Как решить проблему нехватки персонала

Разбираемся в методах мотивации персонала: материальных, нематериальных, прямых и косвенных

Эффективная система мотивации: что учесть, чтобы всё работало

Внедрять систему мотивации лучше постепенно — так сотрудники поймут, что изменения необходимы, и привыкнут к ним. Вот несколько советов, как сделать так, чтобы система мотивации функционировала хорошо и вдохновляла сотрудников работать качественно и эффективно.

Определить цели компании и привязать к ним показатели премирования. Премирование должно зависеть от результатов компании за обозримый период — месяц, квартал или год. Критерии премирования должны быть измеримыми и понятными всем сотрудникам.

Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock

В идеале должна получиться косвенная зависимость между результатами каждого работника и главной целью компании. Например, для отдела кадров можно установить критерий укомплектованности штата — не ниже 95%. Здесь зависимость будет такой: если незаполненных вакансий много, то страдают производство и прибыль — и премии будут ниже.

Менять показатели премирования. Нельзя разработать одни показатели и использовать их постоянно. Чтобы система мотивации работала эффективно, её нужно периодически пересматривать. Как часто? Это зависит от того, как развивается компания, насколько она стабильна.

Например, в небольшом стартапе показатели премирования можно утверждать каждый квартал. В более стабильных компаниях их утверждают на год и больше. При достижении одних показателей в систему премирования нужно добавлять другие.

Контролировать количество показателей. Вы заложили в систему премирования показатели, которые важны для компании. Но чем их больше, тем меньше вес каждого такого показателя. В результате на некоторые показатели сотрудники не будут обращать внимания. Пострадают цели, которые вы ставили, когда разрабатывали систему мотивации.

Анализировать систему мотивации. Выясните, понимают ли работники цели и задачи, которые перед ними поставили. Определите, что мешает выполнять эти задачи. Такой анализ покажет, что в системе нужно доработать. Анализ лучше проводить не раньше чем через три месяца после запуска системы мотивации. А потом — ежеквартально.

Как быстро научить

Даже самые квалифицированные кадры, по словам экспертов, после окончания обучения в вузе нужно минимум пять лет «адаптировать» к конкретному производству. Несмотря на отсутствие компаний, готовых взять на себя дополнительную работу по обучению, финансированию и пр., ряд предприятий в стране всё же с удовольствием «воспитывает» собственные штаты кадров. Методы у всех, конечно, свои: кто-то рад открыть двери каждому желающему, другие проводят тщательный отбор.

Например, Алексей Фёдоров говорит, что на предприятии «Агни», которое производит сварочное оборудование, текучка небольшая, некоторые сотрудники работают больше 15 лет. Они пришли, будучи молодыми ребятами, и практически отдали жизнь общему делу. Это одна из причин, по которой завод проводит строгий отсев желающих устроиться.

Г-н Фёдоров считает, что качество специалистов из вузов оставляет желать лучшего, однако это не значит, что предприятие отталкивает молодёжь. Стратегия просто другая. Компания имеет учебный центр при производстве, где преимущественно обучает людей, только-только окончивших школу, другими словами, не испорченных институтом.

Однако и в период обучения отсеивается львиная доля студентов. Руководитель ООО «Агни» уверен, что качественный специалист должен быть умным, любопытным и работоспособным. Так, по словам г-на Фёдорова, умных среди молодёжи много, любопытных уже меньше, а вот работоспособных вовсе единицы.

Не радужная ситуация с кадрами и у предприятий электротехнической отрасли. Сфера довольно узкая, здесь требуются профильные специалисты, которых нигде не обучают: намотчики обмоток трансформаторов, шихтовщики остова и многие другие.

Заместитель генерального директора группы «СВЭЛ» Антон Туголуков тоже считает, что единственная возможность получить высококлассных сотрудников — это вырастить их самостоятельно. Поэтому компания не просто рада брать специалистов без опыта, но и активно привлекает студентов на практики и стажировки, давая им возможность совмещать учебу и работу на 0,25–0,5 ставки.

