Начало работы в компании без системы делопроизводства

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

С кем можно заключать трудовые договоры

С какого возраста граждане России могут работать? Каков порядок приема на работу? ТК РФ устанавливает следующие нормы.

По возрасту.

Дети и подростки младше 14 лет могут официально зарабатывать в сферах творчества и спорта: например, получать деньги за игру в кино, театре или цирке, за фотосъемки или выступления на концертах. То есть дети могут только быть артистами – причем без ущерба собственному физическому здоровью и нравственности, а также в свободное от учебы время. Кроме того, закон им разрешает трудиться как профессиональным спортсменам. Порядок трудоустройства на работу в таких случаях подразумевает письменное согласие родителей. Органы опеки дают согласие на представленные им условия труда, в которых придется работать детям.
С 14 лет подростки могут трудоустроиться на легкие работы, не мешающие учебе, с разрешения старших. С этого возраста согласие опеки уже не требуется.
С 15 лет влияние работы на учебу не учитывается. Главное – труд должен быть легким, не ухудшающим здоровье. Все несовершеннолетние перед трудоустройством обязаны получить заключение медиков.
С 16 лет с подростком заключают обычный трудовой договор, однако он не может трудиться на вредных или опасных производствах и работать по совместительству.
С 18 лет практически все ограничения снимаются, а медосмотр нужно проходить только для работы в сфере общепита, образования, а также для тяжелых и опасных профессий. Совершеннолетний даже может трудоустроиться по совместительству на две и более должности, работать с табачной, алкогольной и наркотической продукцией, эротическим контентом, заниматься аварийно-спасательной деятельностью и т.д. Есть единственное ограничение – о нем ниже.
С 20 лет можно работать в организациях, связанных с химическим оружием.

По полу.

На некоторые виды тяжелого и опасного труда нельзя брать женщин. Например, женский труд незаконен на подземных работах (кроме нефизических, бытовых и санитарных занятий), женщинам нельзя заниматься сваркой и литьем металлов, быть связанными с производством вредных химических соединений, а также цветных и редких металлов. Представительницы слабого пола не могут быть водолазами, камнетесами, пожарными, бурильщиками и т.д. Кроме того, закон установил целый список профессий, в которых женщины могут работать лишь в ограниченной мере. Работодатели в этих сферах должны знать такие правила устройства на работу, касающиеся женщин.

Правила оформления приема на работу иностранных граждан имеют свои особенности, которые рассмотрим далее.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Интеграция сотрудника в команду

Следующий этап адаптации сотрудника в компании — период его интеграции в команду.

Понимание ролей

Для знакомства с коллективом можно дать новому сотруднику список коллег с их должностями и видами ролей, чтобы он мог быстро всех запомнить. Но еще удобнее это реализовано в Compass — в корпоративном мессенджере есть профили сотрудников. Карточка показывает его имя, должность и статистику активности работы человека.

Профиль сотрудника в мессенджере также может содержать полезную информацию о статусе — кто находится в отпуске, к примеру, а кто доступен для общения. Эта функция эффективна на этапе адаптации, когда новый сотрудник может быстро узнать, с кем можно связаться для решения проблем.

`pc`

`mobile`

Приветствие в общем чате

Процесс знакомства новичка с командой можно эффективно организовать через общий для всех сотрудников чат в мессенджере. Менеджер по персоналу, пригласивший сотрудника, может сделать пост-знакомство в общем чате.

В посте стоит анонсировать приход нового участника команды — так его будущие коллеги смогут представиться и поделиться информацией о себе. Это создаст дружелюбную и открытую атмосферу, способствуя быстрой интеграции новичка в коллектив.

`pc`

`mobile`

Например, в известных компаниях интеграция в команду удаленных сотрудников через корпоративный мессенджер стала обыденной практикой. Сотрудники могут нажать на аватарку коллеги и увидеть его название отдела, должность и контактную информацию. В компании FusionTech знакомство с удаленными сотрудниками тоже проходит с форме поста-знакомства в общем чате.

Чаты отделов и процессов

Одним из шагов в интеграции является добавление нового сотрудника в чаты отдела. На этом этапе новичок становится частью команды, получает доступ к общению, обмену опытом и совместной работе. Это позволит ему сразу войти в рабочий процесс и чувствовать себя на одном уровне с остальными сотрудниками.

