Блог docrobot

Обязательный переход на МЧД: перенесли или не перенесли — вот в чем вопрос

4 августа 2023 года президент РФ подписал поправки к 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, которые продлевают срок действия сертификатов сотрудников с реквизитами организации еще на один год, то есть до 31 августа 2024 года. Однако в законе не говорится, что обязательность использования МЧД перенесли. Поправки делают переход на электронные доверенности более плавным и выступают «подушкой безопасности» для тех, кто не успел подготовиться к работе с машиночитаемыми доверенностями до конца тестового периода.

31 августа 2023 года — последний день, когда еще можно выпустить ЭП юрилица уполномоченным сотрудникам. Заверять документы такими подписями без использования МЧД можно только в течение срока действия сертификата.

После 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратят выпускать сертификаты сотрудников с реквизитами организации. А это значит, что компаниям всё равно придется подстраховаться и научиться формировать МЧД. Например, новые работники смогут получить только сертификат физлица, а подтвердить полномочия на подписание документов от лица организации — машиночитаемой доверенностью.

Формула подписания документов сотрудниками

Что такое МЧД и зачем она нужна?

Единый формат МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).
Основные виды МЧД:

• ФНС.
  B2B — для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. И B2G — для сдачи налоговой отчётности. Электронная подпись отсоединённая.
• ФСС.
  Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России. Электронная подпись присоединённая — XML-формат.
• Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G делалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат МЧД версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ, вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов. Поясним. Если сотрудник имеет полномочия подписывать документы от имени руководителя, ему нужно использовать две МЧД. Например, B2G — для сдачи налоговой отчётности, и B2B — для подписания товарной накладной. Новый формат МЧД упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

В рамках единого формата МЧД была решена проблема с передоверием. В частности, в ФНС касаемо B2G доверенности. В новой версии доверенности стало проще оформлять передоверие. Теперь не нужно заполнять паспортные данные руководителя организации. Также был представлен расширенный справочник полномочий для доверенных лиц.

Перейти на МЧД нового формата можно уже сегодня, но важно учитывать, что не все Федеральные органы исполнительной власти его принимают. Многие информационные системы госорганов настроены на ранее представленные типы доверенностей и имеют свои сервисы для создания документа

Так, на сайте ФНС можно воспользоваться только форматами B2B и B2G.

Обработка входящих документов с МЧД

При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра ФНС) и выполняет следующие действия:

• сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;

• проверка полномочий представителя;

• сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;

• сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;

• проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.

При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.

По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.

При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.

Текущие правила

Согласно Федеральному закону от 27.12.2019 № 476-ФЗ, с 1 января 2022 года вступали в силу поправки в закон об электронной подписи. Документ определяет правовые основы применения квалифицированных цифровых подписей, которые используют физлица и предприниматели при оформлении правоотношений. Также закон содержит правила использования машиночитаемых доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.

В первой редакции документа обязательный переход на МЧД должен был произойти вместе с вступлением закона в силу. Но в начале 2022 года внесли поправки, которые установили добровольный переход на машиночитаемых доверенностей до 1 января 2023 года. До этой же даты были смягчены требования по переходу на новые правила использования электронных подписей.

По задумке законодателей, перенос сроков должен дать участникам электронного документооборота больше времени на подготовку к работе с формами электронной доверенности в машиночитаемом виде.

Как перейти на работу с МЧД

Чтобы осуществить переход на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) по новым правилам, нужно выполнить два шага.

1. УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП.
   Также можно воспользоваться интеграционным решением от Астрал.Платформа. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.

Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) позволяет сотруднику заверять электронные документы с помощью КЭП физлица.

О порядке работы с машиночитаемой доверенностью и электронной подписью мы подробно рассказывали в нашей статье.

Создавать МЧД удобно с интеграционным решением Астрал.Платформа. Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Отзыв машиночитаемой доверенности

В программе есть возможность отозвать МЧД и пометить доверенность отозванной. 

• Отозвать – с помощью данной команды можно отозвать доверенность напрямую из распределенного реестра ФНС, после чего доверенность становится недействительной. В таком случае контрагентам необходимо сообщить, что ваша доверенность перестала быть действующей.

