Регистрация онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Ответы на частые вопросы

ᐈ Какие нужны документы для регистрации кассы для ИП?

Для регистрации ККТ необходимо заявление. При его заполнении ИП понадобятся данные:

ОГРНИП и ИНН предпринимателя,
наименование и заводской номер ККТ и фискального накопителя
адрес, где будет работать ККТ
наименование и ИНН оператора фискальных данных

В процессе регистрации появится еще один документ – «Отчет о регистрации». Это первый фискальный документ сформированный ККТ, его также надо отправить в ФНС.

ᐈ Как заполнить заявление о регистрации ККТ?

Порядок заполнения бланка заявления зависит от варианта его направления в ФНС: это можно сделать электронно или, как и ранее, – в бумажном виде (лично либо почтой).

«Электронный» вариант удобен, если у ИП есть «Личный кабинет» на сайте ФНС, но для этого нужна КЭП (заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью).

Для заполнения бланка в бумажном виде воспользуйтесь формой выше и образцом для ее заполнения.

При подготовке «бумажного» заявления нужно учесть:

бланк заполняется отдельно на каждую ККТ, если их несколько;
нельзя делать исправления, печатать форму на двух сторонах листа;
при заполнении на ПК – используется шрифтом Courier New размером от 16 до 18 пунктов (это требование учтено в бланке, который размещен в статье), в пустых ячейках и полях можно не ставить прочерки;
при заполнении вручную – поля нужно заполнять слева направо (т.е. начиная с самой первой ячейки в поле) заглавными печатными буквами, в незаполненных ячейках и полях ставятся прочерки.

ᐈ Как направить заявление в ФНС?

Заявление о регистрации ККТ передается в ФНС
электронно	через сайт ФНС, если у ИП есть «Личный кабинет» на сайте nalog.ru (должна быть КЭП),
через оператора фискальных данных (ОФД, с которым заключен у ИП договор на обслуживание), если он предоставляет такую услугу;
лично или через представителя	обратиться можно в любую ФНС, не обязательно в ту, где обслуживается ИП; нужно взять с собой паспорт, представителю предпринимателя – доверенность и паспорт
почтой	направить почтой с описью вложения

ᐈ Как предпринимателю получить регистрационный номер ККТ?

Регистрационный номер ККТ выдает ФНС не позднее следующего рабочего дня после получения заявления о регистрации ККТ.

ИП получит регистрационный номер ККМ таким же способом, как было направлено заявление: электронно, лично либо почтой.

ᐈ Как сделать отчет о регистрации ККТ и направить его в ФНС?

Сразу после получения регистрационного номера, не позже следующего рабочего дня, надо провести активацию фискального накопителя: фискальный накопитель вставляется в кассу, подключается питание и устанавливается необходимо программное обеспечение кассы – все эти шаги подробно описаны в инструкции к приобретенной ККТ.

В кассе выбираются необходимая операция («фискализация кассы», «мастер регистрации» или др.) и по шагам вводится запрашиваемая информация:

Ф.И.О. предпринимателя полностью,
система налогообложения,
серийный номер ККТ и фискального накопителя – информация есть в технических паспортах и на корпусе (приготовьте данные заранее),
регистрационный номер ККТ, который выдала налоговая.

Кассовый аппарат выдаст первый фискальный документ «Отчет о регистрации», сведения их этого отчета: дату, номер документа, фискальный признак – надо направить в налоговую электронно либо в бумажном виде.

Срок направления данных в ФНС: не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера ККТ.

ᐈ Как получить карточку регистрации ККТ?

Карточку регистрации кассы налоговый орган выдаст в течение 10 рабочих дней. Если заявление на регистрацию подавалось электронно – карточка также будет направленна в электронном виде.

При необходимости предприниматель может запросить карточку в бумажном варианте. Для этого надо подать в ФНС заявление в свободной форме. Налоговая направить карточку (как правило, почтой) после получения запроса в течение 5 рабочих дней.

