Электронные перевозочные документы: как и какими документами можно обмениваться через гис эпд

Обязательное использование электронных накладных

Согласно новым правилам электронного документооборота (ЭДО), с 1 января 2024 года все предприятия обязаны использовать электронные накладные при осуществлении товарных и логистических операций.

Электронные накладные являются электронными документами, которые заменяют традиционные бумажные накладные. Они имеют юридическую силу и одобрены государственными органами как официальный документ, подтверждающий перемещение товаров и осуществление грузоперевозок.

Преимущества использования электронных накладных очевидны. Во-первых, они значительно упрощают и ускоряют процесс оформления документов и обмена информацией между участниками операции. Вместо ручного заполнения бумажных накладных и их передачи с помощью курьерских служб, все происходит в онлайн-режиме. Во-вторых, электронные накладные позволяют избежать ошибок и потерь информации, так как они хранятся в электронном виде и могут быть легко восстановлены.

Для использования электронных накладных необходимо воспользоваться специальными программными решениями, которые удовлетворяют требованиям законодательства и обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. Такие программы позволяют вести электронные накладные, отслеживать статус груза, формировать коммерческие предложения и счета-фактуры, а также обмениваться электронными документами со своими партнерами.

Нарушение требований об использовании электронных накладных может привести к административным и финансовым санкциям. Поэтому рекомендуется всем предприятиям своевременно приспособиться к новым правилам и начать использование электронных накладных для своих операций.

В целом, обязательное использование электронных накладных является важным шагом в развитии электронного документооборота и позволяет содействовать цифровизации бизнес-процессов, упрощая их и делая более эффективными и удобными для всех участников.

Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023

С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.

Приказ N 390:

• Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.
• Закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения.
• Зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ.

Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).

Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:

1. Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
2. Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.

Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.

А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.

Что такое ЭПД

При каждой транспортировке товара контрагентам требуется подготовить или обновить несколько видов бумаг: договор между поставщиком, покупателем и перевозчиком, товарные и транспортные накладные, путевые листы, водительское удостоверение и документы на транспорт, дополнительные справки и лицензии для перевозки продуктов или опасных веществ.

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это не просто отсканированный путевой лист или накладная. Участники перевозки должны создавать ЭПД в XML–формате с помощью специальных программ. Такие документы называют формализованными. Правила подготовки электронных перевозочных документов разрабатывает ФНС.

Каждый ЭПД состоит из нескольких разделов, которые называют титулами. Участники документооборота подписывают эти титулы на определённом этапе перевозки. Например, когда грузополучатель принимает партию, он подписывает Титул 3 «Приёмка» в электронной транспортной накладной.

Применение искусственного интеллекта

 Один из неочевидных трендов в цифровизации логистики — использование искусственного интеллекта и машинного обучения для прогнозирования спроса на грузоперевозки и для оптимизации маршрутов доставки. Благодаря более детальному прогнозированию спроса логистические компании могут своевременно распределять свободное подвижное оборудование или транспорт по нужным регионам и тем самым избегать их нехватки или бесполезного простоя в том или ином субъекте

Это особенно важно в условиях сложных глобальных цепей поставок. Нейросети также могут помогать в построении или оптимизации логистических маршрутов, следить за состоянием автопарка, а также прогнозировать расход топлива

Более того, на рынке уже есть ряд логистических компаний, в штате которых трудятся настоящие роботы-декларанты, отвечающие за подготовку деклараций на товары для таможни. Сотрудникам в данном случае остается лишь перепроверять внесенные роботом данные.

Кто может подключиться к ГИС ЭПД

К системе ГИС ЭПД могут подключиться следующие предприятия:

• отправители грузов;
• получатели грузов;
• перевозчики грузов;
• предприятия, оказывающие полный цикл услуг (производственных, логистических и пр.)

Работа с путевыми листами в электронном виде доступна для всех предприятий, имеющих собственный транспорт (в том числе для малых предприятий со своими автомобилями).

Все документы подписываются электронной подписью. Отправителям и получателям требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, перевозчику груза, согласно п.110 Правил перевозок грузов, достаточно простой электронной подписи. 