• Пометить отозванной – команда используется, когда сотруднику по каким-либо причинам нет необходимости дальше пользоваться доверенностью. При этом доверенность продолжает быть действительной, но подписать ею электронные документы не получится. Данный отзыв доверенности не отзывает доверенность из распределенного реестра ФНС России. Также у контрагента данная операция никак не отображается.

Отозвать можно только зарегистрированную доверенность. Для этого необходимо открыть карточку доверенности и перейти по команде Еще – Отозвать.

Чтобы пометить доверенность отозванной, необходимо перейти по команде Еще — Пометить отозванной из списка МЧД или из карточки самой МЧД.

Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.

После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность.

Алгоритм

Кто выдает машиночитаемую доверенность

Оформлением МЧД занимается организация, предоставляющая соответствующие полномочия своим сотрудникам. Доверенность подписывается квалифицированной подписью организации.

Существует несколько способов оформить МЧД:

Через сайт ФНС с применением распределенного реестра машиночитаемых доверенностей. В этом случае на сайте последовательно заполняются все разделы МЧД и происходит формирование доверенности. Социальный фонд также предоставляет сервис для создания МЧД.

На сайте ФНС возможно оформить несколько версий МЧД:

• единая форма доверенности (МЧД версии 003);
• базовая форма (МЧД версии 002 для осуществления хозяйственных сделок между организациями);
• электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01 для налоговых органов в соответствии с Налоговым кодексом РФ).

Возникает вопрос: какую МЧД необходимо оформлять? По всей видимости для взаимодействия с ФНС оформляется МЧД формата 5.01. А для электронного документооборота с организациями — базовая форма МЧД версии 002.

Если же, например, бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью — единым форматом МЧД версии 003. Этот формат предоставляет возможность (но не обязывает) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий — как отчетности в государственные органы, так и взаимодействия между бизнес-партнерами.

С помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Отметим, что оформление МЧД для сдачи отчетности лучше всего производить в той программе, через которую компания отчитывается. Это гарантирует, что сформированный документ будет поддерживаться выбранным оператором ЭДО.

Если речь, например, идет о сервисе Контур, то в специальной форме производится заполнение сведений о периоде действия МЧД, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лица, действующего от имени организации без доверенности. После заполнения формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе.

В этом сервисе удобно то, что все сформированные доверенности, регистрируются в блокчейне ФНС.

Через собственную информационную систему, соответствующую требованиям, утвержденным Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.

Изменения законодательства в части использования машиночитаемых доверенностей в 2023-2024 годах

В соответствии с Федеральным
законом от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской Федерации» взаимодействие с Росалкогольрегулированием
также допускается осуществлять с использованием следующих типов электронных
подписей:

В случае, если от имени
юридического лица действует лицо, не являющееся уполномоченным на действия от
имени юридического лица без доверенности, для подписания электронного документа
допускается также применение квалифицированной электронной подписи юридического
лица, квалифицированный сертификат которой выдан не позднее 31 августа 2023
года удостоверяющим центром, получившим аккредитацию в соответствии с
требованиями статьи 16 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об
электронной подписи» после 1 июля 2020 года, с указанием в качестве владельца
также физического лица, являющегося таким представителем юридического лица.

В случае использования
квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях
представителя индивидуального предпринимателя для подписания электронного
документа допускается также применение квалифицированной электронной подписи
представителя индивидуального предпринимателя, квалифицированный сертификат
которой выдан не позднее31 августа 2023
года удостоверяющим центром, получившим аккредитацию в соответствии с
требованиями статьи 16 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об
электронной подписи» после 1 июля 2020 года.

Вышеуказанные квалифицированные
сертификаты должны иметь срок действия не позднее 31 августа 2024 года. В
случае, если такие квалифицированные сертификаты имеют срок действия после 31
августа 2024 года, такие квалифицированные сертификаты действуют до 31 августа
2024 года.

Представление доверенности в
электронной форме в машиночитаемом виде в данном случае не требуется.

Такие образом, если участники ЕГАИС не готовы к взаимодействию с ЕГАИС
с использованием машиночитаемых доверенностей с 1 сентября 2023 года,
рекомендуем до 31 августа 2023 года обратиться в аккредитованные удостоверяющие
центры для выпуска вышеуказанных указанных квалифицированных сертификатов для
работников ваших организаций. После
31 августа 2023 года такие квалифицированные сертификаты выпускаться не будут.

