Обмен электронными перевозочными документами

Как подключиться к ЭДО по перевозкам

Компании, участвующие в перевозке грузов, не передают ничего в ГИС ЭПД напрямую – только через оператора ЭДО. 

Чтобы подключиться к ЭДО по транспортным документам нужно выбрать оператора и заключить соглашение с ним. Далее подключение и обмен документами проходят по инструкции, предоставленной оператором. 

Все документы заверяются электронной подписью и передаются оператору – а оператор уже, в свою очередь, передает их в ГИС ЭПД,

ГИС ЭПД действует на всей территории России. Доступ к ней есть только у некоторых органов государственной власти: их перечень определен постановлением правительства. 

Как мы уже говорили, применение ЭДО в грузоперевозках пока происходит на добровольной основе. Но чтобы быть готовыми к изменениям в 2024 году и не столкнуться с возможными сложностями перенастройки процессов внутри компании, рекомендуем сейчас попробовать ЭПД на практике и осуществить переход не спеша и без проблем.

Описание нового формата

Согласно п. 2 ст. 8 ФЗ № 259, заказы и заявки в отношении грузоперевозок необходимы при заключении сделки на грузоперевозки. Так как с начала прошлого года организации активно внедряют ЭДО, налоговики разработали электронную версию и этих документов. Причем электронные заказы и заявки должны включать особые реквизиты:

• данные о составлении документа;
• сведения о контрагентах, включая контакты;
• адреса отправной точки, пунктов погрузки и выгрузки товара;
• название начальной, промежуточных и конечной остановок;
• данные о грузе, например, количество, вид, вес и пр.;
• характеристики автомобиля;
• реквизиты разрешения на перевозку этого груза;
• стоимость перевозки;
• прочие нюансы, например, требование к температурному режиму и пр.

Новый документ от ФНС, утверждающий формат электронной версии, описывает порядок заполнения XML-файла для обмена между отправителем и перевозчиком. Что же касается электронного путевого листа, то в соответствии с п. 2 Общих сведений к Приказу ФНС № ЕД -7-26/116 он включает 4 основных XML-файла, со следующими данными:

• особенности рейса;
• итоги предсменного, послесменного, предрейсового медосвидетельствования водителя;
• длина отправного маршрута, который регистрирует одометр;
• длина возвратного маршрута на основании данных одометра.

При этом стороны могут дополнить путевой лист двумя необязательными элементами. Например, реквизитами, которые отражают предрейсовый и послесменный техосмотр ТС.

Электронные форматы заявок, заказов и путевых листов на основании этих приказов действительны до 1 марта 2029 года. В дальнейшем власти либо отменят формат, либо унифицируют новый приказ.

Как выбрать оператора ЭПД и сервис

Чтобы обмениваться данными с другими участниками рынка, крупным компаниям придется серьезно менять свои бизнес-процессы и настраивать взаимодействие сервиса обмена с учетными системами. Обычно на это уходит от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид. Иными словами, озаботиться переходом на ЭДО участникам рынка перевозок стоит уже сейчас, чтобы успеть до конца 2023 г. мигрировать с бумаги на цифровой формат.

Что касается операторов ЭДО, уже есть аккредитованные организации, которые могут работать в ГИС ЭПД. И лучше всего использовать ИТ-решение, интегрированное с одним из таких операторов. К примеру, такую интеграцию недавно провели разработчики российской цифровой логистической платформы Cargo.run для управления транспортной компанией, которая вышла на рынок в 2018 г.

Электронные перевозочные документы

В 1С-ЭПД предоставляется возможность формировать электронные перевозочные документы в форматах, которые были утверждены регулятором. Одним из таких форматов является электронная транспортная накладная (ЭТН).

В сервисе пользователь может создать и заполнить ЭТН, содержащую информацию о грузе, отправителе, получателе, перевозчике, маршруте, транспортном средстве и других важных данных. При формировании ЭТН в программе пользователь может внести все необходимые сведения, связанные с грузоперевозкой, чтобы обеспечить правильную и полную документацию для всех участников процесса.

