Новые форматы электронных перевозочных документов, принятые в 2023 году

Электронный заказ (заявка)

Заказ или заявка представляют собой предварительное соглашение между грузоотправителем и транспортной компанией (перевозчиком) на осуществление перевозки груза автомобильным транспортом, в котором фиксируют её ключевые условия.

Заявку оформляют при наличии договора об организации об организации перевозок грузов, а заказ — при его отсутствии.

Заказ и заявка имеют одинаковый электронный формат, утверждённый приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@.

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена.

Заполнять документ начинает грузоотправитель — юридическое или физическое лицо, которое заказывает перевозку груза. Грузоотправитель и перевозчик подписывают свои файлы обмена УКЭП или УНЭП.

От эксперимента до закона

Транспортная накладная — это документ, подтверждающий перевозку груза автомобильным транспортом, который оформляют участники перевозок для учета оказанных услуг и расчетов с перевозчиком.

С 2022 г. необходимость использования электронной транспортной накладной (ЭТрН) закреплена законодательно: до конца 2023 г. ЭДО можно использовать добровольно, с начала 2024 г. — в обязательном порядке.

Утверждена правительством и форма электронной транспортной накладной: она должна содержать дату, время, адрес погрузки и выгрузки.

Фото: SimpleFoto / Фотобанк Фотодженика

С 2022 г. необходимость использования электронной транспортной накладной закреплена законодательно

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств

Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

подбор автотранспорта
расчет маршрута
подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Каких самозанятых нельзя нанимать

Бывших сотрудников. По закону в течение двух лет нельзя заключать договор с бывшим сотрудником, ставшим самозанятыйм.

Если это вскроется, компании доначислят страховые взносы и НДФЛ, и оштрафуют. Нарушение могут выявить налоговые инспекторы, сотрудники ФСС или представители трудовой инспекции.

Проверяющие сравнивают чеки самозанятых и данные бывших работодателей. По своим базам контролёры анализируют, как изменились страховые взносы компании, налоговая нагрузка и численность персонала. Кроме того, налоговики могут сравнить ИНН бывшего работодателя и ИНН в чеке, который самозанятый выдаёт компании. Если обнаружат, что организация начала работать с самозанятыми-бывшими сотрудниками, могут прийти с проверкой.

Самозанятых-агентов. Запрещено самозанятым оказывать услуги от чьего-то имени по договорам комиссии, поручения или агентирования. Для заказчика это чревато штрафами и зарплатными налогами с дохода такого самозанятого.

Самозанятых-курьеров. Нельзя самозанятым работать курьерами. Не будет вопросов у налоговой, если он развозит покупателям товар с кассой заказчика, а за доставку получает отдельное вознаграждение.

Как происходит обмен ЭПД

Файлы обмена любого электронного перевозочного документа участники документооборота последовательно заполняют, подписывают и направляют операторам информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы, в свою очередь, передают документы и данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и контрагентам.

Оператор ИС ЭПД проверяет:

соответствие электронного документа формату ФНС России,
уникальность идентификатора — уникального кода, присвоенного каждому файлу обмена,
действительность электронной подписи, которой подписан документ.

Если были обнаружены ошибки, оператор сообщает о них отправителю, чтобы он сформировал новый корректный файл обмена. Если ошибок нет, оператор ИС ЭПД передаёт документы в ГИС ЭПД и другим участникам документооборота, а затем отслеживает статус обработки.

Кроме того, оператор ИС ЭПД предоставляет необходимое программное обеспечение для формирования, подписания и обмена электронными перевозочными документами. Сотрудничать можно только с теми операторами ИС ЭПД, которые подтвердили соответствие требованиям Минтранса и входят в реестр ведомства.

Docrobot — аккредитованный оператор информационной системы электронных перевозочных документов. На платформе можно обмениваться всеми видами ЭПД: электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями, электронными путевыми листами, электронными договорами фрахтования, электронными заказами-нарядами и электронными заявками (заказами). Для них предусмотрены веб-сервис и разные интеграционные решения, которые позволяют бесшовно внедрить эти документы в документооборот компании.

Посмотрите наш вебинар, чтобы разобраться, как работать с электронными перевозочными документами и чего ждать в перспективе. Чтобы получить запись, надо только заполнить форму.

