Организация и хранение документов: удобно и красиво

Можно ли как-то охладить пыл проверяющих, если налицо явное злоупотребление правом на истребование информации?

Вполне рабочим инструментом показывает себя жалоба в вышестоящий налоговый орган на неправомерные действия налогового инспектора.

Подобные жалобы значительно снизят количество заведомо не соответствующих закону требований.

Что касается недобросовестного поведения самих налогоплательщиков, когда инспектор ошибся в номере договора или написал наименование контрагента с маленькой буквы или цифрой в ИНН, не стоит хитрить и отвечать, что с таким контрагентом взаимоотношений не было. В итоге такой ответ может быть трактован не в Вашу пользу

В случае спора Инспекция обязательно обратит внимание суда на то, что документы запрашивали, а Вы ответили, что со спорным контрагентом не работали. В момент спора Вы уже можете и не вспомнить, почему отказывали в представлении документов по данному контрагенту. 

Запросы вне рамок проверки — что это означает

Требования о представлении документов регулярно получают практически все налогоплательщики. Запрашиваемые сведения обычно касаются их самих или их контрагентов. Но бывает, что налоговая требует документы вне рамок налоговых проверок — не в связи с камеральными или выездными налоговыми мероприятиями.

У компаний и ИП, получивших такие запросы, могут возникнуть вопросы: что значит вне рамок проведения налоговых проверок? Насколько такие запросы правомерны? Что могут запросить? Какое наказание предусмотрено за отказ представить запрашиваемые бумаги и информацию?

Ответим сначала на первый вопрос: запросы вне рамок налоговых проверок — что это значит? То, что инспекторов интересует конкретная сделка с вашим контрагентом. Документы и сведения, связанные с этой сделкой, они вправе запрашивать не только при проведении налоговых проверок, но и в любое другое время.

На остальные вопросы ответим в следующих разделах.

Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника

Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657@.

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником. Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.

Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Затрат на изготовление копий документов для ИФНС можно избежать

Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.

Письмо ФНС от 22.09.2017 № СД-4-3/19092@

Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.

Обратная замена (налоговики затребовали бумажные оригиналы, а компания представила скан-копии) невозможна

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

1. Подача Жалобы, образец, ПОРЯДОК Обжалования на Решения НалоговойЧасто возникает необходимость знать порядок обжалования действий налоговиков. Как правильно составить апелляционную жалобу и не пропустить сроки обжалования ?

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

• Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
• Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
• Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Срок исполнения требований о предоставлении документов в налоговую

Исполнить требование о представлении документов организация обязана в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.

Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Возможны ли вне рамок проверки допросы и выемки?

Если налоговая требует документы вне рамок налоговых проверок, не исключены и иные контрольные процедуры:

• «Запрет на недобросовестную конкуренцию согласно закону»;
• «Как силовики контролируют соблюдение запрета определенных действий».

***

Инспекторы вправе направлять запросы документов и информации налогоплательщикам не только при проведении налоговых проверок, но и в другое время. Но запросить они вправе только данные по конкретной сделке и исключительно при наличии обоснованной необходимости. Если представить запрашиваемые документы вы своевременно не можете по причине их отсутствия или большого объема, нужно предупредить контролеров с помощью уведомления по специальной форме. Направить документы можно в обычном порядке — специальных правил для такого случая в законодательстве нет.

***

Больше информации по теме — в рубрике «Налоговые проверки».

С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов

Галина составила рекомендации, которые пригодились бы ей два года назад. И пригодятся тем, кто мог оказаться на ее месте.

Придумать правила работы. Вот менеджер сделку заключил. Обязательно ставим срок: допустим, в течение 30 дней он должен внести этот документ, получить, внести в базу, сразу в бухгалтерию отдать, не затягивать этот процесс, провести по всем обучение,
информирование. Одна из проблем всего этого – не знают просто люди, что им делать.

Информировать и обучать. Нужно, чтобы каждый знал чуть ли не под роспись, как надо документы вносить и передавать. И обязательно нужен контроль со стороны бухгалтерии по исполнению менеджерами обязательств.

Постепенно переводить клиентов на ЭДО. У нас больше 50% клиентов работают через электронный документооборот. Да, многие не хотят переходить, особенно бюджетные учреждения

Но это важно, особенно с крупными организациями. Электронный документ
прислали, там электронная подпись – это вообще прекрасно

Сразу работы меньше, не нужно сканировать дополнительно этот документ, и удобно – достаточно напечатать его из базы.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Что делать, если запрошенные документы у Вас отсутствуют?