1С-ЭПД обеспечивает возможность визирования и отправки сформированной ЭТН. Это включает использование квалифицированной электронной подписи для обеспечения юридической значимости и подлинности документа. После подписания и отправки ЭТН в системе, она может быть доставлена получателям через электронные каналы связи, согласно установленным процедурам и требованиям.

Сервис также позволяет контролировать статусы и изменения в перевозке, позволяя отслеживать процесс доставки груза и получать уведомления об изменениях в статусе груза. Это способствует повышению прозрачности и эффективности логистической цепочки.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Путевой лист предназначен для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя. Документ позволяет зафиксировать информацию о рейсе, состоянии автомобиля, результатах медицинских осмотров водителей и технического осмотра автомобиля. На основании путевого листа начисляют зарплату водителям и производят расчёт себестоимости логистических услуг. А в автомобильных грузоперевозках его предъявляют грузоотправителю для сверки при приёме груза к перевозке. 

Общий порядок оформления бумажного и электронного путевого листа регламентирован приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, новая редакция которого вступила в силу 1 сентября 2023 года.     

Формат ЭПЛ утверждён приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. Правила формирования документа и схемы обмена описаны в постановлении Правительства России от 21.05.2022 № 931.  

Когда электронные путевые листы станут обязательными и как к этому подготовиться? Бесплатно скачайте запись вебинара и получите ответы на эти вопросы.

Для электронного путевого листа предусмотрено шесть файлов обмена. Четыре должны входить в состав цепочки всегда. А другие два обязательны в определённых ситуациях: файл обмена с информацией о техническом осмотре обязателен при выезде автомобиля с парковки, а файл послесменного (послерейсового) медосмотра водителя — при перевозке пассажиров и опасных грузов. 

Документ заполняет владелец автомобиля или арендодатель, если автомобиль был предоставлен в аренду с экипажем. Он же первым и подписывает электронный путевой лист. Затем ЭПЛ передаётся ответственным лицам, которые вносят в него показания одометра и результаты осмотров согласно своему профилю: 

• медицинский работник — фиксирует результаты медицинских осмотров, 

• механик, управляющий автопарком или контролер технического состояния транспортного средства — фиксирует результаты технической проверки автомобиля,

• механик, управляющий автопарком, контролер технического состояния транспортного средства или сам водитель — фиксирует показания одометра в начале и в конце перевозки. 

Профильные специалисты проставляют в электронном путевом листе соответствующие отметки и электронные подписи. 

Понять, что нужно сделать для перехода на электронный путевой лист, поможет наш чек-лист. Заполните форму и скачайте бесплатно!

Новая кнопка

Генеральный директор CARGO.RUN Тимур Каримов рассказал, что сейчас компания ведет работу над внедрением в свою экосистему еще одного элемента – ЭТрН. Проще говоря, в уже существующем приложении появится дополнительная кнопка для оформления накладной, клиенты продолжат работать в привычном интерфейсе. Им не придется устанавливать новые программы и привыкать к новым сервисам, перестраивать бизнес-процессы, обучать сотрудников.

«Для пользователей платформы CARGO.RUN и аналогичных ей цифровых ресурсов переход на ЭТрН не будет сложным, потому что все вопросы перевозчики будут решать по-прежнему в одном окне, не прыгая по вкладкам и не дублируя информацию в разных системах», ‒ уверен Тимур Каримов.

Транспортным компаниям, которые еще не начинали автоматизацию процессов, придется несколько сложнее. Потребуются интеграция с ЭДО-провайдерами, разработка либо доработка информационных систем, обучение персонала.

«Переходить на электронные транспортные накладные придется всем и не только потому, что этого требует законодательство, ‒ убежден Тимур Каримов. – Просто это важный этап цифровой трансформации, вне которой сегодня все сложнее конкурировать на транспортном рынке. Закрывающие документы в электронном виде могут быть отправлены в другой конец страны буквально за пару минут. Тогда как бумажный вариант может добираться до офиса в течение месяца. Также внедрение ЭТрН исключает вероятность потери документов и открывает оперативный доступ к накладной всем заинтересованным сотрудникам внутри компании. В конечном итоге перевозки станут прозрачнее, надежнее и дешевле».

