Автоматизация бюджетирования: содержание проблем, принципы их решения и сравнение программных продуктов (bi / erp / epm) / хабр

Сравнение старой и новой схем бюджетирования

Было	Стало
Облачный сервис для бюджетирования по проектам Anaplan без возможности организовать безопасный доступ от подразделений и подрядчиков.	Единое инфопространство в 1С для подготовки бюджетов на всех уровнях
Информация от подрядчиков и подразделений подгружается в облачный сервис вручную из Excel	Подразделения и подрядчики могут заводить бюджетные заявки непосредственно в решении – для этого используются отдельные АРМ в изолированном контуре
Нет возможности собрать бюджет центрального офиса – он собирается вручную в Excel	Бюджет центрального офиса собирается в программе
Чтобы расшифровать фактические данные по бюджетам, нужно открывать учетную систему и искать в ней данные по документам	Есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика
Ежеквартально – 1,5 месяца ручной работы на актуализацию бюджетных форм при добавлении аналитик и изменении состава статей	Динамические шаблоны обеспечивают автоматическое обновление всех зависимых бюджетных форм при изменении структуры шаблона – с помощью специального мастера программа определит, к какой группе относится новая статья, и проставит формулы в выбранных таблицах по аналогии.

IBM Planning Analytics

Рис. 15. Архитектура бюджетирования в Planning Analytics (возможный вариант)

Прогнозирование.
Работа с событиями.
Гибкость. Продукт нельзя назвать не требовательным к предварительной настройке, но он старается быть адаптированным к изменчивым моделям.
Неэкосистемность. Что удивляет в работе с IBM – большой объем методических материалов, выпускаемых компанией, направлен на описание лучших практик взаимодействия продуктов IBM с другими решениями (в том числе, Oracle и SAP), причем в самых разных вопросах. На мой субъективный взгляд, хорошо, что в долгосрочной перспективе компания держит тренд на то, чтобы развивать интеграцию со сторонними системами (что позволяет поддерживать самые разные варианты сложившихся в компаниях архитектур), а не сокращать ее.
Поддержка продукта.

Лучшие из лучших

По итогам тестирования наибольший балл набрала программа PlanDesigner (см. табл. 2), на втором месте с небольшим отрывом «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». Третье и четвертое место заняли соответственно BPlan и «Красный директор». На последнем месте — коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование».

Еще раз оговоримся, что проведенное тестирование не претендует на истину в последней инстанции. Тот выбор, который сделаете вы, должен в первую очередь опираться на стоящие задачи, специфику предприятия и финансовые возможности.

Таблица 2. Результаты тестирования

Критерий	Средний балл
	BPlan	PlanDesigner	«ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы»	«Быстрый старт. Бюджетирование»	«Красный директор»
Качество бюджетной модели
Возможность автоматизации процедуры формирования и согласования бюджетов	3,5	4,5	5	3,5	3,5
Гибкость настройки бюджетной модели	4	5	4	3,5	3,5
Качество стандартных отчетов	3,5	4,5	4,5	4	3,5
Возможности настройки бюджетных форм и отчетов	4	5	4,5	3,5	3,5
Возможность самостоятельной настройки справочников, плана бюджетных счетов и пр.	4,5	5	4,5	4	4
Возможности консолидации бюджетов	4,5	5	5	3,5	3,5
Детализация информации
Возможность детализации данных	3,5	5	5	3,5	4
Количество аналитических разрезов	4,5	5	5	4	4
Анализ данных
Возможности анализа данных	4	5	4,5	4	3,5
Реализация сценарного анализа	4,5	4,5	5	4	4
Смежные процессы
Качество платежного календаря	нет календаря	5	4,5	4	4,5
Возможности контроля платежей	3,5	5	5	4	4,5
Интерфейс
Удобство и простота интерфейса	4	5	4,5	4	4
Совместимость с другими системами
Совместимость с бухгалтерскими программами	несовместимы	5	5	несовместимы	несовместимы
Возможность экспорта/импорта в MS Excel	4,5	5	4,5	4,5	4
Безопасность системы
Контроль действий пользователя при вводе и изменении данных	4	5	5	3,5	4
Итоговый средний балл	4	5	4,5	4	4

Какие бюджетные формы используются на предприятии?

