Как начать работать с ЭДО
Для того чтобы начать использование электронного документооборота, достаточно сделать несколько шагов.
- Выбрать оператора ЭДО, посредством которого вы будете представлять отчётность надзорным органам и отправлять документы контрагентам.
- Подключить онлайн-сервис оператора или установить его программное обеспечение.
- Оформить электронную подпись. Именно она придаёт электронным документам юридическую силу. Кроме того, ЭП нужна для авторизации в некоторых государственных информационных системах.
Электронную подпись для юридического лица или ИП могут использовать только руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель. Такую подпись оформляют в удостоверяющем центре ФНС. Электронную подпись для сотрудника компании можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Внести изменения в учётную политику компании. Нужно зафиксировать список документов для ЭДО, перечень сотрудников, которые могут их подписывать, порядок хранения документов и способ их предоставления в ФНС.
Отправить контрагентам приглашение для перехода на электронный документооборот.
Начать отправлять и принимать документы. При необходимости проинформировать оператора документооборота о том, что ваши сведения нужно передавать в государственные информационные системы.
Обязательный ЭДО в системе прослеживания импорта
С 8 июля 2021 года ЭДО обязателен для учёта импортной продукции. Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России. Ввоз продукции контролируют страны-участники Евразийского экономического союза.
Полный перечень товаров, подлежащих учёту в НСП, и подробные правила отчётности приведены в материале нашего эксперта.
Представлять данные в систему прослеживаемости обязаны не только те, кто ввозит товар на территорию России, но и все остальные участники оборота, которые имеют дело с импортной продукцией. Через сервисы ЭДО предприниматели уведомляют налоговую службу об операциях с товарами и взаимодействуют с контрагентами.
С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.
ОРГАНИЗАТОРЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Ассоциация электронных коммуникаций (РАЭК)РАЭК была создана в 2006. Миссия РАЭК заключается в формировании цивилизованного рынка электронных коммуникаций, поддержка проектов в отраслевом образовании и науке, развитие нормативно-правового поля по защите интересов участников рынка. На сегодняшний день Ассоциация объединяет более 150 игроков рынка электронных коммуникаций, что позволяет РАЭК объективно представлять интересы отрасли и эффективно решать ее задачи.
Контактная информация:[email protected]
НИУ ВШЭ
Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» — исследовательский университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов.
Контактная информация:https://www.hse.ru/
Microsoft
Microsoft (Nasdaq “MSFT” @microsoft) обеспечивает условия для цифровой трансформации в эпоху «интеллектуального облака» и «интеллектуальных технологий». Миссия компании – дать возможность каждому человеку и организации на планете достичь большего.
Контактная информация:
Microsoft, 125252, Москва, а/я 70
Тел.: 7 (495) 967-85-85
Факс: 7 (495) 967-85-00
Трансграничный ЭДО
ЭДО между странами будет продолжать развиваться. При создании единых форматов документов будут учитывать международные стандарты.
Основными сложностями в области трансграничного ЭДО остаются отсутствие аккредитованной доверенной третьей стороны и требования законодательства стран в части признания иностранной электронной подписи, участвующих в электронном обмене. В начале 2023-го года в первом чтении госдумой был рассмотрен законопроект, который, возможно, закрепит возможность признания иностранной электронной подписи на основании соглашения участников правоотношений.
Тем не менее, здесь есть положительные подвижки. В 2022-м году завершилась разработка технологии обмена товаросопроводительными документами с Республикой Беларусь. На государственном уровне состоялся обмен структурированными документами в XML-формате, подписанными электронной подписью в соответствии с национальными законодательствами. По итогам тестирования сформированы отчёт и дорожная карта внедрения трансграничного ЭДО между Россией и Беларусью.
В этом году готовится к промышленной эксплуатации технология для электронного документооборота между Россией и Казахстаном— трансграничная система проверки электронной подписи. С российской стороны в проекте участвует аккредитованный удостоверяющий центр «Газинформсервис», со стороны Казахстана — АО «Национальные информационные технологии» и научно-исследовательская лаборатория «Гамма технологии».
Компании уже создали сервис по взаимной проверке электронной подписи в трансграничных электронных документах между странами, который сейчас находится на стадии тестирования.
Решение разработано на основе международного протокола сервиса проверки электронной подписи и сертификатов ключей проверки электронной подписи (DVCS, RFC3029). Протокол проверяет все подписи, присоединённые к электронному документу. Для этого он использует сертификаты ключей проверки электронных подписей и всю необходимую информацию об их статусе, включая математическую корректность и уровень доверия к автору документа.
