Учет расходов на загранкомандировки в «1с:бухгалтерии 8»

Как отчитаться об авансе

Виктор должен предоставить в  бухгалтерию работодателя авансовый отчет о потраченных в командировке средствах в течение трех рабочих дней:

• по истечении срока, на который выдавались деньги;
• по возвращении из командировки;
• после выхода на работу после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период.

Документ составляют по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена . Отчет оформляют в одном экземпляре. Квитанции с чеками приклеивают на отдельные листы бумаги.

Виктор заполнил форму, приложил гостиничные квитанции, проездные билеты и отнес документы в бухгалтерию. Бухгалтер проверит целевое расходование средств и подтверждающие документы. После этого авансовый отчет утверждает руководитель. 

После этого компания списывает подотчетные суммы. Однако бывает, что работник потратил меньше или больше денег, чем получил под отчет. Как быть бухгалтеру в таком случае?

Если потрачено больше и руководитель принял отчет, перерасход нужно вернуть работнику по расходному кассовому ордеру. Реквизиты ордера нужно внести в авансовый отчет.

А если работник потратил меньше, но не вернул остаток, или отчет не утвердил руководитель? Тогда деньги можно удержать из зарплаты сотрудника согласно статье 137 ТК. Для этого нужно:

• получить согласие работника на удержание или обратиться в суд, если он против;
• издать приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств;
• ознакомить работника с приказом.

Однако сумма удержаний не должна превышать 20% от зарплаты работника, гласит статья 138 ТК. Если долг больше, его можно удержать с нескольких зарплат.

Но у Виктора все сошлось, потому что он молодец. Будьте молодцами на рабочем месте и в командировках, читайте Утюг, и с документами будет все гладко.

Также по теме: Считаем суточные при заграничной командировке

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Что входит в перечень налогооблагаемых расходов

С подробным перечнем может ознакомиться каждый, так как список документов носит открытый характер. Налог начисляется на все виды расходов сотрудника во время служебной поездки, которые были заранее согласованы с работодателем. Список обязательно указывается в документе о запланированных расходах. 

Согласно нормам НК РФ, налог накладывается на следующие статьи командировочных расходов:

• проезд;

• проживание;

• суточные;

• комиссионные, визовые, транспортные сборы;

• оформление загранпаспорта и других документов;

• услуги связи;

• обмен валют;

• прочие виды расходов. 

Чтобы понять, облагаются ли суточные НДФЛ, необходимо определить их сумму. Налог вычитается только с тех трат, которые были произведены во время командировки и имеют документальное подтверждение в виде чека, накладной, квитанции и т.д. При этом расход должен иметь целевой характер и соответствовать задачам служебной поездки. 

Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, экспедиционный характер, протекает в пути или в полевых условиях

Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.

 Важно! Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы.

 Важно! Иные расходы, произведенные работником, подлежат возмещению в случае если они произведены с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором.

 Важно! Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути,  или в полевых условиях, носит экспедиционный характер

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

• Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

  Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

• Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

  В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

• Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

  Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности

Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации

Как при УСН учесть командировочные расходы?

Что входит к возмещаемым расходам во время командировки?

Ежедневно во время командировки сотруднику начисляются суточные (средний заработок), который устанавливается заранее и регулируется трудовым кодексом. При этом окончательное решение о сумме принимает непосредственно начальник. Отчисления НДФЛ с суточных осуществляется только в том случае, если они превышают 700 рублей при поездке по территории России и 2500 рублей, если за рубеж. 

Что касается остальных статей доходов и расходов, они облагаются налогами независимо от установленного размера. Поэтому порядок и величина выплат определяются заранее еще на этапе подготовки необходимого пакета документов. Лимиты уточняются по каждой статье, перечисленной в пункте выше. 

Для упрощения и стандартизации данной процедуры, на каждом предприятии существует инструкция о командировках. Этот документ внутреннего образца распространяется на всех сотрудников, которые имеют официальное трудоустройство. Во время его разработки учитываются не только федеральные законы и требования, но и внутренние особенности компании, нюансы конкретной сферы деятельности. 

Учет расходов на продажу (проводки по счету 44)

Существует счет 44 «Расходы на продажу», на котором ведется учет затрат на реализацию товаров, готовой продукции, работ, услуг.

