Как организовать табельный учет рабочего времени

Оплата сверхурочной работы

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).

Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):

• оплата сверхурочного времени в повышенном размере;
• предоставление дополнительного времени отдыха

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. соответствующие размеры могут быть установлены также в коллективном договоре.

Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.

Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска.

Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.

Бухгалтерский и налоговый учет оплаты времени работы и отклонений

Сначала разберемся, какие документы служат основанием для проведения расчета зарплаты и других выплат в пользу работника. В первую очередь это табель – формы Т-12 или Т-13, могут применяться и самостоятельно разработанные. Разница в двух видах форм в том, что Т-12 содержит таблицу, в которой производится расчет заработной платы, а Т-13 только ведет учет рабочего времени и неявок.

Кроме этого могут понадобиться: приказы о командировке или командировочное удостоверение (для расчета суточных), приказы о премировании, выплате материальной помощи, больничные листы. Если в табеле есть дни, обозначенные «НН», придется потребовать от отсутствовавшего работника объяснительную записку и оправдательные документы.

Обратите внимание! Командировочное удостоверение не является обязательным документом, но внутренними положения компании может быть предусмотрено его оформление. Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы

Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака

Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы. Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака.

В некоторых организациях также понадобятся документы, подтверждающие выполнение условий для получения бонусов. Например, менеджер микрофинансовой компании получает не только оклад, но и премии за количество привлеченных, обслуженных клиентов, за результаты соблюдения ими графика платежей (своевременность поступления оплат), продажу дополнительных услуг (страхование, карты рассрочки).

Практически все расчеты с работниками аккумулируются на счете 70. Счет корреспондирует со счетами затрат:

• производство – 20, 23, 25;
• продажа – 44;
• административный ресурс – 26;
• капитальные вложения – 08.

А также со счетами:

• 99 – в части начислений за счет чистой прибыли;
• 86 – по расчетам за счет целевого финансирования (например, полученных грантов или субсидий).

Обычные выплаты, связанные с работой, в частности – оплата рабочего времени в пределах нормы, сверхурочные, ночные, праздничные, производственные премии, средний заработок за период командировки и другие подобные выплаты учитываются на одних и тех же счетах.

Пример: заработная плата, оплата сверхурочных и оплата дней командировки для руководителя организации будет отражаться одной и той же проводкой Дебет 26 Кредит 70.

Как правило, в НУ (как по налогу на прибыль, так и при УСН) в расходы включаются все подобные затраты, потому что они непосредственно связаны с реализацией и производством.

Главное, чтобы система оплаты труда содержала условия начисления отдельных видов расходов. Причем привязывать по возможности любые выплаты нужно к рабочему процессу (например, премии или материальную помощь). Другие отклонения будут отражаться иначе.

Виды учёта рабочего времени

Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.

По дням

Этот метод лучше всего подходит для нормированного режима. В учёте фиксируют, сколько часов сотрудник отработал в течение дня. Зарплату рассчитывают по сумме отработанных часов в месяц.

С гибким графиком такой учёт рабочего времени будет неудобен. Например, если в один день сотрудник проработает до 10 вечера, а в другой — до 7, образуются сверхурочные часы, которые нужно оплачивать в отдельном порядке. Правда, в таких ситуациях можно перенести часть отработанных часов на другой период.

По неделям

Такой способ больше подходит для режима, при котором сотрудники в разные смены набирают разное количество отработанного времени. Стандартную сумму часов — 40 в неделю — распределяют по разным дням так, как сотрудник договорится с начальством. В конце недели — суммируют.

При таком учёте важно следить, чтобы общее время за неделю не превысило законный лимит. Зарплату при таком методе также считают по неделям

Суммировано

В некоторых случаях за отчётный период принимают:

• квартал;
• месяц;
• год.

Чтобы установить такой режим, руководству нужно издать отдельное распоряжение. Суть метода в том, что подсчёт рабочего времени производится за каждую смену. По результатам выбранного периода определяют общее количество отработанных часов.

Ежемесячную зарплату считают по фиксированной ставке. Сверхурочно отработанные часы компенсируют по итогам отчётного периода.

Для сотрудников вредного и опасного производства нельзя устанавливать отчётный период дольше, чем на 3 месяца.

Каким бывает режим рабочего времени

Сотрудника знакомят с графиком в самом начале сотрудничества. Рабочие часы фиксируют в должностной инструкции или трудовом договоре.

Рабочий режим формируется из нескольких факторов. Нужно установить:

• продолжительность рабочей недели. Обычно руководители выбирают пятидневную или шестидневную, но есть и более гибкие форматы;
• количество часов в одной рабочей смене;
• наличие и длительность обеда, часов для отдыха;
• время начала и конца выполнения обязанностей сотрудником;
• количество смен.

