Как указать основания в срочном трудовом договоре для приема временной сотрудницы на период отсутствия основной и замещающей ее сотрудницы?

Совмещение обязанностей работника на время отпусков по беременности и родам или уходу за ребенком или престарелым родственником

Лист нетрудоспособности предоставляется не только при заболевании сотрудника, но и при возникновении других причин. При оформлении другого работника необходимо определить временной период совмещения:

• При отпуске по беременности и родам совмещение оформляется на период нетрудоспособности. Срок отпуска при отсутствии сложных условий составляет 140 дней;
• при нетрудоспособности, связанной с уходом за ребенком, период бюллетеня зависит от возраста ребенка и тяжести заболевания;
• в случае необходимости ухода за родителями старше 80 лет лист нетрудоспособности предоставляется на 3 дня с продлением до 7 дней.

Трудовой кодекс — замещение на время отпуска

На период, когда основной работник уходит в отпуск, выполнение его обязанностей переходит к другому лицу. Трудовой кодекс предусматривает 4 варианта, при которых возможно возложение обязанностей иному человеку. Они следующие:

Временный перевод регламентируется статьей 71 ТК РФ, обозначая его в качестве изменений трудовых функций сотрудника, который будет исполнять предписанные обязанности отсутствующего на время каникул работника, изменение местности либо структурного подразделения.

Работа по совместительству означает такую форму замещения должности, когда сотрудник выполняет одновременно два вида деятельности в разное время.

Как оформить замещение сотрудника на время отпуска?

Оформление замещения основного работника зависит от способа, по которому осуществляется возложение обязанностей на иного человека. Рассматривая совмещение оформлять документы нужно в следующем порядке:

• получить согласие сотрудника;
• подписать дополнительное соглашение;
• издать приказ.

Замещение посредством перевода на должность основного сотрудника имеет такой же порядок при оформлении. Разница в этом случае касается только того, что переведенный на время специалист будет выполнять только одни рабочие обязанности.

Оформлять срочный договор нужно без дополнительных соглашений. Указать в нем необходимо сроки, которые устанавливаются сотруднику для получения должности временно отсутствующего специалиста компании.

Работа по совместительству требует предшествующее заявление нового сотрудника, после чего имеет место заключение трудового договора, издание приказа, говорящего об исполнении обязанностей совместительству.

К слову, здесь рассказано о том, как делается перевод работника на другую работу без его согласия.

Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника на время отпуска

В связи с уходом основного сотрудника в отпуск работодатель должен подобрать нового временно работающего специалиста и оформить его согласно требованиям Трудового кодекса. Одним из таких требований является оформление приказа, образец которого имеет форму со следующей структурой:

• номер и дата;
• название документа;
• причины для оформления замещения;
• данные временно отсутствующего сотрудника;
• данные замещающего лица;
• сроки возложения обязанностей;
• трудовые функции, подлежащие к исполнению;
• подписи руководителя, работника, замещающего коллегу.

Трудовым кодексом данный образец не унифицирован, поэтому приказ составляется произвольно.

Прием работника на время отпуска основного работника

Внимание

Как отражается в трудовой книжке временное трудоустройство В ТК РФ предусмотрено несколько вариантов трудоустройства граждан на временных условиях. Первым шагом является заявление работника с просьбой узаконить его трудовую деятельность на определенный срок

Специалист отдела кадров при приеме временного сотрудника делает соответствующую запись в трудовой книжке и заводит личную карточку нового сотрудника. В записи может быть отражен временный перевод (например, с одного объекта на другой), перевод по совместительству (когда работник занимает сразу две должности, одна из которых ограничивается по времени), перемещение или трудоустройство по срочному трудовому договору (например, на период сезонных работ).

Как оформить прием на работу на время декретного отпуска

Организации часто приходится замещать сотрудников, находящихся в декретном отпуске. Для того чтобы нанять работника на время отпуска, необходимо соблюдать определенные правила и процедуры. В данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить прием на работу на время декретного отпуска.

1. Поиск и подбор кандидата

Первым шагом является поиск и подбор кандидата на должность временно замещающего работника. Для этого можно использовать следующие методы:

• Размещение вакансии на специализированных ресурсах и вакансиях;
• Поиск среди внутренних сотрудников;
• Обращение к агентствам по найму персонала.