Блокчейн для длинных цепочек поставок и IoT—датчики

Не менее важным трендом в отрасли перевозок является развитие технологий блокчейн, которые позволяют обеспечить прозрачность и безопасность взаимодействия участников логистической цепочки. Согласно исследованию Deloitte, 59% опрошенных компаний воспринимают эту инновацию как революционную, способную трансформировать экономику и бизнес-процессы компании.

Именно внедрение блокчейн-технологий позволяет логистическим операторам в разы повысить уровень надежности хранения данных и прозрачности доступа к ним, что стало особенно актуальным с повсеместным ростом киберпреступности в России. Способность неизменяемой учетной электронной книги сохранять всю информацию о клиентах, товарах и заказчиках без возможности изменить или удалить записи из нее разительно отличает ее от предыдущих систем и значительно облегчает устранение любых разногласий между контрагентами.

IoT-датчики — еще один важный тренд цифровизации. Сегодня им можно найти самое широкое применение, которое способствует повышению качества и клиентского сервиса, — от отслеживания местоположения грузов в реальном времени до мониторинга температурных режимов и условий хранения.

Как выбрать оператора ЭПД и сервис

Чтобы обмениваться данными с другими участниками рынка, крупным компаниям придется серьезно менять свои бизнес-процессы и настраивать взаимодействие сервиса обмена с учетными системами. Обычно на это уходит от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид. Иными словами, озаботиться переходом на ЭДО участникам рынка перевозок стоит уже сейчас, чтобы успеть до конца 2023 г. мигрировать с бумаги на цифровой формат.

Что касается операторов ЭДО, уже есть аккредитованные организации, которые могут работать в ГИС ЭПД. И лучше всего использовать ИТ-решение, интегрированное с одним из таких операторов. К примеру, такую интеграцию недавно провели разработчики российской цифровой логистической платформы Cargo.run для управления транспортной компанией, которая вышла на рынок в 2018 г.

Конвертирование документов

Процесс конвертирования документов выполняется с помощью специальных программ и онлайн-сервисов. Такие инструменты позволяют преобразовывать документы из одного формата в другой без потери информации и оригинального внешнего вида.

Одним из самых распространенных форматов для конвертирования документов является PDF (Portable Document Format). PDF файлы обладают высокой степенью совместимости и сохраняют исходное форматирование, шрифты, изображения и другие элементы документа. Поэтому PDF широко используется в электронном документообороте и считается стандартом для обмена файлами.

Важно отметить, что конвертирование документов должно выполняться с соблюдением требований к формату электронных документов, установленных законодательством. Некорректное конвертирование может привести к неправильному отображению информации, нарушению целостности документа или его неприемлемому изменению

На рынке существует множество программ и онлайн-сервисов для конвертирования документов. При выборе подходящего инструмента необходимо учитывать требования к формату документов, уровень конфиденциальности информации, доступность и простоту использования.

Для эффективного электронного документооборота компании должны обладать навыками конвертирования документов. Регулярное обучение сотрудников новым инструментам и технологиям конвертирования поможет повысить производительность и качество работы, а также снизить риски ошибок и нарушений требований ЭДО.

Применение искусственного интеллекта

 Один из неочевидных трендов в цифровизации логистики — использование искусственного интеллекта и машинного обучения для прогнозирования спроса на грузоперевозки и для оптимизации маршрутов доставки. Благодаря более детальному прогнозированию спроса логистические компании могут своевременно распределять свободное подвижное оборудование или транспорт по нужным регионам и тем самым избегать их нехватки или бесполезного простоя в том или ином субъекте

Это особенно важно в условиях сложных глобальных цепей поставок. Нейросети также могут помогать в построении или оптимизации логистических маршрутов, следить за состоянием автопарка, а также прогнозировать расход топлива

Более того, на рынке уже есть ряд логистических компаний, в штате которых трудятся настоящие роботы-декларанты, отвечающие за подготовку деклараций на товары для таможни. Сотрудникам в данном случае остается лишь перепроверять внесенные роботом данные.

Отчетность в электронном виде

С 1 января 2024 года предприятия обязаны представлять свою отчетность в электронном виде с использованием системы электронного документооборота (ЭДО).

Электронная отчетность является эффективным инструментом для упрощения процесса передачи и обработки информации между предприятиями, контрагентами и государственными органами.