Спрос на ипотеку в ЖК «Маяковский» от TEKTA GROUP вырос в 3 раза

Новости от застройщиков

Ипотечный спрос на покупку современных квартир в ЖК бизнес-класса «Маяковский», который компания TEKTA GROUP возводит в пешей доступности от метро «Водный стадион», увеличился в 3 раза. По итогам первого полугодия он составил 43% от общего объема заключенных ДДУ, в то время как в аналогичном периоде 2016 года доля ипотечных сделок в общем портфеле составляла только 14%.

Это связано с расширением списка ипотечных программ, которые TEKTA GROUP предлагает своим покупателям совместно с ведущими российскими банками, а также максимально привлекательными условиями кредитования, существующими сейчас на рынке. Так, с начала 2017 года средневзвешенная ипотечная ставка в ЖК «Маяковский» снизилась на 1,8 п.п. – с 12,4% до 10,6%, а минимальная ставка по ипотеке для покупателей TEKTA GROUP сейчас составляет всего 8% годовых.

На повышение интереса к ипотеке также оказывает влияние фактор общего снижения доходов населения в течение нескольких последних лет. Основная масса покупателей, обладающих финансовыми сбережениями, уже совершила покупки в период активной инфляции в конце 2014 года, и в настоящий момент, когда экономическая ситуация стабилизировалась, происходит накопление денежных средств. В будущем этот спрос будет реализован, а сейчас покупатели делают выбор в пользу тех застройщиков, которые наряду с высококачественными проектами предлагают максимально широкий и доступный набор инструментов приобретения жилья.

На сегодняшний день TEKTA GROUP сотрудничает с 19 банками-партнерами, среди которых крупнейшие российские банки, такие как Сбербанк, ВТБ Банк Москвы, Газпромбанк. Компания предлагает своим покупателям различные ипотечные программы, адаптированные для каждой категории покупателей в зависимости от их возможностей и потребностей. Так, ещё в конце прошлого года TEKTA GROUP запустила на тот момент уникальную для рынка программу «Ипотечные каникулы», которая сразу доказала свою востребованность среди покупателей – в течение месяца после запуска 80% ипотечных сделок в ЖК «Маяковский» были заключены именно по этой программе. Для покупателей, арендующих жильё до момента переезда в новую квартиру, это возможность уменьшить финансовую нагрузку, снизив ежемесячные платежи до 50% на период строительства жилого комплекса.

Кроме того, в ЖК «Маяковский» действуют программы упрощенного оформления ипотечного кредита всего по двум документам без подтверждения дохода, поручительства и дополнительного залога, а также программа «Военная ипотека». Покупатели могут воспользоваться ипотекой без первоначального взноса с возможностью привлечения созаемщиков, а также ипотекой с минимальным первоначальным взносом всего от 10%. Таким образом, владельцем московской квартиры в доме бизнес-класса с собственной удобной инфраструктурой, включающей в том числе фитнес-центр и подземный паркинг, сегодня можно стать, располагая стартовой суммой всего от 670 тыс. рублей.

TEKTA GROUP – российския девелоперская компания полного цикла, специализирующая на масштабных проекты комплексной жилой застройки бизнес-класса. В течение 17 лет компания успешно расширяет свое влияние на рынке жилой недвижимости столичного региона. На сегодняшний день портфель её проектов составляет 1,7 млн кв. м современного жилья с удобной инфраструктурой. С 2012 года TEKTA GROUP входит в число пяти крупнейших девелоперских компаний Московской области, а в 2015 году вошла в ТОП-10 застройщиков России по объёмам введенного в эксплуатацию жилья.

Пресс-служба TEKTA GROUP

Oracle Hyperion

Рис. 14. Архитектура бюджетирования в Hyperion (возможный вариант)

Экосистемность. В случае с Oracle отмечу как плюс, поскольку Oracle – один из крупнейших поставщиков баз данных, и интеграция для компаний, кто работает на Oracle СУБД (а таких компаний много), действительно дает преимущества. В частности, удобнее распределять функционал между облаком и сервером. Кроме того, коллеги говорят о достаточно серьезных преимуществах по части безопасности в Oracle’овой архитектуре (в этом я не специалист, если здесь таковые есть — просьба поправить).
Ad-hoc («отчетность по запросу»).

