Электронный договор фрахтования
Электронный договор фрахтования заключается, когда одна сторона обязуется предоставить другой стороне за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа (ст. 787 ГК РФ, ст. 18 Устава автомобильного транспорта).
Формат электронного договора фрахтования утвержден приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@ и действует с 01.03.2023.
Участниками взаимодействия при обмене электронным договором фрахтования являются фрахтователь и фрахтовщик. При оформлении электронного договора фрахтования (ЭДФ) фрахтователь вносит все необходимые сведения по договору (информация фрахтователя). К таким сведениям относятся: вариант перевозки, сведения о транспортном средстве и о грузе, сведения о маршруте и месте подачи транспортного средства, размер платы (рис. 12).
Рис. 12. Оформление ЭДФ фрахтователем
Фрахтовщик после получения договора от фрахтователя подтверждает свое согласие с условиями договора и при необходимости указывает иные условия (информация фрахтовщика), рис. 13.
Рис. 13. Оформление ЭДФ фрахтовщиком
В остальном ЭДО между участниками обмена ЭДФ происходит по аналогии с электронным путевым листом.
https://buh.ru/articles/documents/169756/
Отчетность в электронном виде
С 1 января 2024 года предприятия обязаны представлять свою отчетность в электронном виде с использованием системы электронного документооборота (ЭДО).
Электронная отчетность является эффективным инструментом для упрощения процесса передачи и обработки информации между предприятиями, контрагентами и государственными органами.
Для представления отчетности в электронном виде необходимо использовать стандартные форматы, установленные законодательством. При этом отчетность должна быть подписана электронной подписью, обеспечивая конфиденциальность и подлинность данных.
Введение отчетности в электронном виде позволяет существенно сократить время на подготовку и обработку документов, упростить процессы принятия решений и повысить эффективность работы предприятий и организаций.
Электронная отчетность также способствует минимизации вероятности ошибок в передаче информации, а также обеспечивает ее сохранность и доступность в любое время и из любой точки мира.
Цифровая трансформация бумаги
В 2024 году, когда все транспортные компании должны будут в обязательном порядке уходить «в цифру», резко вырастет спрос на сервисы, позволяющие обмениваться электронными перевозочными документами. Удовлетворить этот спрос в одночасье будет непросто. Поэтому начать подготовку к неизбежному переходу лучше заранее, не оставляя всё на последний день.
«Наша компания готова к тотальному внедрению ЭТрН, ‒ рассказала заместитель директора по персоналу и корпоративной политике ООО «ТрансКомпани» (Набережные Челны) Марина Трубицына. – С прошлого года несколько наших ключевых клиентов, продукцию которых мы перевозим, уже перешли вместе с нами на использование электронных накладных. Правда, пока система работает как дополнение к привычному бумажному документообороту, дублируя его».
По ее словам, самое сложное в переходе на электронный документооборот – обучить ему водителей. Дистанционное обучение водителей во время рейса отнимает много времени и сил. К тому же необходимо убеждать их регулярно работать в новых мобильных приложениях, количество которых и без того постоянно растет: навигаторы, карты автомобильных заправочных станций, стоянок, станций техобслуживания, приложения, предназначенные для оперативного уведомления и управления заявками…
«Большую часть подобных приложений мы заменили единой цифровой логистической платформой CARGO.RUN, ‒ продолжает Марина Трубицына. – На сегодняшний день все наши водители пользуются этой электронной площадкой, что упрощает и их работу, и управление бизнес-процессами компании».
Вместе с тем у ООО «ТрансКомпани» более 100 основных заказчиков на перевозку груза, и они самостоятельно выбирают провайдера электронного документооборота. Не всегда в точках погрузки/выгрузки есть качественный интернет, частенько к грузоотправителям и грузополучателям возникают вопросы по организации доступа к сети.
«В целом наша компания не боится внедрения ЭТрН, ‒ резюмирует Марина Трубицына. – Это существенно сократит время на обработку и возврат грузосопроводительных документов. Цифровизация помогает в онлайн-режиме видеть показатели деятельности компании, быстрее их анализировать и проводить корректирующие действия. Уже сегодня с помощью сервиса CARGO.RUN мы можем оптимизировать процессы и получать все необходимые данные для оперативного управления блоком логистики».