Расходы на продажу – это коммерческие расходы, которые собираются в течение месяца по дебету счета 44, а в конце месяца накопленные затраты списываются одной проводкой в дебет счета 90 «Продажи», формируя общую себестоимость реализуемых товаров, продукции, работ, услуг. Расходы могут списываться полностью или частично.

Счет 44 могут использовать как торговые, так и производственные предприятия.

Затраты, которые учитывают производственные организации на сч.44:

• Транпортно-заготовительные
• Связанные с хранением продукции
• Погрузо-разгрузочные
• На рекламу
• На медосмотры
• На спецодежду
• На участие в различных мероприятиях, выставках
• Представительские
• Командировочные и пр.

Торговые предприятия, помимо этих видов расходов, могут учитывать также затраты на оплату труда, доставку и хранение товаров, на аренду зданий, помещений и инвентаря, амортизацию и пр.

Эти и другие виды расходов накапливаются по дебету сч.44 в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида затрат.

В конце месяца выполняется проводка Д90/2 К44, с помощью которых происходит списание накопленных затрат и включение их в себестоимость продаваемых товаров, продукции, работ, услуг.

Примеры типовых проводок по счету 44:

Д44 К02 – начислена амортизация по основным средствам торговой организации;

Д44 К05 – начислена амортизация по нематериальным активам торговой организации;

Д44 К10 – списана тара на упаковку;

Д44 К70 – начислена зарплата персоналу торговых организаций;

Д44 К69 – начислены страховых взносы к уплате с зарплаты персонала;

Д44 К60 – учтены расходы на рекламу, услуги транспортных компаний, расходы на медосмотры, арендные платежи и прочие услуги сторонних организаций;

Д44 К71 – списаны расходы, произведенные подотчетными лицами (в том числе командировочные, представительские расходы);

Д44 К10 – списаны материалы на оформление витрин торговых предприятий

Д90 К44 – списаны расходы на продажу товаров, продукции, работ, услуг;

Д45 К44 – учтены расходы на продажу товаров, выручка по которым не может быть признана.

Д94 К44 – списаны расходы на продажу готовой продукции, выявленной в качестве недостачи при инвентаризации.

По материалам: buhs0.ru

Урок 10. Персонал
Урок 12. Формирование финансового результата

12.09.2017 12:56

Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль

Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).

Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:

Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.

Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)

Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.

Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 8 декабря 2023 г. N 03-03-06/1/118563

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации в целях налогообложения прибыли организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе суточные и полевое довольствие.

Особенности направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

При этом на Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации возложена обязанность давать разъяснения по вопросам, связанным с применением указанного Положения.

Таким образом, по вопросам разъяснения норм Положения следует обращаться в Минтруд России.

Нормируются ли суточные для налогообложения в 2023 году?

Да, нормируются. Лимит, освобождаемый от НДФЛ и начисления страховых взносов, составляет (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день — для cуточных при пoездках по РФ;
• 2 500 руб. в день — для cуточных при командировании за границу.

С выплаченных сумм, превысивших эти значения, удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

Как удержать и уплатить НДФЛ с суточных сверх норм в 2023 году?

1. Сравните сумму выплаченных суточных в рублях с действующими лимитами. Если выдавалась валюта, пересчитайте ее по курсу, установленному на дату выдачи.
2. Если есть превышение — зафиксируйте его.
3. На последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет по командировке, рассчитайте сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).
4. Рассчитанный НДФЛ удержите из ближайшей выплаты дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
5. Заявите об удержанном налоге и перечислите его в бюджет по сроку, который определяется по дате удержания. Например, если вы подаете по НДФЛ одно уведомление за период, то по налогу с суточных, удержанному с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, сдайте уведомление не позднее 25 числа текущего месяца, а перечисление на ЕНС сделайте не позднее 28 числа текущего месяца.

Как начислить страховые взносы на суточные сверх норм в 2023 году?

Если с применением ставки НДФЛ к сверхлимитным суточным все более-менее понятно, то в ситуации со взносами первый вопрос — по какому тарифу считать взносы?