Графики для работников формируют с учётом их должности и обязанностей. Так, не все успевают выполнить работу за 8 часов на пятидневке. А некоторым сотрудникам нужно задерживаться на смене дольше в силу специфики предприятия.

Поэтому есть несколько форматов рабочих режимов:

1. нормированный — когда обязанности сотрудника конкретно прописаны в инструкции, и для их выполнения достаточно пяти дней в неделю по восемь часов. Если человек задерживается на смене и выходит в выходные, получает сверхурочную оплату или компенсирующий выходной;
2. ненормированный — для работников, чьи обязанности нельзя строго распределить по нескольким дням в неделю. Сверхурочные при таком рабочем графике не предусмотрены, но работодатели предоставляют сотрудникам не меньше 3 дней отпуска дополнительно к стандартным 28 дням в году;
3. гибкий — с возможностью выбрать те часы для начала и окончания смены, которые удобны сотруднику, при договоренности с руководством. Например, человек работает пять дней в неделю, но какие-то смены начинаются с 9 утра, а другие — с 10;
4. сменный график — когда рабочие и выходные дни чётко чередуются, например 2/2, 3/3.

Ночные часы сотрудникам оплачивают в размере не менее 20% от дневного тарифа и фиксируют в учёте отдельно.

В то же время, с учётом специфики обязанностей на разных должностях, устанавливают разную продолжительность рабочей недели. Например:

• стандартную — 40 рабочих часов;
• сокращённую — для беременных сотрудниц, несовершеннолетних, лиц с ограниченными физическими возможностями;
• неполную — чаще всего, при совместительстве.

Необязательно устанавливать единый режим для всех сотрудников. Разным должностям подбирают разные графики и фиксируют их в учётной политике.

«Фокус сильно смещается с систем «контроля» к системам «поддержки и коучинга»

Катерина Преткель, People Programs Director, EPAM Беларусь:

В нашей компании для сотрудников, которые работают с клиентами, есть системы учёта времени (заказчик должен понимать, какие ресурсы потребовались для решения задачи). При этом учёт времени совершенно не означает, что у сотрудников стоят тайм-трекеры. Обычно коллеги самостоятельно записывают свои задачи и потраченное на выполнение время, при необходимости точность этих записей проверяют руководители проектов или команд. Для управления проектами и учёта времени мы разработали несколько приложений в рамках системы Telescope AI. Автоматические трекеры для учёта времени мы не используем, хотя есть несколько экспериментов, а также ряд проектов, где трекерами пользуется команда клиента и наши сотрудники работают с ними в одной инфраструктуре.

Использование такого рода систем зависит и от бизнес-модели компании, и от корпоративной культуры. И нельзя однозначно сказать, полезно это или нет, для каждой задачи есть подходящее решение. Например, сложно себе представить работу на Upwork без использования трекера, так как это фактически единственный способ контроля за исполнителем. При этом даже многие компании с практически семейной атмосферой используют трекеры, и там это просто привычный порядок вещей, не вызывающий ни у кого дискомфорта. Всё зависит от контекста и от того, как и для чего трекер используется.

Думаю, что сейчас фокус сильно смещается с систем «контроля» к системам «поддержки и коучинга», поскольку существующие трекеры времени не решают эту задачу. Им на смену придут новые поколения новых интеллектуальных систем. Например, все тренды в управлении компаниями больше и больше говорят о создании среды, которая побуждает и поддерживает, а не контролирует и ограничивает. Одновременно индивидуальные трекеры постепенно становятся привычной частью нашей жизни — мы носим их на запястье, чтобы лучше понимать свою физическую активность, осознавать свои поведенческие паттерны и быть более продуктивными. Производители добавляют аналитику и подсказки, чтобы в нужный момент помогать пользователю достигать своих целей. Для новых поколений — это привычная часть жизни.

В том числе Microsoft уже сейчас позволяет сотруднику получать инсайты, построенные на основе почтовых сообщений и совещаний, подсказывая что, например, быть на встрече и читать почту одновременно — не очень эффективно. Или что встречи после рабочих часов случаются последнее время всё чаще.  

