Персонифицированные сведения о работниках в 2024 году: кто, когда и как сдает

Как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников: особенности сдачи у ИП и ЮЛ

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М, утвержденной 2016 году, с 2017 года необходимо сдавать всем страхователям до 15-го числа месяца следующего за отчетным периодом. Но есть ли необходимость сдачи отчета по такой форме, если нет сотрудников? Каждую ситуацию в данном случае необходимо рассматривать индивидуально.

В первую очередь необходимо уточнить, кто же все-таки обязан сдавать эту форму отчета? Пенсионным фондом обязанность по сдачи отчетности по форме СЗВ М вменяется только тем организациям, которые стали страхователями, то есть подписали договор с ПФР на отчисление страховых взносов и зарегистрировались в системе ОПС.

А также обязанность по сдаче отчетности по этой форме возникает и у тех страхователей, у которых в отчетный месяц заключались, действовали или прекращали свое действия такие договоры как:

• трудовой;
• гражданско-правового характера;
• соглашение об отчуждении авторского права;
• подряда и др.

Даже сели сотрудники, в связи с приостановлением деятельности предприятия, были распущенны в бессрочный отпуск, и соответственно заработная плата не выплачивалась, обязанность страхователя по отчетности не исключается. В данном случае он обязан подать СЗВ М нулевой (в плане отчислений), с указанием всех данных застрахованных (без таки данных как ФИО, ИНН и СНИЛС форма не принимается).

Сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М

Как заполнять нулевой СЗВ-М

Так как нулевого СЗВ-М не бывает, бухгалтеры используют условно нулевой. В таком бланке могут быть отражены только данные директора компании. В остальном же он заполняется как обычный отчёт по общим правилам.

Необходимо заполнить поле с регистрационным номером компании в ПФР и внести значения в графы ИНН и КПП. Ниже проставить отчётный период в цифровой форме и год, за которые сдаётся отчёт.

Далее отметить тип формы в виде буквенного кода. В случае нормативной подачи в обычном графике это будет «исхд». После обязательно следует внести в бланк следующие данные:

1. ФИО руководителя
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) – он должен быть в обязательном порядке
3. ИНН

Боитесь допустить ошибку в отчёте СЗВ-М?

Создайте бланк с помощью сервиса «Моё дело». У нас исключены ошибки.

Создать бесплатно отчёт

В 2022 году лучшим решением будет перестраховаться и указать данные директора, даже если с ним нет оформленных трудовых отношений, поскольку письменные разъяснения официальных инстанций не всегда принимаются в качестве доказательств. Кроме того, можно обратиться к экспертам компании «Моё дело» и получить комментарии по поводу того, как следует поступить.

На единственного сотрудника – директора фирмы бланк СЗВ-М будет выглядеть так. Все поля заполняются как обычно, единственное отличие – в 4 разделе должны быть записи только с данными руководителя компании.

Пример заполнения «нулевого» СЗВ-М

Как заполнить нулевой СЗВ-СТАЖ?

Порядок заполнения нулевого отчета СЗВ-СТАЖ не отличается от применяемого при составлении этого же отчета по лицу, официально оформленному на работу, но отсутствовавшему на ней в течение всего периода.

Причинами такого отсутствия могут быть любые длительно неоплачиваемые периоды, в отношении которых в отчете в графе 11 основной таблицы требуется проставлять код «НЕОПЛ» (п. 2.3.26 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п).

Показать в таком отчете нужно:

• данные работника (Ф.И.О., СНИЛС);
• даты, фиксирующие характеризующий длительность стажа период;
• код «НЕОПЛ», свидетельствующий об отсутствии начисления дохода.

Строки, отведенные для отметок о начислении/уплате страховых взносов, в таком отчете остаются незадействованными (п. 2.4 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ).

Образец заполнения нулевого СЗВ-СТАЖ

посмотреть

скачать

Поскольку использоваться для заполнения отчета будет обычный бланк (его форма тоже утверждена постановлением № 507п) и он будет содержать информацию о длительности трудового периода, нулевым отчет в реальности не получится. То есть правильнее было бы сказать, что нулевого отчета СЗВ-СТАЖ не существует.