Наставник

Адаптация и взаимодействие на рабочем месте зависит и от непосредственных членов коллектива. Именно они помогают новому сотруднику наладить общение, показать, как работает проект, рассказать о правилах и особенностях работы в офисе. Наставничество играет очень важную роль в этом процессе, и часто успешно введенная практика наставничества позволяет сократить время адаптации.

Кто отвечает?

Обязанность знакомить работников под личную подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, лежит на работодателе. Потому на основании абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ в случае несоблюдения этой обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток.

К сведению. При рассмотрении дел о привлечении к ответственности по указанной статье КоАП РФ подразумевается, что ЛНА должен соответствовать действующему законодательству, быть утвержденным и введенным в действие в установленном порядке и быть применимым к трудовым отношениям. Процедура его принятия должна быть соблюдена. Соответственно, наказание, примененное на основе незаконно принятого ЛНА или ЛНА, положения которого идут вразрез с действующим законодательством, может быть оспорено работником в судебном порядке.

К слову, указанная ответственность может быть применена к работодателю за нарушение и иных норм трудового законодательства, в том числе за неознакомление работника с иными документами, ознакомление с которыми закон вменяет в обязанность работодателю. Между тем факт нарушения норм трудового законодательства может быть установлен и при проверке работодателя уполномоченными госорганами. Рассмотрим случай из практики.

Судебная практика. В связи с обращением в ГИТ работника о нарушении трудового законодательства организацией при его увольнении инспекция провела проверку, в ходе которой было установлено, что работодатель в нарушение абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ не включил в трудовой договор с работником при приеме его на работу на должность водителя-экспедитора обязательное условие о доплатах, надбавках, поощрительных выплатах. ГИТ признал организацию виновной и оштрафовал ее на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель обратился в суд с целью оспорить данное постановление.

В ходе судебного разбирательства было установлено следующее. В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Представитель организации утверждал, что организация ознакомила работника с локальными нормативными актами, о чем имеется запись в трудовом договоре и подпись работника. Но данный довод был отклонен судом, поскольку из находящегося в материалах дела трудового договора с водителем-экспедитором следует, что работник ознакомлен с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и правилами перевозки грузов автомобильным транспортом и другими локальными нормативными актами. Сведений о том, что он ознакомлен с приказом работодателя «О возмещении расходов, связанных с разъездным характером работ», материалы дела не содержат. Доказательств, подтверждающих ознакомление с указанным локальным актом, в суд не представлено.

На этом основании суд оставил в силе постановление государственного инспектора труда с изменением лишь в части назначенного административного наказания. Так, размер штрафа был снижен до 30 000 руб. (Решение Московского областного суда от 24.06.2014 по делу N 21-590/2014).

Таким образом, практически во всех случаях имеет значение именно факт ознакомления работника с теми или иными документами путем проставления работником собственноручной подписи — будь то в листе ознакомления, специальном журнале, трудовом договоре и пр. Только так можно будет доказать, что работник ознакомлен с документом, что не позволит ему манипулировать обратной информацией.

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Трудоустройство по совместительству

Совместительство разделяют на два вида: внутреннее, когда работник выполняет дополнительные функции внутри одной организации, и внешнее, когда сотрудник работает в разных компаниях. Рассмотрим, какие документы необходимо запросить при приеме на работу по внешнему совместительству.

Чтобы трудоустроиться по внешнему совместительству, потребуются (статья 283 ТК РФ):

Паспорт.
Документы, подтверждающие образование или квалификацию (при необходимости).

Дополнительно могут потребоваться:

выписка из трудовой книжки;
справка с основного места работы, которая подтверждает отсутствие опасности для жизни и здоровья соискателя, если работа совместителя связана с воздействием вредных и опасных факторов;
справка, регламентирующая взаимодействие с транспортом или промышленным оборудованием в рамках должностных обязанностей.

Запись о совместительстве в трудовой книжке делается по личной инициативе работника. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя.

Трудоустройство иностранных граждан

Чтобы официально устроиться на работу в России, иностранному гражданину нужно разрешение от Государственной Миграционной службой.

