Помощник руководителя обязанности.

Общие сведения о документе

Разработка в организации должностных инструкций позволяет определить основные обязанности, выполняемые работниками на рабочем месте, закрепить области ответственности и полномочий сотрудников и сформулировать требования к их компетентности.

Наличие такого документа помогает предупреждать возникновение разногласий между работниками и работодателем, возникающих в связи с отсутствием однозначно сформулированных требований к специалистам компании.

Цели и задачи разработки

разграничить обязанности секретаря и помощника директора, определить области их ответственности, убрать дублирующие функции, поскольку в некоторых компаниях работают одновременно и секретари, и офис-менеджеры, и помощники руководителей;
определить требования к квалификации сотрудников;
сформулировать обязанности и определить параметры оценки результатов работы;
определить область ответственности и права и полномочия, необходимые для качественного выполнения обязанностей.

Какими нормативными актами регулируется

Не смотря на то, что законодательство не обязывает работодателей разрабатывать должностные инструкции в обязательном порядке, и достаточным действием является перечисление основных функций работника в трудовом договоре, практически все организации занимаются разработкой ДИ.

Для того чтобы создать качественный документ, компании могут воспользоваться утвержденным профессиональным стандартом №447 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Именно этот стандарт позволяет определить разницу между секретарем руководителя и его помощником, определяя функциональные задачи, которые они должны решать, требования предъявляемые к их образованию и навыкам.

Для того чтобы должностная инструкция помощника директора отражала реальную специфику деятельности работника, для ее разработки необходимо использовать внутренние организационно-распорядительные документы: организационную структуру предприятия, основные положения по документообороту, инструкции по оформлению, регистрации и архивному хранению документации и иные регламенты и инструкции, которыми специалист руководствуется в своей работе.

Виды

При разработке ДИ, как правило, используется две основных формы: типовая инструкция или индивидуальная. Типовой формат применим в том случае, если компания является холдинговым предприятием, в состав которого входит несколько организаций и в каждой из них есть должность помощника директора. Если же речь идет об инструкции для обычной организации, то в этом случае всегда составляется индивидуальный ее вариант, предусмотренный для формирования требований к одной конкретной должности.

Законодательно не запрещено иметь другие форматы документов, заменяющих ДИ. Это может быть профиль должностей, приложение к трудовому договору с подробным описанием функций сотрудника, или иной вариант, удобный для организации.

Кто составляет ДИ

Составлением инструкции должен заниматься непосредственный руководитель сотрудника, поскольку именно он определяет состав функций, выполняемых сотрудником, требования к его квалификации. Но поскольку сам формат документа, требования к его оформлению в большей степени известны сотрудникам отделов персонала, как правило, ответственными за разработку инструкций в компаниях назначаются именно они. В случае если на должность разработан профессиональный стандарт, то кадровые специалисты – первые сотрудники в компаниях, занимающиеся его изучением и дальнейшим использованием в работе организации. Поэтому логично, если кадровики будут привлечены к разработке инструкции.

Менеджеры по персоналу или инспекторы по кадрам могут получить у директора информацию о задачах должности помощника, функциях, которые ему планируется поручить, и далее разработать проект инструкции. Согласование и утверждение текста документа может проводиться после его изучения юристом организации.

В реальной деятельности предприятия должностная инструкция является документом, на основании которого разрабатываются заявки на поиск новых сотрудников, формируются программы адаптации новичков, проводится оценка компетенций работника, оценивается качество выполнения им своих обязанностей.

Обязанности личного ассистента руководителя

Личный ассистент руководителя организации играет важную роль в поддержке и организации рабочего процесса. Его обязанности включают множество различных задач, которые способствуют эффективному функционированию организации и облегчают работу руководителю.

1. Планирование и организация

Личный ассистент руководителя отвечает за планирование и организацию его рабочего дня. Он составляет расписание встреч, координирует деловые визиты, организует переговоры и встречи с партнерами и клиентами. Ассистент также ответственен за бронирование отелей, заказ билетов и организацию командировок.

2. Коммуникация

Личный ассистент руководителя является главным каналом коммуникации между ним и другими сотрудниками организации. Он отвечает на телефонные звонки, сообщения и электронную почту от имени руководителя, фильтрует информацию и передает только наиболее важные вопросы.

Также ассистент может самостоятельно отвечать на рутинные вопросы и обращения, согласовывать совместные встречи и деловые связи.

