Как сделать машиночитаемую доверенность в 2023 году

Что такое МЧД и зачем она нужна?

Суть упомянутых изменений заключается в том, что с 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры перестанут выпускать квалифицированные сертификаты для представителей юридических лиц, действующих по доверенности. Нововведение призвано изменить ситуацию, когда одно физическое лицо, действующее по доверенности от разных юридических лиц, должно было получать несколько квалифицированных сертификатов, поскольку в квалифицированном сертификате должна была храниться информация о юридическом лице (название и ИНН) и должности доверенного лица.Ранее также существовала практика использования в квалифицированных сертификатах механизма идентификаторов (OID), при которой на портале Росреестра или на какой-нибудь торговой площадке принимались только квалифицированные сертификаты, которые содержали определенные OID’ы. Это с одной стороны смешивало сущность квалифицированного сертификата с доверенностью (которой он не являлся), а с другой — дискредитировало правомочность квалифицированного сертификата, который по смыслу №63-ФЗ «Об электронной подписи» не мог быть ограничен никакими OID’ами.Теперь по замыслу законодателя у физического лица будет только один квалифицированный сертификат. Руководитель организации, уполномоченный действовать без доверенности, или же представитель организации, действующий по доверенности с правом передоверия, будет выдавать такому физическому лицу машиночитаемую доверенность (МЧД), которая будет содержать информацию о полномочиях доверенного лица.Машиночитаемая доверенность выполняет ту же функцию, что и бумажная доверенность. Различие заключается только в электронном формате:

МЧД формируется в едином установленном формате в виде XML-файла;
МЧД может содержать только полномочия из классификатора ЕСНСИ.

За счет единого формата XML-файла и единого классификатора полномочий доверенность становится машиночитаемой, т.е. информационные системы смогут автоматически обрабатывать такие доверенности, проверять срок их действия, полномочия доверенного лица и идентифицировать доверителя.МЧД нужна для подписания документов квалифицированной электронной подписью от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя лицом, действующим по доверенности, т.е. любым должностным лицом, кроме генерального директора или самого индивидуального предпринимателя.Таким образом, у лиц, занимающих должность генерального директора в разных организациях, будут по-прежнему разные квалифицированные сертификаты для разных организаций. А у физических лиц, которые действуют по доверенности от разных юридических лиц, будет всего один квалифицированный сертификат физического лица, но несколько МЧД – по одной от каждого юридического лица.

Нужно ли переходить на МЧД в 2023 году

В июле этого года в третьем чтении был одобрен законопроект № 216859-8. Согласно документу, квалифицированные электронные подписи (КЭП) работников организации можно использовать до 31 августа 2024 года, включительно. При условии, что КЭП оформлена до 1 сентября 2023 года. Это значит, что сотрудникам юрлица достаточно продлить свои сертификаты подписи и работать без машиночитаемой доверенности ещё год. Если не оформить КЭП работника организации до 31 августа 2023 года, сотрудник сможет представлять интересы компании только с КЭП физлица совместно с МЧД. Перенос сроков необходим для того, чтобы участники электронного документооборота успели подготовиться к изменениям в законодательстве.

Важно запомнить! Если срок действия электронной подписи заканчивается до 1 сентября 2024 года, её нужно перевыпустить уже сейчас. Сертификаты КЭП сотрудника организации можно получить только до 31 августа 2023 года

Переходить на работу с МЧД в 2023 году нужно если доверенное лицо не успело получить КЭП работника организации до 31 августа 2023 года. В этом случае сотрудник получает сертификат квалифицированной электронной подписи физлица. А полномочия на подписание документов ему передают через машиночитаемую доверенность.

Что такое МЧД и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это доверенность, созданная в электронном машиночитаемом виде. Информационная система, в которой она используется, распознаёт содержащиеся в ней данные автоматически.

При переходе на МЧД руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель назначает доверенное лицо, которое действует от имени организации или ИП. Им может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. С помощью машиночитаемой доверенности этому лицу передаются определённые полномочия. С ней можно сдавать отчётность и подписывать любые электронные документы от имени ИП и юрлица.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) создаётся в формате XML. Файл содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице с перечнем полномочий.

Как работает МЧД

Если речь идет о сдаче отчетности в госорганы, то МЧД необходимо оформить перед отправкой документов. То есть сначала необходимо один раз отправить цифровую доверенность до начала сдачи отчетности, и дождаться, что её примут. Сами отчеты необходимо передавать только после этого.