Приём иностранца на работу происходит в следующем порядке

В перечень необходимых документов для приёма на работу иностранного гражданина входят: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

работодатель проверяет, в каком статусе кандидат находится на территории РФ (временное пребывание, временное проживание, постоянное проживание) и изучает его миграционные документы;
соискатель ознакомляется с внутренними регламентирующими положениями, правилами трудового распорядка;
оформляется трудовой договор;
работодатель подготавливает и издаёт приказ о приёме сотрудника на работу;
оформляется личная карточка работника, сотрудник даёт разрешение на обработку персональных данных.

Трудоустройство несовершеннолетних

В список обязательной документации при приеме на работу несовершеннолетних входят:

паспорт;
ИНН;
медицинские документы (оригинал и копия справки по форме 086у);
трудовая книжка (если имеется);
справка, свидетельствующая об отсутствии или наличии судимости, а также административных правонарушений;
письменное согласие родителей на трудоустройство несовершеннолетнего;
письменное согласие родителей на обработку персональных данных;
направление из Центра занятости населения.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.

Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».

Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.

Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:

На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.
В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.
Все листы дела должны быть пронумерованы.

В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.

Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.

Порядок приема на работу

Прием на работу сотрудника — это документальное оформление отношений между работником и работодателем, регулируемых Трудовым кодексом.

Это значит, что:

между работодателем и работником заключается трудовой договор;
работник дает согласие на обработку своих персональных данных;
работник знакомится и подписью заверяет свое согласие с локально-нормативными актами (ЛНА) организации-работодателя.

Весь процесс приема на работу нового сотрудника можно разбить на несколько шагов.

Шаг 1. Проверка документов, представленных соискателем

При приеме на работу соискатель предъявляет пакет документов (ст. 65 ТК РФ):

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, кроме случаев устройства на работу впервые или по совместительству;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
военный билет для военнообязанных лиц призывного возраста;
документ об образовании (квалификации), специальных знаниях, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки;
справки о наличии (отсутствии) судимостей, уголовного преследования, выданных компетентными органами — для работы, не допускающей наличия судимостей и уголовного преследования;
другие дополнительные документы, предусмотренные законодательством для работ определенной специфики.

На практике организации нередко запрашивают дополнительные документы:

свидетельство об ИНН;
справку по форме 2-НДФЛ;
справку для расчета пособий по форме Приложения N 1 к Приказу Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н;
документы, подтверждающие льготы и вычеты;
другие.

Шаг 2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами

Одним из важнейших этапов приема на работу является ознакомление нового работника с документами, касающимися его трудовой деятельности (ч. 3 ст. 68 ТК РФ):

коллективным договором (при наличии);
должностной инструкцией (при наличии);
положением о премировании (при наличии);
правилами внутреннего трудового распорядка;
положением о персональных данных сотрудников;
инструкцией по охране труда;
другими.

Ознакомление со всеми документами работодателя производится под роспись работника.

Шаг 3. Подписание трудового договора

На данном этапе происходит согласование условий договора и подписание его сторонами. Необходимо распечатать и подписать два экземпляра договора — для каждой из сторон. С этого момента считается, что условия договора согласованы.

На экземпляре организации целесообразно предложить работнику написать собственноручно, что его экземпляр договора выдан на руки с указанием даты и проставлением им подписи.

В 1С есть возможность распечатать типовой договор, если организация или ИП отказались от применения ЛНА и утвердили эту форму в качестве рабочей. Типовой договор или договор на его основе вправе использовать только микропредприятия (). Форма типового договора утверждена . В нем заключены все условия, трудовых отношений между сотрудником и нанимателем, которые в остальных компаниях должны быть оговорены в .

Распечатать типовой договор можно из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Сотрудники – кнопка Печать или непосредственно из документа Прием на работу. PDF

Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) руководителя о приеме на работу. Он должен быть оформлен в течение 3-х дней со дня выхода нового сотрудника на работу. С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись ().

Шаг 5. Оформление личной карточки работника

Личная карточка оформляется на каждого сотрудника в организации и ведется на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии. Документ содержит все сведения о работнике и составляется на основании приказа о приеме на работу, а также .