Экосистемность. Отмечу и как минус, поскольку, по имеющейся информации, Hyperion выбирается в основном именно компаниями, работающими на стеке технологий Oracle, и от его использования в не-Oracle’овой среде в долгосрочной перспективе возможен меньший эффект.
Калькуляции. Продукт в меньшей степени заточен на пересчеты моделей, чем тот же Anaplan.
Сложность. Продукт не слишком легкий и с точки зрения инфраструктурной нагрузки, и с точки зрения UX (требует высокой квалификации и подготовленности пользователей).

Что такое процесс бюджетирования?

Бюджетирование – это комплекс финансовых процедур, включающих в себя составление, исполнение, контроль и анализ выполнения плана доходов и расходов организации за заданный период.

Процесс бюджетирования представляет собой элемент финансового управления, предполагающий согласованную работу подразделений для достижения общей стратегической цели. Сформированные бюджеты охватывают все аспекты хозяйственной деятельности, содержат плановые и фактические данные, и способствуют достижению целей и задач компании по оптимизации затрат и росту прибыли.

Бюджетирование является главным инструментом прогнозирования финансового развития компании, управления финансовыми ресурсами и издержками, и достижения эффективных результатов в этой области. Грамотно построенная система бюджетирования позволяет синхронизировать деятельность различных центров финансовой ответственности (ЦФО) внутри предприятия, отслеживать вклад отдельных структурных единиц в достижение целей и выполнение задач компании.

Единых стандартов для бюджетирования нет, поэтому вести его каждая организация может по-своему. Основными целями бюджетирования являются повышение эффективности и управляемости компании, в частности, рост прибыли. Отлаженные процессы бюджетирования позволяют финансовому директору распределить часть ответственности между руководителями подразделений и не замыкать все финансовые решения на себя.

Консультация по системе бюджетирования

Преимущества подсистемы «Бюджетирование»

Подсистема «Бюджетирование» в 1С сконструирована с таким уровнем гибкости и масштабируемости, что подходит как для среднего и малого бизнеса, так и для крупных предприятий в любой отрасли.

Основные достоинства подсистемы «Бюджетирование»:

Кастомизация. Весь функционал легко настраивается под индивидуальные задачи каждой конкретной организации.
Оперативность. Для получения бюджетов не нужно ждать, пока подразделения сформируют и пришлют отчеты – они уже готовы в онлайн-режиме.
Экономия трудозатрат. Данные вводятся однократно и в дальнейшем не нужно тратить время на добавление в финансовые планы данных, полученных из других подразделений.
Безопасность. Информация надежно защищена от утраты и несанкционированного доступа.
Инструменты финансового моделирования. Планирование осуществляется с учетом всевозможных внешних и внутренних факторов.
Предложения по росту прибыли. Моделирование перспективных финансовых состояний компании исходя как из имеющихся ресурсов, так и из возможности по привлечению дополнительных средств.
Контроль затрат. Оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент создания заявки на их выплату.
Скользящее планирование. По завершении периода в ранее введенные планы добавляются актуальные корректировки.
Глубокий план-факт и план-план анализ. Анализ бизнес-модели проводится посредством трех различных типов бюджетных отчетов.

При успешном внедрении подсистемы «Бюджетирование» методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Это способствует существенному росту эффективности и экономической взвешенности принимаемых управленческих решений.

Блок «Бюджетирование» включен в программные продукты «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация».

Чек-лист для анализа бюджетной модели

Итак, мы подошли к самому главному – к тому чек-листу, к тем вопросам, которые нужно задать бизнесу, чтобы быть уверенными, что вы ничего не упустили и полностью знаете, какой должна быть ваша система бюджетирования, чтобы вам не пришлось переделывать ее полностью, если нужно, например, убрать внутригрупповые обороты. Чтобы такой проблемы не возникло, вам нужно задать бизнесу несколько простых вопросов.