Электронный договор фрахтования

Договор фрахтования обязует одну сторону (фрахтовщика) предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Договор также заключают при перевозке груза, в отношении которого не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей или с сопровождением представителя грузовладельца.

Формат электронного договора фрахтования утверждён приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@. Он включает в себя два файла обмена.

Документ заполняет фрахтовщик — юридическое лицо, которое предоставляет фрахтователю транспорт и производит перевозку.

Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена УКЭП или УНЭП.

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми

При работе с самозанятыми бизнес может сэкономить на налогах и взносах с зарплаты. А это страховые взносы 30% и НДФЛ 13%. Компания тратится только на вознаграждение самозанятому. Если вы договорились, что самозанятый выполнит работу за 50 тысяч рублей, только эти 50 тысяч и потратите.

У компании нет перед самозанятыми обязанностей работодателя: не нужно оплачивать оплачиваеть отпуска, больничные листы и другие социальные пособия.

Кроме этого, самозанятые сами обеспечивают себе рабочее место и платят налоги в бюджет.

Работать с самозанятыми выгодно ещё и потому, что у стороннего специалиста может быть больше опыта и профессионализма. Держать в штате таких матёрых специалистов дорого, а заказывать у них услуги по мере необходимости обойдётся дешевле.

Как обмениваться цифровыми накладными

Схемы обмена электронной документацией могут варьироваться и зависят от того, какого оператора ЭПД выбрала компания — а также настроек сервиса, в котором участники оформляют накладные.

Базовый алгоритм выглядит так: грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе, подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это система, где будут храниться документы, надзорные органы смогут проверить их, не отвлекая сотрудников транспортной компании. Затем провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю товаров.

Водитель заходит в сервис с любого гаджета и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП). Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Далее менеджер транспортной компании подписывает раздел перевозчика КЭП.

Как изменились правила взаимодействия

Новый приказ в принципе продублировал все положения, некогда действовавшие для ФСС. В соответствии с нововведениями электронный документооборот предполагает работу со следующими типами документов:

Акты проверки.
Требование о предоставлении определенных документов.
Требование по уплатам недоимок, касающихся страховых взносов, а также штрафов и пеней.
Требование по возмещению излишков при понесенных расходах.
Решение по взысканию взносов в части страхования.
Решение о привлечении к ответственности за выявленные правонарушения, а также аналогичный документ об отказе к привлечению.
Решение о возмещении расходов, понесенных с излишками.

Приказ СФР подробно описывает правила по обмену документами между фондом и работодателем. Он опубликован на официальном портале по правовой информации.

За что могут оштрафовать

должностных лиц оштрафуют на сумму от 10 до 20 тысяч рублей;
ИП — от 5 до 10 тысяч рублей;
Юрлица — от 50 до 100 тысяч рублей.

За повторное нарушение штрафы могут доходить до 200 тысяч рублей для компаний, до 40 тысяч рублей для ИП, а должностных лиц могут даже дисквалифицировать на срок до 3 лет.

Кроме этого, налоговики пересчитают НДФЛ и страховые взносы с первого дня работы с самозанятым. При этом, платить налог на доходы с физических лиц будет сама организация, а не самозанятый.

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

Кто и когда составляет или выдает

Законодательством не установлено, какая из сторон должна заниматься оформлением договора на грузоперевозку. На практике, в большинстве случаев, составлением документа занимается Исполнитель. Это оправдано тем, что у этой стороны имеется опыт в сфере договоренностей и знание специфики. Заказчик также вправе взять на себя эту обязанность и внести свои предложения в соглашение.

Составлением соглашения на предприятии может заниматься как специализированный отдел, так и уполномоченный работник в профильном подразделении. Все зависит от уровня организации и масштаба предприятия.

Перед тем как подписать, договор тщательно изучает главный бухгалтер, юрист, финансист, директор, служба безопасности и другие уполномоченные лица. Самозанятый, в свою очередь, может самостоятельно изучить документ, или привлечь для этих целей юриста.

Право подписи договора имеют руководитель организации, на основании устава, либо другие лица при наличии уполномочиваемых документов.

Бумаги общего назначения

Многих водителей интересует, какие документы нужны для перевозки груза, чтобы в случае проверки с компетентными органами не возникло никаких проблем. Перечень официальных бумаг следующий:

Удостоверение водителя на право управления транспортным средством соответствующей категории.
Товарно-транспортная накладная (ТТН). Скачать бланк
Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим перевозку. Скачать образец договора
Путевой лист. Скачать бланк

Все вышеперечисленные документы нужны для перевозки любых видов товара, и не могут быть заменены на другие бумаги. При этом стоит отметить некоторые особенности данной документации.

