Что такое мчд: полный гид по работе с электронной доверенностью

Единый формат МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).
Основные виды МЧД:

ФНС.
B2B — для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. И B2G — для сдачи налоговой отчётности. Электронная подпись отсоединённая.
ФСС.
Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России. Электронная подпись присоединённая — XML-формат.
Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G делалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат МЧД версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ, вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов. Поясним. Если сотрудник имеет полномочия подписывать документы от имени руководителя, ему нужно использовать две МЧД. Например, B2G — для сдачи налоговой отчётности, и B2B — для подписания товарной накладной. Новый формат МЧД упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

В рамках единого формата МЧД была решена проблема с передоверием. В частности, в ФНС касаемо B2G доверенности. В новой версии доверенности стало проще оформлять передоверие. Теперь не нужно заполнять паспортные данные руководителя организации. Также был представлен расширенный справочник полномочий для доверенных лиц.

Перейти на МЧД нового формата можно уже сегодня, но важно учитывать, что не все Федеральные органы исполнительной власти его принимают. Многие информационные системы госорганов настроены на ранее представленные типы доверенностей и имеют свои сервисы для создания документа

Так, на сайте ФНС можно воспользоваться только форматами B2B и B2G.

Как выбираются полномочия для указания в электронных доверенностях

Например, ФНС разработала классификатор, в котором перечислены полномочия при взаимодействии с налоговыми органами. В классификаторе доверяемые полномочия можно найти по номеру или названию.

Допустим, полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность» в классификаторе ФНС имеют код «CODE:1FNS02». А «полномочия для получения документов в налоговом органе» имеют код «CODE:1FNS03».

Всего в этом классификаторе ФНС 28 кодов с различными полномочиями. Классификатор объединит в себе возможные полномочия и структуры, в которые будет направляться доверенность, но пока он находится в стадии актуализации.

Отзыв машиночитаемой доверенности

В программе есть возможность отозвать МЧД и пометить доверенность отозванной.

Отозвать – с помощью данной команды можно отозвать доверенность напрямую из распределенного реестра ФНС, после чего доверенность становится недействительной. В таком случае контрагентам необходимо сообщить, что ваша доверенность перестала быть действующей.
Пометить отозванной – команда используется, когда сотруднику по каким-либо причинам нет необходимости дальше пользоваться доверенностью. При этом доверенность продолжает быть действительной, но подписать ею электронные документы не получится. Данный отзыв доверенности не отзывает доверенность из распределенного реестра ФНС России. Также у контрагента данная операция никак не отображается.

Отозвать можно только зарегистрированную доверенность. Для этого необходимо открыть карточку доверенности и перейти по команде Еще – Отозвать.

Чтобы пометить доверенность отозванной, необходимо перейти по команде Еще — Пометить отозванной из списка МЧД или из карточки самой МЧД.

Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.

После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность.

Как происходит хранение, использование и отмена МЧД

Обработка входящих документов с МЧД

При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра ФНС) и выполняет следующие действия:

сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
проверка полномочий представителя;
сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.

При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.

По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.

При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.

Как в 1С отправить МЧД по ЭДО произвольным документом

В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД – передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД – в формате xml, подпись и представление МЧД – в формате pdf.

Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще – ЭДО – Отправить контрагенту.

Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.

После заполнения информации данный электронный документ необходимо отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).

Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом.

Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД. Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО – Открыть электронные документы. Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще – ЭДО – Открыть электронные документы.

При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.

https://buh.ru/articles/documents/153081/

Что такое МЧД и зачем она нужна?

МЧД: отзыв, передоверие и другие сценарии

Как создать МЧД в 1С

В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим способом:

в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО – Машиночитаемые доверенности;
в общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.

Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:

номер доверенности генерируется автоматически;
срок действия доверенности может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
передоверие – разрешено или нет;
сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
сведения о представителе – указываются данные представителя;
рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

Важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.. После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить

После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.

После создания и подписания МЧД компания-доверитель должна зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО и приложить к нему соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность подбирается автоматически.

Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.

После того как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО.

Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.

На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.

Обратите внимание, что на время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Через 3–5 минут после отправки необходимо зайти в отправленную МЧД и проверить статус регистрации

Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД. После создания МЧД перед первым ее использованием необходимо подождать около 15 минут.

Какая функциональность для работы с МЧД реализована в системе Directum RX

Кто выдает машиночитаемую доверенность

Оформлением МЧД занимается организация, предоставляющая соответствующие полномочия своим сотрудникам. Доверенность подписывается квалифицированной подписью организации.