Все поля обязательны к заполнению.

Сообщить о синтаксической ошибке на странице

Как передоверять МЧД

Передоверие производится по следующим правилам. Выдать МЧД с правом передоверия может только руководитель организации. А выданную электронную «передоверенность» не нужно будет заверять у нотариуса (пункт 3 статьи 187 ГК).

Например, генеральный директор может выдать своему заместителю общую доверенность с правом передоверия, а заместитель уже сам решает, кому и в каком объеме передать свои полномочия. И выдав следующую МЧД её не нужно будет нотариально заверять.

В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, придется заверить у нотариуса. Если, допустим, главбух осуществляет передоверие другому сотруднику, то нужно обращаться к нотариусу.

Для МЧД сейчас идет переходный режим, поэтому отлаживаются механизмы работы. Например, через блокчейн-платформу ФНС можно обмениваться доверенностями с передоверием полномочий, и блокчейн будет проверять всю цепочку полномочий.

Если рассматривать подтверждения передоверия полномочий через системы ЭДО, то этот функционал должен быть разработан у них, и стоит уточнить этот вопрос в используемой вами системе.

Как выбираются полномочия для указания в электронных доверенностях

Например, ФНС разработала классификатор, в котором перечислены полномочия при взаимодействии с налоговыми органами. В классификаторе доверяемые полномочия можно найти по номеру или названию.

Допустим, полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность» в классификаторе ФНС имеют код «CODE:1FNS02». А «полномочия для получения документов в налоговом органе» имеют код «CODE:1FNS03».

Всего в этом классификаторе ФНС 28 кодов с различными полномочиями. Классификатор объединит в себе возможные полномочия и структуры, в которые будет направляться доверенность, но пока он находится в стадии актуализации.

МЧД: отзыв, передоверие и другие сценарии

Цель введения МЧД в оборот

Применение машиночитаемых доверенностей позволяет повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. До обязательного внедрения МЧД подпись сотрудника хотя и содержала информацию о его принадлежности к компании, но это не всегда позволяло проверить полномочия сотрудника и их срок.

С другой стороны, часто для сдачи отчетности сотрудники пользовались подписью руководителя, тем самым компрометируя его подпись.

Теперь же сотрудники компании и уполномоченные лица при сдаче отчетности будут применять свою подпись с прикладыванием МЧД. То есть всегда можно будет определить, кто и на каком основании подписал и переправил цифровые документы. Это должно минимизировать риски.

Формат МЧД: один для всех или каждому ФОИВу свой

Машиночитаемая доверенность — форма бумажной доверенности в электронном формате, которая дает право сотрудникам подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании. МЧД представляет собой xml-файл, подписанный КЭП руководителя организации.

Изначально предполагалось, что для межкорпоративного документооборота (В2В) и взаимодействия с госорганами (B2G) будут разработаны разные форматы МЧД. Однако для бизнеса работа с множеством форматов увеличивает трудоемкость на выпуск доверенностей и расходы на обучение пользователей информационных систем.

В марте 2023 года вышел единый формат машиночитаемой доверенности (версия 003), который сочетает полномочия для взаимодействия как с контрагентами, так и с госорганами. Пока его сложно назвать единым, потому что у ФОИВов остается возможность утверждать собственные форматы МЧД. Например, Социальный фонд России, Центральный банк, Федресурс и Росреестр не планируют поддерживать 003 формат, а будут выпускать собственные электронные доверенности на своих порталах.

Регистрация доверенности в блокчейн-сети ФНС: обязанность или право

Сегодня в нормативных документах нет информации об обязательной регистрации и хранении МЧД в распределенном реестре ФНС. Однако присвоение 36-значного идентификационного номера (GUID) дает возможность обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая xml-файл к каждому документу. Поэтому сейчас основной способ обмена МЧД — включить метаданные в документ.

Передавать доверенность в пакете с каждым документом — не самый популярный способ. Основной минус в том, что увеличивается объем данных при обмене. Ведь приходится к стандартному набору документов каждый раз добавлять файл МЧД. Кроме того, без идентификационного номера не получится проверить полномочия и статус доверенности в онлайн-режиме.