В 1С используется унифицированная форма личной карточки Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Бланк не является обязательным к применению и должен быть утвержден руководителем вместе с остальными кадровыми документами.

Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку

Последним шагом приема на работу сотрудника является оформление трудовой книжки. Запись о приеме необходимо внести в течение 5-ти первых дней работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Как оптимизировать рекрутинг?

Чтобы обеспечить чёткость и прозрачность на каждом этапе отбора, можно перенести все бизнес-процессы в систему автоматизации.

Пример такого решения — система «Пульс», разработка Сбера на базе искусственного интеллекта. Это первая российская HR-платформа полного цикла управления персоналом. У «Пульса» уже более 230 000 активных пользователей, а индекс удовлетворённости продуктом превысил 80%.

Система состоит из нескольких модулей, в их числе модуль «Подбор» с тремя уровнями доступа:

для внешнего кандидата,
для руководителя,
для рекрутера.

HR‑платформа Пульс

Первая российская платформа полного цикла управления персоналом
Подробнее

«Пульс» для кандидатов

Соискатель работает в личном кабинете. Он может отправлять отклики на вакансии, отслеживать статусы, историю рассмотрения, назначенные тесты и интервью. Если кандидат успешно прошёл отбор, он сам заполняет анкету, которая поступает в отдел кадров. Оффер также направляется в системе: кандидат может принять предложение или отправить запрос на обсуждение условий.

«Пульс» для руководителей

Доступ руководителя позволяет создавать вакансии и делегировать задачи по подбору кандидатов нужному сотруднику: менеджеру по персоналу, заместителю, начальнику отдела.

Руководитель может указать требования к соискателю и условия работы, выбрать желаемую дату выхода. Если информации недостаточно, HR-менеджер назначит встречу и уточнит детали. Вся история работы по вакансии, коммуникации и статусы фиксируются в системе.

Далее соискатели проходят этапы отбора — выполняют тестовые задания, проходят собеседования. В личном кабинете можно посмотреть результаты проверок, оценки и комментарии интервьюеров. Руководитель одобряет подходящего кандидата и принимает решение о найме. Успешный кандидат получает оффер и поступает на работу.

«Пульс» для рекрутера

На платформе можно вести всю работу менеджеров по подбору персонала. Доступны следующие функции:

формирование вакансии по брифу от нанимающего сотрудника;
автоматическая публикация вакансий на hh.ru;
добавление кандидатов на вакансии;
перемещение кандидата на другую вакансию;
мониторинг откликов;
планирование интервью;
выставление оценок, добавление комментариев по результатам интервью;
ведение базы кандидатов с историей собеседований, тестов, статусами проверок;
формирование и согласование оффера;
отправка кандидата в наём.

Нанимать работников можно как извне, так и внутри организации.

Кроме задач, связанных с подбором сотрудников, платформа управления персоналом позволяет автоматизировать HR-процессы и на других этапах:

адаптация новых работников,
обучение,
планирование и постановка целей,
управление задачами отдельных специалистов и целых команд.

По каждому сотруднику организации формируется личный профиль, где удобно отслеживать достижения, развитие компетенций, показатели эффективности и другие метрики.
Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-платформа Пульс

Как оформить ЛНА?

С какими документами знакомим?

правилами внутреннего трудового распорядка;
иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации. ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), – положение о защите персональных данных;
локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), – положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

положения о структурных подразделениях;
должностные инструкции;
положение о генеральном директоре;
положение о персонале;
положение о премировании;
положение о служебных командировках;
положение о дисциплинарной ответственности;
положение о материальной ответственности;
положение об аттестации работников;
положение о коммерческой тайне;
положение об информационной безопасности;
инструкция по делопроизводству;
иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. К ним относятся:

Отметим, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам. И хотя для них обычно не составляет труда знакомить работников с теми или иными документами ввиду того, что это их прямая обязанность, в то же время и у них возникает немало вопросов, на которых мы остановимся далее. Надо сказать, что в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и / или приказе (распоряжении) работодателя.

Если ЛНА претерпевают изменения или дополнения и затрагивают определенные сторонами условия трудового договора, то работодатель должен ознакомить работника под его личную подпись с указанными изменениями в аналогичном порядке, как и при первичном ознакомлении.