Данные об актуальных статусах сертификатов протокол DVCS берёт из списка отзыва сертификатов (CRL) или из удостоверяющих центров с помощью протокола актуальных статусов сертификатов (OCSP) и сервисов доверенного каталога.
Цель проверки сертификата ключа проверки электронной подписи — подтвердить, что сертификат, включенный в запрос, действителен. DVCS проверяет весь путь сертификации от конечного пользователя до издателя сертификата и корневого удостоверяющего центра.
Прослеживаемость
Прослеживаемость — это национальная система учёта и хранения сведений о товарах, которые ввозят в Россию из-за рубежа, и операций, совершаемых с этими товарами. С 1 июля 2021-го года, когда завершился двухлетний добровольный эксперимент, электронный документооборот для прослеживаемых товаров стал обязательным (Федеральный закон № 371-ФЗ от 09.11.2020).
С 1 января 2023-го года вступил в силу приказ ФНС России от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636@, который утверждает порядок передачи сведений по прослеживаемым товарам. Теперь операторы электронного документооборота обязаны ежедневно направлять в ФНС России электронные документы, содержащие реквизиты прослеживаемости: счета-фактуры, УПД и корректировочные документы. За невыполнение этой функции оператор ЭДО может быть исключён из реестра операторов ФНС.
Оператор ЭДО, с которым компания заключила договор, передаёт электронные документы в автоматизированную информационную систему ФНС (АИС ФНС) в виде объединённого архива — транспортного контейнера.
Формировать контейнер следует в соответствии с утверждённым ведомством форматом. Перед этим оператор проверяет документы на ошибки и устраняет их, если обнаружит.
Прослеживаемость касается импортёров и всех участников товарооборота, которые перепродают, передают, утилизируют, конфискуют или вывозят продукцию из страны. По задумке, система сократит контрафакт и серый импорт, сделает операции более прозрачными, повысит собираемость налогов и таможенных платежей.
ОБ ИССЛЕДОВАНИИ
Ассоциация Электронных Коммуникаций (РАЭК) совместно с Национальным исследовательским университетом «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ) и Microsoft в России провели исследование влияния событий весны 2020 года — пандемии COVID-19 и таких ее последствий, как массовая самоизоляция, изменение форматов взаимодействия и структуры потребления, на российский бизнес.
Результаты исследования разделены на 3 части — влияние событий весны 2020 года на российский бизнес, инструменты для удаленной работы и взгляд на будущее бизнеса после пандемии. Отдельный блок посвящен роли государства в условиях новой реальности цифровой экономики и рекомендациям по снятию существующих барьеров для развития технологий.
Машиночитаемые доверенности (МЧД)
Машиночитаемая доверенность — доверенность в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью, которая даёт право поверенному (например, сотруднику) подписывать документы от имени доверителя (например, компании).
МЧД должна обеспечить бо́льшую прозрачность и безопасность при подписании электронных документов уполномоченными на такое подписание лицами. Сейчас сотрудник компании подтверждает право на подписание, прикрепляя бумажную скан-копию доверенности. С этим связано много неудобств: сканы часто теряются, а если сотрудник уволился, узнать об можно только по запросу в компанию.
Машиночитаемая доверенность сокращает риски. Информационная система отображает статус МЧД. Сотрудник подписывает электронные документы электронной подписью, а МЧД подтверждает его полномочия на такое подписание. Руководитель компании может отозвать машиночитаемую доверенность в любой момент — это отражается в информационной системе.
Поддержка МЧД в информационных системах работает, в том числе, по технологии блокчейна в рамках эксперимента ФНС, который стартовал в августе 2021-го года.
С весны 2023-го года началась активная подготовка к внедрению машиночитаемой доверенности. В марте был опубликован универсальный формат МЧД, единый для B2B- (с партнёрами по бизнесу) и для B2G-взаимодействия (с госорганами).
1 сентября 2023-года машиночитаемая доверенность стала обязательной при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации. При этом сертификатами юридических лиц, выданными от организации, сотрудники могут пользоваться до 31 августа 2024 года. Но получить новый такой сертификат уже не получится — с 1 сентября удостоверяющие центры прекратили их выдачу.
Сейчас продолжается доработка инфраструктуры для документооборота с МЧД. Для работы с машиночитаемой доверенностью ФНС России создала специальный портал, а для хранения — единое блокчейн-хранилище с поддержкой универсального формата. Готовится к выпуску классификатор полномочий.