***

Вопрос о нулевом отчете СЗВ-СТАЖ возникает в ситуации, когда у юрлица, не ведущего деятельность, но отчитывающегося перед ИФНС и фондами, есть руководитель (учредитель), подписывающий отчеты, но не получающий за выполнение этих функций зарплату. Поскольку факт выполнения работы свидетельствует о наличии трудовых отношений, отчитываться в ПФР о стаже руководителя (учредителя) придется. При этом создаваемый отчет заполняется сведениями о периоде труда, а значит, не будет нулевым.

Больше полезной информации — в рубрике «Страховые взносы».

«Нулевая» — не значит необязательная

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М? Вопрос стал актуальным сразу после появления данного вида отчетов. Постановлением Правления ПФР в феврале 2016 года утвержден новый формат отчетности, которую требуется отправлять в Пенсионный фонд каждый месяц. Эта форма продолжает свое действие в 2020 году.

В Пенсионный фонд обязательную ежемесячную персонифицированную форму обязаны:

1. Российские юридические лица и их подразделения.2. Иностранные организации и их подразделения.3. Индивидуальные предприниматели.4. «Самозанятые» лица – нотариусы, адвокаты, детективы.

Освобождены от предоставления отчета по форме СЗВ-М:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Кто должен быть объектом отчетности по форме СЗВ-М?

• все работники, с которыми в отчетном месяце продолжает действовать трудовой договор либо заключен новый;
• физлица, с которыми в отчетном месяце заключен договор гражданско-правового характера, либо он продолжает действовать. Например, речь идет о ГПД, предусматривающих выполнение работ либо оказание услуг по авторским или научным заказам, и вознаграждение, что им выплачивается, облагается страховыми взносами.

И даже когда организация на какой-то период приостанавливает деятельность, не выплачивая своим работникам зарплату, все равно представлять СЗВ-М необходимо. Поскольку даже в условиях временного отсутствия зарплаты работники остаются застрахованными лицами.

Изменения и новации

Форма СЗМ в ПФР в 2024 году подверглась существенным изменениям и претерпела ряд новаций. Эти изменения внесены для совершенствования процесса взаимодействия между работодателями и Пенсионным фондом, а также с целью упростить процедуры предоставления информации и обработки данных.

Одной из главных новаций является упрощение формы СЗМ, которое позволит работодателям быстрее и легче заполнять необходимую информацию. Данные изменения касаются как структуры формы СЗМ, так и самих полей, которые теперь стали более понятными и интуитивно понятными.

Кроме того, в новой форме СЗМ добавлены дополнительные поля для указания дополнительной информации, такой как сведения о начисленных страховых взносах, данных о застрахованных лицах и прочих сведениях, которые ранее отражались в приложениях к СЗМ.

Также стоит отметить, что в новой форме СЗМ предусмотрена возможность электронного заполнения и отправки данных. Это позволит значительно ускорить процедуру заполнения и упростить ее для работодателей. Теперь они смогут отправлять СЗМ в электронном виде, без необходимости печатать и предоставлять бумажные копии.

Когда сдавать нулевки и как их заполнить

Нулевой бухгалтерский баланс

Малым предприятиям достаточно сдавать бухгалтерский баланс и отчет о прибыли и убытках в более легкой форме. Отчет называется “Бухгалтерская (финансовая) отчетность для субъектов малого предпринимательства”. Форма и порядок заполнения утверждены в Приложении 5 к Приказу Минфина РФ от 02.07.2010 № 66Н .

Отчет нужно сдать до 31 марта года, следующего за отчетным. Сдавать можно в электронном и бумажном виде лично или по почте. Не забудьте отправить копию бухотчетности в Росстат. Заполнить нужно титульный лист.

Единая упрощенная налоговая декларация

Приказом Минфина РФ от 10.07.2007 № 62Н

Единая упрощенная налоговая декларация сдается ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за кварталом. Сдавать можно в электронном виде, в бумажном и по почте с описью вложения.