В НК РФ особых указаний нет, разъяснений контролеров по этому вопросу тоже нет. Исходя из чего можно заключить, что начислить взносы с суточных сверх норм в 2023 году нужно по тому же тарифу, по которому такие начисления производятся и для остальных выплат.

Например, если работодатель командированного применяет тариф для МСП, то включает сумму превышения суточных над необлагаемым лимитом в базу за месяц и применяет к этой базе свой пониженный тариф общим порядком.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Расход в виде суточных принимается к учету (начисляется) на дату погашения задолженности командированным. А днем таким считается день утверждения руководителем авансового отчета.

Таким образом, сверхлимитные суточные попадают в базу по взносам в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет за командировку.

Как учесть суточные для налога на прибыль (доход)?

Суточные учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Нормативов суточных для принятия их в расходы по налогу на прибыль не установлено. Они признаются полностью в том размере, который определен в ЛНА работодателя.

Страховые взносы, рассчитанные с сумм, выплаченных сверх лимита, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что для УСН по признанию суточных расходами действуют правила, аналогичные налогу на прибыль. На «доходно-расходной» УСН их можно учесть в расходах в полной сумме, если выполнены условия для признания (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Как документально подтвердить расходы

Расходы в деловой поездке нужно внести в . Его необходимо предоставлять в течение после окончания бизнес-путешествия. К отчёту прикладывают чеки, квитанции и другие документы, которые подтвердят командировочные затраты. 

Авиаперелёт и ж/д поездка

Сюда входит стоимость билета и сервисный сбор. Подтверждающие документы — билет, а также посадочный талон или справка от авиакомпании о совершённых полётах.

Чтобы отразить в авансовом отчёте эти расходы, нужно предоставить чек.

5 причин заказать трансфер вместо такси

Автомобиль

Если направляетесь в деловую поездку на , не забудьте заполнить путевой лист, а также собрать чеки за бензин и парковку. 

Расходы в деловой поездке нужно внести в авансовый отчёт. Фото: Prathankarnpap / Shutterstock.com

Новые правила оформления путевых листов

С 1 марта 2023 года начали действовать новые правила оформления путевых листов

• В отметке о прохождении медосмотра должны быть включены реквизиты лицензии организации на проведение такого вида контроля, а также название учреждения, если осмотр проводит медицинский специалист из другой компании.
• Вместо данных о собственнике транспортного средства необходимо указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
• Не нужно вести журнал регистрации путевых листов.
• Документ можно будет оформлять в электронном виде.

Отель

Необходимо предоставить счёт на оплату и чек

Важно помнить, что подлежат налогообложению:

• обслуживание в барах и ресторанах; 
• обслуживание в номере;
• пользование рекреационно-оздоровительными объектами, например, бассейном.

Компания может возместить сотруднику эти расходы, однако с них придётся платить страховые взносы и НДФЛ.

Как Ostrovok.ru Командировки упрощает учёт расходов

В сервисе можно купить авиа- и ж/д билеты, забронировать отель или другое место проживания, а также заказать трансфер и страховку. Закрывающие документы вы получите прямо в «Личном кабинете».

Алина Семёнова Руководитель Ostrovok.ru Командировки

«В “Личном кабинете” клиент получает сканы закрывающих документов — разные комплекты в зависимости от способа оплаты:

• При безналичной оплате — УПД (универсальный передаточный документ) и акт приёма-передачи БСО (бланк строгой отчётности). При работе с ЭДО закрывающие автоматически направляются клиенту в согласованные сроки.
• При оплате корпоративной картой — УПД и акт приёма-передачи БСО на юридическое лицо и чек (чек приходит на почту). Если клиент работает с ЭДО, закрывающие автоматически приходят на email в утверждённые сроки.
• Если платите личной картой, получаете на электронную почту чек и «Командировочный документ», в котором указана подробная информация о заказе.

Скоро в сервисе будет запущен функционал авансовых отчётов: документ можно будет формировать непосредственно в нашей системе. Это особенно удобно, если все тревел-услуги в поездку заказаны в “Личном кабинете” — не нужно собирать чеки от разных поставщиков. Также в Ostrovok.ru Командировки появится вкладка “Поездка”, где будут собраны все расходы по одному путешествию».

Бронируйте деловую поездку с помощью Ostrovok.ru Командировки — точно не будете переживать, что потеряете квитанцию за полёт или чек за проживание в отеле!

