Бланк счета на оплату в word: понятие, основные правила заполнения документа и другие нюансы

Полная информация о продавце и покупателе

В счете на оплату должна быть указана полная информация о продавце и покупателе

Это важно для правильного оформления документа и выполнения всех юридических требований. В данном разделе необходимо указать следующую информацию:

Наименование продавца и покупателя — должно быть указано полное и точное наименование юридического лица или ФИО физического лица.
Юридический адрес — указывается фактический адрес офиса или места жительства продавца и покупателя

Важно указывать почтовый индекс, город, улицу и номер дома.
ИНН и КПП — указывается индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет в налоговом органе.
ОГРН/ОГРНИП — указывается основной государственный регистрационный номер для юридических лиц или индивидуальный предпринимательский номер для физических лиц.
Контактная информация — должны быть указаны номера телефонов и адреса электронной почты, по которым можно связаться с продавцом и покупателем.. Важно указывать все эти данные корректно и достоверно, чтобы избежать ошибок при оплате и возможных споров в будущем

Полная информация о продавце и покупателе является одним из основных требований к правильному оформлению счета на оплату

Важно указывать все эти данные корректно и достоверно, чтобы избежать ошибок при оплате и возможных споров в будущем. Полная информация о продавце и покупателе является одним из основных требований к правильному оформлению счета на оплату

Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит +13

11.05.21 04:00

•
itsoft
•
#556334
•
Хабрахабр

•

4900

Законодательство в IT, Финансы в IT, Блог компании ITSOFT
Рекомендация: подборка платных и бесплатных курсов Smm — https://katalog-kursov.ru/

Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.

Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.

Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.

Шаг первый. Найти документ, вызывающий ошибку.

Напоминаю, что их может быть несколько! В любом случае алгоритм поиска простой. Прежде всего, нужно сформировать карточку счёта 60.01 — это позволит выяснить, в какой момент впервые появились красные суммы по кредиту.

На скриншоте показан очень простой пример. В реальном случае всё может быть гораздо сложнее из-за большого количества документов, но принцип поиска ошибки всегда остаётся один и тот же.

Таким образом, мы выяснили приводящий к ошибке документ

Также мы определили контрагента и договор, что очень важно. Теперь можно в карточке счёта спокойно выставить фильтр (отбор) по этому поставщику и договору, что позволит избавиться от всех ненужных документов в отчёте и сосредоточиться на поиске ошибки

Также важно не отвлекаться на другие последующие красные числа. Сначала нужно устранить ошибку в документах, связанную самым первым в списке отрицательным остатком по счёте а потом при необходимости повторить операцию для других групп документов (фильтр по другим контрагентам и договорам с ними)

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

Формирование бланка

Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.

Бланк должен включать в себя следующие данные:

Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.

Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Какие реквизиты указывают в счёте

Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.

Дату формирования документа.
Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств

Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
Итоговая сумма для оплаты

Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
Сумма НДС или его отсутствие.
Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.

Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.

В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.

Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.

Основные требования и рекомендации по оформлению счета на оплату

Выставление счета на оплату является важной частью бухгалтерской работы. Правильное оформление счета на оплату позволяет избежать проблем с налоговой и обеспечить свои права и интересы

В данной статье мы рассмотрим основные требования и рекомендации по оформлению счета на оплату.

1. Наименование и реквизиты

В первую очередь необходимо указать наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя, выставляющего счет. Также следует указать полные реквизиты организации или индивидуального предпринимателя: адрес, ИНН, КПП, ОГРН(ИП), банковские реквизиты. Это позволит установить идентичность лица, выставляющего счет на оплату.

2. Дата составления счета

Счет на оплату должен содержать дату составления. Дата должна быть указана полностью (день, месяц, год)

Это важно для учетных и отчетных целей, а также для определения сроков оплаты

3. Номер счета

Каждый счет на оплату должен иметь уникальный номер. Номер счета должен быть проставлен последовательно, без пропусков. Это поможет вести учет и облегчит поиск нужного документа в дальнейшем.