Например, при использовании системы СБИС необходимо заполнить и отправить МЧД в налоговую из карточки компании. После этого необходимо дождаться, когда в системе статус доверенности «Отправлена» изменится на «Зарегистрирована». Это будет значить, что доверенность прошла проверку в ФНС.

После этого сотрудник может сдавать отчетность, подписывая документы своей личной электронной подписью. При отправке нужно выбрать электронную доверенность, которую оформили на сотрудника.

Если речь идет об обмене B2B через системы ЭДО, то тут возможны три основных варианта передачи доверенности.

Передача доверенности в пакете с документами. В этом случае контрагент может проверить доверенность без обращения к сторонним сервисам.
Передача доверенности в самом документе. В этом случае информация об МЧД загружается непосредственно в сам файл. Однако это не всегда возможно.
Передача в метаинформации документа. В этом случае вместе с документом отправляется сопроводительная информация — сведения о доверенности, позволяющие её идентифицировать и найти в информационной системе хранения.

Как видно, при передаче документов в ФНС и другие государственные органы загрузка МЧД требуется только один раз. А вот при документообороте с контрагентами передавать доверенность возможно придется неоднократно.

Какие есть типы МЧД

Выше мы рассказали, как выдать сотруднику машиночитаемую доверенность для оформления документов от имени компании. Но отдельные ведомства и структуры создали собственные формы МЧД — в этих случаях выдавать нужно именно их. Рассмотрим основные:

Налоговая служба России. Чтобы отправлять отчётность в ФНС, создайте специальную МЧД в сервисе .

Социальный фонд России. У СФР свои требования к МЧД, ознакомиться с ними можно на сайте организации.

Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Требования к оформлению МЧД

МЧД — это электронный документ, аналог доверенности на бумаге. По нему компания передает своему сотруднику различные полномочия, например, подписать договор, акт или товарную накладную, подписать и отправить налоговую или иную отчетность.

Машиночитаемая доверенность создается в XML-формате и подписывается электронной подписью руководителя организации или ИП. В приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857 есть перечень данных, которые должны быть в МЧД:

название документа;
номер доверенности;
данные о доверителе — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП для физлица и ИП или название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС директора для организации;
данные о представителе — ФИО, дата рождения, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН;
дата составления;
срок действия;
перечень полномочий с идентификаторами;
данные об информационной системе, в которой можно узнать об отзыве доверенности;
возможность передоверия.

Порядок получения ЭЦП в ФНС и у ее доверенных лиц

Индивидуальные предприниматели и руководители коммерческих компаний уже в 2021 могли обращаться в налоговую для бесплатного оформления сертификата КЭП — это была добровольная альтернатива коммерческим УЦ. С 1 января 2022 года доступны только 2 опции: налоговая инспекция и ее доверенные лица.

Срок действия подписи, которую выдает ФНС, — 15 месяцев. Ее можно использовать для:

Осуществления ЭДО с контрагентами.
Использования электронных площадок и сервисов, которые не запрашивают дополнительные расширения. Например, Госуслуг, системы маркировки и прослеживания товаров «Честный ЗНАК», ФГИС/ЕГАИС и других.
Участия в коммерческих тендерах и госзакупках.
Сдачи деклараций через операторов ЭДО и
.

ФНС и ее доверенные лица выдают КЭП в единственном экземпляре, она защищена от копирования. Если у вас есть сотрудники, которые подписывают электронные документы, для них нужно будет оформить отдельные ЭП и машиночитаемые доверенности.

Порядок получения ЭЦП в ФНС

Подать заявление. Это можно сделать через личный кабинет на сайте налоговой.
Записаться на прием с помощью сервиса
. Услугу оказывают не во всех отделениях — выберите ближайшее в списке, опубликованном на
.
Купить носитель (токен) для записи сертификатов и ключа КЭП. Он обязательно должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ. Сотрудник налоговой может запросить сертификат соответствия — получите его у продавца или скачайте с сайта производителя.
Явиться в налоговую для получения ЭП. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, токен и его сертификат соответствия. Подпись оформляется бесплатно.

Порядок получения ЭЦП у доверенных лиц ФНС

Доверенные лица — это удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию и строгий отбор. По состоянию на декабрь 2021 года, когда мы готовили этот материал, их было три:

Удостоверяющий центр «Сбербанка».
Удостоверяющий центр банка «ВТБ».
Удостоверяющий центр «Основание».