3. Составление документации

Личный ассистент руководителя занимается составлением и формированием различных документов. Он подготавливает презентации, отчеты, договоры, письма и другие документы, необходимые в рабочей деятельности руководителя. Ассистент также отслеживает сроки выполнения деловых задач и напоминает руководителю о важных событиях и планах.

4. Анализ и подготовка информации

Личный ассистент руководителя отвечает за сбор и анализ информации для поддержки принятия важных решений. Он исследует и анализирует рынок, конкурентов, тренды и новости в отрасли, собирает статистические данные и формирует отчеты для руководителя.

5. Управление временем

Личный ассистент руководителя помогает оптимизировать использование времени руководителя. Он отслеживает сроки выполнения задач, контролирует график встреч и деловых визитов, планирует заседания и важные события. Ассистент также может организовывать деловые поездки таким образом, чтобы минимизировать время в пути и обеспечить комфортные условия работы.

6. Конфиденциальность

Личный ассистент руководителя должен обладать высокой степенью конфиденциальности. Он обязан хранить и защищать конфиденциальную информацию компании и руководителя, не разглашать ее третьим лицам без разрешения. Ассистент также должен обеспечивать конфиденциальность переговоров и деловых встреч.

8. Организация мероприятий

Личный ассистент руководителя отвечает за организацию различных корпоративных мероприятий, включая совещания, семинары, тренинги, выставки и конференции. Он планирует программу мероприятия, подбирает место проведения, организует транспорт и проживание участников, обеспечивает презентационные материалы и другие нужные ресурсы.

9. Информационная поддержка

Личный ассистент руководителя отвечает за информационную поддержку руководителя. Он следит за актуальностью и своевременностью получения информации, фильтрует ее и предоставляет руководителю только релевантную и нужную. Ассистент также может осуществлять поиск информации, проводить исследования и подготавливать материалы для руководителя.

Обязанности личного ассистента руководителя:
Планирование и организация
Коммуникация
Составление документации
Анализ и подготовка информации
Управление временем
Конфиденциальность
Делегирование и координация
Организация мероприятий
Информационная поддержка

Личный ассистент руководителя выполняет широкий спектр обязанностей, содействуя эффективной работе руководителя и обеспечивая организационную поддержку ведения бизнеса. Его компетенции включают планирование, организацию, коммуникацию, составление документации, анализ и подготовку информации, управление временем, конфиденциальность, делегирование и координацию, организацию мероприятий и информационную поддержку. Работа личного ассистента руководителя требует высокой организованности, коммуникабельности и профессионализма.

Кто такой ассистент руководителя

Личный ассистент является доверенным лицом и помощником своего руководителя. В первую очередь он занимается организационными вопросами, и чтобы выполнять свои функции, он должен знать распорядок дня своего шефа, держать в голове все запланированные им мероприятия и встречи и делать все необходимое, чтобы они прошли по намеченному графику.

Несмотря на технический прогресс, профессия личного помощника руководителя остается в бизнес-сфере одной из самых востребованных и престижных. Это и неудивительно: лицо, приближенное к главе крупной организации, нередко пользуется привилегированным статусом, и его расположения стараются добиться руководители рангом пониже, включая начальников отделов и топ-менеджеров.

Грамотных ассистентов ценят, и их труд может очень хорошо оплачиваться: помимо фиксированной зарплаты и премиальных, они могут рассчитывать на эксклюзивные подарки от своего начальника, если он доволен их работой.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

установленный порядок обращения с документами в организации;
правила делового общения и этикета;
порядок ведения отчетной документации;
правила пользования офисной техникой, средствами связи;
основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
основы делопроизводства;
организационно-штатную структуру компании;
порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Заработная плата помощника руководителя и помощника по административным вопросам

Цены на личных помощников варьируются. В Соединенных Штатах заработная плата офисного помощника по административным вопросам начального уровня обычно начинается с 16 долларов в час. В зависимости от штата квалифицированные помощники по административным вопросам могут зарабатывать до 20 долларов в час.

Напротив, начальный диапазон заработной платы помощника руководителя составляет 15–30 долларов в час за основные услуги, а некоторые помощники берут до 75 долларов в час. Эти советники работали в таких областях, как финансы и веб-разработка.

Когда вы рассматриваете удаленную виртуальную помощь, ваши возможности расширяются. Многие предприятия взимают почасовую оплату за услуги удаленного офисного помощника, которая в среднем составляет 38 долларов в час. Кажется, это хорошая сделка, за исключением того, что наем помощника на неполный рабочий день будет стоить вам более 3,000 долларов в месяц по этой цене. Другие компании предлагают планы за 449 долларов с ограниченными включениями, например, всего 12 часов работы над задачами в месяц.