Накладная при перевозке грузов является одним из самых главных свидетельств, которые необходимо будет предъявить водителем при проверке. Выписываться этот документ должен организацией или лицом, которое является отправителем. При этом официально данная бумага должна быть утверждена соответствующими печатями. Ее необходимо сделать в четырех копиях, по одной из которых получает отправитель и получатель, а две остаются в транспортной компании. Данный документ содержит две важные части:

Товарный раздел. Данная часть указывает полное описание товара, которые остальные документы на перевозку груза не дают.
Транспортный раздел. Этот элемент должен содержать наиболее полную информацию о маршруте, название отправителя и посредника, а также данные о водителе и технических характеристиках автомобиля.

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Товарный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Транспортный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

В некоторых случаях от товарно-транспортной накладной можно отказаться. Чаще всего это бывает тогда, когда транспортировку осуществляет покупатель. Документы на перевозку груза в данном случае не требуют ТТН, так как весь процесс происходит между двумя объектами договора без посредников в виде транспортной компании.

Договор должен быть в обязательном порядке подписан. Это делает водитель, либо же экспедитор, сопровождающий машину. Не обязательно, чтобы эта бумага была оригинальной, так как можно использовать заверенные печатями копии. Таким образом подтверждается законность транспортировки. Вместо договора разрешается использовать доверенность, если на ней также стоят соответствующие печати организаций.

Признаки введения электронного документооборота

1. Многие компании уже самостоятельно экспериментировали с практикой ведения электронных документов. И вполне успешно. Многие транспортные компании уже сейчас производят перевозки по «цифровым» документам. Однако без официального нормативно-правового акта, разрешающего это делать, они все равно должны пересылать бумажные экземпляры документов.Проведение эксперимента на государственном уровне является для отрасли хорошим знаком. Это должно привести за собой официальный электронный документооборот.

2. С 1-го января 2021-го года в рамках «регуляторной гильотины» – процесс масштабного пересмотра и актуализации всех нормативных актов, влияющих на бизнес и регуляторную среду – В «обновлениях» предусматривается оформление транспортных накладных, путевых листов, заказ-нарядов и сопроводительных ведомостей в электронном виде.Следовательно, переход на «цифровые» документы должен произойти с 1-го января 2021 года.

3. Также с 1 января 2021 года должны заработать поправки к ПДД, которые допускают предъявление перевозочных документов для проверки на электронных устройствах (планшетах, смартфонах и пр.).

4. Минтранс ранее публиковалиДля этого будет создан институт операторов электронного документооборота. Иными словами: оформлять «цифровые» документы можно будет только через разрешенные платформы, которые получили специальный допуск.Операторы, в свою очередь, должны будут направлять эти документы в Единую информационную систему электронных накладных. На данный момент эта система находится на этапе разработки, а ее запуск планируется только на 2023 год.

(Прочитано 347 раз, 1 сегодня)

Maria

Последние статьи этого автора

Статьи про тахографы03.11.2023Как считать рабочее время водителя в 2023-2024 годах?
Новости транспорта24.10.2023Подорожает ли топливо к концу 2023 года?
Новости транспорта12.10.2023Пропуска в Москву и на МКАД: актуальные правила на 2023 год
Новости транспорта05.10.2023Камеры в транспорте в 2023 году: законы, правила и штрафы

Нюансы применения новых правил

Документы, передаваемые в электронном виде, могут быть предоставлены в фонд в следующем виде:

Полностью сформированные на электронной платформе.
Отсканированные документы, составленные на бумаге.

Документооборот между СФР и страхователем осуществляется по тому же принципу, который действует для передачи документов в налоговую инспекцию. Таким образом при получении сведений из фонда для каждого передаваемого бланка дополнительно формируются:

Квитанция с подтверждением даты, в которую был отправлен документ из СФР.
Квитанция, подтверждающая факт получения отправленного документа работодателем с указанием даты.

При получении документов фондом от работодателя должны быть сформированы следующие уведомления:

О приеме документов местным органом единого социального фонда.
Об отказе в приеме переданных документов.