«Внедрять электронные транспортные накладные и электронные путевые листы просто необходимо, ‒ считает директор ООО ТЭК «Кентавр» (Пермь) Игорь Венедиктов. – Ведь у нас зачастую бывают такие ситуации, когда клиент указывает в бумажной накладной один адрес доставки, но продает товар неизвестному лицу через третьи руки, и мы везем его по другому адресу, в другой город. У сотрудников полиции возникают к нам вопросы – и они вполне справедливы. Потому что действующая система бумажного документооборота – благодатная почва для мошеннических действий, от которых страдает в первую очередь перевозчик. Мы можем везти ворованный груз и не знать об этом. А электронный перевозочный документ, подписанный отправителем, получателем, перевозчиком и размещенный на федеральном электронном ресурсе, делает всю сделку полностью прозрачной. В том числе с точки зрения налогообложения. Кстати, именно поэтому, на мой взгляд, большинство грузоотправителей противятся внедрению ЭТрН. Просто не хотят делать прозрачным свой бизнес».
Собеседник отметил, что его компания уже три года следит за развитием нового электронного продукта, который предлагает государство, и готова начать им пользоваться хоть завтра. Тем более база для этого уже подготовлена ‒ это та же цифровая платформа, о которой говорила Марина Трубицына.
«Мы второй год используем электронный модуль CARGO.RUN, – говорит Игорь Венедиктов. – Водитель через мобильное приложение принимает заявку на перевозку, извещает диспетчеров о приеме и сдаче груза – связываться по телефону уже не нужно. В том же модуле хотелось бы получить и функционал ЭТрН вместе с возможностью подписывать перевозочные документы квалифицированной электронной подписью, чтобы наши водители и логисты выполняли все операции по принципу одного окна, а не заходили на разные ресурсы».
Электронный заказ (заявка)
Возможность для грузоотправителей формировать электронный заказ (заявку) предусмотрена Уставом автомобильного транспорта и Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом.
Такой заказ формируют в информационной системе электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и подписывают усиленными квалифицированными электронными подписями участников информационного взаимодействия.
В этой связи ФНС разработала, а Минюст в конце февраля зарегистрировал приказ, который утвердил для перевозчиков единый формат электронного заказа.
Согласно приказу, электронный заказ и заявка включают два обязательных файла обмена информации:
- грузоотправителя;
- перевозчика о приеме груза к перевозке.
Приказ содержит подробное описание этих файлов обмена.
Утвержденный ФНС формат электронного заказа (заявки) вступит в силу с 11 марта 2023 года и будет действовать до 1 сентября 2026 года.
Новый формат УПД
ФНС постоянно развивает механизмы, связанные с электронным документооборотом, в том числе на основании обратной связи от бизнеса. Такполучилось и с новым форматом универсального передаточного документа.
ФНС России утвердила новые электронные форматы для счета-фактуры и УПД 7 февраля 2024 года ФНС опубликовала приказ от 19 декабря 2023 года №ЕД-7-26/970@, который утверждает новый формат УПД. Кто ранее видел проект приказа, могли заметить, что в приложении № 1 описан новый формат УПД, а в приложении № 2 — формат, который полностью повторяет старый, утвержденный приказом № ММВ-7-15/820@.
Почему так? В Минюсте разъяснили, что не может быть одновременно два действующих приказа утверждающих разные форматы документов. При этом переходный период для использования старого формата действует до 1 апреля 2025 года. Исходя из этого ФНС были вынуждены взять формат по 820 приказу и поместить в приложение № 2, которое утратит силу и будет недействительным после 1 апреля 2025 года. Останется только новый формат из приложения № 1 970-го приказа. Какого-то отдельного приказа не будет.
В ближайшее время ФНС планирует опубликовать письмо, в котором расскажет об изменениях в новом формате, а именно про:
- изменения в формировании имени файла;
- отказе от описания оператора ЭДО;
- изменения в рамках прослеживаемости;
- добавление возможности заполнения сопроводительных документов, например, паспорта, товарно-транспортной накладной;
- изменения блока «Подписанты»;
- добавление блока с МЧД и полномочиями — это в будущем поможет пользоваться машиночитаемой проверкой полномочий;
- решение задачи в рамках фиксации «даты подписания документа» — прописали впрямую как один из реквизитов.