Регистрация кассы в ФНС и ОФД

Если вы выбрали второй вариант регистрации онлайн-кассы, то он будет проходить в несколько этапов, так как этот вариант комплексный и включает две регистрации сразу.

Первый этап — регистрация ЭП в налоговой, если у вас ещё нет подписи. Для этого необходимо выбрать вариант «Регистрация кассы в ФНС и ОФД». Появится форма «Регистрация договора-оферты в ФНС». Здесь вам нужно выбрать требуемую организацию (рис. 9).

Рис.9

Если сертификат для ЭП отсутствует, то появится соответствующее сообщение. Для получения сертификата вам необходимо нажать на ссылку, как показано на скриншоте. (рис. 10).
.

Рис.10

Если возникает ошибка о том, что не установлен плагин Астрал (рис 11), нужно просто его скачать и установить эту программу.

Рис.11

После получения электронной подписи выберите её в правой части окна и нажмите кнопку Отправить на регистрацию в ФНС (рис. 12).

Рис.12

После регистрации ЭП появится окно с информацией. Следующим этапом будет получение регистрационного номера (рис. 13). Нажмите Выбрать под вариантом РНМ (рис. 14).

Рис.13

Рис.14

Далее необходимо заполнить реквизиты кассы (рис. 15). Чтобы указать дополнительные сведения об использовании онлайн-кассы, нажмите соответствующую ссылку и отметьте необходимые пункты (рис 16).

Рис.15

Рис.16

После того как в окне «Реквизиты кассы» вы нажмёте кнопку Продолжить регистрацию, заявление будет отправлено на регистрацию в ФНС.
Как только появится уведомление от ФНС, вы сможете просмотреть результаты подписания и расшифровки документов (рис. 17).

Как только появится уведомление от ФНС, вы сможете просмотреть результаты подписания и расшифровки документов (рис. 17).

Рис.17

С помощью соответствующей кнопки перейдите к просмотру документов (рис. 18).

Рис.18

Ознакомьтесь с уведомлением, проверьте данные. Чтобы продолжить, нажмите кнопку Подтвердить просмотр (рис. 19).

Рис.19

Далее на кассе необходимо сформировать отчёт о регистрации либо отчёт об изменениях параметров регистрации. Когда отчёт о регистрации поступит в ЛК ОФД, подпишите его с помощью ЭП и ожидайте ответа от ФНС (рис. 20).

Рис.20

Как только обработка ответов от ФНС будет успешно завершена, нажмите Выйти из мастера (рис. 21).

Рис.21

Откройте уведомления. Вы увидите, что инициирован новый документооборот с ФНС. Нажмите кнопку Перейти к просмотру документов (рис. 22).

Рис.22

Далее вы можете ознакомиться с карточкой регистрации онлайн-кассы. Нажмите кнопку Подтвердить и выйти из мастера (рис. 23).

Рис.23

В момент первичной или повторной регистрации ККТ в процессе документооборота с ФНС могут быть отказы:

Ошибка взаимодействия с ФНС – возникает в случае, когда налоговая после выполнения документооборота с ФНС присылает отказ.
Отказ ФНС – технические неполадки на стороне налоговой службы. При этом в карточке ККТ становится доступна кнопка для повторного отправления информации в ФНС.

В окне «Реквизиты кассы» нажмите Продолжить регистрацию (рис. 24).

Рис.24

Для завершения регистрации вам нужно ввести код активации и нажать Зарегистрировать ККТ. В случае успешной регистрации появится сообщение (рис. 25).

Рис.25

Важно! До получения карточки регистрации нельзя пробивать чеки, потому как касса не зарегистрирована, документы не будут переданы в ОФД и ФНС. И по истечении 30 дней касса будет заблокирована, а предпринимателю выпишут штраф

После полной активации и настройки следует проверить правильность подключения к оператору и передачу ФД с онлайн-кассы. Для этого выбивается тестовый кассовый чек, и если всё настроено верно, то чек будет отображаться в ЛК сервиса. Если указывался номер телефона или электронная почта, то чек должен прийти на указанные контакты. Функция отправки чека на электронную почту и телефон входит в список услуг оператора, помимо этого, могут быть и другие возможности, которые уточняются перед подключением.