Отчет состоит из двух страниц. Организации заполняют только первую страницу. На ней указываются стандартные данные (ИНН, номер корректировки, год, налоговая, ОКТМО и т. д.). Из интересного, заполняется таблица с перечислением налогов, которые заменяет собой единая упрощенная декларация, в порядке очередности статей Налогового кодекса. Статьи указываются в колонках справа.

Нулевая декларация по НДС

Декларация по НДС сдается в электронном виде до 25 числа следующего за кварталом месяца. Выглядит она как обычная НДС, утвержденная Приказом ФНС РФ от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ . Если деятельность совсем не велась, заполнить нужно лишь титульный лист и раздел 1.

Нулевая декларация по налогу на прибыль

Сдается каждый квартал, до 28 числа следующего за кварталом месяца. Годовая декларация сдается до 28 марта следующего года.

Сдавать можно в электронном и в бумажном виде лично и по почте. Форма и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 26.11.2014 № ММВ-7-3/600@ .

Заполняются в титульном листе, как обычно, раздел 1 (КБК и прочерками) и раздел 2 (прочерками).

Нулевая упрощенка

Переправить отчет в ИФНС можно как в электронном, так и в бумажном виде лично или почтой.

Заполняются титульный лист и раздел 1 (КБК, ОКТМО).

Нулевка в ПФР

Отчеты в ПФР сдаются четыре раза в год, до 15 числа второго месяца за кварталом — в бумажном виде или до 20 числа — в электронном виде.

Отчет сдается по форме РСВ-1. Порядок заполнения утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 № 2П .

Заполнять нужно титульный лист, 1 и 2 разделы.

Если ваши сотрудники находились в отпуске без содержания (или в других видах отпуска, где код — АДМИНИСТР), в декрете, в отпуске по уходу за ребенком, то помимо РСВ-1 подаются еще индивидуальные сведения с заполненными стажами и нулевыми суммами.

Нулевка в ФСС

Отчет 4-ФСС нужно представить в ФСС не позднее 20 числа следующего за отчетным месяца — в бумажном или не позднее 25 числа — в электронном виде.

Форма и порядок заполнения отчета утверждены Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 № 59.

Заполняются и предоставляются титульный лист, таблицы 1, 3, 6 и 7.

Онлайн-сервис Контур.Бухгалтерия поможет вам легко рассчитать все налоги. Если вы не хотите сдавать отчет самостоятельно, то доверьте учет профессиональному бухгалтеру

(подают все организации, кроме ИП)

Форма персонифицированного отчета в ПФР

В постановлении правления Пенсионного фонда от 01.02.2016 № 83п не предусмотрена подача СЗВ-М без списка работников. В п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указано, кто не сдает СЗВ-М, а кто сдает и в каких случаях. Ее должны ежемесячно сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет включаются:

• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
• руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.

Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:

• фамилия, имя, отчество каждого застрахованного лица;
• данные о СНИЛС всех работников;
• данные об ИНН.

При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель вносит только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.

Забегая вперед, надо сказать о том, что выгоднее вовсе не указывать ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли предоставлять нулевую форму СЗВ-М организации, у которой отсутствуют работники и не заключен договор с руководителем. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнять нулевой СЗВ-М

Так как нулевого СЗВ-М не бывает, бухгалтеры используют условно нулевой. В таком бланке могут быть отражены только данные директора компании. В остальном же он заполняется как обычный отчёт по общим правилам.

Необходимо заполнить поле с регистрационным номером компании в ПФР и внести значения в графы ИНН и КПП. Ниже проставить отчётный период в цифровой форме и год, за которые сдаётся отчёт.

Далее отметить тип формы в виде буквенного кода. В случае нормативной подачи в обычном графике это будет «исхд». После обязательно следует внести в бланк следующие данные:

1. ФИО руководителя
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) – он должен быть в обязательном порядке
3. ИНН

Виды отчётности ООО

Кроме управленческой отчётности, которая является внутренней, все организации обязаны сдавать, как минимум, три вида отчётов:

• налоговые;
• бухгалтерские;
• по работникам.