Также новый формат УПД ввели, чтобы контролировать оборот табачной продукции, так как с 1 марта 2024 года он должен сопровождаться универсальным передаточным документом, это отражено в 203-ФЗ от 13 июня 2023 года. Однако связки УПД+ТрН, по аналогии с алкогольной продукцией, для табака пока не предполагается.
Еще одно изменение касается использования УПД не только как первичного учетного документа, но и как документа для внутренних перемещений товара, что поможет при реализации алкогольной продукции.
Представители Управления ЭДО ответили также на один часто задаваемый нам вопрос: «Считает ли ФНС за ошибку, если у формализованного первичного учетного документа с корректной XML сформировалась некорректная PDF-визуализация в системе оператора ЭДО?»
Ответ: ФНС считает первичным документом именно XML-формат, а не PDF. Если налогоплательщик присылает документ в XML-формате и в нем нет ошибок — никаких проблем не будет. А вот если неверно сформирован XML — тогда у налоговой появятся вопросы.
Государственная информационная система электронных перевозочных документов
Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:
- МВД России
- Минтранс России
- Минцифры России
- ФНС России
- Ространснадзор.
Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.
Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами — файлами, составленными в формате XML.
Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную. Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).
Обязательные титулы ЭТрН
Т1 — это первый титул, который формирует грузоотправитель. Он вносит основные данные по перевозке:
| • | информация об участниках перевозки, |
| • | условия договора перевозки, |
| • | условия договора перевозки, |
| • | сведения о транспортном средстве и водителе, |
| • | сведениях о грузе и сопроводительных документах на него, |
| • | фактические обстоятельства погрузки груза в транспортное средство. |
Файл подписывается усиленной квалифицированной подписью (КЭП) грузоотправителя.
- Т2 — формирует перевозчик. Титул содержит информацию о приеме груза и подписывается КЭП перевозчика.
- Т3 — информация грузополучателя о приеме груза от перевозчика, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Подписывается КЭП грузополучателя.
- Т4 — это последний обязательный титул, который формирует перевозчик. Он свидетельствует о выдаче груза грузополучателю. После подписания этого титула КЭП перевозчика операция по доставке груза считается завершенной — договор перевозки груза исполнен.
Вспомогательные титулы ЭТрН
- Т5 — содержит информацию о переадресовке, если меняется пункт доставки или грузополучатель. Подписывается КЭП перевозчика.
- Т6 — заполняется, когда меняется водитель или транспортное средство. Также подписывается КЭП перевозчика.
- Т7 — содержит сведения о выполнении перевозки, стоимости груза, порядке расчета платы за перевозку. Подтверждает факт изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя — это означает, что перевозка совершена. Титул подписывается электронной подписью ответственного сотрудника со стороны перевозчика.
- Т8 — тот же титул, что и Т7, но его подписывает ответственный со стороны грузоотправителя.
Правила подписания титулов
Все титулы подписываются КЭП организации. Такая подпись есть только у руководителя, поэтому для передачи полномочий подписания другому сотруднику, надо оформить доверенность на работника. Она оформляется в электронном виде и называется машиночитаемой доверенностью (МЧД). Применяется одновременно с КЭП физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Последние два титула (Т7 и Т8) могут подписывать сотрудники, у которых есть специальная подпись сотрудника организации — кроме данных работника она содержит сведения о юрлице. Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2023 года такие подписи не действуют. Для подписания документа потребуются КЭП физического лица и МЧД. Это указано в п. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (редакция от 30.12.2021).
Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.
Чтобы водители и кладовщики могли использовать такой способ подписания, нужно заключить с ними соглашение, в котором будут указаны (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
- обязанность лица, создающего и использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть не разглашать пароли, пин-коды и пр.
Новые правила обмена электронными перевозочными документами
Рассмотрим примерную схему обмена электронными перевозочными документами на примере транспортной накладной (ЭТрН). Это одна из основных форм, в которой грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.
На каждом этапе перевозки участники цепочки подписывают свой титул в ЭТрН.
| Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
|---|---|---|---|
| Обязательные титулы | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных бумагах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Опциональные титулы | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Переадресация | 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса |
| Эстафета | 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Грузоотправитель начинает обмен: создаёт ЭТрН в утверждённом XML-формате в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО. При этом перевозочному документу присваивается уникальный номер — идентификатор.
