Отчетность по обособленным подразделениям: какую отчетность сдают филиалы

Налог на прибыль организаций

Основные формы обособленного подразделения ООО

1. Отделы

Отделы – это самые распространенные формы обособленных подразделений ООО. Они могут быть созданы для выполнения определенных функций или предоставления конкретных услуг. Отделы являются частью центрального органа управления и могут иметь собственные подразделения и сотрудников.

2. Филиалы и представительства

Филиалы и представительства – это более автономные формы обособленных подразделений, которые могут иметь свою собственную юридическую и финансовую самостоятельность. Филиалы находятся в разных географических местах и выполняют функции общества в данном регионе. Представительства обычно служат для представления интересов общества в указанном регионе без осуществления коммерческой деятельности.

Форма обособленного подразделения	Особенности
Отдел	Часть организации, имеющая свою функциональную специализацию.
Филиал	Самостоятельное юридическое лицо, действующее под контролем и в интересах ООО.
Представительство	Обособленная структура, представляющая интересы ООО в определенном регионе.

Выбор формы обособленного подразделения зависит от целей, которые вы хотите достичь, и специфики вашего бизнеса. Кроме того, следует учитывать законодательные и регуляторные требования для создания и функционирования каждой формы обособленного подразделения.

Перевод работника из одного филиала в другой

Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи с переводом работника из головного офиса в региональное подразделение. Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителя филиала, его служебной записки (см. образец 1 на с. 107).

Образец 1

Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.

Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.

Допускается составить данное предложение в произвольной форме (см. образец 2 на с. 108).

Обязательные документы для филиалов

Положение о филиале: поскольку филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, — это положение о филиале.

Копии учредительных документов и локальных нормативных актов организации: правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда, по кадровому делопроизводству, положениями о заработной плате, о командировках и др., которые утверждаются руководителем организации

Обратите внимание! Для филиалов могут быть составлены отдельные локальные нормативные акты, утвержденные руководителем филиала (если ему предоставлены такие полномочия), которые должны быть согласованы с руководителем организации.

Штатное расписание

Регистрация обособленного подразделения ООО: особенности

При регистрации обособленного подразделения ООО следует учесть следующие особенности:

1	Название	Обособленное подразделение ООО не может иметь отдельного названия и обязательно должно включать в себя название головной организации и указание на его статус, например, Обособленное подразделение ООО Название организации.
2	Учредительные документы	При регистрации обособленного подразделения необходимо предоставить учредительные документы головной организации, такие как устав, выписка из ЕГРЮЛ, протоколы учредительного собрания и др.
3	Место нахождения	Обособленное подразделение должно иметь фактическое место нахождения, которое может отличаться от места главного офиса. В регистрационных документах следует указать точный адрес и контактные данные обособленного подразделения.
4	Руководитель	Обособленное подразделение должно иметь своего руководителя, который будет отвечать за его деятельность и представлять интересы головной организации. Руководитель обособленного подразделения должен быть назначен уполномоченным органом головной организации.

При регистрации обособленного подразделения ООО необходимо следовать всем требованиям законодательства и учетным записям, чтобы гарантировать правовую защиту интересов головной организации и обособленного подразделения.

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

наименование хозяйствующего субъекта;
название и номер распоряжения;
место и дата создания документа;
даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Что такое обособленное подразделение и как его открыть

Если вы – юридическое лицо, то вы вправе создать обособленное подразделение (одно или несколько, российское законодательство не имеет ограничений по их количеству), при этом индивидуальные предприниматели такого права лишены.

Обособленным подразделением считают помещение, здание или иной объект недвижимости, где компания создала хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца и при этом адрес местонахождения не совпадает с вашим юридическим адресом согласно выписки ЕГРЮЛ.

Иными словами, открыли бизнес в другом районе, городе или муниципальном образовании? Будьте добры, поставьте его на налоговый учет в ИФНС в течение месяца (если просто изменились данные об уже имеющемся обособленном подразделении – сообщите налоговикам в трехдневный срок).