Например, запрашивают аналитические таблицы с расчетом себестоимости продукции. Составление подобного документа не предусмотрено ни законодательством, ни локальными нормативными актами налогоплательщика, соответственно составлять и представлять такой документ у налогоплательщика обязанности не возникает.

Так, налоговый орган может попросить представить информацию в табличной форме, придуманной инспектором.

В подобных случаях налогоплательщик не обязан подстраиваться под конкретного инспектора и работать за инспектора. Хорошим вариантом будет представление информации в форме, удобной самому налогоплательщику с пояснением о том, что налогоплательщик не ведет учет информации в той форме, в которой налоговый орган просит ее предоставить.

Или другая ситуация. Срок хранения документов истек, либо у налогоплательщика вообще не было обязанности хранить запрошенные документы. Например, пропуска, выданные сотрудникам контрагента. В такой ситуации можно отказать в представлении документов с пояснениями, что они не сохранились, обязанности по хранению таких документов не предусмотрено.

Если же какой-либо документ отсутствует, но должен составляться и храниться у налогоплательщика, то это проблема налогоплательщика. Как указывают налоговые органы (и с ними соглашаются суды), налогоплательщик в таком случае обязан восстановить документы и представить налоговому органу.

Изъятие документов таможенными и другими органами

В соответствии с п. 1 ст. 34 НК РФ таможенные органы при проведении проверок в отношении налогов, подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ, имеют права налоговых органов.

При выявлении в ходе проверки фактов совершения подлога документов, при наличии достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, проверяющие обязаны изъять указанные документы. Об изъятии документов составляется акт изъятия документов.

В акте изъятия документов при необходимости дается более полная характеристика изымаемого документа: дата составления, номер, кем выдан, количество листов и другие данные по усмотрению проверяющего, которые позволили бы в дальнейшем точно идентифицировать изъятый документ и его принадлежность к финансово-хозяйственным операциям проверяемого экономического субъекта.

Проверяемому лицу должна быть предоставлена возможность сделать копии изымаемых документов, которые должны быть помещены в дела проверяемого экономического субъекта вместо изъятых оригиналов документов, о чем делается отметка в акте изъятия документов.

Проверяемое лицо имеет право при выемке документов делать замечания, которые по его требованию должны быть внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Акт изъятия документов подписывается руководителем группы и должностным лицом проверяемого экономического субъекта. В случае отказа должностного лица от подписания акта изъятия документов об этом делается соответствующая запись.

Акт изъятия документов составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр приобщается к материалам проверки, а второй экземпляр вручается представителю проверяемого экономического субъекта.

Изъятие документов в соответствии с производством выемки осуществляется правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств в порядке, предусмотренном ст. ст. 182, 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ, ст. 94 Налогового кодекса РФ.

Выдача изымаемых документов производится с уведомлением начальника таможенного органа на основании мотивированного постановления уполномоченного должностного лица компетентного органа или судебного решения в присутствии понятых и с составлением протокола выемки. Изъятые документы перечисляются в протоколе выемки.

Копия (или второй экземпляр) протокола выемки документов формируется в дело таможенного органа в соответствии с номенклатурой дел.

Протоколы выемки документов хранятся до истечения срока хранения документов, внесенных в протокол, после чего на заседании экспертной комиссии таможенного органа принимается решение о включении дел с протоколами выемки в акт об уничтожении.

Требования инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

На место документов, изъятых по протоколу выемки, в дела подшиваются заверенные копии выданных документов (п. 9.3.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденной Приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160 (далее Типовая инструкция)).

Во внутренние описи этих дел и в листы-заверители вносятся дополнения, отражающие замену подлинных документов копиями со ссылкой на соответствующий акт (протокол выемки документов) (п. 9.2.13 Типовой инструкции).

При выдаче целых дел копирование документов, из которых состоит дело, как правило, не производится. Выдача таких дел оформляется в соответствии с п. 11.5 Типовой инструкции.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

При возврате документов и дел, изъятых правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств, должностным лицом таможенного органа, ответственным за работу архива, осуществляется проверка состояния возвращаемых дел и документов и их соответствие документам, указанным в протоколе выемки, в присутствии лица, возвращающего документы (п. 11.5.9 Типовой инструкции).

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов должностным лицом таможенного органа, ответственным за работу архива, составляется акт в соответствии с п. 11.5.9 Типовой инструкции. Возвращенные документы подшиваются в дела с одновременным изъятием копий. В книге выдачи дел, во внутренней описи дела и в листе-заверителе дела делается отметка о возврате документов.