Перечень может меняться —
найдете на сайте ФНС.

Это коммерческие структуры, которые оказывают услугу на платной основе. Зато в отличие от ФНС, они могут не только выпустить сертификат подписи, но и предложить полный сервис: продать вам токен и лицензию на использование программы «КриптоПро», обеспечить техподдержку.

Рассмотрим процедуру получения КЭП на примере удостоверяющего центра «Сбербанка».

Если у вас открыт счет ИП или юрлица в этом банке и есть действующая электронная подпись, полученная в сервисе «Документооборот», можете
. Это бесплатно.

Если клиентом не являетесь, ЭП через УЦ «Сбербанка» не оформляли или срок действия электронной подписи, полученной ранее в сервисе «Документооборот» от СберБизнеса, истёк, нужно явиться в отделение лично. С собой возьмите паспорт, СНИЛС, ИНН, токен для записи сертификатов и ключа ЭП.

Для клиентов банка услуга выпуска КЭП в отделении бесплатна.

Пошаговая инструкция получения ЭП через Госключ

На первом этапе нужно получить неквалифицированную электронную подпись через «Госключ», это делается достаточно просто. После нее можно будет оформить и УКЭП. Как установить «Гос ключ» и как пользоваться приложением, можно узнать и на Госуслугах.

Получение УНЭП

Чтобы получить неквалифицированную подпись, достаточно иметь учетную запись на Госуслугах. Пошаговая инструкция как получить УНЭП:

Установить приложение «Госключ»:
увеличить картинку
Получить код активации по телефону, указанному на портале «Госуслуг», и войти в аккаунт:
увеличить картинку
Система предлагает ознакомиться с лицензионным соглашением и принять его:
увеличить картинку

увеличить картинку
Далее нужно придумать пароль, который должен содержать не менее 8 символов и не более 22. Сделать это можно автоматически, система сгенерирует надежный пароль. Нужно будет только запомнить его или сохранить.
увеличить картинку
Дальше нужно подтвердить пароль:
увеличить картинку
На экране появится сообщение, что системе нужно время для проверки данных и выпуска сертификата:
увеличить картинку
После того, как ключи сгенерируются, появится информация, содержащаяся в сертификате:
увеличить картинку
Далее на экране выйдет сообщение, что приложение готово к работе:
увеличить картинку

После этого можно подписывать документы, заходя в приложение под своим паролем в «Госключ». Что можно подписать такой подписью – далеко не все документы. Лучше уточнить этот момент заранее у своего контрагента, так как УНЭП должны признавать обе стороны сделки.

Получение УКЭП

После неквалифицированной можно получить и квалифицированную подпись. Для получения УКЭП потребуется наличие заграничного паспорта нового образца – приложение считает с него данные через NFC-модуль.

Установить приложение и получить УНЭП. Дальше система предложит оформить УКЭП (этот пункт будет отображаться сразу в приложении).
Для получения УКЭП нужно ввести данные загранпаспорта – номер и дату окончания срока действия.
Дальше система попросит отсканировать загранпаспорт. Для этого нужно будет приложить смартфон верхом задней стороны к странице загранпаспорта с фотографией и водить по ней, пока система не подтвердит авторизацию:
Следующий шаг – подписать предложенные документы и получить сертификат электронной подписи:

Таким образом, «Госключ» проверит личность заявителя, отсканировав его загранпаспорт через модуль NFC. И если данные клиента совпадут с данными в Госуслугах, система автоматически подтвердит возможность пользоваться электронной подписью.

Сроки внедрения МЧД

Изначально планировалось, что с 1 сентября 2023 года текущие сертификаты сотрудников, выпущенные с указанием организации, перестанут работать.

Однако такой резкий переход мог повлечь за собой очереди в удостоверяющих центрах и проблемы при работе с множеством сервисов, от сдачи отчетности до ЕГАИС.

В связи с этим установлен переходный период до 31 августа 2024 года. До этой даты еще можно использовать сертификаты сотрудников, выпущенные по “старой” схеме. Но если срок действия сертификата истечет раньше — продлить его уже не получится. Придется выпускать КЭП на физическое лицо и оформлять МЧД.