Источник

Порядок предоставления электронных документов

В электронном варианте любые документы отправляют посредством ТКС, через личный кабинет в информационных системах или другим дистанционным путем. При этом руководители компаний-контрагентов, должностные лица либо индивидуальные предприниматели должны подписывать их с помощью КЭП.

Однако ФНС подразумевает бумажный вид электронного вида. Речь идет о документах, которые сформированы в программе, подписаны УКЭП, но преобразованы в формат .tif, pdf, jpg, png. В дальнейшем их распечатывают. Бумажные версии можно предоставить в качестве копий и отнести самостоятельно. Они имеют одинаковую юридическую силу с электронными форматами.

Отметим, что в отношении истребования коносамента, который является подтверждением права собственности груза, действуют некоторые нюансы. Так, если он составлен не по утвержденному шаблону, но в соответствии со ст. 165 НК РФ, то его разрешают предоставить на бумаге. При этом документ должен быть в виде заверенной копии с отметкой о подписании электронной подписью. А если нужно, то еще и с отметкой, проставленной на таможенном пункте.

Подключение ЭЦП

Подключение зависит от вида ЭЦП. Согласно, статьи 5, ФЗ №63, подписи делятся на:

• простую электронную подпись (“ПЭП”);
• неквалифицированную электронную подпись(“НЭП”);
• квалифицированную электронную подпись(“КЭП”).

Порядок получения каждого вида подписи отличается друг от друга.

ЭЦП является аналогом собственноручной подписи

Простая электронная подпись

Приобретение ПЭП отличается своей простотой. ПЭП создается при оформлении электронного документа посредством паролей, кодов и т.п.

Одна сторона заполняет документ, вторая сторона для подтверждения подписи, отправляет пароль на доверенный номер или адрес. Введение полученного кода в соответствующее поле, означает подписание документа.

Как правило, ПЭП используется при подаче заявлений в государственные органы.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП образуется посредством получения криптографического преобразования с помощью специального ключа.

С помощью НЭП можно идентифицировать отправителя и подтвердить, что документ не менялся.

Ее можно использовать внутри организации. Например, при обмене документацией в управленческих системах, по электронной почте и т.п.

Комментарий специалиста. Как и в случае с ПЭП, НЭП может являться аналогом собственноручной подписи, но только при условии, что стороны предварительно договорились об этом, или если имеется соответствующее требование законодательства.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП является прототипом обычной подписи “от руки”. Наличие квалифицированной электронной подписи является достаточным основанием в части подтверждения действительности документа.

КЭП возможно получить в специальном удостоверяющем центре (если заявитель является физическим лицом)(сведения о наличии аккредитации можно посмотреть здесь) или в удостоверяющем центре ФНС России (для юридического лица, нотариуса и т.п.).

КЭП возможно использовать:

• при представлении заявлений на регистрацию в ИФНС;
• при передаче отчетной документации;
• для участия в торгах;
• при представлении документов в суд;
• в иных случаях.

Преимущества для бизнеса

Отказ от бумаги несет немало выгод компаниям: свободный доступ к документам с любого устройства, оперативные расчеты с перевозчиком, сокращение затрат на доставку бумажной документации, легкий поиск нужных файлов в цифровом архиве.

Кроме того, после внедрения ЭДО составлять документы будет намного проще — так же, как и редактировать их, передавать и подписывать. На все это потребуется несколько кликов.

«Сейчас же организациям приходится дожидаться, пока бумажный документ после завершения перевозки привезет водитель, а если накладная оформлена неверно, нужно вносить исправления и снова отправлять ее, — объясняет Тимур Каримов, эксперт в области логистики, руководитель компании-разработчика цифровой платформы Cargo.run. — Таким образом, введение ЭТрН решает одну из серьезных проблем в грузоперевозках — недостаточно оперативный расчет и товарооборот между контрагентами».

Переход на цифровой формат документа закроет и вопрос хранения — ранее, чтобы соблюсти пятилетний срок хранения транспортных накладных, прописанный в законодательстве, некоторые участники рынка арендовали огромные склады. Теперь ЭТрН будет лежать в электронном архиве, и ее нельзя будет потерять.