Составление документов или передача сканов могут производиться посредством единой информационной системы «Соцстрах» на бесплатной основе.

Правила составления

Унифицированной формы договора с Самозанятым закон не предусматривает. Предприятие или предприниматель могут самостоятельно разработать собственный бланк соглашения или, используя типовой образец, добавить условия, отражающие характер сделки. Документ должен содержать пункты соответствующие общим нормам заполнения договорной документации.

Как известно юридическую значимость документу придают правильно заполненные реквизиты. Ниже перечислены обязательные атрибуты для заполнения:

Наименование организации — автора документа;
Наименование вида документа и его номер;
Место составления;
Дата подписания;
Информация о сторонах;
Общее содержание;
Адреса, реквизиты и подписи сторон. Если на основании доверенности — прописать ее реквизиты.

Печать предприятия ставится всегда. Исключения — ИП (если не использовалась при регистрации) и физические лица.

С учетом того, что сделка совершается с Самозанятым, некоторые разделы договора подлежат дополнению. Основные пункты рассмотрим ниже.

Название раздела	Описание раздела
Предмет договора	Взаимные обязанности. Действия сторон. Какие должны быть оказаны услуги (выполнены работы). Указать, что исполнитель — плательщик специального налога на профессиональный доход, не является работником Заказчика и за последние два года не состоял с ним в трудовых отношениях.
Обязанности и права сторон (порядок выполнения договора, приемка услуг и пр.)	— Обязательства и права каждой из сторон в рамках соглашения. Требование к Самозанятому предпринимателю о предоставлении чека после оплаты. Пункт об уведомлении Заказчика при изменении или потере статуса Самозанятого. — Сроки, порядок и условия выполнения договорных обязательств. — Порядок приема–передачи услуг или сдачи–приемки работ с подтверждающими документами.
Цена и порядок расчетов	Стоимость услуг, способы оплаты, сроки, валюта. Если требуется — график платежей.
Ответственность сторон	Ответственность обеих сторон в случае нарушения пунктов договора.
Срок действия	До какой даты действует соглашение. Условия продления договора. Прекращение в одностороннем порядке и финансовые последствия.
Форс-мажор	Все обстоятельства непреодолимой силы прописаны в действующем законодательстве и если в договоре мы их не укажем, то это не будет являться причиной их неприменения на практике. Однако, при заключении договора, организации предпочитают вписать раздел в текст документа и это не является ошибкой.
Заключительные положения	Разрешение конфликтных ситуаций. Порядок внесения изменений, дополнений, приложений. Конфиденциальность. Количество экземпляров договора, форс-мажор и пр.

Образец (1 стр.)

Как будет проходить тестирование электронного оформления перевозок?

Какие структуры проводят эксперимент: инициатор – Минтранс; исполнитель – ФБУ «Росавтотранс».

Даты эксперимента по ведению электронного документооборота в сфере грузоперевозок: с 1 октября по 30 октября 2020 года.

Какие документы будут переведены в электронный формат: электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ).

Участники эксперимента: 6 регионов страны; транспортные компании (грузоперевозчики), грузовладельцы, грузоотправители.

Как будет осуществляться документооборот: через платформу, разработанную ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Доступ к электронным документам будет открыт как для участников сферы грузоперевозок, так и для государственных ведомств.Нюанс: бумажные экземпляры документов на время проведения эксперимента все-таки придется иметь при себе. Это нужно для сотрудников ГИБДД, что дежурят на российских дорогах.

Для чего нужен электронный документооборот?

Традиционный «бумажный» способ передачи документов в реалиях современного мира «высоких скоростей» уже устарел. И на это есть две весомые причины: время и деньги.

Как правило, участники сферы грузоперевозок оплату за свои услуги получают с отсрочкой. Ее отсчет берет начало с момента получения полного комплекта перевозочных документов, бумажный экземпляр которых должен быть отправлен по почте. Срок доставки может составлять неделю и больше. В то время как электронные экземпляры «долетят» в течение нескольких секунд.

Татьяна Гончаренко, управляющая московским филиалом группы компаний AsstrA, в беседе с Trans.ru:

… если для международной перевозки это эффективный инструмент, который значительно экономит ресурсы и бумагу, то для локальных перевозок ЭДО работает для загрузки счетов, расписок, актов счет-фактур, в то время как необходимость досылать оригиналы транспортных документов остается, что создает дополнительные неудобства, задваивание систем и работ

Преимущества для бизнеса

Отказ от бумаги несет немало выгод компаниям: свободный доступ к документам с любого устройства, оперативные расчеты с перевозчиком, сокращение затрат на доставку бумажной документации, легкий поиск нужных файлов в цифровом архиве.