Руководитель московского офиса продаж ООО «Евролюкс» Алексей Муравьёв говорит, что раньше в компании на работу принимали в основном молодых людей с высшим техническим образованием. Позже тенденция сместилась на специалистов с опытом.

Теперь же подход более дифференцированный. Г-н Муравьёв считает, что способности к профессии могут быть любого уровня независимо от образования и возраста. Более того, по его мнению, по сравнению с менеджерами по продажам, которыми можно только родиться, инженеров можно всему научить с нуля.

Планы и перспективы

Проекты по обеспечению кадрового суверенитета будут развивать и масштабировать. До конца 2022 года команда TalentTech запустит комплексное решение по поддержке релокации талантов. А проект «Заработаем вместе» планируют сначала распространить на регионы Дальнего Востока, а затем и на другие субъекты федерации. Кроме того, планируется расширить перечень доступных специальностей. Этой теме посвятят отдельную сессию форума Национальной кадровой инициативы. Мероприятие пройдет 16-17 декабря на Сахалине при поддержке АСИ, Минтруда России и правительства Сахалинской области.

Как организовать внутренний поиск персонала

Вот несколько рекомендаций организации внутреннего поиска персонала:

Создайте внутреннюю базу данных с информацией о всех сотрудниках организации, их навыках, опыте и достижениях. Это поможет упростить процесс поиска подходящих кандидатов.
Поддерживайте открытый и прозрачный процесс поиска персонала. Расскажите сотрудникам о возможностях карьерного роста внутри организации и о появившихся вакансиях.
Проводите внутренние конкурсы и программы развития, которые помогут сотрудникам развивать свои навыки и подготовиться к новым должностям.
Установите систему поощрений и стимулирования сотрудников, чтобы они были заинтересованы в внутреннем карьерном росте.
Обеспечьте возможность обратной связи с сотрудниками, чтобы они могли выразить свое желание занять новую должность или перейти на другую позицию в организации.
Предоставьте сотрудникам возможность обучения и саморазвития. Организуйте тренинги, семинары и вебинары, которые помогут им развивать свои навыки и знания.

Организация внутреннего поиска персонала может стать эффективным способом закрытия потребности в персонале внутри организации. Не забывайте о преимуществах такого подхода, таких как экономия ресурсов, укрепление мотивации сотрудников и повышение верности компании.

Что происходит и почему

Одной из компаний, которая нуждается в кадрах ещё с конца прошлого века, оказалось ООО «Агни».

По его мнению, нынешнее состояние рынка труда связано с глобальными переменами в интересах граждан и изменением экономической политики. Причина в том, что несколько поколений людей, среди которых потенциально могли быть хорошие кадры, зациклены на потреблении и достижении личного успеха.

Сокращение численности рабочих в большинстве случаев связано не с малым объёмом работ, а с естественными причинами. На предприятиях происходит вымывание кадров: люди болеют, уходят на пенсию или, в конце концов, умирают. Анатолий Лукьянов с горечью отметил, что на Липецком станкозаводе «Возрождение» осталось ни много ни мало около 50 специалистов, и это при том, что объём работы под силу минимум 150 рабочим.

Также он добавил, что, даже если случится чудо и откуда ни возьмись появятся кадры, сразу к работе их не допустят. Среди малочисленных специалистов нужно будет найти наставника, человека, который сможет обучить новичка особенностям производства. Кроме того, ему ведь ещё заплатить нужно.

По словам г-на Лукьянова, проблему не решить без существенных ассигнований со стороны государства на подготовку кадров не только в средних и высших специальных технических учебных заведениях, но и на предприятиях.

Фото: freepik.com

Когда ждать улучшений?

Прогнозировать завершение кризиса — дело неблагодарное. Но в условиях экономической нестабильности остановиться и ждать определенности — путь в никуда, ведь пока вы ждете, конкуренты могут забирать вашу долю рынка.