Кроме того, в зависимости от направления бизнеса, может потребоваться сдача специализированной отчётности. Например, продавцы алкоголя обязаны сообщать в Росалкогольрегулирование сведения об объёмах закупок и продаж.

Если организация ведёт деятельность, в её отчетности будут содержаться значимые показатели: доходы, расходы, налоговая база, перечисленные страховые взносы, налоговые платежи и т.д. Если же бизнес стоит на паузе, то таких показателей не будет. Вместо них в отчетах проставляют нули, поэтому и называется такая отчётность нулевой.

Тем не менее, никакого освобождения от сдачи отчётов неработающее ООО не получает. Сроки представления нулевой отчётности такие же, как для отчётов с показателями.

Налоговая отчётность

К налоговой отчётности относятся декларации по определённому налогу и книги учёта доходов и расходов для определения налоговой базы. Кроме того, формально в состав налоговой отчётности включают также расчёты по НФДЛ и страховым взносам. Однако их удобнее отнести к отчётам за работников, ведь если персонала нет, то и расчёты сдавать не придётся.

Итак, вид и сроки сдачи налоговых деклараций зависят от системы налогообложения, которую выбрало ООО после регистрации. Надо сказать, что после отмены ЕНВД выбор здесь довольно скромный:

• УСН в вариантах «Доходы» и «Доходы минус расходы», а также экспериментальный режим АУСН; 
• ЕСХН или сельхозналог, предназначен только для сельхозпроизводителей, рыболовецких производств и тех, кто оказывает им определённые услуги;
• ОСНО или основной режим, на котором оказываются все организации, если они не заявили о выборе УСН или ЕСХН.

На ОСНО отчётность сложнее. Во-первых, здесь платят минимум два налога – НДС и налог на прибыль. Во-вторых, декларации сдают не раз в год, а чаще:

• по НДС – не позднее 25 числа после отчётного квартала;
• по налогу на прибыль – не позднее 25 числа после отчётного периода (квартала или месяца).

В-третьих, декларации по НДС принимают только в электронном виде, с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП.

В 2024 году юридические лица уже не сдают декларации по транспорту и земельным участкам. При наличии объектов налогообложения платить налоги надо на основании уведомлений от ИФНС. Но декларацию по имуществу не отменили, поэтому если в ООО числится недвижимость, отчитаться по ней необходимо не позже 25 марта.

Как будет выглядеть заполнение нулевой СЗВ-М

Первая часть предполагает наличие реквизитов о работодателе, они имеются и заполнение в специальном программном продукте происходит автоматически.

Далее, идет вторая часть, в которой указывается период отчетности. Он, как правило, формируется при выборе из предоставленного справочника в программе. Отметим, что данные заполнятся обязательно при формировании самого отчета.

В третьей части нужно выбрать тип формы. Даже если указать исходный тип, то для заполнения четвертого раздела, то есть таблицы с указанием работающих физических лиц, данных нет. Это в силу того, что в штате работодателя нет сотрудников, поэтому показывать некого.

Программой само по себе предполагается, что таблица работников должна быть заполнена. В противном случае отчет просто не будет сохранен. Значит, нужно показать хотя бы одного работника, а если их нет, то отчет не следует формировать.

Преимущества использования формы сзм

Одним из главных преимуществ формы СЗМ является возможность автоматического расчета заработной платы сотрудников. Все данные о показателях оплаты труда вводятся в соответствующие поля формы, после чего система самостоятельно производит все необходимые расчеты и формирует окончательные суммы к выплате. Это значительно снижает вероятность ошибок и позволяет сэкономить время бухгалтера.

• Форма СЗМ также обеспечивает автоматическое формирование дополнительной отчетности. Все данные по заработной плате сотрудников автоматически переносятся в соответствующие поля отчетов, что позволяет быстро и точно представить информацию нужным государственным и структурным органам.
• Преимуществом формы СЗМ является также удобство использования для всех категорий пользователей. Интерфейс системы прост и интуитивно понятен, что позволяет легко освоить работу с ней даже неподготовленным пользователям.
• Форма СЗМ обеспечивает точность и надежность данных, так как все вычисления производятся автоматически и исключают возможность произвольных ошибок.