Важно: Удостоверяющие центры будут выпускать сертификаты для сотрудников “по старым правилам” только до 31 августа 2023 года. Поэтому, если вы пока не готовы к переходу на МЧД — нужно перевыпустить такие ЭЦП, даже если срок их действия еще не истекает

Так вы получите лишний год на подготовку и сможете переждать период “адаптации” всех государственных сервисов к новым правилам

Поэтому, если вы пока не готовы к переходу на МЧД — нужно перевыпустить такие ЭЦП, даже если срок их действия еще не истекает. Так вы получите лишний год на подготовку и сможете переждать период “адаптации” всех государственных сервисов к новым правилам.

Сроки введения электронных доверенностей

Переход на машиночитаемые доверенности окончательно закончится 31 августа 2024 года. В связи с этим требуется сделать некоторые пояснения.

Закон установил, что машиночитаемая доверенность должна была стать обязательным атрибутом для сдачи отчетности в ФНС представителями компаний и ИП уже с 1 января 2023 года. Однако до 31.08.2023 года государство оставило для бизнеса некоторый переходный период, который был закреплен Федеральным законом от 19.12.2022 №536-ФЗ.

Другими словами, машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года должна была стать обязательным элементом в электронном документообороте. И предполагалось, что к этой дате бизнес добровольно перейдет на использование МЧД, сумев подготовиться к изменениям. Однако новый закон №457-ФЗ от 04.08.2023 г. внес очередные поправки в закон об электронной подписи. Это привело к тому, что сроки перехода на обязательное применение МЧД также были скорректированы.

Для понимания основной сути изменений обратимся к порядку выдачи электронных подписей.

Ранее для того, чтобы получить электронную подпись (ЭП) необходимо было обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). Такие УЦ могли оформить три вида сертификатов ЭП.

Вариант 1 Сертификат организации. В этом случае электронная подпись и, соответственно, сертификат оформлялся на руководителя, то есть на лицо, указанное в ЕГРЮЛ в качестве руководителя организации. Этот сертификат содержал реквизиты организации. Этой ЭП руководитель вправе подписывать любые документы, в том числе отчетность для сдачи в ФНС, Соцфонд и т. д.

Вариант 2 Сертификат на сотрудника. В этом случае сертификат (электронная подпись) содержал реквизиты сотрудника организации. Другими словами, было указано, что, например, Иванова является главным бухгалтером ООО «Сказка». Этой электронной подписью Иванова могла подписать от имени своего ООО документы в электронном виде. Этот вид КЭП был распространен, наряду с ЭП организации.

Вариант 3 Сертификат физлица. В этом случае сертификат содержал только реквизиты физлица — в документе не было привязки к той организации, в которой человек работал. Другими словами, та же самая Иванова могла получить подпись, но в этой ЭП не было указано, что она является главбухом. Этот вид КЭП не был сильно распространен.

До 31.08.2023 года (включительно) подписать цифровые документы было возможно тремя способами. В первом случае документы подписывались подписью руководителя организации.

Во втором случае документы подписывались подписью сотрудника, на которого была оформлена эта ЭП.

В третьем случае документы подписывались подписью физлица, но к этим документам прикладывалась машиночитаемая доверенность (подписанная подписью руководителя компании), которая подтверждала полномочия подписанта.

Что же произошло с 01.09.2023 года? А случилось то, что с этой даты Удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов сотрудников (вариант 2 теперь недействителен). И теперь выдаются только электронные подписи на организации и на физлиц (вариант 1 и вариант 3).

Но есть одно но: если такой сертификат сотрудника по варианту 2 будет действовать и после 31 августа 2024 года, то воспользоваться им будет нельзя — 31.08.2024 года крайний срок переходного периода. Предполагается, что такой порядок поможет более плавно перейти на машиночитаемые доверенности при электронном документообороте.

Отдельно скажем, что в связи с этим сертификат физлица станет более востребованным. Так же как и оформление машиночитаемых доверенностей.

Как заполнить МЧД в 1С-Отчётность

Сервис 1С-Отчётность от «Калуга Астрал» позволяет подать заявку на выпуск МЧД для сотрудников организации.

Чтобы создать и заполнить машиночитаемую доверенность в 1С-Отчётность, необходимо выполнить следующие шаги:

Открыть вкладку ЭДО в основном меню.
Выбрать в списке строку «Машиночитаемые доверенности».
В системе «Бухгалтерия Предприятия 3.0» перейти по схеме: «Отчёты» → «Уведомления, сообщения и заявления» → «Создать» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».
Заполнить образец машиночитаемой доверенности и выбрать полномочия для сотрудника. Требуется указать ключевые реквизиты: ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес фирмы, персональные данные директора и работника.
Если МЧД делается не для штатного сотрудника, то необходимо поставить отметку напротив пункта «Сотрудник организации доверителя».
Выбрать тип доверенности:

B2B — машиночитаемая доверенность для электронного документооборота с контрагентами;
B2G — машиночитаемая доверенность для отчётности в контролирующие органы.

