Зачем нужен электронный документооборот

Технические требования EDI и ЭДО

EDI использует специальный формат данных, известный как стандарты EDI. Это структурированный формат, который четко определяет порядок и содержание каждого элемента данных. Данные в формате EDI обычно представлены в виде транзакций, содержащих информацию о заказах, счетах, отправках и т. д. Для обмена данными в формате EDI необходимо использовать специальные программы и протоколы связи, такие как AS2 (Applicability Statement 2), FTP (File Transfer Protocol) и др.

В отличие от EDI, ЭДО не имеет строгих стандартов формата данных. Он основан на использовании обычных электронных документов, таких как файлы PDF, DOC, XLS и другие. Для обмена документами в рамках ЭДО используются различные инструменты и технологии, включая электронную почту, специализированные платформы для электронного документооборота и так далее. При этом требования к техническим характеристикам системы ЭДО довольно гибкие и могут быть адаптированы под конкретные потребности и возможности пользователя.

Таким образом, основные технические требования для EDI и ЭДО различаются по следующим параметрам:

Параметр	EDI	ЭДО
Формат данных	Стандарты EDI	Различные форматы документов
Программное обеспечение	Специальные программы для обмена данными в формате EDI	Различные инструменты, включая почтовые клиенты, платформы для электронного документооборота и др.
Протоколы связи	AS2, FTP и др.	Обычные протоколы, такие как SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), HTTP (Hypertext Transfer Protocol) и другие
Технические характеристики	Строгие требования к соответствию стандартам EDI	Гибкие требования, адаптируемые под потребности пользователя

Плюсы и минусы электронного документооборота

Использование EDI в различных отраслях

EDI (электронный обмен данными) широко применяется во многих отраслях бизнеса для автоматизации обмена информацией между различными компаниями. Вот некоторые примеры использования EDI в различных секторах экономики:

Отрасль	Пример использования EDI
Розничная торговля	Заказ и доставка товаров между поставщиками и розничными сетями
Автомобильная промышленность	Обмен заказами на запчасти между производителями автомобилей и поставщиками
Здравоохранение	Обмен медицинскими данными между врачами и страховыми компаниями
Производство	Поставка сырья и компонентов между различными производителями
Транспорт и логистика	Отслеживание грузов и обмен данными о доставке между перевозчиками и клиентами
Финансы	Обработка платежей и обмен банковскими данными между финансовыми учреждениями

Это лишь некоторые примеры использования EDI. Возможности EDI безграничны и могут быть применены практически в любой сфере бизнеса для повышения эффективности и автоматизации процессов обмена данными.

Как выбрать между EDI и ЭДО

Выбор между EDI (Electronic Data Interchange) и ЭДО (Электронный документооборот) зависит от конкретных потребностей и целей вашей организации. Вот несколько ключевых факторов, которые следует учитывать при принятии решения.

Объем передаваемых данных: Если ваша организация отправляет или получает большие объемы данных, то EDI может быть предпочтительным выбором. EDI использует структурированные и формализованные форматы данных, что позволяет эффективно обрабатывать и обмениваться большими объемами информации.
Типы документов: Если вам требуется обмениваться специфическими типами документов, такими как счета, накладные или заказы, то ЭДО может быть наиболее подходящим решением. ЭДО обычно предлагает специализированные функции для работы с различными типами документов и может иметь интеграцию с существующими системами учета.
Техническая готовность: Если у вас уже есть установленная система EDI или ЭДО, решение о выборе может быть связано с их технической готовностью

Важно учесть совместимость с существующими системами и возможность интеграции с другими решениями, которые вы используете.
Бюджет: Расходы на внедрение и поддержку EDI и ЭДО могут варьироваться. При выборе между ними следует учесть не только стоимость внедрения системы, но и затраты на обучение персонала, сопровождение и обновление системы.
Требования к безопасности: Если безопасность данных играет важную роль для вашей организации, то выбор между EDI и ЭДО должен учитывать возможности обеспечения конфиденциальности и целостности передаваемой информации

ЭДО обычно использует протоколы шифрования и электронные подписи для обеспечения безопасности данных.

Итак, чтобы выбрать между EDI и ЭДО, вам следует учитывать объем передаваемых данных, типы документов, техническую готовность, бюджет и требования к безопасности вашей организации. Может быть полезно провести анализ потребностей и сравнить функциональность, преимущества и затраты на обе системы, прежде чем сделать окончательное решение.