Для представления отчетности в электронном виде необходимо использовать стандартные форматы, установленные законодательством. При этом отчетность должна быть подписана электронной подписью, обеспечивая конфиденциальность и подлинность данных.

Введение отчетности в электронном виде позволяет существенно сократить время на подготовку и обработку документов, упростить процессы принятия решений и повысить эффективность работы предприятий и организаций.

Электронная отчетность также способствует минимизации вероятности ошибок в передаче информации, а также обеспечивает ее сохранность и доступность в любое время и из любой точки мира.

Цифровая трансформация бумаги

В 2024 году, когда все транспортные компании должны будут в обязательном порядке уходить «в цифру», резко вырастет спрос на сервисы, позволяющие обмениваться электронными перевозочными документами. Удовлетворить этот спрос в одночасье будет непросто. Поэтому начать подготовку к неизбежному переходу лучше заранее, не оставляя всё на последний день.

«Наша компания готова к тотальному внедрению ЭТрН, ‒ рассказала заместитель директора по персоналу и корпоративной политике ООО «ТрансКомпани» (Набережные Челны) Марина Трубицына. – С прошлого года несколько наших ключевых клиентов, продукцию которых мы перевозим, уже перешли вместе с нами на использование электронных накладных. Правда, пока система работает как дополнение к привычному бумажному документообороту, дублируя его».

По ее словам, самое сложное в переходе на электронный документооборот – обучить ему водителей. Дистанционное обучение водителей во время рейса отнимает много времени и сил. К тому же необходимо убеждать их регулярно работать в новых мобильных приложениях, количество которых и без того постоянно растет: навигаторы, карты автомобильных заправочных станций, стоянок, станций техобслуживания, приложения, предназначенные для оперативного уведомления и управления заявками…

«Большую часть подобных приложений мы заменили единой цифровой логистической платформой CARGO.RUN, ‒ продолжает Марина Трубицына. – На сегодняшний день все наши водители пользуются этой электронной площадкой, что упрощает и их работу, и управление бизнес-процессами компании».

Вместе с тем у ООО «ТрансКомпани» более 100 основных заказчиков на перевозку груза, и они самостоятельно выбирают провайдера электронного документооборота. Не всегда в точках погрузки/выгрузки есть качественный интернет, частенько к грузоотправителям и грузополучателям возникают вопросы по организации доступа к сети.

«В целом наша компания не боится внедрения ЭТрН, ‒ резюмирует Марина Трубицына. – Это существенно сократит время на обработку и возврат грузосопроводительных документов. Цифровизация помогает в онлайн-режиме видеть показатели деятельности компании, быстрее их анализировать и проводить корректирующие действия. Уже сегодня с помощью сервиса CARGO.RUN мы можем оптимизировать процессы и получать все необходимые данные для оперативного управления блоком логистики».

«Внедрять электронные транспортные накладные и электронные путевые листы просто необходимо, ‒ считает директор ООО ТЭК «Кентавр» (Пермь) Игорь Венедиктов. – Ведь у нас зачастую бывают такие ситуации, когда клиент указывает в бумажной накладной один адрес доставки, но продает товар неизвестному лицу через третьи руки, и мы везем его по другому адресу, в другой город. У сотрудников полиции возникают к нам вопросы – и они вполне справедливы. Потому что действующая система бумажного документооборота – благодатная почва для мошеннических действий, от которых страдает в первую очередь перевозчик. Мы можем везти ворованный груз и не знать об этом. А электронный перевозочный документ, подписанный отправителем, получателем, перевозчиком и размещенный на федеральном электронном ресурсе, делает всю сделку полностью прозрачной. В том числе с точки зрения налогообложения. Кстати, именно поэтому, на мой взгляд, большинство грузоотправителей противятся внедрению ЭТрН. Просто не хотят делать прозрачным свой бизнес».

Собеседник отметил, что его компания уже три года следит за развитием нового электронного продукта, который предлагает государство, и готова начать им пользоваться хоть завтра. Тем более база для этого уже подготовлена ‒ это та же цифровая платформа, о которой говорила Марина Трубицына.