«Астрал.ОФД» имеет ряд дополнительных возможностей:

помощь с регистрацией и снятием с учёта ККТ;
консультация по приобретению фискального накопителя;
выпуск квалифицированной электронной подписи;
услуга мониторинга работы торговых точек;
сервис по аналитике фискальных данных;
бесплатно передаёт информацию в систему маркировки;
возможность отправки копии электронного чека по SMS / Email со статусом доставки;
круглосуточная техническая поддержка.

Кто освобождён от установки онлайн-касс

Освобождаются от установки онлайн-касс такие категории предпринимателей:

продавцы периодической прессы в киосках, при условии, что это основной вид их деятельности, а побочные товары утверждены местной исполнительной властью;
продавцы ценных бумаг;
продавцы на рынках, ярмарках, выставках, если они не оборудованы для обеспечения сохранности продукции (исключая непродовольственные назначения, утверждённые Правительством РФ);
продавцы в поездах, с тележек, корзин, лотков, велосипедов (исключая товары, для которых нужны особые условия продажи);
продавцы киосков мороженого и безалкогольных напитков, которые разливают их в мелкую тару;
продавцы товаров из специально оборудованных цистерн, овощей с грузовых автомобилей;
приёмщики вторсырья (исключая стекло, металлолом, драгоценные металлы и камни);
мастера по ремонту обуви;
мастера-слесари;
сиделки и няни;
ремесленники, продающие собственные изделия художественного промысла;
носильщики;
пилильщики дров;
пахари;
арендодатели жилых помещений;
предприниматели, которые находятся в отдалённых местах из специально утверждённого перечня (взамен они обязаны выписать бланк строгой отчётности);
предприниматели, занимающиеся фармацевтической деятельностью в сельской местности;
если в местности, где работает предприниматель, отсутствует интернет (тогда используется кассовый аппарат без передачи данных);
когда электронное средство платежа не предоставляют.

Важно! Льготы не распространяются на предпринимателей, торгующих подакцизной продукцией либо использующих автоматическое средство расчётов

Регистрация кассы в личных кабинетах ФНС и ОФД

Требуется: квалифицированная электронная подпись (КЭП), заводской номер ККТ и номер фискального накопителя.

Для начала нужно перейти на сайт ФНС nalog.ru. Отсюда можно получить доступ в личный кабинет юридического лица и личный кабинет предпринимателя.

Затем необходимо пройти проверку требований для доступа в личный кабинет (подробная инструкция имеется на сайте). Если на каком-то этапе открыть разъясняющую информацию и выяснить, почему так случилось, и как устранить ошибку.

Сразу после удачного входа в личный кабинет предлагается подписать согласие с правилами использования личным кабинетом ФНС, и после подписания приходит письмо на указанную почту для подтверждения регистрации.

После регистрации нужно перейти в личный кабинет юридического лица, выбрать там закладку «Учет ККТ». Доступно окошко «Зарегистрировать ККТ» выбираем «Заполнение параметров вручную».

Переходим к заполнению самого заявление согласно данным:

Модель (в нашем примере Атол30Ф).
Заводской номер (можно посмотреть в техническом паспорте устройства).
Ставим галочки, указывая специфику организации. Если организация не подходит ни под один из критериев, их можно оставить пустыми.
Указываем выбранного ОФД.

Далее подписываем и отправляем заявление.

Затем регистрируемся в личном кабинете оператора фискальных данных. В нашем примере заходим на сайт «Первого ОФД»: нажимаем «Подключиться» – «Зарегистрироваться» и заполняем всю информацию. Проблем с электронной подписью возникнуть не должно, так как мы уже использовали ее для регистрации в личном кабинете налоговой.