Важно! Обязательно зарегистрируйте обособленное подразделение. В противном случае вам придется заплатить штраф

А вот в каком размере – скорее всего придется разбираться с налоговиками в суде.

Если инспекторы посчитают, что вы несвоевременно подали заявление в инспекцию – заплатите штраф в размере 10 тысяч рублей по п. 1 ст. 116 НК РФ. В худшем случае они могут посчитать, что вы вели деятельность и не платили налоги. Будьте готовы к более суровым мерам – вам придется отдать 10% вашего дохода, но не менее сорока тысяч рублей (об этом читайте в п. 2 ст. 116 НК РФ).

Интересно! Если вы все-таки допустили такую оплошность, как несвоевременная регистрация обособленного подразделения, то рекомендуем обратиться в суд, указывая на письмо ФНС от 27.02.14 №СА-4-14/3404, в котором инспекторы пришли к выводу, что к правонарушителям в вышеописанном случае нужно применять штраф по п. 2 ст. 126 НК РФ – а именно, вам придется заплатить всего лишь 200 рублей. Но на практике, зачастую бывает непросто оспорить в суде решение ФНС о гораздо большем размере штрафа.

Важно! Штраф придется заплатить не только организации, но и директору (от 300 до 500 рублей). Если к тому же вы не вовремя зарегистрировались в ФНС – вас оштрафуют на сумму от 5 до 10 тысяч рублей (если просрочка регистрации составит меньше или больше 90 календарных дней).. Регистрация обособленного подразделения не означает, что оно является отдельным юрлицом (обособленной организацией)

Это значит, что налоги с доходов, полученных в обособленном подразделении, вы будете платить в другую налоговую инспекцию по территориальному признаку. Во всем остальном обособленное подразделение подчиняется целям и задачам головного, у них также единая учетная политика. Принципы и особенности бухгалтерского и налогового учета в нем также определяются головным подразделением. Об этом – читайте далее.

Регистрация обособленного подразделения не означает, что оно является отдельным юрлицом (обособленной организацией). Это значит, что налоги с доходов, полученных в обособленном подразделении, вы будете платить в другую налоговую инспекцию по территориальному признаку. Во всем остальном обособленное подразделение подчиняется целям и задачам головного, у них также единая учетная политика. Принципы и особенности бухгалтерского и налогового учета в нем также определяются головным подразделением. Об этом – читайте далее.

Может ли обособленное подразделение заключать договор?

Согласно ст. 55 Гражданского кодекса РФ и с учетом положения п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ, к обособленным структурным подразделениям организации относятся любые территориально удаленные от головного отделы со стационарно оборудованными местами для работы. При этом, в соответствии с п. 3 ст. 55 ГК РФ, данные образования не являются юридическими лицами — следовательно, не обладают собственной гражданской правосубъектностью и правоспособностью. Обособленные подразделения действуют в соответствии с положением, утвержденным в головной организации. Руководитель удаленного представительства либо филиала действует на основании доверенности, которая и определяет круг его полномочий (п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25). В число таких полномочий может входить и подписание договоров с контрагентами.

Следовательно, вывод можно сделать такой: самостоятельно, т. е. от своего имени, обособленное подразделение заключать договоры не вправе, но его руководство может это делать от имени юр. лица (головной компании) на основании доверенности

При этом стоит обратить внимание на позицию Верховного суда РФ, который предписывает признавать совершенными от имени юр. лица сделки, если право на это установлено в доверенности, даже если в самом договоре не указывается, что договор заключен от имени головной организации (абз

2 п. 129 постановления Пленума ВС РФ № 25).

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.

Имущество обособленного подразделения

7.1. Имущество обособленного подразделения составляют основные и оборотные фонды, средства и иные ценности, закрепленные за ним Организацией, которые отражаются на балансе Организации.