Кроме того, после внедрения ЭДО составлять документы будет намного проще — так же, как и редактировать их, передавать и подписывать. На все это потребуется несколько кликов.

«Сейчас же организациям приходится дожидаться, пока бумажный документ после завершения перевозки привезет водитель, а если накладная оформлена неверно, нужно вносить исправления и снова отправлять ее, — объясняет Тимур Каримов, эксперт в области логистики, руководитель компании-разработчика цифровой платформы Cargo.run. — Таким образом, введение ЭТрН решает одну из серьезных проблем в грузоперевозках — недостаточно оперативный расчет и товарооборот между контрагентами».

Переход на цифровой формат документа закроет и вопрос хранения — ранее, чтобы соблюсти пятилетний срок хранения транспортных накладных, прописанный в законодательстве, некоторые участники рынка арендовали огромные склады. Теперь ЭТрН будет лежать в электронном архиве, и ее нельзя будет потерять.

Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы — это документы в электронной форме, которыми оформляют услуги, оказываемые автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Термин был введён федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

ЭПД используют при перевозках грузов и пассажиров. Перевозочные документы позволяют зафиксировать погрузку и приём товара, подтвердить заключение договора на перевозку и соответствующие расходы. ЭПД отражают факты хозяйственной жизни, поэтому в сфере перевозок они, в том числе, служат основой для бухгалтерского и налогового учёта.

Электронные перевозочные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Юридическая значимость ЭПД обеспечивается их подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), полученной на Госуслугах.

Узнайте, какие нормативно-правовые акты регламентируют обмен электронными перевозочными документами. Заполните форму и получите обзор законодательства по ЭПД в подарок!

Что проверить перед началом работы с самозанятым

Чтобы начать работать с самозанятым, достаточно заключить гражданско-правовой договор. Перед заключением договора убедитесь, что:

У исполнителя действительно есть статус самозанятого. Проверить это можно на сайте ФНС. Для этого введите ИНН самозанятого и дату, на которую хотите узнать статус.
у него нет сотрудников, с которым оформлены трудовые договоры;
У несовершеннолетнего самозанятого есть письменное разрешение от родителей на сделку;
его деятельность не попадает под исключения. Так, самозанятые не могут перепродавать товары;

Если самозанятый в статусе ИП потеряет право на НПД, для заказчика это ничем не грозит. ИП должен сам задекларировать свои доходы и заплатить налоги.

Перед заключением договора попросите самозанятого предоставить справку о регистрации его в качестве плательщика налога на профессиональный доход. И регулярно проверяйте его статус, чтобы обезопасить себя от лишних трат и штрафов.

Если самозанятый в статусе ИП, потеря права на НПД для заказчика ничем не грозит. За ИП по гражданско-правовому договору вы никогда не платите налоги и взносы, какой бы режим он не применял.

Нет времени вести кадровый учёт?

Возьмём его на себя от 833 рублей в месяц

Узнать подробнее

Как заключить договор с самозанятым

Главное — в договоре в самозанятым не должно быть формулировок трудового договора: работник, сотрудник, оплата труда, премия, заработная плата, рабочее время. Иначе налоговая может переквалифицировать договор в трудовой.

Из договора должно быть понятно, что вы — заказчик, а не работодатель, а самозанятый — исполнитель, а не наёмный сотрудник.

Добавьте в договор пункты, которые обезопасят вас от рисков:

Укажите, что исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход;
Чётко пропишите услугу, которую будет выполнять самозанятый. Проверьте, чтобы не было ссылок на должностные инструкции и корпоративные договоры.
Установите вознаграждение за результат, а не за регулярное выполнение должностных обязанностей.
Избегайте формулировок про системность выполнения услуг и бессрочность.
добавьте пункт об ответственности за снятие с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Если такое произойдёт, исполнитель обязан письменно уведомить вас в течение 3-х рабочих дней. Кроме этого, предусмотрите штраф, если он не передаст вам чек или не сообщит о снятии с учёта как плательщик НПД.
Уберите из договора место работы — у самозанятого оно может меняться.