Microsoft ещё тестируют свою систему, но уже очевидно, что это не система контроля для руководства — это система повышения осознанности для сотрудников. Мне она помогает быть более продуктивной, после нескольких недель анализа я узнала о себе и своих привычках много нового и кое-какие уже пересмотрела. Думаю, что анализ данных и самообучающиеся системы будут помогать лучше понимать какие «привычки» помогают сотрудникам быть более успешными, какие — быстрее обучаться, какие — просто хорошо делать свою работу и вовремя справляться с делами, чтобы провести больше времени с семьёй. Любой контроль можно обойти, время — это только одна из переменных успеха. Нужны системы, которые помогают и мотивируют использовать этот ресурс максимально продуктивно — за ними будущее.

Суммированный учет рабочего времени по ТК РФ

Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

При этом нужно учитывать, что выходные дни работодатель устанавливает самостоятельно — не меньше двух в неделю.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Если график работы сотрудников, работающих при суммированном учете рабочего времени, имеет четкую периодичность рабочих и выходных дней, например сутки через трое, 2 рабочих дня через 2 выходных, то продолжительность учетного периода должна состоять из четного количества месяцев (например, 2 месяца, полгода, год), чтобы переработки в одном месяце перекрывались недоработками в другом.

Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие.

Как ввести суммированный учёт рабочего времени? Какие локальные акты следует принять работодателю? Какие особенности данного учёта рабочего времени?

Умножаем полученное число на количество рабочих дней в учетном периоде по производственному календарю. Из них предварительно вычитаем время, когда сотрудник не работал.

Работодатель должен организовать рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана работником за установленный учётный период. При этом в каждом из дней или в каждой неделе учётного периода длительность рабочего времени может меняться. Увеличение времени работы в какой-либо день или неделю компенсируется уменьшением рабочего времени в другие дни или недели учётного периода.

MM.YYYY’, LL: ‘D. MMMM YYYY’, LLL: ‘D. MMMM YYYY H:mm’, LLLL: ‘dddd, D.

Человек, занимающийся организацией трудового процесса, всегда должен облокачиваться на пакет регламентов, представленных в ТК России.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

При коротком учетном периоде и длинной смене трудно подогнать график под производственный календарь. Переработку заложить в график нельзя, недоработка — тоже плохо. Решить проблему поможет увеличение продолжительности учетного периода.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

Не все организации по своей специфике могут работать в рамках пятидневной рабочей недели, с двумя выходными днями, общей продолжительностью труда не более 40 часов. Трудовой кодекс разрешает применять в таких случаях суммированный учет, когда период устанавливается укрупненно — от месяца до года.

Существуют организации с такими особенностями организации труда, которые не позволяют устанавливать ежедневные или еженедельные нормы рабочих часов, например, сезонные производства. Но регулярно подсчитывать отработанные часы работодатель обязан в любом случае.

MM.YYYY’, LL: ‘D. MMMM YYYY’, LLL: ‘D. MMMM YYYY HH:mm’, LLLL: ‘dddd D.

В компании введен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц. Сотрудник работает по часовой тарифной ставке 200 рублей. Он работает на сменном графике по 14 часов 2 дня через 2. За месяц он отработал 14 рабочих смен, итого 196 часов.
Если сотрудник был в командировке в течение отчетного периода, нужно уменьшить его норму рабочего времени.

Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени.

В организации принят суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Часть сотрудников работает посменно, а часть — при обычной 5-дневной неделе продолжительностью 40 часов с двумя выходными.

Суммированный учет вводят в целом по организации или для определенных категорий работников. Например, проводникам, продавцам, охранникам и др.

Процесс учета и оплаты суммированного рабочего времени вызывает вопросы у бухгалтеров и специалистов кадрового делопроизводства.

Больничные

Пособие выплачивается частично за счет работодателя, частично за счет ФСС либо полностью за счет Фонда. Для доли работодателя проводка будет аналогичной обычному учету зарплатных затрат (т.е. используем счета 20, 23, 25, 26. 44). Для отражения доли ФСС: Дебет 69 Кредит 70.

В налоговых затратах отражается только часть, выплаченная работодателем, что логично, ведь остальное Фонд возместит. В случае если ФСС снимет расходы при обнаружении ошибок, придется доплатить налог на прибыль или единый налог и сдать корректировки отчетности.

Взыскать ошибочные выплаты с работника нельзя, если, конечно, он не даст своего согласия на возврат или в допущенных ошибках будет его вина (представление поддельных документов или сведений). В последнем случае придется обратиться в суд.

Кому устанавливается неполное рабочее время

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

• дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
• подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
• трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
• лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю. 

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

• женщины, ожидающей ребенка;
• матери или отца ребенка младше 14 лет;
• матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
• ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением). 

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции. 