7.2. Источниками формирования имущества обособленного подразделения являются денежные и иные материальные средства, закрепленные за ним Организацией.

7.3. Обособленное подразделение имеет право по согласованию с Организацией продавать, передавать, обменивать, списывать, сдавать в аренду основные средства, находящиеся у него в пользовании.

7.4. Приобретение обособленным подразделением основных средств согласовывается с Организацией.

Что делает руководитель обособленного подразделения

Главной задачей руководителя ОП является выполнение задач, возложенных на него главой компании. Их перечень указывается в различных документах: должностная инструкция, устав организации, контракт и т.д.

Дополнительно работа главы подразделения требует выполнения следующих обязанностей:

Регулярно проводить среди сотрудников ОП учебные мероприятия по технике безопасности, а также контролировать своевременное прохождение работниками требуемых аттестаций. Сюда же входят обязанности руководителя по организации регулярных медицинских осмотров сотрудников, выдачу им спец. одежды, необходимой для выполнения трудовой деятельности.
Контролировать соблюдение работниками рабочей дисциплины, правил ТБ и охраны окружающей среды. В случае, если функционирование компании связано с необходимостью соблюдения государственной или коммерческой тайны, то контроль за соблюдением секретности также ложится на главу ОП.
Обеспечивать пополнение штата сотрудников ОП. Руководитель формируют кадровую политику, задача которой создание сплоченной команды квалифицированных сотрудников. Также в рамках этой политики должны проводиться мероприятия по повышению мотивации работников, увеличению эффективности их работы.

Общие положения

1.1. Обособленное подразделение создано на основании решения (приказ/протокол N от ).

1.2. Место нахождения обособленного подразделения: .

1.3. Обособленное подразделение не является юридическим лицом, филиалом, представительством, не выделено на отдельный баланс, не имеет расчетного и иных счетов в банках и действует в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, Уставом (далее — Организация), настоящим Положением, а также законодательством Российской Федерации.

1.4. По месту нахождения обособленного подразделения оборудованы стационарные рабочие места.

1.5. Обособленное подразделение имеет круглую печать с наименованием Организации и указанием в наименовании слова «Подразделение», а также бланки и другие атрибуты с фирменной символикой, согласованной с Организацией.

1.6. Факт создания обособленного подразделения не отражается в учредительных документах Организации.

1.7. Деятельность обособленного подразделения начинается с .

Приказ о создании структурного подразделения образец

Активно развивающиеся предприятия рано или поздно сталкиваются с необходимостью создания обособленных подразделений. Для того, чтобы провести эту процедуру по всем правилам на определенном этапе необходимо написать специальный приказ. Именно с момента подписания данного документа запускается процесс открытия обособленного подразделения.

Кто пишет приказ о создании обособленного подразделения

Обычно непосредственным исполнителем по написанию приказа является рядовой сотрудник предприятия:

юрисконсульт,
кадровик,
секретарь,
руководитель отдела, имеющего прямое отношение к развитию организации.

Однако в любом случае этот человек, вне зависимости от должности, обязан обладать определенными знаниями и навыками по созданию и утверждению распорядительных документов.

После составления приказ необходимо обязательно передавать на ознакомление и визирование директору фирмы, поскольку без его автографа он не приобретет законной силы.

Что является основанием для приказа

Каждый издаваемый приказ, и этот не исключение, должен быть чем-то обоснован. В данном случае в качестве основания можно сослаться на конкретную статью в законе, дающую право предприятиям и организациям создавать обособленные подразделения или просто написать что-нибудь вроде: «В связи с развитием предприятия», «расширением организационной структуры» и т.п.

Как оформить приказ

Никаких норм по оформлению приказа как и по его содержанию нет, так что его можно писать на простом чистом листе А4 или даже А5 формата или фирменном бланке компании как от руки, так и в печатном виде. При этом печатный вариант на фирменном бланке будет намного выигрышнее, поскольку он изначально содержит в себе реквизиты организации, разборчивый текст, да и выглядит солиднее.

https://youtube.com/watch?v=B-xgklnUmjs

Приказ оформляется в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать неограниченное количество копий.