К проекту по обмену МЧД на базе блокчейна присоединились представители крупного бизнеса, операторы ЭДО, коммерческие банки, Банк России, Федеральное казначейство, Федеральная нотариальная палата, Федеральная таможенная служба, Росстат, Росалкогольрегулирование, АО «Госзнак», АО «Почта России».
Популярность МЧД тоже растёт. По данным аналитического центра Ассоциации РОСЭУ на март 2023-го года, с помощью машиночитаемой доверенности подписано более 8,1 миллиона документов. Количество уникальных доверителей уже составляет более 29 тысяч и будет только увеличиваться.
Docrobot обновил личный кабинет и добавил функционал для работы с машиночитаемой доверенностью. В личном кабинете можно выполнять все необходимые операции с МЧД: составлять, сохранять в информационной системе, корректировать, подписывать электронной подписью, отправлять адресатам, отзывать, передоверять другим сотрудникам, отображать в формате PDF, аннулировать.
Узнайте, как работать с машиночитаемой доверенностью. Заполните форму и получите памятку по МЧД в подарок!
Безопасность данных
Из-за резкого перехода многих компаний на “удаленку” в этом году среди всех категорий населения — от пенсионеров до руководителей корпораций — стала очень востребована кибербезопасность, считает управляющий директор в России, странах СНГ и Балтии “Лаборатории Касперского” Михаил Прибочий. ”В результате этих событий можно сказать, что мир стал чуть более защищенным. Компании начали учитывать актуальный ландшафт угроз и внедрили необходимые решения, чтобы минимизировать риски киберинцидентов. Согласно нашим исследованиям, в бюджете компаний на IT увеличилась доля средств, которые планируется инвестировать в развитие информационной безопасности”, — сказал он.
Также он отметил, что 60% компаний разрешают сотрудникам использовать свои собственные устройства для работы — сотрудникам необходимы тренинги на тему кибербезопасности, чтобы все были в курсе рисков и знали, как безопасно работать с корпоративными ресурсами.
Другим важным событием года, которое оказалось на стыке IT и кибербезопасности, стало внедрение социального мониторинга. Мнения экспертов по этому поводу разделились. Так, замгендиректора “Программный Продукт” Георгий Лагода считает, что с использованием цифровых технологий государство успешно внедрило системы по соблюдению социальной дистанции — введены специальные пропуска, чекины, проводится социальный мониторинг.
При этом исполнительный директор АРПП “Отечественный софт” Ренат Лашин наоборот отметил неудовлетворительную работы Департамента информационных технологий (ДИТ) Москвы в период пандемии и карантина с персональными данными. ”Неуничтожение персональных данных граждан, которые они подавали для пропусков, плохая работа сервисов, связанных с пропусками, утечка базы данных 300 тыс. москвичей, переболевших коронавирусом, случившаяся с 8 на 9 декабря”, — перечислил он.
Но исполнительный директор АРПП “Отечественный софт” отметил и позитивные события в 2020 году, среди которых: налоговый маневр, отнесение оборота данных в ведение государства (принятие закона о праве требовать удаления общедоступных персональных данных), переход Росатома и “Ростелекома” на отечественное программное обеспечение (ПО) и рост спроса на отечественные IT-продукты для удаленной работы.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Электронная подпись (ЭП)
Электронная подпись — информация в электронной форме, уникальный код, который используется для подтверждения лица, подписывающего электронный документ. Подписание электронных документов электронной подписью призвано заменить собственноручную подпись на бумаге и сократить временные затраты, связанные с оформлением документов.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обеспечивает юридическую значимость электронных документов, подтверждает их целостность и неизменность. Такой подписью можно подписать налоговую отчётность, накладные, счета-фактуры, акты, договоры и другие электронные документы. Документы, подписанные УКЭП, принимают операторы электронных площадок, банки и государственные структуры.
Согласно «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» планируется внедрить возможность удалённого хранения закрытого ключа электронной подписи. Предполагается, что мера поможет снизить издержки, отследить историю действий и отказаться от распространённых носителей ЭП. И самое главное — она позволяет подписывать электронные документы удалённо с любого устройства.
Появилась возможность направить запрос на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи, подписав его с помощью неистёкшего сертификата УКЭП, который ранее был выдан удостоверяющим центром ФНС России. Но сделать это можно только в том случае, если на руках уже есть действующий сертификат УКЭП, полученный в УЦ ФНС России, а данные компании не менялись.