«Мы второй год используем электронный модуль CARGO.RUN, – говорит Игорь Венедиктов. – Водитель через мобильное приложение принимает заявку на перевозку, извещает диспетчеров о приеме и сдаче груза – связываться по телефону уже не нужно. В том же модуле хотелось бы получить и функционал ЭТрН вместе с возможностью подписывать перевозочные документы квалифицированной электронной подписью, чтобы наши водители и логисты выполняли все операции по принципу одного окна, а не заходили на разные ресурсы».

Какие законы регулируют обмен ЭПД

Для организации электронного документооборота в транспортной логистике правительство изменило многие нормативно-правовые акты. Перечислим основные законы, которые связаны с оформлением ЭПД.

Название документа	Что регулирует
Ввёл понятие ЭПД. Определил порядок формирования и подписи ЭПД. Описал обязанности операторов ИС ЭПД
Установило правила автомобильных грузоперевозок с использованием ЭПД
Утвердил форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда
Утвердил формат электронного заказа (заявки)
Утвердил формат электронного договора фрахтования
Утвердил формат электронного путевого листа
Ввело правила обмена электронными перевозочными документами

ЭДО перевозок

Складская логистика

Логистика ритейла

Транспортная логистика

Как осуществить переход на электронные транспортные накладные

1. Оформить ответственным сотрудникам электронные подписи КЭП и ПЭП — квалифицированную и простую соответственно.
2. Подключить сервисы электронного документооборота, т.е. выбрать сертифицированного оператора ЭПД, который займется направлением ваших накладных.
3. Подготовить соглашения об обмене электронными документами. Понадобится оформить два таких соглашения: одно — между грузоперевозчиком и водителем, второе — между отправителем, получателем и транспортной компанией (перевозчиком).

4. Обеспечить своих сотрудников смартфонами или компьютерами с соответствующими приложениями и доступами к ним.

Зачем нужен ЭДО в логистике

Благодаря применению электронных документов в транспортной логистике предприниматели получают сразу несколько преимуществ:

1. ЭПД доступны всем участникам грузоперевозки на любом её этапе.
2. Программы для подготовки ЭПД не дают пользователям отправить документы, в которых не заполнены обязательные поля или допущены грубые ошибки.
3. ЭПД передаются по зашифрованным каналам связи, и потому ваши данные всегда надёжно защищены.
4. Электронные документы просто хранить и показывать инспекторам ГИБДД в дороге: достаточно продемонстрировать им QR-код с зашифрованными данными.
5. Надзорные органы смогут легко получить информацию о перевозке. Предоставлять для проверки бумажные документы больше не нужно.
6. Компаниям не нужно тратить средства на покупку бумаги и выделять помещение под архив для перевозочных документов.

ЭДО перевозок

Транспортные перевозки

Морские перевозки

Авиаперевозки

ЖД перевозки

Обязательное использование ЭЦП

С 1 января 2024 года вступят в силу новые правила, которые предусматривают обязательное использование ЭЦП (электронной цифровой подписи) при осуществлении электронного документооборота (ЭДО).

ЭЦП является электронным аналогом обычной бумажной подписи и позволяет подтвердить подлинность и целостность электронного документа. Она гарантирует, что документ не был изменен после подписания и что подпись принадлежит именно указанному лицу.

В рамках новых правил все участники электронного документооборота будут обязаны использовать ЭЦП при отправке и получении электронных документов. Это касается как физических лиц, так и юридических лиц, государственных и негосударственных организаций.

Для получения и использования ЭЦП необходимо обратиться в аккредитованный сертификационный центр. После прохождения процедуры идентификации и проверки подписывающего лица, сертификационный центр выдает электронный сертификат, который будет использоваться для создания и проверки ЭЦП.

Использование ЭЦП обеспечивает безопасность и юридическую значимость электронных документов. Оно помогает избежать подделки, изменения или несанкционированного доступа к электронным данным. Кроме того, использование ЭЦП позволяет существенно сократить время и затраты на обработку документов, повысить эффективность бизнес-процессов.

В связи с вступлением в силу новых правил, необходимо подготовиться к использованию ЭЦП уже сейчас. Обеспечение безопасности и надежности электронного документооборота станет актуальной задачей для всех участников бизнес-процессов.