Примеры компаний, добившихся видимых результатов, в том числе в период экономической нестабильности, подтверждают, что этому во многом способствовало внедрение системы автоматизации процессов help desk.

По нашим опросам, организации, которые уже используют их, пришли к таким результатам:

увеличение эффективности инженеров и техников до 80%;
сокращение общего времени решения заявок на 35%;
снижение фонда оплаты труда на 20%;
100% фиксация сервисных заявок;
рост удовлетворенности заявителей по решению сервисных обращений до 98,5%.

В текущей ситуации неопределенности и дефицита кадров сервисным компаниям, обслуживающим медицинское оборудование, важно не поддаваться панике, максимально быстро подстроиться под новую реальность и создавать более конкурентные предложения. То есть с холодной головой решать поступающие задачи, а также использовать современные специализированные системы, такие как help desk, которые помогут сохранить эффективность работы сервиса при дефиците сотрудников

Попробуйте Okdesk — это бесплатно
Простая и быстрая автоматизация задач по сервисному обслуживанию и технической поддержке ваших заказчиков. Внедрение без программистов. Бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.
Попробовать бесплатно

Александр Шиянов
Заместитель руководителя отдела развития отраслевых решений. Эксперт в области автоматизации рабочих процессов сервисных компаний.

Вопрос 2. На что ориентируется HR?

Речь идет о возможности HR сориентироваться в своих профессиональных амбициях и в своей готовности вкладываться в бизнес, частью которого он является. И тут все не так тривиально, как может показаться на первый взгляд.

В таблице приведены примеры роли HR в стратегическом управлении компанией от участия в стратегических вопросах (строка сверху) и до выполнения основных функций по команде (строка снизу). Сразу хочется обозначить, что «хорошего» или «плохого» варианта тут нет: люди разные, потребности и мотивы у них разные, «единственно правильного варианта для всех», разумеется, не существует.

Ответ за заявленный выше вопрос может состоять из двух частей. Первая: каковы амбиции HR? На какую роль он претендует, куда нацеливается? Чем хочет и чем считает уместным заниматься в компании?

Понятно, что чем больше HR участвует в решении стратегических вопросов, тем большее значение для компании его решения будут иметь. То есть, принимая правильные решения (или организуя принятие правильных решений как модератор, например), он может помочь компании адаптироваться в новых условиях, становиться более конкурентоспособной и развитой. Это положительно повлияет как на доходы организации, так и на персональную мотивацию HR.Александр Хватов, консультант BITOBE

Вторая часть: какова компетентность HR в решении стратегических задач? Справится ли он с той ответственностью, которая необходима для принятия таких решений? И если не справляется в данный момент – хочет ли справляться в обозримом будущем и что конкретно для этого можно предпринять прямо сейчас?

Инструменты автоматизации найма массового персонала

СRM-системы хороши как для подбора специалистов узкого профиля, так и для массового подбора. Во-первых, они дают уже готовую базу подходящих кандидатов. Во-вторых, и самое главное: по данным СберПодбора, автоматизированные процессы, которые зашиты в CRM, могут сэкономить до 30% времени рекрутера. Например, оптимизировать время можно за счет отправки шаблонных сообщений — это особенно актуально для потоковых вакансий (грузчики, разнорабочие, курьеры). Также СRM экономят время на выполнение других рутинных задач — коммуникация с заказчиком, сортировка резюме по релевантности и т. д.

В этот же пункт можно отнести и базу бывших сотрудников. Нередко бывает так, что рекрутеры, столкнувшись с нехваткой кадров, обращаются к бывшим сотрудникам. Для компании это выгодное решение, так как адаптация человека к рабочим задачам и коллективу проходит значительно быстрее.

CRM-системы также помогают экономить на найме массового персонала. Аналитические отчеты позволяют определять, из каких ресурсов приходят релевантные соискатели, а какие источники поиска практически бесполезны, — так у рекрутеров получается рациональнее использовать бюджет на рекрутинг и выгоднее искать персонал.

