Понятие и проблемы электронного документооборота

Какую подпись лучше использовать

Давайте подробнее рассмотрим, что такое электронная подпись и как она работает.

• Простая электронная подпись — это подпись с наименьшим уровнем защиты. Она не подходит, если вы отправляете документы, скажем, в ФНС. Если вы хотите использовать ее для работы с контрагентом и партнером, то необходимо дополнительно оформить соглашение о признании этой подписи, соглашение о ее проверке и о соблюдении конфиденциальности. Поэтому простую подпись чаще всего используют для внутреннего документооборота в компании.
• Неквалифицированная электронная подпись — этот вид подписи тоже потребует от вас заключить с контрагентами соглашение о ее признании. При этом, применимость НЭП гораздо шире, чему у простой подписи. Например, ей можно подписывать документы для передачи в арбитражный суд и внутреннюю корпоративную документацию.
• Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи. У этой подписи есть сертификат, в котором указан ключ проверки, а также при ее создании и проверке используются средства, соответствующие требованиям Федерального закона.

Именно квалифицированную подпись рекомендуют использовать для документооборота между организациями. Во-первых, она наиболее безопасна. Во-вторых, при ее использовании не требуется заключать соглашение с каждым своим контрагентом, как в случае с простой и неквалифицированной подписью.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа	первичный	сводный
Общая информация	наименование формы и экономического субъекта
Период	дата составления	период ведения
Данные	описание факта хозяйственной жизни
Числовое выражение	выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах	сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении
Заверение	должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Этапы составления графика документооборота

График документооборота включает в себя несколько этапов движения документа:

• составление (получение),
• проверка и обработка,
• передача в архив.

При разработке графика необходимо последовательно сделать следующее:

1. Установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
2. Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (приём) документов, схему движения документов между ними.
3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учётных документов.
4. Установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, но это необязательно.

Workflow и документооборот

Российские пропагандисты систем Workflow справедливо
обращают внимание на то, что «Внедрение системы класса Workflow базируется не
на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций
или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения
которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или
автоматизация операций» . Автор книги ,
основатель и президент Delphi Consulting Group Toмac Кулопулос обращает
внимание на то, что «Workflow организует основные компоненты бизнес-процесса —
роли, правила и маршруты (то есть людей, прикладные программные системы и
коммуникации)

Вот эту объединяющую функцию Workflow и связанную с ней
структуру чаще всего недопонимают» .

Поскольку именно документ является движущей силой
бизнес-процессов, существенная часть программных продуктов в области Workflow
ориентирована именно на управление
документооборотом.

Сегодня подавляющее большинство западных EDM-систем (в их
число следует включить и отечественные, созданные на западных платформах),
содержат в себе подсистемы класса Workflow (рис. 3). Или, что иногда
встречается, являются дополнительным модулем на основе какой-нибудь мощной
Workflow-системы (которые включают в себя все необходимые средства для создания
форм, сценариев и т. п.).

Они обладают функциональными возможностями Workflow. Этого
до последнего времени нельзя было сказать про подавляющее большинство
отечественных систем.

Подписание исходящих документов

Рассмотрим типичный процесс обработки исходящего договора на оказание услуг, который легко автоматизировать в ELMA365. Процесс затрагивает весь жизненный цикл документа —  от создания до регистрации и архивирования. На определенном этапе договор подписывается контрагентом через оператора ЭДО.Создать договор в ELMA365 очень легко из шаблона, достаточно ввести нужные данные на карточке нового договора. Созданный договор автоматически направляется на согласование руководителю или другому согласующему согласно правилам вашей организации. Если нужно внести правки, например, указать другие даты, то документ отклоняется с комментарием и направляется автору. Автор вносит правки, и документ снова уходит на согласование. Затем он приходит подписанту на стороне вашей компании. Задача ставится автоматически, при этом дополнительно не нужно открывать никакие другие программы. Сотрудник просто указывает контрагента и свой сертификат для подписи на странице договора, и договор уходит в Диадок.

Дальше работу выполняет оператор ЭДО: проверяет сертификат, фиксирует время отправления договора и направляет его на подписание контрагенту. При этом получателю вовсе не обязательно работать именно в Диадок, он может пользоваться услугами другого оператора ЭДО, с которым у Диадок настроен роуминг.Каждый этап, через который проходит договор, отображается в системе в виде статуса документа. Это позволяет контролировать процесс и всегда быть в курсе текущего этапа работы. При этом в ELMA365 можно настроить соответствие между статусами, принятыми в Диадок, со своими внутренними статусами, что очень удобно для пользователей.