Преимущества ЭДО

Бесспорным является тот факт, что использование ЭДО обладает большим количеством преимуществ. Например:

• удобство использования (сведения отправляются на дальние расстояния и в любых объемах и т.п.).;
• оптимизация порядка согласования документов;
• информацию удобнее сохранять и структурировать:
• экономия материальных, трудовых ресурсов.

Наша компания предлагает современную и надежную систему кадрового электронного документооборота. Используя КЭДО, вы сэкономите значительную часть своих ресурсов. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам использования и работы в ЭДО.

ЭДО — это надежно быстро и удобно

Требования к оформлению электронных документов

Действительность таких документов зависит от правильности их оформления.

Порядок подписания для определенной документации может быть разным:

п/п	Наименование	Порядок подписания электронных документов
1.	Договоры, соглашения между компаниями и т.п.	1. Без помощи электронной цифровой подписи (“ЭЦП”). Согласно, ст. 434 ГК, стороны могут согласовать форму договора. Соответственно, соглашение считается подписанным, если соблюдены договоренности по форме. Кроме того, в соответствии со ст. 160 ГК, письменная форма сделки считается соблюденной, если при оформлении соглашения в бумажном виде, его содержание остается неизменным. Таким образом, стороны могут договориться об электронном подписании договора. Юридическая значимость, в данном случае, подтверждается внесением в соглашение условий о действительности его электронной формы. Для этого, в самом тексте соглашения, делается соответствующая отметка. Кроме того, необходимо указать адреса электронной почты, по которым стороны будут обмениваться документацией.
2. При помощи ЭЦП. Схему подписания можно обозначить следующим образом: ● контрагенты договариваются между собой о подписании соглашения при помощи ЭЦП; ● далее стороны обмениваются данными об операторе; ● одна из сторон направляет экземпляр договора, подписанного со своей стороны ЭЦП; ● в свою очередь, другая сторона анализирует представленный экземпляр и при отсутствии возражений, подписывает договор; ● договор подписан. Документы будут считаться юридически значимыми, если соблюдены требования в части использования ЭЦП.
2.	Отправка отчетности, заявлений, обращений в государственные органы.	1. Без ЭЦП. В настоящее время создание или представление в государственные органы документов без ЭЦП, возможно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например: ● при подаче обращений(в правоохранительные органы); ● представление заявлений.
2. С помощью ЭЦП. В данном случае законодательство предоставляет больше возможностей в части взаимодействия с государственными органами. Например: ● подача отчетности; ● представление уведомлений; ● подписание соглашений. Документы будут считаться юридически значимыми, если соблюдены требования в части использования ЭЦП.

Безусловно, что наличие ЭЦП дает больше возможности, в части взаимодействия с различными контрагентами. Порядок получения определенного типа подписи, отличается друг от друга. Как же получить ЭЦП?

Выводы

Документы, создаваемые с помощью систем ЭДО, должны соответствовать требованиям законодательства. Для расценивания электронных документов идентичными бумажным, необходимо соблюдать действующие в настоящее время правила.

В частности, электронная версия договора будет идентична его бумажной версии, если стороны договорились об этом. Кроме того, должна быть проставлена ЭЦП, которая является аналогом обычной подписи.

При соблюдении соответствующих правил, ЭДО можно распространить на все бизнес-процессы в организации — кадровый, бухгалтерский учет, сдача отчетности, подписание договоров и т.д.

Для возможности перехода на ЭДО, необходимо принять соответствующий локальный акт, получить ЭЦП, заключить договор с оператором, обустроить работу в организации, подключить ЭДО с контрагентами/ государственными органами.

В настоящее время намечается постепенная тенденция обязательного внедрения ЭДО во всех сферах. Бесспорно, за электронным документооборотом будущее. Ведь он позволяет не только упростить работу организации, но и сэкономить расходы компании.

Обратитесь к специалистам компании «Методичка» по всем возникающим вопросам в части подключения электронного документооборота.