Ещё одна новинка — автоматическая подпись оператора информационной системы. Это так называемая «Обезличенная электронная подпись». Она представляет собой электронную подпись, сертификат которой содержит указание только на юридическое лицо — оператора информационной системы, выступающего владельцем сертификата. Обезличенная подпись применяется только для автоматического создания информационной системой электронной подписи в электронном документе. Такой подписью могут пользоваться только операторы информационных систем и только для автоподписания электронных документов.
Колхоз – дело добровольное. Но обязательное.
То, что ФНС занимается просветительской деятельностью, и наглядно демонстрирует преимущества электронного документооборота, безусловно, заслуживает положительного отклика. Однако нужно напомнить, что к 2024 году на территории России планируется ввести сплошную обязательную маркировку и систему прослеживаемости для всех товаров. Для тех, кто работает с маркировкой, ЭДО будет обязательным. Строго говоря, окажись технология ЭДО экономически невыгодной, все равно для подавляющего большинства предприятий в России не перейти на работу с электронными документами будет невозможно.
На данный момент в области ЮЗЭДО ключевой проблемой является не отсутствие понимания вполне очевидной выгоды, а незрелость технических решений, а также отсутствие давления на операторов ЭДО, которые не спешат обеспечить поддержку автоматического роуминга. Возможно, в результате массового перехода на работу с маркируемым товаром, российские пользователи получат решение и этих проблем. А пока оценить преимущества электронного документооборота в денежном выражении можно на сайте ФНС России.
Насколько эффективны СЭД на самом деле
Три главных столпа СЭД — это быстродействие, удобство пользователя и гибкость настройки
Бизнесу важно, чтобы система выполняла задачи его бизнеса, при этом легко обслуживалась, расширялась и не становилась непомерной ношей для бюджета компании. Полноценная ECM-система должна обладать функциями подготовки и согласования документов, включая сканирование и распознавание
Также обязательно должны быть функции контроля, учета и хранения.
«В последние несколько лет представление о функциональности СЭД и ECM расширилось. В частности, Gartner отказался от термина ECM и заменил его на понятие «платформа контент-услуг». То есть сегодня СЭД — это не только система для управления документооборотом, но и платформа для автоматизации всех бизнес-процессов — кадровых, финансовых и т.д. Кроме того, СЭД уже не может быть исключительно программой, доступной на рабочем компьютере, поскольку широко востребована возможность работы из любой точки мира через веб-доступ и мобильное приложение», — напоминает Илья Зайчиков.
Эффект от внедрения ECM для бизнеса во многом зависит от специфики компании и успешности внедрения. В крупной отечественной промышленной группе внедрение отечественного решения позволило бизнесу понимать все о скорости и качестве работы всех сотрудников ОЦО. Это стало возможным только благодаря тому, что 100% задач по созданию, обработке и проведению первичных документов были автоматизированы в едином решении. За счет этого появилась возможность отслеживания SLA и KPI всех сотрудников, скорость ОЦО стала соответствовать SLA. В результате скорость отражения первичных документов сократилась с недель до часов, снизилось количество бухгалтерских ошибок, ошибок в начислении налогов. Прямой финансовый эффект — снижение переплат по НДС на 120 млн рублей.
Реальный переход на электронный документооборот происходит, когда руководитель отказывается подписывать бумажные документы
«Тем не менее, в большинстве случаев, посчитать прямую финансовую выгоду проблематично. Чаще всего успешное внедрение ECM приводит к повышению управляемости компании. Высокая скорость согласования и подписания документов, высокий процент успешного и своевременного исполнения решений руководителей приводят к тому, что компания работает быстрее и опережает конкурентов за счет повышения гибкости и скорости реакции на изменение рыночной ситуации. Поэтому основной эффект успешного внедрения ECM — повышение конкурентоспособности компании», — уверен Геннадий Попов.
«Деньги на внедрение системы расходуются не маленькие. Но считать, сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей мы уволим — бессмысленно. Сейчас не стоит вопрос о том, нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов — без этого выжить уже невозможно. Это как станок для производства продукции – нет вопроса, нужен ли он, не будет его — не будет продукции. Можно только сравнить, какой их двух станков окажется эффективнее», — отмечает Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum.
«Автоматизация экономит время, — уверен Марчин Пичур, вице-президент DocuWare. — Все происходит в считанные минуты, а не часы или дни. Большая часть времени, затрачиваемого на бизнес-процессы, — это «промежуточное» время, ожидание. Автоматизация мгновенно убирает все потерянное время».