Правила составления графика документооборота в организации

График можно представить в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Для каждого первичного документа можно составить отдельный график: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы. Подобным образом графики могут составляться:

• для каждого отдела;
• для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить сотрудника, ответственного за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела указывается срок, в течение которого документ согласовывается, утверждается и передаётся на исполнение.

График должен быть составлен так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации соблюдались.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков предусмотрены дисциплинарные взыскания: ответственному сотруднику могут объявить выговор, лишить его части оплаты труда в виде зарплаты или премии (Письмо Роструда № 3251-6-1).

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Передача документов на ауторс: что это такое

Чтобы рабочий процесс организации стал эффективнее, администрация любой организации старается внести как можно больше новшеств в делопроизводство. Но, как показал опыт, даже внедрение электронного документооборота не избавляет от бумажной рутины при создании единой системы документооборота в организации.

Какой бы ни была деятельность компании, без архивных услуг не обойтись. Ведь бумажной документации в компании становится с каждым разом все больше. А ее надежное хранение в офисе становится порой невозможным.

В этой ситуации передача на ауторс профессионального архива станет идеальным выбором для всех, кому важно сохранить документацию в полном порядке

Преимущества

Вы, за небольшие деньги поручая эту сложную и важную работу стороннему, но опытному источнику, получаете:

1. Уход от бумажной волокиты, так как уже не вы занимаетесь всем этим;
2. Сохранность информации, потому что наша компания имеет репутацию достойного партнера в этой нише;
3. Экономию на найме сотрудников;
4. Эффективную работу каждого члена коллектива;
5. Сокращение времени на обработку бумаг;
6. Минимизацию других издержек (на расходные материалы в том числе);
7. Высвободившееся время на свою главную работу и выполнение главных задач.

Главное, переход на такой способ обслуживания документации становится профессиональным решением для бизнеса. Ведь он приведет не только к экономии ресурсов, эффективному использованию вашего персонала и инфраструктуры, избавлению от рутины, а и к гарантированному результату – росту продуктивности всего предприятия.

Гарантия надежного обслуживания документов

Доверьтесь архивным услугам ДатаБокс:

• Нас выбрали крупные банки Белоруссии
• Мы надежно охраняем документы крупных оптовых поставщиков, сетей продуктовой розницы, кафе и ресторанов
• К нашим услугам обращаются многие производственные, логистические и другие организации и компании

Слайд 27Основные принципы электронного документооборота:Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в

любой инсталляции данной системы.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполненияНепрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Слайд 15 Документооборот при складировании.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги оформляют товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции о указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены).

Слайд 9 Документооборот при закупке. Сырье и материалы поступают

на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);товарно-транспортные накладные;квитанции с железнодорожной накладной. Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

Документооборот в бизнес-процессах

Большой плюс интеграции ELMA и Диадок — это возможность включить обмен документами с другими компаниями в любые процессы своего предприятия. Для этого в дизайнере ELMA предусмотрены специальные блоки: «Отправка», «Подписать», «Отклонить подпись», «Ожидание смены статуса», «Загрузка печатной формы».Их можно использовать как любые другие элементы BPMN при моделировании процессов, тем самым закрывая все нужды компании в документообороте. Вы можете отправлять и подписывать счет-фактуры, накладные, договоры, дополнительные соглашения, акты приемки-сдачи и т.д.Система сама поставит нужному человеку задачу подписать и отправить документ, а руководство в любой момент сможет отследить движение документов по их статусам.Это быстро, безопасно, наглядно и максимально удобно. Сотрудники не ходят с распечатанными договорами в руках, секретарю не нужно принимать и распределять кипы документов от курьера. Компания не платит курьеру за доставку и заодно снижает расходы на бумагу, цены на которую в последнее время выросли в разы.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.

Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий – они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.

В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.

■ «Полный бардак»

В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».

В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.

Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.

Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.

Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.

■ «Отличники ДОУ»

Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.

В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.

Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.

Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.

При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними – не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.

В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.

Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.

Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.

При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом — регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным – регламент договорной работы, финансовой службой – блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции – более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании – регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рис. 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.

Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

• Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
• Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
• Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
• Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.

Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:

• прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
• ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Номенклатура дел

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается срок хранения и место в архиве, когда дело туда переместится. Утвердить номенклатуру разрешено на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь – у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз – к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Прямая ссылка