Оператор ЭДО проверяет файл на соответствие формату, устанавливает уникальность идентификатора и уточняет, действительна ли КЭП, которой подписали форму. После оператор сообщает отправителю об обнаруженных ошибках. При наличии ошибок отправителю придётся сформировать и отправить файл заново. Если бланк заполнен без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС и отслеживает статус обработки.
ИС ЭПД, в свою очередь, проводит проверку перевозочного документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников обмена. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю.
Затем оператор ЭДО направляет файл перевозчику и получателю груза.
Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭДО информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел формы с помощью КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.
При этом в ГИС фиксируется каждое подписание файла КЭП со стороны участников обмена.
Подписание ЭТрН при простом сценарии перевозки
Подписание ЭТрН при опциональных титулах
Отправка и получение документов в формате XML
С 1 января 2024 года вступают в силу новые правила в области электронного документооборота (ЭДО), которые предусматривают отправку и получение документов в формате XML.
Формат XML (eXtensible Markup Language) является универсальным форматом для структурирования и обмена данными. Он позволяет описать данные в иерархической структуре, что делает его удобным для передачи различных типов документов, включая счета, договоры, акты и другие.
Отправка документов в формате XML в процессе электронного документооборота обеспечивает высокую степень автоматизации обработки информации. За счет строго определенной структуры XML-документов, возможно автоматическое извлечение и обработка данных без участия пользователей.
Для отправки и получения документов в формате XML необходимо использовать специализированные программные решения, которые поддерживают этот формат. Такие программы позволяют создавать, редактировать и отправлять XML-документы, а также получать и обрабатывать XML-документы, полученные от других участников электронного документооборота.
При отправке документов в формате XML важно соблюдать требования к структуре и содержанию документов, установленные законодательством и применимыми стандартами. Также необходимо учитывать возможные требования и форматы, установленные отдельными организациями или институциональными заказчиками
В целом, использование формата XML при отправке и получении документов в электронном документообороте позволяет повысить эффективность и надежность процесса обмена информацией между участниками, упростить автоматизацию обработки данных и сократить затраты на обработку бумажных документов.
Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023
С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.
Приказ N 390:
- Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.
- Закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения.
- Зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ.
Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).
Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:
- Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
- Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.
Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.
А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.
Ввод обязательного электронного документооборота для определенных видов деятельности
С 1 января 2024 года в России будут введены новые правила в области электронного документооборота (ЭДО). Одно из основных изменений состоит в введении обязательного использования ЭДО для определенных видов деятельности.
Основная цель таких изменений заключается в повышении эффективности и прозрачности взаимодействия между организациями и сокращении бумажной документации. В результате внедрения обязательного ЭДО ожидается экономия времени и ресурсов, сокращение затрат на обработку и хранение бумажных документов.
Переход на обязательный ЭДО позволит реализовать автоматизацию бизнес-процессов, ускорить процессы обмена документами, улучшить качество обработки информации и снизить риски возникновения ошибок в документообороте.
Введение обязательного ЭДО будет осуществляться поэтапно с 1 января 2024 года. Постепенно охват деятельности, для которых требуется обязательное использование ЭДО, будет расширяться. Начнет действовать обязательный ЭДО для крупных компаний, государственных предприятий и госорганов. Затем территория применения этого правила будет расширяться и на организации среднего и малого бизнеса.
Для тех, кто еще не использует электронный документооборот, введение обязательности может потребовать адаптацию, обучение сотрудников и имплементацию необходимых программных и технических решений. Однако, в долгосрочной перспективе это позволит сократить временные и финансовые затраты на документооборот и улучшить эффективность бизнес-процессов.
Следует отметить, что новые правила введены не для всех видов деятельности, а только для определенных. В список таких видов деятельности входят преимущественно те, которые связаны с большим объемом документации и широкими потоками информации. Подробные списки видов деятельности, подпадающих под обязательный ЭДО, будут определяться и утверждаться соответствующими органами исполнительной власти.
Однако, даже для тех видов деятельности, которые пока не входят в список обязательного ЭДО, внедрение электронного документооборота может стать конкурентным преимуществом и позволить улучшить бизнес-процессы и снизить затраты на обработку и хранение документов.