4. Реквизиты получателя

На счете на оплату необходимо указать реквизиты получателя услуги или товара. Это включает в себя наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, КПП, ОГРН(ИП), банковские реквизиты. Это позволит однозначно определить, кому предназначен данный счет на оплату.

5. Описание услуги или товара

На счете на оплату необходимо детально описать предоставляемую услугу или товар. Это позволит получателю счета понять, за что он платит. В описании следует указать количество, стоимость, единицы измерения и сумму к оплате.

6. Сумма и способ оплаты

Сумма счета на оплату должна быть указана ясно и наглядно. Также следует указать способ оплаты: наличными, банковским переводом, электронными средствами и т.д. Это поможет получателю счета определить, как ему оплатить услугу или товар.

7. Подпись и печать

Счет на оплату должен быть подписан уполномоченным лицом организации или индивидуальным предпринимателем. Также рекомендуется проставить печать организации. Подпись и печать подтверждают право выставления счета и подтверждают его юридическую значимость.

8. Сроки оплаты

На счете на оплату следует указать сроки оплаты. Сроки могут быть разными в зависимости от условий договора или соглашения между сторонами

Важно указать точные даты или сроки, после которых начисляются пени или штрафы за просрочку оплаты

9. Электронная форма счета на оплату

Счет на оплату может быть оформлен в электронной форме. В этом случае он должен содержать электронную подпись, которая заменяет обычную подпись и печать. Это позволяет сократить время на общение и обмен документами и упрощает процесс ведения бизнеса.

10. Счет-фактура и НДС

Если вам необходимо выставить счет-фактуру с НДС, то вам следует обратиться к специалисту по бухгалтерии или налогам. Счет-фактура является обязательным документом при расчете НДС и подлежит подписанию и утверждению со стороны налогового органа.

Важно помнить, что правила оформления счета на оплату могут отличаться в зависимости от юридического статуса организации или индивидуального предпринимателя. Поэтому всегда рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером или юристом, чтобы избежать ошибок и проблем с налоговой

Что должен включать счёт

1. Название документа (например, «Счёт №1»). Лайфхак: если вы работаете недавно, вас может смущать выставление счёта с маленьким порядковым номером. В этом случае для нумерации вполне можно использовать произвольный номер. Например, текущую дату плюс любую цифру — 24/09-1 или название компании клиента плюс цифру — POLIGON-1.

2. Ваши реквизиты, включая реквизиты банковского счёта.

3. Информацию о покупателе, его реквизиты (кратко).

4. Наименования услуг или товаров и основание их поставки. Например, «Услуги по договору №24/09-20 от 24.09.2020», «Разработка сайта site.ru, первый этап работ» или, если вы продаёте товары, «Аппарат для сварки труб Most PWE 900 по договору №24/09-20 от 24.09.2020».

5. Стоимость, количество единиц, итоговую сумму.

6. Информацию об НДС или об отсутствии НДС.

7. Подпись и печать (если есть печать, если нет, можно без печати).

8. Опционально — контакты и логотип. Можно и без них, но с ними солиднее

Продвигаем сайты с гарантией
Растим продажи, позиции и посещаемость

Цены и кейсы

Основные правила заполнения, образец счета

Если вы продаете товары или услуги, облагаемые НДС, вам необходимо счет заполнить следующим образом:

Графы счета могут быть заполнены и несколько по-другому: в графе «Цена» сумму можно указать без НДС. Тогда поля «Сумма» и «Итого» тоже будут без НДС, а далее вместо поля «В том числе НДС» пойдет поле «НДС», в котором необходимо будет указать сумму налога, рассчитанного с полной стоимости оплаченных товаров (но в данном случае НДС уже будет «сверху»). Дальнейший порядок заполнения счета не отличается от порядка, приведенного для предыдущего случая.

Для большей наглядности приводим образец заполнения такого счета.

Факты о счёте

Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.
Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.
Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.
Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.
Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.
Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.
В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.
Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.
В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.