Когда налоговики используют такое истребование документов

У налоговых органов есть право запрашивать документы и информацию по конкретным сделкам вне рамок проведения налоговых проверок при обоснованной необходимости (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Чтобы налогоплательщик смог исполнить требование о представлении документов/информации, инспекторы могут уточнить в запросе предмет договора (какие работы выполнены, какое имущество приобретено и т. д.), период его действия, а также указать, с каким контрагентом он заключен. Если специальных уточнений нет, от вас потребуются все документы по сделкам с данным контрагентом.

При такой неопределенности перечня запрашиваемых документов их список во многом формирует судебная практика:

Фактически контролеры могут направить вам запрос документов вне рамок проведения налоговых проверок по любым бумагам, составляемым сторонами при заключении и исполнении сделки.

Что учесть при подготовке ответа на требование, выставленное вне рамок налоговых проверок?

Налоговый кодекс РФ содержит правило, согласно которому вне рамок налоговых проверок инспектор может запросить документы и информацию о конкретной сделке у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке, если у налоговых органов возникла обоснованная необходимость их получения.

Из данного правила следует, что налоговый орган должен указать сведения, позволяющие определить ту самую конкретную сделку, по которой запрашиваются документы, и налоговый орган должен обосновать необходимость их получения.

Сведениями, позволяющими конкретизировать сделку (сразу отметим, что это может быть сразу несколько сделок), могут быть реквизиты договора, счетов-фактур, период совершения сделки и так далее. И по такой конкретной сделке можно запрашивать любой объем документов, любую информацию.

То есть, вне рамок налоговых проверок налоговый орган не может запросить «все договоры за последние 3 года», но может запросить «счета-фактуры с 01.01.2019 по 31.12.2021, относящиеся к договору, например, №1 от 01.01.2018». 

Фактически, налоговый орган может запросить тот же объем документов, что и при проведении выездной налоговой проверки, не выходя на нее. Основной целью такого предпроверочного анализа является определение того, а стоит ли вообще выходить на проверку к данному налогоплательщику.

Что же касается обоснования необходимости истребования документов, то Налоговый кодекс РФ не разъясняет в чем заключается эта «обоснованная необходимость», и обязан ли инспектор давать налогоплательщику какие-либо пояснения о мотивах истребования у него документов (информации) вне рамок налоговых проверок.

Если ранее суды чаще соглашались с налогоплательщиками о том, что налоговый орган должен четко и ясно изложить, в чем заключается такая необходимость, в противном случае «требование нарушает права и законные интересы лица в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, возлагая на него обязанность по представлению документов, не предусмотренную п. 2 ст. 93.1 НК РФ». То в последние время стало больше решений, в которых суд считает, что «обоснованная необходимость получения документов (информации) подразумевает лишь, что они не могут истребоваться в неслужебных или иных целях, не связанных с осуществлением контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах», либо суд соглашается с инспекцией, что обосновать необходимость можно фразой «в связи с возникновением обоснованной необходимости», или другими словами, надо, потому что надо… 

А то и вовсе разъясняется, что «налоговый орган не обязан сообщать контрагенту соответствующего лица, документы (информация) о сделках которого запрошена, причины, по которым он посчитал необходимым направить требование» Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 9 марта 2022 г. № Ф03-468/22 по делу № А51-9240/2021, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 11 декабря 2020 № 06АП-5435/2020 по делу № А16-1151/2020.

Считаем, что такое судебное толкование статьи 93.1 НК РФ расширительным, ведущим к тому, что инспектор наделяется правом запрашивать документы произвольно у кого угодно, в любом количестве, без проведения каких-либо мероприятий налогового контроля, без какой-либо необходимости, игнорируя нормы НК РФ о сроках проведения налоговой проверки.

При этом вопрос о периодах, за которые налоговый орган может запросить документы, также является неоднозначным. Некоторые суды встают на сторону ФНС: 

Постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 29.08.2018 № Ф10-3098/2018 по делу № А23-6278/2017

Кадровые документы

Определить срок хранения кадровых документов можно по разделу 8 Перечня Росархива.

1 год хранят заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой.
3 года:

• приказы о дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения;
• уведомления и предупреждения работников, например, о предстоящем увольнении, о сокращении;
• согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока согласия или его отзыва;
• переписка по вопросам приёма на работу, перевода и увольнения;
• графики отпусков.

5 лет:

• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, об отзыве из них, продлении и перенесении, об ученических отпусках, о направлении в командировку, о служебных проверках;
• отчёты о командировках;
• договоры о полной материальной ответственности — 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица;
• журналы учёта чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, отпусков, выдачи справок работникам;
• документы по ведению воинского учёта;
• табели учёта рабочего времени по всем работникам, кроме «вредников».

45 лет:

• документы о проведении спецоценки при нормальных условиях труда;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
• журналы учёта инструктажей по охране труда.

