Цель поездки
Раньше цель поездки надо было указывать в служебном задании. То есть из задания и отчета было видно, для чего сотрудник направлен в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Но с 8 января служебное задание и отчет о его выполнении исключили из перечня документов для оформления командировки. Поэтому стало не ясно, надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки. И если да, то как.
Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому цель поездки важна для подтверждения делового характера командировки. А значит, безопаснее, чтобы у образовательной организации и сейчас имелось документальное подтверждение того, что сотрудник ездил по делам работодателя, а не по своим личным. Учреждение само решает, какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки. Наиболее удобный способ – прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, в приказе о командировке. Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т. д. В унифицированной форме приказа № Т-9 есть специальная строка, которая так и называется – «с целью». Если же учреждение использует свой бланк приказа, то в нем лучше сохранить этот реквизит.
Реализация
Каналы дистрибуции и рынок авиаперевозок в последнее время сильно изменились и требуют новых технологических подходов. Раньше достаточно было подключиться к нескольким системам бронирования авиабилетов и получить доступ ко всем основным авиакомпаниям. «Сейчас, чтобы предоставить клиенту лучшие цены, например, «Аэрофлота» или S7 Airlines, нужна дополнительная интеграция, прямой доступ к перевозчику», — объясняют разработчики сервиса.
Платформа интегрирована с упомянутыми авиакомпаниями через NDC-протокол (New Distribution Capability — «новые возможности дистрибуции»). Это стандарт обмена данными в сфере туризма, разработанный IATA — Международной ассоциацией воздушного транспорта.
«Протокол позволяет предоставить нашим клиентам оптимальное ценообразование и доступ к корпоративным программам, например S7 Profi и S7 Corporate. В ближайшее время появится возможность оформления дополнительных услуг к билету онлайн», — говорит CEO Trivio Евгений Синица.
Между Trivio и S7 Airlines заключен прямой договор, компании взаимодействуют с 2020 года.
Дмитрий Пахомов, директор департамента по работе с корпоративными клиентами S7 Group:
«В рамках прямого агентского соглашения наши B2B-партнеры подключаются к онлайн-сервису S7 Agent API. Данное решение позволяет получать информацию о рейсах S7 Airlines, обеспечивает полный доступ к продуктам и дополнительным услугам по минимальной стоимости, а также дает возможность пользоваться специальными условиями по корпоративным программам авиакомпании».
Что дают корпоративные программы: пример S7 Airlines
В программе S7 Profi действует кешбэк до 7% с командировок за счет компаний. Для клиента с начальным статусом Start кешбэк составит 4%. При расходах 30 тыс. руб. в месяц он получит 14,4 тыс. баллов в год. Например, их хватит, чтобы оплатить пять перелетов из Москвы в Санкт-Петербург, три до Екатеринбурга или один в Новосибирск.
Для компаний, которые тратят на перелеты более 1 млн руб. в квартал, есть программа S7 Corporate. Она дает особые условия, в том числе скидку от 4% на авиабилеты.
Стоимость билетов S7 Airlines внутри системы Trivio такая же, как на ресурсах авиакомпании. Но перевозчик может предоставить корпоративным клиентам специальные условия. Роль цифровой платформы в этом процессе — донести до клиента информацию о возможностях, познакомить с авиакомпанией, а затем внедрить специальные условия, сделать их доступными на платформе.
Ксения Каширина, руководитель отдела организации деловых поездок VK:
«Корпоративные тарифы S7 мы подключили в конце апреля этого года и сразу стали чаще бронировать перелеты: благодаря корпоративной программе стоимость рейсов попадает в наши лимиты на проезд и сотрудники могут выбрать именно эту авиакомпанию в командировке».
«Умные» алгоритмы и отслеживание цен
Для автоматизации процессов сервис использует элементы RPA (Robotic Process Automatization — роботизированная автоматизация процессов). Рутинные операции и аналитику берет на себя искусственный интеллект.