Методы борьбы с дефицитом кадров

Для того чтобы решить проблему нехватки специалистов, используются разные методы и способы. Выбор каждого из них зависит от направления деятельности компании, сложности ситуации и ряда других факторов.

Самостоятельный подбор персонала

При найме на работу сотрудников у руководителя нет гарантии, что каждый из них будет соответствовать выдвигаемым требованиям и справится с поставленными задачами. Временные и финансовые затраты на обучение и повышение квалификации также могут не привести к ожидаемым результатам.

Не стоит забывать и о том, что увеличение штата организации приводит к тому, что предприятие переходит на более дорогую систему налогообложения.

Реструктуризация

Реструктуризация – возможность перераспределить рабочее время и нагрузку среди сотрудников. Однако, это может привести к ряду неприятных последствий:

Появление дополнительных обязанностей у работников.
Временная переработка.
Перерасход фонда заработной платы.

Кроме того, между руководителем и подчиненными будут возникать конфликтные ситуации.

Аренда персонала

Современный рынок труда предлагает оптимальное решение проблемы, связанной с нехваткой квалифицированных кадров. Аутстаффинг – возможность воспользоваться услугами специалистов на основании договора, который заключается на определенный промежуток времени.

Важно обратить внимание, что главным условием успешного сотрудничества является выбор проверенной кадровой компании, профессиональные специалисты которой произведут подбор работников в соответствии с указанными требованиями и пожеланиями руководителя

Аутстаффинг и кадровый дефицит

Аустаффинг – процесс передачи сотрудников на трудоустройство подрядчику, при котором у заказчика появляется право решать кадровые вопросы без уведомления надзорных органов и роста финансовых затрат.

Среди особенностей такого способа сотрудничества следует обратить внимание на:

Работники переходят на официальное трудоустройство к подрядчику.
Каждый остается на своем прежнем рабочем месте и подчиняется работодателю.
Трудовые отношения переходят к подрядчику, что фиксируется документально.

Необходимо знать о том, что такой способ решения проблемы нехватки кадров, как аутстаффинг, актуален только при долгосрочном сотрудничестве. Для набора временного персонала рекомендуется воспользоваться аутсорсинговыми услугами.

Среди преимуществ такого метода разрешения проблемной ситуации следует отметить:

Сокращение финансовых затрат на управление кадрами.
Минимальные социальные расходы.
Возможность подобрать высококвалифицированных специалистов на определенный промежуток времени с удобным для руководителя графиком.
Способ законного сотрудничества с гражданами других государств без взаимодействия с миграционной службой и трудовой инспекцией.

Кроме того, у работодателя полностью сохраняются налоговые льготы.

Аустаффинг – услуга, актуальная для представителей среднего и малого бизнеса. С ее помощью можно расширить не только кадровый состав предприятия, но и сферу его действия, избежав при этом неэффективных платежей.

Чем поможет аутстаффинг

Процедура разрешения кадрового дефицита посредством аутстаффинга – отличная возможность наладить работу подразделений компании, переложив при этом часть обязанностей на стороннюю компанию, а также привлечь к сотрудничеству высококвалифицированных специалистов, соответствующих выдвигаемым требованиям.

Как показывает практика, услуга актуальна для предприятий, действующих в таких направлениях, как бухгалтерия и налоговый учет, кадровое или IT-обслуживание, производственные работы.

Принимая решение воспользоваться услугами компании по подбору персонала, следует обращать внимание на такие факторы, как:

Наличие аккредитации и лицензии агентства.
Трудовые договора с компаниями-исполнителями и работниками.
Соблюдение трудового законодательства.
Отсутствие ошибок при оформлении отношений с исполнителями и подрядчиками.

Global Staff Management – компания, известная на рынке аутсорсинга на протяжении длительного времени. Опытные специалисты помогают справиться с проблемами в различных бизнес-направлениях – от логистики до строительства.

