любом случае наиболее распространенным является «штатная расстановка», и используется она в рабочем порядке в целях оформления всевозможной трудовой отчетности. Унифицированная форма этого бланка отсутствует, и компания должна самостоятельно разработать этот документ для внутреннего пользования с указанием в нем всех необходимых реквизитов, утверждая его форму путем оформления специализированных локальных нормативных актов.

Требования к оформлению штатной расстановки

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве не установлено. Обычно этот документ составляют на основании формы Т-3 штатного расписания с дополнительными графами.

Рекомендуемая структура штатной расстановки:

1. Наименование организации
2. Дата составления документа
3. Перечень структурных подразделений организации
4. Перечень должностей внутри каждого подразделения
5. Количество штатных единиц по каждой должности
6. Размеры окладов
7. Фамилии, имена, отчества сотрудников, занимающих должности
8. Дополнительные сведения (отпуска, совместительство и пр.)
9. Итоговые данные о количестве замещенных и вакантных должностей

Давайте рассмотрим заполнение штатной расстановки на конкретном примере.

Цели штатной расстановки

Штатная расстановка – это процесс распределения сотрудников по должностям с целью обеспечить эффективную деятельность организации. Она необходима для достижения следующих целей:

• Оптимизация структуры организации. Цель штатной расстановки заключается в том, чтобы создать оптимальную структуру организации, которая позволит эффективно выполнять поставленные задачи.
• Равномерное распределение нагрузки. Штатная расстановка позволяет обеспечить равномерную нагрузку на сотрудников, предотвращая перегрузку и избыточную занятость.
• Обеспечение выполнения задач с наилучшим результатом. Штатная расстановка помогает создать команду, которая способна успешно выполнить поставленные задачи без колебаний и задержек.
• Обеспечение уровня зарплат. Расстановка сотрудников по должностям позволяет установить оптимальный уровень заработной платы в соответствии с их квалификацией и ответственностью.
• Планирование бюджета. Штатная расстановка помогает организации снизить затраты на заработную плату, определяя оптимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения задач.

Штатная расстановка – важный этап в управлении персоналом. Она позволяет организации достичь эффективности в работе и успешно реализовывать свои цели и задачи.

Рекомендации по применению штатной расстановки

Штатную расстановку можно вести как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Электронный вариант удобен тем, что позволяет оперативно обновлять данные и формировать различные отчеты. Однако бумажные экземпляры также полезны, например, для предоставления в суд.

Основные направления использования данных штатной расстановки:

1. Анализ кадрового состава организации. На основании штатной расстановки можно отслеживать динамику таких показателей как текучесть кадров, соотношение женщин и мужчин, возрастной состав.
2. Поиск кандидатов на вакантные должности среди уже работающих сотрудников.
3. Выявление сотрудников с потенциалом к повышению или переводу на другую должность.
4. Контроль переработок и неполной занятости персонала.

Для поддержания актуальности данных очень важно своевременно вносить все кадровые изменения в штатную расстановку. Рекомендуется назначить ответственного за ведение этого документа

Таким образом, грамотное применение штатной расстановки значительно оптимизирует работу с персоналом в организации.

Шаг 1. Выберите способ организации кадрового делопроизводства

В первую очередь нужно определить, кто отвечает за кадровое делопроизводство в данной организации. Помимо сферы деятельности и финансовых возможностей, работодатели отличаются друг от друга размером штата сотрудников и текучестью кадров.

Среди кадровых специалистов довольно распространён вопрос, существуют ли нормативы численности кадровых сотрудников на количество работников. Однако ответа на него, к сожалению, нет. Уже давно утратили силу нормативы, приведённые в постановлении Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Сейчас средняя цифра по нормативам составляет 200-300 работников на 1 кадрового работника. Учитывая специфику и особенности ведения деятельности, в идеале рассчитать время, необходимое на оформление документов, конкретно у вашего работодателя.

На первом этапе организации кадрового делопроизводства нужно определить, как вам поручили его вести и каковы ваши полномочия:

1. Вы являетесь специалистом в составе структурного подразделения, к примеру, в отделе учёта кадров.
2. Вы являетесь единственным специалистом по кадровому делопроизводству в организации и обязаны вести в полном объёме кадровое делопроизводство.
3. Вы ведёте кадровое делопроизводство по совместительству.

После этого следует внимательно изучить учредительные документы организации.