2. Составление и подписание трудового договора

После выбора подходящего кандидата, необходимо составить трудовой договор, в котором указать следующие условия:

1. Срок приема на работу (дата начала и окончания);
2. Должность и функции временно замещаемого работника;
3. Размер заработной платы и возможные дополнительные выплаты;
4. График работы и рабочие условия;
5. Особые условия или требования, связанные с замещением работника в декретном отпуске;
6. Порядок расторжения трудового договора по истечении срока его действия.

Трудовой договор должен быть подписан как работником, так и работодателем.

3. Уведомление сотрудников и организация планирования работы

После заключения трудового договора необходимо уведомить остальных сотрудников об приеме нового временно замещающего работника на время декретного отпуска. Также необходимо организовать процесс планирования работы, чтобы обеспечить бесперебойность работы предприятия или организации.

4. Оформление документов и проведение инструктажа

Для официального приема на работу временно замещающего работника необходимо подготовить следующие документы:

• Личное дело работника;
• Копии документов, подтверждающих образование и опыт работы;
• Заявление о предоставлении временной работы;
• Согласие на обработку персональных данных.

5. Работа и контроль

Во время декретного отпуска основного работника, необходимо обеспечить контроль и регулярную связь с временно замещающим работником, чтобы удостовериться в правильном выполнении им своих обязанностей. Также, при необходимости, можно организовать дополнительное обучение или консультации.

Внимательное и правильное оформление документов и процедур при приеме на работу на время декретного отпуска позволит предприятию или организации успешно функционировать во время отсутствия основного работника.

Оформление замещения

Порядок оформления замещения отсутствующего работника предусмотрен ТК РФ:

• Перевод оформляется письменным соглашением (ст. 72.2).
• Совместительство предполагает заключение трудового договора с каждым работодателем или нескольких договоров с одним работодателем (ст. 282).
• Сотрудник временно принимается на работу вместо ушедшего в отпуск или отсутствующего по иной причине работника путем заключения срочного трудового договора (ст. 59).
• Дополнительные обязанности возлагаются на трудящегося только при его согласии. В письме Минздравсоцразвития РФ № 22-2-897 указано, что вменение дополнительных обязанностей сотруднику оформляется дополнительным соглашением или оговаривается при заключении трудового договора (ст. 60.2 ТК).

После заключения трудового договора или допсоглашения составляется приказ о замещении, который доводится до сведения работника под подпись.

Скачать образец приказа о замещении можно в начале статьи.

Важно! Ч. 3 ст. 92 Конституции РФ вменила в обязанность Председателю Правительства РФ заменять Президента РФ, когда последний не в состоянии замещать свою должность. По ст. 25 закона «О Конституционном суде РФ» от 21.07.1994 № 1-ФКЗ, председателя КС при необходимости должен заменить его заместитель

Такие нормы созданы неспроста. Перенесем их из плоскости государственного управления и спроецируем на деятельность любой организации. Заранее определив порядок замещения не всех, но хотя бы ключевых должностей юрлица, и указав его, например, в трудовом договоре или отдельном локальном акте, руководитель сможет избежать таких проблем, как:

• неразграниченность ответственности при отсутствии работника, который ее нес;
• потеря времени, которое уйдет на поиск и назначение временного работника на должность отсутствующего;
• сложности с поиском временного сотрудника, который готов работать незначительный срок.

При этом под порядком замещения следует понимать в первую очередь определение лица, замещающего отсутствующего работника. 

Нюансы при оформлении сотрудника на временную замену

При оформлении замены сотруднику в отпуске необходимо учесть следующие моменты:

1. Временный перевод может стать постоянным при условии, что сам работник не потребовал перевода обратно, а работодатель не предоставил ему прежнего места (ст. 72.2 ТК РФ).
   • При сменной работе отсутствующего сотрудника заменяет его коллега, что оформляется в качестве дополнительной обязанности. При этом нужно помнить, что:ст. 103 ТК РФ запрещена работа подряд в 2 смены, поэтому при составлении графика смен нельзя допустить стоящих подряд смен замещаемого и замещающего работников;
   • смены, которые работник отрабатывает за отсутствующего сотрудника, приходятся на его выходные, поэтому в силу ст. 153 ТК РФ доплата составляет минимум двойной размер оплаты труда замещающего работника.