Нулевая СЗВ-М, если гендиректор — единственный учредитель

Нужна ли нулевая СЗВ-М в 2020 году в случае, если директор предприятия, организации является одновременно и единственным учредителем компании? Да, в данном случае отчет по данной форме потребуется. Поскольку законодательно директор считается в такой ситуации трудоустроенным. Ему не требуется заключения договора. Вернее, договор сам с собой он просто не может оформить, но и без этого является официальной трудовой единицей в своей компании. Подробности об этом ищите в Письме ПФР от 06.05.2016 № 08–22/6356.

Но есть особый случай, когда СЗВ-М сдавать не придется. Это когда в организации отсутствуют сотрудники, деятельность в ней остановлена. А вышеперечисленные условия: директор и учредитель являются одним лицом, не оформленным по трудовому договору либо ГПД.

Как и куда сдавать форму СЗВ-М

Предприниматель отчитывается в формате СЗВ-М перед ПФР, в котором зарегистрирован, как страхователь. Законодательство РФ предлагает ИП подать отчет следующими путями:

• Лично. Предприниматель оформляет бланк от руки, относит в Пенсионный фонд. Также документацию может передать посредник при наличии доверенности. Дата подачи отчета ㅡ это дата передачи заполненной анкеты.
• Почта РФ. Заказным письмом отправляют документацию, прилагая опись вложения. Дата отправки считается датой сдачи анкеты.
• Электронной почтой (ТКС). Заполняя бланк на ПК, частник отправляет заполненную бумагу по электронной почте в ПФР. Дата отправки письма ㅡ это дата сдачи отчета СЗВ-М.

СЗВ-СТАЖ нулевой — сдавать или нет?

На вопрос: «Нужно ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ по лицу, фактически выполняющему трудовую функцию без оформления на работу?» — отвечает письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846. В этом письме указано, что факт выполнения работы сам по себе свидетельствует о наличии трудовых отношений вне зависимости от того, оформлены ли они документально.

Таким образом, ответ на вопрос: «Нужен ли нулевой СЗВ-СТАЖ?» — положительный. Причем этот отчет не единственный из отчетов по стажу, который в отношении работника, бескорыстно выполняющего функции руководителя, необходимо подавать в ПФР. Представлять также требуется и ежемесячно формируемые отчеты СЗВ-М и СЗВ-ТД.

В какие сроки нужно сдать СЗВ-СТАЖ, см. здесь.

Кто обязан сдавать «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Что изменилось в новой форме СЗВ-М — таблица изменений

Порядок заполнения

Рассмотрим, как подавать персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года в виде нового отчёта. Ниже вы можете скачать бланк и заполнить его по предложенной ниже инструкции.

Скачать бланк отчёта «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Отчёт состоит из двух листов:

• титульного;
• листа для указания персональных сведений физического лица и выплаченных ему сумм.

Заполняют все поля формы, для которых есть данные. В пустых ячейках ставят прочерки, кроме полей, предназначенных для отражения сумм – в них ставятся «0». Если отчёт формируется на компьютере и затем распечатывается, пустые ячейки прочерками можно не заполнять.

Титульный лист

На первом листе нужно отразить информацию о плательщике и отчёте:

• ИНН и КПП (только для юрлиц);
• номер страницы в формате «001», «002» и так далее;
• номер корректировки (первичный отчёт – «0–»);
• код отчётного периода (месяца) из Приложения № 3 к Порядку. Действующие компании указывают код в соответствии с порядковым номером месяца (январь – «01», февраль – «02»). В случае реорганизации / ликвидации ЮЛ или снятия с учёта ИП используются специальные коды;
• год отчётного месяца;
• номер ИФНС, куда подаются сведения;
• код по месту учёта из Приложения № 4 к Порядку (в общем случае для ЮЛ – «214», для ИП – «120»);
• название организации или ФИО предпринимателя (иного физического лица – страхователя);
• ОГРНИП – для ИП или главы КФХ;
• информацию в блоке для реорганизованных / ликвидированных ЮЛ либо закрытых обособленных подразделений. В первой строке отражается код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку. В следующей строке – ИНН / КПП реорганизованного ЮЛ или закрытого ОП;
• номер телефона в формате «8 ХХХ ХХХХХХХ» (с пробелами между «8», кодом и номером);
• количество страниц отчёта и количество листов прилагаемых подтверждающих документов, в том числе копий (например, доверенности).