После регистрации в личном кабинете ОФД можно просмотреть список касс, зарегистрированных на организацию, отчеты о закрытии и открытии смены, чеки по сменам или по датам, увидеть подробную статистику о продажах.

Можно попробовать «по старинке»

Если владелец кассы по каким-то причинам не может или не хочет регистрировать ее онлайн, всегда можно обратиться в отделение налоговой по месту регистрации, предоставив заполненный бланк КНД-1110061.

Обратите внимание, это обновленный бланк, ведь в старом КНД-1110021 не было достаточно полей для указания информации о ККТ. Заполняйте только новый бланк!. Собираясь в отделение ИФНС по месту регистрации, подготовьте заранее необходимые документы

Это позволит избежать повторных визитов, с собой возьмите:

Собираясь в отделение ИФНС по месту регистрации, подготовьте заранее необходимые документы. Это позволит избежать повторных визитов, с собой возьмите:

Паспорт ККТ и его копию;
Паспорт фискального регистратора;
Документ, который свидетельствует о ваших полномочиях как владельца ИП или как ответственного лица на предприятии;
Паспорт, удостоверяющий вашу личность.

Вообще по закону документы об удостоверении должности на предприятии не обязательны. Но лучше предъявить их во избежание долгих разговоров в налоговой. Ведь система контроля регистрируемой кассовой техники действует, особенно ощутимы проверки в реальности. Вот почему большинство ИП и вообще владельцев ККТ предпочитает регистрировать их онлайн: это лучший способ избежать «личностного» фактора при проверке документов.

Выбор и активация тарифа

Ваша касса уже работает и выдает покупателям чеки в соответствии с 54-ФЗ. Вы можете принимать оплату от покупателей.

Но ОФД пока не передает чеки в ФНС, пока Вы не оплатите его услуги и не выберите тариф обслуживания ККТ. Для активации тарифа должны быть выполнены следующие условия:

Договор на услуги ОФД подписан с обеих сторон (на сайте в разделе «Документы»);
Аванс зачислен на Ваш лицевой счет в ОФД;
ККТ в статусе «Зарегистрирована в ФНС».

Заходите в личный кабинет клиента Платформа ОФД, в разделе «Баланс — ККТ» находите нужную кассу, и добавляйте для нее подписку, например, годовую за 3000 руб. и активируйте тариф.

Что надо знать до постановки ККТ на учёт

В соответствии со Федерального закона №54-ФЗ, регистрировать и перерегистрировать онлайн кассы в ФНС должны все владельцы кассовых аппаратов, которые ведут расчёты деньгами на территории России, в частности и при проведении оплаты банковскими картами.

Штраф за неприменение онлайн кассы согласно пункту 2 статьи 14.5 КоАП РФ составит:

от ¼ до ½ от суммы расчёта произведённой без кассы, но не менее 10000 рублей — для ИП;
от ¾ до полной суммы расчёта произведённой без кассы, но не менее 30000 рублей — для организаций.

Требования законодательства обязывают включать в процесс передачи информации от продавца к ИФНС оператора фискальных данных (ОФД), который эту передачу и осуществляет. Без него легальное использование кассы запрещено. Поэтому, сразу после приобретения кассового оборудования нужно заключить договор с ОФД из перечня, утверждённого ФНС России.

Выбор модели ККТ зависит от её функциональных возможностей и особенностей оказания услуг (например, переносные, стационарные, для работы в помещении, на улице, и т.д.)

Важное условие — наличие модели в официальном реестре ККТ, разрешённых к использованию. Тут же можно уточнить о возможности модернизации конкретной модели кассового аппарата

После покупки кассы и выбора ОФД следует приступить к регистрации кассового оборудования в налоговой инспекции. Делается это одним из трёх способов:

отправка документов дистанционно, через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФН;
отправка документов через личный кабинет у ОФД;
подача документов непосредственно в ИФНС лично, через официального представителя или по почте.