Во-первых, нужно выяснить, какие показатели применяются внутри системы бюджетирования, какая система предпосылок в ней действует.
Нужно понять, какие принципы применяют ваши финансисты для переноса данных из предыдущих периодов, потому что 100 рублей 10 лет назад и 100 рублей сегодня для финансов – это абсолютно разные суммы. Чтобы их сравнить, нам нужно прежние 100 рублей привести по определенному коэффициенту к сегодняшним деньгам.
Вам нужно задать вопросы о процессах бюджетирования, в каком порядке готовятся бюджеты, какие решения применяются в случае, если ваш план-факт не сходится и т.д.

Сейчас мы все эти аспекты разберем детально, но это – тот самый чек-лист, который вам нужно держать в голове, когда вы проводите опросник по вашей системе бюджетирования.

Схема бюджетирования после перехода на ФинОфис

Преимущества новой системы бюджетирования:

все компоненты ИТ-системы – система оперативного учета 1С:ERP, основная система бюджетирования и база для бюджетов субподрядчиков – построены на 1С;
для подготовки бюджетов субподрядчиков используется отдельная база «Табулы» с веб-доступом – обеспечивается безопасная работа внешних пользователей в изолированном контуре;
с помощью модуля «Консолидатор» плановые и фактические данные подгружаются в систему бюджетирования по расписанию – ручные действия при этом не требуются;
бюджет центрального офиса собирается в программе ФинОфис автоматически по данным бюджетов подразделений и проектов;
есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика;
система обеспечивает простую настройку и гибкое изменение финансовой модели с автоматическим обновлением всех зависимых бюджетных форм.

В результате автоматизации временные трудозатраты на подготовку бюджетов в целом по компании уменьшились вдвое, при этом состав сотрудников в этом процессе сократился на 15% (было 20, а после внедрения стало 17 человек)

Расположение

Компания Tekta Group строит недвижимость в различных районах города, включая центральные и периферийные зоны. Профессионально выбирают те места в городах, которые имеют высокий потенциал для развития и благоприятную инфраструктуру для жизни. Каждый проект сочетает в себе преимущества расположения и уникальный дизайн, который делает его одним из самых привлекательных на рынке недвижимости. На каждом объекте компания открывает полноценный офис продаж.

Преимущества расположения объектов включают близость к общественному транспорту, магазинам, школам и детским садам

Они уделяют особое внимание экологическому состоянию территории, на которой строят свои проекты, чтобы создать для клиентов благоприятную и здоровую среду для проживания

Бетонный завод РБУ-1 гордится своей работой, участие в проектах Tekta Group и тоже стремимся к совершенству во всем, что мы делаем. Очень приятно открывать новые возможности для создания уникальных жилых комплексов, помогая людям реализовывать свои мечты о комфортном и стильном жилье.

Результаты внедрения

Изначально проект автоматизации бюджетирования в Tekta Group подразумевал только внедрение целевой модели для консолидации бюджетных данных на уровне центрального офиса компании.

Этот этап проекта стартовал в октябре 2019 года, его можно условно поделить на стадии:

Техническое задание – в качестве ТЗ по проекту заказчик предоставил финансовую модель в виде Excel-файлов, связанных между собой формулами. Общее количество таких Excel-таблиц в модели – около 200. В их составе – таблицы для ввода плановых данных, таблицы расчета статей БДДС на основе статей БДР, таблицы расчета кредитов, итоговые формы (баланс, ОПиУ, Cash Flow) и прочие вспомогательные отчеты.
Необходимые доработки – для приведения структуры решения ФинОфис в соответствие с целевой моделью и синхронизации с системой фактических данных были добавлены дополнительные справочники и два дополнительных регистра с настройками.
Настройка бюджетных форм – на основе предоставленного ТЗ за три месяца удалось настроить для заказчика в «Табуле» бюджетные формы, практически идентичные привычным Excel-табличкам.
Настройка правил сбора фактических данных – еще два месяца потребовалось, чтобы настроить и отладить сбор фактических данных. После этого бюджетирование по одному из проектов полностью переехало в ФинОфис.
Масштабирование модели на остальные проекты компании – пилотную модель скопировали для всех проектов заказчика (еще 12 проектов) и провели индивидуальную донастройку под каждый проект.
Полный переход всей группы компаний на новую платформу бюджетирования – благодаря общему дереву действий, объединяющему проекты в общую финансовую модель, бюджет центрального офиса теперь собирается автоматически, а за счет оперативного обращения к первичным документам анализ фактических показателей стал значительно эффективнее.