3. Иногда требуется заполнение дополнительных документов. Например, при замещении должности кассира работодатель может потребовать от замещающего работника заключить соглашение о материальной ответственности. Такое право предоставлено руководителю в соответствии с перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Подведем итоги с помощью таблицы:

Вид замещения	Временный перевод	Совместительство	Срочный трудовой договор	Дополнительные обязанности (совмещение)
Время работы	Рабочий день, освобожденный от выполняемой до перевода работы	За пределами рабочего дня на иной работе	Рабочий день по графику рабочего времени	В течение рабочего дня параллельно с основными обязанностями
Оформление	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Трудовой договор		Дополнительное соглашение к трудовому договору
Оплата	Оклад	По условиям трудового договора		По соглашению к трудовому договору

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Выходные и праздники».

Особенности оформления замещения главного бухгалтера и руководителя

Руководитель предприятия и главный бухгалтер – должности серьезные, поскольку подразумевают полную ответственность за деятельность компании и ведение финансово-учетной работы.

Руководителя замещает его заместитель. И это – его прямая обязанность, чаще всего зафиксированная в должностной инструкции.

Главного бухгалтера заменяет старший бухгалтер или иной финансовый работник предприятия.

Приказ не оформляется, если в трудовом соглашении момент замещения предусмотрен. В этом документе может присутствовать пункт, что работник замещает руководителя (главного бухгалтера), если тот отсутствует, в том числе и по причине болезни.

Величина доплаты за замещение руководителей не регламентируется в ТК. На практике, при выполнении его обязанностей или функций главного бухгалтера в приказе на замещение указывается сумма доплаты, которая соответствует разнице в окладе.

Когда на выполнение функций за этими должностями назначаются иные сотрудники, то необходимо оформить:

• служебную записку на замещение на период больничного или заявление;
• приказ на замещение.

Форма последнего аналогична той, о которой сказано выше.

Для замещения главбуха необходимо:

1. Подготовить доверенность сотруднику, которая удостоверяет его полномочия действовать от имени главбуха по отношению к иным лицам и инстанциям.
2. Оформить в банке документы, подтверждающие право подписи.

Последнее необходимо в том случае, когда визы руководителя на денежных документах недостаточно.

Пример расчета оплаты замещающему сотруднику

Пример. Главный бухгалтер находится с 01 по 31 марта 2017 г. на лечении в стационаре. Замещение поручено одному из работников бухгалтерии. В его должностных обязанностях нет пункта о том, что он выполняет функции главбуха на период его отсутствия. Поэтому руководитель при оформлении дополнительного соглашения назначил бухгалтеру оплату в виде разницы в окладах.

Исходные данные:

Должность	Заработная плата (оклад), руб.
Главный бухгалтер	50 000,00
Бухгалтер	38 000,00

Сумма доплаты                    50 000 – 38 000 = 12 000 руб.

Руководитель вправе установить доплату в % к окладу за каждый день замещения. Например, если такой процент равняется 2%, то сумма доплаты составит:

38 000 · 0,02 · 22 = 16 720 руб.

Работодатель при назначении вида оплаты за замещение работника, пребывающего на больничном, руководствуется коллективным договором. Когда подобные положения в нем отсутствуют, выбор оплаты – компетенция руководителя.

Замена отсутствующего сотрудника: варианты для работодателя

В соответствии с трудовым законодательством существуют четыре разрешенных варианта действий для работодателя, при необходимости организации замены работников компании:

• На основе дополнительной оплаты предложить другим сотрудникам компании выполнять функции отсутствующего работника на время нахождения его в отпуске. В этом случае специализация сотрудника не имеет никакого значения, главное, чтобы имеющиеся знания соответствовали требованиям руководства организации. Такое совмещение возможно только при наличии письменного согласия работника и при заключении трудового договора. Этот документ должен содержать все аспекты сотрудничества, начиная сроком действия и заканчивая величиной оплаты.
• Работодатель также вправе перевести сотрудника компании на пустующую должность временно в соответствие со ст. 72.2 ТК РФ. Перевод осуществляется только при наличии письменного соглашения работника и работодателя;
• Предложить работнику сторонней организации исполнять функции отсутствующего сотрудника по совместительству.
• Руководство компании может привлечь к исполнению обязанностей нового работника при заключении с ним срочного трудового договора.

Оплата труда работника, оформленного на совмещение должностей

Сумма вознаграждения, выплачиваемая лицу на время дополнительных функций, определяется по договоренности сторон. Величина оплаты назначается пропорционально вложенного трудового участия. Размер доплаты определяется в фиксированной сумме или в процентном отношении к окладу работника по основной работе. Стандартная величина надбавки определяется в пределах от 30% до 50% оклада.

