Акт приема передачи ключей эцп

Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС

По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.

Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.

С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).

К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.

Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника

Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.

Процедура передачи ЭЦП

Если руководитель уволился или закончил свои полномочия, то что делать с его ЭЦП? Согласно закону, простым сотрудникам нельзя оформить доверенности на передачу своей ЭЦП другим лицам. В данном случае рекомендуется составить документ приема-передачи ЭЦП и передать его новому руководителю. Таким образом, процедура передачи ЭЦП возможна, но только при наличии документа, разрешающего передавать полномочия по приема-передаче.

Возможно, вы спросите, почему нельзя просто оформить доверенность на передачу своей ЭЦП другому лицу. Это связано с тем, что директор представляет организацию во всех юридически значимых действиях и часто имеет доступ к информации, которая должна оставаться недоступной для других лиц.

Если же вы хотите передать свою ЭЦП другому лицу и вы не являетесь руководителем, то вам необходимо обратиться к новому руководителю с просьбой оформить документ приема-передачи ЭЦП. В этом документе следует указать, кому и каким образом передается ЭЦП, а также установить правила использования подписи.

Важно иметь в виду, что перед использованием полученной ЭЦП новому лицу рекомендуется пройти процедуру регистрации в качестве пользователя и получить персональный сертификат. Это позволит гарантировать конфиденциальность и безопасность при использовании ЭЦП

Почему руководителю не рекомендуется передавать подпись сотрудникам

Если руководитель решает передать свою электронную подпись (ЭЦП) сотруднику или другому лицу, это может сопряжено с некоторыми рисками и не рекомендуется. Вот почему:

1. Закон не разрешает передавать свою электронную подпись другим лицам без какой-либо формальной процедуры. Такая процедура требует оформления специального документа — доверенности.
2. Если руководитель передаёт свою ЭЦП сотруднику, это может повлечь за собой утрату контроля над использованием данной подписи.
3. Сотрудник, получивший подпись, может злоупотреблять своими полномочиями и совершать действия, которые авторизованы электронной подписью руководителя, но не соответствуют его воле. Это может стать источником правовых проблем и негативно сказаться на репутации компании или организации.
4. Если сотрудник, которому была передана подпись, уволился или покинул организацию по другим причинам, у руководителя могут возникнуть сложности с отзывом переданной электронной подписи, особенно если отсутствует оформленная доверенность на передачу своей ЭЦП.
5. Оформление акта приема-передачи электронных подписей является необходимой процедурой для закрепления прав и обязанностей сторон, в случае передачи ЭЦП. Избежать данной процедуры руководителю не рекомендуется.

В целом, руководителю не рекомендуется передавать свою электронную подпись сотрудникам без соответствующего оформления и доверенности. Это поможет избежать потенциальных рисков и негативных последствий для руководителя и организации в целом.

Как оспорить незаконное использование чужой электронной подписи?

В ноябре 2018 года нам пришло из налоговой письмо о пояснении по счет-фактурам. Выяснилось, что через компанию «А» сделали электронный ключ, и в налоговую через эту же компанию сдали корректировку от имени нашей компании. Когда мы обратились в компанию «А» с просьбой показать нам документы, на основании которых они сделали этот электронный ключ (они сказали, что делали по доверенности), а также компанию, которая оплатила услуги, то нам отказали и предложили выдать данные только через полицию. Ключ по их словам у них тензор отозвал. Как нам действовать в данной ситуации? Иди в полицию писать заявление? Подавать на них в суд? Ведь тут понятно, что скорее всего компания «А» и предоставляет такие услуги. Может, даже ключ они сделали и сами, без всяких доверенностей.

В сложившейся ситуации можно рекомендовать следующий план действий:

Уведомить оператора (Тензор) о получении Электронной цифровой подписи (ЭЦП) ненадлежащим лицом с просьбой ее аннулировать.

Уведомить налоговую инспекцию в форме пояснений о направлении отчетности ненадлежащим лицом. Сделать проверку и сдать уточненную декларацию по своим данным.