Один работник или уполномоченный представитель может иметь несколько машиночитаемых доверенностей, чтобы выполнять разные задачи.

Подписать машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью руководителя компании.

Важно! Если подпись, привязанная к сервису 1С-Отчётность, выдана не на генерального директора, то допускается подписать машиночитаемую доверенность КЭП руководителя в сторонней программе (например, КриптоАРМ). Далее требуется загрузить в 1С два файла МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.

Нажать вкладку «Уведомления», далее кнопку «Загрузить» и выбрать пункт «Машиночитаемая доверенность (ФНС)»

Для загрузки файла нажать «Выбрать файл».

Чтобы сохранить изменения, нужно нажать кнопку «ОК». Для отправки МЧД нажать «Отправить».

При последующей отправке отчётности или документов через 1С-Отчётность сотруднику достаточно приложить МЧД к подписанной документации.

Как работать сотрудникам с электронной подписью при переходе на МЧД

Ключевые изменения:

работать от имени юрлица или ИП можно только с КЭП физлица и МЧД;
сотрудники смогут получить квалифицированную электронную подпись физлица только в аккредитованном удостоверяющем центре;
нельзя получить подпись работника юридического лица с 1 сентября 2023 года;
ранее выданные КЭП сотрудника организации перестанут действовать 1 сентября 2024 года;
нельзя будет выпускать КЭП с реквизитами ЮЛ и ФЛ, кроме директора.

На имя сотрудника выпускают МЧД, которая подтверждает его полномочия. Таким образом, он сможет действовать от имени организации. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности сохраняется до 1 сентября 2024 года.

Сегодня для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна. Переход на МЧД необходимо осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать её вместе с квалифицированной ЭП физлица.

Новые правила касаются также и представителей ИП. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, им тоже нужно будет перейти на машиночитаемые доверенности (МЧД).

Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года.

Несмотря на это, переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) можно осуществить уже сегодня. Возможность работы с документом реализована во всех государственных органах. При взаимодействии с контрагентами МЧД имеет юридическую силу.

Какую информацию содержит МЧД

Машиночитаемая доверенность представляет собой файл в формате .xml, который должен соответствовать установленной форме. Помимо требования по формату документа, МЧД должна содержать необходимые сведения:

наименование – «доверенность»;
реквизиты юридического лица или предпринимателя, являющихся доверителем;
данные сотрудника, на которого выдана доверенность;
дата составления и срок действия электронного документа;
полномочия доверенного лица в виде идентификатора из классификатора или описанные текстом;
информация об информационной системе, при помощи которой могут быть прекращены полномочия или отозвана электронная доверенность;
номер электронного документа (МЧД);
данные УКЭП подписанта;
возможность передоверия.

Единый классификатор полномочий находится на портале ЕСНСИ. Он разработан Минцифрой и постоянно пополняется. Сейчас в справочнике несколько десяткой пунктов наименований: к примеру, представление, получение документов, их подписание.

Пользователям дано право формировать новые виды полномочий и вносить предложения в Минцифры для формирования новых пунктов в Классификаторе. То есть, если бизнесу потребуется какой-то специфический вид полномочий, в перспективе его добавят в Классификатор.

Как происходит хранение, использование и отмена МЧД

Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены МЧД устанавливаются Постановлением Правительства РФ №223 от 21.02.22 «Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 172 и 173 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» доверенностей».Данное постановление устанавливает, что МЧД, в частности, могут храниться:

в информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров и их доверенных лиц;
в информационных системах операторов ЭДО;
в информационных системах, в которых подписан и из которых направляется электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью представителя на основании доверенности.

После подписания МЧД доверителем оператор информационной системы, в которой сформирована МЧД, должен:

направить доверителю подтверждение о получении МЧД, подписанное квалифицированной электронной подписью;
незамедлительно направить информацию по выпущенной МЧД в реестр сведений, который поддерживается информационной системой головного удостоверяющего центра.