Вопрос

Добрый день! В филиале иностранной компании создается подразделение, отдел, для этого вводятся новые должности.

Создается группа для решения задач, стоящих перед этим подразделением и для этого принимаются работники на новые должности.

Какие документы необходимо оформить, где прописать, в каком документе, что создается определённое подразделение в филиале, есть ли у вас формы таких документов? Спасибо!

Ответ

Структура организации устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых организацией, направленности и интенсивности, сложившихся в организации информационных и документационных потоков, и с учётом ее организационных и материальных возможностей.

По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названия подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

Следовательно, отделам может быть присвоено любое наименование, установленное локальными нормативными актами. В данном вопросе следует руководствоваться принципом разумности и целесообразности.

Как открыть обособленное подразделение

Для открытия обособленного подразделения необходимо выполнить следующие шаги:

Принять и оформить решение об открытии ОП (можно ограничиться приказом произвольной формы, зафиксировав в нём дату и цели создания подразделения, адрес его местонахождения и вид).
Принять на работу (назначить на должность) руководителя подразделения, наделить его полномочиями.
Создать оборудованные стационарные рабочие места.
Принять на работу сотрудников, указав в трудовых договорах с ними место работы – адрес ОП.
Начать работу (ведение деятельности) подразделения.
Разработать положение, регламент и т. п., регулирующий работу подразделения.
Уведомить ФНС о создании ОП, подав Сообщение по форме С-09-3-1.
Желательно выбрать программу для бухгалтерского и налогового учёта данных по обособленным подразделениям, создать и настроить подразделение в программе

Чтобы зарегистрировать подразделение, нужно подать заявление в местную налоговую инспекцию, указав всю необходимую информацию о подразделении – адрес и назначение. Помните, что при регистрации обособленного подразделения необходимо понимать, что его статус отличается от статуса филиала или представительства: обособленное подразделение действует в соответствии со своей собственной уставной документацией и проводит налоговые операции самостоятельно.

Решение о создании обособленного подразделения

Обычно, решение о создании обособленного подразделения принимается на уровне единоличного исполнительного органа (например, генерального директора), так как именно он отвечает за текущую деятельность организации.

В приказе о создании обособленного структурного подразделения, руководитель может указать мероприятия по созданию подразделения, определить ответственных за них лиц и установить сроки создания подразделения.

Назначение руководителя обособленного подразделения

Руководитель обособленного подразделения назначается юридическим лицом, на базе которого оно создаётся, и действует на основании доверенности от указанного юридического лица.

Основные обязанности руководителя обособленного подразделения:

общее руководство и управление деятельностью вверенного обособленного подразделения;
заключение, изменение, расторжение договоров, связанных с деятельностью обособленного подразделения;
ведение переговоров с контрагентами в рамках деятельности обособленного подразделения;
издание и подписание различных кадровых документов, касающихся обособленного подразделения;
ведение трудовых книжек, личных карточек, документов воинского учёта сотрудников обособленного подразделения;
подписание учётных и финансовых документов обособленного подразделения;
представление интересов обособленного подразделения в контролирующих и других органах и организациях.

Оборудование рабочих мест ОП

Обособленное подразделение – это любое территориально обособленное от компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом:

достаточно хотя бы одного оборудованного рабочего места в ОП;
рабочее место должно быть создано на срок более 1 месяца вне зависимости от того, кто будет на нём трудиться и в каком режиме (постоянно или временно);
рабочее место должно быть подконтрольно организации;
на работу в ОП должен быть принят хотя бы один сотрудник.

Помните, что ОП регистрируется в ФНС при наличии признаков ОП:

территориальной обособленности;
наличия оборудованных рабочих мест.