Обратиться в суд на «А» о выдаче ЭЦП ненадлежащему лицу. В рамках судебного разбирательства запросить у компании все необходимые документы.

На основании представленных компанией документов можно будет определить степень ответственности каждого из участников процесса. Или привлечь кого-то еще к участию в процессе и возложить на него ответственность за произошедшее (например, доверенное лицо).

При наличии признаков преступления следует обратиться в полицию или прокуратуру. Обращение в правоохранительные органы на начальном этапе, скорей всего, не даст результатов, но займет время. В изложенной ситуации на данный момент признаки преступления отсутствуют.

Передача электронной подписи другому лицу

С 1 января 2022 года изменятся правила использования электронных подписей для сотрудников компаний. Они должны будут получить «электронную подпись физического лица» и использовать её и для личных документов, и для работы. Также нужно будет оформить специальную «доверенность в машиночитаемом виде». Пока формы этих документов и алгоритмы работы с ними не утверждены, когда они появятся, мы напишем про них отдельную статью и приложим сюда ссылку.

Дмитрий Дригайло, директор по стратегическим коммуникациям финтех платформы «Фаст Ривер»:С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов. Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает. С 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в УЦ, которые аккредитованы по новым правилам. Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью, которые также научат принимать в УЦ. Поэтому советуем, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедиться, что портал научился распознавать и принимает такие доверенности.

• До 1 июля 2021 года можно получить КЭП по старым правилам, она будет действовать до конца года.

• С 1 июля 2021 года нотариусы, ИП и представители юрлиц по доверенности смогут бесплатно получить КЭП в удостоверяющем центре ФНС или доверенных УЦ, их список ещё не утвердили.

• Все остальные категории пользователей КЭП с 1 июля и до конца года получают КЭП платно в удостоверяющих центрах, которые прошли переаттестацию — она завершится к 1 июля.

• С 1 января 2022 года сотрудникам нужно будет получать подписи физлиц и электронные доверенности, но пока не понятно обязательно ли это для всех и на каких условиях. Эти данные ФНС ещё уточнит, тогда мы обновим эту статью или напишем новую.

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью

Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).

С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.

Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.

Существуют ли образцы доверенности на использование ЭЦП?

ЭЦП выдается на имя конкретного лица — директора или иного уполномоченного работника. На практике ведутся споры по поводу того, может ли быть передано право использования цифровой подписи от одного лица к другому. Споры возникают, поскольку законодательно данный вопрос не урегулирован.

Суть в том, что ЭЦП — это электронный аналог письменной подписи, а передать полномочия по использованию ее — всё равно, что передать руку доверителя доверенному лицу с целью ее использования для подписания документов.

Несмотря на то что законодательного запрета на использование таких доверенностей нет, их составление не предусмотрено ни одним нормативным актом, как не предусмотрена и возможность передачи полномочий по использованию ЭЦП от одного лица к другому.

Именно поэтому рекомендуется получать индивидуальные ЭЦП для каждого сотрудника организации, которые уполномочиваются на подписание документов.

Где получить и как использовать обезличенную электронную подпись

Пределы применения обезличенной ЭП (обезличенных квалифицированных сертификатов) крайне ограничены.

Основное и единственное назначение обезличенных сертификатов ключей проверки электронной подписи — автоматическое создание или автоматическая проверка электронных подписей в информационных системах. Это назначение охватывает применение обезличенной ЭП для подписания информации и электронных документов в некоторых информационных системах. Возможность применения обезличенной ЭП в конкретной информационной системе необходимо уточнять у её оператора. В частности, такая подпись не подойдёт для авторизации и работы коммерческих организаций, НКО и ИП на портале Госуслуги, в системе госзакупок, на федеральных электронных торговых площадках и во многих других системах.

Юридические лица и ИП, которые получают квалифицированные сертификаты в удостоверяющем центре ФНС, как правило, используют обезличенные подписи в двух случаях:

• для работы в собственной информационной системе (например, посредством которой компания оказывает коммерческие услуги);
• для выполнения функций оператора информационной системы или, если правила системы позволяют, её пользователя.