Самый доступный план Wing, который стоит всего 6.24 доллара в час, позволяет вам работать 4 часа в день с понедельника по пятницу с гарантией 5-минутного времени отклика. Этот план дает вам доступ к специальному помощнику, который будет заполнять очереди задач и обеспечивать высокое качество вашей работы.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику

Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании

«Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

Методическими рекомендациями.
Уставом.
Трудовым соглашением.
Приказами руководителя.
Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться

Что нужно учитывать при написании ДИ

1. Целевая аудитория

Перед началом написания ДИ необходимо определить, кому будет предназначен документ

Важно понять, какая информация будет полезна целевой аудитории, исходя из их потребностей и уровня знаний. Таким образом, можно подобрать наиболее подходящий стиль и уровень детализации

2. Ясность и краткость

ДИ должен быть ясным и понятным для всех пользователей

Важно использовать простой язык, избегая сложных терминов и аббревиатур. Кроме того, документ должен быть кратким и содержать только необходимую информацию

Длинные и запутанные описания могут вызывать путаницу и замедлять работу сотрудников.

3. Структура документа

ДИ должен иметь четкую структуру, чтобы пользователи могли быстро найти нужную информацию. Рекомендуется использовать заголовки, списки, таблицы и другие элементы, чтобы сделать документ более организованным и наглядным

Также важно использовать перекрестные ссылки на другие существующие документы, чтобы обеспечить целостность информации

4. Обновление и ревизия

ДИ должен быть постоянно обновляемым документом. Изменения, вносимые в организацию или процессы, должны быть отражены в ДИ соответствующим образом. Кроме того, рекомендуется проводить регулярные проверки и ревизии ДИ, чтобы убедиться, что информация актуальна и корректна.

5. Понятность и доступность

ДИ должен быть доступным для всех пользователей. Рекомендуется предоставить документ в различных форматах и местах, чтобы каждый сотрудник мог легко получить к нему доступ. Использование электронных систем управления документами может значительно упростить процесс распространения и обновления ДИ.

Все эти аспекты играют важную роль при написании и использовании ДИ в организации. Соблюдение этих рекомендаций поможет создать эффективный и понятный инструмент для передачи информации.

В должностные обязанности ассистента руководителя входит:

1. Организация рабочего процесса:

Разработка графиков и планов работы;
Подготовка и рассылка документов и сообщений;
Планирование и контроль выполнения задач;
Составление отчетов и протоколов;

2. Поддержка коммуникаций:

Прием и фильтрация входящих звонков, электронных сообщений;
Организация и координация встреч и переговоров;
Подготовка презентаций и документации для совещаний;
Составление и редактирование текстовых материалов;

3. Управление документооборотом:

Сбор, систематизация и архивирование документов;
Контроль сроков исполнения документов;
Оформление приказов и распоряжений;
Подготовка и ведение отчетности;

4. Организация деловых поездок:

Бронирование билетов и отелей;
Подготовка документов для командировок;
Сопровождение руководителя во время командировок;
Подготовка отчетов о командировках;

5. Обеспечение конфиденциальности информации:

Соблюдение режима конфиденциальности при работе с документами;
Контроль доступа к информации;
Обеспечение безопасности документов и персональных данных;

6. Организационная и административная поддержка:

Учет расходов и составление отчетов по финансовым вопросам;
Подготовка документов для подписи руководителем;
Согласование и контроль исполнения поручений;
Поддержка порядка и уборка рабочего места;

«Ассистент руководителя обладает широким спектром обязанностей, связанных с организацией рабочего процесса, поддержкой коммуникаций, управлением документооборотом, организацией деловых поездок, обеспечением конфиденциальности информации и организационной поддержкой

Важной частью его работы является планирование, контроль выполнения задач, составление отчетов, а также поддержка коммуникаций через прием и фильтрацию звонков и электронных сообщений, организацию встреч и переговоров, составление текстовых материалов и подготовку презентаций. Он также отвечает за управление документооборотом, архивирование документов и соблюдение конфиденциальности информации

Ассистент руководителя также организует деловые поездки, бронирует билеты и отели, подготавливает документы и сопровождает руководителя во время командировок. Важной частью его работы является обеспечение безопасности документов и персональных данных, учет расходов и организационная поддержка в форме контроля исполнения поручений и подготовки документов для подписи руководителем.»

Должностная инструкция помощника генерального директора

Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.