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются на доходы сотрудников. Исключением являются выплаты, перечисленные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее — Перечень выплат).

Согласно п. 10 Перечня выплат не начисляются взносы на суммы, выплачиваемые в порядке возмещения и компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ:

— суточные в пределах норм, установленных законодательством;

— оплату расходов по найму жилья;

— компенсацию стоимости билетов;

— возмещение иных расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как известно, с 1 января 2009 г. нормы суточных, установленные законодательством в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), отменены на основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.

Поэтому начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует только на суммы суточных, которые превышают размер суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Об этом говорится в Письме ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165.

Если же организация выплачивает командированным сотрудникам суточные в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом, начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не следует.

Начисление командировочных (суточных) сверх норм

Пример

Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.

Настройка вида начисления

Для начисления командировочных (суточных) сверх норм должен быть создан новый вид начисления.

1. Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.

2. Заполните наименование вида начисления, в нашем примере – Командировочные расходы сверх норм.

3. В разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 4800 Иные доходы.

4. В поле Категория дохода — Натуральный доход.

5. Флаг Доход в натуральной форме
   установите, т. к. данное начисление не будет выплачиваться сотруднику деньгами, но будет учтено для целей налогообложения и попадет в соответствующий отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

6. В разделе Страховые взносы
   выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев.

7. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда, т.к. доход в виде командировочных расходов, компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, не включается в расходы на оплату труда по ст. 255 НК РФ.

8. В разделе Отражение в бухгалтерском учете в поле Способ отражения по необходимости укажите способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок по начислению (Дебет счета, на который будут отнесены расходы). Учтите, что способ отражения для начисления имеет приоритет над способами, указанными для организации в целом и для отдельного сотрудника.

9. Исполнительное производство
   — код вида дохода для заполнения ведомости на выплату в банк, а на основании нее платежного поручения (при заполнении ведомости в банк в поле Вид дохода указывается код вида дохода и ведомость будет заполнена автоматически всеми положенными сотрудникам выплатами, при настройке которых был указан данный код). Код вида дохода влияет на определение расчетной базы удержаний по исполнительным листам – при расчете удержаний учитывается код вида дохода для целей исполнительного производства, указанный для начисления.

10. Флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений Районный коэффициент и Северная надбавка устанавливается по умолчанию. В нашем примере флаг необходимо снять.

Начисление дохода производится с помощью документа Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления):

• в табличную часть документа по кнопке Добавить или Подбор добавьте сотрудника, которому начисляется доход в виде суточных, компенсируемых сотруднику сверх установленных норм

• выделив сотрудника, по кнопке Начислить
  выберите из списка ранее созданный вид начисления Командировочные расходы сверх норм. В появившемся окне укажите сумму к начислению и нажмите на кнопку ОК

Расчет страховых взносов с суточных, выплаченных сверх установленных норм, производится в колонке Взносы. В расчетном листке (Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате — Расчетный листок) командировочные расходы сверх норм отражаются в разделе Справочно.

При выплате зарплаты за месяц удерживается НДФЛ и с зарплаты, и с суточных сверх норм.

Дата удержания налога — день фактической выплаты ближайшего дохода, с которого его можно удержать. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

Из документа Начисление зарплаты
по кнопке Выплатить можно сформировать также комплект документов на выплату зарплаты и оплату НДФЛ.

Выдача аванса на командировку

Направляя сотрудника в командировку, организация выдает ему аванс. Сумма аванса должна покрывать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Кроме того, организация обязана компенсировать сотруднику и иные расходы, оплаченные с ее разрешения или ведома. Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Размер аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, а также от возможности оплаты дополнительных расходов. Налогообложение затрат, обязательное возмещение которых не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, зависит от их состава и документального оформления.

Расходы по найму жилого помещения могут включать затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. При этом следует различать:

расходы, связанные с обеспечением нормальных условий проживания (например, стандартный набор обстановки жилого помещения гостиницы, который не зависит от волеизъявления сторон: холодильник, телевизор и т. д.);

расходы, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника (плата за пользование мини-баром, бассейном, кабельными каналами телевидения, услугами фитнес-центра и т. д.).