Какие документы оформить при работе с самозанятым

Документооборот при работе с самозанятым-физ-лицом и ИП-самозанятым одинаковый. После оплаты услуг самозанятый предоставит вам чек из приложения «Мой налог».

По закону чек — единственный обязательный документ при работе с самозанятыми. С ним вам точно не доначислят страховые взносы и НДФЛ.

Чек может быть на бумаге получить на бумаге или электронный. Электронный чек можно получить такими способами:

самозанятый пришлёт вам на электронную почту или в любой из мессенджеров;
считать QR-код на чеке с помощью смартфона или планшета.

Если вы планируете подписать договор с иностранцем-самозанятым, кроме Белоруса, вам необходимо в течение 3 рабочих дней известить МВД. А после окончания работ, направить ещё одно уведомление о расторжении договора. Иначе на компанию наложат штраф до 800 тысяч рублей.

Как выбрать оператора ЭПД и сервис

Чтобы обмениваться данными с другими участниками рынка, крупным компаниям придется серьезно менять свои бизнес-процессы и настраивать взаимодействие сервиса обмена с учетными системами. Обычно на это уходит от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид. Иными словами, озаботиться переходом на ЭДО участникам рынка перевозок стоит уже сейчас, чтобы успеть до конца 2023 г. мигрировать с бумаги на цифровой формат.

Что касается операторов ЭДО, уже есть аккредитованные организации, которые могут работать в ГИС ЭПД. И лучше всего использовать ИТ-решение, интегрированное с одним из таких операторов. К примеру, такую интеграцию недавно провели разработчики российской цифровой логистической платформы Cargo.run для управления транспортной компанией, которая вышла на рынок в 2018 г.

О законе

Напомним, Самозанятые — это физические лицо (в том числе индивидуальные предприниматели), ведущее определенный вид деятельности самостоятельно, без привлечения наемных работников и зарегистрированные в установленном законом порядке.

Наличие соглашения в сфере транспортировки (грузоперевозки) и его содержание регламентируется гл.40-41 ГК РФ. А также иными кодексами, уставами и другими законодательными документами, действующими в сфере транспортных услуг в зависимости от их характера.

Взаимоотношения с Самозанятым определяет 422 ФЗ.

Договор с Самозанятым гражданином на оказание транспортных услуг регулируется теми же нормами, что и обычная гражданско-правовая сделка. Гражданский кодекс не содержит особых правил для его оформления, кроме соответствия общим нормам заполнения договорной документации.

В составленном документе должны отсутствовать признаки трудовых отношений. В этой ситуации соответствующие органы могут переквалифицировать его в трудовой договор. И тогда нарушителю грозит ответственность по п.4 ст.5.27 КоАП РФ.

Поскольку договор с Самозанятым, оказывающим транспортировку грузов, регулируется ГК РФ, то и срок действия документа будет определять он. В нашем случае таким сроком будет считаться время, затраченное на выполнение обязательств по соглашению. Сроки договора устанавливаются сторонами в зависимости от цели соглашения, ориентируясь на предполагаемое время выполнения работ (оказания услуг) и с некоторым запасом.

Хранить документ после закрытия сделки полагается не менее 5 лет.

Применение системы 1С для СЭДО

Система электронного документооборота действует третий год. Посредством СЭДО обеспечивается быстрый обмен документами в электронном виде между тремя участниками: СФР, медучреждением и работодателем, т.е. страхователем. Программа 1С, используемая бухгалтерами, позволяет автоматически передавать сведения в СФР.

Реализовано эффективное взаимодействием между работодателем и социальным фондом в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 в третьей редакции. Перейдя в раздел «Кадры», можно увидеть список документов СЭДО, которые собраны в «Пособиях». В предоставляемых журналах программы есть возможность получения уведомлений из СФР. При нажатии на кнопку «Получить» можно загрузить документы. Программа настроена таким образом, что можно загружать документы за отдельный период.

Необходимо ежедневно проверять сообщения из СФР, чтобы не пропустить допущенных ошибок и вовремя отреагировать на уведомление от отказе в приеме документов. На главной странице программы во вкладке «Текущие дела» можно настроить отображение сообщений в системе электронного документооборота и контролировать сроки отправки ответов.

Новые правила вступают в силу с 20 октября текущего года.