50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Бухгалтерские документы

Сроки их хранения — в разделе 4.1 Перечня Росархива.

5 лет:

• промежуточная бухотчётность, а если нет годовой, промежутку нужно хранить постоянно;
• учётная политика с приложениями;
• регистры бухучёта — главные книги, журналы операций, оборотные ведомости и другое;
• кассовые книги;
• корешки чековых книжек;
• банковские документы;
• акты приёма-сдачи, списания имущества и материалов, накладные;
• переписка по вопросам бухучёта, автоматизации учёта и отчётности;
• авансовые отчёты;
• документы по дебиторской и кредиторской задолженности (акты сверки, переписка и другое) — 5 лет после погашения долга.

10 лет после возмещения ущерба хранят документы о недостачах, растратах, хищениях, например, справки, акты, переписку. Если было заведено уголовное дело, а 10 лет уже истекло, — до принятия решения по делу.

Постоянно:

годовая бухотчётность и аудиторское заключение по ней;
передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Если проводится проверка, либо возникли споры и разногласия, то первичные учётные документы (кассовые и банковские книги, чековые корешки, авансовые отчёты и другое) нужно хранить до того, как вынесут решение по проверке, даже есть срок хранения истёк.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр ;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел — занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.. Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации. Итак, образец оформления личного дела:

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Где разрешается хранить?

Итак, начнем с того, что место нахождения персональных данных зависит от их формы. Различают хранение:

• на бумажном носителе;
• на электронном носителе.

Практика показывает, что большинство ответственных работодателей дублируют информацию, храня документы как в бумажном варианте, так и в электронном. В том и другом случае информация храниться у работодателя, как правило, в отделе кадров и в бухгалтерии. Они запираются на ключ в пожароустойчивых сейфах. Ключ находится у начальника отдела кадров или главного бухгалтера.

Для бумаг бывших работников, как правило, выделяется архивная комната для длительного хранения. В архиве документы хранятся в алфавитном порядке. Указывается срок сдачи в архив и срок окончания хранения. После истечения установленного срока, документы могут быть уничтожены. Электронную информацию хранят в локальной компьютерной сети.

ВАЖНО! Электронную версию документов нужно обеспечить надежной системой паролей, доступ к которым должен быть у ограниченного круга лиц.

Как правило, на случай сбоя или утери основной базы, создают резервную копию для архива, которую размещают на съемном электронном носителе информации.

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Основания для уничтожения документов

Определение личного дела

Личное досье работника — это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел — это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Что говорится в законодательстве

Обработка информации может проводиться только для того, чтобы обеспечить соблюдение законов и иных нормативных актов, содействовать в трудоустройстве, получении образовании и по ряду других причин. Их перечисляет ст. 86 ТК.

Кроме того, содержание и объем данных должны соответствовать целям обработки, о чем говорится в ст. 5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Роскомнадзор может посчитать это избыточной информацией на основании конкретной нормы закона, а не писем и разъяснений.

Кстати, например, свидетельства о рождении детей можно передать в бухгалтерию. Им эта информация нужна на законных основаниях — для определения налоговых вычетов.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

• руководители;
• заместители руководства;
• ведущие специалисты в компании;
• сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
• люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документа	Срок хранения документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников	Постоянно 75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных делна сохранность документации;
• в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Доступ

Следующий момент — это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда — досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано — досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
2. «Размножать» документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке — одна копия.
3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел — это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

• копия паспорта гражданина;
• СНИЛС подчиненного (копия);
• ИНН (не оригинал);
• военный билет;
• документ(ы) об образовании;
• фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
• характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
• должностная инструкция для той или иной вакансии;
• автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра — это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела — процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного — это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это — не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием «Дело». В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно — Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации — то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены — сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел — это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

• предупреждение;
• наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
• наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
• административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

• анкеты соискателя;
• приказы о предоставлении места труда;
• заявления об увольнении (если есть);
• приказы об увольнении;
• акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень — это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу

На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?