Клиенты могут воспользоваться услугами массовой аренды работников, подобрать кадры для выполнения сезонных работ, найти грузчиков или подсобных рабочих, а также сформировать мобильные бригады. Для этого необходимо оставить заявку на официальном сайте или связаться с менеджером по указанному телефону: специалист ответит на интересующие вопросы, разработает коммерческое предложение и сформирует команду внештатных сотрудников за короткий промежуток времени.

Первая возможность: использовать готовые >HR-сценарии

Повседневные HR-процессы содержат много рутинных действий: ввод данных, сверка и перенос информации, формирование документов, согласования, контроль соблюдения законов.

В системе ALFA hrms все бизнес-процессы построены по сценариям. Рекрутинг, приём и увольнение, перевод сотрудника и сверхурочные работы, организация выплат, обучение — на любые случаи жизни есть готовые сценарии.

Всё, что нужно сделать HR-специалисту — запустить процесс одним кликом. Ввод информации минимален. Данные, которые можно взять из системы, подтягиваются и разносятся по разным документам автоматически. Для каждого процесса уже заложены цепочки согласований и действия, которые нужно делать по законодательству.

Допустим, переводим сотрудника с одного объекта на другой.
Кадровик запускает процесс, а дальше система сама генерирует нужные приказы и распоряжения, подставляя в них необходимые данные. Если у выбранного сотрудника нет допуска или медосмотра для перехода на новый объект — система сообщит об этом

По каждому процессу легко сгенерировать документ, согласовать его в системе со всеми участниками и распечатать бумажную версию уже на финальную подпись.

Скорость выполнения процессов растёт, иногда вместо недели можно сделать всё за 3 часа. Покажем, как это происходит, на примере работы линейных руководителей, которые создают в системе распоряжения со своего рабочего места.

Использование сценариев экономит время, устраняет лишние действия, сокращает количество людей, вовлеченных в процесс. Автоматический контроль нарушений избавляет от штрафов.

Часто задаваемые вопросы о аутплейсменте персонала

1. Что такое аутплейсмент персонала?

Аутплейсмент персонала — это процесс переназначения сотрудников внутри компании с целью повышения их производительности и удовлетворенности работой.

2. Какие преимущества аутплейсмента персонала?

Аутплейсмент персонала позволяет сохранить ценных сотрудников, снизить текучесть кадров, сэкономить время и ресурсы, а также повысить мотивацию и производительность сотрудников.

3. В каких ситуациях следует использовать аутплейсмент персонала?

Аутплейсмент персонала может быть полезным при изменении бизнес-приоритетов и стратегии, технологических изменениях, реструктуризации и слиянии компаний, а также для удовлетворения запросов и развития сотрудников.

4. Как провести аутплейсмент персонала?

Для успешного проведения аутплейсмента персонала необходимо провести оценку потребностей и навыков сотрудников, предоставить им подготовку и обучение, обеспечить поддержку и коммуникацию, а также оценить результаты процесса.

5. Какие проблемы могут возникнуть при аутплейсменте персонала?

При аутплейсменте персонала могут возникнуть проблемы, связанные с сопротивлением изменениям со стороны сотрудников, недостаточной поддержкой руководства или неадекватной оценкой навыков и потребностей сотрудников.

6. Какие ресурсы могут помочь в проведении аутплейсмента персонала?

В проведении аутплейсмента персонала могут помочь профессиональные консультанты по управлению персоналом, внутренние HR-специалисты, а также обучающие программы и руководства, доступные онлайн и оффлайн.