Стадии первого этапа внедрения

По итогам первого этапа стало очевидно, что ФинОфис способен на более детализированное планирование, поэтому компания запустила второй этап проекта, который подразумевал развитие и оптимизацию модели под новые требования бизнеса.

В результате второго этапа количество разрезов, в которых производится планирование, выросло: в планах появились аналитики по контрагентам, сотрудникам, единицам измерения, автотехнике и т. п. Количество бюджетных форм тоже увеличилось – их стало больше на 15%.

Для более удобной работы с изменениями и внесением данных в бюджетные формы были разработаны:

Динамические шаблоны, позволяющие оперативно вносить изменения в модель и быстро составлять дополнительные варианты планов.
Монитор расчета модели – дополнительный модуль, позволяющий в автоматическом режиме в текущем времени следить за изменениями в модели и при необходимости запускать ее частичный пересчет.
АРМ для внешних субподрядчиков – подразделения и подрядчики теперь могут формировать бюджетные заявки непосредственно в программе через веб-интерфейс, для этого используется специализированное АРМ на базе модуля Табула в изолированном контуре.

Стадии второго этапа внедрения

Модель фактической управленческой отчетности

Итак, рассмотрим сначала информационную модель получения фактической управленческой отчетности. Она устроена следующим образом (см. Рис. 4). По-крупному, концептуальная модель учета состоит всего из двух этапов: ввод данных о свершившихся операциях и формирование отчетов на основе заполненного журнала проводок. Существует универсальный язык описания хозяйственных операций и их отражения в учете. Для этого используется план счетов. Каждая операция отражается в учете одной или несколькими проводками, в результате которых значения счетов изменяются (по дебету или по кредиту). Кроме того, по каждому счету может быть определен набор дополнительных аналитик, который позволит получать управленческие отчеты с требуемой детализацией. Такими аналитиками могут быть продукты и услуги, материалы, контрагенты, подразделения, каналы сбыта и т.д. Чем больше аналитик используется в учетной системе, тем более детальные отчеты можно будет получать, но при этом будет уходить больше времени на ввод фактических данных.

Рис. 4 Концептуальная модель формирования фактической управленческой отчетности

Таким образом, можно сделать вывод, что, действительно, возможно создание более-менее универсального конструктора для разработки модели учета для каждой конкретной компании. А это значит, что, в принципе, можно создать программный продукт, который позволял бы компаниям производить определенные настройки, чтобы компания могла вести управленческий учет, создавая все необходимые фактические отчеты. И такие программные продукты, конечно же, уже разработаны. Вопрос заключается только в том, как именно можно настроить учетную систему с помощью конструктора для каждой конкретной компании. Почти во всех системах для такой настройки требуются программисты. Сейчас на российском рынке есть только один программный продукт, в котором процесс настройки максимально автоматизирован, что позволяет специалистам по учету самостоятельно (без помощи программистов) создавать нужные им отчеты. Причем количество отчетов никак не ограничивается. То есть речь идет о том, что в этом программном продукте автоматизирован сам процесс изменения форматов и методик управленческих отчетов.

MS Axapta / MS Dynamics AX

Рис. 10. Архитектура бюджетирования в MS Dynamics

Интегрированность с учетными модулями. Настройка получения фактических данных из различных модулей ERP-системы достаточно проста.
Интеграция. Достаточно много возможностей для загрузки готовых планов из внешних систем. Таким образом, Microsoft четко следует логике отделения EPM от ERP, вследствие чего EPM-системы очень хорошо «навешиваются» на Dynamics
Workflow. Достаточно функциональная и прозрачная настраиваемая организационная модель бюджетного процесса

ETL. В целом продукт не предоставляет значимых возможностей трансформации данных
Жесткость продукта. Здесь задана готовая, но достаточно ограниченная методология. И (как и в случае с 1C:ERP) перерабатывать ее не только сложно, но и практически бессмысленно.

Статьи оборотов по бюджетам

При планировании и отслеживании исполнения плана различают два вида показателей: оборотные и остаточные. К оборотным относятся такие показатели, как продажи, затраты, движение денежных средств и т.п., то есть те показатели, которые оцениваются за определенный период.