Среди других важных последствий отмечаются ускорение бизнес-процессов, расширение своих услуг или присутствия на рынке без увеличения штата, за счет высвободившихся на цифровизации документооборота сотрудников, уход от рутины, более интеллектуальная работа. Таким образом, экономический эффект нужно рассматривать еще и в контексте получения бизнесом возможности развиваться и конкурировать на рынке.
Недостатки существующих на рынке ECM-систем
Ключевые требования для ECM-систем — надежность, безопасность, удобство интерфейса, скорость внедрения изменений, наличие интеграционных механизмов, совместимость с различными аппаратными и программными платформами. В целом большинство лидеров рынка развивают свои продукты по всем перечисленным направлениям.
«Отдельный вопрос в том, чтобы найти оптимальный баланс между отчасти противоположными требованиями, например, между большим количеством функций и лаконичностью интерфейса, с минимальным числом нажатий. Здесь уже у каждого разработчика свои подходы и приоритеты», — считает Сергей Полтев.
Однако есть определенный пласт устаревающих решений, которые, как правило, становятся заменяемыми в современных проектах. Их недостатки — недостаточная функциональность, невозможность работы с электронными оригиналами документов, отсутствие инструментов для мобильного доступа, невысокое быстродействие при возросшей нагрузке, низкий уровень поддержки, а также сложности в интеграции с другими продуктами.
«Традиционные ECM-системы воспринимаются сегодня как устаревшие решения. Для внедрения этих крупных монолитных локальных продуктов когда-то потребовались месяцы или годы. Это повлияло на рентабельность инвестиций, а потом потребовало еще больших вложений. 10 лет назад такой подход к управлению контентом был приемлем, но теперь потребители привыкли получать желаемое мгновенно», — говорит Марчин Пичур.
Одним из явных последствий изменения психологии потребителей становится стирание границ между ECM и BPM во многих системах становится все более отчетливым. Бизнес-процессы и документы, как понял со временем бизнес, неотделимы друг от друга. Поэтому сложно себе представить BPM-систему без модуля управления документами или ECM — без модуля управления процессами.
Понятно, что традиционный документооборот никогда не исчезнет, так как принцип конвейера давно зарекомендовал себя как эффективный подход создания сложных объектов. Как раз ECM и создает конвейер электронных документов и заданий, продвигая документ между сотрудниками по эффективному пути. Отдельные игроки рынка уверены в скорой конвергенции ECM и современных средств коммуникации, таких как мессенджеры и группы, и даже разрабатывают соответствующие решения. Другие же полагают, что будущее СЭД предрешено в пользу перехода в тотальный BPM.
«Главный тренд рынка — «вымирание» отдельно стоящих решений класса СЭД, ECM, CRM, PM и им подобных. Всех поглощает BPM. Пожалуй, только учетные системы (бухгалтерия, финансы, складской учет) сохраняют позиции. BPM — основа, на которой строится единая корпоративная система управления бизнесом, охватывающая документы, процессы, проекты и коммуникации, — уверен Дмитрий Раскевич, технический директор компании «Первая Форма».
«Важный тренд — стирание границы между классами систем СЭД, ECM, BPM, CSP, — соглашается Елена Истомина. — Это идет от потребностей заказчиков максимально эффективно закрыть задачу минимальным количеством систем. И поэтому предпочтение отдается системам с широкой функциональностью».
О нацпроекте
Почти все, что происходило, происходит и будет происходить с развитием цифровой экономики в России в ближайшие 10 лет, реализуется в том числе в соответствии с одноименным нацпроектом. Вместе с тем, что касается выполнения бюджета нацпроекта “Цифровая экономика”, то, к примеру, по данным Счетной палаты, он сейчас является одним из самых низких в России. Так, по итогам января — сентября кассовое исполнение нацпроекта составило 20,6% (против 12,3% годом ранее за тот же период). Также в ведомстве отмечают одной из главных проблем внесение в паспорт нацпроекта и входящих в него федеральных программ слишком большого количества изменений, что в целом усложняет мониторинг реализации нацпрограммы.
Тем не менее, как заявлял глава Минцифры РФ Максут Шадаев, по итогам 2020 года исполнение бюджета нацпроекта планируется более 90% (против 73,3% в 2019 году). По словам министра, в этом году кассовое исполнение в два раза лучше, чем в прошлом.