Путь к эффективности

У работодателя, как правило, нет цели строго контролировать эффективность сотрудника, если тот выполняет поставленные задачи в срок, считает Татьяна Долякова. Но при появлении проблем удаленные инструменты контроля позволяют выявить причину — например, неэффективность бизнес-процесса, перегрузку, снижающуюся продуктивность работника.

Контроль необходимо осуществлять в комплексе с грамотно выстроенной системой мотивации, считает Оксана Васильева: «Нужны четкие метрики KPI, качество соблюдения которых необходимо отслеживать на постоянной основе».

Важно контролировать не присутствие на рабочем месте или количество рабочих часов за ноутбуком, а выполнение реальных задач, согласен Сергей Кулешов. Для контакт-центров, сервисных служб или отделов продаж это может быть количество совершенных звонков, принятых заявок, хронометраж и клиентская оценка разговоров

Для директоров и руководителей отделов KPI может быть в виде количества продаж, заключенных договоров, общей суммы сделок, объема поставок. Для партнеров — в виде реализации ключевых этапов проекта.

«Внедрение в компании персональных отчетов, ориентированных на конкретный результат, в целом увеличивает эффективность, прибыльность и доходность всей организации», — говорит Сергей Кулешов. Технически реализовать это помогают такие инструменты, как рабочие чаты, видеоконференции, CRM— и канбан-системы. Так менеджеры могут намного нагляднее демонстрировать, чем они занимаются во время работы из дома, говорит Сергей Кулешов.

Например, в компании «ПланФакт» пользуются сервисами планирования активностей и распределения задач Jira, Worksection, а в отделе продаж — CRM-системой Amo. Команда сервиса всегда была распределенной. Контролировать производительность сотрудников позволяют утренние стендап-звонки, а также звонки в начале и конце каждой недели с подведением итогов и текущим планированием, рассказывает сооснователь и управляющий партнер онлайн-сервиса «ПланФакт» Алексей Боев. При этом в компании не пользуются специализированным софтом для контроля сотрудников, а полагаются на их сознательность.

Тотальный цифровой контроль уместен при наличии огромного количества линейного персонала — на масштабных стройках, производствах, заводах, где руководители физически не могут контролировать работу всех подчиненных, считает Сергей Кулешов. Строгий автоматизированный контроль с помощью искусственного интеллекта сигнализирует директору о возможных проблемах. Во всех остальных случаях внедрение инструментов тотальной «цифровой диктатуры» неоправданно, убежден эксперт.

В бюджетах большинства компаний на 2020 год не была заложена закупка решений, связанных с работой сотрудников на удаленке. Однако уже понятно, что часть компаний выберут удаленную работу на постоянной основе. Количество пресейлов на соответствующее ПО только для кибербезопасности распределенных команд выросло более чем в два раза, говорит Оксана Васильева. Эксперты ожидают продолжения наметившихся трендов в 2021 году.

Норма и отклонения

Грубо можно разделить учет времени на два вида:

1. Суммированный, когда за основу берется заранее определенный период и норма часов в нем, а вот график может быть нестандартным. Периодом служит месяц, квартал или год. Хотя статья 104 ТК РФ и содержит формулировку «и другие периоды», на практике нечасто берут в качестве такового 2, 4 месяца или иной промежуток времени.
2. Как бы банально ни звучало, второй вид – несуммированный. В качестве периода выступает день, неделя, месяц, а график, как правило, не отличается разнообразием: пятидневка, шестидневка, сменная работа с устойчивой продолжительностью смены.

Кстати! Суммированный способ удобен там, где график гибкий и постоянно меняется, смены идут не упорядоченно или, несмотря на регулярность, постоянно выбиваются из установленных норм.

Ведется учет не только непосредственно рабочего времени, но и возникающих отклонений. Условно их можно разделить, исходя из различных признаков:

1. Временные. В этом случае происходит отклонение в результате работы:
   • Сверхурочно.
   • В выходные или праздничные дни.
   • В ночное время.
2. Территориальные. Сотрудник меняет локацию работы:
   • Командировка.
   • Вахта.
3. Дисциплинарные. Совершен проступок, нарушение трудовой дисциплины:
   • Прогул.
   • Неявка по уважительной причине, не относящаяся к другим категориям.
   • Простой по вине работника.
   • Недопущение (отстранение) к работе по вине работника (появление в нетрезвом состоянии, отсутствие медосмотра и т.д.).
   • Законные (объективные). Причины отклонения – установленные законодательством, работодателем или возникшие в силу объективных причин периоды отсутствия.
   • Отпуск (любой природы – основной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и любой другой).
   • Болезнь.
   • Обучение (повышение квалификации, аттестация, получение высшего образования и т.д.).
   • Забастовка.
   • Простой по вине работодателя или по не зависящим от работника и работодателя причинам.
   • Отдых в выходные и праздники.
   • Вынужденный прогул.
   • Иные случаи.