Оператор информационной системы, в которой осуществляется подписание электронного документа, отвечает за:

проверку полномочий доверенного лица;
проверку срока действия доверенности;
включение МЧД в комплект подписанного электронного документа.

Доверитель в любой момент может направить заявление об отмене доверенности оператору информационной системы, осуществляющей хранение МЧД. В таком случае оператор должен направить доверителю подтверждение о получении заявления на отмену доверенности, подписанное квалифицированной электронной подписью оператора информационной системы, а также незамедлительно направить информацию об отмене доверенности в реестр сведений.

Особенности оформления МЧД для ЕГАИС

Согласно официальной презентации от ФСРАР, сформировать доверенность для ЕГАИС можно через сервис ФНС, а также у операторов ЭДО. Если доверенность оформляется до 01.09.2023, выберите вариант “B2B доверенность”, если позже — Единую форму доверенности (МЧД версии 003).

Сформируйте доверенность с указанием полномочия “Подписание документов, отправляемых в Росалкогольрегулирование”. Подпишите ЭЦП руководителя или ИП и загрузите в реестр ФНС.

Особенность работы с ЕГАИС заключается в том, что ключ для этой системы состоит из двух контейнеров: ГОСТ (это сам сертификат руководителя либо физического лица) и RSA — эта часть формируется на сайте ЕГАИС. Соответственно, для работы в ЕГАИС с использованием ЭЦП физического лица не достаточно оформить МЧД.

Необходимо запустить УТМ (универсальный транспортный модуль) новой версии с ключом физического лица, подгрузить туда доверенность, выбрать места осуществления деятельности и сформировать RSA-ключ. Только после этого электронную подпись можно использовать для приема и отправки документов в ЕГАИС.

Порядок оформления МЧД для обмена электронными документами с контрагентами

Во время совершения сделок предприятие (доверитель) может предоставить право на подписание электронных документов своему представителю. Представитель — это организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от имени доверителя в рамках вверяемых ему полномочий, указанных в доверенности. Представителем может быть сотрудник собственной организации либо стороннее физическое или юридическое лицо.

С 1 марта 2022 года для юридического заверения отношений между доверителем и представителем можно использовать машиночитаемую доверенность. МЧД — это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя. Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.

ФНС России еще в 2021 году запустила пилотный проект по обмену машиночитаемыми доверенностями на базе функционирующей платформы распределенного реестра по технологии блокчейн (далее — распределенный реестр МЧД ФНС). Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.

В настоящее время действует переходный период на обязательное применение МЧД. Если квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оформлен на представителя юридического лица или на индивидуального предпринимателя (ИП) до 31 августа 2023 года включительно, то он может использоваться без МЧД еще год, до 1 сентября 2024 года. В остальных случаях уполномоченные представители должны получить личную квалифицированную подпись физического лица (без привязки к компании), а доверители — оформить на своего представителя МЧД.

В программах 1С для обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами предназначен сервис 1С-ЭДО, а сертификат физического лица можно оформить с помощью сервиса 1С:Подпись.

Как оформить доверенность на представителя для ЭДО с контрагентами

создать в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 (в программах 1С для регистрации доверенностей и получения сведений о них используется распределенный реестр МЧД ФНС);
загрузить из распределенного реестра МЧД ФНС по идентификатору;
загрузить из файла.

После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. После этого сотрудник сможет подписывать электронные документы своей подписью.

Зарегистрированную в распределенном реестре доверенность можно передать контрагентам предприятия автоматически по идентификатору МЧД в распределенном реестре МЧД ФНС или в одном пакете вместе с электронным документом. Кроме того, МЧД можно передать контрагенту вручную:

отправить идентификатор МЧД из реестра для ручной загрузки;
отправить МЧД как произвольный документ ЭДО;
передать МЧД в виде файла любым привычным способом.

Организациям и ИП для обмена электронными документами, в том числе и с контролирующими органами, предложено использовать единый формат МЧД 003, размещенный Минцифры на Едином портале госуслуг.

В решениях 1С единый формат МЧД 003 для обмена с контрагентами поддержан. Когда контролирующие органы будут готовы поддержать единый формат МЧД 003, можно будет не выпускать отдельные доверенности для отправки отчетности и для ЭДО с контрагентами. О поддержке законодательных изменений работы с МЧД в решениях 1С см. в «Мониторинге законодательства».

1С:ИТС

ЭДО с контрагентами, создание и использование МЧД в сервисе 1С-ЭДО