В нижней левой части титульного листа нужно подтвердить достоверность и полноту информации:

• указать код «1», если подпись на нём ставит ИП или директор ЮЛ, код «2» – если представитель;
• ФИО подписывающего лица – директора или представителя. ИП в этом блоке ФИО не дублирует;
• наименование организации-представителя, если отчётность ведёт сторонняя компания;
• название и реквизиты доверенности, если действует представитель.

Данные физических лиц

На втором листе отчёта 4 блока сведений о физлицах, то есть один лист содержит информацию о четырёх застрахованных. Если их больше, нужно взять необходимое количество вторых листов.

Если выплат не было, в поле ставят «0». Остальные пустые ячейки заполняют прочерками.

В каждом блоке по строкам отражают:

• 010 – прочерк при первичной подаче. Как заполнить это поле в случае корректировки, расскажем в конце статьи;
• 020 – ИНН физлица, если он есть;
• 030 – СНИЛС;
• 040 – фамилия;
• 050 – имя;
• 060 – отчество;
• 070 – сумма начисленных за период выплат. Если начислений не было, ставят нули.

В готовом отчёте на первом листе в блоке подтверждения достоверности нужно указать дату заполнения. Тут же свою подпись ставит руководитель, ИП или уполномоченный представитель страхователя.

Скачать образец заполнения персонифицированных сведений о физических лицах

«Нулевая» — не значит необязательная

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М? Вопрос стал актуальным сразу после появления данного вида отчетов. Постановлением Правления ПФР в феврале 2016 года утвержден новый формат отчетности, которую требуется отправлять в Пенсионный фонд каждый месяц. Эта форма продолжает свое действие в 2020 году.

В Пенсионный фонд обязательную ежемесячную персонифицированную форму обязаны:

1. Российские юридические лица и их подразделения.2. Иностранные организации и их подразделения.3. Индивидуальные предприниматели.4. «Самозанятые» лица – нотариусы, адвокаты, детективы.

Освобождены от предоставления отчета по форме СЗВ-М:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Когда и кем подается отчет

Начиная с 2021 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2021 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.

По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2021 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.

Лицом, отвечающим за составление формы, а также ее подачи является работник, на которого возложены обязанности ведения приказов приема и увольнения, а также составление трудовых договоров.

Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.

В каких случаях оформляется нулевой СЗВ-М

Нулевой формы СЗВ-М по определению быть не может: заполненный бланк отчётности подлежит обязательной сдаче.

Однако в юридической и налоговой практике уже закрепилось понятие «нулевой отчётности», например, нулевые декларации всё же подаются. Под условно нулевой формой СЗВ-М обычно понимают отчёт, в котором указан только директор компании, в которой нет других сотрудников. Это правило касается исключительно организаций.

То есть, если в компании числится хотя бы один сотрудник, обычно это генеральный директор и учредитель в одном лице, то отчётность необходимо подавать, хотя это бывает не совсем очевидно. Даже если в штате вообще нет рядовых сотрудников, учредитель считается руководителем фирмы, то есть за ним закреплена должность генерального директора.

Подобные ситуации возникают, например, если зарегистрировать фирму под конец календарного месяца, при финансовых трудностях или приостановке деятельности, когда от услуг наёмных работников приходится отказываться.

Кроме того, если сотрудники организации за отчётный период не получили выплат, они не перестают быть застрахованными лицами и должны быть внесены в бланк СЗВ-М.