75 или 50 лет:

• приказы о приёме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или её изменении;
• приказы обо всех отпусках и командировках «вредников»;
• личные карточки работников, их должностные инструкции,
• личные дела, в том числе руководителей;
• сведения о трудовой деятельности и стаже;
• трудовые договоры, допсоглашения к ним;
• табели учёта рабочего времени по «вредникам»;
• журналы учёта приёма, переводов и увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• документы о проведении спецоценки при вредных условиях труда;
• трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения.

Постоянно:

• положения о работе с персональными данными, об оплате труда, премировании работников;
• коллективный договор;
• штатное расписание и изменения к нему.

Вместе с приказами нужно хранить приложенные к ним документы-основания: заявления, докладные записки, справки. Например, для приказа об увольнении основанием может быть заявление об увольнении.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

• хорошо читается содержание, визы, даты;
• со всех листов легко делаются копии;
• прошивка не разлетается при чтении;
• страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
• на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

• Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
• Квартальная – 5 лет.
• Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе. Рассмотрим сроки хранения другой документации:

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

— первичные учетные документы;
— регистры бухгалтерского учета;
— бухгалтерская (финансовая) отчетность;
— аудиторские заключения;
— документы учетной политики;
— стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
— документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
— средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Истребование документов в рамках камеральной налоговой проверки

Наиболее популярными требованиями налоговых органов о предоставлении документов и сведений являются запросы по итогам камеральной налоговой проверки. Камеральная налоговая проверка проводится на основании представленных налогоплательщиком деклараций.

Налоговый орган вправе затребовать документы, которые налогоплательщик обязан был предоставить вместе с декларацией, но не приложил. Например, ст. 172 НК РФ определяет перечень документов, подтверждающих правомерность применяемого налогоплательщиком возмещения НДС. Или же в случае выявления несоответствий, противоречий, ошибок в предоставленных налоговых декларациях, налоговые инспекторы могут направить налогоплательщику требование пояснить возникшие расхождения.

Если замечания инспекции корректны, то налогоплательщик подает скорректированную декларацию. Если же с замечаниями он не согласен, то необходимо представить письменные пояснения и приложить документы, объясняющие причины выявленных расхождений и раскрывающие корректность представленных в декларации данных. Вместе с пояснениями, компания может представить копии документов, подтверждающих их достоверность, например приложить обороты по счетам, выдержки из регистров бухгалтерского или налогового учета, где отображен процесс формирования спорных показателей.

Например, инспекция может запросить дополнительные документы, если компания:

• пояснения уменьшения показателей (если уточняющая декларация подана в течение двух лет после подачи исходной);

• регистры налогового учета, обороты по счетам и даже первичные бухгалтерские документы, служащие основанием для произведенной коррекции (если декларация исправляется после истечения двух лет с момента подачи первоначальной).

2. По итогам года получила убыток. В этом случае инспектор вправе направить требование о необходимости пояснить каким образом этот убыток сформировался.

3. Предъявила НДС к возмещению по внешнеторговым операциям по сумме, расходящийся со сведениями, полученными инспектором от таможенных органов или от других участников сделки.

4. Предоставила сведения об операциях, лежащих в основе расчета налоговой базы, которые не соответствуют тем, что есть у налоговой (например, расходятся со счетами-фактуры, декларациями, предоставленными другими налогоплательщиками, с данными регистраторов и пр.).

5. Пользовалась налоговыми льготами. Тогда инспектор может запросить документы, подтверждающие право на их получение.

6. И в других случаях, когда ИФНС выявила расхождения, несоответствия в представленных декларациях.

Важно отметить, что при проведении камеральной налоговой проверки инспектор рассматривает в декларации правильность исчисления налога, поэтому он может запрашивать информацию только по тому налогу, который проверяет, и в рамках периода, охватываемого проверкой. Требование о предоставлении документов, не имеющих к этому налогу отношения или выходящих за рамки проверяемого периода, является незаконным.. Следует иметь в виду, что законодательство ограничивает сроки проведения камеральных налоговых проверок

Например, для НДС такой срок составляет 2 месяца, и если требование отправлено позже, то такой запрос выходит за рамки налоговой проверки. Тогда налогоплательщик сможет предоставить мотивированный отказ в удовлетворении иска.

Следует иметь в виду, что законодательство ограничивает сроки проведения камеральных налоговых проверок. Например, для НДС такой срок составляет 2 месяца, и если требование отправлено позже, то такой запрос выходит за рамки налоговой проверки. Тогда налогоплательщик сможет предоставить мотивированный отказ в удовлетворении иска.