Существует несколько способов оформить МЧД:

Через сайт ФНС с применением распределенного реестра машиночитаемых доверенностей. В этом случае на сайте последовательно заполняются все разделы МЧД и происходит формирование доверенности. Социальный фонд также предоставляет сервис для создания МЧД.

На сайте ФНС возможно оформить несколько версий МЧД:

единая форма доверенности (МЧД версии 003);
базовая форма (МЧД версии 002 для осуществления хозяйственных сделок между организациями);
электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01 для налоговых органов в соответствии с Налоговым кодексом РФ).

Возникает вопрос: какую МЧД необходимо оформлять? По всей видимости для взаимодействия с ФНС оформляется МЧД формата 5.01. А для электронного документооборота с организациями — базовая форма МЧД версии 002.

Если же, например, бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью — единым форматом МЧД версии 003. Этот формат предоставляет возможность (но не обязывает) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий — как отчетности в государственные органы, так и взаимодействия между бизнес-партнерами.

С помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Отметим, что оформление МЧД для сдачи отчетности лучше всего производить в той программе, через которую компания отчитывается. Это гарантирует, что сформированный документ будет поддерживаться выбранным оператором ЭДО.

Если речь, например, идет о сервисе Контур, то в специальной форме производится заполнение сведений о периоде действия МЧД, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лица, действующего от имени организации без доверенности. После заполнения формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе.

В этом сервисе удобно то, что все сформированные доверенности, регистрируются в блокчейне ФНС.

Через собственную информационную систему, соответствующую требованиям, утвержденным Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.

Цель введения МЧД в оборот

Применение машиночитаемых доверенностей позволяет повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. До обязательного внедрения МЧД подпись сотрудника хотя и содержала информацию о его принадлежности к компании, но это не всегда позволяло проверить полномочия сотрудника и их срок.

С другой стороны, часто для сдачи отчетности сотрудники пользовались подписью руководителя, тем самым компрометируя его подпись.

Теперь же сотрудники компании и уполномоченные лица при сдаче отчетности будут применять свою подпись с прикладыванием МЧД. То есть всегда можно будет определить, кто и на каком основании подписал и переправил цифровые документы. Это должно минимизировать риски.

Сроки введения электронных доверенностей

Понятие МЧД, и зачем она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физлица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения. Например, в налоговую инспекцию, государственные внебюджетные фонды или контрагентам.

МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу. В отличие от бумажной доверенности, МЧД преимущественно предоставляет полномочия на работу именно с электронными документами и всегда совершается в таком формате, который позволяет проверять ее подлинность в автоматическом режиме, без участия сотрудников контрагентов или представителей контролирующих ведомств и структур (ФНС, ПФР и т.д.).

О сроках поддержки законодательных изменений, касающихся работы с МЧД, см. в «Мониторинге законодательства» в разделе

Главной целью МЧД является подтверждение полномочий на подписание электронных документов и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО.

С 1 января 2023 года сотрудники компаний (кроме руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Данные сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании документов электронной подписью физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью.

Поскольку при работе с электронными документами в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание и передачу того или иного документа с помощью обычной «бумажной» доверенности довольно проблематично, требуется оформление именно МЧД. При этом использование МЧД уже в самом ближайшем будущем станет обязательным.

Для работы с кем уже используется МЧД

МЧД уже работают с органами Федеральной налоговой службы, а также с Социальным фондом России. Уже реализовали работу с МЧД система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС). Но пока не в полном объеме.

А вот с Росстатом всё неоднозначно. С одной стороны с 01.01.2022 года юрлица и ИП, должны сдавать статотчетность только в цифровом виде. Поэтому нужна электронная подпись. Однако сдача через доверенное лицо возможна только с применением доверенности. А Росстат пока с МЧД не работает. Поэтому при возникновении такой ситуации необходимо уточнять в местном органе статистики, как необходимо поступать.

Также планы по использованию МЧД есть у Росреестра. Однако необходимо понимать, что переход на МЧД государственных органов — это только вопрос времени. И рано или поздно система доверенностей будет работать везде.

Электронными доверенностями можно пользоваться и при документообороте с бизнес-партнерами. Главное условие — чтобы между контрагентами было заключено соглашение об электронном документообороте. Также необходимо чтобы обеспечивался беспроблемный обмен электронными документами. При этом перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Алгоритм

Как в 1С загрузить МЧД из узла распределенного реестра МЧД ФНС

В программе 1С есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра МЧД ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра МЧД ФНС и загрузка в базу.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.

Загрузка МЧД из узла распределенного реестра ФНС

В программе есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.