Для сложных маршрутов платформа комбинирует разных перевозчиков. Пользователь вводит даты, начальные и конечные точки маршрутов, и ему предлагают оптимальную комбинацию авиарейсов.
Все документы по командировкам собраны в одном месте. Клиентам доступна история поездок, статистика и аналитика, бухгалтерская отчетность, интеграция с системами 1C — «Бухгалтерия», ERP и «ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»). Интеграции с любыми другими системами можно провести с помощью API. Руководители могут отслеживать расходы на командировки и при необходимости ограничивать затраты. А сотрудники — согласовывать поездки и бюджет.
В июне 2023 года в Trivio внедрили «Виртуального ассистента» на базе технологий Chat GPT. Он помогает решать бизнес-задачи и личные вопросы, получать рекомендации при использовании сервиса. «В целом мы фиксируем вау-эффект со стороны пользователей, им нравится», — комментирует обновление Синица.
Клиентский сервис и обучение
«Мы заинтересованы в том, чтобы клиент подходил к выбору осознанно и отдавал предпочтение тем перевозчикам, которые предоставляют специальные условия, — подчеркивает Евгений Синица. — Поэтому проводятся обучающие вебинары и очные встречи, где мы и наши партнеры рассказываем о способах оптимизации бюджета на деловые поездки».
Клиенты могут рассчитывать не только на скидки и бонусы, но и на поддержку во внештатных ситуациях.
Социальная экономика
Тренды туризма в 2023 году: где отдыхать и как экономить на билетах
Кто решает, достигнута цель или нет
Работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетных документов о выполнении целей поездки, так как ТК РФ не обязывает работника предоставлять сведения о выполненной в поездке работе.
Однако руководитель, в соответствии со ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из поездок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создать формы собственных документов, так и применить действующие унифицированные формы из Постановления от № 1.
Используя имеющиеся шаблоны (форму Т-10а), руководитель подразделения, направлявшего сотрудника, вносит запись о результативности выполнения задания (исполнено в полном объеме или не исполнено). В последнем случае сотрудник поясняет работодателю, что послужило препятствием к выполнению задач.
Методы кнута, пряника и сокращение расходов на деловые поездки
Традиционно у компаний было два варианта решения проблемы высоких расходов на деловые поездки. Они либо принимают перерасходы сотрудников как стоимость ведения бизнеса, либо могут попытаться сократить расходы на командировки с помощью корпоративной политики, такой как жесткие лимиты расходов и тому подобное. Первый вариант привел к снижению прибыли, а второй увеличил неудовлетворенность сотрудников и увеличил текучесть кадров. Честно говоря, неизвестно, какой из них хуже или дороже как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Однако в управлении корпоративными поездками появилась новая парадигма, идея склоняется к прянику, а не кнуту. Таким образом, вместо того, чтобы наказывать сотрудников, которые тратят лишние деньги во время командировок, многие компании теперь предпочитают вознаграждать тех, кто этого не делает.
В конце концов, я уверен, мы все можем согласиться с тем, что сокращение расходов, не беспокоя сотрудников, очень привлекательно и почти нереально.
Так как это работает? Чтобы повлиять на принятие более эффективных решений (решение сэкономить или использовать более дешевый вид транспорта, даже если на столе более дорогой), некоторые компании начали использовать баллы, оценки и другие виды признания для поощрения сотрудников. Теоретически это может мотивировать сотрудников, особенно тех, кто видит эти награды от запоздалое признание точки зрения для принятия более дешевых решений, таких как бронирование недорогого рейса или отеля.
Но эта теория догнала реальность человеческой природы. Деловые путешественники — не что иное, как люди. Они действуют в своих собственных интересах и для собственного комфорта и удобства. Мгновенное удовлетворение является настройкой по умолчанию для большинства людей, и если вы не дадите им более ощутимую причину, чтобы сделать все возможное, чтобы сэкономить, чем несколько «пунктов на бумаге», они просто раскроют ваш блеф.