Отход от привычного мышления и системные изменения

Существует заблуждение, что технологии сродни волшебной таблетке, которая в мгновение ока поможет устранить многие проблемы. В некоторых ситуациях быстрый эффект действительно достижим, но автоматизация планирования персонала предполагает системный подход: комплексные управленческие решения и изменения, которые затрагивают многие бизнес-процессы. Это и правовые аспекты, и HR, и операционный менеджмент, и ИТ. Для многих розничных сетей необходимость преобразований превращается в барьеры на пути к автоматизации. Основных барьеров три.1. Выход за пределы стандартных графиков и новый режим труда
Ретейлеры нанимают персонал на определенных условиях, и часто фиксированный график работы — одно из них. Автоматизация предполагает, что графики подвергнутся корректировке. Во многих организациях это требует изменения трудовых договоров и внутренних нормативов, а у HR-директоров возникают опасения, что такие перемены режима работы приведут к увольнениям сотрудников. Впрочем, как показывает опыт участников рынка, сотрудники готовы менять режим работы, если понимают, какие преимущества им принесет новый график.2. Негибкая система материальной ответственности
Когда сети начинают автоматизировать планирование персонала, востребованным сценарием становится выход сотрудника не в одну, а в несколько торговых точек. Ретейлеры таким образом закрывают пиковые периоды своим квалифицированным ресурсом, не привлекая никого со стороны, но здесь часто встает вопрос материальной ответственности. Не секрет, что в рознице существует проблема воровства. Разделение ответственности за убытки, которые возникают из-за краж, между сотрудниками магазина — частая практика. На переведенный из других точек персонал коллективная ответственность не распространяется. Очевидно, что в условиях гибких смен и работы персонала одновременно в разных магазинах подходы к материальной ответственности требуют доработки.3. Другой взгляд на мотивацию
В разных сегментах ретейла по-разному выстроена система денежной мотивации. Она может быть ориентирована на персональные продажи, но в фуд-ретейле это редкость. Обычно там исходят из того, что человек работает только в одной точке, и из плана продаж именно в ней. Получается, что, оказываясь на смене не в «родном» магазине, сотрудник помогает выполнять «чужой» план, но сам за это ничего не получает, а, наоборот, рискует остаться без премии. В системах планирования часто предусмотрена «биржа» смен для сотрудников — предполагается, что с согласия руководителя человек может «подхватить» смену и у себя в магазине, и в другом магазине сети. Но чтобы он захотел это сделать, нужна проработанная система мотивации.
Пересмотр стандартных трудовых соглашений, изменение внутренних процессов и системы мотивации сотрудников — необходимые условия для того, чтобы автоматизация принесла рознице пользу. В противном случае обновление сведется к повторению старых графиков в новой системе.

Другие статьи по теме

Связаны одной сетью: как вендору развивать бизнес с помощью партнеров

Резкий скачок спроса на отечественный софт привел вендоров к необходимости быстро развивать продукты и реализовывать большое количество проектов. В результате перед многими разработчиками встал стратегический вопрос: делегировать партнерам продажи, внедрения и техническое сопровождение решений или продолжить работать самостоятельно.
Вместе с экспертами группы ЛАНИТ разбираемся, как быть тем, кто пошел по первому пути — решил строить партнерскую сеть. В материалах — опыт Goodt, «ЛАНИТ Омни», LDM и «Консист Бизнес Групп».

13.02.2024

ИИ поможет с документами

Эксперты подсчитали, что на подготовку и подписание договора в компании в среднем уходит три-четыре недели, а в работе у специалистов может быть до 40 тысяч подобных бумаг. При этом большинство операций с документами рутинные, а значит, это идеальная сфера для внедрения решений на базе искусственного интеллекта (ИИ). О том, как технологии могут улучшить бизнес-процессы, рассказываем в совместном материале РИА Новости и группы компаний ЛАНИТ.

29.01.2024

Цифровая революция: как low-code меняет правила игры в ритейле

В чем плюсы решений на базе low-code для ритейла? Как российские производители и крупные розничные компании их используют, и какие преимущества они дают? Какие low-code продукты для бизнеса в числе наиболее популярных и почему? Специально для портала New Retail рассказывает эксперт компании «ЛАНИТ Омни» (входит в группу ЛАНИТ) Виталий Ченчик.

16.01.2024