К остаточным относятся показатели, оцениваемые на определенную дату. К ним относятся остатки активов, обязательств и собственного капитала предприятия на определенную дату. Остаточными показателями являются, например, сумма дебиторской задолженности, материальные запасы, остаток денежных средств.

Большинство общепринятых бюджетов оперируют оборотными показателями, при этом в них могут присутствовать и остаточные. Например, бюджет закупок нацелен на планирование и отслеживание оборотного показателя “закупки” за определенный период, но при этом может содержать данные об остатках материальных запасов на начало и конец бюджетного периода. В целом же остаточные показатели сосредоточены в прогнозном балансе, в котором оборотные показатели отсутствуют.

Планирование и отслеживание оборотных показателей происходит постатейно, то есть планируется и отслеживается каждый показатель отдельно. Показатели оборотов в системе носят название статей оборотов по бюджетам. При этом все процессы бюджетирования привязаны именно к статьям оборотов, а сами бюджеты служат лишь для внешнего представления данных по статьям в определенной форме.

Роль статей оборотов по бюджетам

Одна и та же статья оборотов может присутствовать в нескольких бюджетах, а может и вовсе не входить ни в одну бюджетную форму. В приведенном примере статья оборотов “Розничные продажи” фигурирует как в бюджете продаж, так и в бюджете доходов и расходов. При этом планирование, отслеживание и контроль применяются к самой статье, независимо от того, в каких бюджетах она участвует.

Таким образом, бюджетирование в системе осуществляется в привязке не к собственно бюджетам, а к статьям оборотов, а бюджеты служат формой представления этих данных для пользователя.

Проблема 2: Скорость трансформации фактических данных

DWH

Скорость чтения данных. Если отчеты «читают» из таблицы уже трансформированные данные, они делают это очень быстро.
Проверяемость. Когда данные предварительно складываются в хранилище, их проще проверить.

Точность. На самом деле, этот минус скорее теоретический (максимальная точность обеспечивается именно когда мы берем данные из самого первичного источника информации).
Загрузка памяти. Соответственно, чтобы хранить агрегированные данные, мы тратим лишнее место на жестких дисках. Тоже, на самом деле, скорее теоретический минус.
Расшифровка. Если мы подключаем отчеты к агрегированным таблицам (в которых данные не детализированы по исходным документам), возникают проблемы с возможностями их расшифровки (drill-down).

ETL-процессы

Распределение нагрузки на систему. Процесс трансформации растягивается во времени. Мы можем заполнять агрегированную таблицу постепенно (по мере изменения/добавления данных в исходных учетных системах) или по расписанию. Например, сложные вычисления можно откладывать на ночь или другое нерабочее время, когда сервер «свободнее». Это позволяет управлять нагрузкой на систему.
Однократность трансформации. Однажды записав сводную информацию в агрегированную таблицу, мы сможем обращаться к ней из множества разных отчетов. Поэтому одни и те же трансформации не придется выполнять множество раз.

Преимущества

Компания Tekta Group имеет несколько ключевых преимуществ, которые делают ее одной из лучших на рынке строительства недвижимости.

Надежность

Tekta Group пользуется непоколебимой репутацией благодаря своей надежности. Компания всегда выполняет свои обязательства и строит недвижимость только высшего качества.

Ответственность

Ответственный подход к работе – это один из ключевых принципов Tekta Group. Компания всегда выполняет свои обязательства, соблюдает договоренности и заявленные сроки.

Профессиональный опыт

У компании весьма богатый профессиональный опыт в строительстве недвижимости. Команда застройщика состоит из высококвалифицированных специалистов, которые имеют большой опыт работы и могут решить любую задачу, связанную со строительством.

Эксклюзивность

Компания — это не просто застройщик недвижимости, а девелоперская лаборатория, которая создает уникальные образы жизни для своих клиентов. Она предлагает эксклюзивные форматы жилья, которые позволяют покупателям жить в комфорте и гармонии с окружающей средой.

Актуальность

Технологии и тенденции в области недвижимости постоянно меняются, поэтому нужно всегда следим за актуальными новинками и трендами рынка, что и делает Текта Групп. Это позволяет им создавать жилые проекты, которые отвечают сегодняшним запросам клиентов.

