1с эдо - что это? электронный документооборот 1с

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью коннектора ELMA365 ECM c Операторами ЭДО

Наиболее популярные кейсы автоматизации — работа с входящими и исходящими договорами и сопутствующими документами (счетами, актами и т.д.).

Подключение модуля-коннектора для работы с исходящими договорами позволяет минимизировать все ручные операции по формированию, отправке, отслеживанию статуса и переносу документов из корпоративной ECM-системы в учетную запись Оператора ЭДО и обратно.

В интерфейсе ELMA365 ECM сотрудник создает договор, подписывает электронной подписью и передает Оператору ЭДО. Контрагент видит документ в своем личном кабинете как Договор от имени организации, которая подключена к модулю, может подписать его или отказать, соответственно. Результат подписи поступает в ELMA в виде оповещения, а также обрабатывается внутри процесса. Если результат положительный, то продажа считается завершенной, после чего процесс обработки заказа и поставки запускается автоматически.

Процесс обработки входящих договоров также построен на принципе минимизации двойной ручной работы. Контрагент направляет договор через Оператора ЭДО. ELMA365 ECM получает документ, после чего внутри системы автоматически создается новый элемент приложения Входящий договор. В рамках исполнения процесса происходит регистрация, согласование и подписание документа. В личный кабинет контрагента в Операторе ЭДО приходит оповещение об изменении статуса в связи с подписанием или отказом в подписании.

Процессы — это хороший инструмент для непрерывной работы с документацией, особенно если ее нужно генерировать по шаблону, настраивать сложные маршруты согласования или связывать между собой работу в других разделах системы. Однако работа с модулем интеграции может происходить и без них, в более упрощенном виде. Без дополнительной настройки процессов доступно выполнение основных операций из карточки документа и наблюдение за изменением статусов текущего документа в Операторе ЭДО.

Выбор оператора при переходе на ЭДО

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая каналы связи для быстрого и безопасного обмена документацией. Аккредитацией таких организаций занимается ФНС, на сайте которой всегда можно посмотреть актуальный перечень операторов.

На что обязательно стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

Тарифы. Не всегда самый низкий тариф внутри системы — благо. Лучше собрать статистику и проанализировать совокупную стоимость пользования за месяц или квартал, учитывая при этом то, что у контрагентов могут быть другие операторы ЭДО

Безопасность данных — обратите внимание на место и время хранения документации, как предоставляется доступ к данным архива при расторжении договора. Возможность интеграции с конкретной учетной системой, применяемой в компании — у малого и среднего бизнеса это, чаще всего, 1С:Предприятие

Простота — насколько удобен и понятен интерфейс программы для специалистов, которые будут ежедневно ею пользоваться.

Техподдержка — есть ли в договоре прописанный уровень обслуживания (SLA), каково время реакции на инциденты.

Роуминг и его стоимость — этот критерий особенно важен для случаев, когда контрагенты пользуются другими сервисами.

Возможность использования для обмена с налоговой.

Перечислим пять крупнейших игроков на рынке обмена обычными документами — договоры, акты, накладные:

Вендор	Интеграция с 1с	Отправка в ФНС	Роуминг	Маркировка
АО ПФ СКБ Контур	+	+	+	+
ООО Компания Тензор	+	+	+	+
ООО Калуга Астрал	+	+	+	+
ООО «Такском»	+	+	+	+
Сбер	+	+	+	+

Обратите внимание: 1С:ЭДО разработан и поддерживается Калугой-Астрал. Как и другой продукт, 1С:Отчетность, который позволяет отправлять в ФНС налоговые и бухгалтерские формы.. У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы

Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы. Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

Предприятие может сдавать отчетность в Контур.Экстерн, потому что бухгалтерия так привыкла и там всё хорошо. А ЭДО организовать на СБИС, потому что крупнейшие контрагенты компании, с которыми идет самый иинтенсивный обмен документами, тоже используют СБИС и так получается проще и дешевле.

Большинство операторов ЭДО, которые не попали в таблицу, имеют онлайн-версии, поддерживают интеграции с востребованными учетными системами и предоставляют роуминг с другими операторами.

Индивидуальная ЭЦП каждому сотруднику нужна только одна, ей можно подписывать любые электронные документы в любых ЭДО.

Как происходит настройка модуля-коннектора

Настройка модуля происходит в интерфейсе ELMA365 ECM с использованием API Оператора ЭДО. После введения ключа API необходимо создать и настроить юридическое лицо, от имени которого будут выполняться действия в аккаунте Оператора ЭДО. У компании может быть несколько юр. лиц, которые впоследствии можно будет выбирать на формах операций. Обязательно заполняются такие поля, как ИНН и КПП — с их помощью происходит идентификация юр. лица в системах.