Важно помнить, что невыполнение требований по обязательному использованию ЭЦП может повлечь за собой административные или юридические последствия. Поэтому рекомендуется обратиться в аккредитованный сертификационный центр заранее и получить ЭЦП в установленные сроки

Использование ЭЦП является необходимым инструментом для эффективной и безопасной работы в условиях электронного документооборота. Соблюдение требований новых правил поможет уверенно перейти к использованию современных технологий и сэкономить время и деньги на обработке документов.

Для чего внедрили транспортные накладные в электронном виде

ЭТрН — это прежде всего про эффективность и скорость бизнес-процессов. Внедрение ЭТрН призвано оптимизировать деятельность грузоперевозчиков и их клиентов.

Использование ЭТрН позволяет:

• Получить доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в электронной версии накладной.
• Вносить правки легко и оперативно. Если допущена ошибка — составляется новый документ. Обновленный вариант накладной моментально становится доступен каждому участнику перевозок.
• Исключить необходимость хранения бумажных накладных. Всё хранится в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ и не нужно складировать лишние бумаги.
• Снизить потребление бумаги и ресурса офисной техники. Электронные версии любых документов — это вклад в экологию и снижение расходов.

Отдельный плюс — упрощение проверок. Налоговая сможет в любой момент получить доступ к электронным версиям. А перевозчикам, соответственно, не нужно по запросам налоговой предоставлять накладную в бумажном виде.

Как будет работать система обмена электронными перевозочными документами

Сами перевозчики, грузоотправители и грузополучатели прямого доступа к ГИС ЭПД не получат. Все электронные документы будут вноситься в систему через операторов ЭДО.

Конкретный порядок и особенности документооборота электронных перевозочных документов позже будут установлены Правительством РФ. Напомним, ранее они устанавливались в соответствии с разделом № 8 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Но с 01.01.2022 данные нормы были упразднены. 

Минтранс уже  правительственного постановления, утверждающего правила обмена электронными перевозочными документами. Ожидается, что новые правила вступят в силу и начнут применяться с 1 сентября 2022 года.

По новым правилам грузоотправитель станет формировать в своей учетной программе (интегрированной с оператором ЭДО) электронную транспортную накладную, подписывать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и направлять ее своему оператору ЭДО. Далее оператор направляет сформированную таким образом накладную в ГИС ЭПД, а оттуда документ направляется уже перевозчику и непосредственно грузополучателю.

Перевозчик, проверив полученный груз с данными электронной накладной, ставит в ней свою подпись (электронная подпись должна быть и у водителей перевозчика) и осуществляет доставку груза по адресу грузополучателя. Последний, осуществив приемку полученного груза, подписывает электронную накладную, и она поступает как к грузоотправителю и перевозчику, так и в базу данных ГИС ЭПД.

При этом новые правила оговаривают и порядок разрешения возможных конфликтных ситуаций при формировании и обмене электронными перевозочными документами. Так, участники сделки смогут оспорить:

• факт отправления или получения электронной накладной;
• дату и время отправления и получения накладной;
• содержание и целостность отправленного/полученного документа;
• факт идентификации владельца электронной подписи, подписавшего накладную.

Конфликтные ситуации разрешаются сторонами обмена в рабочем порядке либо же комиссией по разрешению конфликтной ситуации Минтранса с привлечением специалистов из профильных организаций. Участник информационного обмена, инициировавший рассмотрение конфликтной ситуации, должен в течение одного рабочего дня направить уведомление о конфликте другим заинтересованным сторонам. В уведомлении указывается суть конфликтной ситуации, все реквизиты спорного электронного документа, ФИО и должности представителей стороны инициатора, уполномоченных провести урегулирование спора, их контактные телефоны и адреса электронной почты. Сторона, которой направлено уведомление, обязана не позднее трех рабочих дней после его получения провести проверку и устранить обстоятельства, которые привели к конфликту.

Если стороны уже поставили свои подписи под электронной накладной, она будет считаться достоверной как для участников сделки, так и для любых третьих лиц. 

Все поступившие в систему ГИС ЭПД электронные документы будут храниться в ней не менее 5 лет (п. 11 ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Получить из базы и распечатать ранее сформированный документ смогут не только участники сделки, но и уполномоченные контрольно-надзорные органы.

https://buh.ru/articles/documents/139864/