Для чего нужно выставлять счёт на оплату

Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.

Это работает, если сторонами сделки выступают юридические лица или ИП. Счёт на оплату — не обязательный для учёта документ, но его применение упрощает расчёты между контрагентами и служит дополнительным элементом сопровождения сделки.

Основанием для выставления счёта служат:

договор купли-продажи или оказания услуг (выполнения работ);
акты выполненных услуг (работ);
товарные и транспортные накладные;
счета-фактуры.

Счёт на оплату может быть авансовым или по факту. В первом случае покупатель вносит предоплату, размер которой оговаривается условиями договора, а во втором случае — оплачивает продукцию, работы или услуги после их поставки или выполнения.

Применяется в основном для безналичных расчётов, но его также можно оплатить и наличными средствами, если у фирмы или ИП-продавца есть касса.

С помощью полученных и оплаченных счетов можно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, составлять платёжный календарь и вести сверку взаимных расчётов в разрезе договоров.

Общие понятия счета на оплату

В бухгалтерской терминологии счет на оплату называют свидетельством, которое должно выдаваться организацией, продающей Вам продукцию. Тем самым он закрепляет факт реализации продукта, а также является основанием для передачи финансовых средств на его оплату.

В том случае, если счет на оплату выдается организацией, имеющей правовую форму ООО или ИП, необходимо знать особенности документа:

Счет на оплату

При составлении документов ООО покупателю необходимо получить сразу две подписи на счете: от генерального директора или руководителя организации, а также его главного бухгалтера, который проверил достоверное составление счета.
Если счет на оплату составляет индивидуальный предприниматель (ИП), то в нем расписывается один раз его руководитель.

Счет на оплату не имеет законодательно закрепленный бланк, поэтому компания может составить его самостоятельно. Чаще всего в отделе бухгалтерии уже имеется стандартный счет на оплату, который был создан в начале года.

Некоторые предприятия для того, чтобы соблюсти при составлении счета все нормы и правила текущего года, скачивают из интернета документ в формате Word или Excel. Зачастую так делают организации, которые не знают, как заполнить счет на оплату.

2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?

Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.

Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.

В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.

Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.

Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.

Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).

Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:

приобретение товаров и активов;
аренда имущества – движимого и недвижимого;
оплата услуг;
подтверждение доставки груза и т. д.

Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.

Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?

С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.

В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.

Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.

Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.

Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.

Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.

Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности. Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое

Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое

Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта. В этом случае счет на оплату может выступать в качестве договора оферты, если включает необходимые для последней сведения. И если документ используют именно так, то оплата товара контрагентом в оговоренный срок является акцептом.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования

Как облегчить себе жизнь. Онлайн-сервис для простого выставления счетов и актов

Первые полгода работы мы заполняли каждый счёт вручную, потом печатали, подписывали и отправляли клиентам. Потом на основе счетов создавали акты.

Если бухгалтер клиента запрашивал акт сверки, это минус час-два из жизни. Кроме того, когда клиентов стало больше трёх и пришёл первый крупный, начались проблемы:

Каждый счёт нужно заполнить, распечатать, подписать, отсканировать, отправить.
Старые счета теряются. Клиент запрашивает акт, а нам приходится искать счёт, копипастом переносить информацию в акт, печатать, подписывать, сканировать его.
Акты сверки стали запрашивать регулярно

В результате мы начали искать какой-нибудь сервис для упрощения задачи. Нашли «Эльбу». Что даёт эта штука:

1. Счёт можно создать за 20 секунд, автоматически наложить сверху печать и подпись и сразу из «Эльбы» отправить клиенту. Не надо печатать каждый счёт, подписывать, потом сканировать. Даже скачивать счёт не надо.

Скриншот формы создания счёта

2. По каждому клиенту видно, какие ему выставлены счета, можно в два клика создать акт по каждому платежу и автоматически отправить клиенту.

3. Акт сверки формируется также в два клика.

4. Из сервиса можно отправлять отчёты в налоговую, ПФР и др.