1C: УПП

Рис. 8. Архитектура бюджетирования в 1С: УПП

Отсутствие интерактивных форм ввода-вывода. Создание любых данных выполняется через документы (ввод планов; получение агрегированных фактических данных; проведение калькуляций), где нет и не может быть интерактивности и возможности видеть общую картину.
Отсутствие ETL-интерфейса. Маппинг есть, но загрузка фактических данных происходит прямо из формы документа, что неудобно.
Старая платформа. Нельзя использовать технологию «Управляемые формы» 1С, которая дает пользователю современные возможности универсальной фильтрации/сортировки списков и отчетов. Это ухудшает аналитические возможности пользователя.

Что подразумевается под бюджетированием?

Когда я говорю про бюджетирование, я имею в виду две простые вещи:

Это формы для ввода планов и план-фактного анализа;
И процессы по заполнению этих форм (по вводу данных и по план-фактному анализу).

Кроме того, иногда финансисты могут подразумевать под бюджетированием еще и процессы казначейства – процессы по вводу заявок, по их утверждению, согласованию, процессы контроля денежных средств. Но мы про них сегодня говорить не будем, мы будем говорить только про бюджетные данные и про процессы по организации их ввода.

Давайте посмотрим, какие подходы и методы планирования в системах бюджетирования используются чаще всего. На первой диаграмме слайда вы видите исследование немецкого института BARC – здесь показаны самые популярные модели, которые применяются в Европе. По нашему опыту, в России все то же самое.

Самая популярная модель, с которой мы сталкиваемся на проектах – это когда вводятся определенные предпосылки, и рассчитывается бюджет. Например, мы говорим о том, что в этом году мы заработали 100 рублей, а в следующем – хотим заработать 120 рублей. Предпосылка – рост 20 %.
Более сложные модели встречаются реже:
- Во-первых, это – сценарное планирование. Я думаю, что любому специалисту по 1С знаком термин «Сценарий планирования». Но на практике действительно сценарное планирование построить очень сложно. Потому что когда мы планируем в оптимистичном и пессимистичном варианте, между этими двумя моделями должны быть выработаны четкие предпосылки (драйверы планирования), изменяя которые, мы получаем разный сценарий. На практике такие модели встречаются нечасто.
- Встречаются еще статистические, прогнозные модели в бюджетировании. Честно говоря, такую модель я на своей практике встречал только один раз – когда компания для прогноза стоимости цен сырья применяла биржевые котировки, и отсюда высчитывала стоимость продажи. На презентации это выглядело очень круто, и когда там показывали, что в будущем за сырье придется платить больше, этому было даже не возразить, потому что все выглядело очень обоснованно. Такую модель в России я видел только один раз.
- И самый сложный вариант модели бюджетирования – это полностью интегрированное планирование. Это когда есть полностью оцифрованная стратегия компании, от которой мы переходим к бюджетам (стратегические показатели подаются на вход системы бюджетирования). А за моделью бюджетирования стоят процессы оперативного планирования – так, что в итоге система бюджетирования позволяет проконтролировать и оперативные планы, и поддержать стратегию компании. Но таких моделей я пока в России не встречал.

Вторая диаграмма этого же слайда – это степень удовлетворенности.

Обратите внимание, что результатами планирования в Европе удовлетворены чуть больше половины всех опрошенных.
Но если посмотреть на другие аспекты – люди считают, что бюджетирование для них очень дорого, что оно недостаточно включено в их процессы, или пользователи недостаточно вовлечены в процесс бюджетирования – то есть, недовольных намного больше (почти 70%), чем довольных.

Это говорит о том, что есть куда развиваться. Поэтому, если вы уже внедрили ERP или КА, то к вам, рано или поздно, обязательно «прилетит» запрос на автоматизацию бюджетирования или планирования. Или же, наоборот, вы сможете заработать баллы в глазах руководства, придя и предложив развить процессы, чем-то их дополнить.

Контроль и мониторинг

Когда мы провели бюджетную компанию, год начался, часто внутри года, внутри периода применяются определенные ориентиры – выходим ли мы на наши результаты, получим ли запланированную прибыль или нет. Для этого есть определенные модели.