В настройках модуля производится сопоставление юр.лица и учетных записей сотрудников из аккаунта Оператора ЭДО с пользователями ELMA365 ECM, которые могут отправлять и получать документы. В качестве организации по умолчанию подтягиваются все организации, которые числятся в учетной записи Оператора ЭДО.

Для формирования пакета документов достаточно указать процесс, в котором будет обрабатываться пакет документов, отправленный из Оператора ЭДО. В таком процессе можно настроить согласование и подписание, а также ознакомление сотрудников с ним.

Сопоставление типов документов между ECM-системой и Оператором ЭДО производится путем настройки таблицы соответствия. А для корректного отображения статусов необходимо также сопоставить статусы элемента приложения ECM-системы со статусами Оператора ЭДО.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это специальный цифровой код, который используется для подтверждения авторства и подлинности электронного документа или сообщения. Данный цифровой эквивалент обычной рукописной подписи, которая позволяет установить личность отправителя и защитить документ от подделок или изменений.

Электронная подпись создается с помощью специального программного обеспечения, которое использует криптографические алгоритмы для генерации уникального кода. При создании электронной подписи используется закрытый ключ, который известен только ее владельцу, и который используется для шифрования информации. При проверке электронной подписи, открытый ключ используется для расшифровки информации и проверки соответствия оригинального документа.

ЭЦП обладает рядом преимуществ:

Защита от подделок и изменений.

Устанавливает авторство и подлинность документа, и предотвращает возможность его изменения или подделки.

Упрощение процесса подписания.

Можно быстро и удобно подписывать документы, не требуя физического присутствия и подписания бумажных копий.

Ускорение процесса передачи документов.

Быстро и безопасно передавать документы между участниками бизнес-процессов, сокращая время на их обработку и улучшая эффективность работы.

Соответствие законодательству.

Соответствует законодательству и имеет такую же юридическую силу, как и обычные подписи.

Сокращение расходов.

Экономит время и деньги на печати, отправке и хранении бумажных документов. Кроме того, это позволяет сократить затраты на хранение и утилизацию бумажных документов.

Удобство и гибкость.

Позволяет бизнесу работать удаленно и обмениваться документами в любое время и из любого места

Это особенно важно в условиях удаленной работы и мобильности современного бизнеса

Существует несколько видов электронной подписи, которые отличаются по степени надежности и методам проверки:

Простая электронная подпись (SES)

Базовый вид электронной подписи, который используется для подтверждения авторства документа или сообщения. Простая электронная подпись создается с помощью электронного подписывающего ключа и используется для проверки подлинности документа.

Усиленная электронная подпись (UES)

Более надежный вид электронной подписи, который обеспечивает дополнительный уровень защиты и безопасности. Для создания усиленной электронной подписи используется электронный сертификат, который предоставляет информацию о личности владельца подписи, его ключах и других данных.

Квалифицированная электронная подпись (QES)

Наиболее надежный и безопасный вид электронной подписи, который соответствует законодательству Европейского союза. Для создания квалифицированной электронной подписи используется криптографическая система с двумя ключами, и она должна быть подтверждена удостоверяющим центром.

Аккредитованная электронная подпись (AES)

Специальный вид электронной подписи, который используется для создания документов и сообщений в соответствии с требованиями законодательства. Аккредитованная электронная подпись должна быть создана в соответствии с определенными правилами и нормами, чтобы быть признанной юридически значимой.

Выбор типа электронной подписи зависит от целей, которые необходимо достичь, и от требований, установленных законодательством в каждой конкретной стране. Использование электронной подписи документов имеет множество преимуществ для бизнеса, обеспечивая его быструю, безопасную и эффективную работу.

Получение электронного документа

Чтобы получить электронный документ, перейдите в пункт меню «Продажи» – «Текущие дела ЭДО». В открывшейся
обработке нажмите «Отправить и получить».

Полученный документ попадет в папку «Входящие» – «Утвердить» или «Подписать».

Чтобы его открыть, кликните по интересующему вас документу по колонке «Вид документа» два раза (рис.20)

Рис.20. Получение электронного документа

Проверьте, если замечаний нет, подпишите и отразите в учете (рис.21)

Рис.21. Универсальный передаточный документ

Если вам поступил формализованный документ и программа смогла считать из него информацию, то вам будет
предложено сопоставить номенклатуру. Сделать это следует, если предполагается, что от этого контрагента
в будущем будут поступать документы с точно такой же номенклатурой.