Постановка на учет обособленного подразделения

Если организация открыла обособленное подразделение, то необходимо поставить его на учёт в ИФНС. Для этого в ИФНС по месту нахождения ОП подаётся уведомление о постановке на учёт обособленного подразделения по форме С-09-3-1. Факт регистрации обособленного подразделения в налоговой инспекции подтверждается уведомлением о постановке на учёт в налоговом органе (форма N 1-3-Учет, утверждённая Приказом ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@). Налоговая инспекция должна поставить обособленное подразделение на учёт в течение 5 рабочих дней со дня получения от организации уведомления.

Структура обособленного подразделения ООО: пример

Обособленное подразделение ООО имеет свою структуру, которая может отличаться от структуры головной организации. В зависимости от специфики деятельности и масштабов обособленного подразделения, его структура может быть достаточно сложной и включать в себя различные подразделения и должности.

Приведем пример типичной структуры обособленного подразделения ООО:

Руководитель обособленного подразделения (директор)
Финансово-экономический отдел
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Производственный отдел
Отдел снабжения
Отдел продаж

Финансово-экономический отдел отвечает за ведение бухгалтерии, расчет и контроль финансовых показателей, а также планирование и анализ финансовой деятельности обособленного подразделения.

Отдел кадров занимается подбором и наймом сотрудников, разработкой и внедрением кадровой политики, а также учетом и контролем рабочего времени и оплаты труда.

Отдел маркетинга занимается исследованием рынка, разработкой и проведением маркетинговых стратегий и акций, а также продвижением продукции или услуг обособленного подразделения.

Производственный отдел отвечает за организацию и контроль производственных процессов, планирование и учет производственных ресурсов, а также обеспечение качества производимой продукции или услуг.

Отдел снабжения занимается закупкой и контролем поставок необходимых материалов и ресурсов, а также ведением учета складских запасов.

Отдел продаж отвечает за поиск и привлечение новых клиентов, поддержание отношений с текущими клиентами, а также разработку и реализацию стратегии продаж.

Каждый из этих отделов может включать в себя ряд подразделений или должностей, которые могут быть определены в соответствии с особенностями работы обособленного подразделения.

Приведенный пример структуры обособленного подразделения ООО является лишь одним из вариантов и может быть изменен в зависимости от потребностей и целей обособленного подразделения.

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

Наименование бумаги и дату ее составления.
Наименование компании.
Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
Срок действия выписки.
Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника. Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами

Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании

Как оформить обособленное подразделение ООО на примере

Первым шагом является принятие решения о создании обособленного подразделения ООО

Важно провести все необходимые обсуждения и дошлифовать детали организации нового подразделения. После того, как решение будет принято, необходимо оформить Протокол о создании обособленного подразделения, который будет являться основным документом для дальнейших процессов

Далее следует подготовка Устава обособленного подразделения ООО. В Уставе должны быть четко определены права и обязанности обособленного подразделения, а также его структура и органы управления. Устав должен быть составлен в соответствии с требованиями законодательства.

После составления Устава необходимо зарегистрировать обособленное подразделение ООО. Для этого необходимо обратиться в налоговую инспекцию, предоставить все необходимые документы и заполнить заявление. Налоговая инспекция проверит все предоставленные документы и, в случае соответствия требованиям, зарегистрирует обособленное подразделение.

Оформление обособленного подразделения ООО также включает в себя подготовку отчетности. Обособленное подразделение обязано вести собственную бухгалтерию и предоставлять отчетность в соответствии с требованиями законодательства. Составление отчетности должно быть проведено в сроки, установленные законом.

И, наконец, необходимо также оформить договоры между обособленным подразделением и основным юрлицом. Договоры должны четко регламентировать права и обязанности сторон, условия сотрудничества и порядок решения возможных споров.

В целом, оформление обособленного подразделения ООО требует выполнения нескольких этапов и предоставления различных документов

Важно следовать всем требованиям законодательства и проводить все необходимые действия в соответствии с установленным порядком