Ритейла

Розничная торговля использует ЭОД 850 для заказов на поставку и 855 для подтверждений заказа на поставку

На этапе доставки поставщик отправляет розничному продавцу предварительное уведомление об отправке (856) с важной информацией о содержимом упаковки, сроках доставки и т. д

Затем в процессе выставления счета поставщик выставляет счет-фактуру EDI ( 810) запросить оплату за поставленную продукцию. Ритейлер отвечает советом по денежному переводу EDI. (820) подтверждение оплаты поставщику. Эти этапы гарантируют, что каждый этап цепочки поставок хорошо слажен и способствует эффективным бизнес-операциям.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Зачем нужен электронный документооборот

Внедрение эДО в организации

Процесс внедрения эДО начинается с определения целей и преимуществ, которые данное решение может принести организации

Важно провести анализ текущих бизнес-процессов и выявить области, которые можно оптимизировать с помощью электронного документооборота

Одной из главных задач при внедрении эДО является обеспечение согласованности и безопасности передаваемой информации. Для этого необходимо выбрать подходящую систему электронного документооборота, которая соответствует требованиям организации и предлагает надежные механизмы шифрования и аутентификации.

После выбора системы эДО необходимо провести процесс ее настройки и наладки

Важно обеспечить правильное интегрирование системы с существующими бизнес-процессами организации и обучить сотрудников работе с новой системой

После внедрения эДО необходимо провести адаптацию и оценить эффективность новой системы. Постепенно сотрудники осваивают новые возможности электронного документооборота и привыкают к работе с электронными документами.

В результате внедрения эДО в организацию достигается ряд преимуществ. Во-первых, организация экономит время, связанное с обработкой, хранением и передачей бумажных документов. Во-вторых, снижается вероятность ошибок и потерь документов благодаря автоматизированным процессам электронного документооборота. В-третьих, улучшается доступность документов, так как они хранятся в электронном виде и могут быть быстро найдены и доступны с любого устройства.

Внедрение электронного документооборота – важный шаг в развитии современной организации, который позволяет повысить эффективность работы и снизить затраты на бумажную документацию.

Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен данными. Технология представляет собой цепочки стандартизированных электронных сообщений, в виде которых контрагенты передают данные друг другу. Эти сообщения ещё называют EDI-документами. Они фиксируют шаги поставки: получение заказа, отгрузку и приёмку товара, формирование счёта и УПД. 

Сообщения структурированы по определённому стандарту. Чаще всего используют международный стандарт GS1. Он подразумевает, что обмен данными о поставляемых товарах происходит с помощью уникальных идентификационных номеров или ключей: GTIN (кода товара), GLN (номера местонахождения) и SSCC (кода для транспортной упаковки). 

Пользователь сам определяет набор сообщений, которыми будет обмениваться с контрагентом

Но есть важное условие — контрагент должен согласиться с этим набором.  . Система формирует EDI-документы автоматически и отправляет по заданной последовательности

Сценарий настраивают заранее, исходя из оборота документов и товаров. 

Система формирует EDI-документы автоматически и отправляет по заданной последовательности. Сценарий настраивают заранее, исходя из оборота документов и товаров. 

Где используют EDI 

EDI-сообщения в основном используют в ритейле, чтобы обмениваться с партнёрами данными по поставкам и оформлять заказы. С помощью решения компании направляют уведомления об отгрузке товара и прайс-листы, создают закрывающие документы. 

Электронный обмен данными также востребован в HoReCa, промышленности, фармацевтике, логистике и финансовом секторе.

Виды EDI-документов 

Существует около 50 типов стандартных сообщений. Но в классической цепочке EDI четыре основных:

ORDERS (Purchase Order)  — заказ на поставку. Документ содержит список товаров, которые заказчик планирует купить у поставщика, и всю необходимую информацию: стоимость и количество товаров, дату и время поставки, номер договора, идентификаторы участников.

ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В документе поставщик  подтверждает или не подтверждает поставку продукции. Часто ответ содержит  корректировки количества или самих позиций. Например, производитель в ORDRSP может предложить аналог, если нужный товар отсутствует на складе.

DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Это аналог товарно-транспортной накладной, который содержит исчёрпывающую информацию об отгрузке: характеристики и количество товара, время и дату доставки, номер машины, данные об отправителе и получателе. 

RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приёме товара. Документ содержит информацию о фактически принятой продукции. Он позволяет оперативно сообщить поставщику о поступлении заказа и сформировать корректную счёт-фактуру. Ещё в RECADV включают расхождения, если товар не приняли. 

Такая цепочка автоматизирует базовый цикл товарооборота — заказ, отправку и приём товара. Её можно расширить и добавить другие EDI-документы: каталог продукции, график поставок, информацию о местах доставки и прочие. 

Обычно сценарий электронного взаимодействия определяют торговые сети. Поэтому в зависимости от требований ритейлера цепочки могут отличаться. Также на структуру цепочки влияет категория поставляемого товара и схема работы: с НДС или без. 

Как работает процесс EDI?