Далее следует отразить документ в учете. Как это сделать:

Рис.22. Документ «Поступление»

Если поступил неформализованный документ, то нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ
«Поступление» или выберите из предложенного списка, если он был вами создан ранее (рис.23).

Рис.23. Документ «Акт на передачу прав»

Если нужно прервать связь электронного документа и документа поступление, нажмите на крестик.

Электронный документ следует «Утвердить». После утверждения на том же месте появится кнопка «Подписать
и отправить (рис.24).

Рис.24. Универсальный передаточный документ

После того, как обе стороны документооборота получают документ, который подписан обеими сторонами, его
состояние меняется на «Завершен». Просмотреть этот документ можно через пункт меню «Администрирование» –
«Архив ЭДО».

Чтобы распечатать электронный документ, откройте его. Далее в правом верхнем углу экрана выберите
«Еще» – «Печать».

Выгрузить документы для ФНС можно через «Архив ЭДО». Отсортировав необходимые документы, выберите раздел
«Еще» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».

Чтобы при получении электронного документа программа не создавала автоматически документ «Поступление»,
следует изменить «Настройки ЭДО» по нужному контрагенту.

Откройте настройку. На закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону» – «Все вручную».

Какая ЭЦП нужна для бизнеса и как ее получить

Мероприятия по переходу на электронный документооборот включают в себя получение электронной цифровой подписи для уполномоченных сотрудников. С января 2022 года ее выдают только в налоговой службе или удостоверяющих центрах. Перечень последних есть на сайте Минцифры России. К заявке на получение ЭЦП следует приложить:

паспорт;
СНИЛС;
указать ИНН;
сертифицированный носитель — USB токен.

Есть три вида электронной подписи:

Простая, которая подтверждает определенные действия, например, через смс-код или логин и пароль, введенные пользователем в системе. Она не придает документам юридической силы без дополнительных соглашений.
Усиленная неквалифицированная (НЭП) — создается при помощи криптографических программ, позволяет подтвердить личность подписанта, а также отследить изменения в документе, внесённые после подписания. Также требует дополнительных соглашений для придания документам юридической силы.
Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает всеми свойствами НЭП, а также по умолчанию наделяет подписанный документ юридической силой. Без нее не обойтись при ведении внешнего ЭДО, подписании ряда кадровых документов и некоторых других.

Таким образом, для совершения большинства действий преимущество имеет квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр сроком на 1 год, по истечении которого требуется перевыпуск КЭП.

Работа с произвольными документами

«1С:Управление торговлей 8» (ред. 11) поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется Произвольный электронный документ. По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.

В программах системы «1С:Предприятия 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным и прозрачным даже для неопытных пользователей.

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не
нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не
получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию
сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая
из сторон, плата за настройку не взимается.
После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора
с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку
«Отправить и получить».
После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна
настройка роуминга
с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Электронный УПД: нормативное регулирование

Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.

С 02.02.2019 вступил в силу новый приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820, зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443).

Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:

файл обмена информации продавца для представления информации продавца, состоящий из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.

Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.

Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.

Обязательно ли переходить на ЭДО

До сих пор остаются контрагенты, которые предпочитают бумажный документооборот и считают, что электронный обмен их не коснется. Это мнение явно расходится с позицией ФНС. В 2020 году налоговая представила концепцию развития ЭДО, в соответствии с которой к концу 2024 года 95% всех счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных будут передаваться в электронном виде.

Концепция направлена на то, чтобы сократить расходы государства и бизнеса на печать, доставку, хранение бумажных документов и увеличить скорость обмена данными. ЭДО уже стало обязательным для участников:

национальной системы прослеживаемости импортных товаров;
обмена маркированными товарами;
госзакупок на некоторых электронных площадках.

Также ожидается, что в ближайшее время станет обязательным обмен перевозочными документами. С 1 сентября 2022 года утвержден формат, порядок обмена и правила заполнения электронных транспортных накладных, поэтому перевозчики, отправители и получатели грузов могут уже обмениваться ими по ЭДО в добровольном порядке.

Как перейти на ЭДО с контрагентами в 2023 году

Самая непростая, но и самая важная часть перехода на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Такая оптимизация позволит намного быстрее вносить документы в учетные системы, избежать потерь бумажных документов и упростит работу бухгалтерии.