Пример расчета оплаты труда работника

Сотрудник П. организации ООО «Светотехника» оформил больничный лист на время нетрудоспособности с 17 по 30 марта 2017 года. Оклад работника П. составляет 22 500 рублей. На время отсутствия П. до его выхода часть обязанностей возложена на сотрудника М. с доплатой в размере 30% оклада. Оклад работника М. составляет 28 000 рублей. График – 40-часовая рабочая неделя. В бухгалтерии ООО «Светотехника» произвели расчет:

1. Определили среднедневной заработок М. в марте: Ср = 28 000 / 22 = 1272,73 рубля;
2. Рассчитали величину доплаты в день: Сд = 1272,73 х 30% = 381,82 рубля;
3. Определили общую сумму оплаты: С = 381,82 х 10 = 3818,2 рубля.

Вывод: величина доплаты составила 3818,2 , не превысив размер оклада основного работника за соответствующий период.

Величина оплаты указывается в дополнительном соглашении и приказе. В случае распределения обязанностей между несколькими сотрудниками суммарная величина всех доплат ограничивается размером оклада временно отсутствующего работника без учета надбавок.

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Совмещение на время больничного: порядок оформления совмещения должностей или профессий

Этап оформления	Описание
Согласование условий	При согласовании оговариваются условия расширения функций, сумма доплаты, срок
Подача работником заявления	Путем обращения работника к работодателю с просьбой предоставить совмещение лицо выражает добровольный порядок исполнения дополнительных работ
Заключение дополнительного соглашения	Временное соглашение к трудовому договору не изменяет основные функции обязанностей работника
Издание приказа	Работник должен ознакомиться с приказом руководителя и внести личную подпись

При указании конечной даты совмещения должностей издание приказа об окончании исполнения функций не производится при выходе основного работника в оговоренный соглашением срок.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.

Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.

П и с ь м о

31.10.2007

№ 4413-6

Вопрос: Организация приняла на работу работника на период ежегодного отпуска основного работника. Затем работник согласился заменить еще одного работника на период его отпуска. Как в этом случае должен поступить работодатель: уволить и снова принять, продлить срок работы приказом или заключить дополнительное соглашение?

Ответ: В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 16.10.2007 N 23. Сообщаем следующее.

На период отсутствия сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, работодатель вправе принять другого работника, хотя следует отметить, что заключение срочного трудового договора с другим работником на период отсутствия основного не является единственным способом его замещения. Трудовой кодекс предусматривает возможность совмещения должностей другим работником организации, временный перевод на должность отсутствующего работника другого работника с освобождением его от основной работы.

В том случае, когда на должность отсутствующего работника принимается другой работник, с ним заключается срочный трудовой договор, в котором в обязательном порядке указываются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для срочного трудового договора. В связи с тем что точное время выхода основного работника на работу определить не всегда представляется возможным (в частности, не исключается вероятность продления отпуска, если работник, находясь в отпуске, заболел), сроком окончания трудового договора будет являться выход основного работника на работу, что фиксируется в трудовом договоре.

 После выхода основного работника на работу трудовой договор с «временным» работником должен быть прекращен в связи с истечением его срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

 Если об окончании ежегодного отпуска основного работника стало известно в день его выхода на работу, трудовой договор прекращается, работнику выплачиваются все причитающиеся ему суммы, выдается трудовая книжка. При этом днем увольнения будет являться последний рабочий день, предшествующий дню выхода основного работника из отпуска. При необходимости замещения другого работника на период его отсутствия заключается новый трудовой договор.

 Вместе с тем Трудовой кодекс предусматривает возможность внесения изменений в трудовой договор вне зависимости от его вида (срочный или бессрочный), в том числе в части изменения срока его окончания. Это значит, что до окончания срока действия трудового договора (в данном случае — до выхода основного работника из ежегодного отпуска) в него могут вноситься изменения путем составления и подписания соответствующего соглашения.

 При этом изменения в трудовой договор вносятся только путем подписания соглашения.

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятостиИ.И.ШКЛОВЕЦ

Временный перевод работника организации на должность отсутствующего сотрудника

В ст. 71 ТК РФ сказано, что перевод сопровождается изменением для трудящегося трудовой функции, структурного подразделения либо местности, где он работал.

В п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2 поясняется, что местность считается измененной, если сотрудник станет работать за пределами населенного пункта, где он первоначально исполнял трудовую функцию. Изменением структурного подразделения будет перевод в иной филиал, цех, отдел и т. д.