Роман Чубаров

Начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления ЭДО ФНС России

Если контрагент хранит доверенность в распределенном реестре ФНС России и дает на него ссылку, то можно говорить о юридической «чистоте» доверителя и передаваемых им полномочий. Например, юрлицо не ликвидировано, а директор не входит в список дисквалифицированных лиц, тогда при проверке доверенности на портале ФНС вы сможете это увидеть. А когда произойдет событие, которое прекращает действие доверенности, перечисленное в Гражданском кодексе РФ, — МЧД будет автоматически отменена по всей блокчейн сети обмена доверенностями.

Для занесения доверенности в распределенный реестр не обязательно вручную регистрировать ее на портале ФНС. Можно настроить интеграцию с оператором узла блокчейн-сети, который будет хранить информацию об МЧД. Так, например, в Directum RX можно зарегистрировать доверенность в распределенном реестре и присвоить GUID по одной кнопке благодаря интеграции с Контур.Доверенностью.

Где создавать МЧД: место выпуска выбрать нельзя или всё-таки можно

Сегодня есть несколько способов, как создать МЧД, и законодательство не ограничивает в выборе площадки. Если в компании немного доверенностей, то их можно сформировать на бесплатном портале ФНС — m4d.nalog.gov.ru. Также можно выпустить в специальных сервисах, которые закрывают полный цикл работы с электронными доверенностями — от создания до прекращения действия — например, в Контур.Доверенности.

Если в компании много уполномоченных лиц, то может потребоваться выпуск более 50-100 доверенностей в год с периодическим отзывом или передоверием. В этом случае удобнее создавать МЧД в корпоративной системе, где хранятся персональные данные о представителях. Тогда не придется переключаться между различными сервисами. Например, в едином информационном пространстве Directum RX можно:

• запускать задачу на согласование выпуска МЧД по регламенту компании;
• создавать xml-файл в формате B2B, при этом ряд реквизитов подтягивается автоматически из справочников системы;
• утверждать электронную доверенность КЭП генерального директора;
• регистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС, а также формировать заявление на отзыв с помощью интеграции к сервису Контур.Доверенности;
• хранить машиночитаемые доверенности и управлять сроком действия.

Алиса Муратова

Руководитель проектов развития бизнеса Directum

Почему мы выбрали интеграцию именно с Контур.Доверенностью, а не с Диадоком? Потому что продукты закрывают разные задачи. Диадок — сервис обмена, который работает только со сценариями ЭДО с контрагентами, то есть с B2B-форматом. Если организация в будущем захочет использовать в Directum RX B2G-доверенности, то она не сможет сделать это через Диадок. Поэтому мы разработали интеграционный модуль с сервисом Контур.Довреренность, который является целевой системой для работы с МЧД.

Подробнее об интеграционном модуле Directum RX к Контур.Доверенности рассказали эксперты компаний на совместном вебинаре.

В угоду бизнесу

Новиков сообщил, что внедрение электронного документооборота должно обойтись бизнесу как можно дешевле – ФНС работает над тем, чтобы минимизировать затраты организаций. Кроме того, ведомство стремится повысить удобство электронного взаимодействия граждан с налоговой службой и между собой, усовершенствовать нормативное обеспечение этих процессов.

Новиков разъяснил особенности использования МЧД – документов в формате XML с описанием полномочий сотрудника компании. Такой файл применяется, если другому лицу нужно подписать какое-либо соглашение от имени гендиректора организации. Если бизнес присоединился к блокчейн-платформе ФНС, то ему не придется направлять МЧД контрагентам каждый раз.

Загрузка МЧД из узла распределенного реестра ФНС

В программе есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра ФНС и загрузка в базу.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.

Что изменится

Об очередных планах правительства изменить установленные сроки обязательного перехода на МЧД рассказал Федор Новиков, глава Управления электронного документооборота ФНС. По его словам, Министерство цифрового развития подготовило законопроект, который перенесет дату окончания добровольного использования машиночитаемых доверенностей с 1 января на 1 сентября 2023.

Представитель ФНС отмечает, что, если изменения в законодательство будут одобрены, то до окончания переходного периода можно будет продолжать применять сертификаты, выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами. В них, кроме информации о сотруднике, указаны также данные о юридическом лице.