Для первых двух способов понадобится квалифицированная ЭЦП от ИП или руководителя организации.
Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО проводится бесплатно.

Если кассовое оборудование не поставлено на учёт в ИФНС, печать чеков и передача сведений в налоговую будут невозможными. В результате, деятельность организации станет считаться нелегальной и повлечёт за собой наказание.

За использование онлайн-кассы без постановки на учёт, или после некорректной регистрации, положен штраф в размере:

от 1500 до 3000 рублей — для ИП;
от 5000 до 10000 рублей — для организаций ( статьи 14.5 КоАП РФ).

Что необходимо сделать перед самостоятельной регистрацией кассы в налоговой

Перед тем, как в принципе начинать регистрацию онлайн-кассы, необходимо заранее удостовериться в выполнении некоторых условия, при которых зарегистрироваться в ФНС будет просто невозможно или бесполезно:

В первую очередь необходимо узнать, какой фискальный накопитель (или ФН) будет нужен для Вашей деятельности. Принцип работы этого устройства заключается в хранении и передаче фискальной информации кассы. В настоящее время формат и сроки работы ФН строго регламентированы государством. Наиболее новым считается формат фискальных документов (ФФД) — 1.1 (ранняя версия 1.05). По поводу сроков имеется на 15 и 36 месяцев. Про выбор нужного мы писали ранее.
Затем необходимо оформить КЭП (Квалифицированную электронную подпись). Если Ваша продукция еще и подлежит маркировке в честном знаке, то потребуется уже УКЭП. Вне зависимости от вариантов, получение происходит в специальных аккредитованных центрах. Где их найти мы также писали в отдельной статье. Кроме того, там же и рассказывается, как настроить криптозащиту от Крипто Про, чтобы Вы могли работать с подписью через ПК.
После этого по желанию можно сразу начать выбирать себе оператора фискальных данных. Советовать Вам ОФД мы не можем, т.к организаций этих очень много и тут для каждого случая подойдет свой вариант. Поэтому выбирайте тут самостоятельно в зависимости от того, какая компания будет Вам по карману. Договор с ОФД также заключается через электронную подпись.

Как это работает и зачем нам здесь налоговые органы

Для того, чтобы указанная ранее информация смогла систематизироваться у Вас в голове и принцип работы был понятен, мы кратко расскажем, как осуществляется обмен данными между всеми представленными службами при работе кассы.

Представьте, что Вы покупатель и оплачиваете товар. Для подтверждения покупки и выдачи чека, в ККТ происходят следующие процессы:

Информация об оплате заносится в фискальный накопитель.
ФН систематизирует данные и шифрует их по строго заданному алгоритму, отправляя все на сервер ОФД.
ОФД проверяет правильность данных и генерирует номер чекового документа (фискальный признак) и дает эти сведения на ФН.
Последний в свою очередь, дает команду ККТ на печать чека.
Одновременно с этим процессом, данные об отдельной операции передаются в налоговую службу.
В итоге покупатель получает физический чек на бумаге и электронный чек, его можно получить на адрес электронной почты или же проверить по QR коду.

Таким образом продукция находится под постоянных контролем, не только со стороны ответственных лиц, но и со стороны самих потребителей, т.к нас с Вами.

Регистрация ККТ в ФНС / Шаг № 1

Логинимся на сайте nalog.ru как ИП и переходим в раздел «Мои кассы». В этом разделе выбираем «добавить новую» или какую-то подобную кнопку (по памяти не помню как она называется).

Указываем модель ККТ и Заводской номер:

Следующий шаг — указываем модель ФН (фискальный накопитель). На коробке либо в документации, которая идёт с кассовым аппаратом / фискальным накопителем есть подробное описание модели. Вот по этому описанию и указываем фискальный накопитель:

На следующем шаге отмечаем галочкой:

Это необходимо для ИП которые продают сигареты, алкоголь и другие подакцизные товары. Если не знаете попадают ли ваши товары в группу подакцизных или нет, то советую ознакомиться со 181-ой статьей налогового кодекса РФ.