Изменение трудовой функции предполагает выполнение работ, ранее не исполнявшихся трудящимся. Например, когда бухгалтера временно переводят на место секретаря, он вместо организации и ведения бухучета принимает звонки, организовывает встречи, совещания и т. д.

По ст. 72.2 ТК РФ перевод осуществляется:

• Меньше чем на месяц — без согласия работника, но только в том случае, если перевод необходим по причине исключительного случая, угрожающего жизни населения, а квалификация временной работы не ниже уровня квалификации сотрудника. В соответствии с п. 17 постановления Пленума ВС № 2 при возникновении спора работодатель должен сам доказывать наличие таких обстоятельств.
• Сроком от 1 месяца до выхода основного сотрудника на работу — без согласия переводимого работника в случае, когда перевод не приведет к изменению условий трудового договора. В иной ситуации согласие работника обязательно. 

Особенности приема совместителя на время болезни основного работника

Трудоустройство на период болезни основного работника осуществляется по самостоятельному договору на ограниченный срок или до выхода лица. По совместительству принимаются работники из числа штатной численности предприятия либо трудоустроенные к другим работодателям. Особенности оформления по совместительству:

• При трудоустройстве согласовывается график осуществления основных работ и совместительства. Внешние совместители должны предоставить справку о графике основной работы;
• время работы совместителя не может составлять более половины нормальной трудовой смены;
• не принимаются по совместительству работники, если по основной и дополнительной работе имеются особые или вредные условия труда.

Трудовая книжка совместителя хранится у работодателя основного трудоустройства. Внешние совместители при приеме на работу должны предоставить копию документа. При желании внести запись в трудовую книжку о совместительстве кадровый орган основного работодателя осуществляет операцию на основании справки с места дополнительного трудоустройства.

Как оформить уведомление о прекращении трудового договора

Как составить приказ о приеме на работу на время декрета-образец

Приходит время, когда сотрудник, находящийся в отпуске по беременности и родам, должен быть замещен на своей должности. Для этого необходимо оформить приказ о приеме на работу во временную вакансию. В данной статье представлен образец такого приказа, который поможет вам правильно составить документ.

Образец приказа о приеме на работу на время декрета

Приказ № 123

Дата:

Генеральному директору

ООО «Название компании»

СОСТАВЛЕНИЕ ПРИКАЗА

о приеме на работу на время декретного отпуска

1. Принять на работу с по в связи с отпуском по беременности и родам сотрудника , находящегося на должности , сотрудника на временное замещение на должность .
2. Основание: Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 81 и 154.
3. Назначить на вакантную должность сотрудника , который имеет стаж работы и соответствует требованиям должности.
4. Установить оплату труда временно принятого сотрудника в размере в соответствии с должностными обязанностями, а также обязанностями на основной должности.
5. Настоящий приказ подлежит ознакомлению всех работников компании.
6. Контроль за исполнением приказа возложить на .

Обратите внимание!

При составлении приказа о приеме на работу на время декрета необходимо учитывать следующие моменты:

• Указать номер и дату приказа на первой строке документа.
• В самом начале приказа указать адресата (генерального директора) и полные данные организации (название и адрес).
• В тексте приказа указать период временного замещения (с по ).
• Указать основание для приема на работу на время декрета — трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 81 и 154.
• Подробно описать нового сотрудника, которого назначают на временное замещение: ФИО, должность, стаж работы и соответствие требованиям должности.
• Установить размер оплаты труда для временно принятого сотрудника в соответствии с его обязанностями.
• Указать, что приказ подлежит ознакомлению всеми работниками компании.
• Назначить ответственного за контроль выполнения приказа.

Составление приказа о приеме на работу на время декрета — важный этап, который обеспечивает бесперебойность работы компании во время отпуска сотрудника. Используйте представленный образец для составления вашего документа и учтите все указанные выше рекомендации. Удачи в работе!

Запись в трудовой на время декрета основного сотрудника

Если же по какой-то причине запись о временном трудоустройстве не была внесена, но впоследствии она будет необходима, владелец трудовой книжки может отправиться к бывшему работодателю и попросить его внести сведения в документ. Если предприятие было реорганизовано или ликвидировано, справку о работе на временных условиях можно получить в архиве предприятия, а саму запись сделает кадровый работник на текущем месте трудовой деятельности, который знает, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу временно.
Основанием для этого послужит справка с предприятия, где сотрудник работал на временных условиях.