Обычно они достаточно простые – например, прошел январь, значит, мы берем фактические данные за январь, вставляем их в наш бюджет и сравниваем с плановыми данными с января до конца года.
Но бывает, что применяются какие-то более сложные модели. И чтобы не получилось так, что вы сделали бюджеты, принесли их заказчикам и тут вам говорят – у меня тут используется полиноминальный тренд для расчета прогноза – сделай, пожалуйста, по-быстрому, в Excel же это легко делается, мы просто диаграммку кидаем. А в 1С это делается не так легко. И чтобы у вас, когда вы все сделали, таких проблем не возникло, задайте вопрос финансистам, как они оценивают достижение целей внутри периода.

И еще такой момент – руководители очень любят красивые картинки. Заработайте баллы в глазах руководителя. Спросите – а какой ты хочешь дашборд? Хочешь со смартфона или с планшета смотреть достижение бюджетных показателей? В ERP это очень несложно делается, я чуть позже расскажу, как.

Финансовый анализ данных бюджетирования

О продукте ФинОфис

ФинОфис – это решение на базе 1С, набор независимых модулей, каждый из которых решает отдельную задачу:

«Табула» автоматизирует бюджетирование и умеет рассчитывать показатели по формулам Excel,
«Казначей» помогает управлять платежами по заявкам и организовать централизованное казначейство в холдингах, где для обработки платежей используется несколько учетных баз,
«Консолидатор» собирает данные из различных систем и может выступать как агрегатор фактических данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета,
а модуль «Процессы» управляет маршрутами бизнес-процессов согласования.

Модули ФинОфис можно использовать вместе или по-отдельности – выбрать нужные модули и адаптировать с их помощью любые конфигурации 1С для решения задач бюджетирования, казначейства и консолидированной отчетности.

Или можно организовать из нужных модулей отдельную централизованную систему, куда стекаются данные из других баз.

В кейсе Tekta Group для автоматизации бюджетирования было выбрано именно такое централизованное решение из объединения модулей «Табула» и «Консолидатор».

Выводы

Ввиду ограниченности модели мы использовали далеко не все инструменты Axapta для бюджетирования. Тем не менее, можно сделать некоторые выводы о возможностях программы в этой области.

Встроенные возможности системы позволяют создать систему бюджетирования предприятия практически любой сложности: от небольшой компании до многоуровневого холдинга. В ней представлено большинство инструментов, присутствующих в специализированных системах. Интегированность бюджетирования с другими модулями обеспечивает точность фактических данных для сравнения, кроме того, данные других модулей могут быть использованы для построения бюджетов. Поэтому построение системы бюджетирования на основе работающей ERP системы позволит предприятию более грамотно осуществлять планирование своей деятельности, контролировать выполнение планов подразделениями, заблаговременно узнавать о возможных проблемах ликвидности или невыполнения плановых показателей и своевременно принимать управленческие решения.

В то же время нельзя не сделать ряд замечаний, показывающих ограниченность системы для построения системы бюджетирования предприятия.

В программе невозможно настроить автоматическое изменение одних бюджетных проводок при изменении или удалении других. Функции копирования, распределения и сопоставления бюджетов выполняются только вручную. Если возникает необходимость моделирования различных вариантов развития событий, когда при изменении одного бюджета должны пересчитываться другие, данный функционал необходимо будет доработать.

Используемый генератор отчётов далеко не всегда может удовлетворить пользователя своим дизайном. В результате неизбежны доработки финансовых форм, используемых в бумажном виде. Альтернативным решением может быть использование шаблонов в Word или Excel с выводом данных из Axapta. Использование шаблонов является штатным средством и используется, в частности, для получения российских ответов: форма №1, форма № 2 и т.п.

Иерархическая структура моделей очень удобна для формирования бюджетов многоуровневого холдинга. Но средства, визуально показывающего эту иерархию, в системе не предусмотрено.

Но все эти минусы полностью компенсируются интегрированностью системы. Интегрированность становится особо полезной при краткосрочном планировании, когда используются другие инструменты планирования – прогноз движения средств и сводное планирование. Прогноз движения средств с анализом ликвидности и сравнением фактических данных с бюджетными мы постараемся рассмотреть в следующий раз.