Указываем оператора фискальных данных:

Всё, отправляем заявление на рассмотрение. Далее надо подождать немного. У меня это заняло пару часов, после чего следует обновить страницу «Мои кассы» в личном кабинете. Если всё прошло успешно, то увидите статус «Присвоен регистрационный номер ККТ»:

Сохраняем регистрационный номер в наш текстовый файл со всеми номерами (создавали в начале статьи).

Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно

Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.

Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.

Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.

Тарифы оператора «Первый ОФД»Скриншот: «Первый ОФД» / Skillbox Media

Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.

Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:

с помощью кабеля;
с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.

Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:

Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.

ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.

Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.

В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН

На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый

Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.

Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».

В отчёте указывают данные полученного чека:

дату и время получения;
порядковый номер;
фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.

Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.

Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.

Что нужно для подключения онлайн-кассы

Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:

выбрать и купить ККТ;
выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.

Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона

Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:

продают товары и работают на режиме ОСНО;
продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
ведут сезонные работы;
используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).

ФН на 36 месяцев могут устанавливать:

ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).

Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.

Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.

Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн

Так выглядит сервис для проверки онлайн-касс и фискальных накопителей в реестре ФНССкриншот: ФНС / Skillbox Media

Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.

В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.

Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.

После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:

В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.

Что нужно для регистрации онлайн кассы?

Перед тем, как начать процедуру постановки новой кассы на учет, необходимо, конечно же, выбрать и приобрести сам аппарат. Существует реестр разрешенных к применению кассовых аппаратов, ознакомиться с которым можно на сайте ФНС.

По закону, новая техника обладать функцией передачи информации о каждом чеке через интернет в налоговую. Поэтому нужно сразу выбрать, как именно будет выполняться связь — через сим-карту сотового оператора, через проводное или беспроводное подключение к интернету.

Внимание! Большинство налоговых служб настаивают на том, чтобы регистрация новых касс выполнялась только электронно с помощью «Личного кабинета налогоплательщика». Для того, чтобы им воспользоваться, у организации или предпринимателя должна быть квалифицированная цифровая подпись

Ее можно получить у одного из операторов с соответствующей лицензией. На оформление цифровой подписи уходит обычно несколько дней.

На компьютере, с которого будет производиться регистрация, должна быть установлена специальная программа шифрования «Крипто-Про». Лицензию на ее использование обычно можно приобрести у той же фирмы, где производился заказ ЭЦП.

Доступ к сайту налоговой должен осуществляться только при помощи программы Internet Explorer не ниже 7 версии. Однако рекомендуется сразу обновить его до последней доступной.

Можно ли не применять кассовый аппарат освобожденным?

Предприниматели и фирмы, которые на момент вступления нового закона в действие не применяли кассовые аппараты, могут и дальше их не использовать до 1 июля 2018 года. С этого дня их нужно будет использовать в обязательном порядке, даже если раньше субъекты были от этого освобождены.

Таким образом, онлайн кассы для ЕНВД будут актуальны только через два года. Точно также, нет необходимости приобретать онлайн кассы для ИП на патенте, а также тем, кто вместо пробивания кассовых чеков выписывает БСО.

Расходы на модернизацию кассовой техники можно будет использовать как вычет по налогу, но не более 18000 рублей за каждый аппарат.

Шаг 3. Карточка регистрации ККТ

После регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика в разделе Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган, напротив вашей кассы появится электронная карточка регистрации ККТ. С этого момента касса легализована, а работа с ней законна. Датой регистрации в ФНС считается дата выдачи карточки.
Карточка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. В нее вносятся изменения при изменении указанных при регистрации параметров, а также при замене фискального накопителя. При покупке подержанной кассы карточка регистрации ККТ передается новому владельцу.
При необходимости в ИФНС можно получить бумажный экземпляр. Если карточка повреждена или утеряна — выдается дубликат. При этом не назначается штрафов.