Отправка данных о застрахованных лицах является обязательной, однако у этого правила есть исключения. Так, от подачи отчёта СЗВ-М освобождены:

• Крестьянские и фермерские хозяйства без наёмных работников
• ИП, арбитражные управляющие, адвокаты с частной практикой и нотариусы, которые платят фиксированные страховые взносы только за себя
• Работодатели за военнослужащих, сотрудников внутренних органов и ФСБ за исключением вольнонаёмных согласно тому же закону

Важно понимать, что эти категории граждан освобождены от сдачи СЗВ-М не из-за отсутствия работников или заработной платы, а согласно законодательству.

Если генеральный – это единственный учредитель

Особым случаем при подаче «нулевого» СЗВ-М является положение, при котором единственный учредитель фирмы параллельно занимает должность генерального директора. При этом обстоятельства могут складываться так:

• Если учредитель, являющийся к тому же и генеральным директором, не имеет официальных трудовых отношений со своей фирмой, то есть не получает там зарплату и не имеет трудового договора, то данная форма отчетности не подается, в том числе и в «нулевом» варианте.
• Если договор между «гендиром» и учредителем формально заключен, то подача «нулевого» СЗВ-М обязательна, независимо от выплаты или невыплаты зарплаты.
• Если фирма работу приостановила, никаких выплат не производит, но договор с генеральным расторгнут не был, подавать данный отчет надо.

Как и куда сдавать СЗВ-М

Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.

Форму направляют в отделение ПРФ, где работодатель стоит на учёте. Отдельные правила есть для обособленных подразделений организаций, являющихся самостоятельными страхователями. Они отчитываются в отделение фонда по месту своего нахождения. А вот подразделения, которые не производят выплаты физлицам, СЗВ-М сами не подают – за них отчитывается головная компания.

СЗВ-М — форма, которая появилась в бухгалтерском мире в 2016 году. Отчет СЗВ-М принимают специалисты ПФР. Пока новую форму СЗВ-М утверждать не планируют. Форма СЗВ-М в 2021 году сдается на прежнем бланке.

Пенсионный фонд разработал проект новой формы, который еще не вступил в силу, поэтому пока нужно отчитываться на старом бланке. Планируют внести небольшие изменения:

• вместо перечня категорий лиц сделать ссылку на ст. 7 закона об обязательном пенсионном страховании. В ней перечислены лица, которые относятся к застрахованным.
• убрать пояснения из раздела 4 бланка.
• прописать отдельный порядок заполнения СЗВ-М.

Сейчас проект проходит общественное обсуждение. Дата вступления в силу пока не известна.

В каких случаях возникает нулевая СЗВ-М и может ли она быть нулевой

С момента возникновения месячного отчета о застрахованных лицах в отделениях Пенсионного фонда различных регионов идут разногласия. Одни считают, что, даже если, кроме начальника в фирме нет других наемных лиц, то нулевой отчет нужно подавать, чтобы зафиксировать факт трудоустройства. Другие считают, что этого делать не надо.

Согласно этим мнениям, СЗВ-М может быть представлена:

1. Нулевая, без списка застрахованных лиц.
2. Показывается только директор учреждения.
3. Не предоставляется, так как работодатель, работая без трудового контракта, посчитал это нужным.

Какая ситуация правильная? Попробуем разобраться. Законами не установлено понятие нулевого отчета СЗВ-М. Если нулевой, значит, нет данных для его заполнения.

Обязательные отчёты в ПФР

В 2022 году к обязательным для сдачи в Пенсионный фонд относятся следующие формы:

• СЗВ-М ― ежемесячная форма о застрахованных сотрудниках. Подают все организации и предприниматели с наёмным персоналом. Отчёт представляет собой таблицу с ФИО, СНИЛС и ИНН каждого работника. Введён ПП № 83П в 2016 году.
• СЗВ-СТАЖ ― годовой отчёт с перечнем всех действующих и уволенных в отчётном периоде сотрудников. Заполняют организации и ИП. По каждому работнику подаётся сопровождающая форма ОДВ-1 с подробной информацией. Введено ПФ РФ № 507п в 2018 году.
• СЗВ-ТД ― уведомление о приёме на работу и увольнении подаётся в день издания соответствующего приказа или на следующий день. Форма введена ПП ПФ РФ № 3пи в 2017 году, обязательна с 2020 года с началом перехода на электронные трудовые книжки.