С чего начинать переход от бумажного к электронному документообороту с контрагентами? Как и в любом другом случае — с анализа ситуации и составления плана. Алгоритм будет выглядеть так:

Выбрать и назначить сотрудников, которые создают, согласовывают и подписывают документы.
Составить перечень документов, которые будут оформляться в цифровом формате.
Определиться, как именно будет происходить работа — в онлайн-версии, в интеграции с учетной системой или в приложении для компьютера.
Выбрать оператора ЭДО.
Получить ЭЦП для работников, имеющих право подписи.
Постепенно перевести контрагентов на ЭДО.

Перечисленные этапы перехода на ЭДО универсальны и применимы для любой организации, независимо от вида деятельности.

Как перейти на ЭДО с контрагентами — пожалуй, один из основных вопросов, волнующих владельца каждой компании. Алгоритм несложен, важно лишь подготовить уведомление о новом формате взаимодействия.

Каких-то специальных регламентов законодательством по этому вопросу не предусмотрено, поэтому достаточно будет получить предварительное согласие партнеров и заключить соглашение, желательно в письменном виде. Форма может быть произвольной. Главное, в нем необходимо отразить:

сам факт перехода на электронный документооборот;
список документов, которые будут направляться в электронном виде;
нормативные акты, в соответствии с которыми планируется ведение ЭДО;
наименование выбранного компанией оператора.

Если контрагент выберет того же оператора, к работе можно будет приступить практически без перерыва. Как правило, операторы на своих порталах предоставляют образцы подобных соглашений, которые нужно лишь скачать и заполнить.

Мы подготовили для вас пошаговый гайд для перехода на ЭДО с вебинаром, инструкциями, судебной практикой и многим другим.

Перейти

Электронный документооборот с контрагентами

Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия

Переход в цифру, пожалуй, самый очевидный ответ на проблему слишком большого количества бумаги в организации. Электронные документы занимают гораздо меньше места для хранения. Их также легче искать, управлять ими и использовать в других автоматизированных процессах компании.

К основным преимуществам юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами можно отнести:

Снижение расходов на печать и логистику внешней документации.
Исключение рисков потери документов.
Контроль статусов документов на каждом этапе.
Снижение ресурсов и финансовых затрат на организацию архива.
Рост эффективности за счет автоматического выполнения ряда процессов.
<Обеспечение высокой конфиденциальности.

Кроме того, обмен электронными документами в специализированном цифровом пространстве обеспечивает полную безопасность и гарантирует легитимность. Все процессы работают по заранее заданным настройкам, исключая риски ошибок человеческого фактора. Также дополнительный контроль за сохранностью и юридической значимостью электронного документооборота между компаниями осуществляет Оператор ЭДО.

Цифровые инструменты позволяют одновременно собирать, хранить, читать, анализировать, совместно использовать и архивировать большое количество документов компании. Данные, ранее доступные только для чтения на бумаге, теперь доступны пользователям в любом месте и в любое время. В отличие от бумаги, для которой требуется доступ к физическому документу, решение для управления электронными документами означает, что местонахождение пользователя не имеет значения. Сотрудники могут не только просматривать информацию на ходу, но также могут делиться, редактировать и создавать новые документы в режиме реального времени.

В рамках системы управления документами сотрудники могут оперативно вносить изменения в документ, выполнять проверки качества данных и принимать меры в случае отклонения от нормы. Еще одним преимуществом такой оцифровки является значительная экономия времени при поиске информации.

Программное обеспечение для управления документами централизует все данные в одном месте, а также позволяет настраивать автоматические информационные потоки, чтобы держать различных заинтересованных лиц в курсе последних добавленных или измененных документов.

Добавление ЭЦП

Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:

откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
выберите раздел «Обмен электронными документами»;
поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).
Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи
и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»

Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на
компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).

Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных
в программе «1С»

Затем следуйте этой инструкции:

в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите
«Показывать все сертификаты»;
выберите действующий и откройте его;
убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе
с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который
установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).
Рис.3. Заполнение строки «Программа»
далее нажмите кнопку «Проверить» (рис.4). При необходимости введите пароль;
Рис.4. Проверка сертификата
если в результате проверки не выявлены ошибки, переходите к созданию учетной записи
ЭДО.

Если при проверке ЭЦП выявлены ошибки, и вы не знаете, как их устранить, обращайтесь за помощью к
специалистам нашей компании. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми
техническими трудностями.

Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для
работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При
добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение

Выполните
рекомендацию.

Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в
техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Провести тестовый обмен документами.
Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.