Отдельно также можно выделить неявку (в табеле обозначается «НН»), когда ее причина неизвестна. Хотя затем, когда причина выясняется, она заменяется соответствующим кодом.

Учет времени с помощью турникета

современных СКУДтурникетауправляющего контроллерапрограммного обеспеченияблоков питания87 588 рублейнаш прайс на монтаж СКУД

Пример построения отчетов в программном обеспечении Sigur

Достоинства

• Самый точный учет всех вырезаем интервалов времени, проведенных на работе и самое главное вне ее.
• Можно использовать с любыми типами считывателей — считыватели RFID, отпечатка пальца, распознавания лица, радужной оболочки, венозного рисунка
• Программное обеспечение может формировать готовый табель Т-13, позволяет вести графики работы сотрудников, можно ограничить доступ сотрудников в здание вне рабочего времени.
• Большинство программных продуктов интегрированы с 1с ЗУП

Недостатки

• Достаточно высокая стоимость по сравнению с . Самый бюджетный вариант турникета от 31 990 рублей, а комплект оборудования вместе с монтажом от 87 588 рублей.
• Турникеты-триподы, дуоподы и моноподы можно перепрыгнуть или подлезть под штангой, проблему можно решить установкой камеры видеонаблюдения. Или использованием полноростовых, распашных или раздвижных моделей турникетов с увеличенной высотой створки.
• Если вы используете RFID карты для прохода через турникет, то вы должны знать что сотрудники могут передавать карты друг другу для отметки в случае своего отсутствия. Для самых простых карт формата Em-Marine можно с легкостью изготовить дубликаты. Проблему можно решить установкой мобильной или . Большой обзор биометрии есть у нас на сайте.

Что такое кадровый учёт

Кадровый учёт, или кадровое делопроизводство, — ведение всех документов, которые связаны с сотрудниками. Например, составление должностных инструкций, заполнение табеля рабочего времени, оформление отпуска, трудоустройства и увольнения. По закону кадровый учёт обязателен. Часто за него отвечают сотрудники HR-департамента, но так происходит не всегда.

Вести кадровый учёт должны и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Он обязателен для любого бизнеса, у которого есть наёмный персонал, даже если в компании работает один сотрудник или у неё есть только учредитель. Документы кадрового делопроизводства подают в разные контролирующие органы. Если не делать этого, бизнес понесёт ответственность — о ней поговорим .

Кадровый учёт не нужен только индивидуальным предпринимателям без наёмных сотрудников.

Требования к ведению кадрового учёта прописаны в Трудовом кодексе РФ и дополнительных документах. Например, Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждает унифицированные формы документов для учёта труда и его оплаты — сейчас они не обязательны, но их часто используют. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержатся общие требования к оформлению документов. В Законе об архивном деле №125-ФЗ указано, как нужно хранить кадровые документы.

В разных компаниях за кадровый учёт отвечают разные специалисты. В больших компаниях им занимаются специалисты по кадровому учёту — их называют кадровиками. Они работают в отделе кадров, а он относится к HR-департаменту.

В небольших компаниях функции специалистов по кадровому учёту может выполнять собственник бизнеса. Ещё их могут передать HR-менеджеру или бухгалтеру.

И большой, и малый бизнес может делегировать кадровый учёт: нанять внешнего специалиста или передать задачи на аутсорсинг сторонней компании. Внешний специалист — рискованный вариант: если случится форс-мажор, компания может не успеть вовремя подать документы в контролирующие органы, и это повлечёт штрафы. В случае с компанией рисков меньше, главное — выбрать надёжного подрядчика.

Способы контроля рабочего времени

Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.

• Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
• Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
• Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
• Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)

Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.

В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.

Понятие режима рабочего времени

Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• длительность перерывов в работе;
• количество смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно 56 статье ТК РФ, продолжительность рабочего времени является обязательной составляющей трудового договора: работодатель должен указать, сколько часов в неделю будет работать сотрудник. По общему правилу, если человек не относится к льготным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочий график — 8 часов в день и 40 в неделю. 

Исключения составляют те работники, которые работают посменно. Смена может составлять 10 или 12 часов, но общая продолжительность за учетный период  — месяц, два и больше, но не более года — не должна превышать норму продолжительности рабочего времени, то есть суммарное количество часов должно быть не больше 40 в неделю. 

Отработанные часы — время, которое сотрудник проводит на работе, выполняя свои обязанности. 

Вместо выводов

Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.

Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).

Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.