Чтобы понять, как работает процесс EDI, давайте рассмотрим пример из розничной торговли, уделив особое внимание обмену заказами на поставку, предварительными уведомлениями об отправке и счетами-фактурами между розничным продавцом и поставщиком:

1. Соглашение и установка: Розничный торговец и поставщик устанавливают отношения EDI и соглашаются использовать ANSI X12, широко используемый стандарт в Северной Америке для цифровых транзакций в различных отраслях.
2. Сопоставление документов: Розничный торговец и поставщик совместно преобразуют свои внутренние системы в формат ANSI X12 для заказов на поставку и счетов-фактур. Они определяют конкретные сегменты, элементы и структуры данных, требуемые стандартом, и согласовывают их со своими внутренними системами.
3. Преобразование данных: Когда розничный торговец создает заказ на покупку в своей системе заказов, система автоматически преобразует данные заказа на покупку в EDI 850 (Заказ на поставку) Формат ANSI X12 EDI. Используя определенный синтаксис и коды, он также организует информацию по сегментам, таким как заголовок, отдельные позиции и итоги.
4. Коробка передач: Система розничного торговца передает заказ на поставку ANSI X12 поставщику через защищенный метод связи, например соединение AS2 через Интернет. Документ шифруется и отправляется в электронном виде, обеспечивая безопасность и целостность данных во время передачи.
5. Обработка данных: После подтверждения заказа на поставку система поставщика обрабатывает документ ANSI X12. Он извлекает соответствующую информацию, такую ​​как коды продуктов, количества, цены и сведения о доставке.
6. Благодарность и ответ: После обработки заказа на поставку система поставщика генерирует EDI. 855 Подтверждение заказа на поставку и отправляет его обратно продавцу, подтверждая получение и принятие заказа на покупку.
7. Выставление счетов: При отгрузке товара система поставщика генерирует счет-фактуру ANSI X12, также известный как счет-фактура. EDI 810 Счет-фактура, на основании полученного заказа на поставку. Счет-фактура включает такие детали, как выставленные счета количества, цены, условия оплаты и соответствующие идентификаторы.
8. Согласование и оплата: Система розничного продавца получает счет-фактуру ANSI X12 и выполняет сверку с исходным заказом на покупку. Этот процесс проверяет точность счета-фактуры и обеспечивает соответствие между заказанным и выставленным счетом количествами. После завершения сверки ритейлер приступает к оплате на согласованных условиях.

Принцип работы

В простых словах, EDI является технологией, позволяющей передавать структурированные данные между компьютерными системами разных организаций без участия человека. Например, компания может использовать EDI для автоматизации обмена заказами и счетами с партнерами, что упрощает и ускоряет процессы бизнеса.

С другой стороны, ЭДО — это общий термин, относящийся к процессу электронного обмена документами в организации. В отличие от EDI, ЭДО включает использование цифровых подписей, аутентификации и шифрования для обеспечения безопасности и подлинности электронных документов.

Принцип работы EDI основан на стандартизации данных и использовании универсальных форматов, таких как EDIFACT или XML. Организации, участвующие в обмене документами, соглашаются на общий стандарт и настраивают свои системы для автоматической обработки и передачи этих данных.

С другой стороны, принцип работы ЭДО включает хранение, обработку и передачу электронных документов с использованием специальных программных решений. Электронные документы могут быть отправлены как электронная почта, через специализированные сервисы или с помощью специальных программных интерфейсов.

Важно отметить, что EDI и ЭДО часто используются вместе для создания эффективной системы обмена документами в организации. EDI обеспечивает автоматизацию процесса передачи данных, а ЭДО гарантирует безопасность и подлинность электронных документов

Стандарты передачи данных в EDI

Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».

Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.

• Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ с названием ORDERS. Он наиболее востребован у представителей крупного ритейла, но его применяют и в иных компаниях — складских, транспортных и других. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
• Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ или отказать в его исполнении. Для этого он использует EDI сообщение (документ) ORDRSP. Поставщик вправе расширить стандартную информацию в нём и дополнить её предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
• Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью ещё одного стандартного EDI-документа — PRICAT. Он представляет собой каталог с автоматически обновляющимися сведениями о товарной номенклатуре, ценах, основных характеристиках продукции.
• Счет-фактура. Чтобы в автоматическом режиме сформировать счёт-фактуру для оплаты поставленных товаров, используется такой документ EDI, как INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).
• Уведомление об отгрузки. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа — DESADV. Это — уведомление об успешно состоявшейся отгрузке товаров со склада, которое содержит подробную информацию о поставленной продукции.
• Уведомление о приемке. Покупатель должен проинформировать поставщика о факте получения товаров. Для этого предназначено такое EDI-сообщение, как RECADV.
• Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причинах отказа в их приёмке. У поставщика после получения RETANN возникает обязанность отреагировать и ответить покупателю.

Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды

СБИС

Предприятия могут использовать платформу СБИС одновременно в нескольких режимах, каждый из которых адаптирован для взаимодействия друг с другом. Самым распространенным методом среди пользователей является использование электронного документооборота.