Подготовка к командировке
Удостоверение и отчет
Перед отправкой в командировку необходимо убедиться, что все необходимые документы находятся в порядке. Одним из таких документов является служебное удостоверение. Убедитесь, что ваше удостоверение на текущий год действительно и что в нем указаны все необходимые данные и подписи.
Не забудьте также оформить отчет о командировке после ее окончания. Отчет должен содержать подробную информацию о проделанной работе, достигнутых результатов, а также о всех затратах и расходах. Полученные вами данные и опыт могут быть полезны для других сотрудников, поэтому не забывайте делиться информацией из командировок.
Планирование командировки
Готовительная стадия командировки очень важна. Вам нужно внимательно рассмотреть все аспекты и подготовиться к поездке. Составление плана командировки поможет организовать и привести все в порядок.
Ваш план должен содержать конкретные и количественные цели и задачи, которые вы хотите достичь во время командировки. Он также должен включать даты и места, которые вы планируете посетить, а также оценку примерного бюджета на все расходы.
Не забывайте также об определении цели командировки. Цель может быть различной, например, участие в конференции, обмен опытом с другим сотрудником, или удержание текущих клиентов или привлечение новых. Определение цели поможет вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, которые нужно выполнить.
Кроме того, при составлении плана командировки вы должны также учитывать возможные задачи и задания, которые вам предстоит выполнить в отсутствие главного офиса. Например, если вы работаете с продажами, то вам может потребоваться провести встречу с потенциальным клиентом или заключить договор.
Составление отчета
Один из обязательных пунктов при подготовке к командировке — это заполнение командировочного листа. В нем нужно указать данные поездки, такие как даты, места, причины и цели командировки. Также нужно указать ожидаемую длительность командировки и оценить расходы на питание, проживание и прочие сопутствующие расходы.
Обратите внимание, что заполнение командировочного листа — это обязательный пункт для оплаты суточных и возмещения расходов. Расходы на командировку должны подтверждаться надлежащими документами, такими как квитанции, чеки и счета
Сотрудники и бухгалтер
Оформление командировки — это задача не только для сотрудника, но также и для бухгалтера. Бухгалтер должен быть в тесном контакте со сотрудником, чтобы узнать о всех затратах, связанных с командировкой, и составить отчет о расходах.
Также не забывайте о важности своевременного согласования командировки с руководством. Особенно это касается длительных командировок или поездок за границу
Руководитель должен принять решение о разрешении командировки и предоставить нужные документы и ресурсы для выполнения задач.
Кроме того, сотрудники могут использовать командировки как возможность для взаимодействия и обмена опытом. Поэтому не стесняйтесь обращаться к коллегам из других отделов или филиалов для совместной работы или консультаций.
Перед отправкой в командировку, убедитесь, что вы и ваш персонал готовы к предстоящим задачам и исполнению планов.
Цель командировки — что это такое и где указывается
Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 749.
Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.
Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели
Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
- Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
- Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
- Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.
К таким лицам относятся:
- Мамы детей младше 3 лет.
- Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
- Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
- Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.
Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.
Задачи командировки
Задачи командировки – это конкретные действия и результаты, которых ожидает организация от временного отклонения сотрудника от основных обязанностей.
В зависимости от цели командировки, задачи могут быть различными:
- Установление контактов и развитие партнерских отношений;
- Проведение переговоров и заключение договоров;
- Сбор информации и анализ рынка;
- Проведение презентации или демонстрации продукции;
- Участие в тренингах или подготовка отчетов.
Определение целей и задач командировки является важным моментом в процессе подготовки сотрудника к командировке. Правильно сформулированные цели и задачи помогут организации и сотруднику достичь результата от командировки.
Законодательные требования и регулирование
К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.
В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.
Что, если заявленная цель поездки не достигнута?
Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок — «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
Командировка в выходные
За все дни командировки сотруднику положен средний заработок (п. 9 Положения № 749). Но если командировка совпала с выходным, этот день оплачивают исходя из оклада. Причем у работника есть право выбора: получить двойную зарплату или взять дополнительный выходной (ст. 153 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337). Расходы на командировки в выходные дни можно списать. С этим согласны и налоговики (письмо ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564@). Оплату за выходные учитывают в расходах на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но при одном условии: правилами внутреннего распорядка, утвержденными руководителем образовательной организации, должен быть предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни.
Документы для командировки
По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.
Правила командировок — в постановлении правительства
Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.
Примерный список вопросов, на которые можно ответить:
- какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
- кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
- как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;
Вернуть деньги за обучение сотрудников
в каком объеме компания оплачивает расходы на командировку. Например, если речь об обучении, компания оплачивает половину расходов, а если о сделке — сто процентов;
У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.
Каждый сотрудник при трудоустройстве подписывает положение о командировках. Шаблон положения о командировках на сайте Роструда
Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:
- цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
- отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
- можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.
У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.
В какое время делать приказ, решает работодатель: можно за месяц или в день командировки. Шаблон приказа о командировке на сайте Роструда
Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.
Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.
Билеты и чеки сотрудник сдает в бухгалтерию вместе с бланком
Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:
Сотрудник сдает вместе с авансовым отчетом оригиналы или копии билетов, чеков, квитанций
На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.
У авансового отчета есть срок — три рабочих дня со дня приезда из командировки. Шаблон авансового отчета на сайте Роструда
Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.
Подбор чемодана
Размер и тип сумки или чемодана зависит от продолжительности и целей поездки. Не забывайте, если речь идет о перелете, то крупногабаритную кладь придется сдать в багаж, а с собой можно будет взять максимум две сумки общим весом не более 16 кг (цифра может меняться в зависимости от страны/перевозчика/самолета/класса билета).
Что взять?
Можно заранее составить список необходимых вещей и предметов гигиены. Начинать записывать можно за несколько дней до поездки. Потом останется только уложить все в соответствии со списком. Некоторые за два-три дня до вылета ставят в комнате открытый чемодан и потихоньку заполняют его содержимым, а перед выходом из дома просто упаковывают все вещи как следует.
Первая часть совета скорее относится к представительницам слабого пола. Не секрет, что многие женщины подходят к сбору саквояжа чересчур щепетильно, и в действительности не успевают и половины того, что взяли в поездку.
Мужчины же, наоборот, в большинстве своем минималисты. Но если речь идет о деловой поездке, то рубашек и брюк лучше взять с запасом
Случается всякое: пролитая на себя чашка кофе, да и не будем забывать о важности сочетания, ведь иностранцы обязательно обратят внимание на то, насколько не сочетаются ваш ремень с туфлями
Желаете сработать наверняка? Ну, чтобы точно все взять и не прихватить при этом лишнего? Тогда просто представьте командировочный день. Что вам понадобится с утра (средства гигиены, белье), днем (костюм, туфли, документы), вечером (неформальная одежда).
Что взять с собой в командировку: Как взять?
В Интернете много фото- и видео- инструкций, которые помогут уложить рубашки, брюки и пиджак в чемодан таким образом, чтобы они не помялись. Вот, например:
Для укладки повседневной одежды и белья можно использовать вакуумные пакеты, чтобы сэкономить место.
В небольшую сумку, которую вы возьмете на борт самолета или в поезд, обязательно положите предметы, которые могут понадобиться в пути: документы, деньги, лекарства, расческу, салфетки и так далее
В ручной клади, которая всегда будет при вас, должно находиться самое важное: ноутбук/планшет, зарядные устройства от техники, личные и рабочие документы, билеты
Счастливого пути! Ⓑ
Конечно, так хорошо и уютно, как дома не будет, но побеспокоиться о своем комфорте в командировке стоит заранее. Не обязательно ехать в командировку с несколькими чемоданами.
Тащить на себе лишний груз тоже удовольствие не из приятных. Лучше позаботиться о том, чтобы взять с собой только необходимые вещи. Тогда ваша поездка пройдет налегке, а в условиях командировочной жизни у вас будет все, что необходимо.