Функциональность СБИС:

• внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.
• подготовка и сдача отчетов в госорганы;
• управление бизнес-процессами;
• удаленная налоговая отчетность;
• проверка контрагентов;
• поиск предложений на разных сайтах и ​​анализ покупок;
• вести бухгалтерскую, кадровую и складскую документацию;

У системы EDF SBIS есть бесплатная версия, которая позволяет пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичными бухгалтерскими документами и создавать отчеты для государственных органов. Для простоты использования были разработаны мобильные приложения, работающие в операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия VLSI не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им необходимо подписаться на платный пакет услуг. Минимальная ставка всего 500 рублей в год. За эти деньги компании смогут получить: электронную подпись, возможность отправлять нулевые отчеты, 50 исходящих пакетов в квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Различия в целях EDI и ЭДО

EDI обычно используется для оптимизации и автоматизации процессов внутри компании и между компаниями. Цель EDI состоит в том, чтобы эффективно передавать структурированные данные, такие как заказы, счета и уведомления о поставках, между бизнес-партнерами, используя стандартные форматы сообщений. EDI помогает снизить искусственные барьеры, такие как ручной ввод данных или бумажная документация, и упрощает процессы, связанные с обработкой, проверкой и передачей информации. Это позволяет компаниям оперировать данными более эффективно и сокращает возможность ошибок, связанных с ручным вмешательством.

С другой стороны, ЭДО сконцентрирован на обмене электронными документами между компаниями и государственными организациями. ЭДО позволяет перейти от традиционного бумажного документооборота к электронной форме, что увеличивает эффективность и быстроту обработки документов. Целью ЭДО является сокращение времени на обработку документов и снижение затрат на их хранение и доставку. ЭДО также предоставляет возможность автоматической проверки правильности заполнения документов и контроля над процессом обмена и хранения информации.

Таким образом, хотя EDI и ЭДО являются похожими концепциями электронного обмена документами, их основные цели и фокусы различаются. EDI облегчает обмен структурированными данными между компаниями, тогда как ЭДО сконцентрирован на упрощении процессов обработки документов и сокращении бумажной документации. Оба подхода имеют свои преимущества и могут быть использованы компаниями в зависимости от их потребностей и целей.

Как реализовать переход на ЭДО

Прежде чем приступать к непосредственному внедрению системы ЭДО, важно иметь четкий план и цель ее использования. Это поможет вам определить обязательный функционал, который позволит закрывать все задачи и потребности вашего бизнеса

Переход на ЭДО пошагово:

1. Внести изменения в учетную политику. Нужно прописать в организационных документах компании возможность использования электронных документов и цифровой подписи.
2. Описать движение бумажных документов в компании, с учетом каждого этапа и задействованных сотрудников. Полученную информацию нужно проанализировать и подумать как это можно оптимизировать.
3. Выбрать систему ЭДО исходя из нужд и особенностей компании.
4. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи. Это необходимо, чтобы электронные документы компании имели юридическую силу, равную силе обычной ручной подписи.
5. Выбрать оператора ЭДО и подключить к нему ваш документооборот. Нельзя производить обмен электронными документами между компаниями напрямую, это можно делать только через специального оператора. Чтобы сделать правильный выбор, подробно изучите условия работы и тарифы, почитайте отзывы и обязательно уточните услугами какого оператора пользуются ваши контрагенты.
6. Уведомить и подключить контрагентов к электронному обмену документами через оператора ЭДО. Для этого нужно лично сообщить им о своем решении, после чего направить приглашение через систему.

При выборе системы также необходимо обратить внимание на простоту ее использования. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться и работать с системой без лишних инструкций

Также следует уточнить наличие мобильной версии, поскольку в наше время часто бывает нужно подписать или согласовать документ из любой точки и в любое время.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ

И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании

А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Принципы работы ЭДО и основные понятия

EDF может выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнерам. Кроме того, это значительно упрощает подачу отчетности в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы оформляются в доступном электронном формате. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Для того, чтобы этот документ имел юридическую силу, он подписан электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит EDF при обмене документами между компаниями:

• Сразу после этого в первую организацию отправляется уведомление, после чего вы можете предпринять действия: отгрузить товар, перечислить платежи или выполнить другие действия, описанные в документе.
• Сотрудник одной из компаний формирует документ, например, заявление или официальное письмо.
• Сотрудник принимающей компании читает документ, а затем также ставит свою электронную подпись.
• Затем подписывает его электронной подписью и отправляет получателю через систему EDM.

Так работает электронный документооборот. Документ, созданный с помощью EDF, имеет такую ​​же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель был добросовестным и не вносил исправлений. В этом случае сам документ будет недействителен. Изменения в документах легко проверяются EDS.